UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARAN

CENTRO DE COMPUTAO ELETRNICA

DIVISO DE MICROINFORMTICA
Curso: ACCESS 2.0

UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARAN

Reitor: Jos Henrique de Faria Vice-Reitora: Maria Amlia Sabbag Zainko Diretor: Srgio Scheer

CENTRO DE COMPUTAO ELETRNICA DIVISO DE MICROINFORMTICA

Chefe da Diviso: Jos Simo de Paula Pinto

ACCESS 2.0

Elaborao: Paulo Mauch Neto

mauch@cce.ufpr.br

Estruturando um Banco de Dados

Um banco de dados bem projetado fornece um acesso conveniente s informaes desejadas. Com uma boa estrutura, gasta-se menos tempo na construo do banco de dados e, ao mesmo tempo, assegura-se resultados mais rpidos. O Processo de Estruturao de um Banco de Dados A chave para a compreenso do processo de estruturao de um banco de dados se baseia no entendimento de como um sistema de gerenciamento de banco de dados relacional, como o Microsoft Access, armazena os dados. Para fornecer informaes com eficincia e preciso precisamos ter os dados relativos a assuntos diferentes armazenados em tabelas separadas. Por exemplo, voc precisa ter uma tabela armazenado apenas os dados sobre empregados e uma outra armazenando apenas os dados sobre as vendas. Ao se elaborar um banco de dados, deve-se primeiro dividir em assuntos separados as informaes que se pretende armazenar. Em seguida, informa-se ao MSAccess de que forma os assuntos esto relacionados uns aos outros. Etapas da Estruturao de um Banco de Dados a) Determine o propsito de seu banco de dados: isto ajuda a decidir quais dados sero armazenados pelo seu banco de dados; b) Determine as tabelas que voc precisa: quando definimos o propsito de um banco de dados podemos dividir as informaes em assuntos diferentes, tais como Empregados ou Pedidos. Cada Assunto ir compor uma tabela do seu banco de dados; c) Determine os campos necessrios: decida quais informaes sero mantidas em cada tabela. Cada categoria de informaes chamada campo e mostrada como uma coluna independente na tabela; d) Determine os relacionamentos: olhe para cada uma das tabelas e decida como os campos de uma tabela se relacionam com os dados de outras tabelas. Adicione campos s tabelas ou crie novas tabelas para aumentar a clareza dos relacionamentos, sempre que necessrio; e) Refine a estrutura do banco de dados: analise a estrutura de seu banco de dados verificando se no h erros. Crie as suas tabela e adicione alguns poucos registros de dados, verificando se consegue obter os resultados desejados em suas tabelas. Esta etapa muito importante pois com o MSAccess bastante fcil modificar a estrutura de seu banco de dados medida que ele criado. Entretanto, torna-se muito mais difcil alterar tabelas que j estejam com muitos dados e, tambm, depois de j se ter construdo formulrios e relatrios. Problemas Comuns na Estruturao de um Banco de Dados a) Voc pode ter um grande nmero de campos que no se relacionam ao mesmo assunto. Tente certificar-se de que cada tabela contm dados sobre apenas um assunto; b) Voc tem campos que foram deixados intencionalmente em branco por que no se aplicam queles registros. Isto normalmente significa que estes campos devem pertencer a uma outra tabela; c) Voc tem um grade nmero de tabelas, muitas das quais contendo os mesmos campos. Tente consolidar toda a informao pertinente a um nico assunto em apenas uma tabela.

Observando estas regras podemos evitar alguns problemas como, por exemplo: a) Introduo de erros atravs de informaes duplicadas; b) Excluso de informaes valiosas. Determinando Campos Necessrios para suas Tabelas Para determinar quais os campos de uma tabela, decida o que preciso saber sobre as pessoas, fatos ou eventos que nela devem ser registrados. Os campos formam as caractersticas de uma tabela. Dicas para Determinar Campos em Tabelas a) Relacione diretamente cada campo ao assunto da tabela: um campo que descreve o assunto de uma tabela diferente; b) No inclua campos derivados ou calculados: ao invs disso deixe que o MSAccess realize os clculo para voc quando precisar ver os resultados; c) Inclua todas as informaes necessrias: analise todas as possibilidades de formulrios e relatrios que voc poder necessitar e observe se todas as informaes necessrias esto contidas em sua tabela; d) Armazene as informaes nas suas partes menores: tente separar as informaes em parte lgicas pois, mais de um tipo de informao em um mesmo campo poder dificultar a recuperao individual de dados. Campos de Chave Primria um campo ou conjunto de campos que identifica de um modo nico cada registro individual armazenado em uma tabela. O MSAccess usa os campos de chave primria para associar rapidamente os dados de mltiplas tabelas e fornecer-lhe os dados completos. Quando escolher campos de chave primria, tenha sempre em mente que: O MSAccess no permite duplicatas ou valores nulos em um campo de chave primria. Por esta razo, no deve ser escolhida uma chave primria que possa vir a conter estes valores; O tamanho da chave primria afeta a velocidade das operaes do seu banco de dados. Para um melhor desempenho, use o menor tamanho que acomode os valores necessrios para armazenar no campo. Nomeando Campos Quando voc adiciona um campo o primeiro passo atribuir-lhe um nome. Este nome pode consistir de 64 caracteres (letras ou nmeros), incluindo espaos em branco

Tipos de Dados Disponveis no MSAccess Tipo de dados Texto Memorando Nmero Data/Hora Moeda Contador Armazena Caracteres alfanumricos Tamanho At 255 bytes(1 byte por caractere) Caracteres alfanumricos(normalmente At 64.000 bytes vrias sentenas ou pargrafos) Valores numricos(valores inteiros ou 1, 2, 4 ou 8 bytes fracionrios) Data e Horas 8 Bytes Valores monetrios 8 bytes Um valor numrico que o MSAccess 4 Bytes incrementa, automaticamente, para cada registro adicionado Valores booleanos 1 bit Objetos OLE, grficos ou outros dados At um gigabyte (limitado pelo binrios espao em disco

Sim/No Objeto OLE

Determinando Relacionamentos Como as informaes de um banco Access so armazenadas em tabelas que se relacionam a um assunto especfico, precisamos de uma forma para informar ao MSAccess como agrup-las de forma significativa. A maneira como informamos isto ao banco de dados com a criao de relacionamentos entre tabelas que possuem dados que, de alguma forma, se relacionam. Criando um relacionamento: Para definir-mos um relacionamento entre duas tabelas, tabela A e tabela B, precisamos adicionar uma chave primria de uma tabela na outra, de forma que ela aparea em ambas as tabelas. Exemplo: Chave Primria.

O campo N. Empregado Aparece em ambas as tabelas

Chave externa. Atravs deste relacionamento podemos, por exemplo, criar uma consulta que relacione todos os pedidos que foram atendidos por um determinado empregado

(tabela Pedidos), anexando ainda as informaes pessoais do empregado (tabela Empregados). Tipos de Relacionamentos: Existem trs tipos de relacionamentos entre tabelas: a) Relacionamento um-para-vrios: o tipo mais comum em um banco de dados relacional. Neste tipo, um registro na tabela A pode se relacionar com mais de um registro equivalente na tabela B, mas um registro na tabela B tem no mximo um registro equivalente na tabela A. b) Relacionamento vrios para vrios: neste caso um registro na tabela A pode ter mais de um registro equivalente na tabela B e um registro na tabela B pode ter mais de um registro equivalente na tabela A. Para detectar um relacionamento vrios-para-vrios entre duas tabela, importante que se olhe em ambas as direes do relacionamento. Por exemplo, considere o relacionamento entre as tabelas Pedidos e Produtos no banco de dados Nortwind. Um pedido pode incluir mais de um produto. Assim, para cada registro na tabela Pedidos, podem haver muitos registros na tabela Produtos. Mas isso no tudo. Cada produto pode aparecer em diversos pedidos diferentes. Assim, para cada registro na tabela Produtos, podem haver muitos registros na tabela Pedidos. Muitas vezes esta estrutura pode acarretar a repetio redundante de informaes, gerando uma estrutura ineficiente e que pode resultar em dados imprecisos. Para fugir deste problema devemos criar uma terceira tabela que quebra o relacionamento vrios-para-vrios em dois relacionamentos um-para-vrios. Voc deve colocar a chave primria de cada uma das duas tabelas na terceira tabela. c) Relacionamento um-para-um: neste caso um registro na tabela A no pode ter mais de um registro equivalente na tabela B e um registro da tabela B no pode ter mais de um registro na tabela A. Este tipo de relacionamento entre tabelas incomum pois em muitos casos, as informaes das duas tabelas podem ser simplesmente combinadas em uma nica tabela. Exerccios 1) Crie relacionamentos entre as tabelas abaixo, considerando que elas formam um banco de dados que armazena compromissos.

2) Com base nas tabelas acima e nos relacionamentos por voc criados, elabore estas tabelas no MSAccess escolhendo os tipos de dados apropriados para cada campo.

3) Baseando-se nas informaes abaixo (referentes a um banco de dados de emprstimos de uma Vdeo Locadora)estabelea relacionamentos entre as tabelas criando os campos necessrios para cada uma delas.

