GESTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

AULA 1 DESCRIO ARQUIVSTICA R E V I S A N D O C O N C E I TO S D E A R Q U I V O L O G I A : O D O C U M E N TO , O A R Q U I V O , O S P R I N C P I O S ARQUIVSTICOS E A QUALIDADE ARQUIVSTICA. TEORIA DAS TRS IDADES. P R I N C I PA I S AT I V I D A D E S N O A R Q U I V O PERMANENTE (ARRANJO E DESCRIO).

Prof.: Vnia Franco

Agenda de Hoje Apresentao da Disciplina Revisando alguns conceitos Conceitos gerais Arquivologia Princpios Arquivsticos Qualidade Arquivstica Trs Idades

ARQUIVOLOGIA

Disciplina que estuda as funes do arquivo e os princpios e tcnicas a serem observados na produo, organizao, guarda, preservao e utilizao dos arquivos.
Dicionrio de Terminologia Arquivstica

Ento cabe Arquivologia, ou Arquivstica, estudar os arquivos e seus documentos: suas atividades, seus processos, seus usurios, suas ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depsitos de documentos funcionais.

O que um Documento?

Documento
O Documento, em seu conceito mais bsico, a informao registrada em um suporte. Ento, para termos um documento, so necessrios dois elementos:

Informao: o conhecimento, a mensagem, a idia que se deseja transmitir. Suporte: o material fsico onde est inserida a informao.

Assim podemos concluir, por uma frmula bem simples:

INFORMAO + SUPOTE = DOCUMENTO

Como exemplo de documento, temos a carta, a msica gravada, o email, os filmes, as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informao registrada em um suporte material: o papel, o plstico, a pelcula, etc.

FORMA
Estgio de preparao e transmisso de documentos.Ex.: original, cpia, minuta, rascunho, etc.

GNERO
Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicao de seu contedo. Ex.: Documentao audiovisual, fonogrfica, iconogrfica, textual, microgrfica, bibliogrfica, cartogrfica, eletrnica, filmogrfica, etc.

FORMATO
Configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Ex.: caderno, cartaz, diapositivo, folha, livro, mapa, planta, rolo de filme, etc.

ESPCIE
Configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Ex.: Boletim, certido, declarao, relatrio, etc.

TIPO
Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Ex.: Boletim (de ocorrncia; de freqncia); Certido (de bito; de nascimento); Declarao (de bens; imposto de renda; amor); Relatrio (de atividades; de estgio; fiscalizao).

CARACTERSTICAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

CARTOGRFICOS: so os mapas e plantas, em formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. ICONOGRFICOS: so as fotografias (ampliaes e negativos), desenhos e gravuras.

CARACTERSTICAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

FILMOGRFICOS: so as pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagem, contendo imagens em movimento. SONOROS: so os discos e fitas magnticas de som, com dimenses e lotaes contendo registros fonogrficos.

CARACTERSTICAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

MICROGRFICOS: documentos em suporte flmico resultantes da microrreproduo de imagens. Mediante a utilizao de tcnicas especificas. INFORMTICOS: so os disquetes, discos rgidos e discos pticos.

Caractersticas quanto espcie

Os documentos se caracterizam quanto forma de registro dos fatos, segundo seu aspecto formal. Com base nos atos administrativos mais comuns nas estruturas de governo, temos: ATOS NORMATIVOS: regras e normas expedidas por autoridades administrativas. Exemplos: medida provisria, decreto, estatuto, regulamento. Resoluo, portaria, ordem de servio.

Caractersticas quanto espcie

ATOS ENUNCIATIVOS: esclarecem os assuntos visando fundamentar uma soluo. Exemplos: parecer, relatrio, voto. ATOS DE ASSENTAMENTO: so os configurados por registros assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Exemplos: ata, termo, auto de infrao.

Caractersticas quanto espcie

ATOS COMPROBATRIOS: so os que comprovam decises. Exemplos: certido, atestado. ATOS DE AJUSTE: representados por acordos em que a administrao pblica parte. Exemplo: tratado, convnio, contrato.

Caractersticas quanto espcie

ATOS DE CORRESPONDNCIA:

objetivam a execuo dos atos normativos, em sentido amplo. Exemplos: aviso,oficio, carta, memorando, edital, intimao, telegrama, telex, circular.

