FATEC FACULDADE DE TECNOLOGIA DO ESTADO DE SO PAULO UNIDADE DE CARAPICUIBA PROJETO HELP CITY

PLANO DE GERENCIAMENTO DE PROJETO

Verso 1.0

Abril 2010

HELP CITY Plano de Gerenciamento de Projeto

Documentao, Verses e Histrico.

Verso 1.0

Data 18/04/2010

Autor(es) Lderes

Histrico Novo

78954967.doc

HELP CITY Plano de Gerenciamento de Projeto

SUMRIO
PLANO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS PGP..........................................................................6 1.RESUMO.........................................................................................................................................................7 2.INTRODUO..............................................................................................................................................7 2.1.OBJETIVO...................................................................................................................................................7 2.2.DOCUMENTOS DE REFERNCIA........................................................................................................7 2.3.RESPONSABILIDADES............................................................................................................................8 2.4.CONTROLE DE REVISES.....................................................................................................................8 3.PROCESSOS DE PLANEJAMENTO DO PROJETO..............................................................................8 3.1.ESCOPO.......................................................................................................................................................8 3.2.EXCLUSO DE ESCOPO.......................................................................................................................10 3.3.PRAZO.......................................................................................................................................................11 3.4.CRONOGRAMA DE METAS.................................................................................................................11 3.5.CUSTO.......................................................................................................................................................12 3.6.COMUNICAO.....................................................................................................................................13 3.6.1.MEIOS DE COMUNICAO DO PROJETO GERAL...................................................................13 3.6.2.MEIOS DE COMUNICAO DO PROJETO, POR EQUIPE........................................................14 3.6.2.1.DOCUMENTAO............................................................................................................................14 3.7.PROCEDIMENTO PARA CONTROLE DE DOCUMENTOS...........................................................15 3.8.REUNIES................................................................................................................................................16 3.9.QUALIDADE.............................................................................................................................................17 4.AQUISIES...............................................................................................................................................17 4.1.RECURSOS HUMANOS..........................................................................................................................18 4.2.ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DO PROJETO...........................................................................18 4.2.1.MATRIZ DE FUNES E RESPONSABILIDADES.......................................................................19 4.3.RISCOS......................................................................................................................................................20 5.PROCESSOS DE CONTROLE DO PROJETO.......................................................................................21 5.1.VERIFICAO E CONTROLE DO ESCOPO.....................................................................................21 5.2.CRONOGRAMA.......................................................................................................................................22 5.3.CUSTOS.....................................................................................................................................................23 5.4.MONITORAO DOS INDICADORES DE QUALIDADE...............................................................24 5.5.GERENCIAMENTO DA EQUIPE DO PROJETO...............................................................................24 5.6.RELATRIO DE DESEMPENHO.........................................................................................................25 5.7.GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS (STAKEHOLDERS)..................................25

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HELP CITY Plano de Gerenciamento de Projeto

5.8.MONITORAO DOS RISCOS............................................................................................................25 5.9.ADMINISTRAO DE CONTATOS....................................................................................................26 5.10.MUDANAS DE ESCOPO....................................................................................................................26 6.PROCESSOS DE EXECUO DO PROJETO.......................................................................................27 6.1.RECURSOS HUMANOS..........................................................................................................................27 6.2.CONTROLE DE QUALIDADE..............................................................................................................28 6.3.COMUNICAO.....................................................................................................................................28 7.PROCESSOS DE ENCERRAMENTO DO PROJETO...........................................................................29 7.1.PROJETO..................................................................................................................................................29 8.CONCLUSO...............................................................................................................................................29 9.LISTA DE ANEXOS DO PGP....................................................................................................................30 10.DOCUMENTOS CONSULTADOS..........................................................................................................31 11.APROVAO DO PLANO DE GERENCIAMENTO DE PROJETO ...............................................31

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PLANO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS PGP

CRITERIOS PARA PREENCHIMENTO

Azul Vermelho Verde Rosa Gerncias devem preencher Todas as equipes devem preencher Formulrios a ser criados Por Design Sero alteradas pela eq. de Doc.

PRAZO
26/04/2010 at as 24:00 hrs. Envio: Para: na.limap@yahoo.com.br C/C: nlpontes@gpti.com.br

1. RESUMO
No mbito do Gerenciamento de Projetos, este documento se prope a formatar a metodologia para a execuo de empreendimentos atravs de modelo padronizado, com a utilizao de forma amigvel de todas as ferramentas preconizadas pelo PMBOK emitido pelo PMI Project Management Institute. Por se tratar de estrutura padronizada, poder ser aplicada a quaisquer operaes de gesto sejam elas relativas somente ao projeto ou no.

2. INTRODUO

2.1.