4) Crie no MSAccess o banco resultante do exerccio anterior. Definindo um Valor Padro Quando um campo costuma ter o mesmo valor podemos definir um valor padro que aparea no campo sempre que adicionar-mos um registro em um formulrio ou folha de dados O valor padro para campos do tipo Nmero e Moeda ZERO. Voc pode utilizar as funes Data() Agora() para inserir a data e a hora atual em um campo. exerccio: 1) Na Tabela Consultas adicione valores padro para os campos data/hora e, na tabela Clientes, adicione valor padro para o campo Cidade. Regras de Validao O MSAccess faz a validao automtica de valores com base no tipo de dados de um campo (no admitir texto em campo numrico, etc). Porm podemos definir regras mais especficas para os dados utilizando regras de validao; O MSAccess prev a utilizao dos operadores lgicos E, Ou para se elaborar uma regra de validao. exemplos: Regra de Validao <>0 0 ou > 100 Como K??? <#1/1/92# Permite Valores diferentes de zero Valores iguais a zero ou acima de 100 Valores com quatro caracteres iniciando por K Datas anteriores a 1992

=Paranagu

A palavra Paranagu

OBS.: Verifique o que faz a propriedade Texto de Validao. Exerccios: 1) Crie na Tabela Consultas regra de validao para o campo DataDePagamento que s aceite entrada de dados para o ano de 1997. 2) Crie na Tabela Clientes regra de validao para o campo Cidade. Definindo Propriedades de tabelas Podemos definir trs propriedades para tabelas a) Descrio Armazena uma descrio do contedo e propsito de uma tabela; b) Regra de Validao Limita os dados inseridos em um registro a valores que atendam certas exigncias. Faz a validao da regra antes de salvar ou sair de um registro e no depois de sair de um campo, podendo conter referncia a um ou mais campos da tabela; c) Texto de Validao: Exibir uma mensagem quando a regra de validao do registro for violada. OBS.: Para acionar as propriedades das tabelas abra o menu Exibir e escolha Propriedades da Tabela. Mascara de Entrada Quando todos os valores a serem inseridos em um campo tiverem que ter o mesmo formato, pode-se simplificar a entrada de dados criando um padro chamado mscara de entrada Vantagens da utilizao da mscara de entrada: a) Insero automtica de caracteres de formatao literal em um campo;, b) Garante que os dados inseridos caibam na mscara de entrada que voc definiu e que somente valores do tipo especificado possam ser inseridos; c) Proteo de informaes confidenciais. OBS.: Uma mscara criada para um campo de uma tabela ser usada tambm em quaisquer consultas, formulrios e relatrios que utilizem a tabela. Caracter da Mscara Use na Mscara de entrada para Dgito (entrada requerida). 0 Somente dgito (entrada no requerida). 9 Dgito, sinal + ou - ou espao (entrada no requerida: posies # vazias so convertidas em espaos). Letra (entrada requerida). L Letra (entrada no requerida). ? Letra ou dgito (entrada requerida). A Letra ou dgito (entrada no requerida). a Qualquer caracter ou espao (entrada Requerida) & Qualquer caracter ou espao (entrada no requerida). C Separadores de nmeros decimais, milhar, data e hora. ,.:;-/

< > ! \

Faz com que os caracteres direita sejam convertidos para minsculo. Faz com que os caracteres direita sejam convertidos para maisculo. Faz com que a mscara seja preenchida da direita para a esquerda se includo em qualquer lugar da mscara(use quando houver caracteres opcionais do lado esquerdo da mscara). Faz com que o caracter seguinte seja exibido como caractere de formatao literal na mscara de entrada (use quando quiser incluir um dos caracteres acima na formatao)

Exemplos: Mscara de Entrada (000)000-000 (999)000-000! (000)AAA-AAAA #999 >L????L?000L0 00000-9999 >L<????????????? ISBN 0-&&&&&&&&&-0 Opes da mscara de entrada Uma mscara pode conter at trs partes separadas por ponto-e-vrgula. A primeira parte especifica a mscara propriamente dita. Inserindo a segunda e a terceira parte separada por pontos-e-vrgulas, voc altera o comportamento da mscara de entrada. Formato da mscara de entrada Caracteres exibidos para lacunas em mscaras (000)000-0000;0; Digite 0 aqui para armazenar caracteres exibidos literalmente, ou 1 (ou deixe em branco) para armazenar somente os dados entrados. Exerccios: 1) Adicione em nosso banco de dados de compromissos uma Regra de Validao para a tabela Clientes que no permita a incluso de clientes de Curitiba. 2) Crie mscaras de entrada para os seguintes campos do nosso banco de dados de Compromissos: Onde Condio Todos os campos PrimeiroNome e Iniciar sempre com letras maisculas, sendo as demais minsculas. Sobrenome Exemplo de Valores (206)555-1248 (206)555-0248 ( )555-0248 (206)555-TELE -20 200 VERDEVR339M3 MAIR452B7 9811598115-3007 Maria Silveira ISBN 1-55615-507-7 ISBN 0-13-964262-5

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Campo Cidade Todos os campos telefones Filtros:

relacionados

Todas as letras em maisculo. com A entrada do prefixo DDD seja facultativa.

Utilizado quando queremos visualizar um subconjunto de registros, proporcionando uma visualizao personalizada dos dados de suas tabelas ou formulrios. Um filtro como uma consulta simples, exceto pelo fato de se aplicar apenas a uma tabela ou formulrio aberto. Criando e Aplicando um Filtro 1) Com a tabela Fornecedores (ou um EditarFiltro/Classificao (ou clique no boto ); Pas; formulrio) aberta, escolha

2) Arraste alguns campos para a linha Campos da grade, no esquecendo o campo

3) Especifique critrios para a ordem de classificao e, para o campo Pas, devemos apresentar apenas os fornecedores franceses; 4) Escolha AplicarFiltro/Classificao no menu Registros (ou clique no boto ); 5) Salve seu filtro como uma consulta(na Janela Filtro, escolha Salvar Como Consulta no Menu Arquivo). OBS.: Os filtros so temporrios; eles no so salvos com sua tabela ou formulrio.

Formulrios
um que nos permite a visualizao, insero, alterao, excluso e impresso de dados de nossas tabelas ou consultas. Atravs dos formulrios podemos criar o layout mais adequada s nossas necessidades. Vantagens dos Formulrios - Apresentar os dados de maneira mais atraente, com fontes de letras especiais, e outros efeitos grficos, como, cores e sombras, a) Calculam totais; b) Contm grficos; c) Possibilidade de exibir dados de mais de uma tabela; d) Automatizao das tarefas mais comuns. Criando Formulrios com o Auxlio dos Assistentes Existem Cinco tipos de Formulrios a escolher: a) AutoFormulrio: a maneira mais rpida de criar um formulrio. Esta opo no faz nenhuma pergunta ao usurio; ao invs disso ele cria imediatamente um formulrio; b) Formulrio Coluna Simples: este tipo de formulrio exibe os valores dos registros em colunas, com cada valor em uma linha. Ele exibe um registro por vez. c) Formulrio Tabular: este tipo de formulrio exibe valores de um registro em formato linha-e-coluna, mostrando de uma vez s, mltiplos registros; d) Formulrio/Subformulrio: este tipo exibe um relacionamento um-para-vrios entre os dados no formulrio principal(o lado um do relacionamento) em um subformulrio(o lado dois do relacionamento).

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e) Grficos: nos possibilita a criao de diferentes tipos de grficos em nossos formulrios. Criando Formulrios com o Auxlio do Assistente 1) Na janela Bando de Dados, clique na opo Formulrio (ou escolha Formulrios no menu Exibir); 2) Escolha o boto Novo (ou escolha Novo no menu Arquivo e, ento, escolha Formulrio); 3) A partir da caixa Selecionar uma Tabela/Consulta, selecione a tabela ou consulta que contenha os dados a serem exibidos no formulrio. 4) Escolha o boto Assistente; 5) Selecione um dos assistentes na lista; 6) Siga as instrues na caixa de dilogo Assistente de Formulrio. Na ltima caixa de dilogo, clique no boto terminar. OBS.: Dependendo do tipo do formulrio e das opes escolhidas voc pode criar um formulrio que apresente os dados de forma inadequada. Exerccios: (UTILIZANDO O BANCO DE DADOS NWIND) 1) Utilizando a Tabela Cliente crie um formulrio com o auxlio do Assistente e escolha a opo AutoFormulrio. 2) Utilizando a Tabela Cliente crie um formulrio com o auxlio do Assistente e escolha o modelo Coluna Simples. 3) Idem exerccio 2 porm escolha o modelo Tabular; 4) Visualize os formulrios criados no modo estrutura e visualize suas principais propriedades. 5) Crie com o auxlio do Assistente um formulrio do tipo Formulrio/SubFormulrio, utilizando a Tabela Pedidos para o formulrio e a Tabela Detalhes do Pedido para o subformulrio. 6) Crie com o auxlio do Assistente um formulrio do tipo Grfico, utilizando a Tabela Categorias e o tipo de grfico pizza analise o resultado obtido. 7) Crie com o auxlio do Assistente um formulrio do tipo Grfico, utilizando a Tabela Produtos e os campos Cdigo da Categoria e Preo Unitrio tentando criar um grfico coerente.

