WORKFLOW: Conceitos, Abrangncia e Sistemas de Suporte

Mariano Nicolao Universidade Luterana do Brasil Ulbra Guaba Fone: 051 - 4774000 E-mail: nicolao@ulbra.tche.br Duncan Dubugras Alcoba Ruiz Pontifcia Universidade Catlica do RS Instituto de Informtica Av. Ipiranga, 6681, Caixa Postal 1429 CEP 90619-900 Porto Alegre - RS E-mail: duncan@music.pucrs.br

RESUMO
O trabalho apresenta um estudo sobre workflow, um conceito que empregado na representao dos aspectos de coordenao, cooperao e gerenciamento do fluxo de trabalho realizado, principalmente em escritrios. So apresentados diferentes pontos de vista sobre o significado de workflow, o relacionamento com groupware e CSCW, e apresentado um referencial conceitual onde workflow se insere. apresentada, por fim, uma caracterizao do que sejam sistemas de suporte ao gerenciamento de workflow e uma classificao para estes sistemas, do ponto de vista de complexidade e grau de estruturao das tarefas, e grau de interao com os profissionais responsveis pelas mesmas. Palavras-chave: Workflow, modelagem de dados, aplicaes avanadas.

1. Introduo
Os avanos tecnolgicos ocorridos na rea da informtica tm tornado possvel o apoio ao tratamento da informao nas organizaes. Considerando o atual patamar tecnolgico dos microcomputadores, das estaes de trabalho e das redes de comunicao, permitido, hoje, operar eletronicamente sobre tipos de dados, tais como textos, imagens e sons. Com essa tecnologia pode-se armazenar fotografias, faturas, rascunhos e outros documentos como arquivos em mdia eletrnica. A consistncia e a acessibilidade a esses dados podem ser controladas automaticamente de forma mais adequada do que com os procedimentos manuais no escritrio. Como conseqncia, um maior nvel de simplificao e de controle pode ser obtido nos procedimentos do escritrio executados pelos profissionais. Em muitos escritrios, essas tendncias tm levado a sistemas computacionais sofisticados. Estas organizaes esto bem conscientes do potencial destes sistemas para o suporte automatizado de processos. Estaes de trabalho, esto conectadas entre si e a servidores atravs das redes. Com estes sistemas, possvel acessar informaes de qualquer lugar da organizao, o que possibilita atingir uma grande integrao do trabalho. Considera-se que, a

um custo relativamente baixo, possvel construir uma plataforma que oferea distribuio, recursos multimdia para interface homem-mquina e capacidade computacional, tanto em termos de processamento como em termos de armazenamento, comparvel, ou at superior, oferecida por equipamentos de grande porte, e compatvel com os tipos de informaes presentes nos ambientes de processamento de documentos. O bom funcionamento de uma empresa depende, essencialmente, das possibilidades de acesso a informaes e do processo decisrio baseado sobre as mesmas. Escritrios so ambientes de trabalho das empresas que concentram o suporte administrativo necessrio para organizar, planejar e controlar o trabalho realizado, para satisfazer as obrigaes legais e para administrar o relacionamento, de cada empresa, com o mundo externo. O trabalho realizado em escritrios um trabalho em equipe, onde cada membro dessa equipe, um agente de escritrio, tem um conjunto prprio de atribuies e responsabilidades, e tem autonomia para a realizao de suas atividades. Essas atividades, contudo, no so independentes entre si. Geralmente, h uma interdependncia na realizao das atividades causada pela manipulao da mesma informao em diferentes momentos. H, portanto, uma estreita cooperao no trabalho realizado pelos agentes do escritrio. Para realizar esta integrao, importante a existncia de modelos com capacidade descrio e suporte computacional do fluxo de trabalho realizado. Sistemas de workflow propem-se manipular e monitorar a informao relativa ao fluxo de trabalho em um ambiente cliente-servidor para gerenciar, coordenar e controlar o trabalho realizado em escritrios mais eficientemente. Este tipo de suporte chamado automao de workflow [DUI 94] . Este artigo est organizado da seguinte forma: Na seo 2 so apresentadas definies de diferentes autores para workflow na seo 3 so apresentados os conceitos bsicos envolvidos na modelagem de workflow. As caractersticas necessrias para sistemas de gerncia de workflow so discutidas na seo 4. Na seo 5 so apresentadas as classes de workflow e discutidos na seo 6 descrita a modelagem de workflow bem como os relacionamentos de workflow com outras reas. Finalmente, na seo 7, so apresentadas algumas reflexes sobre o tema.

2. O que workflow
Workflow no um conceito novo pois informaes sobre o trabalho realizado esto sendo armazenadas e manipuladas h muito tempo. O termo workflow coloca uma nova perspectiva, na qual o trabalho o conceito central, diferentemente da viso orientada a dados.

