Sistemas TI para Decisão

Sistemas de Informao Gerencial e de Apoio Deciso
Viso Geral dos Sistemas ERPs

Prof. M.Sc. Gustavo S. C. Meireles
2011 Gustavo S. C. Meireles
Sistemas de gesto empresarial ERP

A tecnologia ERP (Enterprise Resource Planning) so pacotes de gesto empresarial ou de sistemas integrados, com recursos de automao e informatizao, visando contribuir com o gerenciamento dos negcios empresariais; Os sistemas ERP possuem caractersticas dos trs sistemas de informao: operacional, gerencial e estratgico;

Utiliza o conceito de base de dados nica, pois todos os seus mdulos ou subsistema esto em um nico software; Atualmente, cada vez mais as empresas esto utilizando o ERP para realizarem a gesto empresarial de seus negcios; Para tanto, necessrio que a infra-estrutura e os recursos humanos da empresa possuam todas as informaes necessrias para gerir suas unidades de negcio;

Os recursos humanos da empresa devem estar plenamente capazes para usufruir desta tecnologia; A complexidade dos negcios empresariais, o custo da matria prima, a concorrncia acirrada, a necessidade de decises rpidas, econmicas e efetivas explicam o fortalecimento dos ERPs no mercado;

Ao adotar um pacote de gesto, as empresas precisam levar em considerao a existncia de mudanas em procedimentos, cultura e formas de atuao; Se bem planejado, contribuem sobremaneira para o funcionamento dos sistemas de informao operacional (SIO), gerencial (SIG) e estratgico (SIE).

Complexidades de uma organizao:
Diferentes divises possuem maneiras diferentes de reportar e gerenciar seus negcios Diferentes divises podem ter diferentes sistemas transacionais Cdigos mltiplos para os mesmos produto, clientes e fornecedores
Cada unidade de negcio tem seus prprios termos. Alguns termos tem significados diferentes para cada diviso Ento, onde esto as complexidades da sua organizao?
Mudanas com o passar do tempo podem significar inconsistncias nos dados histricos
Objetivos dos sistemas ERP

Integrao das funes da empresa; Melhoria da comunicao e da coordenao entre as vrias atividades de uma organizao; Melhoria do desenho e controle de processos de tomada de deciso; Melhoria da utilizao de recursos dos sistemas de informao Aumento da eficcia e da produtividade global da empresa
Objetivos dos sistemas ERP

Fim das estruturas funcionais, fim das hierarquias, fim do comando centralizado; por meio das organizaes baseadas em processos de negcios; Envolvimento cada vez maior das pessoas na gerao de conhecimento; Intenso compartilhamento e gesto coletiva da informao; Integrao das pessoas independentemente das reas funcionais a que estejam vinculadas.
Evoluo dos sistemas de gesto empresarial

Anos 60 Anos 70 Anos 80 Anos 90
MRP
Material Requirement Planning
MRP II
Manufacturing Resource Planning
ERP
Enterprise Resource Planning
Sistema que automatiza, no somente a produo, mas todos os departamentos da empresa, promovendo a total integrao.
Sistemas MRP
Materials Requirements Planning; Ferramenta Tecnolgica (dcadas de 60 e 70); e Organizacional
So softwares que foram especificamente desenvolvidos para a indstria, que visavam manter os estoques adequados e as linhas de produo em grande atividade;
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Sistemas MRP
Utilizam-se de tcnicas matemticas ligadas ao conhecimento da engenharia de processo industrial para, atravs de uma demanda prdeterminada, fazer o planejamento futuro das matrias-primas e das etapas produtivas.
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Sistemas MRP
Quando e quanto comprar de cada produto? Quando e quanto produzir de cada produto ?
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Sistemas MRP II
Manufacturing Resource Planning; MRP I + Alocao de Recursos + Controle de Estoque / Custos (dcada de 80); a evoluo do MRP I, onde foi agregado a esta ferramenta a alocao de recursos e o custeio baseado na estrutura do produto, onde considerado o custo da matria-prima e dos recursos utilizados para a produo.
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Sistemas MRP II
Quem e onde ir produzir ? Tenho material para produzir? Qual ser o custo ?
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Sistemas de gesto empresarial antes da integrao
Vendas
Produo
Estoques
Contabilidade
Financeiro
Manuteno
Compras
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Era da informao (90 - ??);
Vendas Produo Estoques
Contabilidade
Financeiro
Manuteno
Compras
Integrao atravs da informao.

