Auditorias Internas da Qualidade

O PROCESSO DE AUDITORIA

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPAS DE AUDITORIA
Preparao da Auditoria

Planejamento das Auditorias

1 3 4
Resultados da Auditoria

5
Acompanhamento do Ps-Auditoria

Execuo da Auditoria

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 1 PLANEJAMENTO

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 1 PLANEJAMENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS

O PLANO DE AUDITORIA DEVE CONTER:

PROCESSOS A SEREM AUDITADOS DIAS DE AUDITORIA HORRIOS AUDITORES

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 1 PLANEJAMENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS

EXEMPLO DE PLANO DE AUDITORIA

UNIDADE: ______________ NR. PROCESSO 1 2 3 4 5 ELABORADO POR: Ass.: APROVADO POR: Ass.: NOME PROCESSO PLANO DE AUDITORIA ANO: _________ AUDITOR(ES) MS: SEM. FL. / REV.: _____ MS: SEM. HORRIO

ESTE PLANO DEVE SER DIVULGADO A TODOS OS ENVOLVIDOS PARA QUE NO HAJA SURPRESAS

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 2 PREPARAO

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 2: PREPARAO DA AUDITORIA

O AUDITOR DEVE:
Preparar as atividades definidas como de sua responsabilidade, previstas no Procedimento de Auditoria Interna PGQ 3

Preparar Lista de Verificao

Considerar o conjunto da documentao de referncias (Manual da Qualidade, procedimentos, instrues de trabalho, registros) e externas (Norma e documentos regulamentares);

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

COMO ELABORAR LISTA DE VERIFICAO POR PROCESSO

Identificar estes elementos no processo:

cliente, necessidade e requisitos; fornecedores chaves (internos e externos); principais entradas e sadas planejadas; interao com outros processos; controles e medies planejadas; indicadores de desempenho; clusulas ISO 9001 relacionadas (anlise de clusulas). Aes de Melhoria

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

COMO ELABORAR LISTA DE VERIFICAO POR PROCESSO

ESTES ELEMENTOS PODEM SER VISUALIZADOS ?

ENTRADA

PLANEJAR

AGIR

SAIDA

FAZER

CONTROLAR

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

COMO ELABORAR LISTA DE VERIFICAO POR PROCESSO

A LISTA DEVER CONTER OS ELEMENTOS DO P-D-C-A ENVOLVIDOS NO PROCESSO E AS CLAUSULAS INTER-RELACIONADAS

CHECK LIST PARA AUDITORIA INTERNA

AUDITORES: PROCESSO A SER AUDITADO: Data da Auditoria:

ITEM

CLUSULA ISO 9001:2000

O QUE VERIFICAR

OBSERVAO

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 3 EXECUO DA AUDITORIA

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 3 : EXECUO DA AUDITORIA

Reunio de Abertura Entrevistas/Observaes Consolidao das informaes Reunio de Fechamento

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 3 : EXECUO DA AUDITORIA

AUDITORIA POR OBSERVAO Mantenha-se observando as evidncias fsicas: Produtos Equipamentos Instrumentos Condies ambiente e infraestrutura AVALIE: Operaes So alcanados os resultados pretendidos?

Os produtos esto Identificados? Situao em relao medio e/ou monitorao? Localizao e condies de armazenamento?
Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 3 : EXECUO DA AUDITORIA

AUDITORIA POR ANLISE DE DOCUMENTOS

Verifique as evidncias em documentos e registros : Aprovao Distribuio Legibilidade ANOTE: Identificao Preenchimento Armazenamento Acesso
- Nmero - Ttulo - Reviso - rea/local encontrado

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 3 : EXECUO DA AUDITORIA

AUDITORIA POR ENTREVISTAS

Verifique as evidncias : Competncia Conscientizao sobre a importncia em atender a requisitos Conhecimento dos objetivos estabelecidos para sua funo e da Poltica da Qualidade
ANOTE:

- Nome
- Cargo e funo que est executando - rea e Processo que est sendo auditado
Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 3 : EXECUO DA AUDITORIA

A COMUNICAO CRTICA EM AUDITORIA PORTANTO O AUDITOR DEVE SABER SE COMUNICAR

EMISSOR (QUEM?)
OS MEIOS (COMO?) AS MENSAGENS (O QUE?) RECEPTOR (A QUEM?)

EFEITO (AO)

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 3 : EXECUO DA AUDITORIA

BARREIRAS NA COMUNICAO

Barreiras Fsicas (fome,sede,sono,iluminao,ruido, etc) Barreiras Intelectuais (terminologia,conceitos,forma,etc)

Barreiras Psicolgicas (medo,intimidao, etc)

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 3 : EXECUO DA AUDITORIA

BARREIRAS DA COMUNICAO LINGUAGEM DO CORPO

Evitar contato com os olhos (encarar) Estalar os dedos Arregalar os olhos Movimento de pernas e de braos , entre outros .

