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ORIENTAES PRTICAS PARA O DESENVOLVIMENTO DE UMA ESTRATGIA DE RELAES PBLICAS

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O reconhecimento social e pblico de qualquer projecto uma das premissas para que ele ganhe dimenso e afirme a sua validade. O primeiro passo de qualquer estratgia de Relaes Pblicas num projecto co-financiado passa por definir qual a comunidade a que se dirige a aco: se uma comunidade profissional ou social dispersa pelo territrio nacional ou se, pelo contrrio, se trata de uma comunidade geograficamente delimitada ou com interesses sociais precisos.

DELIMITAR O CAMPO DA ACO

Tratando-se de uma comunidade social difusa, a divulgao junto dos media assume um peso predominante , seja para o conhecimento do projecto seja para o seu acompanhamento. atravs das noticias difundidas pelos vrios tipos de rgos de comunicao social que se consegue, nomeadamente, atingir e chamar a ateno de potenciais participantes ou aderentes de cada um dos projectos planeados, isto numa primeira fase. Numa segunda fase , tambm, atravs da comunicao social que se consegue mostrar os objectivos alcanados. Em termos tericos, a divulgao meditica dos projectos permite tambm que, junto dos poderes institudos, se consiga que estes tenham uma atitude de maior ateno para com os mesmos.Ou seja, a divulgao permite obter efeitos de reconhecimento ou,em caso de necessidade, de motivos para presso sobre os vrios poderes em campo. Assinale-se tambm as vantagens da divulgao de cada projecto em todas as suas etapas significativas,uma vez que permite difundir junto do pblico os resultados positivos conseguidos. Em suma, qualquer campanha de Relaes Pblicas bem sucedida passa pela exposio na comunicao social. E isto um dado vlido tanto para as campanhas dirigidas a comunidades sociais ou profissionais dispersas como para as comunidades perfeitamente delimitadas. No caso da estratgia apontar para a aco junto de uma comunidade delimitada, a divulgao de cada projecto passa sobretudo por uma aco de comunicao concertada e sistemtica

VANT AGENS DE UMA CAMPANHA DE RELAES PBLICAS

atravs da difuso de noticias que se consegue: > Chamar a ateno de potenciais participantes ou aderentes > Chamar a ateno dos poderes institudos > Difundir os resultados positivos conseguidos

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4 RAZES PARA DIVULGAR UM PROJECT O

1.Torna-os reconhecidos 2. Confere-lhes validade e estatuto 3. Permite que a comunidade abrangida surja enaltecida em termos pblicos 4. Conferir prestigio s entidades que os desenvoveram e s comunidades que deles beneficiam

junto de todos os elementos abrangidos,de forma a que estes conheam perfeitamente os objectivos do projecto em que vo participar ou com o qual possuam uma relao de proximidade. Mas,mesmo assim,h que assegurar uma difuso junto dos rgos de comunicao social. Essa divulgao dos projectos torna-os reconhecidos, confere-lhes validade e estatuto e permite que a comunidade que est a ser abrangida pelo mesmo surja enaltecida em termos pblicos. preciso ter em conta que, mesmo que se tenha optado por uma reduzida divulgao de um projecto junto da comunicao social, quando os objectivos do projecto so atingidos, sempre til divulgar esses bons resultados junto dos media. A divulgao pblica dos resultados de cada projecto acaba por conferir prestgio s entidades que os desen volveram e s comunidades que deles beneficiaram.

ESCOLHER OS INTERLOCUTORES
Ao planear as vrias aces integrantes da estratgia de Relaes Pblicas necessrio ponderar sobre as vrias fases que devero ser desenvolvidas. Antes de dar qualquer passo necessrio identificar quem se pretende atingir com a campanha, ou seja, que tipo de ateno se espera conseguir. E essa ateno deve ser simultaneamente externa e interna em relao a cada projecto. Elabore uma lista de rgos de comunicao social que considere importantes,sejam eles de difuso nacional, regio nal ou local. Verifique-a e efectue as correces necessrias depois de a discutir com os colaboradores do projecto. Tenha em linha de conta os rgos de comunicao que so consultados pelos elementos que trabalham consigo. Nesses, deve-se apostar claramente, uma vez que so aqueles que so consultados com maior grau de ateno. No rejeite os rgos de comunicao local. Esses, apesar da sua menor circulao, acabam por dar maior ateno aos projectos que decorrem na sua circunscrio territorial. Ao elaborar a lista no esquea os meios de comunicao social em suporte electrnico. Actualmente eles j representam um nicho razovel de consulta de informao. Indispensvel a incluso da ou das agncias de informao na lista, uma vez que as informaes que estas veiculam chegam maioria dos rgos de informao tradicionais. No rejeite da sua lista um jornal apenas por o achar sensacionalista. Porventura alguns dos seus possveis parceiros lem essa publicao. Se a aco se vai dirigir a uma comunidade delimitada, pondere a hiptese de conceber uma folha informativa que acompanhe os vrios passos do projecto e que seja distribuda pela comunidade, de forma a que esta reconhea o projecto como seu.