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ESTOQUE Necessidade de Compras
SOLICITAO DE COMPRAS
Anlise
PEDIDO DE COMPRA
ESTOQUE RECEBIMENTO
CONTAS A PAGAR
LIVROS FISCAIS
CONTABILIDADE
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Enterprise Resource Planning; MRP II + Integrao dos processos de negcio Os sistemas ERP agregam, em um s sistema integrado, funcionalidades que suportam as atividades dos diversos processos de negcio das empresas. o resultado de toda uma evoluo tecnolgica e gerencial das organizaes;
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Garante a integrao dos departamentos da empresa atravs da informao mobilidade para todos os departamentos; Os sistemas ERP so compostos por uma base de dados nica e por mdulos que suportam diversas atividades das empresas.
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Estrutura de um sistema ERP
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Exemplo de um sistema ERP
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Vantagens de um sistema ERP

Otimiza o fluxo de informaes; Facilita o acesso aos dados operacionais; Permite uma tomada de deciso mais rpida e acertada; Adoo de melhores prticas de negcio. Menor volume de digitao; Maior transparncia nas atualizaes;
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Vantagens de um sistema ERP

Informaes em tempo real; Reduo de fraudes; Maior integridade dos dados.
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10
Modelo de um sistema ERP
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Fatores crticos de sucesso

Os fatores crticos de sucesso so aqueles fatores que, se adequadamente gerenciados, aumentam as chances de sucesso na implementao. Os fatores crticos de sucesso podem ser divididos segundo duas ticas:
Estratgicos e tticos; Organizacionais e tecnolgicos
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Fatores crticos de sucesso

FATORES ESTRATGICOS 1. Contnuo suporte gerencial 2. Mudana gerencial organizacional efetiva FATORES TTICOS 12. Consultores e equipe dedicada 13. Uso apropriado de consultores 14. Capacitao de tomadores de deciso 15. Treinamento adequado 16. Forte comunicao interna e externa 17. Formalizao de plano e cronograma de projeto 18. Diagnstico preventivo de problemas
ORGANIZACIONAL TECNOLGICO
3. Time de projeto adequado 4. Bom gerenciamento do escopo do projeto 5. Reengenharia dos processos de negcio 6. Papel adequado do lder do projeto 7. Confiana entre parceiros 8. Participao e envolvimento do usurio
9. Evitar customizao 19. Configurao do software 10. Estratgia adequada para implantao 20. Sistema legado de ERP 11. Verso adequada do ERP
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11
Detalhamento dos FCS

Contnuo suporte gerencial:
O apoio da alta administrao crtico para o sucesso do projeto e deve estar presente de maneira efetiva para fornecer os recursos necessrios, e, sempre que possvel, tornar explcito seu apoio implementao do projeto.
Mudana gerencial organizacional efetiva:

um sistema de informao deve enquadrar-se num determinado contexto organizacional, na sua cultura, sentida em toda sua instalao, as pessoas que nela trabalham, algo que faz a organizao funcionar.
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Time de projeto adequado:
Colaboradores competentes so recursos indispensveis no processo de tomada de deciso, para poderem impulsionar o sucesso organizacional.
Bom gerenciamento do escopo do projeto:

A definio de objetivos claros da estrutura organizacional da empresa e rea de tecnologia da informao contribui para que os recursos possam ser adequadamente utilizados e possam proporcionar os resultados esperados
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Reengenharia dos processos de negcio:
A reengenharia no simplesmente reorganizar ou superpor um processo antigo, mas sim conceber uma nova maneira de pensar e projetar os processos empresariais de forma a obter melhorias no seu desempenho.
Papel adequado do lder do projeto:

O Gestor do Projeto deve ser sempre um componente da equipe, que domine as atividades do negcio da empresa e que a empresa fornecedora da TI fique na posio de prestadora de servio, auxiliando e orientando a gesto do projeto
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Confiana entre parceiros:
Deve haver uma perfeita administrao do relacionamento da equipe de implementao com os parceiros: consultores, fornecedor do sistema e fornecedor de hardware.
Participao e envolvimento do usurio:

fundamental que a gerncia do projeto promova o envolvimento de todos, que tenha uma viso dos riscos do projeto e de como reduzir / eliminar seus efeitos.
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Evitar a customizao:
Durante o processo de implementao podem surgir discrepncias, diferenas entre requisitos do sistema e funcionalidades do pacote (SIG). Quando isso ocorre, faz-se necessrio a alterao do SIG (mediante a customizao) ou a mudana dos processos da empresa. Este fato promover o surgimento de custos no previstos e atraso no processo de implementao.
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Estratgia adequada para a implantao do ERP:
Trata-se da forma como ser introduzido o novo sistema. Pode ser parcial ( medida que os mdulos do novo sistema so implementados vai-se abandonando os sistemas anteriores) ou direta (os sistemas antigos so desativados em determinado momento).
Verso adequada do ERP:

Verificar antes qual verso do sistema deve ser implantada, pois constantes upgrades podem causar problemas.
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13

Consultores e equipe dedicada:
Quanto maior for a participao das pessoas, envolvidas no processo de mudana e nas decises a respeito do mesmo, maior ser o comprometimento delas com a sua implementao e conseqentemente, maior ser a vontade das pessoas para que se alcance bons resultados.
Uso apropriado de consultores:

Estabelecer medidas no contrato dos consultores que obrigam o aporte de conhecimento a um nmero de pessoas internas para que estes se tornem multiplicadores dentro do projeto como um todo.
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Capacitao dos tomadores de deciso:
Os membros da equipe devem compreender como e em que reas suas habilidades sero utilizadas e, mais importante ainda, que problemas devero resolver e quais levaro para um nvel gerencial superior.
Treinamento adequado:
Para a atuao em projetos como o da implementao de sistemas de informaes existe a necessidade de dispor de habilidades que permitam o treinamento dos usurios no novo ambiente de trabalho.
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Forte comunicao interna e externa:
Necessidade de divulgao das informaes entre seus componentes (problemas, solues e procedimentos) e para toda a organizao (departamentos, gerncia e usurios).
Formalizao de plano e cronograma de projeto:

Estabelecer um plano que busque a melhoria contnua, liderando o processo organizacional, feito sob a aplicao de uma metodologia ao mesmo tempo, interfuncional, participativa e com nfase em atingir os objetivos comuns.
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Diagnstico preventivo de problemas:
Os membros da administrao precisam passar por um programa formal de orientao antes de se disporem a aceitar o fato de que o sistema de informao proposto processar a maior parte dos problemas correntes numa srie de regras de deciso programadas.
Configurao do software:
O processo de atualizao deve ser flexvel, permitindo a adequao mesmo com possveis customizaes efetuadas no sistema.
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Sistema legado:
Existe a possibilidade de existirem situaes onde os mdulos originais do software no atendem aos requisitos funcionais da empresa ou se tratando de processo estratgico, a empresa prefere incorporar ao software um sistema especfico, j em uso ou no, desenvolvido por outra empresa e com maior aderncia aos seus processos.
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Implantao de um sistema ERP

Benefcios do sistema:
Evoluo da base tecnolgica que permite:
Reduo no tempo de processamento das informaes; Obteno das informaes em tempo real; Agilidade nas tarefas da empresa, pela otimizao e uniformizao dos procedimentos internos.
Integrao entre as diversas reas da empresa:

Auxiliada pela adoo de um nico sistema em toda a empresa; Auxilia o controle e integridade das informaes, pois elimina redundncia dos dados; Permite a reduo do fluxo de papis.
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Benefcios do sistema (cont.):
Impacto no controle e gesto da empresa que pode ser percebido por:
Diminuio no retrabalho de tarefas administrativas; Melhoria no desempenho da empresa; Crescimento da empresa, possibilitado pelo controle em suas tarefas; Centralizao das atividades administrativas; Otimizao da comunicao; Tomada de decises com informaes obtidas em tempo real; Maior comprometimento e responsabilidade do funcionrio no apontamento.
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Benefcios do sistema (cont.):
Impacto na administrao de recursos humanos da empresa, percebido por:
Reduo de custos por meio da reduo de mo-de-obra e de horas extras; Racionalizao de recursos; Melhoria do nvel tcnico dos funcionrios em informtica.
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Etapa extremamente crtica de todo o processo de escolha e utilizao de uma soluo de gesto empresarial; A implantao de um sistema de gesto exige muito mais que tecnologia; preciso mudar processos e mexer com os hbitos das pessoas: A implantao no pode ser encarada como mudana de tecnologia e, sim, como um processo de mudana organizacional, envolvendo mudanas nas responsabilidades e tarefas das pessoas e nas relaes entre os departamentos;
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Gerenciar uma mudana em um ambiente organizacional implica mudar os hbitos, os modelos de comportamento e, s vezes, as atitudes das pessoas em relao ao modo de execuo das funes;
Provoca impactos no modelo de gesto, na arquitetura organizacional, no estilo gerencial, nos processos de negcios e, principalmente, nas pessoas;
um trabalho de reengenharia de alto impacto em toda a organizao;
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importante o comprometimento da alta direo, que deve ter uma viso clara e compartilhada da situao futura; Requer um esforo concentrado de todos para garantir seu sucesso; A implantao de um ERP no significa para a empresa ter vantagem competitiva mas sim no estar em desvantagem com relao aos seus concorrentes.
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Os 5 Es para o sucesso da implantao:
Escopo ..................... Definido e entendido claramente por toda a organizao; Expectativas ............ Mapeadas e permanentemente ao longo do projeto; tratadas
Estruturao ............ Equipe de qualidade, com dedicao integral e representatividade; patrocnio executivo da alta administrao e com participao efetiva;
Excelncia ............... Metodologia inmeras iniciativas semelhantes; comprovada em
Entrega .................... Resultados e benefcios sendo proporcionados ao longo do projeto.

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Etapas para a implantao de um sistema ERP:
Escolha e aquisio do sistema de gesto empresarial; Definio da equipe de implantao; Levantamento e desenho dos processos de negcio; Customizao dos processos de negcio no sistema;
Adaptao dos processos funcionalidades do sistema;

Adoo de sistemas legados; Parametrizao do sistema;
de
negcio
da
empresa
Desenvolvimento do banco de dados; Testes e implantao; Avaliao da implantao.

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Escolha e aquisio do sistema de gesto empresarial

Identificao dos possveis fornecedores; Solicitao de selecionados; proposta dos fornecedores
Seleo do software mais adequado ao perfil da empresa atravs de critrios de avaliao:

Atendimento s necessidades da empresa; Mtodo; Funcionalidade; Modularidade;
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Seleo do software mais adequado (cont.):
Desempenho; Segurana;
Capacidade de auditoria;
Capacidade de expanso (upgrade); Flexibilidade; Suporte; Assistncia tcnica
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Testes dos softwares selecionados; Escolha e instalao do pacote de software.
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Metodologia de anlise de aderncia do NEPRO / ITCO:
Identificao das necessidades das reas de negcio; Elaborao de uma RFI (Request for Information); Seleo das empresas participantes; Preenchimento da RFI para cada soluo; Anlise comparativa; Escolha da soluo mais aderente empresa.
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Avaliar quais reas sero contempladas pelo ERP:
rea Produo Peso (%) 7 10 10 7 10 10 10 7 5 4
As reas de negcio normalmente representam 80% do total da RFI
Estoques Custos Finanas Contabilidade Fiscal Recebimento / Expedio / Transporte Compras Faturamento Qualidade
TOTAL
80
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Os critrio tcnicos representam os outros 20% da anlise:
rea Manuteno do sistema Tcnica Genricas Segurana Implantao do sistema Apresentao do sistema TOTAL Peso (%) 7 10 10 7 10 10 20
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Para cada funcionalidade condio (grau de importncia):
Condio
1 Necessria
atribuda
uma
Descrio
A ausncia dessa funcionalidade prejudica a execuo normal das atividades operacionais do negcio A ausncia dessa funcionalidade no prejudica a execuo normal das atividades operacionais do negcio, porm sua presena facilita o dia-a-dia Nem a ausncia nem a presena dessa funcionalidade influenciam no andamento normal das atividades operacional das reas
2 Desejvel
3 Indiferente
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As anlises so feitas a partir de trs critrios de atendimento:
Critrio da Anlise 1 No atende 2 Atende com customizao 3 Atende sem customizao Descrio A funcionalidade no atendida pelo sistema A funcionalidade somente atendida pelo sistema mediante customizao O sistema atende, de forma nativa, a funcionalidade
60
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A anlise da RFI feita a partir de uma combinao da condio da funcionalidade com o critrio de anlise:
Condio 1 Critrio 1 2 3 1 2 2 3 1 3 2 3 Combinao 11 12 13 21 22 23 31 32 33 Resultado 0 50 100 0 40 80 0 10 50
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Ao final, calcula-se uma mdia aritmtica que multiplicada pelo respectivo peso do mdulo:
62