Objetivo

Este documento estabelece e define a filosofia de gerenciamento, organizao e os sistemas e procedimentos necessrios para execuo do Projeto Help City; ele propriedade da Coordenao da Disciplina PAST (Projeto Articulador de Suporte Tcnico) da Faculdade de Tecnologia de So Paulo, Unidade de Carapicuba (CA-FATEC) e no poder ser reproduzido, emprestado ou entregue sem a permisso especfica do Gerente do Projeto.

2.2.

Documentos de Referncia

O Plano de Gerenciamento de Projeto foi desenvolvido de acordo com os requisitos abaixo, os quais se aplicam na seguinte ordem: 1 - Termo de Abertura do Projeto Verso 1.3; 2 - Declarao de Escopo Preliminar Verso 1.0.; 3 - Ata de Reunio de Abertura.

[Gerente - indicar data da ata de reunio de abertura, caso no haja, realizar e indicar elaborar procedimento para sua realizao e nome-la como Anexo I].

2.3.

Responsabilidades

O Gerente e Subgerente deste Projeto so os responsveis pela elaborao, reviso e aprovao deste Plano de Gerenciamento de Projeto.

2.4.

Controle de Revises

A distribuio deste Plano ser feita de acordo com o Plano de Comunicaes de responsabilidade da Equipe de Documentao, conforme descrito no item [4.4.3 Procedimento para Controle de Documentos]. [Design Criar formulrio de procedimentos]

3. PROCESSOS DE PLANEJAMENTO DO PROJETO

3.1.

Escopo

Estrutura Analtica do Projeto (EAP ou WBS Work Breakdown Structure).

Gerente do Projeto Vagno Subgerente Marcelo Cruz Equipe de Documentao Lider Natali lima

Receber e organizar os documentos

Deixa-los padronizados conforme padres Abnt e pmbok Entreglos para aprovao Da gerncia

Termo de Abertura

Definio preeliminar do escopo

Plano de Gerenciamento do projeto

Planejamento do escopo

Definio do escopo

EAP

Definio das atividades

Sequenciamento das atividades

Desenvolvimento do cronograma

Atas das reunies e anexos

O Gerenciamento do Projeto contemplar a administrao e atividades tcnicas de todas as atividades indicadas na EAP mostrada acima e detalhada no documento [indicar o nmero de documento da EAP detalhada], a qual consta como anexo deste Plano [anexar a EAP detalhada a este Plano e indicla como Anexo I], para atender as seguintes fases do Projeto: Diviso das equipes, onde cada equipe dividida e designada pra uma tarefa especfica. Todavia no deixando de lado a interao e comunicao entre si, visto que consiste nisso as atividades de Documentao. Escolha de um gerente, para que este possa melhor coordenar e gerenciar estes grupos em suas respectivas funes, bem como a escolha de seu auxiliar (subgerente). Cumprimento com o cronograma pr-estabelecido pelas equipes (Criao, desenvolvimento e entrega de cada documento solicitado). Aps a entrega dos documentos, desde que estejam conformes os critrios solicitados, conclui-se ento a respectiva fase.

3.2.

Excluso de Escopo

O presente Plano de Gerenciamento de Projeto visa atender somente ao escopo previamente declarado, e neste sentido, o que no est explicitamente

incluso, est implicitamente excludo. Salienta-se como itens no contemplados no presente Projeto: No cabe a equipe de Documentao desenvolver, bem como criar todo e qualquer documentao entregvel que no seja respectiva e de responsabilidade a seu grupo. Sendo assim, no de responsabilidade da equipe a confeco de manuais de utilizao ou quaisquer tipos de documentos preparados para o usurio final - cliente.

3.3.

Prazo

O Prazo de encerramento do empreendimento est previsto para ser finalizado em 05/06/2010. No cronograma abaixo, esto indicados os principais marcos do Projeto. [incluir marcos do projeto elaborado pelo gerente do projeto] As informaes detalhadas de todas as atividades como estimativa de recursos, seqenciamento e respectivas duraes esto indicadas no cronograma detalhado de cada equipe no item [5.2 Cronograma]. O Cronograma do Projeto est elaborado considerando o calendrio da Coordenao e das Equipes do Projeto.

3.4.