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 3 : EXECUO DA AUDITORIA

BARREIRAS DA COMUNICAO LINGUAGEM AUDITIVA

Ateno concentrada na pessoa e no no assunto

Envolvimento emocional
Ouvir fatos e no idias Tomar notas Falta de ateno Distrao Evitar assuntos complexos Fugas peridicas

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 3 : EXECUO DA AUDITORIA

O COMPORTAMENTO DO AUDITOR DURANTE A EXECUO DA AUDITORIA

O AUDITOR DEVE:
Adotar uma atitude e imprimir o ritmo da auditoria; Manter a imparcialidade e a objetividade como condies bsicas para obteno dos fatos; Mostrar respeito pelo profissional que est sendo auditado Questionar corretamente ;

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 3 : EXECUO DA AUDITORIA

FORMA DE QUESTIONAMENTO PARA CONTRIBUIR NA COMUNICAO

Como? (de que modo)? O qu? (o fato) Quando? (o tempo) Onde? (o lugar) Quem? (as pessoas) Por qu? (os motivos) Para todas as questes acima:

Mostre-me !! (a evidncia objetiva)

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 3 : EXECUO DA AUDITORIA

AO IDENTIFICAR UMA NOCONFORMIDADE O AUDITOR DEVE:

NOTIFICAR AO AUDITADO NO ATO VALIDAR JUNTO AO AUDITADO (demonstrando o porque da No Conformidade) ANOTAR EM LOCAL PRPRIO : NO-CONFORMIDADE, EVIDNCIA e REQUISITO.

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 3 : EXECUO DA AUDITORIA

O QUE FAZER QUANDO O AUDITADO NO CONCORDA COM A NO-CONFORMIDADE?

OUA O AUDITADO

CERTIFIQUE-SE DE QUE REALMENTE H EVIDNCIAS OBJETIVAS

DEIXE CLARO PARA O AUDITADO:

A NO CONFORMIDADE
A EVIDNCIA OBJETIVA MOSTRE AO AUDITADO OS BENEFCIOS DA AO CORRETIVA PARA O PROBLEMA APONTADO. JAMAIS PERCA A CALMA, SEJA DIPLOMTICO.
Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 4 RESULTADOS DA AUDITORIA

EMISSO DE RELATRIOS

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 4 : RESULTADOS DA AUDITORIA

RELATRIO DE AUDITORIA DEVE INCLUIR:

LOCAL, DATA, ESCOPO E CRITRIO DA AUDITORIA INFORMAES SOBRE O PROCESSO AUDITADO Auditores e Auditados Requisitos Auditados

Evidncias Objetivas de Conformidade com os

Requisitos Auditados Redao das No-Conformidades

Observaes (oportunidades de melhoria levadas pelo auditor para

anlise pelo auditado)

CONCLUSO
Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 4 : RESULTADOS DA AUDITORIA

CONFORME A NBR ISO 9000:2000 NO-CONFORMIDADE:

No atendimento de um requisito

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 4 : RESULTADOS DA AUDITORIA

REDAO DA NO CONFORMIDADE
Ao redigir uma constatao de auditoria, o auditor deve:

NO CONFORMIDADE
Enunciar o fato constatado, de forma clara, concisa e compreensvel

EVIDNCIA OBJETIVA
Precisar, atravs de evidncias (fatos, dados, documentos, informaes) que do veracidade informao.

REFERNCIA
Identificar a referncia encontrada como vlida e desenvolver um breve relato sobre o requisito (item normativo e quando aplicvel, documentao da organizao).
Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 4 : RESULTADOS DA AUDITORIA

AVALIE A ADEQUAO NA REDAO DESTA NO CONFORMIDADE

Foram evidenciados vrios contratos sem

anlise crtica conforme previsto no

procedimento P-003.

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 4 : RESULTADOS DA AUDITORIA

AVALIE A ADEQUAO NA REDAO DESTA NO CONFORMIDADE

NO CONFORMIDADE No h evidncia de anlise crtica de contrato. EVIDNCIA OBJETIVA As confirmaes de pedidos ns A32, A45, A16, no apresentam preenchimento dos dados de anlise, conforme requerido no procedimento n P-003 Rev.5 Vendas diretas item 2.5, onde estabelece que os resultados das anlises crticas sejam registrados em campo especfico da confirmao de pedido. REFERNCIA

Conforme Requisito 7.2.2, devem ser mantidos registros dos resultados das anlises

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 4 : RESULTADOS DA AUDITORIA

FINALIDADE DA REUNIO DE FECHAMENTO EM AUDITORIA INTERNA

- AGRADECER A COLABORAO DOS AUDITADOS; - APRESENTAR AOS RESPONSVEIS OS RESULTADOS DA AUDITORIA - COMENTAR SOBRE OS PONTOS FORTES DO SGQ

- COMENTAR SOBRE AS CONSTATAES E CONCLUSES DA AUDITORIA;

- - INFORMAR SOBRE A EFICCIA DO SGQ

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 5 AES DE ACOMPANHAMENTO

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 5 : ACOMPANHAMENTO DO PS-AUDITORIA

O QUE A ORGANIZAO DEVE EFETUAR APS O RECEBIMENTO DOS RESULTADOS DA AUDITORIA?

Aps a auditoria o responsvel pelo processo ou gerente da rea ao receber os relatrios de auditoria devem tratar (no conformidades e potenciais no-conformidades)
Anlisar as causas das no-conformidades constatadas/potenciais;

Definir as aes corretivas e/ou preventivas a serem efetuadas;

Implantar as solues de acordo com planos de ao que sero estabelecidos; Anlisar a eficcia das solues implantadas e registrar os resultados;

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ETAPA 5 : ACOMPANHAMENTO DO PS-AUDITORIA

O Auditor aps o prazo estabelecido para as aes corretivas e/ou preventivas, deve:
- Avaliar se as aes efetuadas pela organizao - Verificar se a anlise da eficcia efetivamente comprova que no houve a repetio do problema/ou o potencial problema foi sanado - Encerrar a auditoria

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005

Auditorias Internas da Qualidade

ENCERRAMENTO

AGRADECEMOS SUA PARTICIPAO E BOA AUDITORIA.

Auditorias Internas da Qualidade Rev.5- julho/2005