Todos os resultados ponderados so somados, obtendo-se a mdia final do produto;
Para cada produto feita uma anlise pessoal (Impresso Pessoal); O resultado final de cada produto obtido multiplicando-se a mdia final pela impresso pessoal.
63
21

Aps a elaborao da RFI, tem-se a escolha de quais softwares faro parte da anlise; Para cada software, preenchida uma RFI; Ao final, tem-se a compilao dos dados com o resultado da anlise de aderncia.
64

Mx 5,79 8,92 9,11 6,55 9,28 9,78 8,85 6,51 4,55 3,18 2,66 4,88 2,71 4,94 2,83 0,97 Empresa A Sistema 1 5,33 91,9% 8,47 95,0% 8,11 89,0% 6,29 96,0% 9,20 99,1% 9,67 98,9% 7,63 86,2% 6,26 96,2% 4,48 98,5% 2,73 85,8% 2,48 93,0% 4,25 87,2% 2,62 96,5% 4,78 96,8% 2,83 100,0% 0,90 93,1% Empresa B Sistema 2 4,41 76,2% 7,29 81,7% 8,33 91,5% 5,54 84,6% 9,12 98,2% 8,91 91,1% 7,12 80,4% 5,54 85,1% 4,04 88,8% 2,42 76,0% 2,48 93,0% 3,44 70,5% 2,65 97,8% 4,78 96,8% 2,83 100,0% 0,97 100,0% Empresa C Sistema 3 4,47 77,2% 7,50 84,1% 7,28 79,9% 5,30 80,9% 8,12 87,4% 9,57 97,8% 6,56 74,1% 5,35 82,3% 3,79 83,2% 2,21 69,4% 2,29 85,9% 4,25 87,2% 2,35 86,7% 4,94 100,0% 2,83 100,0% 0,97 100,0% Empresa D Sistema 4 5,34 92,1% 8,24 92,3% 8,39 92,1% 6,09 92,9% 9,20 99,1% 9,78 100,0% 7,71 87,1% 5,60 86,1% 4,29 94,3% 2,75 86,3% 2,48 93,0% 4,25 87,2% 2,60 96,0% 4,94 100,0% 2,83 100,0% 0,97 100,0%
Produo Estoque / WMS Custos Finanas Contabilidade Fiscal Recebimento / Expedio / Transporte Compras Faturamento Qualidade / Suporte a cliente Manuteno do sistema Tcnica Genrica Segurana Implantao Apresentao
Mdia final Impresso pessoal Resultado final
91,52 10,0
86,03 8,5
94,0% 85,0%
79,87 9,0
87,3% 90,0%
77,76 5,0
85,0% 50,0% 42,5%
85,45 9,0
93,4% 90,0%
915,22 731,24 79,9% 718,80 78,5% 388,81
769,04 84,0%
65
Definio da equipe de implantao
Patrocinador
Gestor do projeto (cliente) Lder Usurios multiplicadores
Gestor do projeto (software) Consultores de negcio
Usurios tcnicos
Consultores tcnicos
66
22