O enfoque principal no trabalho realizado e na disponibilidade da informao, melhora a prtica do gerenciamento de workflow. As primeiras aplicaes de workflow foram sistemas de digitalizao, gerenciamento e armazenamento de documentos (Digitalyzed Imaging Systems - DIS) projetados para suportar altos volumes de transaes e para armazenar uma variedade de tipos de documentos [BUR 93] . O processamento de transaes financeiras, de pagamento de seguros e o processamento de documentos legais so bons exemplos de aplicaes que podem se beneficiar da utilizao de workflow, pois requerem uma grande capacidade de processamento de imagens digitalizadas e sistemas que gerenciem documentos. So exemplos de documentos utilizados nessas transaes: fotografias de imveis, imagens de contratos e escrituras legais incluindo as assinaturas dos envolvidos (para o caso de locaes e vendas) e fotografias de carros com sinistro (como provas no caso de pagamento de seguro). Estes documentos necessitam ser organizados, manipulados e armazenados e, com a tecnologia atual, podem ser incorporadas aos sistemas1. Estes sistemas devem proporcionar um alto grau de segurana, um eficiente controle de verses, o controle de verses vital para que as informaes mantenham-se sincronizadas e consistentes em todos os locais, e rastreamento de documentos, e so tipicamente baseados em uma arquitetura de banco de dados centralizada. Workflow, nestes ambientes, incluem, comumente, tarefas de processamento de documentos atravs de escalonamento, roteamento e acompanhamento dos estados do processo. Vrios conceitos so utilizados para caracterizar workflow, tanto a nvel acadmico como a nvel comercial. Nos itens a seguir (2.1 a 2.8) so apresentadas algumas definies propostas a nvel acadmico, a seguir so apresentadas as definies propostas por vendedores de softwares que produzem produtos includos na categoria de workflow (2.9) 2.1 Duitshof, Matthijs Workflow um sistema cujos elementos so atividades, relacionadas como outras por triggers (gatilhos), e disparadas por eventos externos [DUI 95]. 2.2 Georgakopoulos, Dimitrios Workflow um conceito fechado relacionado com reengenharia e automao de negcios e processos de informao em uma organizao [GEO 95]. Workflow pode descrever tarefas de processos de negcios em um nvel conceitual necessrio para compreenso,
um exemplo de sistema que incorpora tal caracterstica o File Magic! Plus 4.1 que tem como funo principal armazenar e gerenciar banco de dados formados por imagens digitalizadas [NIC 96]
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avaliao e (re)projeto de processos de negcios. Por outro lado, workflow pode capturar tarefas de processos de negcios em um nvel que descreve requisitos dos processos integrando as funcionalidades de sistemas de informao e as habilidades humanas. Georgakopoulos define um workflow como uma coleo de tarefas organizadas para realizar alguns processos de negcio (por exemplo: processamento de ordens de compra por telefone; processamento da venda de servios telefnicos; processamento de indenizao de danos por uma companhia de seguros) [GEO 95]. Uma tarefa pode ser executada por um ou mais sistemas de software, um ou mais grupos de pessoas, ou uma combinao dos dois. 2.3 Joosten, M. M. Stef Segundo este autor, um workflow um sistema em que elementos so atividades relacionadas com outras atividades atravs de triggers e disparadas por eventos externos, que representam um processo de negcio iniciado com uma incumbncia e finalizado com o trmino desta incumbncia. Nesta definio, um workflow representa um processo de negcio particular, tal como processos de tratamento de indenizaes de danos solicitadas a uma companhia de seguros. O conceito de workflow refere-se a uma coleo de atividades (processo) que permanecem juntas porque so executadas como conseqncia de um evento especfico [JOO 95a]. Esta definio no menciona a rea de aplicao de workflow, pois o conceito de fluxo de trabalho aplicado em muitas situaes. A definio se refere a relacionamentos entre atividades, sem considerar de onde ou por quem as mesmas so realizadas. Um exemplo de um workflow o tratamento de um sinistro exigido a uma companhia de seguros. Este tratamento um workflow, porque todas atividades no procedimento so conseqncias do evento disparado por um dano. O workflow pode incorporar assessores de danos, pessoas de reparos, especialistas, secretrias, advogados, contadores, participantes estes localizados dentro ou fora da companhia de seguro. O propsito de um workflow melhorar a coordenao do trabalho. Workflow usualmente aplicado em situaes onde procedimentos administrativos so realizados por diferentes pessoas em diferentes localizaes [JOO 95a]. A melhoria da coordenao permitida pela disponibilidade de uma infra-estrutura de comunicao eletrnica. O desafio dos negcios para uma maior competitividade e rapidez nos processos, explorar as possibilidades com respeito coordenao na execuo do trabalho. Um workflow entendido como todo o trabalho executado como conseqncia de um evento particular. Este evento, por

exemplo, pode ser uma queixa de um cliente sobre um produto vendido com a data de validade vencida (ao) que dispara um procedimento relacionado a esta ao, tal como a verificao da data de validade e de venda do produto. Diferentes pessoas de diferentes departamentos, ou externos a organizao, podem estar envolvidos. Para Joosten, um workflow apresenta as seguintes caractersticas: integrao - o sistema atravessa limites organizacionais; diferentes partes esto envolvidas; estrutura - o sistema tem uma estrutura automatizados. 2.4 Mckie, Stwart Workflow o processo de automao de negcios onde um conjunto inteligente de ferramentas gerenciadoras de tarefas interpreta e age sobre eventos [MCK 94] 2.5 Miller, John A. Workflow um conjunto de tarefas que cooperam para implementar um processo de negcios [MIL 95]. Um workflow pode simplesmente ser definido como um conjunto de tarefas (tambm chamado de atividades ou passos) que cooperam na execuo de um processo do negcio. Miller ainda afirma que um workflow composto de um conjunto de tarefas (tambm chamado passos ou atividades). H dois tipos de tarefas, tarefas simples que representam atividades individuais e indivisveis e tarefas compostas que representam algumas atividades que podem ser divididas em sub-atividades (tarefas simples ou qualquer outra composio de tarefas). Para Miller, tarefas so operaes ou seqncia de operaes que so submetidas execuo no processamento pelas entidades utilizando suas interfaces. 2.6 Pierre, Saint Workflow so processos que primariamente representam procedimentos de trabalho executado por pessoas de um escritrio, mediante documentos ou formulrios eletrnicos [SAI 94]. A transferncia destes documentos de um lugar para outro realizada de acordo com uma rota predefinida, permitindo que cada pessoa (agente) manipule os documentos em funo de suas atividades na organizao. 2.7 Sheth, Amit As definies de Workflow a seguir so referenciadas em [SHE 95]: Workflow refere-se a um novo conjunto de ferramentas e softwares para automao e aperfeioamento de processos de negcios. Workflow um processo pelo qual tarefas individuais agem juntas segura, tal como controles e autorizaes associadas a procedimentos, formulrios, etc.; hbrido - o sistema constitudo por participantes pessoas e

para completar uma transao (processos de negcios claramente definidos) em uma empresa. Workflow uma seqncia de aes ou passos usados em processos de negcios. Workflow automatizados aplica tecnologia para processos, embora no necessrio para todo tipo de ao. Workflows so modelos computadorizados de processos de negcios. 2.8 Workflow Management Coalition A Workflow Management Coalition uma entidade que tem como objetivo aumentar a utilizao das tecnologias de workflow atravs do desenvolvimento de terminologias comuns e padres. Como esta organizao tem apresentado participaes de diferentes grupos que trabalham com workflow na Europa, consideramos a experincia acumulada por estes membros e compartilhada com a Workflow Management Coalition relevante ao nosso trabalho. A Workflow Management Coalition define workflow como a automao de um processo de negcios, na sua totalidade ou parte , durante o qual documentos, informaes ou tarefas so passadas de um participante para outro por aes, de acordo com um conjunto de regras procedurais [WFM 96]. 2.9 Viso Comercial A seguir veremos alguns conceitos relacionados a viso comercial de um workflow. Para Burns workflow a tecnologia que habilita voc automatizar processos de negcios [BUR 93]. Um representante da PeopleSoft Inc. diz que: workflow um mecanismo pelo qual voc pode implementar a prtica da reengenharia de negcios [GEO 95]. Literatura de produtos da Action Tecnologics Inc. define workflow como um trabalho que mudado como uma srie de transaes baseadas em pessoas e declara que Uma srie de workflow formam um processo de negcios [GEO 95]. Um representante da Wang Laboratories declara que workflow vai alm do roteamento (isto , movendo informao entre usurios ou sistemas) pela integrao da informao de uma variedade de fontes [GEO 95]. Literatura de Produtos da Recognition Internal Inc. informam que workflow o processo pelo qual tarefas individuais juntam-se para completar uma transao, um processo de negcio claramente definido, com uma empresa [GEO 95]. 2.10 Definio de workflow Para este trabalho definimos workflow como sendo um conjunto de passos processados juntos com alguma especificao de controle e fluxo de dados entre os passos.