Tipos de Controles (Classificados de acordo com a origem dos dados que exibem)

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- Bound(vinculado): exibe dados de tabelas; - Unbound(no-vinculado): exibe texto informativo; - Calculado exibe dado derivado de expresses.

Criando Controles Que Exibem Dados Calculados

- Servem para facilitar a entrada de dados em nossos formulrios, aumentando a velocidade com que preenchemos os campos alm de garantir a consistncia dos dados entrados. - Expresses so utilizadas para exibir dados calculados em Controles. Os dados resultantes de uma expresso podem ser exibidos em qualquer tipo de controle: caixas de texto, caixas de verificao, botes de opes etc. 1 - Crie um formulrio em branco escolhendo a tabela Produtos como fonte de dados; 2 - Selecione a ferramenta para caixa de textos na barra de ferramentas; 3 - D um clique no Formulrio para criar uma caixa de textos no vinculada; 4 - D um clique dentro da caixa de texto; 5 - Escreva a expresso desejada. Lembre-se de comear com o sinal de igual(=).

Existem Dois Tipos - Caixa de Listagem: - Voc escolhe um valor da lista; - No pode inserir novo dado; - Ocupa sempre uma boa poro da tela, pois no podemos fech-la. - Combo Box: - Voc seleciona um item da listagem ou digita o valor desejado; - Pode-se permitir ou no a entrada de dados que no estejam na lista.

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Criando uma Combo Box ou uma Caixa de Listagem

- Utilizando o Assistente 1 - Selecione a Ferramenta Combo Box ou a Caixa de Listagem na barra de ferramentas; 2 - Como o controle ser vinculado a um campo, arraste-o para o Formulrio a partir da lista de campos; 3 - Siga as Orientaes do assistente observando os seguintes detalhes: a) Eu quero que a caixa de combinao procure... b) No prximo item escolha a tabela produtos; c) No prximo item escolha o campo cdigo da categoria; d) No prximo item ajuste a largura do seu controle como desejar; e) No prximo item escolha armazenar aquele valor no campo cdigo da categoria. Ao Visualizar seu Formulrio no Modo Formulrio voc poder alterar o valor do cdigo da categoria escolhendo um valor da combobox por ns criada. Em um registro qualquer deste formulrio tente inserir na ComboBox por ns criada o valor 991. - O que aconteceu???

Agora faa alteraes nas propriedades: Ativado, Bloqueado, Valor Padro, Regra de Validao, Texto de Validao, Texto na Barra de Status e ainda outras propriedades relacionadas ao controle, verificando sempre quais os seus efeitos. Salve este Formulrio com o nome PROD1. - Sem Utilizar o Assistente: - Combo Box com Valores Fixos: 1 - Feche o Formulrio PROD1; 2 - Inicie Novo formulrio sem associ-lo a nenhuma tabela ou consulta; 3 - Insira um controle ComboBox com em Seu Formulrio; 4 - Caso O assistente seja acionado pressione a tecla Cancelar; 5 - Ajuste as propriedades: Tipo de origem da linha para: ListaValores; Origem da linha: Digite a abreviatura de alguns estados brasileiros (separados por ponto e vrgula); - A Partir de um SQL: Podemos criar uma Combo Box ou uma Caixa de Listagem a partir de um comando em Linguagem SQL.. Para isso devemos criar uma Consulta e aproveitar-mos a expresso SQL por ela criada. A vantagem deste mtodo que qualquer consulta pode ser substituda por um comando em linguagem SQL, reduzindo-se assim o nmero de Consultas em seu BD, o que pode ser importante em sistemas mais complexos. 1 - Inicie uma nova Consulta sem utilizar o assistente; 2 - Inserindo a tabela Categorias; 3 - Monte uma consulta que traga como resultado o nome de todas as categorias existentes em nosso BD; 4 - Ordena sua consulta pelo campo Nome da Categoria; 5 - No Menu Exibir, escolha a opo SQL (ou utilize o cone SQL);

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6 - Copie o Comando SQL gerado ; 7 - Saia da tela da Consulta e abra o formulrio PROD1; 8 - Insira uma ComboBox Nao-Vinculada; 9 - Copie o contedo do Clipboard na propriedade Origem da Linha. 10 - Ajuste as demais propriedades como realizado nos exerccios anteriores. - O que acontece com o contedo desta combo box quando mudamos para outro registro? Caixas de Verificao, Boto de Opo e Boto de Alternar So controles que conferem um aspecto intuitivo a valores do tipo Verdadeiro(-1)/Falso(0), agilizando a entrada de dados e o reconhecimento da opo feita. Exemplo: - Crie um novo Formulrio em Branco Adicionando a tabela Produtos; - Insira alguns campos no seu formulrio; - Insira um controle Boto de Opo ligando-o com o campo Descontinuado; - Acerte a Propriedade Valor Padro. Qual valor devemos inserir no Construtor de Expresses? Grupos de Opes Ideais para fazer a entrada de dados em campos com um nmero limitado de alternativas. OBS.: - Pode ser composto por um conjunto de Botes de Verificao, Botes de opes ou Botes de alternar; - Somente uma das Opo poder estar ativa; - O Grupo de Opes caracterizado por uma frame que contm todas as Opes. - A cada Controle dentro do Grupo de Opes atribui-se um valor numrico, que ser assumido pelo Grupo quando este Controle for escolhido. Criando um Grupo de Opes 1 - Primeiramente criaremos uma Tabela Chamada Pedido Recusado que dever conter o Nmero do Pedido, o Cdigo do Cliente e o Motivo da Recusa do Pedido; 2 - Depois criaremos uma Tabela Chamada Motivo que dever conter o Identificador para o Motivo e o Motivo Propriamente dito; 3 - Estabelea relacionamento entre as tabelas; 4 - Insira 3 ou 4 registro na tabela Motivo que serviro como base para a construo do nosso Grupo de Opes; 5 - Crie um novo formulrio utilizando a tabela Pedido Recusado; 6 -Demais passos (Vistos em aula);

Alterando a Ordem de tabulao

Podemos alterar a ordem de tabulao para os campos de um Formulrio. Para isso devemos Abrir um formulrio no Modo Criar e, no Menu Editar escolher a opo Tabulao. Basta Selecionar o Campo com o mouse arrast-lo para a posio desejada. Propriedades dos Formulrios Execute o comando Selecionar Formulrio do Menu editar (ou clique na regio cinza do Formulrio, fora de qualquer seo) e veja a lista das propriedades disponveis. Algumas Propriedades:

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- Formulrio Simples: exibe apenas um registro por vez; - Formulrios Contnuos: exibem vrios registros por vez; - Folha de dados: exibe os dados em formato de planilha. Edio Padro: - Entrada de Dados: Ser exibido um Registro novo quando da abertura do Formulrio; - Permitir edio: exibe o Primeiro Registro. Permite a incluso de registros; - Somente para leitura: Utilizados para Formulrios do tipo pesquisa. Origem do Formulrio: - Utiliza-se quando queremos alterar a Tabela/Consulta que a base do Formulrio. Exerccio: 1 - Inicie um novo Bando de Dados. Crie as Tabelas seguintes, definindo as caractersticas dos Campos como voc achar melhor: Estados(Conter os Estados do BR): Sigla; Descrio. Clientes(conter dados cadastrais dos Clientes de uma Loja hipottica): Cdigo Nome; Sexo(onde M = 1 e F = 2); Telefone Endereo; Cidade; Estado; CEP. 2 - Crie Formulrios para entrada de dados nas Tabelas acima sem utilizar os assistentes. O formulrio para entrada dos Estados dever ser contnuo(permitir a visualizao de mais de um registro ao mesmo tempo). 3 - No Formulrio para entrada dos dados dos clientes faa as seguintes alteraes: O sexo do Cliente dever ser inserido por meio de um Grupo de Opes, o qual conter apenas duas opes: Masculino e Feminino; O Estado dever ser inserido por meio de uma Caixa de Listagem, a qual exibir os dados da Tabela Estado. Formulrios com Mais de Uma Tabela O Access permite-nos incluir um formulrio dentro de outro, criando assim Subformulrios, sendo que os registros existentes no Subformulrio podem estar vinculados aos registros exibidos no Formulrio Principal. Desta forma quando alterado o registro do Formulrio Principal, os registros exibidos no Subformulrios so atualizados automaticamente. Criando Subformulrios

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Subformulrios so Formulrios comuns que, aps criados, so anexados a um Formulrio Principal, que tambm um Formulrio comum. Exemplo Usando o Assistente: 1 - Crie um novo Formulrio utilizando a tabela Categorias como origem de dados; 2 - Clique no Boto Assistente e aps escolha Principal/Subformulrio. 3 - Entre com as seguintes respostas: - A tabela que contm...: Produtos; - Campos do Formulrio: Cdigo da Categoria, Nome da Categoria, Descrio, Imagem; - Campos no Subformulrio: Identificao do Produto, Nome do Produto, Preo Unitrio, Quantidade por Unidade; - Estilo: Padro; - Ttulo: Categorias; - Modo: Abrir; - Nome do Subformulrio: Categorias no Subform. Exemplo Sem Usar o Assistente: 1 - Crie o Subformulrio que voc deseja incluir em outro Formulrio. 2 - Crie o Formulrio Principal reservando um espao para o Subformulrio; 3 - Com o Formulrio Principal Aberto, v para a Janela Banco de Dados. D um clique sobre o Boto Formulrios para que aparea a lista dos Formulrios; 4 - Arraste o Subformulrio para dentro do Formulrio Principal; 5 - Acerte sua posio e suas propriedades. Relacionando o Subformulrio ao Formulrio Principal necessrio setar duas propriedades do Subformulrio: 1 - Vincular a partir de: nome do campo do Subformulrio cujo contedo deve ser igual ao contedo do campo Vincular do Formulrio Principal. 2 - Vinculara : nome do campo do Formulrio Principal que estabelece a relao com o subformulrio OBS.: - Os campos que relacionam Formulrio com Subformulrio no precisam aparecer nos formulrios; - O Access criar automaticamente a relao entre os Formulrios, levando em considerao se h relacionamento entre as Tabelas ou verificando a existncia de combos com o mesmo nome e tipo. - Caso contrrio voc ter que criar as relaes manualmente.