Contudo, no basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que um documento possa compor um arquivo, ainda necessrio outro elemento: que tenha sido resultado, consequncia de uma ao referente atividade da instituio.

 o que preceitua a Lei n 8.159/91 (Lei dos Arquivos):

Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.

Por exemplo:
Considere uma empresa que tenha adquirido uma assinatura de uma revista mensal. A empresa paga uma taxa e recebe a revista. A revista em si no ser considerada documento de arquivo, uma vez que a empresa no a recebeu por executar uma atividade administrativa. Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura ser documento de arquivo, pois conseqncia de uma atividade administrativa da empresa, que seria a aquisio de peridico.

Ainda, alm de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu. No mesmo exemplo, no por ter a posse da revista que a empresa pode provar que possui uma assinatura mensal, mas o comprovante de pagamento, o contrato de assinante ou outro similar que far isso.

Em resumo, para que um documento pertena a um arquivo, so necessrios esses dois elementos:
Ser produzido ou recebido em decorrncia das atividades da instituio Ser capaz de provar que ao realmente aconteceu, ou informar sobre ela

Assim, j sabemos o que um documento, o que um documento de arquivo e o que pode ser um arquivo. Vamos ento diferenciar o arquivo das outras unidades de informao que podem existir em uma instituio.

O que um Arquivo?
Cuidado: um termo polissmico

ARQUIVO
1 - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas funes; 2 - Mvel destinado guarda desses documentos (armrio, estante, etc); 3 - Edifcio, ou parte dele (sala, andar) destinado guarda de documentos; 4 - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, diviso de arquivo, etc).

Assim, quando o termo arquivo surgir em alguma questo, o contexto quem vai determinar qual destes significados est sendo empregado. Vamos a um exemplo de questo sobre o assunto: 1. (MPU/2004 Esaf) Considerando a polissemia do termo arquivo, assinale qual das assertivas abaixo no corresponde a uma de suas definies:

a) Conjunto de documentos colecionados por pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas, ao longo de sua existncia. b) Acumulao ordenada de documentos criados por uma instituio ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecuo de seus objetivos polticos, legais e culturais. c) Documentos produzidos ou usados no curso de um Ato administrativo ou executivo de que so parte constituinte.

Resoluo
A nica alternativa que no condiz com as definies do termo arquivo apresentados acima a letra A. Na verdade, todo o conceito est correto, e o examinador tornou errado ao empregar o termo colecionados. Os documentos so colecionados em bibliotecas. Nos arquivos, os documentos so acumulados.

Classificao dos Arquivos

Uma vez que j sabemos o que o arquivo, agora devemos saber os vrios tipos de arquivos que existem. Os arquivos so classificados quanto entidade mantenedora, quanto natureza dos documentos que o compem, quanto extenso de sua atuao e quanto aos estgios de sua evoluo, sendo este o mais importante critrio de classificao. Vamos a eles.

Quanto entidade mantenedora: podem ser pblicos ou privados. Os arquivos pblicos, conforme determina a Lei de Arquivos (Lei n 8.159/91), so conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. Assim, os arquivos de todas as instituies e pessoas que estejam realizando atividades de gesto de servios pblicos, so considerados pblicos.

Classificao dos Arquivos

Os arquivos privados so conjuntos de documentos acumulados por pessoas fsicas ou instituies de carter particular, contanto que estas no estejam executando atividades de gesto de servios pblicos.

Classificao dos Arquivos

Existem ainda, de acordo com a autora Marilena Leite Paes, outras classificaes quanto entidade mantenedora, quais sejam: Pblicos: mantidos por rgos pblicos, em qualquer esfera de atuao (Unio, DF, estados e municpios).

Classificao dos Arquivos

Comerciais: mantidos por instituies ou grupos com fins lucrativos (empresas, corporaes, holdings, etc)
Institucionais: mantidos por instituies, organizaes ou grupos sem fins lucrativos (igrejas, sindicatos, associaes, partidos polticos etc.)

Classificao dos Arquivos

Pessoais ou familiares: mantidos por uma pessoa ou grupo familiar. Esses arquivos refletem as atividades de uma pessoa ou famlia, como atividades profissionais, atividades sociais, parcerias formadas etc.