3. Conceitos
Esta seo constituda por um conjunto de definies relacionadas com a rea deste tutorial. Seu objetivo o de apresentar uma reviso bibliogrfica abrangente do tema. 3.1 Evento Evento definido como algo que acontece, algo que ocorre. Exemplo: a ocorrncia da remessa de uma carta. Um outro exemplo de evento um sinistro ocorrido por um acidente de carro em junho de 1996. Um evento ocorre como resultado da execuo de uma atividade, por outro lado, atividades podem ser executadas como resultado da ocorrncia de eventos. Eventos so observveis em um certo momento, que chamado de ocorrncia do evento. Cada atividade contm pelo menos um evento, por que o evento determina a execuo da atividade. Uma atividade composta por uma seqncia no nula de eventos. Uma importante distino entre atividades e eventos que atividades podem ser associadas com um intervalo de tempo, enquanto que um evento ocorre em um instante de tempo especfico. 3.2 Participante do Workflow ou Ator Participante do workflow ou ator um recurso que executa o trabalho representado por uma instncia de atividade de um workflow ( aquele que atua). Este trabalho normalmente manifesta-se como um ou mais itens de trabalho (Work Item) atribudos ao participante do workflow, via worklist.. Exemplo: pessoa colocando a carta na caixa de correio. 3.3 Item de Trabalho (Work Item) Item de trabalho a representao do trabalho a ser processado (por um participante do workflow) no contexto de uma atividade em uma instncia de processo. 3.4 Lista de Trabalho (Work List) Lista de trabalho uma lista de itens de trabalho associados com um determinado participante do workflow (ou em alguns casos com um grupo de participantes do workflow que podem compartilhar uma lista de trabalho em comum). A lista de trabalho formada pela interface entre um workflow e o usurio da lista. 3.5 Objeto Alguma coisa que capaz de ser vista, tocada, ou sentida. Exemplo: a carta. 3.6 Atividade Atividade um conjunto de eventos que ocorrem sobre a responsabilidade de um ator. Esta definio permite que uma atividade seja realizada por muitas pessoas, contanto que um ator seja responsvel pela atividade. Por exemplo, mandar uma carta pode envolver

secretrias, servios de entrega, etc., mas isto considerado uma atividade quando estes atos so executados sobre a responsabilidade do remetente. Uma atividade executada se os eventos na atividade esto habilitados e ocorrem. necessria a existncia de um ou mais atores (atuantes) causando esses eventos. Atores podem ser seres pessoas ou agentes automatizados. Ambos os tipos de atores so tratados em um mesmo nvel de abstrao de forma a modelar a interao. Esta natureza hbrida, ou seja, aspectos humanos e automatizados caracterstica de sistemas de workflow. Atividades podem ser consideradas elementos de um caso. Um evento especfico o motivo para um grupo de atividades pertencerem ao mesmo workflow, este evento o responsvel pelo desencadeamento da seqncia de atividades, o workflow. Algumas atividades so descritas como uma parcela do trabalho que executa um passo lgico no processo. A natureza hbrida dos atores determinada tanto pelos atores quanto pela natureza intrnseca das atividades. Uma atividade pode ser manual (no pode ser automatizada) ou automatizada (passvel de descrio algortmica). Assim, uma atividade de workflow pode requer recursos humanos ou automatizados para suportar a execuo do processo. Quando um recurso humano necessrio para a execuo de uma atividade esta atividade atribuda a um participante do workflow. A definio de um processo geralmente consiste de muitas atividades de processo relacionadas logicamente em termos de sua contribuio sobre os processos de negcio. Uma atividade tipicamente a menor unidade de trabalho escalonada pelo workflow, mesmo que uma atividade possa resultar em muitos itens de trabalho a serem participante do workflow. 3.6.1 Atividade Automatizada Atividade automatizada, uma atividade capaz de ser automatizada usando um sistema de gerenciamento de workflow para supervisionar a atividade durante a execuo de um processo de negcios do qual ela faz parte. 3.6.2 Atividade Manual Atividade manual, uma atividade em um processo de negcio que no pode ser automatizada e, portanto, est fora do escopo do sistema de gerenciamento do workflow. Tais atividades podem ser includas na definio do processo para permitir a coordenao integrada das atividades automticas e humanas. executados por um

3.7 Instncia Instncia, a representao de uma nica ocorrncia de um processo ou de uma atividade em um workflow, incluindo os dados associados. Cada instncia representa uma forma diferente de execuo. Um workflow inclui atividades paralelas, uma instncia de um workflow pode incluir muitas linhas diferentes de execuo do processo ou atividade, que pode ser controlada independentemente e tem seus estados internos prprios e identidade externamente visvel. 3.8 Gatilho (trigger) Como conseqncia da ocorrncia de um evento, uma atividade pode ocorrer (um evento x dispara uma atividade y se a ocorrncia de x faz com que y seja executada), esta dependncia causal chamada de triggering. Uma atividade disparada quando algum objeto recebido (evento), tal como um formulrio, um arquivo, uma mensagem eletrnica, uma chamada telefnica. Este objeto chamado de transportador do evento. 3.9 Processo Um processo um conjunto de atividades que compartilham um objetivo em comum. Processos so definidos para dar um nome a um conjunto de atividades que esto relacionadas de uma forma tenha sentido em uma determinada situao. Processos podem ser divididos em subprocessos, que correspondem ao subconjunto de relaes entre conjuntos. Esta distino entre processo e atividade motivada pela diferena nas caractersticas essenciais das atividade. Uma atividade est associada a um ator que tem a responsabilidade de realiz-la. Um processo constitui-se em um conjunto de atividades para uma dada situao (especfica). Um workflow pode ser considerado um tipo de processo. Processo a representao conceitual de uma realidade do mundo real denominada um processo de negcio de forma a suportar a manipulao automtica, incluindo tanto a modelagem quanto a execuo por um sistema de gerenciamento de workflow. A definio (modelagem) de processo, consiste em uma rede de atividades e seus relacionamentos, critrios para indicar o incio e trmino do processo e informao sobre atividades individuais, tais como participantes associados aplicaes, dados associados a atividades, etc. 3.10 Processos de negcios Processos de negcios so um conjunto de um ou mais procedimentos ou atividades relacionados que coletivamente realizam um objetivo de negcios ou uma meta (poltica) normalmente dentro do contexto de uma estrutura organizacional que define papis funcionais

e relacionamentos. Processos de negcios podem consistir de atividades automatizadas, capazes de serem gerenciadas por um workflow, e atividades manuais que encontram-se fora do escopo da execuo automatizada do workflow. 3.11 Modelo E-R de workflow De forma a facilitar a compreenso das definies relacionadas ao conceito de workflow, a seguir ser apresentado um diagrama E-R (Figura 1) que representa os relacionamentos entre evento, objeto, atividade, processo, ator usando a notao de [EN 89] Apud [DUI 95].

objeto

executa atividade trigger

processo

transporta

evento

ator
responsvel

Figura 1: Modelo E-R de Conceitos [DUI 95].

