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Universidade Anhanguera – Uniderp Centro de Educação a Distância

Tecnologia em Gestão Hospitalar

Materiais e Equipamentos Hospitalares

Juazeiro/BA

2012

Nome dos Acadêmicos Keyle Víveros Oliveira – RA – 280761 Alexsandra Castro Sena – RA -221842 Maria Lurdes Gomes de Oliveira - RA- 240665 Gleydison Mendonça – RA – 223467 Edna Amaral – RA – 265400 Jose Adriano Silva Santos– RA -222171

Materiais e Equipamentos Hospitalares

Trabalho apresentado ao Curso de Graduação em Gestão Hospitalar da Universidade Anhanguera Uniderp, como requisito para a obtenção de conhecimento e atribuição de nota da Atividade Avaliativa.

Juazeiro/BA

2012

1. Introdução

Esse trabalho objetiva definir e sistematizar as atividades executadas pelas equipes de

Engenharia Clínica nos clientes.

As definições e rotinas apresentadas nesse trabalho aplicam-se às atividades realizadas em todos os clientes.

2. Desenvolvimento

IDEC ou código É o código de identificação de engenharia clínica para equipamentos médicos ou equipamentos padrões (analisadores e simuladores). Identifica cada equipamento unicamente. Normalmente formado por 4 dígitos alfabéticos seguidos por 4 dígitos numéricos. Os quatro dígitos alfabéticos fazem referência à Instituição, ao setor ou ao agrupamento de equipamento ao qual pertence. Por exemplo: TCSD-0004, UTI-0057 ou OXIM-0091. Software de Engenharia Software utilizado para gerenciar a vida útil de um equipamento médico ou equipamento de medição, inspeção e ensaios. Gerencia eventos como manutenções corretivas e preventivas, além de dados gerenciais.

RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES

Gestor do processo de Realização dos Serviços

  • - Definir as equipes de trabalho, conforme necessidades contratadas com os Clientes.

  • - Monitorar os resultados técnicos dos contratos, e propor ações corretivas, de melhoria e preventivas.

  • - Prover recursos para a execução dos processos.

  • - Acompanhar o trabalho dos Supervisores de Projetos.

Supervisor de Projeto - Gerir e monitorar a execução dos trabalhos conforme os requisitos contratados e os cronogramas definidos.

  • - Propor ações corretivas, preventivas e de melhoria, conforme necessidades e resultados.

Gerente de Projeto

  • - Executar e coordenar operacionalmente os trabalhos.

  • - Providenciar os registros e relatórios previstos no SGQ.

  • - Coordenar o pessoal alocado no projeto.

Pessoal alocado no Projeto

  • - Executar os trabalhos previstos conforme os procedimentos do SGQ.

  • - Providenciar os registros previstos no SGQ.

DESCRIÇÃO

As atividades realizadas pela engenharia clínica estão representadas esquematicamente através dos fluxogramas presentes no documento - Realização dos Serviços e seus anexos.

  • 1. CADASTRO DA INSTITUIÇÃO

A - Ficha de Cadastro de Instituição Cliente deve ser atualizado pelo menos uma vez por ano, podendo ser revisto ao longo do ano em caso de alterações substanciais nas condições de serviço ou no cliente. O modelo do RQ contém as instruções de preenchimento e arquivamento. O Setor da Qualidade é responsável em alimentar as informações referentes aos requisitos específicos de contrato com a instituição, quando necessário, e devolver ao Gerente do Projeto. As informações contidas na - Ficha de Cadastro de Instituição Cliente devem ser apresentadas à equipe da empresa residente no cliente logo após cada alteração ou atualização em reunião registrada por ata.

  • 2. LEVANTAMENTO E CADASTRO DOS EQUIPAMENTOS MÉDICO-

HOSPITALARES

O Serviço de Engenharia Clínica deverá manter atualizada a relação de cadastro dos

equipamentos no software de engenharia, se atendo às aquisições de novos equipamentos ou movimentação do equipamento para um outro setor, detalhadas nos próximos itens. A necessidade de manter o inventário atualizado está descrita Avaliação do Parque de EMH.

O fluxograma das atividades realizadas para aquisição de equipamentos médicos. Para a aquisição de novos equipamentos para a instituição é preciso um estudo prévio de necessidade e viabilidade da compra. Esta análise deve ser feita em conjunto com o corpo administrativo, corpo clínico e de enfermagem que utilizará tal equipamento e o Serviço Engenharia Clínica. Como parte do processo de aquisição deve ser desenvolvida/apresentada pelo gerente de projeto uma especificação técnica ou uma descrição sintetizada do equipamento a ser adquirido. A necessidade para esta aquisição é definida por insuficiência dos equipamentos existentes, pela implantação de um novo tipo de serviço que antes não era prestado, por necessidade de substituição ou solicitação pontual do cliente. Os orçamentos devem ser solicitados e, uma vez recebidos, encaminhados para análise e aprovação do responsável. A viabilidade da compra deve ser avaliada pelo departamento financeiro e diretoria da instituição que avaliam sua realidade. Com a autorização da aquisição e a efetivação da compra, por pessoal da instituição, deve-se aguardar a entrega para então dar início ao processo de recebimento e instalação. No caso da aquisição de um equipamento de médio ou grande porte, que necessite da preparação ou adequação do espaço físico para sua instalação, como, por exemplo, uma autoclave, essas necessidades já devem ser levantadas, junto ao fornecedor/responsável, para que sejam tomadas as providências cabíveis. A execução do projeto de instalação é normalmente de responsabilidade do corpo de manutenção da instituição sob assessoria do Serviço de Engenharia Clínica, porém, outras responsabilidades podem ser definidas no momento da compra. Com o recebimento do novo equipamento deve ser emitido, via software de engenharia, o Laudo de Recebimento. É neste momento que é feita a verificação de recebimento, ou seja, é feita a conferência do equipamento recebido de acordo com o previsto no momento de compra. Sugere-se que esta verificação seja feita em conjunto com o fornecedor e representante da instituição cliente.