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Dentro dessa comunidade procure quais so os elementos activos que melhor podero ajudar na divulgao do material informativo que conceber. necessrio no descurar a aco de Relaes Pblicas dentro da prpria estrutura que desenvolve o projecto. Consoante a dimenso da mesma assim se deve optar pelo contacto pessoal ou pela existncia de uma newsletter.

DEFINIR A DURAO TEMPORAL DA CAMPANHA

Definir o perodo temporal em que a campanha de comunicao vai ser desenvolvida primordial. Em funo do projecto que se est a desenvolver, a campanha de Relaes Pblicas pode ser continuada ou interpolada. Isto , a campanha pode decorrer ao longo de toda a aco ou pode, simplesmente, ter pontos altos de divulgao consoante os picos de aco. Esta ponderao ter que ser feita tendo em conta trs premissas. A primeira,passa pela disponibilidade de meios econmicos e humanos. A segunda est directamente relacionada com a durao do projecto. A terceira dever ter em conta a distncia fsica em relao s sedes ou delegaes dos rgos de comunicao social que se podero cativar para a cobertura do projecto. Ponderados estes trs aspectos poder-se- ento avanar para as fases seguintes da campanha,uma vez que j esto definidos os objectivos pretendidos em termos de comunicao. claramente perceptvel que uma campanha de Relaes Pblicas planeada para funcionar apenas em picos de aco possui vanta gens para os projectos que tenham uma durao temporal elevada. Este tipo de campanha permite direccionar esforos e poupar energias.

DURAO DE UMA CAMPANHA

Em funo do projecto que se est a desenvolver, a campanha de Relaes Pblicas pode ser continuada ou interpolada . A deciso depende de 3 factores: 1.Disponibilidade de meios econmicos e humanos 2. Durao do projecto 3.Distncia fsica em relao s sedes ou delegaes dos rgos de comunicao social

ELABORAR UMA LISTA DE CONTACTOS

No basta apenas enumerar os jornais, rdios e televises que se pretendem atingir com a campanha. necessrio que a informao lhes chegue. Assim deve ter em conta que ao enviar uma qualquer informao para qualquer media, para que ela tenha ateno, deve ser endereada seco ou editoria correcta, sob pena de se perder no meio da catadupa de informao que cada rgo de informao recebe diariamente. Nunca esquea o envio dessa informao para os servios de a genda de qualquer rgo de informao . Esta uma das seces principais do planeamento de cada rgo de comunicao, uma vez que funciona como a memria de cada jornalista na obteno de informao sobre os factos ou aces que vai reportar. Se puder enviar informao personalizada,a eficcia ser maior . Organize uma lista de contactos com moradas,telefones e endereos electrnicos dos vrios meios de comunicao e de alguns jornalistas

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que a trabalham. Para obter, por exemplo, os endereos electrnicos dos jornalistas que podero ser os indicados para a cobertura do seu projecto basta consultar as fichas tcnicas publicadas pela maior parte dos rgos de comunicao escrita. No caso dos meios audio-visuais, um contacto prvio com os servios de secretariado de redaco ser a melhor forma para conseguir esse tipo de informao. O simples envio de informao regular torna-os seus interlocutores preferenciais.Ser a estes que ir recorrer pessoalmente caso isso seja necessrio. No caso de um projecto que abarque uma comunidade territorial h que valorizar a comunicao com os lderes e veculos locais de opinio, como sejam autarcas,comerciantes e outros profissionais que estejam em contacto regular com a comunidade. Esses sero um dos mais importantes parceiros para que o projecto seja divulgado.

ESCOLHER O RESPONSVEL PELAS RELAES PBLICAS

Aqui existem duas hipteses.A primeira, e mais cara, passa pela contratao de uma empresa ou de um profissional que acompanhe o projecto.A segunda (e mais comum, quando h escassez de meios financeiros) escolher um elemento da equipa que tenha apetncia e aptido para este tipo de trabalho. uma funo que exige horrios desacertados e capacidades para comunicar com vrios tipos de pessoas. Ou seja, exige disponibilidade, bom-senso e a capacidade de saber ouvir e saber explicar. O responsvel pela campanha no tem necessariamente de ser o gestor ou lder de cada projecto, mas a sua participao pessoal de vital importncia. De salientar que , obviamente , o responsvel pela campanha de ve ser algum que conhea o projecto no seu global. PERFIL DO RESPONSVEL DE RP Esse responsvel dever estar capacitado para responder s mlO responsvel pelas relaes pblicas tiplas questes que cada jornalista quiser colocar e, sempre que da campanha deve ser algum que: necessrio, socorrer-se de outros colaboradores do projecto em > Conhea o projecto no seu global reas especializadas,sempre que um jornalista pretenda realizar > Esteja capacitado para responder s uma entrevista ou uma reportagem.
mltiplas questes que lhe vo colocar