Para ilustrar as interaes entre os conceitos definidos apresentado, na Figura 2, um caso hipottico de atendimento a um sinistro de trnsito por parte de uma seguradora. O objeto um carro. Um dos sinistros vlidos para o carro (evento que o objeto transporta) um acidente. Quando ocorre o acidente, a atividade Preparao Documentao (do processo Tratamento de Seguro), que reconhece o evento Acidente de Carro, pois o veculo est segurado, ativada. A atividade realizada pela Secretria, sob responsabilidade do Chefe, ambos pertencentes ao escritrio da Seguradora.

C a rro

P re p a ra o D o c u m e n ta o Seguro e x e c u ta

T ra ta m e n to d e S e g u ro

s in istro S e c re t ria

A c id e n te d e C a rro

resp o n s vel

C h e fe

Figura 2: Instanciao do Modelo E-R de Conceitos para o caso Atendimento a um Sinistro de Trnsito

4. Sistemas de Suporte ao Gerenciamento de Workflow

Um complemento ao tema workflow, o estudo de Sistemas de Suporte ao Gerenciamento de Workflow - SSGW. No a inteno deste trabalho aprofundar-se neste tpico, porm, algumas caractersticas relacionadas a SSGW permitem que se tenha uma viso mais clara do processo de definio da informao, de como se relacionam os dados de um processo e como eles se organizam em um workflow.
dados da a p lic a o dados da o r g a n iz a o p r o fissio n a l d o e sc r it r io

p r o je t i s t a

g er en te

r e d e d e co m u n ica o

p r o c e ssa d o r d e in te r fa c e

g e r e n te d e e v e n to s

g e r e n te d e w o r k flo w

dados de d e fin i o

dados do p r o c e sso

dados de g e r e n c ia m e n to

LEG EN DA:
co m p o n en te clien te co m p o n en te a t iv o co m p o n en te d e a r m a z e n a m e n to lig a o co m u m c om p on en te d o S S G W

lig a o co m u m c o m p o n e n t e e x te r n o

Figura 3: Arquitetura genrica para um SSGW [JOO 95a].

Sistema de Gerenciamento de Workflow um sistema que define, cria e gerncia a execuo de workflows, atravs do uso de software, executando uma ou mais mquinas de workflow, que est habilitada a disponibilizar a definio do processo, interagindo com os participantes do workflow e, onde for necessrio, invocar o uso de ferramentas e aplicaes da tecnologia de informao [WFM 96].

Um sistema de workflow consiste de componentes de software para armazenar e interpretar definies de processo, criando e gerenciando instncias do workflow ao mesmo tempo que so executados, e controlando suas interaes com participantes e aplicaes do workflow. A Figura 3 mostra uma arquitetura genrica de um SSGW [JOO 95a]. Os componentes que, de fato, pertencem ao SSGW esto conectados por setas sombreadas. Os dados das aplicaes e os dados da organizao pertencem a soluo sistmica da empresa como um todo mas no ao sistema de suporte a workflow em si. De acordo com a arquitetura genrica mostrada na Figura 3, existem trs tipos de componentes bsicos em um SSGW: componentes ativos, componentes clientes e componentes de armazenamento. 4.1 Componentes Ativos So de trs tipos os componentes ativos em SSGW: processadores de interface, gerentes de eventos e gerentes de workflow. O processador de interface um componente que faz a ligao entre os dados dos sistemas de informao da empresa (dados da aplicao) e o sistema de workflow. Para o caso do acidente de trnsito descrito na seo 3.11, o processador de interface responsvel por efetuar a recuperao dos dados sobre o cliente, o carro de sua propriedade e o plano de seguros contratado pelo cliente. Estas informaes podem estar armazenadas em um SGBD relacional, e podem ser acessveis, por exemplo, pelo protocolo ODBC. O gerente de eventos o responsvel por manter a lista do trabalho a ser realizado, garantindo o cumprimento de prazos de execuo e notificando outros atores, caso conveniente. Para a mesma aplicao citada acima, o gerente de eventos quem ativa o evento que deve ser reconhecido pela atividade seguinte aps a documentao de solicitao do valor do seguro estar em condies, assim como avisa os atores envolvidos com as prximas atividades como, por exemplo, o responsvel por realizar a percia no veculo. O gerente de workflow responsvel pela coordenao da execuo das atividades de um workflow, pelo monitoramento de outros workflows e pela comunicao com outros gerentes de workflow, quando necessrio. A atividade de preparao de documentao demanda um certo tempo para ser realizada: o gerente de workflow o responsvel pela no interferncia da execuo de outras atividades, de outros casos como, por exemplo, um acidente de trnsito com o carro.

4.2 Componentes Clientes So trs os tipos de clientes que podem interagir com um SSGW: profissionais, projetistas e gerentes. Convm distinguir os clientes nesses trs tipos porque os mesmos requerem diferentes funcionalidades de um SSGW. No incomum, na prtica, que uma mesma pessoa acumule dois ou os trs tipos (ou papis) acima. Considerando a requisio de seguros discutida anteriormente, o papel de projetista realizado por aquele que define como o escritrio da seguradora vai, de fato, atender uma requisio desse tipo, ou seja, quais sero as atividades, a quais eventos as mesmas devem responder e quais informaes so tratadas por cada uma. O gerente aquele que designa as pessoas como responsveis ou executoras das atividades, ou seja, executa um procedimento semelhante ao de definir autorizaes de acesso a um banco de dados. O papel do profissional exercido no momento em que uma dada pessoa executa uma atividade de um caso especfico como, por exemplo, a preparao da documentao para o pedido de pagamento de seguro. 4.3 Componentes de Armazenamento Os componentes de armazenamento pertencem a dois contextos: externos e internos. Os componentes externos so classificados em dois tipos: dados das aplicaes e dados da organizao. Os internos, por sua vez, so includos em trs tipos: dados de definies, dados de processos e dados de gerenciamento. 4.3.1 Dados das Aplicaes Os dados das aplicaes correspondem s informaes armazenadas nos bancos de dados dos sistemas de informao da empresa. Esses dados no pertencem ao SSGW. De fato, os SSGW que necessitam, eventualmente, dos dados dos SI para a execuo das atividades. Os dados de cadastramento de clientes da seguradora so um caso tpico. 4.3.2 Dados da Organizao Os dados da organizao dizem respeito soluo organizacional da empresa em termos de estrutura, funes e recursos. Com essas informaes, um SSGW tem condies de garantir a poltica de autorizaes de acesso e de qualificaes dos profissionais da empresa. No caso da seguradora, a atividade do clculo da indenizao prevista pela aplice do seguro, dadas as circunstncias do sinistro ocorrido, deve ser de atribuio, por exemplo, de um contador. Estes dados no esto relacionados com um processo de negcio especfico, mas contm informao de uma natureza mais geral.