3.1 Emissão de Laudo de Recebimento

O Laudo de Recebimento (LR) é emitido através do software de engenharia, para uma ou várias unidades de um mesmo equipamento (Deve ser emitido um LR para cada modelo de equipamento adquirido). Para iniciar a emissão do Laudo de Recebimento deve-se abrir uma Ordem de Serviço, do tipo Recebimento, para o setor recebedor (em geral, almoxarifado). Em seguida deve-se:

1. Preencher os campos com os dados da compra (Fornecedor, Nota Fiscal, Data e Responsável); 2. Preencher e adicionar os equipamentos recebidos. Depois de adicionados os equipamentos, preencher os Números de Série de cada Equipamento e informar o setor para o qual cada equipamento será enviado, inclusive se o equipamento for ficar

no almoxarifado; 3. Após adicionar os equipamentos e preencher o check list, conferindo item a item os equipamentos recebidos;

  • 4. Após o correto preenchimento do check list, laudo de Recebimento tem código

único,será gerado automaticamente pelo software de engenharia.

Após impresso, o Laudo de Recebimento deve ser assinado pelo Gerente de Projeto (Responsável da Engenharia Clínica), pelo Representante do Fornecedor e por um Representante do Setor de Tombamento da Instituição (caso não seja possível a assinatura do setor de Tombamento é necessária a assinatura de algum colaborador da instituição). Quando não for possível a presença de um representante de alguma das 3 partes necessárias, no campo para assinatura deve estar escrito o motivo pelo qual o representante não está presente. Nenhum item de assinatura do Laudo de Recebimento pode ficar em branco ou sem justificativa.

3.2 – Cadastro do Equipamento

Impresso o Laudo de Recebimento, ainda na OS de Recebimento,deve-se conferir que apenas os equipamentos que não possuem nenhuma possibilidade de serem devolvidos ao fornecedor estão com o check Box “aceito” .Cadastrar Equipamentos Aceitos”, esta opção cadastra automaticamente, na base de dados do software, todos os equipamentos que tem selecionado o checkbox “Equipamento Aceito”. Os dados da compra são enviados automaticamente para o cadastro do equipamento.

3.3 – OS Inicial

Antes de entrar em uso, o equipamento pode necessitar de instalação, calibração, testes de aceitação ou treinamentos, e deve, ao menos, ser testado. Essas atividades são registradas na OS Inicial.

A OS Inicial deve ser gerada a partir da OS de Recebimento, no momento em que o equipamento for entrar em uso, e pode ser gerada mesmo com a OS de Recebimento fechada.

Todos os equipamentos colocados em uso no hospital devem ter, obrigatoriamente, uma

OS Inicial. Depois de finalizadas as pendências de Recebimento, estando todos os equipamentos cadastrados, e após abrir as OS´s Iniciais dos equipamentos que serão postos em uso, deve-se finalizar a OS de Recebimento. As atividades que farão parte da OS Inicial devem ser definidas pelo Gerente de Projeto levando em conta opiniões do Fornecedor e dos usuários do equipamento na Instituição. A calibração do equipamento pode ser feita internamente ou externamente, quando definida pelo Gerente de projeto como necessária. Testes de aceitação e treinamento operacional podem ser definidos no momento da compra, e devem estar registrados na proposta de compra ou contrato de aquisição.

3.3.1 Laudo de instalação

Caso seja necessária a instalação do equipamento, deve-se emitir um Laudo de Instalação. O Laudo de Instalação deve ser emitido na própria OS Inicial do equipamento,após o preenchimento do checklist, com os dados da instalação,informar o Responsável, o software gera automaticamente o Laudo de Instalação, que deve ser impresso, assinado e arquivado. Após finalizado todo o processo de instalação, a OS Inicial deve ser fechada. O treinamento operacional deve ser realizado, pelo fornecedor ou pela equipe de Engenharia Clínica, para o corpo clínico e de enfermagem da instituição, com calendário de treinamento definido pelos grupos envolvidos. O treinamento operacional será detalhado mais adiante. Os Laudos de Recebimento e Instalação devem ser armazenados em suas respectivas pastas.

4. MUDANÇA DE CÓDIGO DO EQUIPAMENTO

No caso de um equipamento médico-hospitalar necessitar de troca de IDEC, seja por

mudança de setor onde está alocado ou por necessitar substituir a placa de identificação, as seguintes ações devem ser tomadas:

  • - Mudança do IDEC do equipamento seguindo rotina do Software de Engenharia e conseqüente transferência do histórico de intervenções e programação futura deste equipamento para o novo IDEC;

  • - Aplicação de uma nova etiqueta de identificação no equipamento. A etiqueta do IDEC antigo deve ser retirada.

5. DESENVOLVIMENTO DAS ATIVIDADES DE ENGENHARIA CLÍNICA NA INSTITUIÇÃO

A Engenharia Clínica gerencia e planeja o uso de equipamentos médico-hospitalares no ambiente da instituição, possuindo assim, basicamente, os seguintes tipos de intervenções:

Aquisição (Recebimento, Instalação), corretivas, preventivas e inspeção (testes de funcionalidade, rondas setoriais e de imagem), além das demais atividades gerenciais do setor (treinamento/orientação, ronda geral, reunião com os setores). Todas as atividades realizadas pela engenharia clínica devem ser registradas. A grande maioria destas atividades é registrada no software de engenharia, segue abaixo um quadro com um resumo dos tipos de O.S existentes no software, e exemplos dos tipos de atividades que devem ser registrados através de cada um destes tipos de O.S.

Tipo de O.S. existente no software de engenharia

Exemplos de atividades que devem ser registradas através deste tipo de O.S.

RECEBIMENTO

Recebimento do equipamento, conferência do equipamento novo, emissão de laudo de

 

recebimento, cadastro de equipamento novo. Todas as atividades necessárias para colocar o

INICIAL

equipamento novo em uso (instalação, calibração, testes de aceitação ou

PREVENTIVA

treinamentos) Manutenção Preventiva de EMH, serviço

CORRETIVA

pontual de calibração. Manutenção Corretiva de EMH.

INSPEÇÃO

Rondas setoriais, Ronda de equipamentos de imagem, Testes de Funcionalidade de EMH

GERENCIAL

Reunião com os setores, Ronda Geral, Levantamento do parque de equipamentos, treinamentos.

5.1 – Manutenções Corretivas

Tem-se como definição de manutenção corretiva o processo de ações realizadas com o objetivo de corrigir uma falha ocorrida na utilização do equipamento ou do seu sistema, nas condições especificadas de funcionamento. O fluxo de atividades para as Manutenções Corretivas está desenhado no PQ 7.5/5 - Gestão das Ações Corretivas. As manutenções corretivas são controladas pelas ordens de serviço (O.S.) que são os documentos utilizados para o registro formal das atividades realizadas durante a intervenção que objetiva a solução da falha. O registro de uma manutenção corretiva pode ser feito no - Formulário padrão de OS ou

na – Planilha de Acompanhamento Inicial de OS , e deve ser feito no Software de Engenharia.

Obs: Toda Ordem de Serviço registrada na planilha sintética de OS ou no formulário de ordem de serviço necessariamente tem que ser registrada no Software de Engenharia. Porém não se faz necessário que toda Ordem de Serviço registrada diretamente no Software de Engenharia esteja na planilha sintética ou no formulário de ordem de serviço.

Cabe ao gerente do projeto definir qual a melhor metodologia para o controle do registro de ordens de serviço. As atividades de Manutenção Corretiva devem ser registradas no Software de Engenharia em uma O.S. do tipo CORRETIVA.

Obs: Caso seja encontrada uma falha no equipamento durante uma manutenção preventiva, os dados da ação corretiva executada devem ser registrados na própria O.S. de Manutenção preventiva já aberta. Em resumo, NÃO deve-se abrir uma OS Corretiva para um equipamento que está com uma OS Preventiva aberta.

Quando a manutenção corretiva vai ser executada externamente, no momento em que o fornecedor vai retirar o equipamento na engenharia clínica, é necessário que seja emitido, sempre que possível, o Protocolo de saída de equipamento, este protocolo está disponível no

software de engenharia, dentro da própria O.S., na tela de serviço externo. Neste documento são verificados alguns itens básicos do equipamento, ele deve ser emitido, preenchido e assinado por um responsável pela engenharia clínica e um responsável do fornecedor, atestando a real situação do equipamento ao sair da instituição. Toda manutenção corretiva externa, proveniente de um serviço terceirizado, deve gerar um documento proveniente do fornecedor que executou o serviço, onde é comprovada a intervenção no equipamento. Este documento deve sempre ser assinado pelo gerente de projeto e/ou por responsável da instituição que está prestando o serviço de engenharia clínica, comprovando a aprovação deste serviço. E devem ser armazenados em local definido pelo gerente de projeto ou instituição. As atividades de manutenção corretiva interna são iniciadas a partir da informação do defeito em um equipamento médico hospitalar.

Passo 1 – Informação do defeito ao Serviço de Engenharia Clínica.

O defeito em um equipamento médico hospitalar pode ser observado por um usuário ou pelo próprio pessoal da Engenharia Clínica, quando em execução de uma ronda setorial, por exemplo. O responsável do setor onde o equipamento está em uso faz a comunicação do defeito

ao Serviço de Engenharia Clínica. A comunicação pode ser feita através de contato direto, via telefone, utilizando o formulário de ordem de serviço, ou outro procedimento a ser acordado com a instituição.

Passo 2 – Abertura da Ordem de Serviço.

O defeito do equipamento deve ser registrado como uma ordem de serviço. Esta ordem de serviço deve ser registrada no software de engenharia em no máximo 24 h a partir do momento da informação do defeito deste equipamento. Quando registrada, a ordem de serviço

tem o status de Aberta. A partir de então se inicia o acompanhamento gerencial e técnico desta intervenção. No caso de o equipamento ser recebido ou levado ao setor de Engenharia Clínica para análise, este equipamento e seus acessórios devem ser devidamente protocolados em um registro de entrada de equipamento, conforme o item 8.1, e alocado no espaço físico da engenharia reservado para ENTRADA. No caso de a intervenção ter sido realizada e finalizada no setor de utilização do equipamento, a ordem de serviço também deve ser registrada no software de engenharia em no máximo 24 h a partir do momento da informação do defeito deste equipamento.

Passo 3 – Análise do defeito apresentado pelo EMH.

Compete ao corpo técnico da Engenharia Clinica analisar o defeito apresentado pelo

equipamento médico hospitalar. Esta análise pode ser realizada no local de utilização do equipamento ou no laboratório da Engenharia Clínica.

Passo 4 – Orientação ao usuário.

No caso de na análise de funcionamento do equipamento ser verificado que o equipamento não apresenta um defeito real e sim problemas com sua operação, são feitas as

devidas orientações ao usuário e o equipamento é liberado. Neste caso a O.S. deve ser registrada no Software de Engenharia como uma Corretiva Interna com complexidade do tipo Orientação.

Passo 5 – Análise da complexidade do defeito.

Havendo defeito, este deve ser analisado e então definido se será caracterizada uma

manutenção corretiva de alta ou de baixa complexidade, se a falha ocorreu nos acessórios, ou o problema pode simplesmente não ser identificado, caracterizando uma orientação. Estas informações devem ser registradas no Software de Engenharia.

Passo 6 – Verificação da existência de contrato de manutenção.

Após a análise do defeito, no caso de chegar à conclusão que é um defeito que só

será corrigido com o auxílio de serviço terceirizado (manutenção corretiva externa), deve ser

verificado se existe ou não contrato de manutenção com empresa terceirizada para este equipamento. Em havendo tal cobertura, o responsável pela manutenção deve ser acionado e a partir daí se dará o acompanhamento de uma manutenção corretiva externa.

Passo 7 – Realização de manutenção corretiva.

No caso de ser confirmado um defeito no funcionamento do equipamento, é feito o levantamento das necessidades para a realização da manutenção interna. É realizada, portanto a intervenção corretiva do equipamento no laboratório da Engenharia Clínica. Depois de gerada a O.S. no Software de Engenharia, se tal intervenção não puder ser finalizada, o equipamento deve ser identificado com uma etiqueta contendo o número da O.S. e deve ficar armazenado no espaço “PENDÊNCIAS” da sala da Engenharia Clínica. Todo equipamento que está em execução de manutenção corretiva, ou seja, localizado na bancada técnica ou nos espaços ”ENTRADA” OU “PENDÊNCIAS”, deve seguir o seguinte critério de prioridade para realização da intervenção:

à necessidade ou exigência do cliente 2º à ordem de chegada Passo 8 – Registro de dados da manutenção corretiva na O.S.

À medida que a intervenção corretiva vai sendo executada, os dados referentes a ela vão sendo registrados no Software de Engenharia ou no formulário de Ordem de Serviço ou Planilha inicial de O.S. Durante a realização da manutenção, deve-se analisar a provável causa da ocorrência que gerou esta manutenção. Foi definido, em estudo, um conjunto de causas que abrange todos os possíveis casos de manutenção corretiva, e antes da finalização da OS é necessário informar a mais provável. Com a finalização da intervenção corretiva todos os dados referentes à mesma devem

estar lançados no Software de Engenharia, a ordem de serviço já está com status de Encerrada e o número da OS já está na planilha sintética (se necessário). O equipamento é então levado ao espaço de SAÍDA para sua posterior entrega ao setor de origem. A Ordem de Serviço é então finalizada tanto no Software de Engenharia como no formulário padrão ou sintético.

Passo 9 – EMH devolvido ao setor de origem.

Após a finalização da intervenção corretiva, o equipamento é devidamente testado e devolvido ao setor de origem. A saída do equipamento e seus acessórios da sala da Engenharia Clínica e a entrega dos mesmos ao setor de origem devem ser devidamente protocolados em um registro de saída ou entrega. Obs.: acessórios ou itens que não tenham IDEC próprio ou vínculo específico com um equipamento devem ter O.S. lançada direto no setor ao qual está vinculado. Situações específicas de grupos identificados que precisem ser controlados sem IDEC próprio podem receber um IDEC do grupo específico com um número muito alto. Caso o defeito observado no equipamento interfira na calibração dos seus parâmetros de funcionamento uma Manutenção Preventiva deve ser executada no equipamento, gerando assim um certificado.

5.2 – Manutenções Preventivas

A Manutenção Preventiva é definida como uma intervenção programada no equipamento médico visando à detecção prévia de defeitos ou o aumento de sua confiabilidade.

Consta de ações como limpeza, verificação de funcionamento e integridade física, calibração e ajustes dos parâmetros de funcionamento se necessário. A Gestão das Ações Preventivas contém o fluxograma que descreve as atividades necessárias à gestão das manutenções preventivas.

São definidos três tipos de intervenções programadas:

- Calibração – nesta intervenção é feita a calibração dos parâmetros de funcionamento, ou seja, são feitas medidas dos parâmetros com três leituras de cada ponto pré-estabelecido da escala de trabalho, dentro de um padrão de confiabilidade metrológica, garantindo assim a confiabilidade do funcionamento do equipamento. Os resultados são comparados com valores padrões definidos por normas e regulamentos nacionais e/ou internacionais. Não é realizada limpeza interna nem é feito ajuste no equipamento. Este tipo de intervenção é normalmente utilizado em serviços pontuais de calibração de equipamentos médicos. Para a realização deste tipo de intervenção deve ser utilizada a série de procedimentos PTCA. Manutenção Preventiva Padrão – é realizada uma manutenção geral no equipamento envolvendo limpeza, verificação geral inclusive dos seus acessórios, calibração dos parâmetros de funcionamento, se aplicável, e realização de ajustes quando necessário. São feitas medidas dos parâmetros com três leituras de cada ponto pré-estabelecido da escala de trabalho, dentro de um padrão de confiabilidade metrológica, garantindo assim a confiabilidade do funcionamento do equipamento. Os resultados são comparados com valores padrões definidos por normas e regulamentos nacionais e/ou internacionais. Este tipo de intervenção é realizado em trabalhos contínuos de engenharia clínica. Para a realização deste tipo de intervenção de ser utilizada a série de procedimentos PTMP.

Verificação – é verificado o funcionamento do equipamento e a coerência das leituras. Nesta intervenção pode ser realizada limpeza interna e é feita apenas uma leitura em cada ponto de medição. É uma manutenção preventiva efetiva, porém sem os valores metrológicos. Este tipo de intervenção é realizado em trabalhos contínuos de engenharia clínica. Para a realização deste tipo de intervenção de ser utilizada a série de procedimentos PTVE.

As manutenções preventivas nos equipamentos podem ser internas ou externas, através de serviços terceirizados contratados. As manutenções preventivas internas são realizadas pela equipe de Engenharia Clínica da instituição seguindo os Procedimentos Técnicos de Manutenção Preventiva (padrão,

calibração ou verificação). Tais procedimentos e suas freqüências de realização foram definidos tomando como base normas técnicas como o ECRI, normas ABNT e manuais técnicos do fabricante. Foram desenvolvidos procedimentos técnicos para diversos modelos e tipos de equipamentos. As periodicidades por equipamento para a programação das manutenções preventivas são sugeridas no software de engenharia, no relatório de “Plano de Equipamentos” (Relatórios > Cadastrais > Equipamentos > Plano de Equipamentos). Toda intervenção preventiva interna deve gerar um documento chamado de Certificado, onde é comprovada a intervenção bem como o registro da análise dos parâmetros e sua calibração, se aplicável. Para a emissão do certificado de Calibração, Manutenção Preventiva ou Verificação. Todos os equipamentos, nos quais forem realizadas manutenções preventivas internas devem ser etiquetados seguindo o procedimento técnico de etiquetamento. Toda manutenção preventiva externa, proveniente de um serviço terceirizado, também deve gerar um certificado proveniente do fornecedor que executou o serviço, onde é comprovada a intervenção no equipamento. As tolerâncias aceitáveis para calibração dos Equipamentos devem ser sugeridas pela engenharia clínica, mas necessita de aprovação da instituição. O armazenamento dos certificados de manutenções preventivas dos equipamentos pode ser feito de duas formas:

- Forma documental (obrigatótiria): O certificado deve ser impresso e assinado pelo gerente de projeto E/OU pelo supervisor do projeto/responsável da instituição. Deve ser arquivado na pasta de nome Certificados de Manutenção Preventiva/Calibração/Verificação. Sugerem-se duas formas para armazenar os certificados de manutenção preventiva:

1. Separados por agrupamento e organizados por equipamento 2. Simplesmente separados por equipamento, por agrupamento ou por mês. A forma de

organização deve ser decisão do engenheiro responsável.

  • - Forma digital: Utilizando o computador do setor, no diretório da Engenharia Clínica, em

uma pasta destinada a manutenções preventivas realizadas (separadas de acordo com o ano), conforme descrito abaixo. O armazenamento digital dos certificados não é obrigatório pois eles ficam automaticamente salvos na base de dados do software de calibração; Exemplo:

A escolha da forma de emissão do certificado é feita pelo Supervisor de Projeto acordado com a instituição.

