MANUAL PARA CADASTRAMENTO

DE FORNECEDORES
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1. O cadastramento é necessário para que as empresas possam participar dos processos de

contratação promovidos pela COPASA MG. Nesse sentido, além das previsões constantes
no Regulamento de Contratações da COPASA MG, o fornecedor deverá também observar
as informações disponibilizadas neste manual para cadastramento, dentre outras, acerca de
Termo de Responsabilidade e da documentação necessária ao cadastramento.
2. Os registros cadastrais do fornecedor poderão ocorrer independentemente da efetivação de
uma contratação específica, funcionando como um banco de dados que permite à COPASA
MG obter informações importantes, inclusive acerca de eventuais empresas em condições
de firmar compromissos com a Companhia.
3. Para os fins deste Manual consideram-se:
a) Cadastro de Fornecedor: registros dispostos em sistema informatizado próprio, que
documentam a situação jurídica, técnica, financeira e fiscal dos fornecedores que participam
de contratações da COPASA MG.
b) Certificado de Registro Cadastral (CRC): documento que comprova o cadastramento do
fornecedor com a COPASA MG.
c) Gestor do Cadastro: unidade organizacional responsável pela gestão do cadastro de
fornecedores da COPASA MG.
d) Grupo de Mercadorias: agrupamento de tipos de materiais e serviços que possuem
características semelhantes.
e) Portal de Relacionamento com o Fornecedor: é o ambiente virtual onde ocorrem os
processos eletrônicos de compras e licitações e, no qual, o fornecedor realiza seu
cadastramento.
f) Termo de Responsabilidade: é o documento por meio do qual a empresa se credencia para
efeito de participação em processos de contratações eletrônicas, declarando-se responsável
integralmente pela senha de acesso ao Sistema Eletrônico e pelos atos ali praticados,
devendo ser assinado pelo responsável legal da empresa, com firma reconhecida em
cartório, observado o disposto no art. 147 – parágrafo único do Regulamento de
Contratações da COPASA MG, ou que acesse o site da Companhia (Portal de
Relacionamento com o Fornecedor), conheça o Termo de Responsabilidade ali disposto e
declare, por meio de fleg eletrônico, a sua concordância com o referido Termo.

DOS PROCEDIMENTOS PARA O CADASTRAMENTO

4. O cadastramento deverá ser realizado pelo fornecedor, por meio da Internet, no site da
COPASA MG, ficando o mesmo responsável pelas informações registradas.
4.1 O Certificado de Registro Cadastral – CRC ficará à disposição para consulta pelo fornecedor,
mediante a utilização de usuário e senha de acesso que serão enviados, após o
cadastramento, para o e-mail registrado pelo fornecedor.
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5. O fornecedor, após cadastramento no site da Companhia, deverá encaminhar à unidade

gestora do cadastro da COPASA MG a documentação referente à habilitação jurídica,
regularidade fiscal, qualificação econômico-financeira e qualificação técnica.
6. Para efeito de cadastramento, a documentação apresentada à COPASA MG poderá ser
digitalizada e seu encaminhamento deverá ocorrer por meio do Portal de Relacionamento
com o Fornecedor.
a) A documentação deverá ser apresentada em original ou cópia autenticada, não podendo
conter rasuras e devendo estar perfeitamente legível, à exceção dos documentos que são
oficialmente disponibilizados na Internet.
b) No caso de documentação encaminhada pelo Portal de Relacionamento com o Fornecedor,
o fornecedor declarará, também no referido Portal, por meio de fleg eletrônico, que a
empresa está ciente das implicações administrativas e criminais caso a COPASA MG venha
a constatar a ocorrência de declaração falsa ou apresentação de documentos que não
traduzam a expressão da verdade.
c) A documentação mencionada na alínea “a” deste item deverá ser novamente encaminhada
pelo fornecedor sempre que se fizer necessária a atualização cadastral.
d) A COPASA MG, por meio do gestor do cadastro, após o recebimento da documentação
mencionada na alínea “a” deste item, ficará responsável pela análise, verificação e registro
no sistema, no prazo de até 05 (cinco) dias úteis.
e) Na contagem do prazo de 05 (cinco) dias úteis:
• exclui-se o dia do início e inclui-se o do vencimento;
• só se iniciam e expiram os prazos em dia de expediente da COPASA MG.
f) As certidões necessárias ao cadastramento e à atualização cadastral que não possuírem
prazo de validade, somente, serão reconhecidas e registradas no sistema se as respectivas
datas de emissão não excederem o prazo de 90 (noventa) dias, contados a partir da data de
sua emissão.