4.3.3 Dados de Definies Os dados de definies dizem respeito s informaes estticas da estrutura dos workflows (por exemplo: especificao de workflow e especificao de tarefas). Estes dados correspondem aos modelos de dados dos workflows. A atividade de preparao de documentao necessita para sua realizao, alm dos dados do cliente, do veculo e do seguro contratado, um conjunto de documentos tais como registro policial de ocorrncia de trnsito, laudo da percia, oramentos para conserto, etc. necessria a descrio de, pelo menos, quais tipos de documentos e de dados sero tratados pela atividade. Se um modelo de um processo de negcios usado para automatizar um workflow ento o modelo pode conter pelo menos os dados de definio. 4.3.4 Dados de Processos Os dados de processos registram a histria de execuo dos processos e das correspondentes atividades e o estado atual dos diversos processos. A informao dinmica corrente e o histrico das aplicaes de workflow chamado dados do processo. Estas informaes so teis para decidir qual a ordem efetiva de realizao das atividades, atribuio de atividades a atores, (re)escalonamento de atividades, alm de permitir, caso conveniente, um posterior rastreamento de como, efetivamente, foi solucionado um caso em especial. Os dados de um workflow podem ser, por exemplo: a atividade de preparao da documentao do pedido de indenizao foi realizada, por exemplo, no dia 10/04/96 s 14:30h, com o registro policial de nmero 12458, de 06/04/96, laudo da percia tcnica de n 1679, e sem oramentos para conserto, pois o laudo acusou a perda total do veculo. O ator responsvel e executante da atividade foi o Assistente de Administrao Joo da Silva, por atribuio expressa do Gerente. Este dado importante quando um workflow processado. Isso faz dos dados do processo um componente essencial para a mquina de workflow. Alm disso, trabalhadores podem determinar (definir um fluxo) os dados do processo em ordem direcionando o fluxo de informao no workflow, providenciando aos clientes informaes corretas sobre o estado corrente do trabalho, e mostrando quais atividades existem para ser feitas (listas de trabalho). 4.3.5 Dados de Gerenciamento Os dados de gerenciamento correspondem s agregaes de dados sobre os processos executados, permitindo que os gerentes possam acompanhar e avaliar o trabalho executado e, eventualmente, reescalonar o trabalho para evitar picos de carga e sobrecarga de atividades em

atores especficos. Esses dados auxiliam a determinao de mtricas de produtividade, tempos de realizao dos processos etc. Pode interessar, seguradora, saber se h uma alta incidncia de problemas com documentao na solicitao de pagamento de seguros, quanto tempo, em mdia, a seguradora gasta para pagar a idenizao de um seguro, quais atores tm tido uma taxa de erro acima do aceitvel, etc. A estrutura dos dados de definio, dados de processo e dados da organizao vista nas sees a seguir. Joosten [JOO 95] mostra como estes trs conjuntos de dados integrados conceitualmente. so

5. Caracterizando Sistemas de Workflow

Para cada organizao, processos de negcios apresentam caractersticas prprias, havendo assim a necessidade de um modelo de workflow que permita representar de forma realstica as informaes qualitativas e quantitativas da entidade em estudo. O processamento de transaes financeiras, o processamento de documentos legais, entre outros, so exemplos de atividades distintas, mas que podem ser representadas por um mesmo modelo de workflow. A caracterizao de sistemas de workflow permitir que a seleo do modelo para sua representao seja facilitada, visto que ser possvel verificar em qual dessas caracterizaes determinado processo se enquadra impedindo, assim, a escolha de um modelo inadequado que proporcione uma modelagem inadequada. No existe ainda uma forma comum para caracterizar sistemas de workflow. Muitas caracterizaes negligenciam a automao de workflow acessando um grande nmero de sistemas e informao compartilhados. Para melhor modelar processos de negcios, importante que se identifique em qual das caracterizaes existentes este processo se enquadra, visto que alguns modelos podem no ser adequados para uma representao de determinados processos de negcios. Como pode ser lido em [GEO 95] na comparao de Cinco Sistemas de Gerenciamento de Workflow, apenas um deles (Floware) consegue representar as trs caracterizaes propostas; as outras ferramentas conseguem representar apenas uma. Tendo em vista a tentativa de selecionar um modelo que melhor se adapte ao trabalho futuro, consideramos importante a identificao dos tipos de workflow. A identificao dos tipos de workflow permitir maior segurana na escolha de modelos e de ferramentas de modelagem para representao dos processos de negcios. Existem vrios tipos de caracterizao de workflow; entre elas esto: apoio ad hoc de grupo de trabalho, automao de tarefas, fluxo de documento e automao de processo, workflow administrativo, workflow

de produo, workflow orientado a pessoas e workflow orientado a sistemas e workflow transacional [GEO 95,KOB 95]. [FRYE 94] Apud [GEO 95] divide workflow em trs categorias: centrado em correio, centrado em documento e centrado em processo. A seguir procuraremos abordar algumas dessas caracterizaes. 5.1 Workflow Orientados a Pessoas e Workflow Orientado a Sistemas Workflow orientado a pessoas, envolve pessoas na execuo e coordenao de tarefas (ad hoc workflow) e workflow orientado a sistemas, envolve sistemas de computadores que executam operaes computacionais intensas e softwares especializados em tarefas (workflow do tipo produo). Enquanto workflows orientado a pessoas, controlam e coordenam tarefas humanas, workflow orientado a sistemas controlam e coordenam tarefas de softwares (com uma pequena ou nenhuma interveno humana). Conseqentemente, implementaes de workflow orientado a sistemas precisam incluir softwares para controle de concorrncia e tcnicas de recuperao para assegurar consistncia e segurana. Em um workflow orientado a pessoas, as principais questes a serem analisadas so: interao pessoa-computador; combinar habilidades humanas para suportar as tarefas necessrias; modificar a cultura do escritrio (como as pessoas preferem ou necessitam trabalhar). Em um workflow orientado a sistemas, as principais questes a serem analisadas so: combinar as necessidades dos processos de negcios para a funcionalidade do sistema e providenciar dados pelos sistemas de informao existentes e/ou suas aplicaes; interoperatibilidade entre sistema do tipo HAD (heterogneo, assncrono, distribudo); procurar softwares adequados para executar tarefas de workflow; determinar novas necessidades aos softwares de forma a permitir automao dos processos de negcios; assegurar a execuo correta e segura dos sistemas. Torna-se importante observar que questes tais como tratamento de excees, liberao de usurios, priorizao e encerramento podem aparecer de diferentes formas em ambos os tipos de sistemas, e necessitam ser analisadas. 5.2 Ad hoc, Administrativo e Produo As publicaes comerciais diferenciam trs tipos de workflow [MCC 92, GEO 95, KOB 95]: ad hoc; administrativo, e de produo.