Baseando um Formulrio em uma Consulta

Podemos basear-mos nossos Formulrios em Consultas o que nos traz uma srie de benefcios: - Possibilita a incluso de campos de diversas Tabelas; - Podem-se exibir os dados de forma ordenada(sort); - Podem-se limitar os registros disponveis sem a utilizao de filtros. - Exibir dados de relaes do tipo Vrios para Um. Criando um Formulrio do Tipo Vrios para Um

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o exemplo tpico onde temos que usar uma consulta como base para o nosso Formulrio. Visualize o Formulrio Produtos e Fornecedores e observe detalhadamente a sua construo e suas propriedades. Exerccio: 1) Vamos criar um pequeno sistema para organizar uma discoteca. Ele ter as seguintes Tabelas: Intrpretes - CdigoIntrprete(campo contador); - Nome. Compositores - CdigoCompositor(CampoContador); - Nome. Tipo de Msica - CdigoTipoDeMsica(Campo Contador); - Nome. Discos - CdigoTipoDeMsica(Campo Contador); - Ttulo; - Gravadora; - DataLanamento; - ValorEmDlares. Msicas - CdigoMsica(Campo Contador); - CdigoIntrprete; - CdigoCompositor; - CdigoTipoDeMsica; - CdigoDisco; - Ttulo; - Durao. 2) Crie Formulrios Simples para inserir dados nas Tabelas Intrpretes, Compositores, TipoDeMsica e Discos. 3) Crie um Formulrio para inserir as Msicas. Para os campos CdigoIntrprete, CdigoCompositor, CdigoTipoDeMsica, crie Controles do tipo Caixa de Listagem(Combo). Assim, quando voc for introduzir, por exemplo, o tipo de msica, aparecer uma Caixa com todos os tipos cadastrados e voc s ter de escolher o valor adequado. 4) Torne o Formulrio para entrada das Msicas um Subformulrio do Formulrio para entrada dos discos. 5) Crie um Formulrio com Subformulrio para que voc possa examinar todas as msicas de um dado compositor. Usando Expresses nos Formulrios As expresses so teis para obter dados derivados daqueles que esto gravados nas Tabelas.

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Exemplos de Expresses: Nome do Controle Preo de Funcionrio Total Data Expresso =[Preo Unitrio]*0,75 =[Subtotal] + [Frete] =Data() Funo Multiplica o Preo Unitrio por 0,75 Soma o valor de subtotal com o frete Pega a data Atual

Siga os passos abaixo para entrar algumas expresses: 1 - Inicie novo Formulrio escolhendo a Tabela Produtos como origem dos dados; 2 - Crie uma caixa de texto ao lado do valor do campo Preo Unitrio; 3 - Estabelea uma frmula que realize o clculo do total do valor de um determinado produto; 4 - Estabelea uma frmula que apresente o valor atualizado do estoque caso a venda seja concretizada, tente usar o Construtor de expresses assim como inserir sua expresso diretamente na caixa de texto; 5 - Crie um controle que apresente a data do sistema; Verifique que para inserir uma expresso diretamente em uma caixa de texto podemos inserir diretamente na caixa a expresso desejada precedida pelo sinal de igual(=). Utilize SHIFT+F2 para melhorar a visualizao. 6 - Crie um controle que faa a concatenao de dois ou mais textos;
dica: = [Primeiro Nome]& &[ltimo Nome] Exerccios 1 - Crie um Banco de dados Para entrada de Pedidos com as seguintes tabelas: PedidoCabealho

- CdigoPedido; - Comprador; - DataCompra. PedidoLinhas - CdigoPedido; - Item - Quantidade; - PreoUnitrio. 2 - Crie um Formulrio para cada Tabela. O Formulrio para as Linhas do Pedido se tornar um Subformulrio do outro; faa-o no modo Formulrio Continuo; 3 - Crie no Subformulrio um Controle para expressar o total de cada item, ou seja, a quantidade vezes o preo unitrio. 4 - Crie um Controle, ainda no Subformulrio, que totalize o Pedido; 5 - Faa o total do Pedido aparecer no Formulrio principal. Para isso, so necessrios dos passos: a) Torne invisvel o Controle que totaliza o pedido no Subformulrio. b) Crie um Controle no Formulrio principal que copie o valor do Controle do Subformulrio.

Trabalhando com Figuras e Grficos

Quaisquer objetos criados em aplicaes Windows posem ser utilizados no Access e os que forme gerados por aplicativos que suportem OLE podero ser editados diretamente do Access. - Objeto Incorporado(Embedding): Fica gravado dentro do Banco de Dados Access e, portanto, no poder ser atualizado pelo aplicativo que o gerou.

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- Objeto Apontado(Linking): fica gravado em seu diretrio original, no sendo incorporado ao Banco de Dados, assim qualquer atualizao feita nele ser refletida no Access. Incorporando Objetos Existem duas maneiras: 1 - No-vinculado: um objeto que no est gravado em nenhuma tabela. 2 - Vinculado: um objeto que est dentro de nosso BD, isto , dentro das tabelas de um Banco. Incorporando Objetos No-Vinculados Voc dever estar trabalhando com o formulrio no modo estrutura, sendo que podemos criar o objeto ao mesmo tempo que o incorporamos ou ento podemos incorporar um objeto previamente criado. 1 - Abra um Formulrio no modo estrutura; 2 - D um clique na ferramenta Objeto No-Vinculado na Caixa de Ferramentas. 3 - D um clique no Formulrio onde voc deseja posicionar o Objeto; 4 - Na lista de Objetos, selecione o aplicativo desejado. 5a - Se voc deseja criar o Objeto agora, pressione OK. Ser iniciado o aplicativo escolhido. Aps terminar a criao de Objeto, acione o comando Retornar ao Access; caso esse comando no esteja disponvel, acione o comando Atualizar; 5b - Se voc j tem o Objeto que deseja incorporar, pressione o Boto Arquivo...escolha o arquivo desejado. O mtodo Cut/Paste tambm pode ser utilizado para incorporar Objetos. Basta recortar o Objeto desejado em seu aplicativo de origem e depois col-lo no Access. 6 - Trabalhe com as propriedades do Objeto inserido visualizando quais as alteraes ocorridas; 7 - Descubra como evitar que o objeto inserido no possa mais ser editado.
(Utilizar o comando Alterar, no menu Editar)

Incorporando Objetos Vinculados 1 - Vamos criar um formulrio sem usar o Assistente escolhendo como Origem de Dados a Tabela Empregados; 2 - Inclua campos em seu formulrio deixando espao para a insero do campo Foto; 3 - Pressione o boto Lista de Campos para ver os campos disponveis; 4 - Selecione a ferramenta para Objetos Vinculados na Caixa de ferramentas; 5 - Arraste o campo que contm o Objeto OLE para o Formulrio. Ser criado um Controle para o campo em questo, o qual estar vazio e ser preenchido quando alternarmos para o modo Formulrio

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Incorporando Grficos O Access nos possibilita a criao de grficos tanto com seus prprios dados quanto com dados precedentes de outros aplicativos, tais como o Microsoft Excel. Visualize o formulrio Vendas por Produtos para analisar o grfico apresentado neste formulrio e visualizar suas propriedades. Exemplo: 1 - Abra o Formulrio no modo desenho. 2 - D um clique sobre a ferramenta grfico na caixa de ferramentas. 3 - D um clique sobre o Formulrio onde deseja posicionar o grfico. Neste ponto ser iniciado o Assistente Graph que, atravs de uma srie de perguntas, o auxiliar na confeco do grfico. 4 - Voc dever escolher a Tabela/Consulta(voc pode utilizar a tabela Feira de Negcios, escolhendo os campos Taxa, NmeroDoEvento e Local) que contm os dados a serem utilizados e, nas opes seguintes escolher as opes adequadas. A seqncia das telas apresentadas pode variar de acordo com os tipos de dados inseridos. 5 - Aps criar seu grfico visualize atentamente a sua propriedade Linha de Origem.