Cronograma de Metas

Este cronograma representa o compromisso do Gerente e respectiva equipe do Projeto, e complementado pelas atividades complementares utilizadas para servios especficos, caso necessrio e referente a cada parte do escopo previamente estabelecido. [incluir o cronograma geral definido com o gerente e lideres em aula]

Entregas do Projeto Estudo do prximo entregvel conforme diretrizes do PMBOK Diviso e discusso das tarefas Termo de Abertura Estudo do prximo entregvel conforme diretrizes do PMBOK Diviso e discusso das tarefas Definio Preliminar do Escopo Estudo do prximo entregvel conforme diretrizes do PMBOK Diviso e discusso das tarefas Plano de Gerenciamento do Projeto Estudo dos prximos entregveis conforme diretrizes do PMBOK Diviso e discusso das tarefas Planejamento do Escopo Definio do Escopo EAP Estudo dos prximos entregveis conforme diretrizes do PMBOK Diviso e discusso das tarefas Definio das Atividades Sequenciamento de Atividades Desenvolvimento do Cronograma Atas de Reunies

Incio 14/03/2010 15/03/2010 17/03/2010 21/03/2010 22/03/2010 13/04/2010 18/04/2010 19/04/2010 20/04/2010 25/04/2010 26/04/2010 26/04/2010 26/04/2010 04/05/2010 09/05/2010 10/05/2010 10/05/2010 10/05/2010 -

Trmino 14/03/2010

Observao

1 dia antes de iniciar o 14/03/2010 documento. Trmino 2 dias antes do 17/03/2010 prazo oficial 21/03/2010 1 dia antes de iniciar o 21/03/2010 documento. Trmino 3 dias antes do 13/04/2010 prazo oficial 18/04/2010 1 dia antes de iniciar o 18/04/2010 documento. Trmino 3 dias antes do 20/04/2010 prazo oficial 25/04/2010 1 dia antes de iniciar os 25/04/2010 documentos. 3 dias antes do prazo 04/05/2010 oficial 3 dias antes do prazo 04/05/2010 oficial 3 dias antes do prazo 04/05/2010 oficial 09/05/2010 1 dia antes de iniciar os 09/05/2010 documentos. 3 dias antes do prazo 11/05/2010 oficial 3 dias antes do prazo 11/05/2010 oficial 3 dias antes do prazo 11/05/2010 oficial 2 dias aps cada reunio -

3.5.

Custo

O custo estimado para o Projeto foi obtido atravs da avaliao de cada uma das atividades indicadas no Cronograma. Entretanto, constaro meramente para informao, haja vista os gastos envolvidos neste projeto, no serem considerados.

3.6.

Comunicao

As comunicaes no projeto incluem correio eletrnico (e-mails), atas de reunio, relatrios de atividades e todo e qualquer outro meio utilizado para distribuir informaes de interesse do Projeto. O controle e arquivamento das comunicaes no empreendimento ser realizado pela secretaria de cada liderana, de acordo com as normas pr-estabelecidas. Estas, por sua vez, encaminham para a Equipe de Documentao, que realizar o controle geral dos documentos formais e oficiais adotados para o projeto, seguindo o procedimento descrito no tpico [4.4.3 Procedimento para Controle de Documentos]. Todas as comunicaes e meios de controle e arquivamento dos mesmos ser melhor detalhado no tpico [4.4.1 Meios de Comunicao do Projeto Geral e 4.4.2 Meios de Comunicao por Equipe].

3.6.1. Meios de Comunicao do Projeto Geral Abaixo so descritas todos os meios de comunicao do projeto: 1. Reunies Gerais: Nestas reunies so convocados todos os alunos envolvidos no projeto. 2. Reunies de Lideranas: Nestas reunies so convocados apenas os lderes de cada equipe, juntamente com o gerente e subgerente. 3. Reunies de Equipe:

Cada equipe agenda suas prprias reunies para definio do melhor mtodo de realizao da organizao interna.

4. Comunicao Geral Online: Comunicao atravs do Google Groups, onde todos os alunos envolvidos so previamente cadastrados com seus e-mails pessoais. Trata-se de uma rea restrita e requer, portanto, um usurio e senha para seu acesso. A cada nova mensagem postada no grupo, todos so notificados. O acesso ao Google Groups pode ser realizado no endereo: past-fatec@googlegroups.com. 5. Comunicao de Lideranas: Para troca de informaes e comunicaes que cabem somente a determinadas lideranas, haver troca de e-mails, telefonemas ou reunies particulares entre os envolvidos. Tais contatos sempre so feitos entre os lderes com as gerncias do projeto. 6. Comunicao por equipe: Cada equipe possui autoridade para definir seus prprios mtodos de comunicao e interao entre os colaborares.

3.6.2. Meios de Comunicao do Projeto, por Equipe Cada equipe define o melhor meio de comunicao para a interao de seus integrantes. Segue abaixo a definio de cada equipe:

3.6.2.1.

Documentao

Alm de adotar todos os mtodos acima listado, vale ressaltar que a equipe de Documentao resolveu optar tambm por meios de comunio instantneos, cuja recusa e/ou atraso em responder se torna injustificado.