5.2.1 Ad hoc Workflows do tipo Ad Hoc suportam definio rpida e execuo de modelos de processos menos complexos que podem ser usados para facilitar o fluxo de um nico documento em uma nica ocasio, ou o fluxo dos documentos de negcios principais em uma base corrente [KOB 95]. Este tipo de workflow executa processos de negcios, tais como documentao de produtos ou pedidos vendidos, onde no h um padro de movimentao de informao entre pessoas. Tarefas do tipo ad hoc para workflow tipicamente envolvem coordenao humana, elaborao ou co-deciso [Schael 95] Apud [GEO 95]. A ordenao e a coordenao de tarefas em um workflow do tipo ad hoc no so automatizadas mas controladas por pessoas. Workflows Ad hoc tipicamente envolvem pequenos grupos de profissionais que tm a inteno de apoiar atividades que requerem uma soluo rpida. A Figura 4, representa um workflow simplificado tipo ad hoc envolvendo o processo de referncia de artigos. As tarefas do processo de reviso consistem em Selecionar Revisores, Distribuir os Papis para os revisores selecionados, ter os revisores executando (fazendo) as revises (Reviso), e colaborando na produo de Reviso Conjunta (agrupada) de um documento, e finalmente enviando as revises para os autores (Reviso Enviada).
Reviso requisio 1 Reviso 1

Selecionar Revisores

Reviso requisio 2

Artigos Distribudos

Reviso 2

P roduz revis es agru p adas

Reviso avanada

. . .
Reviso requisio n Reviso 3

Figura 4: Ad hoc workflow de reviso de artigos [GEO 95]

O processo de referncia de artigos um workflow do tipo ad hoc por apresentar as seguintes caractersticas: i. negociao para a seleo de revisores; ii. colaborao entre os revisores para produo de uma reviso agrupada Revises subsequentes de artios podem no ser executadas pelos mesmos revisores. Estas caractersticas so tpicas de um workflow do tipo Ad hoc por envolverem coordenao, elaborao ou co-deciso humana.

Figura 5:Opo send to documento encontrada no Windows 98

Uma forma de rotear os documentos do workflow de revises de artigos, pode ser atravs da utilizao da opo send to (vide Figura 5) existente no ambiente Windows 95 da Microsoft Corporation, permitindo que o usurio envie um arquivo (documento eletrnico) para um disquete, fax ou mail. No caso de sistemas de E-mail alguns produtos ainda permitem ao usurio enviar formulrios de negcios eletrnicos como arquivos com acessrios (attachments).Estes exemplos caracterizam situaes em que podem ser aplicados um workflow do tipo ad hoc. 5.2.2 Administrativo Envolve processos repetitivos com regras de coordenao de tarefas simples, tal como roteamento de um relatrio de despesa ou requisio de viagem atravs de um processo de autorizao. A ordenao e coordenao de tarefas em workflows administrativo podem ser automatizadas. Workflows administrativo no englobam um processo de informaes complexas e no requerem acesso para sistemas de informao mltiplos usados para suportar produo ou servios de compradores. Exemplo: considerando novamente o processo de reviso de artigos; nesta caracterizao, assume-se que os revisores so anteriormente conhecidos (exemplo: os mesmos revisores so usados para reviso dos artigos). Portanto supe-se que os revisores no colaboram na produo de uma reviso conjunta. Em vez disso, eles produzem revises individuais que so consideradas pelo editor que toma a deciso final. Sobre esses aspectos, workflow de reviso de artigos torna-se um workflow do tipo administrativo como descrito na Figura 6.

Reviso 1

Distribuio de Artigos

Reviso 2

Combina Revises

Reviso enviada

Reviso 3

Figura 6: Workflow Administrativo de reviso de artigos [GEO 95]

5.2.3 Produo Envolve processos de negcios repetitivos e previsveis, tais como emprstimos e seguros. Diferente de workflows administrativo, workflows de produo englobam um processo de informaes complexas envolvendo acesso para mltiplos sistemas de informao. A ordenao e coordenao de tarefas nestes tipo de workflow podem ser automatizadas. Contudo, para automao de workflow de produo, torna-se complicado trabalhar com: processos de informaes complexas; acesso para sistemas de informao mltiplos para execuo do trabalho e recuperao de dados para tomada de deciso (workflow administrativos confiam em pessoas para a maior parte das decises e execuo dos trabalhos). Considerando o processo de requisio de seguro sade na Figura 7, um formulrio de requisio primeiro examinado manualmente e armazenado em um banco de dados de objetos, ento a requisio indexada. Esta informao analisada por um avaliador de requisio automatizado. A tarefa executada por um sistema especialista que utiliza um banco de dados de habilitao para determinar se o pagamento pode ser feito. Caso a requisio seja rejeitada um representante discute a requisio com o comprador e ambos combinam alguma forma de realizar o pagamento ou o representante rejeita a requisio. Caso o pagamento seja feito, a tarefa de faz pagamento acessa o banco de dados financeiro e registra o pagamento. As diferenas relevantes entre este workflow de produo e o ad hoc ou administrativo so: interao do sistema de informao como os processos de negcio; uso de executores de tarefas automatizados (no pessoas).

Faz Pagamento

OK
scaneia formulario requisio Indexa formulrio requisio Avalia requisio
rejeita

OK
concesso da requisio
Produz revises agrupadas

BD Imagem de Requisies

BD de Requisies

Sistema Especialista de Requisies

BD de Habilitao

Figura 7: Workflow do Processo de Requisio de Seguro [GEO 95]

As caracterizaes citadas no separam workflows conceituais dos workflows comerciais que os suportam, e nem a infra-estrutura tecnolgica que eles esto correntemente usando. Portanto caracterizaes do tipo comerciais, tipicamente no distinguem workflows de produo (acessando um pequeno nmero de sistemas de informao) e workflow automatizados (acessando muitos sistemas de informao HAD (heterogneo, assncrono, distribudo) compartilhados. Sistemas de workflow de Produo automatizam processos de negcios complexos que variam pouco de caso para caso, similar a uma linha de montagem. Eles suportam volumes de transaes elevados, documentos compartilhados, repositores e documentos sofisticados com acompanhamento de tarefas. Muitas das aplicaes de workflows de produo descendem de produtos de workflow baseados em imagens ou do gerenciamento de documentos baseados no gerenciamento de textos e recuperao de produtos [KOB 95]. 5.3 Workflow Transacional Workflow transacional envolve execuo coordenao de mltiplas tarefas que (i) podem envolver pessoas, (ii) requerer acesso a sistemas do tipo HAD, e (iii) suportar o uso seletivo de propriedades transacionais ACID (atomicidade, consistncia, isolao e durabilidade) para tarefas individuais de workflow. O uso seletivo de propriedades transacionais necessrio para permitir a especializao das funcionalidades necessrias para cada workflow (por exemplo: permitir colaborao de tarefas e suportar estruturas complexas de workflow). 5.4 Inter-relacionamento entre os tipos de Workflow A Figura 8 ilustra o relacionamento entre os tipos de workflow e o grau de estruturao e de complexidade das tarefas realizadas nos escritrios, segundo [GEO 95]. Workflow com pouca estruturao pode significar um conjunto linear de tarefas a serem realizadas; com alta estruturao pode implicar em uma organizao de tarefas na forma de um grafo, onde vrias tarefas podem ser executadas concorrentemente e a concluso de vrias necessria para dar incio a outras. A complexidade determinada pelos tipos de regras ou

restries, de colaborao e coordenao, aplicveis na execuo das tarefas. Complexidade depende, tambm, dos tipos de sistemas que devem ser integrados para implementar uma tarefa, tais como, aplicaes de escritrios, SGBDs e legacy systems (sistemas herdados).
Complexa Produo Complexidade ] da Tarefa Administrativo Simples Baixa ] Estruturao ] da Tarefa Alta ] Ad Hoc

Figura 8: Interrelacionamentos entre os Tipos de Workflow [GEO 95].