Observação 1: A análise do gerente de projeto e a análise e aprovação pelo supervisor do projeto ou responsável da instituição, para um certificado de Manutenção Preventiva, emitido digital ou documentalmente, pode ser comprovada através de documento ou mensagem de e-mail, por exemplo. Observação 2: Uma manutenção preventiva só é finalizada após sua análise e aprovação

final.

Observação 3: As Manutenções Preventivas externas, ou seja, realizadas por serviços terceirizados necessitam da assinatura do Gerente de Projeto com a aprovação desta intervenção, para ser concluída.

Em resumo podemos definir os seguintes passos para a realização de manutenções preventivas:

Passo 1. Uma Ordem de Serviço do equipamento é aberta no software, de acordo com o planejamento de Manutenções Preventivas.

Passo 2.

Equipamento é recolhido do setor para execução da Manutenção Preventiva.

Passo 3. É realizada a manutenção preventiva propriamente dita no equipamento de acordo com o procedimento específico para o equipamento.

Passo 4.

É feito o registro das informações provenientes da análise do equipamento.

Passo 5. Se for verificado que é necessário ajuste no equipamento, realizar o ajuste e fazer

nova análise e coleta de dados do equipamento.

Passo 6. Se não for verificado que é necessário ajuste no equipamento, concluir a emissão do certificado, com sua devida aprovação.

Passo 7.

É encerrada a Ordem de Serviço e armazenamento do certificado.

Passo 8. É feito o etiquetamento do equipamento de acordo com o procedimento de etiquetamento.

Passo 9.

É feita então a devolução do equipamento ao seu setor de origem

Obs: Se durante a Manutenção Preventiva percebe-se uma falha no equipamento, as ações corretivas tomadas devem ser todas registradas na própria O.S. PREVENTIVA. A execução da Manutenção Preventiva é programada, e encontrar falhas no equipamento pode fazer parte desta manutenção. Em resumo, NÃO deve ser aberta uma OS CORRETIVA para um equipamento que está com a manutenção preventiva em execução.

Porém, caso a OS preventiva esteja aberta para o equipamento, mas a engenharia clínica não agiu ainda e o equipamento apresenta uma falha, detectada pelo utilizador, deve-se sim abrir uma OS corretiva, pois a falha não foi detectada durante a manutenção preventiva.

Etapas para programação de manutenções preventivas:

Passo 1.

Listar equipamentos nos quais serão realizadas preventivas internas;

Passo 2.

Agrupar os equipamentos em planos de manutenção preventiva;

Passo 3.

Sugere-se dividir o ano em 48 semanas para que haja uma certa folga para o caso de atraso da

Passo 4.

programação no decorrer do ano; As manutenções preventivas nos equipamentos da instituição devem ser programadas de acordo

Passo 5.

com a periodicidade sugerida para cada tipo de equipamento no software de calibração. Os supervisores devem auxiliar na determinação da periodicidade. Totalizar o número de manutenções preventivas anuais e aloca-las nas semanas disponíveis do

Passo 6.

ano. Tentar alocar os equipamentos que usem o mesmo aparelho de simulação ou analisador na mesma semana; Registrar a programação e controlar sua execução através do Software de Engenharia.

Calendário para Realização de Manutenção Preventiva:

Deve ser feita uma programação das manutenções preventivas internas e externas a serem realizadas. Isto pode ser feito automaticamente através do Software de Engenharia. A periodicidade das manutenções preventivas é definida pelo Gerente de Projeto junto ao Supervisor de Projeto, bem com os tipos de intervenções que serão realizadas (se Preventiva Padrão, Verificação ou Calibração). Os equipamentos de diagnóstico e imagem devem seguir a periodicidade definida pelos seus contratos, uma vez que as manutenções preventivas destes equipamentos são externas. A priori sugere-se a periodicidade semestral. As manutenções preventivas externas devem seguir a periodicidade sugerida pela assistência técnica autorizada ou de acordo com o que define o contrato de manutenção. Os custos e possíveis trocas de peças devem seguir as cláusulas descritas em contratos e devem ser registrados no controle de custos da engenharia clínica.

5.3

– Teste de funcionalidade

Em algumas situações/instituições faz-se necessário que a engenharia clínica possua uma programação para realização de testes de funcionalidade. Estes testes têm o objetivo de verificar a funcionalidade do equipamento, diminuindo a probabilidade de uma falha durante sua utilização. Os testes de funcionalidade, quando aplicados, são aplicados a equipamentos críticos, e possuem, de modo geral, uma periodicidade curta. A realização destes testes deve ser registrada no software de engenharia através de O.S do tipo INSPEÇÃO.

  • 5.4 – Rondas

A programação de rondas deve ser feita de forma a acompanhar e ser informado de possíveis problemas de caráter técnico ou gerencial nos setores, definir inspeções de caráter preventivo/preditivo e diagnosticar possíveis falhas/defeitos nos equipamentos utilizados nos setores.

  • - Ronda Geral – é uma visita realizada em todos os setores da instituição. O contato é feito diretamente com o responsável pelo setor e tem o objetivo de detectar problemas, tanto do

ponto de vista técnico (equipamentos com problema sem que o setor tenha conhecimento ou

tenha informado à Engenharia Clínica sobre tal falha) como operacional (relatos de usuários que não saibam utilizar os equipamentos). A rotina de ronda geral deve ser realizada em todas as instituições, com periodicidade mínima de quinze dias.Estas rondas devem ser registradas no software de engenharia através de Ordens de Serviço do tipo GERENCIAL.

  • - Ronda Setorial – Na ronda setorial engenheiro/técnico deve testar o funcionamento de

todos os equipamentos do setor visando descobrir e prever falhas/defeitos no seu funcionamento. Este tipo de intervenção não visa a calibração do equipamento e sim a verificação do funcionamento do equipamento bem como o acompanhamento da distribuição dos equipamentos visando evitar extravios. Não necessita, portanto, necessariamente uso de simuladores ou analisadores. Nessas visitas ao setor devem ser analisados os equipamentos em uso ou alocados no setor no momento da vistoria. A Ronda setorial só se torna efetiva se as informações obtidas forem analisadas criticamente, e todos os problemas encontrados forem devidamente tratados. Deve-se, por exemplo: Abrir Ordens de Serviço para os itens com problema e registrar as O.S. abertas, além de comparar os equipamentos cadastrados no setor com os equipamentos que foram encontrados neste setor. As rondas setoriais devem ser registradas no software de engenharia através de uma Ordem de Serviço do tipo INSPEÇÃO.