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Consultas
Consultas so ferramentas que servem no somente para a extrao de dados. Servem tambm para modificar dados em Tabelas, gerar novas Tabelas ou acrescentar registros em Tabelas j existentes. Existem ainda as consultas de Excluso, as Parametrizadas que solicitam entradas de operadores ao serem executadas e as Consultas De Referncia Cruzada que geram planilhas como resultados, sendo til para acompanhar-mos o desenvolvimento de uma dada varivel, podendo ser utilizadas para a gerao de grficos. Algumas consideraes sobre a utilizao de critrios em Consultas Saber como especificar critrios a principal ferramenta para a criao de consultas, permitindo-nos recuperar exatamente os dados que desejamos - Selecionando intervalos de registro: usamos o operador Entre...E ou os operandos de comparao (<, >, <>, <= e >=). exemplos: >234 Entre #2/2/93# E 12/1/93# >=Callahan Nmeros maiores que 234. Datas de 2 de fev. de 1993 a 1 de dez. de 1993. Todos os nomes a partir de Callahan at o fim do alfabeto.

- Utilizando Caracteres Curinga: quando criamos uma consulta podemos selecionar campos que contenham um determinado padro de caracteres como, por exemplo, encontrar todos os nomes que comecem por B. Quem so esses tais Curingas: a) O operador ? representa qualquer caracter na posio onde o operador se encontrar; b) O operador * representa qualquer nmero de caracteres na posio onde o operador de encontrar; exemplos: Expresso digitada Sm?th L*ng O Access Exibe Como Sm?th Como L*ng Como */10/93 Valores encontrados Smith Smyth Ling Levering Leka Travel and Trading Todos os dias em outubro de 1993

*/10/93

Podemos tambm selecionar registros que no correspondem a um determinado valor. Para isso devemos apenas incluir o operador Negado diante dos operadores * e ?. Podemos utilizar os critrios E e OU com um campo. Por exemplo: a sentena Brasil OU China digitada na mesma linha de um campo ir nos retornar ou Brasil ou China; Especificando critrios mltiplos: Desta maneira podemos especificar vrios critrios para um campo ou para vrios campos em uma consulta. Para isso devemos utilizar os Operadores E e OU.

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Neste item temos os seguintes recursos: - Podemos Utilizar critrios mltiplos para vrios campos. ATENO: Quando especificar-mos critrios mltiplos para diversos campos, devemos seguir esta regra: Se estivermos procurando por registros que se enquadrem em um critrio E outro critrio, coloque ambos os critrios na mesma linha(em colunas diferentes). Se estivermos procurando registros que se enquadrem em um critrio OU outro critrio, coloque os registros em linhas diferentes(de colunas.diferentes). Selecionando Registros que contenham ou no valores Nulo; - Para procurar campos que contenham valores utilize a expresso: Negado - Para procurar campos que No contenham valores utilize a expresso: Nulo; Outros Critrios que podemos utilizar com Consultas Para Selecionar Registros com a data atual Selecionar Registros includos em uma lista Incluir Clculos com Data() Referir-se a campos Combinar Textos de dois campos Excluir partes de um texto Operador/ Funo/etc Data() EM(lista de valores) Exemplo/Descrio Data() EM(Curitiba; Paranagu; Antonina) Entre Data() E Data() -5 [Quantidade]+10

Calcular totais em Consultas

Entre Data() E Data() -5 [nome do campo] [PrimeiroCampo]&&[Segundo Campo] a) Esquerda(seqexpr,n) Esquerda(ABCD,2) -> AB b) Direita(seqexpr,n) Direita(ABCD,3) -> BCD c)Meio(seqexpr,incio,n) Meio(ABCD,2,1) -> C a) Soma: o total dos valores de um campo b) Mdia: a mdia dos valores de um campo c) Mn: O menor valor em um campo d) Mx O maior valor em um campo e) Contar: O nmero de valores em um campo(no incluindo valore nulos) f) DesvPad: O desvio padro dos valores de um campo g) Var: A variao dos valores de um campo h) Primeiro: O valor de campo do primeiro registro em uma tabela ou consulta i) ltimo: O valor de campo do ltimo registro em uma tabela ou consulta

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Tipos de Consultas a) Consulta Seleo: o tipo mais utilizado. utilizado para recuperar dados de uma ou vrias tabelas e exibi-los em conunto de registros; b) Criando uma Consulta Seleo 1 - Inicie uma nova Consulta Sem o Auxlio do Assistente ; 2 - Selecione as Tabela Produtos, Fornecedores; 3 - Voc ver que estas tabelas esto relacionadas e, com base neste relacionamento tente estruturar uma consulta vlida; 3 - Tendo em mente a consulta por voc estruturada insira os campos e as condies necessrias para a elaborao da Consulta observando os seguintes detalhes: - Voc pode fazer a classificao de sua consulta utilizando mais de um campo; - Procure utilizar o Construtor de Expresses para criar Critrios. - O que faz o Operador * que aparece ao lado do nome das Tabelas por ns inseridas? exerccio: 1) Inicie uma Consulta com a Tabela Clientes e estabelea critrios para que a mesma nos apresente todas as Companhias que comecem com The. 2) Na Consulta anterior insira os campos Cidade e Pas estabelecendo critrios para que o pais USA no seja apresentado. H mais de uma maneira para isso?? Visualize o SQL gerado para cada caso; 3) Ainda na mesma consulta estabelea critrios para que apenas USA e Brasil faam parte de nosso dynaset. H mais de uma maneira??; 4) Retorne em nosso dynaset os Clientes com que esto localizados no Brasil e cujos nomes das Companhias comecem com as letras de H a Z. 5) Inicie uma Consulta com a Tabela Fornecedores e insira os campos: Nome da Companhia, Pas e Cidade. Crie uma Consulta que apresente os Fornecedores situados na Inglaterra(UK) ou em Paris. Visualize em que linhas e colunas voc deve incluir seus critrios. 6) Suponha que na mesma Consulta, voc deseja ver os clientes cujos nomes das companhias iniciem com as letras A e M e que estejam localizados ou na Inglaterra ou em Paris. 6) Suponha que na mesma Consulta, voc deseja ver os clientes que possuem aparelho de fax. 7) Crie uma consulta com a tabela Pedidos que nos apresente todos os pedidos despachados nos ltimos n dias, sendo n = dias. Algumas dicas para para trabalhar-mos com Consultas PARA: - exibir os dados atualizados em ambiente multi-usurio: pressionar SHIFT+F9; - renomear campos em uma consulta: a) abra a Consulta no modo Estrutura ou alterne para o modo estrutura se voc estiver no modo folha de dados; b) clique esquerda da primeira letra do nome do campo na grade de definies da consulta;

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c) insira o novo nome seguido de dois pontos; - visualizar expresses muito grandes: selecione a clula desejada e pressione SHIFT+F2 ou clique o boto direito do mouse e escolha Zoom); - encontrar um valor SIM: insira Sim, Verdadeiro, Ligado ou -1; - encontrar um valor NO: insira No, Falso, Desligado ou 0; Referindo-se a campos em critrios No caso de seus clculos inclurem um nome de campo, coloque-o entre colchetes, por exemplo: [Quantidade] + 10 Criando campos Calculados Quando adicionamos campos em consultas no estamos limitados apenas aos campos da tabela/consulta de origem. Podemos utilizar expresses ou instrues SQL Select para criar-mos campos calculados Exerccios: 1) Crie uma consulta que apresente a relao dos produtos disponveis, suas categorias, o preo unitrio de cada produto e o Valor total de cada produto em estoque. 2) Crie uma consulta que calcule um acrscimo de 11% para cada produto. Selecionando Valores distintos Como padro, uma Consulta retorna todos os registros que combinam com os critrios que voc especificou, mesmo que em dado campo apaream informaes repetidas Imagine agora que em determinada consulta cada registro deva aparecer apenas uma vez, isto , a consulta deve visualizar somente valores distintos para um dado campo. Exerccios: 1) Crie uma consulta com a tabela Fornecedores inserindo o campo Pas e visualize o resultado apresentado. Voc vai notar que alguns pases vo aparecer repetidas vezes. 2) Agora vamos visualizar somente os valores distintos: a) No Modo Estrutura selecione a consulta clicando na janela Consulta fora da lista de campos; b) V ao Menu exibir e escolha Propriedades (ou clique no boto Propriedades na barra de ferramentas); c) Configure a propriedade ValoresDistintos para SIM. d) Visualize agora o resultado de sua Consulta. O que aconteceu? Utilizando Clculos para todos os registros de uma tabela Acione o menu Exibir e acione a opo Totais. Agora crie uma consulta que calcule o nmero total de Produtos da Nortwind e o preo mdio unitrio de todos os produtos. Clculos em Grupos de Registros Freqentemente necessitamos fazer clculos apenas para um grupo de registros, e no na totalidade dos registros. Por exemplo, podemos calcular o nmero total de produtos dentro de cada categoria de produtos.