Tais meios como o envio de torpedos sms via celular, ou contato telefnico direto, so em certas situaes mais vantajosos e prticos; obviamente esses meios apenas so usados em casos extraordinrios, visto que, so dependentes das circuntncias em que se encontram os integrantes do grupo (o no comparecimento em alguma reunio, a impossibilidade de acesso a e-mail ou at mesmo imprevistos e/ou dvidas cuja soluo exigem ser imediatas.).

3.7.

Procedimento para Controle de Documentos

Para garantir uma melhor conformidade e facilitar a gerncia de documentao para com os documentos, estabelece-se um prazo mximo para entrega dos documentos; prazo este baseado na respectiva mo-de-obra que cada equipe ter em produzir seu respectivo documento; visto que, foi elaborado um leiaute tanto para as equipes, quanto Documentao, para que assim tenha-se uma melhor e maior padronizao. Todos os documentos entregues encontram-se disposio de todos(desde que tenham acesso a internet) no hd virtual: http://www.4shared.com/dir/20120895/dc748957/ASTI_2009B.html Vale lembrar que estes documentos, encontram-se em sua mais atual verso para consulta informao todos. Constam tambm documentos oficiais entregues por outros grupos de temas diferentes j finalizados, afim de ajudar e nortear o que se requerido. Todas as correspondncias de assuntos gerenciais dirigidas ao Cliente sero numeradas e emitidas somente pelo Gerente do Projeto ou seu suplente. Outras correspondncias podero ser emitidas pelo corpo tcnico, a saber: Todo e qualquer documento entregue Documentao, que no tenha vindo de uma liderana dever conter autorizao necessria da gerncia respectiva, para aceitao do mesmo, afim de que no seja quebrada a hierarquia.

3.8.

Reunies

Sero realizadas reunies durante o andamento do Projeto com os seguintes enfoques, mas no se limitando a: Abertura das Atividades Para o incio dos servios de cada atividade ser realizada uma reunio, onde devero participar todas as lideranas envolvidas no Projeto. Gerencial de Anlise Crtica do andamento do Projeto Nesta reunio ser realizada uma Anlise Crtica dos Indicadores do Projeto, onde sero conduzidos os assuntos do Projeto para a avaliao do escopo, cronograma, qualidade, sade, segurana, meio-ambiente e riscos, com a participao de todos os gerentes setoriais e de periodicidade mensal. Controle de escopo Nesta reunio ser avaliado o desempenho de cada liderana, de acordo com o escopo definido, cronogramas, qualidade, segurana e riscos. Avaliao da Coordenao Esta reunio ser realizada com o Cliente onde ser avaliado o desempenho da Gesto do Projeto e os itens do escopo que esto sendo atendidos e os que necessitam de ao corretiva para ajuste de curso, de forma a atender s metas estabelecidas. Encerramento das Atividades Para o encerramento das atividades ser realizada reunio de avaliao final e consolidao do trmino de eventuais pendncias onde ser dado por encerrado o Projeto. Para a realizao das Reunies, o emitente da convocao tomar os seguintes cuidados: 1. Definir os participantes; 2. Definir data, local, durao e objetivo;

3. No incio da reunio definir o redator da ata de reunio; 4. Distribuir a ata preliminar e definir prazo para retorno de eventuais comentrios e de suas deliberaes; 5. Consolidar os comentrios e deliberaes e distribuir a reviso da ata com a redao final; 6. Encaminhar a ata final para arquivamento.

3.9.

Qualidade

Cada membro do projeto responsvel por executar o trabalho dentro dos requisitos especificados. O Sistema de Gesto do Projeto ter controle sobre todas as atividades e os padres de qualidade devem ser estendidos as atividades complementares, caso seja necessrio. Todo e qualquer documento dever ser entregue respeitando as normas tcnicas estabelecidas pela abnt e pmbok. Para facilitar foi desenvolvido um modelo pr-formatado que ficou disponibilizado para todas as equipes no hd virtual como descrito no item 3.7.

4.Aquisies No esto previstas no mbito do projeto, aquisies de qualquer natureza. Toda a mo-de-obra trabalhar em regime de voluntariado e a maior parte dos softwares utilizados, sero softwares livres, a exceo de poucos, definidos como essenciais, ou por no terem suas verses livres ou em open source. No caso de uso de softwares proprietrios, estes sero solicitados a colaboradores que detenham suas respectivas licenas ou sero utilizados no perodo de avaliao (Trial), no estando previstas a aquisio de licenas de uso pessoal ou comercial de nenhuma delas. A lista seguinte apresenta os pacotes de softwares que sero utilizados neste Projeto e tipo de atividade a ser efetuada:

Inicial e essencialmente utilizamos o software broffice, onde todos os textos sero criados e desenvolvidos. Caso haja necessidade, ser utilizado um software para criao de eap( powerpoint, wbs etc).

4.1.