Na Figura 9 so representados alguns segmentos da abrangncia das caractersticas de um workflow onde em um extremo representa-se workflow orientado a pessoas que envolve colaborao de pessoas na execuo e coordenao de tarefas e em outro extremo esta workflow orientado a sistemas que envolve sistemas de computadores que executam operaes computacionais intensas e softwares especializados em tarefas. Ainda so representadas questes pelo campo de CSCW (Computer Supported Cooperative Work ) onde workflows envolvem predominantemente tarefas humanas e workflows do tipo transacional.
Orientado a Pessoas
CSCW Workflow Ad hoc Workflow Transacional

Orientado a Sistemas

Workflow Administrativo

Workflow de Produo

Figura 9: Caracterizando Workflow

6. Modelagem de workflow
Como vimos, workflow tem como um dos seus principais objetivos, minimizar o problema da coordenao do trabalho nos processos de negcios. O principal problema das atividades baseadas em processos que no se tem o controle total das atividades que devem ser executadas. Alm disso no se tem o conhecimento de quais usurios esto executando uma atividade em um determinado momento, nem se tm uma viso de quais informaes esto sendo manipuladas por essas atividades em um dado instante. As tcnicas de modelagem do workflow devem ter como objetivo bsico, minimizar estes problemas. Estas tcnicas de modelagem baseiam-se no comportamento dinmico do processo, e devem oferecer recursos para representao do fluxo de trabalho ao longo do processo modelado.

Na rea de modelagem de workflow no existe, a princpio, um conjunto de modelos e tcnicas que formalizem o seu desenvolvimento, como acontece na rea de modelagem de sistemas de informao, onde se tm os diagramas entidade relacionamento, os diagramas de fluxo de fluxos de dados ou os modelos de funes. O que existe na verdade uma combinao de tcnicas e experincias de vrias de vrias reas, por exemplo, a de informtica da qual so utilizados os conhecimentos sobre a modelagem, armazenamento e manipulao da estrutura de processos, e a de administrao, que contribui com sua experincia no gerenciamento de atividades. A maioria das tcnicas utilizadas para a modelagem de workflow so baseadas na sua aplicao prtica e anlise dos resultados em um sistema real [JOO 95b]. Entre essas tcnicas, destaca-se a de modelagem de gatilhos (trigger modelling) vista em [JOO 94] 6.1 Workflow, Groupware e CSCW Groupware um nome coletivo de todo mtodo, recurso ou meio que suporta cooperao [JOO 95]. O groupware deve permitir que todos os membros de uma equipe de trabalho compartilhem informaes independente da hora e do local. Para Duitshof, groupware uma coleo de ferramentas que facilitam a cooperao em uma organizao [DUI 94] . Estas ferramentas tem levado a caracterizao de um campo especializado de nome Trabalho Cooperativo Suportado por Computador (em ingls: CSCW). Um sistema de groupware definido como um sistema baseado em computador que suporta o trabalho de grupos de pessoas dedicadas a uma tarefa comum (ou meta) e que prov uma interface para um ambiente compartilhado [ELLIS 91] . Automao de workflow faz parte de CSCW porque trata de como suportar a coordenao do trabalho de pessoas e mquinas [JOO 95a]. Na classificao de [ELLIS 91] de groupware, sistemas de suporte ao gerenciamento de
Tempo Distncia Local Distribudo Encontro reunio Conversao telefnica Quadro de anncios Correio Eletrnico Workflow Sncrono Assncrono

workflow esto na categoria de distribudo e assncrono, conforme Figura 10.

Figura 10: Classificao groupware para workflow

H outros tipos de groupware. Um exemplo uma sala de deciso eletrnica, onde um grupo de pessoas encontram-se para trocar idias, de uma maneira rpida (Local - Sncrono). Desta maneira, uma deciso importante pode ser tomada em um espao de tempo menor. Teleconferncias (conversao telefnica) um outro exemplo de groupware (Distribudo Sncrono). Outros tipos de groupware so produtos que permitem diferentes pessoas acessarem e modificarem dados compartilhados simultaneamente e em tempo real (Distribudo - Assncrono). Isto pode ser til, por exemplo, em documentos editados em coautoria, onde cada um responsvel por uma parte do texto. Uma parte significativa do trabalho pessoal ocorre mais em grupo do que em um contexto individual. Coordenao, comunicao e cooperao so os principais fatores de uma atividade em grupo [DUI 94] . Workflow uma parte desta disciplina, partindo do fato que workflow facilita e coordena as atividades de grupo. Dentro das categorias propostas por [ELLIS 91] , [DUI 94] tambm coloca workflow na categoria de distribudo e assncrono. Do ponto de vista tecnolgico, sistemas de gerenciamento de workflow so vistos como um tipo comparativamente mais simples que outras ferramentas para groupware. Grudin tambm entende que perspectivas multidiciplinares fazem com que seja necessria uma tipologia de groupware [GRU 94] . Segundo ele possvel representar um mapa de opes de classificao de groupware, representando aplicaes de acordo com o local e o tempo. A tabela da Figura 11 facilita a viso relativa a comunicao e amplamente utilizada entre os desenvolvedores de groupware.
Tempo Local Mesmo Facilitao de reunies Diferente e conhecido Diferente e imprevisvel Agendamento de conferncias Seminrios difundidos na rede Quadros de avisos eletrnicos - BBS Mesmo Diferente e conhecido Diferentes horrios de trabalho Correio eletrnico Redao colaborativa Workflow Diferente e imprevisvel Salas utilizadas por grupos

Figura 11: Tecnologias de CSCW para trabalho em grupo

Como mostrado uma atividade pode ser realizada em um nico lugar (mesmo local), em muitos lugares conhecidos pelos participantes, como, por exemplo, em trocas de informaes por correio eletrnico (local diferente e conhecido), e em muitos lugares, mas nem todos

