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Gestão de processos

É assegurar que os processos são executados de forma clara e


consistente contribuindo para que a empresa possa atingir suas
metas e agregar valor aos seus clientes.
Por que Gerenciar por Processos?

Concentra o foco no que realmente interessa, possibilitando a


visualização das atividades que agregam valor

Facilita a gestão através de indicadores de desempenho

Integra as rotinas operacionais às estratégias e torna a empresa mais


ágil, eficiente e competitiva.

Melhora a qualidade dos produtos e serviços

Otimiza os recursos envolvidos

Garante a obtenção dos resultados planejados


Aumenta a satisfação dos clientes e outros interessados
Gestão de processos

É assegurar que os processos são executados de forma clara e


consistente contribuindo para que a empresa possa atingir suas
metas e agregar valor aos seus clientes.
Hierárquia de processos

tarefas
Atividade
tarefas

Processo tarefas

tarefas
Atividade
tarefas

tarefas
Gestão de processos
O que é tarefa?

Etapas de uma atividade, qualquer trabalho manual ou intelectual que se faz dentro da
organização

Exemplo: Controle de documentos (atividade)


Checar documentos se está aprovado, se o índice de revisão, se o número de
paginas estão corretos, o histórico está atualizado.
Cadastrar ou atualizar os documentos no sistema
Fazer a distribuição do documento, enviar as remessas de documentos para o
usuário
Dar baixa nas pendências do sistema
Gestão de processos

O que é atividade?
É o conjunto de tarefas executadas por uma pessoa ou departamento
dentro de um processo.
O fluxo de atividades pode ser controlado através de procedimentos.

Exemplo:
Inspeção é uma atividade executada no CQ Recebimento, CQ-Fabrica, CQ-
Eletrônica
Controle de documentos
Controle de Registros
Gestão de processos

O que é PROCESSO?

Qualquer atividade, ou conjunto de atividades, que usa recursos para


transformar insumos (entradas) em produtos (saídas) pode ser
considerado como um processo.

Monitoramento
Controle

Transformação
Entradas Através de Saída
tarefas
Gestão de processos

Processo: É uma sequência coordenada de atividades, com o


objetivo de produzir um dado resultado, é repetitivo e gera o
mesmo produto várias vezes.

Características básicas do Processo que dão suporte à Gestão de Processos


Fluxo de valor : Transformação de entradas em saídas, agregando valor
Eficácia: Fazer o que o cliente quer
Eficiência: Fazer o que o cliente quer da melhor forma para a empresa
Tempo de ciclo: tempo necessário para transformar entrada em saída.
Custo: recursos utilizados no processo
Análise e melhoria de processos

Matriz de priorização

Quando uma alternativa deve ser selecionada entre


outras, um ótimo processo é o de ponderar
diferentes critérios de avaliação. Formamos, dessa
forma, uma matriz de decisão que vai revelar os
pontos fortes e fracos de cada alternativa.
Siga as instruções para formar a matriz de decisão:
Análise e melhoria de processos

Matriz de priorização
Em geral utilizamos 3 tipos de matrizes de
priorização:

Matriz para priorizar problemas (GUT)


Matriz para priorizar causas de um problema
Matriz para priorizar soluções
Análise e melhoria de processos

Matriz para priorizar problemas (GUT)

Na matriz GUT os problemas são analisados quanto a:


Gravidade: qual a importância do dado em relação ao
problema
Urgência: qual a urgência que se deve ter para esse
dado
Tendência: o problema pode se agravar ou se
multiplicar no tempo por causa desse dado
Método GUT

Valor Gravidade Causa: Urgência Exige: Tendência Tende: GxUxT


Maximo

5 Elevação de Ação Agravar 125


custos imediata rapidamente

4 insatisfação Ação rápida aumentar 64

3 atrasos Ação estabilizar 27


pausada
2 desorientação acompanhar ajustar 8

1 Poucas Pode esperar acomodar 1


reclamações
Análise e melhoria de processos
Fabricação de máquinas

Problemas G U T GxUxT
Concepção da máquina
não atende as 5 4 1 20
expectativas do
mercado
Demora na formação
do grupo de trabalho 5 5 4 100
Escolha errada de
fornecedores 4 3 3 36
Desistência de clientes
5 5 2 50
Planejamento
inconsistente 4 3 3 36
Análise e melhoria de processos

Matriz para priorizar causas potências

Assim como foi utilizada uma matriz específica para


priorizar um problema, também podemos utilizar uma
matriz para priorizar causas potencias que levam a
ocorrência desses problemas.
Análise e melhoria de processos

Causas para Falta de Falta de Sobre-caga Falta de Projeto fora


o problema coordenador treinamento de trabalho motivação do perfil da
de demora empresa
para a
formação do
grupo de
trabalho
João 5 5 3 1 2
Pedro 4 5 2 2 2
Maria 5 5 3 2 1
Soma Total 14 8 5 5
15
Análise e melhoria de processos

Matriz para priorizar soluções

O objetivo dessa matriz é ajudar na escolha da


melhor solução a ser implementada segundo critérios
pré-estabelecidos.
Análise e melhoria de processos
Baixo custo Rapidez Elevado inpacto Contribuição
para o cliente

Solução Total

A 3 3 1 5 12

B 5 5 1 5 16

C 3 5 5 5 18
D 2 3 5 2 12