Recursos Humanos

A equipe do projeto utilizar o conceito de grupo tarefa, divididos em subgrupos que sero doravante denominados equipes e suas respectivas lideranas, sob a direo do Gerente e Subgerente do Projeto e Coordenao da Docente da disciplina denominada PAST. O Gerente o responsvel pelo planejamento, organizao, direcionamento e gesto do empreendimento. As equipes sero requisitadas em funo da necessidade do Projeto e no momento adequado. No caso de indisponibilidade, o Gerente de Projeto ou seu suplente efetuar as solicitaes necessrias, dentro do escopo e cronograma previstos.

4.2.

Estrutura Organizacional do Projeto

Na figura a seguir mostrada a Estrutura Organizacional para o Projeto:

Na tabela abaixo so apresentadas as responsabilidades da Gerncia e Subgerncia, de cada equipe e seus respectivos lderes e da Coordenao do Projeto: Participantes
Cargo Coordenadora do Projeto Gerente do Projeto Subgerente de Projeto Lder de Requisitos e Testes Lder de Design Lder de Infraestrutura Lder de Programao Lder de Documentao Responsabilidade

Delegar tarefas, revisar e aprovar documentos e encaminhlos para aprovao da Gerncia.

4.2.1. Matriz de Funes e Responsabilidades

A matriz apresenta as funes das gerncias e lideranas do projeto, que devero ser seguidas por seus respectivos responsveis durante todo o perodo do projeto. No incio das atividades, Gerncias e lideranas devero apresentar de forma detalhada, as responsabilidades para suas funes, apresentadas no Organograma da Equipe do Projeto.

Participantes Nome Vagno Pereira Funes e Responsabilidades Gerente de Projeto; Gerenciar todas as atividades e dar suporte as equipes Subgerente de Projeto; Auxiliar o Gerente no controle das atividades.

Marcelo Rodrigues da Cruz

Participantes Nome Natlia Lima Stella Albuquerque Pedro H. Carvalho Luis Carlos Mello Marcelo Gomes Lucas Alves Pereira Funes e Responsabilidades Delegar tarefas, revisar e aprovar documentos e encaminh-los para aprovao da Gerncia. Revisar, organizar e adequar a documentao (conforme diretrizes do PMBOK e da ABNT) e encaminh-la para aprovao do lder da equipe. Consolidar informaes e elaborar documentos. Consolidar informaes e elaborar documentos. Consolidar informaes e elaborar documentos. Consolidar informaes e elaborar documentos.

4.3.

Riscos

Neste plano esto considerados os riscos que envolvem o projeto desde o planejamento at o encerramento. Os riscos no conhecidos ou no imaginados sero tratados em nvel de contingncias. Quando alguma correo ou readequao for necessria em um processo operacional, uma Anlise Preliminar de Riscos (APR) ser utilizada, [Design, criar formulrio para tratar as APR] com o objetivo de identificar se eventuais riscos adicionais sero includos no projeto e como trat-los. Nenhuma modificao no projeto ser aceita se esta envolver riscos de morte ou de impacto ao meio-ambiente, onde o risco em questo no possa ser evitado. Em qualquer estgio de anlise, os riscos conhecidos sero tratados e agrupados nas categorias; Riscos Tcnicos, de qualidade ou desempenho, Riscos de Gerncia de Projeto, Riscos Organizacionais e Riscos Externos. A identificao dos eventos de risco uma atividade contnua durante todo o

Projeto. Os eventos de risco identificados at o momento esto documentados no Anexo III. Incialmente por a equipe de documentao fazer a gerncia de todos os documentos solicitados, corre eminentemene o risco de no cumprir os prpios prazos estabelecidos, visto que, depende das outras equipes. Como dito acima, a dependncia da equipe de documentao todas as outras equipes, a torna vulnervel tambm a no conformidade dos documentos alheios. O Anexo II apresenta as aes para ampliar oportunidades e reduzir ameaas aos objetivos do projeto. O critrio de tolerncia a riscos est de acordo com as diretrizes previamente estabelecidas. Como soluo, a equipe de Documentao conclui a necessidade de um modelo pr-formatado com definio e preenchimento respectivo a cada equipe. Para tanto, define-se tambm um prazo proporcionalmente equivalente a sua mo de obra.

5. PROCESSOS DE CONTROLE DO PROJETO

Os controles do Projeto so de responsabilidade de todos os Gerentes, Lderes e Membros do Projeto. Os aspectos a serem controlados esto indicados e descritos abaixo.

5.1.

