AULA 5

Método Alfabético de arquivamento e tipos arranjos

físicos de arquivos.
Existem vários métodos de arquivamento. Qual é o melhor?
Não existe um método melhor ou pior, o que existe é o método mais
adequado à empresa, setor. Uma organização, principalmente as de grande
porte, poderá ter vários métodos diferentes de arquivo. Podem ter um tipo de
arquivamento para papel, outro para fotografias e outro para documentos
digitalizados, por exemplo.

Métodos de Arquivamento são as diferentes maneiras utilizadas para

colocar documentos em ordem em um arquivo, são arranjos físicos.

Arranjos físicos de arquivo

A empresa deve escolher um tipo de arquivo, onde consiga acessá-los

facilmente e de forma rápida, quando necessário.

Exemplo de arranjos de arquivos:

Organização de unidades da FUNDHAS e quem está em cada uma

- 1º Arquivo - principal – Unidade da Fundhas (pode ser uma gaveta do

arquivo ou uma pasta de arquivo eletrônico). Exemplo: Unidade Limoeiro
- 2º Arquivo - secundário – Nome do Gestor e relação de funcionários
e adolecentes da unidade (Cada relação em uma pasta diferente)

Obs. O arquivo secundário está subordinado ao arquivo principal

Outro exemplo de arranjo. Vamos pensar em uma imobiliária. Como

organizar a clientela?

- 1º Arquivo - Arquivo principal – Nome de Cidades onde a imobiliária

tem negócios

São José dos Campos

Jacareí
Taubaté

- 2º Arquivo - Arquivo secundário - Cidade de São José dos Campos

Pasta 1 - Relação de imóveis para locação

Pasta 2 - Relação de imóveis para a venda

Cliente locação – Por ordem alfabética

Exemplo:
 Nome: Roberto dos Santos Menezes
No arquivo: Menezes, Roberto dos Santos

Veja que colocamos primeiro o último sobrenome e depois o prenome.

Sobrenomes são menos comuns. O prenome Roberto é bastante comum. A
tendência é ser mais fácil encontrar “Menezes” do que “Robertos”, por possuir
menor quantidade.

1. Método alfabético

O método alfabético é considera o método mais simples, fácil e

prático. Ele não apresenta grandes dificuldades na sua organização.
Cada letra dentro do arquivo é chamada de guia.

Os nomes podem ser de pessoas, localização, empresas etc.

No caso de nomes de pessoas, como vimos anteriormente, colocamos

primeiro o sobrenome e depois o prenome. Nomes compostos são
comuns, tal como: João Marcelo, António Marcos, Ana Carolina entre
outros, mas sobrenomes compostos não são tão comuns, mas se
aparecerem, tal como: Só uma observação quando o sobrenome é
composto, tal como:
- Humberto de Alencar Castelo Branco
- António Espírito Santo
- Roberto Corte Real

Nesses casos, no arquivo ficaria:

- Castelo Branco, Humberto de Alencar

- Espirito Santo, António
- Corte Real, Roberto

Se não for sobrenome composto, basta invertermos o sobrenome

com o prenome, separados por vírgula.

Exemplo:

- José Carvalho Santos - vai ficar: Santos, José Carvalho

- Miriam Santos da Silva – vai ficar: Silva, Miriam Santos
- Ana Paula dos Campos – vai ficar: Campos, Ana Paula.

Agora que já sabemos como escrever o nome de controle do arquivo,

vamos falar um pouco sobre o arquivo em si.

No caso de arquivo físico, um arquivo de aço por exemplo. Vamos

supor que a empresa faça em média, 30 orçamentos por dia. Os
orçamentos serão enviados aos clientes e guardados em uma gaveta
no arquivo de aço por ordem alfabética, usando o método
“sobrenome e prenome”. A gaveta possuirá pastas separadas de A a
Z. Os orçamentos serão arquivados e quando o cliente entrar em
contato para fechar o negócio, o atendente localizará o orçamento
rapidamente, perguntando o nome do cliente e se orientando pelo
seu sobrenome.

“A Maria de Fátima Aragão ligou!!, ela quer saber o valor do

orçamento”

Basta o atendente abrir a gaveta “orçamentos” e procurar a pasta A.

Na pasta A, procurar o nome “Aragão, Maria de Fátima.

No caso de arquivo de arquivo eletrônico, o processo é o mesmo,

criando uma pasta principal “Orçamentos” e subpastas ou pastas
secundárias que ficarão dentro da pasta orçamento, de A a Z,
contendo os orçamentos por clientes.

Suponhamos que os orçamentos tenham validade de 10 dias. Se

dentro desse tempo o cliente não contactou, o arquivo deve ser
descartado. Por isso, os orçamentos devem ser datados.

Mercadologicamente falando, antes de descartar, a empresa pode ter

como política, ligar para o cliente e perguntar se realmente não tem
interesse em fechar o negócio, mas isso, como já disse, é uma
política comercial e não de arquivo.

Nomes de empresas

Arquiva-se pelo nome normal.

Exemplo:

Porcelanatos Santa Ana – Colocaremos na pasta “P”

Torteria Las Massas – Colocaremos na pasta “T”

Pronomes de tratamento

Dr. Marcos Santos dos Reis – Fica: Reis, Marcos Santos (Dr)
Ministro Odair Mercedes dos Campos – Fica: Campos, Odair Mercedes
(Ministro)