Determinao de equipe adequada para cada projeto; Principais figuras ou componentes:
Patrocinador (executivo principal):
Cliente e/ou usurio, normalmente diretor ou o gerente da maior rea envolvida; Alto poder de deciso, formal e informal; Participao nas principais reunies, aprovaes e avaliaes dos principais resultados ou produtos.
multidisciplinar
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Principais figuras ou componentes (cont.):
Gestor do projeto:
Cliente e/ou usurio diretamente ligado aos procedimentos operacionais e sistmicos do projeto; Bom poder de deciso; Participao direta e efetiva no projeto, em reunies e aprovaes e avaliao de resultados e produtos; Responsvel pelo cumprimento de planejamento e cronograma.
Equipe usuria ou do cliente:

Tcnicos do negcio, assistentes e auxiliares; Executores das atividades operacionais planejadas.
68

Principais figuras ou componentes (cont.):
Equipe tcnica:
Tcnicos em informtica, analistas de sistemas engenheiros de software; Executores das atividades operacionais planejadas e/ou
69
23
Levantamento e desenho dos processos de negcio

Entendimento dos processos existentes na empresa; de negcio
em cada
Detalhamento das etapas envolvidas processo de negcio da empresa;
Desenho em ferramenta apropriada dos processos de negcio.
Aprovao, pela diretoria das reas envolvidas, do entendimento dos processos de negcio.
70
Customizao dos processos de negcio no sistema

Para muitos processos muito especficos, o sistema ERP no possui um modelo de negcio pronto; Construo do modelo de trabalho de determinada rea da empresa dentro do software; Etapa crtica do processo de implantao pois requer um perfeito entendimento do processo de negcio em questo.
71
Adaptao dos processos de negcio da empresa s funcionalidades do sistema

Aplicao das chamadas best practices; Em alguns casos necessrio mudar at a cultura da empresa; Deve ser avaliada com muita cautela pois pode provocar constrangimento e um possvel boicote ao sistema no futuro.
72
24
Adoo de sistemas legados

Para algumas situaes especficas, mais indicado a adoo de sistemas especialistas para a realizao de determinadas funes; Utilizado nas seguintes condies:
Custo da customizao muito elevado; Existe no mercado um sistema que atende as exigncias do processo de negcio em questo.
Deve-se garantir a integrao dos sistemas especialistas com o sistema de gesto ERP;
73
Adoo de sistemas legados

Em alguns casos, o sistema legado j existe e, por deciso estratgica, no ser substitudo pelo ERP; Nesse caso, o time de implantao ir assegurar a comunicao entre o sistema legado e o ERP.
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Parametrizao do sistema
Definir e calcular todos os parmetros do sistema de todos os mdulos envolvidos; Cadastrar todos os dados necessrios para o incio das atividades no sistema; Definir a forma de converso dos dados do sistema antigo para o ERP em implantao; Etapa extremamente crtica pois envolve a parametrizao de todos os processos de negcios definidos anteriormente.
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25
Desenvolvimento do banco de dados

Construo das tabelas e relacionamentos do banco de dados; Definir a poltica de backup dos dados; Determinar os nveis de acesso e segurana;
Garantir a integrao entre os sistemas.
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Testes e implantao
Elaborar procedimentos de contingncia; Elaborar plano de testes detalhado para cada funo dos processos de negcio contemplados; Testar massivamente as funes desenvolvidas; Definir plano de go live; Determinar equipe de suporte ps-implantao; Elaborar treinamentos com os clientes / usurios do sistema.
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Avaliao da implantao
Critrios mais importantes de avaliao quanto ao sucesso ou fracasso da implantao de um sistema:
Altos nveis de uso do sistema pelo usurio;
Satisfao do usurio;
Atitudes favorveis tanto dos usurios quanto do pessoal de Tecnologia da Informao; Objetivos atingidos; Retorno financeiro da organizao (reduo dos tempos de operao, reduo de custos ou aumento das vendas ou lucros).
78
26

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Detalhamento dos FCS

Mudana gerencial organizacional efetiva:

Detalhamento dos FCS

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Detalhamento dos FCS

Papel adequado do lder do projeto: