Gerência de Projetos – Aula 2

Fundamentos em
Gerenciamento de
Projetos e Viabilidade
econômica de
projetos

1
 O que já vimos:

- O que é um Projeto
- Gerenciamento de Projetos
- Projeto, Programa e Portfólio
- Restrição Tripla
- Habilidades do Gerente de Projetos
- Fatores Ambientais
- Partes Envolvidas
- Estrutura Organizacional
- PMO.
Sucesso de um projeto
 Paulo todos os dias reserva duas horas para
trabalhar em uma monografia que é o trabalho
de conclusão de curso de Biologia da Faculdade
de Medicina de Campos.
Ele precisa entregar a versão final até novembro
para que a banca faça uma pré analise do
conteúdo.
Após isto ele será informado do dia para a
defesa de sua monografia.

Paulo está trabalhando em algum projeto ?

 Andréia trabalha em uma empresa
farmacêutica e é responsável pelo
controle de qualidade dos cremes de
rosto.
Recentemente foi identificado um
problema na linha de produção de um dos
produtos da empresa e Andréia foi
chamada para propor ações para correção
do problema.

Andréia está trabalhando em algum projeto ?

Ricardo trabalha na equipe de
relacionamento com o cliente de uma
empresa de serviços de terceirização de
condomínios.
Todos os dias Ricardo deve visitar uma
lista de cientes e verificar novas
demandas de insumos de limpeza e
material de escritório para os síndicos.

Ricardo trabalha em algum projeto ?

 Lídia trabalha no departamento de TI de
uma empresa de contabilidade. Em uma
manhã seu chefe, diretor da empresa,
chamou Lídia e pediu que ela verifique o
que está acontecendo com o site da
empresa que está apresentando lentidão
desde a semana anterior.

Lídia está trabalhando em algum projeto ?

 Inês está a frente de uma equipe que pesquisa
as necessidades de aquisição de mercadorias
por idade e sexo na região norte de Alagoas.
A pesquisa é feita nas ruas utilizando método de
entrevista direta.
Após o final do período de entrevistas, Inês
deve enviar um relatório ao IBGE contendo um
resumo estatístico sobre as necessidades de
aquisição por idade e sexo naquela região.

Inês está trabalhando em algum projeto ?

Kátia á atleta de uma empresa e participa
todos os anos dos jogos internos.
Neste ano, ela está treinando todos os
dias das 13h às 14h no clube de regatas
do flamengo para tentar ganhar a
competição.

A competição deve ser entre setembro e

novembro e conta com mais de 40 atletas.

Andréia está trabalhando em algum projeto ?

 Afonso trabalha no atendimento de
informática de uma empresa
multinacional. Todos os dias ele recebe
ligações de todos os lugares do mundo
reportando problemas nos servidores.
Ele deve em 27 horas, no máximo,
resolver cada um dos problemas no
servidor.

Afonso trabalha em algum projeto ?

 Ulisses foi enviado em uma filial de sua
empresa para realizar uma auditoria de
qualidade. Chegando lá verificou que a filial tem
excelentes práticas de mercado e faz um
relatório completo propondo estender estas
praticas para outras filiais.
Voltando a sua empresa, ele é nomeado
responsável por fazer um piloto na filial de
Barbacena antes que a diretoria faça uma visita
pois aquela filial está dando prejuízos seguidos
a 4 meses

Ulisses trabalha em algum projeto ?

ISO 21500
Regra S.M.A.R.T
Specific (específico)
Mensurable (mensurável)
Accurate (exato)
Realístic (realista)
Time Bound (limitado por tempo)
ESPECÍFICO
MENSURÁVEL
EXATO
REALISTA
LIMITADO POR TEMPO
 Termo de abertura - TAP

Termo de Abertura do Projeto

• Propósito ou justificativa
• Objetivos mensuráveis e critérios de sucesso relacionados
• Requisitos de alto nível
• Descrição do projeto em alto nível
• Riscos de alto nível
• Resumo do cronograma de marcos
• Resumo do orçamento
• Requisitos para aprovação
• Gerente do projeto, responsabilidade e autoridade
• Nome e autoridade do patrocinador
 O que é o escopo?

