FI07

FI07 –– Administração
Administração de Viagens
 Pré-Requisitos do Workshop

FI01
FI01––Introdução
Introdução
Conhecimento
Conhecimentodosdosprocessos
processosde
denegócio
negócioda
daárea
áreade
deAdministração
Administraçãode
deViagens
Viagens

• Duração: 3 dias.
• Duração: 3 dias.

-Pag. 2
 Conteúdo do Workshop
Conteúdo
Conteúdodo
doWorkshop:
Workshop:

• •Capítulo 1  Introdução aos objetivos e conteúdo do workshop

Capítulo 1  Introdução aos objetivos e conteúdo do workshop
• •Capítulo 2  Entrada de dados e aprovação
Capítulo 2  Entrada de dados e aprovação
• •Capítulo 3  Liquidação, lançamento e pagamentos das viagens
Capítulo 3  Liquidação, lançamento e pagamentos das viagens
• •Capítulo 4  Despesas com taxa fixa (exemplo quilometragem)
Capítulo 4  Despesas com taxa fixa (exemplo quilometragem)
• •Capítulo 5  Dados mestres (estrutura, intervalos de numeração)
Capítulo 5  Dados mestres (estrutura, intervalos de numeração)
• •Capítulo 6  Reembolso das despesas de viagem
Capítulo 6  Reembolso das despesas de viagem
• •Capítulo 7  Controle de entrada de dados (diálogo de campos adicionais,
Capítulo 7  Controle de entrada de dados (diálogo de campos adicionais,
obrigatórios
obrigatórioseeocultos).
ocultos).
• •Capítulo 8  Estrutura de formulário – Resumo da Viagem
Capítulo 8  Estrutura de formulário – Resumo da Viagem
• •Capítulo 9  Sistema de Relatórios
Capítulo 9  Sistema de Relatórios
• •Capítulo 10  Resumo Geral do Workshop
Capítulo 10  Resumo Geral do Workshop

Anexos
Anexos
Exercícios
Exercícios

-Pag. 3
Introdução aos objetivos e conteúdo do Workshop

Capítulo
Capítulo11
• Conteúdo
• Conteúdo
– Introdução aos objetivos e conteúdo do workshop.
– Introdução aos objetivos e conteúdo do workshop.

• Objetivos do Capítulo
• Objetivos do Capítulo
– Alinhamento das atividades que serão desenvolvidas durante o workshop.
– Alinhamento das atividades que serão desenvolvidas durante o workshop.

-Pag. 4
 Objetivos do Workshop

Configurar
Configurareeutilizar
utilizaroomódulo
módulode
deAdministração
Administraçãode
deViagens
Viagensdo
doSAP
SAPR/3
R/3(FI-TV).
(FI-TV).

-Pag. 5
 Objetivos do Workshop
Objetivos
A Administração de viagens de negócios (FI-TV) contempla todos os processos envolvidos no
A Administração de viagens de negócios (FI-TV) contempla todos os processos envolvidos no
tratamento de viagens.
tratamento de viagens.
Oferece funções integradas contemplando processos de negócios de viagens, sendo:
Oferece funções integradas contemplando processos de negócios de viagens, sendo:
Pedido
Pedido
Planejamento e a reserva de viagens
Planejamento e a reserva de viagens
Acerto das despesas de viagem
Acerto das despesas de viagem
Transferência dos resultados da liquidação efetivou pagamento.
Transferência dos resultados da liquidação efetivou pagamento.

“A integração da Administração de viagens de negócios assegura os benefícios da sinergia que

“A integração da Administração de viagens de negócios assegura os benefícios da sinergia que
aumenta a eficiência e reduz os custos de processo.”
aumenta a eficiência e reduz os custos de processo.”