PREPARAR OS ELEMENTOS DE CAMPANHA

Uma vez que o objectivo divulgar o projecto de forma consistente, necessrio possuir material fsico de divulgao que seja simultaneamente til aos envolvidos directamente na aco e aos parceiros que sero convidados a divulg-la, tendo em ateno as normas anteriormente descritas. Desdobrveis, fotografias de momentos significativos e biografias dos orientadores do projecto, cronogramas, so elementos de apoio que servem como espelho da aco que se est a desenvolver no terreno.

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Se a campanha possui uma forte componente de divulgao junto dos media ento, por cada meta atingida, dever existir algo escrito que possa servir de referncia do desenvolvimento do projecto.

ASPECTOS PRTICOS PARA O RELACIONAMENTO COM OS MEDIA

AS CONFERNCIAS DE IMPRENSA

As conferncias de imprensa devem ser utilizadas apenas se a com unicao que se pretende fazer possui um peso que justifique a deslocao dos jornalistas mesma. Se assim no for, dificilmente se ter a assistncia pretendida. preciso ter em conta que os jornalistas so sobrecarregados diariamente com uma quantidade de informao muito superior de qualquer outro cidado. Rapidamente se habituam a escolher aquela que consideram ser a mais importante. E se num dado momento decorrem, por exemplo, trs conferncias de imprensa, s a mais apelativa ter presenas. Ou seja,o esforo investido numa conferncia de imprensa poder no se revelar compensador se o assunto da mesma no se revelar suficientemente apelativo. Ao avanar para a realizao de uma conferncia de imprensa h que ter em conta os seguintes parmetros.Primeiro, o jornalista comea a trabalhar de manh, pelo que esse o perodo do dia propcio recolha de informao. Segundo, se o tema da conferncia de imprensa no for forte, recomenda-se que a mesma se realize nesse perodo do dia,uma vez que o dispndio de esforo pelo jornalista na procura de informao maior nessa ocasio. Ou seja,o perodo horrio aconselhado para a realizao das conferncias de imprensa entre as 10h30 e as 15h30. Obviamente no se devem escolher datas coincidentes com feriados ou com outro tipo de eventos festivos. essencial que na conferncia de imprensa exista material informativo de suporte para que o jornalista se possa socorrer sempre que necessite de elaborar a sua notcia. Um dossier de imprensa deve ser entregue ao jornalista antes do incio da conferncia. A conferncia de imprensa de ve decorrer numa sala agradvel,iluminada, com condies acsticas que permitam a percepo perfeita do que se diz.Como complemento de conforto podem existir blocos de apontamentos e esferogrficas, bem como o chamado servio mnimo de restaurao.
O DOSSIER DE IMPRENSA

CONFERNCIA DE IMPRENSA

Ao avanar para a realizao de uma conferncia de imprensa h que ter em conta os seguintes parmetros. > O perodo horrio aconselhado entre as 10h30 e as 15h30 > No se devem escolher datas coincidentes com feriados ou eventos festivos > De ve existir material informativo de suporte > Escolher uma sala agradvel,bem iluminada, com condies acsticas adequadas > Como complemento podem existir blocos de apontamentos e esferogrficas, bem como o chamado servio mnimo de restaurao

Um dossier de imprensa deve possuir a maior quantidade possvel de informao sobre o assunto que se pretende noticiar:

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uma sntese dos objectivos; um desenvolvimento do objectivo principal; tratando-se de um projecto com durao temporal assinalvel deve existir um cronograma do desenvolvimento do mesmo; uma sinopse que tipifique a populao abrangida; um pequena biografia do(s) coordenador(es) dos projectos; se existirem possibilidades, incluir fotografias que ilustrem alguns dos passos dos projectos.
AS ENTREVISTAS E AS REPOR
ENTREVIST A

TA GENS

EXIGE

PREPARAO PRVIA, REMEMO -

RANDO TODO O PROJECTO, DE MOLDE A PODER FORNECER OS ESCLARECIMENTOS NECESSRIOS .