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Exerccios: a) Crie uma consulta com as Tabelas produtos e Categorias adicionando os campos Nome da Categoria e Nome do Produto; b) Para o campo Nome da Categoria escolha Agrupar por na linha Total; c) Para o campo Nome do Produto escolha o parmetro total e visualize o resultado obtido. 2) Crie uma consulta que retorne o nmero total de pedidos de produtos de cada fornecedor. (tabelas Produtos e Fornecedores) Calculando Totais Para Diversos Grupos Vamos alterar a consulta do exerccio anterior para encontrar-mos o nmero total de produtos de cada fornecedor dentro de cada categoria cujos nomes comeam por G. Ou seja vamos agrupar primeiro por fornecedor (companhia) e depois por categoria. OBS.: Os critrios Agrupar Por so avaliados da esquerda para a direita. Exerccio: 1) Crie uma Consulta Seleo sem utilizar o assistente utilizando as tabelas Clientes, Pedidos e Detalhes do Pedido onde voc dever inserir pelo menos 4 campos e utilizar algumas das funes/parmetros vistos anteriormente(por exemplo: uma consulta que retorne o Nome da Companhia, Pas de destino, o Mdia do Preo Unitrio dos produtos e a mdia do Desconto Unitrio dos Produtos. Criando uma Consulta Parametrizada Serve para quando executamos uma consulta com freqncia, mas antes de cada execuo temos de alterar os critrios de seleo. Este tipo de Consulta solicitar os critrios a serem aplicados no momento de sua execuo. exemplo: 1 - Inicie uma nova Consulta inserindo as tabelas Categorias, Produtos e Fornecedores; 2 - Adicione PELO MENOS os campos Nome da Categoria, Nome do Produto, Nome da Companhia alm de outros a seu critrio; 3 - Para o item Critrio no Campo Nome da Categoria digite o seguinte Como[Entre com o nome da Categoria]; 4 - Estabelea outros critrios para outros Campos de sua Consulta; 5- Visualize a o SQL gerado pela sua consulta bem como o resultado que ela ir apresentar; 6 - Repita o item 3 para outro Campo de sua Consulta porm com critrios diferentes; 7 - Visualize o Resultado Obtido; 8 - Como voc faria para visualizar em sua Consulta todos as categorias que iniciem com um determinado caracter??? OBS.: Para especificar o tipo de dados de uma consulta parametrizada voc deve abrir o item Parmetros no Menu Consulta, preenchendo a tabela Parmentos da Consulta com os parmetros na ordem em que deseja que eles sejam exibido ao iniciar a Consulta, escolhendo o tipo de dados desejado. 9 - Execute novamente a Consulta. exerccio: 1)

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1) Crie uma Consulta Parametrizada utilizando as tabelas Empregados, Pedidos e Detalhes do Pedido estabelecendo critrios para que sejam apresentadas os nomes dos funcionrios, o preo unitrio que seja superior a 15, sendo que devemos listar os registros de forma que os registro apaream agrupados quando seus preos unitrios forem iguais. 2) a) Utilizando o Assistente escolha a Opo Consulta Encontrar Duplicados criando uma Consulta em que desejamos achar todos os produtos com registros duplicados; b) Depois de criar esta consulta como podemos fazer para que a mesma nos exiba somente os registros que no estejam duplicados. 3) Utilizando os mesmos princpios do exerccio anterior monte uma consulta que nos apresente os pedidos com registros duplicados. Criando uma Consulta Referncia Cruzada(Crosstab) So extremamente teis quando se deseja analisar a evoluo de uma dada varivel. Para a criao de uma consulta Crosstab necessrio especificar os campos Cabealhos das Colunas, Cabealho das Linhas e Campos com Valores. Para criar uma Consulta Referncia Cruzada: 1 - Na janela Banco de Dados, clique no boto Consulta, e ento, escolha o boto Novo; 2 - Escolha o boto Nova Consulta na caixa de dilogo Nova Consulta; 3 - Selecione as tabelas ou Consultas que contm os campos que voc deseja adicionar a sua Consulta; 4 -Arraste os campos desejados para a sua Consulta; 5 - No menu Consulta, escolha Tabela de Referncia Cruzada (ou clique no boto Consulta Tabela de referncia Cruzada na barra de ferramentas); 6 - Clique na clula Referncia Cruzada do nome do campo que voc deseja usar como cabealho de linha, clique na seta e, ento selecione Cabealho de linha a partir da lista. Voc pode escolher mais de um cabealho de linha. A clula Total de pelo menos uma linha precisa estar definida como Agrupar por. 7 - Clique na clula Referncia Cruzada do nome de campo que se deseja usar como cabealho de coluna, clique na seta e, ento, selecione Cabealho de coluna a partir da lista. Voc s pode escolher um cabealho de coluna. A clula Total desse cabealho de coluna precisa estar definida para agrupar por. 8 - Clique na clula Referncia Cruzada do campo a partir do qual se deseja obter valores resumidos, clique na seta e, ento selecione Valor a partir da lista. Em uma Consulta tabela de referncia cruzada voc pode ter apenas um campo definido como Valor. 9 - Clique na clula Total para o Campo a partir do qual se deseja obter valores resumidos, clique na seta e, ento selecione o tipo de total que voc deseja (como Soma, Mx, ou Contar) na lista; 10 - No menu Exibir, escolha Folha de Dados (ou clique no boto Modo Folha de Dados na barra de ferramentas) para ver o conjunto de registros. Dica: Uma Consulta tabela de referncia cruzada pode incluir vrios cabealhos de linha, mas apenas um cabealho de coluna. Se voc deseja ter vrios cabealhos de coluna, e s tem um cabealho de linha, transforme seus cabealhos de coluna em cabealhos de linha e seu cabealho de linha em cabealho de coluna. Exerccios: 1) Crie uma consulta e adicione as tabelas Empregados e Pedidos. Arraste estes campos para a grade de Campos: Sobrenome da tabela Empregados e Pas de Destino e Nmero do Pedido da tabela Pedidos. No menu Consulta, escolha Tabela de Referncia Cruzada. Configure as clulas

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Total e Tabela de Referncia Cruzada de maneira que tenhamos a listagem do nmero de pedidos por pas que se relacionam com cada funcionrio. 2 ) Faa com que no cabealho de coluna apaream apenas os pases Brasil, Canad e Mxico; 3) Crie uma Consulta de Referncia Cruzada que exiba o nmero total de pedidos que cada cliente tem feito por ms. Exibindo os nomes dos clientes como cabealhos de linha, e meses como cabealhos de colunas. Utilize as tabelas Clientes e Pedidos. Como voc far para apresentar os meses no formato mmm (jan, fev, mar, etc). 4) Utilize o Assistente para gerar uma consulta do tipo Referncia Cruzada.

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Consultas de Ao
Criando uma Nova Tabela Este procedimento pode ser til em diversas situaes: a) Congelar dados em um determinado instante. No final de cada ms, congelar a posio do estoque; b) Fazer uma cpia de segurana; c) Criar Tabelas com dados Histricos; d) Melhorar a performance de relatrios, pois criando-se tabelas com campos de vrias tabelas no h necessidade de executar-mos a consulta para o relatrio ser gerado. Criao de Uma Nova Tabela: - Crie uma Consulta simples , especificando Campos a exibir e critrios de seleo. Teste a Consulta para ver se o resultado representa o contedo que voc deseja ter na nova tabela. Por exemplo: Uma consulta que relacione a companhia de trasporte o nome do pas de destino da mercadoria, relacionando a cidade e o nmero de vezes que a cidade recebeu mercadorias da referida companhia; - Aps ter certeza da Consulta a ser executada, acione o comando Criar Tabela do menu Consulta. Ser apresentada a seguinte tela:

- Escolha o Nome da tabela que voc deseja, e em qual BD voc ir gravar sua Tabela; - Pressione OK. O nome da Consulta ir ser mudado para Consulta Criao de Tabela; - Execute a Consulta pressionando o boto com o sinal de Exclamao. Ser exibida uma tela informativa; - Os campos da tabela criada tero o mesmo nome e tipo dos Campos de Origem. Exemplo: 1) Voc est abrindo uma filial de sua loja e precisa enviar uma tabela com os seguintes dados: Cdigo do Item, Descrio e Preo Unitrio. Crie esta nova tabela com o Auxlio de uma Consulta. 2) Crie uma consulta de Criao de Nova Tabela que apresente a Identificao do Produto, Nome do Produto, Nome da Companhia, Nome da Categoria e Pas de Destino com a condio de que todos somente o pas Austrlia deve ser listado em nossa Consulta. Salve esta tabela com o nome de Fornecedores Australianos. Consultas de Excluso: Permitem que vrios registros de uma Tabela sejam deletados em uma nica ao.