-Pag. 6
 Objetivos do Workshop
Sub-componentes da Administração de Viagens
De acordo com as necessidades individuais e a estrutura organizacional da empresa, as três seguintes áreas
De acordo com as necessidades individuais e a estrutura organizacional da empresa, as três seguintes áreas
da Administração de viagens de negócios SAP podem ser combinadas de maneira flexível:
da Administração de viagens de negócios SAP podem ser combinadas de maneira flexível:
Pedido de viagem
Pedido de viagem
Planejamento de viagens
Planejamento de viagens
Despesas de viagem
Despesas de viagem
Possíveis combinações dos subcomponentes da Administração de viagens de negócios SAP
Possíveis combinações dos subcomponentes da Administração de viagens de negócios SAP

-Pag. 7
 Objetivos do Workshop
Conjunto de funções
O diagrama a seguir ilustra as funções integradas de Planejamento de viagens e Despesas de viagem:
O diagrama a seguir ilustra as funções integradas de Planejamento de viagens e Despesas de viagem:

-Pag. 8
Objetivos do Workshop

-Pag. 9
Objetivos do Workshop

-Pag. 10
 Objetivos do Workshop
Mini-mestre (Infotipos)

-Pag. 11
 Objetivos do Workshop
Privilégios de Viagem (Infotipo 0017)

1000

1000

-Pag. 12
 Objetivos do Workshop
Privilégios de Viagem (Infotipo 0017)

-Pag. 13
 Objetivos do Workshop
Dicas
Para garantir o uso da funcionalidade Administração de viagens de negócios , recomenda-se realizar
Para garantir o uso da funcionalidade Administração de viagens de negócios , recomenda-se realizar
análise prévia dos processos de viagem adotados pela empresa.
análise prévia dos processos de viagem adotados pela empresa.
Qual é o workflow de aprovação de viagens de negócios?
Qual é o workflow de aprovação de viagens de negócios?
Quais regras de viagem devem ser consideradas para quais grupos de funcionários?
Quais regras de viagem devem ser consideradas para quais grupos de funcionários?
As regras de viagem ainda precisam ser definidas?
As regras de viagem ainda precisam ser definidas?
Existem acordos com fornecedores externos de serviços de viagens que devam ser levados em
Existem acordos com fornecedores externos de serviços de viagens que devam ser levados em
consideração?
consideração?
Como o processo de reembolso de despesas foi implementado e quais unidades organizacionais
Como o processo de reembolso de despesas foi implementado e quais unidades organizacionais
estão envolvidas?
estão envolvidas?
Com base na análise será possível identificar quais sub-módulos da Administração de Viagens
Com base na análise será possível identificar quais sub-módulos da Administração de Viagens
atenderão o processo de acerto de viagens e possíveis necessidades de desenvolvimentos adicionais
atenderão o processo de acerto de viagens e possíveis necessidades de desenvolvimentos adicionais
(exemplo: interface com a administradora de cartão de crédito, cadastro de funcionários, etc).
(exemplo: interface com a administradora de cartão de crédito, cadastro de funcionários, etc).

-Pag. 14
 Entrada de Dados e Aprovação

Capítulo
Capítulo22
• Conteúdo
• Conteúdo
– Adquirir conhecimentos dos tipos possíveis de entrada de dados e formas de
– Adquirir conhecimentos dos tipos possíveis de entrada de dados e formas de
aprovação.
aprovação.

• Objetivos do Capítulo
• Objetivos do Capítulo
– Formulários organizacionais de entrada.
– Formulários organizacionais de entrada.
– Definição do sistema de entrada.
– Definição do sistema de entrada.
– Gerenciador de viagens
– Gerenciador de viagens
– Calendários de viagens
– Calendários de viagens
– Relatório semanal
– Relatório semanal
– Adiantamentos de viagem
– Adiantamentos de viagem
– Atribuição de custos
– Atribuição de custos
– Aprovação central.
– Aprovação central.

-Pag. 15
Administração de Viagens

Entrada de Dados e Aprovação

-Pag. 16
ão
Entrada de Dados e Aprovação
Formulários

-Pag. 17
 ão
Entrada de Dados e Aprovação
Workflow de entrada descrentalizada: Aprovação de pedido de viagem

-Pag. 18
 ão
Entrada de Dados e Aprovação
Workflow de entrada descrentalizada: Aprovação de viagem

-Pag. 19
 ão
Entrada de Dados e Aprovação
Processamento dos Dados de Viagem

-Pag. 20
 ão
Entrada de Dados e Aprovação
Síntese: Processamento dos Dados de Viagem (Trip)

-Pag. 21
 ão
Entrada de Dados e Aprovação
Áreas de Dados: Gerenciador de Viagens

As diferentes máscaras de entrada do Gerenciador de viagens têm uma "estrutura

de formulário", ou seja, são estruturadas da mesma maneira que os formulários de
papel preenchidos de cima a baixo.

