Nveis de descrio

GUIA DO UTILIZADOR

PROF.: VNIA FRANCO

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FUNDO (F)
Por fundo entende-se um conjunto de documentos criados organicamente e/ou acumulados e utilizados por uma pessoa individual ou coletiva no exerccio das suas funes e atividades.

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SECO (SC)
Constitui uma subdiviso orgnico e/ou funcional do FUNDO (departamento ou funo).

Nveis de descrio SUBSECO (SSC) Corresponde a uma subdiviso orgnico e/ou funcional de uma SEO COMPONENTES DOCUMENTAIS Correspondem aos documentos que integram um FUNDO, tratando-os como classes ou agregados documentais (conjunto de documentos tipologicamente identicos) e como unidades individuais.

Nveis de descrio SRIE (SR) Designa uma unidade arquivistica constituda por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenao sequencial, de acordo com um sistema de recuperao de informao. Em princpio, os documentos de cada SRIE correspondem ao exerccio de uma mesma funo ou atividade, dentro da mesma rea de atuao.

UNIDADES DOCUMENTAIS
DOCUMENTO COMPOSTO Unidade organizada de documentos juntos, quer para utilizao corrente pelo seu produtor, quer no decurso da organizao de um FUNDO, porque se referem a um mesmo tema, atividade ou transao, sujeito a tramitao prpria, normalmente regulamentada (ex.: processo judicial, processo de obras, etc.).

UNIDADES DOCUMENTAIS
DOCUMENTO SIMPLES A mais pequena unidade arquivista intelectualmente indivisvel. ex.: escritura notarial

UNIDADE DE INSTALAO
a unidade bsica de cotao e instalao de um FUNDO e das respectivas partes fsicas (ex.: livro, caixa, mao, etc.). Contudo, quando corresponde a conjuntos de documentos da mesma srie agrupados, usada como nvel de descrio, com o objetivo de facilitar a recuperao da documentao pelo utilizador. Ex.: Livro de Notas contm vrias escrituras, logo vrios documentos simples.

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Primeiro lugar, o arranjo no prtica de ordenao de documentos. CUIDADO! O arranjo uma atividade tcnica e intelectual semelhante classificao. Porm, com uma diferena importante: o arranjo realizado na fase permanente. O instrumento oriundo o quadro de arranjo constitudo ora pela forma orgnico-estrutural, ora de acordo com as classes e subgrupos destinados fase permanente do plano de

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O arranjo jamais deve ser confundido com a ordenao (em que surgem as tcnicas de arquivamento), que a atividade de organizar o acervo documental (ora por ordem alfabtica, numrica, cronolgica ou geogrfica ou outras maneiras), de forma que seja facilitada a pesquisa aos usurios.

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Segundo, o fundo de arquivo o conjunto documental proveniente de uma pessoa fsica ou jrdica no mbito de suas atividades. Um exemplo o Ministrio da Sade.

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O arquivista responsvel deve inserir o Ministrio como fundo, porque a instituio que rene a documentao de acordo com as funes, atividades e tarefas exercidas.

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O fundo pode ser aberto (se a instituio estiver realizando suas atividades) ou fechado (se a instituio estiver encerrada). Depois de fechado, o fundo no pode receber mais documentao aps a data-limite que indica o encerramento das atividades da instituio. Porm, no significa dizer que os documentos no podem ser consultados. Eles podem, se no forem classificados como sigilosos.

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No fundo, podem ser reunidos graus de hierarquias diferentes, conforme a complexidade organizacional e funcional da rea.

Vejam o exemplo a seguir:

Arranjo Estrutural
1. Fundo (Ministrio da Sade) 2. Sees (Secretaria Executiva) 3. Grupos (Coordenao-Geral de Gesto de Pessoas) 4. Sries (Coordenao de Pessoal Inativo) 5. Item documental (dossi ou processo)

PESQUISA BSICA

A pesquisa bsica genericamente destina-se a utilizadores pouco experientes e apresenta o seguinte menu:

PESQUISA BSICA

Nomes Atravs deste ponto de pesquisa possvel identificar pessoas, empresas, instituies e servios. Caso pretenda efetuar uma pesquisa por uma expresso exata ex.: nome de uma instituio dever escrever essa mesma expresso entre aspas (" ").

PESQUISA BSICA

Locais
Este ponto de pesquisa fornece informaes referentes a localidades, endereos ou pontos geogrficos. Caso pretenda efetuar uma pesquisa por uma expresso exata ex.: Prata Alexandre Herculano dever escrever essa mesma expresso entre aspas (" ").

PESQUISA BSICA

Termos/palavras
Pesquisa noutros contedos da descrio arquivstica ex.: (biografia, histria, funes, etc.), incluindo referncias a outras pessoas, instituies e locais. Caso pretenda efetuar uma pesquisa por uma expresso exata dever escrever essa mesma expresso entre aspas (" ").

PESQUISA BSICA

Datas
Permite recuperar informao de acordo com critrios cronolgicos. Caso conhea a data do documento que pretende recuperar, preencha todos os campos da data inicial (ano / ms / dia). Caso desconhea a data do documento que pretende recuperar, poder pesquisar por aproximaes. Nestes casos dever atentar no seguinte:

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Se indicar apenas a data inicial incompleta (sem o dia e/ou ms), o motor de pesquisa ir recuperar todos os registros em que essa data se verifique e os posteriores; Se indicar apenas a data final, o motor de pesquisa ir recuperar todos os registros em que essa data se verifique e os anteriores; Se indicar a data inicial e a data final o motor de pesquisa ir recuperar todos os registros que se situem entre essas datas; Se indicar na data inicial apenas o ms e/ou dia, ir recuperar todos os registros

PESQUISA AVANADA
O menu de pesquisa avanada destina-se a utilizadores tipicamente mais experientes que possuem j algum tipo de informao sobre o que pretendem localizar.

Ttulo
Pesquisa a informao requerida no campo de ttulo dos registros (ex.: Informaes Populao).

Autor / Destinatrio
Pesquisa informao nos campos autor e destinatrio. Usualmente estes campos apenas so preenchidos nos nveis de descrio mais baixos (unidade de instalao, documento composto e documento simples).

Localidade
Este ponto de pesquisa recupera informao atravs da localizao geogrfica onde o documento ou o ato que lhe deu origem teve lugar.

Outros Campos
Pesquisa em mltiplos campos termos que no estejam contidos nos campos acima descritos.

RESULTADOS DA PESQUISA facultado ao utilizador a hiptese de ordenar o resultado das suas pesquisas de acordo com vrios critrios.

Data
Critrio cronolgico que permite que os registros sejam ordenados do mais antigo para o mais recente ou o inverso;

Ttulo Critrio alfabtico que permite ordenar os registros a partir do ttulo, de forma ascendente ou descendente; Nvel Critrio que permite ordenar os registros do nvel mais alto para o mais baixo (fundo > documento simples) ou o inverso (documento simples > fundo).

FUNDOS
Ao selecionar o separador Fundos facultada ao utilizador a hiptese de identificar os fundos custodiados pelo Arquivo Municipal de Constncia, bem como selecionar o fundo desejado de forma a obter as respectivas informaes descritivas sobre a sua constituio e organizao.

FIM