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Excluindo Registros de uma Tabela: - Crie uma Consulta simples, traga para a grade da Consulta o asterisco da Tabela que ter registros excludos e tambm os Campos que possuiro critrios de seleo. Crie os critrios e teste a Consulta para ver se o resultado representa os registros que voc deseja excluir; - Aps ter certeza da Consulta a ser executada, acione o comando Excluir do menu Consulta. Verifique a nova linha excluir que apareceu na Grade da Consulta. L voc ter de escolher entre dois parmetros: DE indica qual Tabela ter registros excludos e ONDE indica apenas critrios de seleo. - Execute a Consulta pressionando o Boto de Exclamao. Ser exibido uma tela informando quantos registros sero excludos. exerccio: 1) Crie uma Consulta de excluso que delete todos os pedidos onde o preo unitrio dos produtos est entre 10 e 12 unidades monetrias. Consultas de Atualizao: Permitem que se altere o contedo de vrios registros de uma Tabela em apenas um processo. Atualizando Registros de uma Tabela: - Crie uma Consulta Normalmente, especificando critrios e trazendo para a Grade Da Consulta os campos que devero sofrer atualizao. Execute a Consulta para ter certeza de que voc est selecionando corretamente os registros. - Para transformar esta Consulta em uma Consulta do tipo Atualizao, acione o comando Atualizar no menu Consulta. Aparecer uma nova linha na Grade da Consulta: Atualizar para. Preencha-a de forma a obter o novo valor para o Campo; 3 -Execute a Consulta. Ser exibida uma tela indicando quantos registros sero atualizados e quantos tm PROBLEMAS de atualizao. exerccio: 1) Houve um aumento de 10% no preo dos Condimentos. Crie uma Consulta que atualize automaticamente os preos unitrios dos produtos. Consultas de Anexao a Consulta utilizada para adicionar(anexar) registros de uma tabela no MS Access para uma outra j existente. Pode-se anexar registros do mesmo BD ou de outro Banco de dados. Estas consultas tambm so teis quando queremos anexar campos com base em critrios. Criando um Consulta de Anexao - Crie uma Consulta e acrescente as Tabelas que contm os registros a serem anexados a uma terceira Tabela. - Traga para a Grade de Consulta os seguintes campos: a) Todos os campos que sero anexados e os campos que sero usados para selees; b) O campo que corresponde chave primria. - Especifique o critrio para seleo dos registros a serem anexados;

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- Execute a Consulta para ver se est tudo correto; - Para converter esta Consulta em uma Consulta do Tipo Anexar, acione o comando Anexar no menu Consulta. Ser exibida a seguinte tela:

- Aps ter preenchido os dados, pressione o boto OK. Ser acrescentada uma nova linha grade da Consulta: Anexar . Nesta linha, coloque o campo correspondente na Tabela-destino. Se voc utilizar o nome da Tabela com asterisco, s sero anexados os campos que possurem o mesmo nome; - Execute a consulta. exemplo: 1) Crie uma consulta de anexao que inclua os fornecedores japoneses(Japan) na Tabela Fornecedores Australianos criada anteriormente.

Problemas nas Consultas de Ao

a) Tipo de dados Incorretos: o Access tentar mover os dados de um campo para outro, mas, se estes tiverem tipos diferentes, poder ser impossvel faz-lo, como no caso mover-se um campo texto para um campo numrico; b) Violao da Chave: se a Consulta implicar na duplicao da Chave Primria ou de qualquer ndice exclusivo, ser dada uma mensagem de erro e o processo no ser executado para os registros em questo; c) Violao da Integridade Referencial: as relaes entre Tabelas sero preservadas caso o item Reforar Integridade Referencial tenha sido selecionado no momento da criao da Relao. Assim, se voc deseja mudar o nmero de um Pedido que possua itens apontados para ele, ser exibida mensagem de erro e o processo ser imterrompido. d) Registros Travados por Outro Usurio: No ser possvel atualizar registros que estejam sendo utilizados por outro usurio; e) Cuidado com Textos: se voc mover um texto para um campo menor que o original, parte desse texto ser truncada e no ser exibida nenhuma mensagem.

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Relatrios
Um relatrio a informao que foi organizada e formatada para melhor adaptar sua especificaes, sendo um meio de recuperar e apresentar dados com informaes significativas a serem usadas e distribudas. Os controles que encontramos nos relatrios so basicamente iguais aos que encontramos nos formulrios, com algumas propriedades particulares. Pr exemplo, nos Relatrios, os controles podem crescer para acomodar o seu contedo ou ainda podem referir-se a contedo do registro anterior. Por que usar Relatrios: a) Para visualizar todos os produtos fornecidos por um determinado vendedor, use uma Consulta. b) Para visualizar todas as informaes sobre um produto de cada vez use um formulrio. c) Para organizar e imprimir as vendas de produtos para uma apresentao formal, use um relatrio. Com o MSAccess podemos criar relatrios que: - Organizam e apresentam dados em grupos. - Calculam totais das execues, totais de grupos, totais gerais e porcentagem de totais. - Incluem subformulrios, subrelatrios. - Apresentam seus dados com um formato atraente, com imagens, linhas e fontes especais. Como Funcionam os Relatrios A melhor maneira de entender o funcionamento de um relatrio observando a estrutura de um relatrio impresso.
O ttulo do relatrio e as legendas de colunas so armazenadas na estrutura do relatrio.

Dados dos campos da tabela ou consulta de origem

Totais resultantes de uma expresso, que armazenada na estrutura do formulrio

Estas etiquetas exibem texto descritivo.

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Estas caixas de texto exibem dados da consulta Vendas por data.

Esta caixa de texto contm uma expresso para calcular um total.

Propriedades das caixas de texto: - Ocultar repeties: caso o valor do Controle impresso anteriormente seja igual ao valor atual, esta Propriedade permite ocult-lo, evitando assim repeties; - Pode ampliar/Pode reduzir: o tamanho da caixa se ajusta ao seu contedo; - Soma Parcial: permite acumular valores numricos. Essa totalizao pode ser feita pelo Relatrio como um todo ou por quebra. Por exemplo, pode-se somar todo o frete, mostrando para cada registro, o acumulado at o momento. Criando Sees: Por meio de sees os Relatrios podem aumentar sua eficincia. - Cabealho do Relatrio: aparece apenas uma vez por Relatrio. Pode ser usado para imprimir o logotipo da empresa ou alguma explicao preliminar; - Cabealho da Pgina: aparece no topo de todas as pginas. Usado para exibir o nome das colunas do relatrio; - Cabealho do Grupo: ser exibido no incio de cada novo Grupo (ou quebra). Usado para mostrar, por exemplo, o nome do novo Grupo; - Detalhe: o corpo do Relatrio. Ser exibido para cada Registro processado; - Rodap do Grupo: Aparece no final de um Grupo de registros. Pode-se utiliz-lo para exibir totais do Grupo; - Rodap da Pgina: aparece na base de cada pgina do Relatrio. Usado para imprimir o nome do Relatrio e o nmero da pgina; - Rodap do Relatrio: aparece apenas uma vez por Relatrio, no final. Usado para exibir Totais gerais, localizado antes do Rodap da ltima pgina.

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Adicionando Cabealhos: So adicionados aos pares. Quando voc quiser apenas um dos dois, dever redimensionar o item no-desejado de modo que ele fique com altura igual a zero. No Menu Layout, escolha o comando Cabealho/Rodap. Propriedades das Sees: O modo como uma Seo ser exibida e o seu comportamento so definidos pelas suas propriedades. Por exemplo, em um relatrio sinttico, pode-se eliminar a Seo detalhe atravs da propriedade visvel. Criando Relatrios com o Assistente de Relatrios: AutoRelatrio: a maneira mais rpida de se criar um relatrio. Esse Assistente no faz perguntas sobre nenhuma informao, criando imediatamente um relatrio. exerccio: 1) Utilizando o Assistente crie alguns relatrios (escolha as Tabelas ou Consultas que desejar) escolhendo o tipo AutoRelatrio. 2) Observe os relatrios no modo Estrutura. 3) Trabalhe com os controles de seus relatrios para alterar o layout do mesmo. 4) Crie um Relatrio com utilizando a Tabela Pedidos escolhendo a opo Auto Relatrio. Relatrios Grupo/Totais: serve para organizar dados em grupos que so exibidos em formato tabular (linha e coluna).Pode-se calcular um total geral para cada grupo e um total geral para todos os grupos. Relatrios Etiquetas de Endereamento: facilita a construo e estruturao de etiquetas de endereamento. Exerccios: 1) Crie um Relatrio utilizando a Tabela Detalhes do Pedido onde voc escolher o tipo Relatrio Grupos Totais onde devemos apresentar para cada produto vendido o Nmero de seu Pedido o Preo Unitrio de cada Produto e a Quantidade de cada Produto. Apresente totais de porcentagem por colunas., 2) Adicione na Consulta criada no exerccio anterior uma caixa de texto que calcule o valor total da venda para cada linha de nossa Consulta. 3) Adicione outra caixa de texto que calcule o valor total de vendas para cada produto no esquecendo de definir o formato do dado ser exibido. 4) a) Crie um relatrio baseado na Tabela Empregados. Inclua o campo Observao. Esse relatrio pode ser gerado com o auxlio dos Assistentes. b) Visualize o relatrio no modo de Impresso e no modo Estrutura, visualizando as suas propriedades para o segundo modo. 5) Modifique as propriedades pode reduzir/pode ampliar da caixa de texto sobrenome para sim e veja o que acontece quando voc executa o Relatrio.