“Alvo, mira; intenção”.

Dicionário Aurélio

“É a soma dos produtos, serviços

e resultados a serem fornecidos
na forma de projeto”.
PMBOK 5ª
 Escopo do Produto x Escopo do Projeto

Escopo do Escopo do
Produto X Projeto

O trabalho que deve ser

Características e
executado a fim de
funções que descrevem
fornecer um produto
um produto, serviço ou
com as características e
resultado
funções especificadas

REQUISITOS WBS/EAP
 Declaração de escopo

Declaração de Escopo do Projeto

• Descrição do escopo do produto
• Critérios de aceitação do produto
• Entregas do projeto
• Exclusões do projeto
• Restrições do projeto
• Premissas do projeto
 Fundamentos em Gerenciamento de Projetos

Estudo de caso
 EAP

Como se monta um carro de

formula 1?

Uma peça de cada vez.

 EAP

Decomposição
• Ferramenta para identificação e análise das entregas
• Decomposição dos níveis mais altos em componentes menores
• Verificar o nível de detalhamento necessário

Dicas:
Inicie pelo projeto
Decomponha o trabalho tendo em vista entregas e não tarefas
Decomponha em fases ou entregas menores
Não inicie um nível sem completar o superior
Não decomponha um nível em apenas um outro pacote
A ferramenta é atemporal
Não se verifica dependências entre pacotes de trabalho na EAP
Exemplo de EAP por fases
Exemplo de EAP por itens
Exemplo EAP de contrução de uma casa
 Exemplo: Decomposição

Decompondo o pacote de trabalho:

1.3.1 – Fazer tomada de preços em lojas na internet e Rio de Janeiro

1.3.2 – Comprar material
1.3.3 – Recortar madeira de acordo com o projeto
1.3.4 – Colar peças de madeira
1.3.5 – Colar peças de plástico
1.3.6 – Passar verniz
1.3.7 – Perfurar locais para encaixe de sistemas de navegação
 Gerenciamento do Tempo

Natureza / Espaço
Insubstituível
Perecível
Inelástico
Limitado

“O tempo passa independente do que aconteça no

projeto”

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 Gerenciamento do Tempo

Objetivo: Assegurar que o projeto será

executado no tempo previsto.

Tempo previsto – estimativa razoável do

esforço necessário para atingir os objetivos.
Experiências anteriores
Técnicas e ferramentas
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 Gerenciamento do Tempo

Processos (PMBOK):
Definição das atividades: Identificação das atividades
específicas que serão realizadas para a obtenção dos
vários produtos (artefatos) do projeto (planejamento)
Usar a WBS (sub-produtos) como base para a definição das
atividades
Pode ocorrer da WBS e a definição de atividades serem
desenvolvidas em paralelo
Sequenciamento das atividades: Identificação e
documentação dos relacionamentos entre as atividades
(planejamento)

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 Gerenciamento do Tempo

Processos (PMBOK):
Estimativa da duração das atividades: Estimativas das
quantidades de períodos de trabalho necessários para a
execução de cada atividade (planejamento)
Desenvolvimento do cronograma: É o planejamento do
projeto (Project Schedule) (planejamento)
Controle do cronograma: Controle de mudanças no
planejamento do projeto (controle)

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 Gerenciamento do Tempo

Definição das atividades

Identificar as atividades específicas que devem ser
realizadas para produzir os diversos subprodutos do
projeto;
Uma atividade ou tarefa é um elemento de trabalho para
ser realizado com duração estimada e custo previsto, a
nível de recursos e que possui requisitos. Utilizar a
Work BreakDown Structure (WBS) como base.