conhecidos pelos participantes, como por exemplo uma mensagem mandada para um grupo de notcias tipo newsgroup (diferente e imprevisvel). Exemplo: seminrios difundidos em uma rede. Atividades podem ser realizadas em tempo real, em um intervalo de tempo nico, como, por exemplo, um encontro ou reunio (mesmo tempo), podem ser realizadas em tempos diferentes que so previsveis, como mandar um mail para um colega e esperar a resposta (diferente e conhecido), ou podem ser realizadas em tempos diferentes que no so previsveis, como colaboraes abertas para redao de um projeto. Algum tipos de atividades do mesmo tipo nem sempre obedecem um mesmo padro para serem realizadas. Por exemplo: a redao de um projeto cooperativo pode ser realizada em um lugar em apenas uma sesso, enquanto que a redao de outro projeto cooperativo pode ser realizado em diferentes sesses com a probabilidade de ter que ser realizada em lugares diferentes. Workflow enquadra-se na classificao diferente e imprevisvel tanto no aspecto tempo, quanto no aspecto local [GRU 94] . Ao mostrar que as atividades em um workflow podem ser realizadas em tempos e locais diferentes e no previsveis, nota-se que a classificao proposta por [ELLIS 91] diferencia-se da classificao proposta por [GRU 94] . Desta forma workflow e Correio Eletrnico tem a mesma classificao para [ELLIS 91] , porm no tem a mesma para [GRU 94] . 6.2 Sistemas de Suporte a Workflow vs. Sistemas de Documentos Digitalizados Um sistema de gerncia de documentos digitalizados (em ingls: DIS) consiste no armazenamento e distribuio de documentos, em uma infra-estrutura eletrnica, na forma de imagens. Pode-se classificar os mesmos em DIS simples e DIS mais complexos. Sistemas de documentos digitalizados simples esto limitados ao armazenamento de informaes sobre os documentos (e no os documentos em si), com o propsito de recuperar colees ou limitar o nmero de acessos aos mesmos. Sistemas mais complexos armazenam, de fato, as imagens dos documentos, hoje frequentemente por meio de discos ticos. Estes ltimos requerem um grande investimento na plataforma computacional porque necessitam de uma grande largura de banda na rede e de estaes de trabalho com capacidades grficas. A diferena entre suporte ao gerenciamento de workflow e sistemas de gerncia de documentos digitalizados, fundamental. Sistemas de gerncia de documentos digitalizados tratam de documentos, principalmente o armazenamento e recuperao dos mesmos. Sistemas de suporte ao gerenciamento de workflow, tratam do trabalho executado, ou seja, tratam da

coordenao, execuo de atividades, controle de prazos finais, (re)escalonamento etc. Manter a consistncia dos arquivos e manipular uma grande coleo de informao so vantagens que podem ser atribudas tipicamente para sistemas de documentos digitalizados. Manter o controle sobre processos que esto sendo executados e dinamizar o trabalho, diminuindo os tempos de sada e chegada de informaes, como conseqncia da otimizao do fluxo, so vantagens tpicas do gerenciamento de workflow. 6.3 Workflow vs. Banco de Dados Transaes de banco de dados e workflow tm combinado caractersticas que inspiram pesquisadores das reas de workflow e banco de dados a juntar esforos para projetar modelos de workflow orientados a transaes e prottipos de sistemas. Os trabalhos relacionados a modelagem de transaes tm sido realizado de forma relacionada aos modelos de workflow por incorporar transaes com tempo de vida longo por cobrir um espao de tempo longo, seriabilidade semntica para sincronizar atividades, isolao fcil (relaxed) para aumentar o nvel de concorrncia, e falhas atmicas dependentes de aplicaes para suportar recuperao falha e atividades alternativas em workflows [Eder and Liebhart 94] em [Boersma 94]. A principal vantagem da introduo das caractersticas de banco de dados nos mtodos de workflow aumentar a parcela da realidade associada aos sistemas gerenciadores de banco de dados pela utilizao de modelos de workflow [Boersma 94]. Existem muitos problemas cruciais na associao de banco de dados com workflow. Entre eles so citados: a capacidade de armazenar todo tipo de informao (som, imagem, documentos, etc.), conectar-se com outros tipos de bancos de dados da empresa e permitir que os usurios recuperem e organizem informao com suporte para buscas completas em texto, controle de verso e elos com outros documentos e mensagens [ROB 96]. Algumas ferramentas de workflow (como por exemplo o Lotus Notes) conseguem solucionar algumas dessas questes, porm existe ainda a necessidade de pesquisa em muitos desses tpicos para que os problemas tornem-se bem resolvidos. Baseado em [McK 94], um sistema de workflow neste contexto, deve permitir eventos que incluam aes de baixo nvel como insero, alterao, remoo e consulta em banco de dados e aes de alto nvel como remeter uma fatura, executar um relatrio, ou gerar um arquivo sobre um balano, e alertar sobre eventos que resultam de uma ao como por exemplo, a entrada de um valor de compra acima do crdito do cliente.

7. Reflexes finais
Dos conceitos existentes sobre workflow, aps pesquisa bibliogrfica exaustiva, todos contemplam a idia de que workflow direcionado a processos de negcios. As definies propostas por [JOO 95] e [DUI 94] so, como resultado da anlise desenvolvida, as que contemplam a maioria das caractersticas citadas pelos diversos autores como importantes para um workflow. Tendo definido um workflow como um sistema, [JOO 95] e [DUI 94] admitem que um workflow deve reunir um conjunto de elementos (atividades) de forma a atingirem um objetivo em comum. O objetivo proposto a melhoria da coordenao do trabalho, facilitada pela disponibilidade de uma infra-estrutura de comunicao eletrnica no local de trabalho. Considerando que esta infra-estrutura de comunicao eletrnica possa auxiliar no gerenciamento de tarefas, os conceitos propostos por [BUR 93] so suportados pelas definies de [JOO 95] e [DUI 94] , visto que, como mencionado anteriormente, workflow tem caractersticas hbridas, ou seja, pode ter participantes pessoas ou automatizados. Desta forma, em um workflow podem ser utilizadas ferramentas gerenciadoras de tarefas (o que atende a definio de [McK 94]) que interpretam e agem sobre eventos, como tambm podem interagir com pessoas. Dado um evento, o usurio pode interpretar e gerenciar suas tarefas determinando se existe ou no a necessidade de enviar este documento para outros membros da organizao. O arquivo pode conter tanto uma nota como uma tarefa a ser executada, visto que uma tarefa define algum trabalho para ser feito e podendo ser especificado em diversas maneiras, incluindo descrio textual em um arquivo ou uma mensagem eletrnica, um formulrio, ou um programa de computador [GEO 95]. Esta situao demonstra que o usurio pode ser um gerenciador de tarefas. Foi procurado, tambm, identificar como workflow caracterizado no aspecto sistema. A arquitetura genrica para SSGW, proposta por [JOO 95a], a mais abrangente e tem a propriedade de caracterizar, claramente, o interrelacionamento entre SSGW e os sistemas de informao convencionais da empresa. Ainda foram analisadas questes pelo campo de CSCW, procurando visualizar, pelo referencial conceitual de groupware, onde workflow se enquadra segundo a viso de diferentes autores. Essas anlises mostraram que as diferentes abordagens tem vises similares em alguns aspectos e antagnicas em outros o que demonstra a necessidade de haver um estudo mais aprofundado sobre este tema.

O referencial conceitual apresentado neste trabalho permite que pesquisas sejam realizadas na criao ou adaptao de um modelo para workflow consistente com este referencial. Neste sentido, est sendo trabalhada, atualmente, a extenso do modelo de atividades [RUIZ 95] para descrever trabalhos cooperativos e coordenados, sob o ponto de vista de workflow. A elaborao de uma base de definies de problemas tpicos de workflow, para posterior uso na verificao da qualidade do modelo criado ou adaptado, uma tarefa tambm em desenvolvimento.

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