QUESTO

1. Os conjuntos de documentos Produzidos e recebidos por todos os tipos de entidades privadas so considerados documentos pblicos. ( ) certo ( ) errado Justifique.

Resoluo
O item est INCORRETO. Como vimos, os arquivos pblicos so aqueles mantidos por instituies pblicas, ou privadas desde que estejam encarregadas da gesto de servios pblicos. Como exemplo, podemos afirmar que os arquivos de uma empresa de transporte pblico so arquivos pblicos.

QUESTO
2. Segundo as entidades criadoras e mantenedoras de arquivos, os arquivos classificam-se em pblicos, institucionais, comerciais e pessoais. ( ) certo ( ) errado

Conceitos Gerais
ITEM DOCUMENTAL: menor unidade arquivstica materialmente indivisvel. UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: menor conjunto de documentos reunidos de acordo com o arranjo estabelecido. Ex: Pastas, Maos; DOSSI: unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a um assunto ou pessoa. NOTAO: elemento de identificao das unidades de arquivamento, composto por letras, nmeros ou combinao, permitindo sua localizao.

Conceitos Gerais
FUNDO: principal unidade de arranjo

estrutural, de documentos provenientes de uma mesma fonte geradora, ou funcional, de documentos de mais de uma fonte geradora, reunidos pela semelhana das atividades. DESCRIO: processo que sintetiza elementos em contedos textuais para uso nos instrumentos de pesquisa que se pode produzir (guias, inventrios, catlogos).

Conceitos Gerais
ARRANJO OU CLASSIFICAO:

ordenao estrutural ou funcional dos documentos em fundos, sries, subsries, itens documentais (arquivo permanente); distribuio dos documentos numa seqncia alfabtica, numrica ou alfanumrica, de acordo com o mtodo de arquivamento adotado (arquivos correntes).

Princpios Arquivsticos
Os princpios arquivsticos constituem o marco principal da diferena entre a arquivstica e as outras cincias documentrias. So eles:

Princpio da Provenincia Princpio da Organicidade Princpio da Unicidade Princpio da Indivisibilidade ou integridade Princpio da Cumulatividade

Princpio da Provenincia
Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princpio, os arquivos devem ser organizados em obedincia competncia e s atividades da instituio ou pessoa legitimamente responsvel pela produo, acumulao ou guarda dos documentos.

Respeito ao Fundo
Fundo: conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados por determinada entidade pblica ou privada, pessoa ou famlia no exerccio de suas funes e atividades, guardando entre si relaes orgnicas e que so preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, no devendo ser mesclados a documentos de outro conjunto gerado por outra instituio. fundos (=conjunto de documentos de uma mesma provenincia

Quanto aos Estgios de sua Evoluo

podem ser: correntes intermedirios permanentes.

Quanto aos Estgios de sua Evoluo

Os arquivos correntes so aqueles que guardam documentos que so constantemente utilizados por seus produtores, ou que sejam objeto de consultas freqentes. A Lei de Arquivos assim conceitua documentos de arquivos correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas freqentes.

Quanto aos Estgios de sua Evoluo

Os arquivos intermedirios so aqueles que guardam documentos que no so mais objeto de consultas freqentes, mas aguardam cumprimento de prazos legais, ou que ainda sejam prova de direitos e obrigaes.

Quanto aos Estgios de sua Evoluo Arquivos assim define os documentos de arquivos intermedirios: aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Quanto aos Estgios de sua Evoluo

Os arquivos permanentes so aqueles que guardam documentos que no tem mais valor administrativo, mas pelo seu contedo ou pelo assunto de que tratam, tem grande relevncia para a Histria ou para a Cultura, e por isso devem ser guardados por tempo indeterminado.

Quanto aos Estgios de sua Evoluo A Lei de Arquivos define assim os documentos de arquivo permanente: conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Quanto aos Estgios de sua Evoluo

Dica importante sobre o assunto: essa classificao pode vir com nomes alterados. Portanto importante fixar a idia que os nomes trazem: corrente = utilizado com freqncia, intermedirio = aguardando prazos, permanente = guardados definitivamente.

FIM