Verificao e Controle do Escopo

Na verificao do escopo sero utilizadas Listas de Verificao nas diferentes etapas do empreendimento, de forma a confirmar seu atendimento. Para tanto, sero adotados procedimentos criados pela Gerncia e Lideranas, disponibilizados atravs do Google Groups ou em classe, conforme se seguem: Procedimentos:

01) Primeiramente, como melhor decidido meio de execuo do projeto, foise dividido a sala em grupos. 02) Logo aps, dividiu-se o grupo de Documentao em subgrupos sendo delegadas assim as respectivas tarefas a cada um (produco de texto, reviso e aprovao).

03) Em seguida, os documentos so elaborados so produzidos os textos requeridos e entregues liderana do grupo, para reviso e finalizao do mesmo.

Lista de Verificao: 01) Aps delegadas as respectivas funes e delegadas as tarefas a cada um, verfica-se se estes cumpriro e atendero com o esperado. 02) Com isso, verificar-se- ento se estes documentos entregues encontram-se ntegros e dentro dos padres abnt e pmbok. 03) Por fim, estes documentos so passados liderana para posterior aprovao e em seguida gerncia e subgerncia para o memo, tendo por fim a concluso do entregue. As atividades de Verificao de Escopo, com o uso de Listas de Verificao,

sero conduzidas em conjunto com as atividades de Controle da Qualidade devido ao elevado nmero de itens e assuntos comuns.

5.2.

Cronograma

O controle do cronograma ser executado pelas Gerncias e Lideranas, com a colaborao e orientao da Coordenao (no caso de prorrogao ou encurtamento dos prazos, ou orientaes correlatas), garantindo que quando eventuais mudanas ou eventos de risco ocorrerem, sejam prontamente identificados. Isso permitir que aes corretivas necessrias sejam tomadas em tempo, de forma integrada com o restante do andamento do Projeto, interferindo o menos possvel no prazo final.

Entregas do Projeto Termo de Abertura Definio Preliminar do Escopo Plano de Gerenciamento do Projeto Planejamento do Escopo Definio do Escopo EAP Definio das Atividades Sequenciamento de Atividades Desenvolvimento do Cronograma Atas de Reunies

Incio Trmino 15/03/2010 08:00 19/03/2010 17:00 22/03/2010 08:00 19/04/2010 08:00 26/04/2010 08:00 26/04/2010 08:00 26/04/2010 08:00 10/05/2010 08:00 10/05/2010 08:00 10/05/2010 08:00 15/03/2010 08:00 16/04/2010 17:00 23/04/2010 17:00 07/05/2010 17:00 07/05/2010 17:00 07/05/2010 17:00 14/05/2010 17:00 14/05/2010 17:00 14/05/2010 17:00 20/05/2010 17:00

Como descrito no item 3.4(detalhamento de tempo antecipado do documento entregue) a maioira dos item so entregues com um prazo razovel de tempo, isso dependente da hierarquia, j que tem de ser revisado antes de repassado aos superiores.

5.3.

Custos

O controle dos custos no ser aplicado neste empreendimento, haja vista todos os participantes trabalharem em regime de voluntariado.

5.4.

Monitorao dos Indicadores de Qualidade

A qualidade do projeto ser obtida pelos responsveis em cada rea de atuao, fazendo uso das ferramentas abaixo descritas: Aes para o cumprimento do Plano da Qualidade; Implantar os Planos e Programas definidos; Aes decorrentes das anlises e inspees realizadas; Realizar a monitorao, mensurao e controle atravs dos sistemas normativos; Aplicar os controles e acompanhamento nas demandas do Projeto. As atividades de Controle da Qualidade sero desenvolvidas em conjunto com as atividades de Verificao do Escopo, conforme item [4.1 deste Plano].

5.5.

Gerenciamento da Equipe do Projeto

Ser realizado pelos lderes de equipes o acompanhamento de cada membro da equipe, de forma a avaliar as metas individuais estabelecidas e alcanadas. Os gerentes devero observar a relao entre os desempenhos individuais e o desempenho do Projeto, repassando para cada um dos colaboradores as necessidades de melhorias, bem como o devido incentivo aos pontos fortes e positivos dos mesmos. A forma de recompensa ou de punio sero apontamentos nos documentos oficiais ou em atas das reunies. Caso necessrio, acarretar no remanejamento para outras equipes, na destituio de funes ou, em situaes mais graves, na excluso do membro do mbito do projeto em detrimento de seu bom andamento, evitando assim prejudicar os membros efetivos do projeto.

5.6.

Relatrio de Desempenho

Quinzenalmente ser emitido um Relatrio de Desempenho mostrando os indicadores de desempenho do Projeto, comparando-se com as metas de cada um dos indicadores estabelecidos para o empreendimento. A distribuio ser de acordo com o estabelecido no Plano de Gerenciamento de Comunicao. [O Gerente do Projeto deve emitir o Relatrio de Desempenho onde devem constar pelo menos os indicadores; ndice de Realizao das Atividades, ndice de Realizao Fsica, Taxa de Freqncia nas atividades e reunies, ndice de Satisfao dos Interessados, ndice de Conformidade de Qualidade. No relatrio devem constar os limites para cada ndice, bem como a forma como so definidos ou calculados]

5.7.