g) Quando o encaminhamento de documentação para atualização ou cadastro de novo

fornecedor tiver finalidade de participação iminente em licitação cujo prazo mínimo para
apresentação da proposta seja de 05 dias úteis a contar da divulgação do edital, conforme
disposto no art. 68, inciso I, alínea "a" do Regulamento de Contratações da COPASA MG,
será analisada a urgência e a possibilidade de priorização de tratamento, desde que a
documentação tenha sido enviada até o terceiro dia útil anterior à data da abertura da
licitação, devendo o licitante informar o número do processo licitatório do qual tenha
interesse em participar.
7. No caso de documentação física, os documentos que não forem validados poderão ser
retirados pelo fornecedor no prazo de até 30 (trinta) dias contados do seu recebimento findo
o qual serão descartados.
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8. É de responsabilidade do fornecedor a atualização dos seus dados cadastrais e

documentos, que poderá ser realizada a qualquer tempo, sendo também de sua
responsabilidade o acompanhamento de sua situação cadastral que poderá ser verificada
no Portal de Relacionamento com o Fornecedor, mediante utilização de usuário e senha.

9. Para que o fornecedor seja inserido nos grupos de mercadorias que se vinculam aos objetos
das licitações e possa delas participar, é necessário que o mesmo demonstre aptidão para
o fornecimento de bens e serviços, por meio de seu objeto social ou da apresentação de
atestado de capacidade técnica.

DA DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA AO CADASTRAMENTO

Documentação relativa à Habilitação Jurídica

10. Documentação relativa à habilitação jurídica consistirá em:
a) Cédula de identidade, no caso de pessoa física;
b) Registro comercial, no caso de empresa individual;
c) Ato constitutivo, estatuto ou contrato social e alterações em vigor, ou os respectivos
documentos consolidados, devidamente registrados, em se tratando de sociedade
comercial e, no caso de sociedade por ações, acompanhado do documento de eleição de
seus administradores;
d) Inscrição do ato constitutivo, no caso de sociedade civil, acompanhada de prova da diretoria
em exercício;
e) Decreto de autorização, em se tratando de empresa ou sociedade estrangeira em
funcionamento no país e ato de registro ou autorização para funcionamento expedido pelo
Órgão competente, quando a atividade assim o exigir.
Documentação relativa à Regularidade Fiscal
11 A documentação relativa à regularidade fiscal consistirá em:
a) Prova de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ).
b) Prova de regularidade relativa à seguridade social, emitida pela Secretaria da Receita
Federal do Brasil.
c) Prova de regularidade relativa ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço - FGTS, emitida
pela Caixa Econômica Federal.
d) Prova de regularidade para com a Fazenda Estadual de Minas Gerais, mediante
apresentação de certidão emitida pela Secretaria competente do Estado.
11.1 Serão aceitas Certidões positivas com efeito de negativas.
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Documentação relativa à Qualificação Econômico-Financeira

12 A documentação relativa à qualificação econômico-financeira consistirá em:
a) Certidão negativa de pedido de falência, expedida nos últimos 90 (noventa) dias pelo(s)
distribuidor(es) judicial(ais) da Sede da Empresa.
b) Balanço Patrimonial e demonstrações contábeis, já exigíveis, e apresentados na
formada lei, que comprovem a boa situação financeira da empresa, vedada a sua
substituição por balancetes ou balanços provisórios.

12.1 As empresas com menos de um exercício financeiro deverão apresentar Balanço de

Abertura ou último Balanço Patrimonial levantado, conforme o caso.
12.2 Serão considerados “na forma da lei” o Balanço Patrimonial (inclusive o de abertura) e as
demonstrações contábeis apresentados da seguinte forma:
a) publicados em Diário Oficial; ou
b) publicados em Jornal; ou
c) por cópia ou fotocópia registrada ou autenticada na Junta Comercial da sede ou domicílio
do licitante ou no órgão de registro equivalente; ou
d) por cópia ou fotocópia do livro Diário, mediante apresentação do “Recebido de Entrega
da Escrituração Contábil Digital” (SPED ECD) emitido pela Receita Federal do Brasil.
12.3 As empresas não obrigadas ao lucro real poderão optar pelo registro do Balanço
Patrimonial em cartório de registro de documentos.
12.4 O Balanço Patrimonial e as demonstrações contábeis deverão ser apresentados numa das
formas a seguir:
a) SPED/ECD – deverá conter o Recibo de Entrega do Livro Digital, Termo de Abertura e
Encerramento, Ativo, Passivo e Demonstração de Resultados do Exercício, devendo
conter a autenticação (número de recibo) nos rodapés de todas as páginas; ou
b) Balanço registrado na Junta Comercial – deverá conter o Termo de Autenticação, Termo
de Abertura e Encerramento, Ativo, Passivo e Demonstração de Resultados de Exercício,
devendo conter número de autenticação e protocolo em todas as páginas; ou
c) Balanço registrado no Cartório de Pessoas Jurídicas ou Naturais – deverá conter o Termo
de Abertura, Termo de Encerramento, Ativo, Passivo e Demonstração de Resultados de
Exercício, devendo conter autenticação do cartório em todas as páginas; ou
d) Balanço registrado na OAB (Ordem dos Advogados do Brasil) - deverá conter o Termo
de Abertura, Termo de Encerramento, Ativo, Passivo e Demonstração de Resultados de
Exercício, devendo conter autenticação da OAB em todas as páginas; ou
e) Balanço publicado em jornal de grande circulação – deverá conter Ativo, Passivo e
Demonstração de Resultados de Exercício.
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12.5 O Balanço Patrimonial e suas demonstrações contábeis registrado na Junta Comercial,