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6) No mesmo Relatrio, crie um Controle do tipo Caixa de Texto e deixe-o desvinculado. Na propriedade Origem do Controle, insira =1. Na propriedade Soma Parcial coloque Total. Verifique o que voc acabou de criar. 7) Crie, utilizando o Assistente, etiquetas de endereamento para enviar correspondncias aos seus clientes. Durante a construo do relatrio verifique para que serve o grupo de botes abaixo e classifique seu relatrio pelo Campo Pas:

Ordenando os Registros: Para determinar a ordem em que os Registros aparecero em um Relatrio, utiliza-se o Boto: , que faz aparecer a seguinte tela:

Campo/Expresso: especifica o nome do campo ou a expresso que deve ser utilizada para a ordenao do Relatrio. Cada linha representa um nvel de ordenao. Para inserir uma expresso, utilize sempre o sinal de igual (=[Preo Unitrio] * [quantidade]). So permitidos at 10 nveis de ordenao. exerccio: 1) Crie um relatrio que apresente uma listagem dos clientes, ordenando-os por pais e depois por Nome da Empresa. Trabalhando com Grupos Em muitos Relatrios, a ordenao dos registros no suficiente para gerar o resultado desejado, sendo necessrio ainda dividi-los em Grupos. Podemos, por exemplo, gerar relatrios que agrupem vendas por pas e, dentro de cada pas, por vendedor. Havendo totais tanto para o pas como para o vendedor Criando Cabealho para Grupos - Abra o Relatrio no modo desenho. Exiba a caixa Classificar e reagrupar; - Selecione o Campo/Expresso em que voc deseja adicionar Cabealho; - Na propriedade Cabealho do grupo, escolha Sim; - Adicione no Relatrio os Controles que voc deseja que apaream no Cabealho do Grupo.

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Definindo intervalo para as Quebras O Access permite-nos definir o intervalo em que as Quebras devem ocorrer. Por exemplo, se desejamos examinar as vendas efetuando Quebras mensais, faremos isso com o auxlio das Propriedades Reagrupar e Nmero de caracteres:

- Reagrupar: indica como os valores devem ser agrupado. Voc poder agrupar campos texto com base nos primeiros caracteres, e os demais tipos de campo por intervalos; - Nmero de caracteres: especifica o intervalo que deve ser usado para gerar a Quebra. exerccios: 1) Crie uma Relatrio sem utilizar o Assistente que dever ter as seguintes caractersticas: Deve ser apresentado o total da venda, o nmero do pedido e o nome da companhia (em trs colunas), sendo que devemos agrupar os registros pelo total da venda em intervalos de 100 unidades; OBS.: Para executar este exerccio voc dever criar uma consulta que apresente os campos acima citados(tabelas Clientes e Pedidos e Detalhes do Pedido) relacionando para cada Cliente e para cada Nmero de Pedido o total do valor do Pedido. 2) Crie um Relatrio utilizando o Assistente e a Tabela Produtos, escolha o Modelo Tabular. Siga os passos do Assistente no deixando de inserir o campo Descontinuado. Aps a criao do seu Relatrio substitua a caixa de texto que nos traz a informao Descontinuado por um Boto de Verificao. 2) Crie um Relatrio utilizando o Assistente e a Tabela Produtos, escolha o Modelo Coluna Simples. Siga os passos do Assistente no deixando de inserir o campo Descontinuado. Aps a criao do seu Relatrio substitua a caixa de texto que nos traz a informao Descontinuado por uma Caixa de Listagem. 3) Crie um Relatrio utilizando o Assistente e a Tabela Pedidos, escolha o Modelo AutoFormulrio. Aps a criao do Relatrio substitua o caixa de texto que nos traz a informao Enviar por Via por um controle Grupo de Opes. O procedimento semelhante ao utilizado nos formulrio. Preencha o nome das legendas com estas informaes: Martima, Terrestre e Area.

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Macros (Introduo) So utilizados para fazer com que Formulrios e Relatrios trabalhem em conjunto, de forma mais inteligente. Elas so compostas por uma srie de aes, as quais so executadas em seqncia, como se fossem um programa BAT ou DOS. Principais Aes das Macros no MSAccess: Unir diversos Formulrios; Atribuir valores a controles em Formulrios; Procurar registros automaticamente; Filtrar a Base de Dados; Validao de dados. A Tela das Macros: Na tela Banco de Dados, selecione o objeto Macro. Acione o comando Novo. Aparecer a seguinte tela:

Ao: aqui voc escolher uma das aes disponveis para as Macros. Elas sero executadas na ordem em que aparecem na lista; Comentrio: espao reservado para documentar a Macro; Argumentos da ao: muitas aes necessitam de parmetros para sua execuo. Por exemplo, a ao Abrir Formulrio exige o nome do Formulrio a ser aberto. Esses parmetros so inseridos nessa caixa e dependem da ao. Inserindo uma Ao H duas maneiras de inserir uma Ao na Macro: 1- Escolha uma das Aes disponveis na lista e depois preencha seus argumentos.

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2 - a forma apresentado acima. Neste caso devemos arrastar o objeto desejado para a Tela das Macros, sendo que se o objeto for uma Tabela, uma Consulta, Um Formulrio ou um Relatrio, a ao correspondente ser de AbrirUmaTabela, AbrirConsulta... Caso o objeto seja uma Macro, a Ao selecionada ser ExecutarMacro. Nesse mtodo os parmetros sero preenchidos automaticamente. Executando uma Macro: Existem vrias maneiras: Na tela da Macro: pressione o Boto
;

Na tela Banco de Dados: selecione o Objeto e adicione o comando Abrir. A partir de outra Macro: por meio da Ao ExecutarMacro; Criando sua Primeira Macro Criando um boto para abrir um Formulrio: 1 -Crie uma nova Macro; 2 - Arraste o Formulrio que voc deseja abrir da janela Banco de Dados para a coluna Ao; 3 - Salve a Macro; 4 - Crie um novo Formulrio (pode ser em branco); 5 - Arraste a Macro da janela Banco de Dados para o Formulrio que voc criou (no modo estrutura) 6 - Visualize o Formulrio no modo Formulrio e pressione o Boto para ver o resultado; Eventos Relativos aos Formulrios: Ao Ativar: antes de o registro se tornar ativo quando o Formulrio aberto ou ao se mudar de registro; Ao inserir: quando voc inicia a digitao em um novo registro ou quando voc atribui um valor a um controle em um novo registro; Ao excluir: quando se inicia o processo de um registro, mas antes de exclu-lo; Antes de atualizar/Depois de Atualizar: aps sair de um registro alterado e antes/depois de ele ser gravado; Aoabrir: quando um Formulrio aberto, mas antes de ser exibido o primeiro registro. Aofechar: quando fechamos um formulrio, mas antes de seu desaparecimento. Criando um Grupo de Macros:

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necessrio quando temos vrias macros relacionadas a um mesmo Objeto. Para esse tipo de situao, a criao de um grupo de Macros ideal, pois permite que agrupemos todas as macros relativas a um dado tpico em um Grupo de Macros. Por exemplo, suponha que voc tem seis botes de comando em um formulrio, cada um abrindo um formulrio diferente. Em vez de ter seis macros separadas em seu banco de dados, uma para cada boto, voc pode criar um grupo de macros que contenha uma macro para cada boto. Para criar um grupo de macro: 1 - Crie rapidamente um formulrio que nos apresente todas as informaes da tabela pedidos. Utilize o Assistente e salve seu formulrio com o nome PedidosComAviso; 1 - Crie uma macro que dever aplicar um filtro no formulrio Pedidos por ns criado, onde o pas Brasil deve ser o nico listado); 2 - Na janela Macro, escolha Nome da Macro no Menu Exibir; 3 - Digite o nome da macro para cada conjunto de aes que compem uma macro. Inserindo Condies em uma Macro: 1 - Na janela Macro, escolha Condies no menu Exibir(ou clique no boto Condio na barra de ferramentas) 2 - Na coluna condio, insira uma expresso condicional na linha onde voc deseja inserir a condio. 3 - Na coluna Ao, insira a ao que voc deseja que o MSAccess execute quando a condio for verdadeira; exerccio: 1) Adicione uma macro no nosso grupo de macro, acionando a coluna condio. Esta macro dever acionar um aviso sonoro no formulrio PedidosComAviso toda vez que um registro com o campo Regio de destinatrio for igual a RJ. Atribua o nome de AvisoSonoro a esta macro. 2) Faa com que esta macro seja executada dentro do formulrio PedidosComAviso. 3) Crie uma macro que ative o sinal sonoro e abra a tabela de clientes no modo de visualizao de impresso. 4) Inclua na macro do exerccio 3 uma ao que minimize janela da tabela Clientes. 5) Visualize a macro Botes de Filtro Alfabtico e suas propriedades. Filtros: Utilizado quando queremos visualizar um subconjunto de registros, proporcionando uma visualizao personalizada dos dados de suas tabelas ou formulrios. Um filtro como uma consulta simples, exceto pelo fato de se aplicar apenas a uma tabela ou formulrio aberto.

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Diagrama do Banco de Dados Northind