10.

GERENCIAMENTO DAS COMUNICAES DO PROJETO

Equipe

10.1 Vitor de Barros Costa (vbc) 10.2 Rafael Formiga Sampaio Bem (rfsb) 10.3 Ranieri Valena de Carvalho (rvc4) 10.4 Raquel da Costa Monteiro (rcm) Exerccios Tiago de Farias Silva (tfs)

Introduo

Definio

rea de Conhecimento que emprega os processos necessrios para garantir a gerao, a coleta, distribuio, armazenamento, recuperao e destinao final das informaes sobre o projeto de forma oportuna e adequada.

Viso Geral dos Processos

10.1 Determinao das necessidades de informao e comunicao das partes interessadas; 10.2 Colocao das Informaes necessrias disposio das partes interessadas no momento adequado; 10.3 Coleta e distribuio das informaes sobre o desempenho (relatrio de andamento, medio de progresso e previso); 10.4 Gerenciamento das comunicaes para satisfazer os requisitos das partes interessadas no

Fluxograma de Processos

A arte da comunicao (1/2)

Modelos emissor-receptor: Loops de feedback e barreiras comunicao; Escolha dos meios de comunicao: Depende da situao; Estilo de Redao: Voz ativa ou passiva, estrutura da frase, escolha das palavras;

A arte da comunicao (2/2)

Tcnicas de Gerenciamento de Reunies:

Codificar;
Mensagem; Meio

fsico; Rudo; Decodificar.

10.1 - Planejamento das Comunicaes

O Processo

Determina as necessidades de informaes e comunicaes das partes interessadas; Fator importante para o sucesso do projeto; Geralmente feita na fase inicial do projeto.

Entradas

Fatores Ambientais da Empresa

Todos

os fatores so usados.

Ativos de Processos Organizacionais

Todos

os ativos so usados, em especial as lies aprendidas e as informaes histricas. de conhecimento para futuras decises do projeto.

Declarao do Escopo do Projeto

Base

Plano de Gerenciamento do Projeto

Restries

Premissas

Ferramentas e Tcnicas (1/3) (Anlise dos Requisitos das Comunicaes)

Soma das necessidades de informaes das partes interessadas no projeto. Requisitos definidos combinando o tipo e o formato das informaes necessrias com uma anlise do valor dessas informaes. O nmero dos canais ou caminhos de comunicao possveis, devem ser considerados como indicador de complexidade das comunicaes do projeto. Cc = n(n-1)/2 Onde Cc o nmero total de canais de comunicao e n o nmero das partes interessadas

Ferramentas e Tcnicas (2/3) (Anlise dos Requisitos das Comunicaes)

Informaes necessrias para determinar os requisitos das comunicaes:

Organogramas; Organizao

do projeto e as relaes das responsabilidades entre as partes interessadas; Disciplinas, departamentos envolvidos no projeto; Quantas pessoas envolvidas no projeto e onde; Comunicao interna; Comunicao externa; Informaes sobre as partes interessadas.

Ferramentas e Tcnicas (3/3) (Tecnologia das Comunicaes)

Podem variar significativamente. Os fatores da tecnologia das comunicaes que podem afetar o projeto incluem:

A urgncia da necessidade de informaes.

Informaes atualizadas freqentemente ou relatrios emitidos freqentemente?

Sistemas j usados so adequados ou precisa de mudanas?

A disponibilidade de tecnologia.

Formao esperada no projeto.

Precisa de treinamento para adotar uma tecnologia ou no?

provvel que a tecnologia adotada mude antes do termino do projeto?

Durao do Projeto.
O ambiente do projeto.

Presena fsica ou ambiente virtual?

Sadas (1/2) (Plano de Gerenciamento das Comunicaes)

Faz parte ou um plano auxiliar ao plano de projeto. Ele fornece:

Requisitos de comunicao das partes interessadas; Informaes que sero comunicadas (formato, contedo e nvel de detalhes); Pessoa responsvel pela comunicao das informaes; Pessoa ou grupo que recebero as informaes; Mtodos ou tecnologias usados; Freqncia da comunicao; Prazos (informaes a serem levadas a nveis mais altos);

Sadas (2/2) (Plano de Gerenciamento das Comunicaes)

Pode tambm incluir diretrizes para reunies de andamento do projeto, de equipe, reunies eletrnicas e emails. O plano pode ser formal ou informal, bem detalhado ou genrico. Exemplos de atributos de um plano:
Item de comunicao; Objetivo; Freqncia; Datas de incio/concluso; Formato/meio fsico; Responsabilidade;

10.2 Distribuio das Informaes

Introduo

Colocar as informaes disposio das partes interessadas no momento oportuno; Implementar o plano de gerenciamento das comunicaes; Responder s solicitaes de informaes no previstas.

O Processo

Entrada

Plano de gerenciamento das comunicaes.

Ferramentas e Tcnicas (1/6) (Habilidades de comunico)

Fazem parte das habilidades de gerenciamento geral; Garantem que as pessoas certas obtenham as informaes certas na hora certa; O emissor responsvel por garantir a clareza e completude das informaes; O receptor responsvel por entender corretamente as informaes e garantir que elas estejam completas.

Ferramentas e Tcnicas (2/6) (Habilidades de comunico)

Dimenses da comunicao:
Escrita

e oral (saber ouvir e falar); Interna (dentro do projeto) e externa (clientes, pblico, meios de comunicao); Vertical (obedecendo a hierarquia) e horizontal (entre os pares);

Ferramentas e Tcnicas (3/6) (Sistemas de coleta e recuperao de informaes)

Maneira de coletar e recuperar informaes e documentaes (documentao tcnica, figuras, especificaes); Manualmente:

Arquivos.