Gerenciamento das Partes Interessadas (Stakeholders)

A fim de evitar problemas com o entendimento indevido das informaes do Projeto e seu andamento, especial cuidado ser dado avaliando-se as possveis partes interessadas e a forma de sua participao e influncia no Projeto. Uma avaliao prvia foi feita pelo Gerente de Projetos e todos os possveis interessados esto inclusos no Plano de Distribuio de Informaes que segue no Anexo III. [O Gerente do Projeto deve certificar-se de que todos os interessados avaliados constam do Plano de Distribuio das Informaes includo no Anexo citado]

5.8.

Monitorao dos Riscos

O propsito da monitorao dos riscos determinar se as respostas aos mesmos esto sendo no s implementadas, como planejadas e to efetivas quanto esperadas. Caso contrrio, devem ser desenvolvidas novas respostas

para a minimizao destes. Tambm far uma avaliao das premissas do projeto, ou seja, se estas ainda encontram-se validadas e se a exposio ao risco as modificou em relao ao seu estado anterior. O acompanhamento deve observar se um gatilho de risco ocorreu e se as polticas e procedimentos adequados esto sendo seguidos. O Relatrio de Riscos ser avaliado periodicamente nas reunies para este fim e as aes sero conduzidas de acordo com as concluses e decises das reunies de acompanhamento.

5.9.

Administrao de Contatos

Cada lder de equipe responsvel por algum contato de fornecimento de informaes, materiais ou servios que venham a ser ou sero utilizados no empreendimento e que sejam essenciais ao seu bom andamento, acompanhar suas atividades respectivamente, de forma a garantir que a aplicao dos conhecimentos de gerenciamento de projetos seja efetivada, da mesma forma que no Projeto em andamento. Os contatos devem estar cientes e comprometidos com os objetivos finais do Projeto e escopo de todos os membros do empreendimento garantir que isto ocorra. Especial ateno ser dada ao Controle de Mudanas, no que se refere ao escopo do projeto, com o objetivo de evitar desvios que possam levar a alteraes de atividades, de controles ou prazos, ou que impliquem em reclamatrias posteriores, dificultando o encerramento do projeto.

5.10. Mudanas de Escopo

Qualquer alterao que se fizer necessria e que implique na alterao de uma das atividades do projeto, ser considerada como Mudana de Escopo e dever ser encaminhada de acordo com o formulrio. [DESIGN - criar e indicar o modelo de formulrio a ser seguido e que ser utilizado pelas equipes, apenas e to somente, em caso de extrema necessidade de mudanas no escopo]. O

Gerente ou Subgerente do Projeto encaminhar a solicitao para a equipe responsvel pelo Controle de Mudanas para anlise do impacto da mudana no projeto e definio da recomendao a ser seguida. O Gerente ou Subgerente do Projeto somente implementar uma mudana, se recomendada pela equipe responsvel, pela Coordenao ou pelo cliente, com a respectiva anuncia hierrquica. As mudanas aprovadas, no recomendadas, ou no aprovadas estaro indicadas no Controle de Mudanas, [indicar o software de controle, ou local do arquivo de controle (HD virtual, por exemplo), ou o nmero do documento] com o histrico, respectivamente.

6. PROCESSOS DE EXECUO DO PROJETO

Durante a execuo do Projeto, o Gerente e Subgerente do Projeto juntamente com as lideranas estaro orientando as equipes de projeto, no atendimento e execuo deste Plano de Gerenciamento do Projeto.

6.1.

Recursos Humanos

A equipe do Projeto composta por pessoal do quadro de alunos da CAFATEC e, portanto, no est prevista a contratao de pessoal para apoio gesto, para as funes no preenchidas pelo pessoal prprio ou qualquer atividade extra-oficial ou correlata. A Gerncia do Projeto deve promover um ambiente de desenvolvimento do empreendimento, estimulando a participao de todos os membros da equipe do projeto, o seu comprometimento e o desenvolvimento de sua criatividade para alcanar os resultados desejados para o Projeto. De acordo com as respectivas atividades, dever identificar os treinamentos necessrios e implementar de forma a melhorar o desempenho individual e o da equipe. Cada Lder de Equipe dever reconhecer e recompensar seus membros com desempenho destacado e que tenham trazido aes proativas ao alcance dos resultados do Projeto.

6.2.