Com a função Opções, pode-se decidir como a máscara de entrada é apresentada

quando se abre a transação. Assim, pode-se decidir que áreas de dados devem ser
abertas para entrada, e quais devem ser fechadas. Todas estas áreas de dados
possuem um pino que pode ser usado para abrir e fechar a área conforme o
necessário.

A área de dados Recibos de despesas é estruturada de forma diferente do que no

Gerenciador de custos de viagem. Aqui, deve-se primeiro marcar o tipo de despesa
relevante e entrar dados suplementares, como o montante. O tipo de despesa não é
acrescentado à lista de exibição até que se pressione o botão Copiar (ou Enter, ver a
função Opções).

-Pag. 22
 ão
Entrada de Dados e Aprovação
Funções do Gerenciador de Viagens (Trip)

-Pag. 23
 ão
Entrada de Dados e Aprovação
Exibição de Dados da Viagem

-Pag. 24
 ão
Entrada de Dados e Aprovação
Comprovantes de despesas

-Pag. 25
 ão
Entrada de Dados e Aprovação
Locais de Destino Adicionais

-Pag. 26
 ão
Entrada de Dados e Aprovação
Calendários de Viagens

-Pag. 27
 ão
Entrada de Dados e Aprovação
Compensação de cartão de crédito (dica)

-Pag. 28
 ão
Entrada de Dados e Aprovação
Relatório Semanal

-Pag. 29
 ão
Entrada de Dados e Aprovação
Adiantamento – Formas de pagamento

-Pag. 30
 ão
Entrada de Dados e Aprovação
Atribuição de custos

-Pag. 31
 ão
Entrada de Dados e Aprovação
Aprovação central

José
José
José
José

-Pag. 32
Auto-estudo: Registros mestre da conta do Raz ão
Entrada de Dados e Aprovação

Revisão

• Ao final deste capítulo teremos conhecimento de:

• Identificas as possibilidades de entrada de dados existentes.

• Utilizar os cenários de entrada e decidir qual será a forma de trabalho
futuramente.
• Entrar adiantamentos para viagem
• Conhecer as diferentes formas de distribuição de custos para viagens.
• Usar o programa de aprovação.

-Pag. 33
Liquidação, Lançamento e Pagamento de Viagens

Capítulo
Capítulo33
• Conteúdo
• Conteúdo
– Apresentação do processo de liquidação, lançamento e pagamento de
– Apresentação do processo de liquidação, lançamento e pagamento de
Viagens.
Viagens.

• Objetivos do Capítulo
• Objetivos do Capítulo
– Despesas de viagem
– Despesas de viagem
– Comprovantes de despesas
– Comprovantes de despesas
– Pagamento das despesas
– Pagamento das despesas
– Lançamento das despesas.
– Lançamento das despesas.

-Pag. 34
 Administração de Viagens

Liquidação, Lançamentos e Pagamento de

Viagens

-Pag. 35
ão
Liquidação, Lançamento e Pagamento de Viagens
Despesas de viagens

-Pag. 36
ão
Liquidação, Lançamento e Pagamento de Viagens
Período – Processamento Folha de Pagamento

-Pag. 37
ão
Liquidação, Lançamento e Pagamento de Viagens
Pagamento de despesas de Viagens

-Pag. 38
ão
Liquidação, Lançamento e Pagamento de Viagens
Lançamento de Despesas de Viagens no FI-GL

-Pag. 39
Auto-estudo: Registros mestre da conta do Raz ão
Liquidação, Lançamento e Pagamento de Viagens

Revisão

• Ao final deste capítulo teremos conhecimento de:

• Identificar as formas de execução do cálculo de despesas de viagens.

-Pag. 40
 Despesa com Taxa Fixa

Capítulo
Capítulo44
• Conteúdo
• Conteúdo
– Adquirir conhecimento das possibilidades de utilização do controle por tipo
– Adquirir conhecimento das possibilidades de utilização do controle por tipo
de despesa fixa.
de despesa fixa.

• Objetivos do Capítulo
• Objetivos do Capítulo
– Taxa fixa x privilégios de viagem.
– Taxa fixa x privilégios de viagem.
– As modificações em diárias para refeições/hospedagem.
– As modificações em diárias para refeições/hospedagem.

-Pag. 41
Administração de Viagens

Despesa com Taxa Fixa

-Pag. 42
ão
Despesa com Taxa Fixa
Unidades Organizacionais no módulo de FI

-Pag. 43
ão
Despesa com Taxa Fixa
Exemplo de entrada taxa fixa

-Pag. 44
Auto-estudo: Registros mestre da conta do Raz ão
Despesa com Taxa Fixa

Revisão

• Ao final deste capítulo teremos conhecimento de:

• Das possibilidades de utilização da taxa fixa no módulo de FI-TV.

-Pag. 45
 Dados Mestres

Capítulo
Capítulo55
• Conteúdo
• Conteúdo
– Visão geral do IMG de FI-TV e os dados mestres de pessoal para entrada de
– Visão geral do IMG de FI-TV e os dados mestres de pessoal para entrada de
viagens.
viagens.

• Objetivos do Capítulo
• Objetivos do Capítulo
– IMG – Guia de Implementação
– IMG – Guia de Implementação
– Intervalos de numeração
– Intervalos de numeração
– Variantes da regra de viagem (Brasil – 37)
– Variantes da regra de viagem (Brasil – 37)
– Parâmetros de controle dos privilégios de viagem
– Parâmetros de controle dos privilégios de viagem
– Parâmetros de controle dos fatos de viagem
– Parâmetros de controle dos fatos de viagem
– Tipos de despesas de viagem.
– Tipos de despesas de viagem.
– Contas Simbólicas
– Contas Simbólicas

-Pag. 46
 Administração de Viagens

Dados Mestres ( estrutura, intervalos de

numeraç!ao – Mini-dados mestre do HR

-Pag. 47
ão
Dados Mestres
IMG (Revisão)

-Pag. 48
ão
Dados Mestres
Intervalo de numeração para viagem (lançamento e dado mestre)

1000

-Pag. 49
ão
Dados Mestres
Variante de regra de viagem

-Pag. 50
ão
Dados Mestres
Característica TRVCT: normas de liquidação

-Pag. 51
ão
Dados Mestres
Configuração global

-Pag. 52
ão
Dados Mestres
Grupo de reembolso de custos de viagem/classe de veículos

-Pag. 53
ão
Dados Mestres
Grupo de empregados

-Pag. 54
ão
Dados Mestres
Tipos de Despesas de Viagens para Recibos Individuais

-Pag. 55
ão
Dados Mestres
Valores propostos / taxas máximas para tipos de despesas

-Pag. 56
ão
Dados Mestres
Informações adicionais dos tipos de despesas

-Pag. 57
ão
Dados Mestres
Tipos de Despesas / Contas Símbolicas (Visão Geral)

-Pag. 58
ão
Dados Mestres
Atribuição de tipo de despesas a rubrica salarial

-Pag. 59
ão
Dados Mestres
Atribuição de tipo de despesas à fornecedores de serviços

-Pag. 60
ão
Dados Mestres
Atribuição de tipo de despesas a Contas Simbólicas (FI)

-Pag. 61
ão
Dados Mestres
Conversão de Conta Simbólica em Conta de Despesas

-Pag. 62
ão
Dados Mestres
Conversão de Conta Simbólica em Lançamento de Contrapartida (Fornecedor)

-Pag. 63
ão
Dados Mestres
Atribuição tipo de despesas, rubrica salarial e conta do razão

-Pag. 64
Auto-estudo: Registros mestre da conta do Raz ão
Dados Mestres

Revisão

• Ao final deste capítulo teremos conhecimento de:

• Conhecimento básico das principais atividades do IMG e como associar

os intervalos de numeração.

-Pag. 65
 Reembolso das Despesas de Viagens

Capítulo
Capítulo66
• Conteúdo
• Conteúdo
– Complemento ao processo de reembolso de despesas de viagens e o fluxo de
– Complemento ao processo de reembolso de despesas de viagens e o fluxo de
pagamento.
pagamento.