Cabe ao Gerente do Projeto definir a periodicidade das rondas setoriais, de acordo com as características dos setores. Setores como UTI’s, blocos cirúrgicos, e emergências devem ser obrigatoriamente contemplados pela ronda Setorial.

  • - Ronda em Equipamentos de Imagem – Durante a ronda em equipamentos de imagem, o

engenheiro/técnico deve verificar o funcionamento de cada equipamento de diagnóstico por imagem e o ambiente de operação do mesmo com o objetivo de descobrir e prever falhas/defeitos no seu funcionamento. Semelhantemente às rondas setoriais não requer o uso de simuladores ou analisadores. Para esse tipo de ronda sugere-se uma periodicidade mensal. As rondas setoriais e em equipamentos de imagem devem ser programadas no plano de manutenção do software de engenharia e registradas em O.S do tipo INSPEÇÃO, através do IDEC do setor ou do equipamento. Com exceção dos setores que têm obrigatoriedade de execução de rondas setoriais, para os demais setores da instituição não se faz obrigatória a execução de nenhuma das rondas supracitadas, ficando, portanto a critério do Gerente de Projeto a sua aplicação. Mas, em havendo qualquer rotina de ronda, esta deve ser registrada no modelo de registro pertinente. Este registro deve ser armazenado na pasta Rondas. Qualquer tipo de ronda só é considerada finalizada após sua análise e aprovação pelo gerente do projeto.

5.5 – Treinamentos Operacionais

Os treinamentos operacionais de equipamentos médicos são direcionados ao corpo clínico, de enfermagem da instituição ou à equipe técnica da Engenharia Clínica da instituição. Tais treinamentos visam ensino ou reciclagem com relação ao funcionamento e operação de equipamentos médicos, aumentando a segurança para operadores e pacientes. É também uma ferramenta que visa sanar problemas causados por má operação, ajudando na diminuição do índice de manutenções corretivas. Os treinamentos operacionais devem ser realizados:

Sempre que é adquirido um novo equipamento para a instituição; Quando se percebe que certas falhas estão sendo freqüentes e podem ser eliminadas ou diminuídas com novas instruções; Equipamentos de maior complexidade que justificam ter reciclagem freqüente; Por oportunidade;

Quando houver rotatividade de funcionários no cliente; Quando solicitados pelo cliente.

Os dados sobre os equipamentos - tais como índices de falhas, quantidade, distribuição - são levantados via Software de Engenharia ou dados cadastrais. Devem ser planejados e executados programas de treinamento operacional de acordo com a necessidade diagnosticada pelo engenheiro responsável.

Se a instituição possuir um Programa de Educação Continuada, o setor de Engenharia Clínica deve interagir com o responsável pelo mesmo. Caso não possua, o engenheiro

responsável deve sugerir a implantação de tal programa e dar suporte para a sua viabilização. A programação dos treinamentos deve levar em consideração a quantidade de usuários, o grau de complexidade de utilização do equipamento e o tempo de existência do equipamento na instituição. No caso do treinamento ser objetivado ao corpo clínico e/ou de enfermagem, devem ser realizados treinamentos nos 05 turnos de plantão. No caso de aquisição de novos equipamentos, o preenchimento da ata de treinamento é imprescindível. As atas de treinamento devem ser armazenadas na pasta de treinamentos. As atividades relativas a treinamento devem ser registradas no software de engenharia em uma Ordem de Serviço do tipo GERENCIAL.

5.6 - Rotina de reunião com setores

A rotina de reunião com os setores tem os objetivos de troca de informações e o

aumento da sinergia entre a Engenharia Clínica e os Setores da Instituição Hospitalar. O Gerente de Projeto deve realizar reuniões sistemáticas com a UTI, Bloco Cirúrgico e CDI, com periodicidade definida a critério do gerente. Para os demais setores, estas reuniões podem ser realizadas de acordo com o julgamento de cada gerente de projeto, assim como sua sistematização e periodicidade. As reuniões devem ser realizadas com os gestores de cada setor, com freqüência e registro da reunião (Ata de Reunião com Setores). Além disto, devem ser programadas no software de engenharia como um plano de manutenção preventiva, que deve ser chamado “REUNIÃO COM SETOR ‘Nome do Setor’ “, para facilitar seu reconhecimento.

Sugere-se que a freqüência para a realização dessas reuniões seja no máximo bimestral, bem como são sugeridos os setores abaixo para realização de reuniões periódicas (além dos setores obrigatórios):

EMERGÊNCIAS BERÇÁRIO GERÊNCIA DE ENFERMAGEM

O registro das reuniões

deve ser

feito na

-

assinatura dos presentes e deve contemplar no mínimo os temas abaixo:

  • 1. ANÁLISE DE PENDÊNCIAS E DEFINIÇÃO DE PRIORIDADE

  • 2. LEVANTAMENTO DA NECESSIDADE DE TREINAMENTOS

  • 3. ANÁLISE DA NECESSIDADE DE NOVOS EQUIPAMENTOS

  • 4. ANÁLISE DO ATENDIMENTO DA EQUIPE TÉCNICA

  • 5. RELACIONAMENTO DA EQUIPE TECSAÚDE COM SETOR

E devem ser tratados também outros assuntos específicos, por setor e por cliente, caso o

gerente da engenharia clínica e do setor julgue necessário.

Os dados relativos às reuniões devem ser registrados no próprio software de engenharia através de uma Ordem se Serviço do tipo GERENCIAL.

6. OBSOLESCÊNCIA

Para que um equipamento médico, ou um acessório, seja desativado é necessário realizar

uma análise de ciclo de vida, que deve levar em consideração alguns dos seguintes itens:

  • - Ano de fabricação do acessório, tempo de utilização do acessório;

  • - Tecnologia utilizada pelo acessório, obsoleta ou podendo ser atualizada;

  • - Custo com manutenções anuais e mensais;

  • - Falhas/defeitos operacionais do equipamento;

  • - Análise do custo x benefício com a troca por outro mais moderno ou desativação;

Todo EMH ou acessório que for julgado necessário ser desativado do parque instalado, necessita ter um parecer de obsolescência emitido pela engenharia clínica e aprovado pela instituição cliente. E para ter um parecer de obsolescência emitido é necessário ter uma Ordem de Serviço aberta para um setor, referente a esse equipamento ou acessório, no software de engenharia.