quando apresentado em formato impresso, e que não seja possível sua inteira visualização
no site da Junta Comercial, para efeito de aferição de sua autenticidade, somente será
admitido com firma reconhecida do representante legal e do contador ou do profissional
devidamente registrado no respectivo Conselho de Classe responsável pela emissão do
balanço.
12.6 No disposto no item anterior, quando se tratar de documento impresso com assinatura
digital ICP-Brasil, deverá ser enviado o arquivo eletrônico original, para fins de verificação
de autenticidade da assinatura digital.

Documentação relativa à Qualificação Técnica

13 A documentação relativa à qualificação técnica para fornecimento de bens e serviços
consistirá em:
a) Registro ou inscrição na entidade profissional competente, quando couber;
b) Atestado(s) que comprove(m) experiência profissional para o fornecimento de bens e
serviços.
c) A documentação relativa à qualificação técnica para obras e serviços de engenharia
consistirá em:
d) Registro ou inscrição na entidade profissional competente;
e) Certidão(ões) de Acervo Técnico (CAT) ou Atestado de Acervo Técnico de Capacidade
Técnico-Profissional, emitido por pessoa jurídica de direito público ou privado,
devidamente chancelado(s) pelo CREA ou outra entidade profissional competente.
f) Atestado(s) de Capacidade Técnico-Operacional, emitido por pessoa jurídica de direito
público ou privado comprovando que a licitante executou obras ou serviços de
engenharia.

Documentação adicional relativa à Participação em contratações na forma eletrônica

14. O fornecedor deverá apresentar o Termo de Responsabilidade, numa das seguintes opções:

a) O fornecedor poderá acesar o site da Companhia (Portal de Relacionamento com o

Fornecedor), conhecer o Termo de Responsabilidade ali disposto e declarar, por meio de
fleg eletrônico, a sua concordância com o referido Termo, a critério da COPASA MG.

b) Ou, poderá encaminhar, por meio de upload no Portal de Relacionamento com o

Fornecedor, o arquivo digital devidamente assinado pelo responsável legal da empresa,
com firma reconhecida em cartório ou assinado digitalmente, conforme disposto no art.
147 do Regulamento e seu parágrafo único.
b.1) O modelo do Termo de Responsabilidade ficará disponível no site da COPASA MG.
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DA SUSPENSÃO E BLOQUEIO

15. Vide o disposto no Regulamento de Contratações da COPASA MG.

15.1 O fornecedor que tiver o cadastro suspenso conforme Artigo 151 do Regulamento de
Contratações da COPASA MG, não poderá participar de processos de licitações e
contratações diretas, nem celebrar contratos, enquanto perdurar a suspensão.
16. O fornecedor bloqueado por inatividade conforme o Art. 152 do Regulamento de
Contratações da COPASA MG, terá seu cadastro desbloqueado na ocorrência de algum tipo
movimentação junto à unidade gestora do cadastro.

DO ENDEREÇO PARA ENVIO DE DOCUMENTAÇÃO FÍSICA

17. A documentação constante dos itens 10 a 14 deste Manual poderá ser enviada para o
endereço abaixo.
Companhia de Saneamento de Minas Gerais - COPASA MG
Unidade de Serviço de Gestão do Fornecimento - USGF

Rua Mar de Espanha, nº 453 - Bairro Santo Antônio

CEP: 30330-900 - Belo Horizonte/MG

18. CONTATO PARA ESCLARECIMENTOS

E-mail: usgfcad@copasa.com.br