REPOR TA GEM

IMPLICA

FORNECER AO JORNALISTA AS

PRINCIPAIS REFERNCIAS DO PROJECTO PARA QUE ESTE POSSA DESCOBRIR O

(SEU)

NGULO DE ABORDAGEM MAIS

ADEQUADO

Se definiu vrios rgos de comunicao social como interlocutores ideais para a divulgao do seu projecto, ento dever cuidar que cada um destes media tenha acesso a informao diferenciada entre si de modo a que possam chegar da melhor forma aos seus pblicos. A entrevista com um ou mais responsveis do projecto ou uma reportagem sobre uma dada fase de desenvolvimento do projecto so duas formas possveis para se transmitir ao pblico o que est a ser feito. Ao optar-se pelo modelo de entrevista h que a preparar previamente, rememorando todo o projecto, de molde a poder fornecer os esclarecimentos e consideraes necessrias s perguntas efectuadas pelo jornalista. Perante a situao de reporta gem h que fornecer ao jorna lista as principais referncias do projecto para que este possa descobrir o seu ngulo de aborda gem preferido .
ELABORAO DE COMUNICAES A FORNECER MEDIA AOS

Tendo em conta que qualquer informao deve ser clara,h que seguir uma srie de regras na elaborao da informao escrita que se pretende enviar para os vrios rgos de comunicao. A compra e o estudo de manuais de jornalismo ajudam a entender a essncia da elaborao das notcias e as regras bsicas de funcionamento das redaces.Ao compreender estes aspectos ter maiores hipteses de ser bem sucedido na sua campanha de comunicao. Assim para elaborar uma comunicao para qualquer meio de comunicao social siga os seguintes passos: explique os factos; faa-o utilizando frases curtas, se possvel com menos de 30 palavras; o que verdadeiramente importante deve iniciar a comunicao; para verificar se uma comunicao est bem estruturada verifique se o primeiro pargrafo responde a estas seis questes: o qu? quem? como? onde? quando? porqu? Qualquer comunicado de imprensa que siga estas regras ter sempre maior dose de ateno

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ELABORAO DE COMUNICAES

do que uma comunicao no estruturada ou que esteja estruturada em formato de relatrio; utilize os tempos verbais preferencialmente no presente; no inicie pargrafos com verbos; evite linguagem excessivamente tcnica; a forma mais eficaz de comunicar utilizando a linguagem corrente; no esquea que, quanto mais concisas foram as frases,melhor a sua memorizao por parte de quem l; tenha em conta que qualquer jornalista prefere que as informaes que recebe sejam simples e claras. Clareza e simplicidade na comunicao meio caminho andado para que seja dada ateno informao que se pretende veicular; no esquea que, essencialmente, um jornalista relata factos e acontecimentos. Para os relatar ele dever sentir que os compreende perfeitamente, sob pena de no lhes ligar a ateno necessria.
UM RGO DE

Para elaborar uma comunicao para qualquer meio de comunicao social siga os seguintes passos > Explique os factos > Utilize frases curtas > Inicie a comunicao com o essencial > Verifique se o primeiro pargrafo responde a estas seis questes: o qu? quem? como? onde? quando? porqu? > Utilize verbos no presente > No inicie pargrafos com verbos > Utilize linguagem corrente > Use frases concisas > Seja claro e simples > Facilite a compreenso dos factos > Veja no jornalista um interlocutor e um parceiro

COMO EST ORGANIZADO COMUNICAO SOCIAL

Um rgo de Comunicao Social possui uma estrutura empresarial complexa,diferente da que se encontra na maior parte das empresas. Em paralelo coexistem duas estruturas, a editorial e a administrativa/financeira. Estas estruturas cruzam-se apenas no nvel superior de direco, sendo que, por regra,a estrutura editorial possui uma autonomia quase total em relao aos contedos.A estrutura administrativa e financeira por norma o suporte da estrutura editorial e no interfere nas escolhas noticiosas. Dentro da estrutura editorial existe uma hierarquia com alguma transversalidade em relao estrutura no seu global. Ou seja, um redactor pode reportar directamente ao director da publicao, em vez de o fazer ao seu chefe directo, se o assunto que estiver a tratar seja considerado de interesse vital para esse rgo de Comunicao Social. Em termos globais uma estrutura editorial est organizada da seguinte forma:direco (director e directores adjuntos); redactor principal; chefia de redaco (ou editor executivo); editores de seco; reprteres. Paralelamente a esta estrutura vertical existe o servio de agenda, que organiza com a antecedncia possvel os assuntos passveis de serem noticiados, fornecendo direco e a cada seco o material de apoio para que o jornalista tenha suficiente informao sobre o que vai encontrar no terreno. primordial fornecer todas as informaes e explicaes aos servios de agenda uma vez que eles funcionam como a memria activa dos jornalistas. Fornea o calendrio das actividades previstas, tanto aos servios de agenda como ao jornalista que elegeu como contacto preferencial em cada rgo de informao.

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