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Tecnicas de Arquivamento 27116
Tecnicas de Arquivamento 27116
ARQUIVO - Significado
O que ?
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente (BRASIL,
1991).
PARTE II - FUNDAMENTAO
(BELLOTO, 1991) Comparao entre Arquivo e Biblioteca
ARQUIVO CENTRAL
Local onde so armazenados os documentos
procedentes dos Arquivos Operacionais e
Setoriais/Compartilhados, sendo esta, a ltima
etapa do ciclo de arquivamento
Acondicionamento: Caixas
Evita duplicidade de documentos
Mantm a padronizao
Rene assuntos correlatos
CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS
QUANTO S ATIVIDADES
SETORIAL
Receber, registrar e controlar a tramitao e
a expedio dos documentos de acordo com
as normas e procedimentos estabelecidos p/
o gerenciamento corporativo dos documentos.
Organizar e manter os documentos nos
padres estabelecidos
Selecionar os documentos para transferi-los
ao Arquivo Central, de acordo com os prazos
de guarda fixados.
CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS
QUANTO S ATIVIDADES
CENTRAL
QUANTO S ATIVIDADES
CENTRAL
- Atender as pesquisas
- Realizar emprstimos
- Implantar novos procedimentos e tecnologias que
aprimorem o gerenciamento dos documentos
- Orientar e coordenar as tarefas dos Arquivos
Setoriais
CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS
QUANTO S ATIVIDADES
CENTRAL
Documentos
Informaes
Conhecimento
DOCUMENTOS TM SUA
HISTRIA
DOCUMENTO
DOCUMENTO
NO INDEXADO FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVALFFSS
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
Gaveto
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA
06
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS 07
DDDDDDDHFAA
08
ARQUIVO INATIVO
RC - TTD
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA
DESCARTE
PARA QU?
racionalizao do trabalho
aumento de produtividade;
a recuperao rpida e precisa;
o impedimento do acrscimo indiscriminado do
volume de documentos;
a otimizao de seus espaos fsicos de trabalho;
GESTO DOCUMENTAL
Vantagens:
Mtodos: alfabtico
numrico
alfa-numrico
geogrfico
assunto
e por cores
Regras de alfabetao
Joo Barbosa Pedro lvares Cabral
Barbosa, Joo Cabral, Pedro lvares
Sobrenomes iguais:
Anibal Teixeira Marilda Teixeira
Teixeira, Anibal Teixeira, Marilda
Artigos e preposies a, o, d, da, um
Pedro de Almeida Ricardo dAndrade
Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d
MTODO DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
Regras de alfabetao
Regras de alfabetao
Documentos geogrficos principal elemento a ser
considerado a procedncia ou o local:
- Nome do estado, cidade e correspondente as pastas
so guardadas em ordem alfabtica pela cidade.
Documentos geogrficos
- Nome do estado, cidade e correspondente
Fichas guias
Silva
AL
A
ACONDICIONAMENTO
Sistema de cores
Arquivo Central
Padronizao do Arquivamento
EMPRESA
0010
ACONDICIONAMENTO
1. Diagnstico
2. Racionalizao Levantamento e
Formao da TTD por rea
por Espcie Documenta
por Temporalidade
por Referncia legal
Aprovao da TTD e
Triagem dos documentos
Conhecer 2 5 Planejamento
No
Atividade
Pegunta Ao
Sim
Gesto
Cultura 3
Ao
6
Ao
4 7
Ao Pegunta No
Sim
8
Inicio
RELATRIO:
Visa retratar a situao atual de armazenamento,
organizao e recuperao de informaes, analisando
a situao atual, suas perdas e solues emergentes e a
longo prazo.
DIAGNSTICO
Coleta de dados:
- Observao
- Entrevista ou questionrio sobre: volume,
forma de armazenamento, organizao,
recuperao/acessibilidade, como
descarta, o que pode ser melhorado...etc
Diagnstico - Modelo
VOLUME DE DOCUMENTOS
Constatao Perdas
AO CORRETIVA:
AO CORRETIVA
PLANO DE AO - Modelo
PLANO DE AO-ARQUIVO CENTRAL
1.1 Elaborao da Tabela Determinao dos prazos Dar consistncia legal ao Atravs de consultas a CC
de Temporalidade legais para guarda e arquivamento dos legislao
Documental descarte do acervo documentos com
documental anuncia do Cliente
Etapas:
1. Levantamento dos
documentos/anlise
documental CC/
Coamo
2. Emisso da Tabela
3. Aprovao da Tabela Eliminar os
Descarte dos documentos Eliminar as no documentos obsoletos
4. Triagem da obsoletos conformidades
documentao
PLANO DE AO - Modelo
PLANO DE AO
O QUE ?
3. Passo: Aprovao
Apresentao do primeiro formato da TTD;
Reunio para discusso e aprovao por rea;
Reunio para homologao com assinatura pelo
Gerente, pelo Diretor...
Guardar uma cpia assinada.
TTD ELABORAO
A TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL age sobre o acervo
documental evitando seu
crescimento desordenado e
principalmente
ERROS NO DESCARTE
TTD - UFMA
Universidade Federal do Maranho
Resoluo n 05/90- CA
Aprova a Tabela de Temporalidade dos
documentos da Universidade Federal do
Maranho.
AVAL
Transferncia
Controle:
-Entrada;
-Sada; Fase Corrente / Intermediria
Gesto de Documentos
-Eliminao
Fase Permanente Manuteno e
Guarda de Documentos
PARTE VII - PROGRAMAS PARA
GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS
A ESCOLHA DA FERRAMENTA
O software deve possibilitar:
cadastar documentos
armazenados nos Arquivos
gerenciar informaes de
texto e de imagens
Consiste:
1. Preparao dos documentos
2. Indexao
3. Digitalizao
4. Exportao das imagens e ndices
GED X GDE
Gesto
Tradicional de
Arquivo
Todos os Arquivos Eletrnicos Gesto de
suportes, (somente documentos em Documentos
inclusive papel meio eletrnico) Eletrnicos
MANUAL AUTOMATIZADO
PARTE VIII - NORMAS E
LEGISLAO ARQUIVSTICA
NORMAS
ISAD (G) Norma Geral Internacional de
Descrio Arquivstica
Serve para elaborao dos isntrumentos de pesquisa
ISAAR (CPF) Norma Internacional de Controle
de Autoridade para Corporaes, Pessoas e
Famlias
LEI 8.159/1991
mbito Federal
DECRETO 4.553/2000