6.1 Parecer de obsolescência de um Equipamento Médico-Hospitalar

Se após a realização da análise, ficar definido que o equipamento deve ser desativado, o parecer de obsolescência deve ser emitido através do software de engenharia, seguindo os passos abaixo:

  • 1. Abrir uma Ordem de Serviço desse equipamento, no software de engenharia.

  • 2. É necessário também escolher pelo menos uma das razões para a emissão do parecer:

    • - Elevado custo de manutenção;

    • - Falha/Defeito operacional;

    • - Obsolescência tecnológica.

  • 3. Como é necessária a aprovação da instituição para esse parecer, é necessário registrar a data em que a instituição cliente deu sua aprovação. Se a aprovação não for imediata à emissão, registrar como aguardando aprovação e o software já insere essa pendência automaticamente à OS.

  • 4. Após a aprovação do parecer pela instituição cliente, fechamento de todas as pendências da OS no software e fechamento dessa OS, o equipamento é:

  • Automaticamente inativado no cadastro de equipamentos do software; Automaticamente retirado do plano de manutenção preventiva, se estiver vinculado a algum.

    • 7. Encaminhar o documento de parecer de obsolescência ao setor responsável pelo tombamento na instituição cliente para que seja dado início ao processo de cancelamento do controle de bens da instituição. Uma cópia do documento deve ficar na Engenharia Clínico armazenada na pasta Pareceres de Obsolescência;

    • 8. Devolver o equipamento ao setor responsável a fim de que seja desativado/armazenado.

    6.2. Parecer de Obsolescência de acessório

    Se após a realização da análise dos itens acima ficar definido que o acessório deve ser desativado, deve ser emitido o parecer de obsolescência. Cada Parecer de Obsolescência emitido deve ter um código gerado da seguinte maneira:

    POA CODINSTITUIÇÃO AAAA XXX, onde:

    • - CODINSTITUIÇÃO é o código da instituição, de 3 dígitos, gerado pelo setor da qualidade e está definido - Cadastro de Clientes XXX.

    • - AAAA é o ano, escrito com 4 dígitos (ex: 2007), que está sendo emitido esse laudo.

    • - XXX é o número seqüencial de laudos emitidos na Instituição.

    É necessária a aprovação da instituição para que este parecer tenha validade. Desta forma o documento deve ser assinado pelo gerente de projeto e pelo representante da instituição e arquivado na Engenharia Clínica. Após a aprovação do parecer pela instituição cliente é necessário que a OS referente ao acessório seja fechada.

    Em seguida, encaminhar o documento de parecer de obsolescência ao setor responsável para que seja dado destino ao acessório. Uma cópia do documento deve ficar na Engenharia Clínica armazenada na pasta Pareceres de Obsolescência;

    8. CONTROLES DO SETOR 8.1 - Controles de Produtos do Cliente

    Equipamentos A entrada de todo equipamento médico e seus acessórios para intervenção técnica na sala de engenharia clínica deve ser registrada. Bem como sua saída ou devolução para um serviço terceirizado ou setor de origem, também deve ser registrada. Um exemplo de ferramenta de registro é um livro de protocolo. As informações a serem registradas são: Equipamento, Acessórios, Data de Entrada e Saída, Origem ou Destino.

    Documentos e Notas Fiscais Caso o setor de Engenharia Clínica receba e/ou envie alguma Nota Fiscal ou documento de propriedade do cliente, esta movimentação deve ser registrada. Um exemplo de ferramenta de registro é um livro de protocolo.

    Manuais Técnicos Os manuais técnicos de equipamentos que são propriedade do cliente, que ficam armazenados na sala da Engenharia Clínica, devem ser cadastrados e controlados através do Software de Engenharia.

    Ao

    ser

    cadastrado,

    o manual técnico

    passa

    a

    ser

    identificado por um Código de

    Identificação da Engenharia Clínica (IDEC) gerado da seguinte forma:

    Dígitos alfanuméricos

    CODE – NNNN

    número seqüencial em ordem crescente.

    Onde os quatro primeiros dígitos são letras ou números referentes à instituição cliente e os quatro últimos dígitos são números que representam a quantidade de manuais que já foram cadastrados por setor, ou seja, seguem uma seqüência à medida que os manuais vão sendo cadastrados.

    Devem ser feitas plaquetas/etiquetas de identificação dos manuais de acordo com o código gerado para cada um. Tais plaquetas/etiquetas devem ser fixadas nos manuais cadastrados para que seja possível o reconhecimento através delas. As plaquetas são definidas em conjunto com a instituição e sugere-se que possua sua logomarca, como visualizado abaixo:

    Ao ser cadastrado, o manual técnico passa a ser identificado por um Código de Identificação da

    Deve ser mantido o controle acerca da localização dos manuais técnicos e materiais didáticos existentes na Engenharia Clínica. Desta forma, é necessário que seja protocolada a saída dos manuais e materiais didáticos, e que seja dado baixa quando os mesmos retornarem aos seus locais de origem.

    Estoque O controle do estoque de peças, materiais de consumo e/ou outros itens de propriedade do cliente ficam armazenados na sala da Engenharia da Clínica, deve ser feito utilizando Software de Engenharia.

    8.2 - Controles de Intervenções Técnicas

    Controle de Ordens de Serviço Deve ser feita a análise diária das ordens de serviço pendentes, acúmulo de equipamentos pendentes.

    esta

    ação visa o não

    À medida que as manutenções corretivas vão sendo executadas, informações como datas, equipamento, custos devem ser registrados no Software de Engenharia. O acompanhamento das ordens de serviço pendentes é feito utilizando um relatório de ordens de serviço abertas/pendentes que deve ser emitido pelo Software de Engenharia. O objetivo de ter as manutenções corretivas devidamente registradas é ter históricos de equipamentos. Este relatório, colhido no Software de Engenharia, disponibiliza todas as informações das intervenções passadas realizadas no equipamento no período analisado. É então possível analisar a quantidade de intervenções, valores gastos com este equipamento, tempo de parada, etc.