• Objetivos do Capítulo
• Objetivos do Capítulo
– Visão geral do processo
– Visão geral do processo
– Liquidação, ciclo e administração de lançamentos.
– Liquidação, ciclo e administração de lançamentos.

-Pag. 66
 Administração de Viagens

Reembolso das Despesas de Viagens

-Pag. 67
ão
Reembolso das Despesas de Viagens
Visão geral (revisão)

-Pag. 68
ão
Reembolso das Despesas de Viagens
Visão geral (revisão 1)

-Pag. 69
ão
Reembolso das Despesas de Viagens
Visão geral (revisão 2)

-Pag. 70
 ão
Reembolso das Despesas de Viagens
Visão geral (revisão 3)
1o. – PREC – Liquidar viagens
2o. – PRFI – Criar ciclo de lançamentos contábeis
3o. – PRRW – Administração dos ciclos de lançamento.

-Pag. 71
Auto-estudo: Registros mestre da conta do Raz ão
Reembolso das Despesas de Viagens

Revisão

• Ao final deste capítulo teremos conhecimento de:

• Entendimento do processo de despesas, liquidação, ciclo e

lançamentos.

-Pag. 72
 Controle da Entrada de Dados

Capítulo
Capítulo77
• Conteúdo
• Conteúdo
– Entendimento do processo de controle de campo de diálogo e liquidação dos
– Entendimento do processo de controle de campo de diálogo e liquidação dos
dados.
dados.

• Objetivos do Capítulo
• Objetivos do Capítulo
– Esquema de viagem e controle do campo individual para diálogo.
– Esquema de viagem e controle do campo individual para diálogo.
– Informações sobre a característica.
– Informações sobre a característica.
– Estrutura dinâmica da tela para entrada de dados de viagem (características
– Estrutura dinâmica da tela para entrada de dados de viagem (características
TRVFD e TRVCO).
TRVFD e TRVCO).
– Controle de despesas de viagem (visão expert)
– Controle de despesas de viagem (visão expert)
– Parâmetros de despesas de viagem (característica
– Parâmetros de despesas de viagem (característica
TRVPA).
TRVPA).

-Pag. 73
 Administração de Viagens

Controle da entrada de dados (diálogo de

campos opcionais, obrigatórios e ocultos)

-Pag. 74
ão
Controle da Entrada de Dados
Esquema e controle de campo individual

-Pag. 75
ão
Controle da Entrada de Dados
Controle de diálogo do esquema de viagens

-Pag. 76
ão
Controle da Entrada de Dados
Controle do campo individual para diálogo

-Pag. 77
ão
Controle da Entrada de Dados
Atualização de característica

-Pag. 78
ão
Controle da Entrada de Dados
Estrutura dinâmica de tela (TRVFD/TRVCO)

-Pag. 79
ão
Controle da Entrada de Dados
Valores propostos para diálogo

-Pag. 80
ão
Controle da Entrada de Dados
Controle de despesas de viagens (visão expert)

-Pag. 81
ão
Controle da Entrada de Dados
Parâmetros de viagens (TRVPA – trecho)

-Pag. 82
Auto-estudo: Registros mestre da conta do Raz ão
Controle da Entrada de Dados

Revisão

• Ao final deste capítulo teremos conhecimento de:

• Localizar o controle de diálogo para esquemas de viagens

• Adaptar a estrutura da tela de entrada de dados para as necessidades
especificas da empresa
• Atualizar as características standard para entrada de dados e despesas
de viagem.

-Pag. 83
 Controle de Formulários

Capítulo
Capítulo88
• Conteúdo
• Conteúdo
– Entendimento das possibilidades de cópia e modificação dos formulários.
– Entendimento das possibilidades de cópia e modificação dos formulários.

• Objetivos do Capítulo
• Objetivos do Capítulo
– Variante de formulário
– Variante de formulário
– Design do cabeçalho do formulário
– Design do cabeçalho do formulário
– Características dos blocos de formulários.
– Características dos blocos de formulários.

-Pag. 84
 Administração de Viagens

Controle de Formulários (Resumo da Viagem)

-Pag. 85
ão
Controle de Formulários
Variante do formulário e característica TRVFO

-Pag. 86
ão
Controle de Formulários
Cabeçalho do formulário: Background (1)

-Pag. 87
ão
Controle de Formulários
Cabeçalho do formulário: Background (2)

-Pag. 88
ão
Controle de Formulários
Característica do bloco de formulários (1)

-Pag. 89
ão
Controle de Formulários
Característica do bloco de formulários (2)

-Pag. 90
Auto-estudo: Registros mestre da conta do Raz ão
Controle de Formulários

Revisão

• Ao final deste capítulo teremos conhecimento de:

• Verificar as possibilidades de adaptação do formulário standard para as

necessidades específicas da sua empresa.

-Pag. 91
 Sistemas de Relatórios

Capítulo
Capítulo99
• Conteúdo
• Conteúdo
– Visualizar as opções standard de relatórios disponíveis e suas facilidades
– Visualizar as opções standard de relatórios disponíveis e suas facilidades
para o dia-a-dia.
para o dia-a-dia.

• Objetivos do Capítulo
• Objetivos do Capítulo
– Estatística de despesas de viagem
– Estatística de despesas de viagem
– Consultas de Administração de viagens de negócios.
– Consultas de Administração de viagens de negócios.

-Pag. 92
Administração de Viagens

Sistemas de Relatórios

-Pag. 93
ão
Sistemas de Relatórios
Estatísticas de Despesas de Viagem

-Pag. 94
ão
Sistemas de Relatórios
Geração automática de dados de estatística de viagens

-Pag. 95
ão
Sistemas de Relatórios
Geração automática de dados estatísticos de viagens

-Pag. 96
ão
Sistemas de Relatórios
Consultas de Administração de Viagens

-Pag. 97
ão
Sistemas de Relatórios
Listagem de uma consulta

-Pag. 98
ão
Sistemas de Relatórios
Exibir dados técnicos de uma viagem

-Pag. 99
Auto-estudo: Registros mestre da conta do Raz ão
Sistemas de Relatórios

Revisão

• Ao final deste capítulo teremos conhecimento de:

• Visualização dos principais relatórios e ferramentas disponíveis para os

sistemas de relatórios.

-Pag. 100
Administração de Viagens

ANEXOS - Autorizações

-Pag. 101
ão
Sistemas de Relatórios
Síntese

-Pag. 102
ão
Sistemas de Relatórios
Autorizações

-Pag. 103
 Resumo Geral do Workshop

Capítulo
Capítulo10
10
• Conteúdo
• Conteúdo
– Revisão dos principais assuntos tratados no workshop.
– Revisão dos principais assuntos tratados no workshop.

• Objetivos do Capítulo
• Objetivos do Capítulo
– Abordar com os participantes o entendimento dos capítulos apresentados.
– Abordar com os participantes o entendimento dos capítulos apresentados.

-Pag. 104
Administração de Viagens

Resumo Geral do Workshop

-Pag. 105
 Resumo Geral do Workshop

• Introdução aos objetivos e conteúdo do workshop

• Introdução aos objetivos e conteúdo do workshop
• Entrada de dados e aprovação
• Entrada de dados e aprovação
• Liquidação, lançamento e pagamentos das viagens
• Liquidação, lançamento e pagamentos das viagens
• Despesas com taxa fixa (exemplo quilometragem)
• Despesas com taxa fixa (exemplo quilometragem)
• Dados mestres (estrutura, intervalos de numeração) – Mini dados-mestre HR
• Dados mestres (estrutura, intervalos de numeração) – Mini dados-mestre HR
• Reembolso das despesas de viagem
• Reembolso das despesas de viagem
• Controle de entrada de dados (diálogo de campos opcionais, obrigatórios e ocultos)
• Controle de entrada de dados (diálogo de campos opcionais, obrigatórios e ocultos)
• Estrutura de formulário – Resumo da Viagem
• Estrutura de formulário – Resumo da Viagem
• Sistema de Relatórios
• Sistema de Relatórios
• Anexos
• Anexos

-Pag. 106
FI07 – Administração de Viagens

FIM

-Pag. 107