Eletronicamente:
Bancos

de dados; Softwares de gerenciamento de projetos; Sistemas de acesso documentao tcnica.

Ferramentas e Tcnicas (4/6) (Mtodos de distribuio das informaes)

Reunies de projeto; Cpias impressas de documentos; Arquivamento/Bancos de dados; Comunicao eletrnica:

Email, fax, correio de voz, telefone, videoconferncia, publicaes na internet.

Ferramentas eletrnicas de gerenciamento de projeto:

Interfaces Web, elaborao e disponibilizao de cronogramas, software de suporte a reunies, escritrios virtuais, portais, ferramentas de gerenciamento de trabalho colaborativo.

Ferramentas e Tcnicas (5/6) (Processo de lies aprendidas)

Identificaes dos sucessos e fracassos:

Aspectos tcnicos, gerenciais e de processos do projeto. Recomendaes para futuros projetos; As lies so compiladas, formalizadas e armazenadas durante o projeto;

Reunies de lies aprendidas:

Muito importantes se os resultados foram abaixo do esperado; Gerentes, partes internas e externas; Foco varivel: processos tcnicos ou de produto, processos que auxiliaram ou prejudicaram o desempenho do trabalho; Equipes podem coletar informaes com mais

Ferramentas e Tcnicas (6/6) (Processo de lies aprendidas)

Resultados especficos de lies aprendidas:

Atualizao

da base de conhecimento de lies

aprendidas; Entradas do sistema de gerenciamento do conhecimento; Polticas, procedimentos e processos corporativos; Habilidades de negcios aperfeioadas; Melhorias gerais nos servios e produtos; Atualizaes no plano de gerncia de riscos.

Sadas (1/3) Ativos de processos organizacionais (atualizaes)

Documentao das lies aprendidas:

Causas dos problemas, razes que motivaram as aes corretivas escolhidas e outros tipos de lies aprendidas sobre a distribuio das informaes; Integraro o banco de dados histrico para o projeto e a organizao executora;

Registros do projeto:
Formais e informais; Detalham o andamento do projeto e incluem registro de lies aprendidas, problemas, relatrio de encerramento do projeto e as sadas de outras reas de conhecimento.

Sadas (2/3) Ativos de processos organizacionais (atualizaes)

Apresentao do projeto:
Informaes

apresentadas a algumas ou todas as partes interessadas no projeto de maneira formal ou informal; Mtodo de apresentao e informaes necessrias baseados na audincia;

Feedback das partes interessadas; Notificaes das partes interessadas:

Fornecimento

de informaes sobre problemas resolvidos, mudanas aprovadas e andamento geral do projeto.

Sadas (3/3) (Mudanas solicitadas)

Causam mudanas no plano de gerenciamento do projeto e no plano de gerenciamento das comunicaes. Passam pelo processo de controle integrado de mudanas (4.6)

10.4 Gerenciar as partes interessadas

Gerenciar as partes interessadas

Objetivo
Satisfazer

as necessidades das partes interessadas. Resolver problemas entres elas:

Problemas

externos: internos:

ex: cliente empresa ou fornecedor empresa. ex: entre gerentes de projetos diferentes ou entre desenvolvedores.

Problemas

Ganhos para o projeto

Um bom gerenciamento das partes interessadas traz:

aumento

de probabilidade do projeto no se desviar do curso. pessoas trabalham em harmonia e sincronismo. limita as interrupes durante o projeto.

O Processo

Entrada

Plano de gerenciamento das comunicaes.

J

detalhado na seo 10.1.3.1 e apresentado por Vitor. solucionados em conjunto com as partes interessadas.

Ativos de processos organizacionais:

problemas

Ferramentas e Tcnicas (1/2) (Mtodos de Comunicao)

Para cada parte interessada h uma ou mais formas eficientes de comunicao.

So definidas no plano de Gerenciamento de Comunicao. Reunies presenciais ou distncia (vdeo conferncia, conferncia de voz, chat, emails, etc).

Dica: Reunies presenciais, se forem bem conduzidas, trazem mais resultados e maior impacto ao cliente.

Ferramentas e Tcnicas (2/2) (Registro de problemas)

Usados para documentar problemas e monitorar solues.

Pode-se designar um proprietrio de um problema e uma data limite para resoluo.

Cuidado! Problemas no resolvidos so fontes de conflitos e atrasos no projeto. Logo, no empurre o problema com a barriga.

Sadas (1/5) Problemas resolvidos

So documentados e passam a integrar a base de conhecimento da empresa:

Exemplo: disputa entre 2 gerentes sobre um desenvolvedor especialista e nico na empresa resolvida sem perdas nem atrasos para os projetos.

Sadas (2/5) Solicitao de mudanas aprovadas

So encaminhadas aos processos de controle e planejamento e execuo para atualizaes:

Exemplo: acordo entre o arquiteto e o cliente sobre o piso de uma sala.

Sadas (3/5) Aes corretivas aprovadas

Mudanas para que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento de projeto. Um acompanhamento eficaz produz resultados semelhantes ao planejado.

Sadas (4/5) Ativos de processos organizacionais (atualizaes)

Documentao das lies aprendidas:

Causas

do problemas. Razes das aes corretivas . Outros tipos de lies aprendida. Todas essas informaes integraro o Banco de Dados histrico do projeto e da organizao executora.

Sadas (5/5) Plano de gerenciamento de projeto(atualizaes)

As atualizaes no plano de gerenciamento de projeto refletem as mudanas feitas no plano das comunicaes.

Referencias