    Controle de Manutenções Preventivas Da mesma forma, deve ser feita a análise, com freqüência mínima semanal, da previsão e execução de manutenções preventivas para o período em questão, de forma que seja cumprido o calendário de manutenções preventivas anuais. A programação e controle de execução de manutenções preventivas devem ser feitos utilizando o Software de Engenharia. Analogamente ao controle de ordens de serviço, à medida que as manutenções preventivas vão sendo executadas, informações como datas, equipamento, custos e etc, devem ser registradas no Software de Engenharia.

    9. ACOMPANHAMENTO DE DESEMPENHO DO SERVIÇO DE ENGENHARIA CLÍNICA

    O acompanhamento de desempenho do setor deve ser feito através dos relatórios mensais, relatórios anuais e relatório de indicadores, definidos em conjunto com corpo administrativo e/ou diretoria da instituição.

    9.1 – Relatório de Atividades

    O Relatório de Atividades contem análises quantitativas e qualitativas das intervenções com comentários e detalhamento das principais ocorrências, demais atividades realizadas, problemas operacionais, conclusões e decisões gerenciais/técnicas tomadas. Nele são apresentados gráficos para análise e em anexo estão os dados de controles gerados pelo

    Software de Engenharia. O relatório deve estar escrito de forma sucinta e que permita sua total compreensão do ponto de vista técnico, administrativo e financeiro.

    A periodicidade desse relatório é mensal e deve ser entregue até o dia 10 de cada mês, ou no próximo dia útil, assinado pelo gerente de projeto. Esta é uma atividade gerencial que deve ser programada no Dínamus. O relatório deve ser entregue ao responsável pela avaliação e uma cópia deve ser arquivada no setor de Engenharia Clínica (digital ou em papel). Este responsável do cliente é definido pelo corpo administrativo e/ou diretoria da instituição. A entrega deste relatório deve ser registrada e seu registro armazenado. A periodicidade, formato (digital ou papel) e o conteúdo do relatório entregue ao cliente podem ser modificados caso seja exigido pela instituição, desde que devidamente documento. A emissão do relatório de atividades deve ser preferencialmente realizada através do software Dínamus link Relatórios>Relatórios Gerenciais. O primeiro relatório deve ser criado, e os próximos podem ser duplicados, após finalizado o relatório, deve-se clicar em Executar relatório.

    9.2 – Relatório Anual

    O Relatório Anual visa a explanação das atividades do Serviço de Engenharia Clínica na instituição de forma comparativa com demais anos e com os dados anuais de instituições de referência nacional e internacional. Assim como os relatórios mensais, o relatório anual é composto pelas análises quantitativas e qualitativas, contudo de forma não detalhada nem comentada, é uma análise mais geral sem as especificações das intervenções. Também contém as análises de indicadores previstos e atingidos, levantamento de custo de substituição do parque instalado e as expectativas futuras.

    Este relatório deve ser emitido até o mês de fevereiro em duas vias: uma para ser entregue ao responsável da instituição e outra para arquivo do setor (digital ou em papel). A entrega deste relatório deve ser registrada.

    9.3 - Levantamento do Custo de Substituição

    O Levantamento do Custo de Substituição dos Equipamentos Médico-hospitalares é um anexo do relatório anual do serviço de Engenharia Clínica e é feito para analisar a depreciação

    do valor dos equipamentos ou custo de troca do parque instalado no caso de não serem fabricados mais os modelos existentes no hospital (obsolescência tecnológica). Os valores de custo de substituição são atualizados uma vez por ano, quando se está preparando o relatório anual.

    O custo total anual com equipamentos médico-hospitalares gerenciados pelo Serviço de Engenharia Clínica deve ser comparado com o valor total do custo de substituição gerando um coeficiente de avaliação dos serviços prestados. Os padrões internacionais estimam que este coeficiente deve se situar entre 3 e 8%, ou seja, o custo anual de manutenção com equipamentos médicos deve estar entre 3 a 8% do custo de substituição do parque instalado.

    9.4 - Relatório de Indicadores

    O acompanhamento mensal de indicadores é feito pelos Supervisores de Projeto e Gestor da Realização dos Serviços, com o objetivo de analisar sua adequação às metas e consequente desenvolvimento do projeto e definir ações preventivas ou corretivas para sua melhora, caso seja necessário. Para que os indicadores sejam acompanhados é necessário que os Gerentes de Projeto realizem a consolidação dos indicadores, rotina executada no Software de Engenharia. A periodicidade da consolidação dos indicadores é mensal e deve ser executada até o dia 5 de cada mês, ou dia útil subsequente. O início do acompanhamento de adequação aos indicadores para um novo projeto será

    feito após 120 dias do início da implantação da engenharia clínica ou a partir da inauguração da Instituição.

    10. ENCERRAMENTO DE UM SERVIÇO DE ENGENHARIA CLÍNICA

    Ao encerrar os serviços de Engenharia Clínica em uma instituição de saúde o Supervisor do projeto deve apresentar um relatório onde deve constar: todas as OS’S em aberto no momento devidamente apontando a localização dos equipamentos vinculados a essas OS’s, relação de móveis, ferramentas; pastas, documentos e estoque devolvidos.

    DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

    Modelo de Ata de Treinamento Planilha de Acompanhamento Inicial de OS Ficha de Cadastro de Instituição Cliente Formulário padrão de OS Modelo de Parecer de Obsolescência de acessório Modelo das Planilhas de Rondas Modelo de Relatório de Atividades Planilhas de Ronda para Equipamentos de Imagem . Ata de Reunião com Setores Modelo de Relatório Sintético de Atividades Aquisição de EMH Avaliação do Parque de EMH Descontinuidade de EMH Gestão das Ações Preventivas Gestão das Ações Corretivas Gestão de Contratos Capacitação e Treinamento Gestão de Tecnovigilância Realização dos Serviços

    Referências Bibliográficas

    MINISTÉRIO DA SAÚDE. Equipamentos para Estabelecimentos Assistenciais de Saúde:

    Planejamento e Dimensionamento, Brasília, 1994 b.

    MARTINS, M. C.; J. R. Mei; E. H. Furusato; M. Nagae; H. R. Korber; E. Wall, e S. J. Calil.

    Uma Proposta de Priorização de Equipamentos Médico-Hospitalares para Manutenção Preventiva.

    Revista Brasileira de Engenharia, Caderno de Engenharia Biomédica, vol. 7, nº1, pp. 561-571,

    1990.