Controle de Qualidade

Durante a execuo do Projeto sero realizadas mensalmente, auditorias no Sistema de Qualidade, de forma a avaliar se os padres e procedimentos esto sendo aplicados e se os sistemas de controle esto operacionais. [Cada lder deve desenvolver mtodos para garantir controles de qualidade que se diferenciem de equipe para equipe e diretamente relacionados com suas atividades. Vou usar a equipe de documentao como exemplo. Para garantir a qualidade, ela deve verificar toda a documentao quanto s metodologias adotadas, ao controle, armazenamento e manipulao desta documentao, deve se certificar dos prazos e controlar os entregveis, deve revisar cada um destes para a entrega do documento finalizado coordenao, entre outras atividades. Assim, cada equipe ir descrever os mtodos que cada uma utilizar para garantir a qualidade de entrega do produto, em cada fase durante a execuo, implementao e implantao do projeto, bem como na fase de encerramento. Especificar caso seja adotado algum critrio diferente do estabelecido.]

6.3.

Comunicao

Durante o Projeto, diversas divulgaes sero ser realizadas e neste caso, ser observado o Plano de Distribuio de Informaes segue no Anexo III. [O Gerente de Projeto com o apoio das equipes, dever preparar uma lista de tipos de divulgaes e seus meios, que sero utilizadas pelos diversos interessados (stakeholders) do Projeto e com que periodicidade ou circunstncia, a informao ser distribuda. O Plano de Distribuio de Informaes dever abranger a emisso de documentos tcnicos, distribuio e [Equipe de Documentao, Gerncias e lideranas - criar e indicar o nmero do Plano] que

seus interessados (a quem ser enviado o que, como e porque), e o respectivo arquivamento]. A documentao do Projeto est inclusa no Sistema [determinar um software de controle de documentao ou sistema que controle HD virtual, por exemplo], que pode ser acessado em [indicar o local e a forma de acessar os documentos]. Para melhor uso do sistema o usurio poder consultar o Manual do Usurio do programa disponvel em [elaborar um pequeno manual e indicar o local e a forma de acesso ao mesmo] [Construir lista com as formas de comunicao ou modificar como necessrio para este Projeto].

7. PROCESSOS DE ENCERRAMENTO DO PROJETO

7.1.

Projeto

O Projeto ser considerado encerrado quando todo o escopo foi cumprido e as atividades associadas foram todas concludas. Sero executadas as atividades necessrias para obter o Aceite Formal pelo Cliente e sero documentadas todas as entregas do Projeto. Ser transferido o Arquivo do Projeto ao Cliente, composto pelo Projeto Executivo Conforme Construdo, Livro da Obra, Cartas e Correspondncias Eletrnicas oficiais. Durante a execuo do Projeto todos os participantes so encorajados a continuamente procurar por maneiras de melhorar os processos de trabalho.

8. CONCLUSO
O Modelo de Plano de Gerenciamento de Projetos para ter maximizada sua efetividade, deve fazer parte do Sistema Operacional da Instituio, assim como

todos os itens que influenciam a forma como a mesma executa seu trabalho: estrutura organizacional, atribuies e responsabilidades das funes individuais, processos de trabalho, procedimentos e recursos, metodologias administrativas etc. O modelo padronizado de Gerenciamento de Projetos deve oferecer Instituio a segurana de que todos os itens de gesto esto sendo analisados e uniformizados, permitindo anlise comparativa peridica do andamento de todos os projetos em curso. Os Requisitos do Sistema Operacional constituem o Sistema de Gesto da Instituio. a forma escrita de descrever como ser executado o empreendimento. Descreve a organizao, atribuies e responsabilidades, procedimentos, processos e recursos. O sistema operacional contm a Misso, Polticas, Valores Culturais e Princpios Operacionais. o documento de primeiro nvel e fornece os requisitos bsicos para o incio das atividades. O PGP fornece as diretrizes para a implementao do Sistema Operacional do empreendimento. o documento formal preparado e emitido antes de iniciar o projeto e que esboa em condies apropriadas, tudo o que ser realizado para satisfazer o escopo do projeto e os requisitos dos servios.

9. LISTA DE ANEXOS DO PGP

So parte integrante e esto anexados a este PGP os seguintes documentos: [estes anexos devem ser elaborados dentro do perfil de cada projeto] Anexo I Procedimento de Reunio de Abertura Anexo II Lista de Riscos Identificados Anexo III Plano de Distribuio de Informaes Anexo IV Respostas aos riscos Anexo V Cronogramas e Prazos

10. DOCUMENTOS CONSULTADOS

ASSOCIAO agosto de 2002 BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. NBR 6023.

Informao e documentao - referencias elaborao. Rio de Janeiro: ABNT,

11. APROVAO DO PLANO DE GERENCIAMENTO DE PROJETO

APROVAES DESTE DOCUMENTO Nome Assinatura / / Data / /