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 Gerenciamento do Tempo

Sequenciamento das atividades

Estabelecer dependências (relacionamentos) entre as
atividades (sucessoras e predecessoras)
As atividades devem ser sequenciadas corretamente com a
finalidade de suportar o desenvolvimento de um
cronograma realístico, exequível e alcançável

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 Gerenciamento do Tempo

Estimativa do tempo
Relaciona-se com o esforço necessário para concluir o
projeto. Inerentes à natureza do trabalho realizado em
um projeto
Técnicas para estimativas
Avaliação especializada (julgamento do especialista)
Estimativas por analogia (base de dados históricos)

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 Gerenciamento do Tempo

Fatores dificultadores
Desorganização do trabalho;
Falta de informação;
Acúmulo de tarefas;
Falta de autonomia;
Burocracias exageradas;
Falta de motivação e/ou estímulo;
Falta de coordenação/liderança inadequada;
Falta de treinamento;
Ferramentas.
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 Gerenciamento do Tempo

Fatores facilitadores
Condições físicas do trabalho;
Bom relacionamento (colegas e chefia);
Definição de objetivos;
Delegação (empowerment);
Treinamento e reciclagem;
Definição clara de papéis;
Equipe integrada;
Motivação e interesse pelo trabalho;
Boa vontade / Cooperação / Bom humor;
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 Gerenciamento do Tempo

Por que as estimativas são tão ruins?

Ausência de dados históricos;
Primeiro desenvolvimento com o tipo de projeto;
Falta de experiência do participante da equipe;
Atividades não incluídas;
Estimativas prematuras;
Tempo produtivo não são 8 h;
Estimativas não são atualizadas quando mudanças
ocorrem;
Excesso de otimismo.
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 Síndrome de estudante

•As pessoas que se comprometem a realizar uma dada tarefa até uma determinada data
de entrega, por norma deixam tudo para o último momento.

•Os projetos têm bastante tempo para serem concretizados, este apenas é mal utilizado.

•Tal como no caso dos estudantes (daí o nome dado a esta síndrome), quando
reflectimos na maneira como gerimos o tempo dado para um determinado trabalho,
chegamos à conclusão que pensando que temos muito tempo (segurança), só o
iniciamos no último momento.
 Lei de Parkinson

“O trabalho expande-se de modo a preencher o tempo atribuído.” [Parkinson, 1958].

Cyril Northcote Parkinson (1909-1993).

Lei divulgada pela primeira vez em 1955, nas páginas do “The Economist”.

Se temos, por exemplo, dez minutos para realizar uma dada tarefa, então levamos 10
minutos para realizar essa tarefa. Caso nos fossem dadas quatro horas para realizar
a mesma tarefa, levávamos quatro horas.

As pessoas apenas ajustam o nível de esforço de modo a manterem-se ocupados

durante o período de realização da tarefa.
Comunicação
 Comunicação – Parei aqui
1. Modelos de emissor e receptor
- Realimentações e feedback
- Barreiras à comunicação

2. Escolha dos meios de comunicação

- Quando comunicar por escrito ou oralmente
- Quando comunicar formalmente ou informalmente

Técnicas
para distribuir
3. Estilo de redação
- Voz passiva ou ativa
informações
4. Técnicas de gerenciamento de reuniões
- preparar, conduzir e tratar conflitos

5. Técnicas de apresentação
- Linguagem corporal, planejamento e apoio visual

6. Técnicas de facilitação
- Obtenção de consenso
- Superação de obstáculos
 Barreiras à Comunicação

O PMI reconhece as seguintes barreiras à

comunicação efetiva no projeto:

– Falta de canais de comunicação claros

– Cultura
– Distancia física ou temporal entre o
comunicador e o receptor
– Dificuldades com linguagem (técnica e
falada)
– Fatores ambientais de distração (ruído)
– Atitudes “detrimentais” (hostilidade,
descrença)

OBS: A presença de barreiras à comunicação

pode levar ao incremento do conflito!
 Boas práticas em reuniões

1. Planejar o tempo e mantê-lo;

2. Agendar encontros recorrentes antecipadamente;
3. Ter um propósito para cada encontro;
4. Criar uma pauta com o input da equipe;
5. Deixar as pessoas saberem antecipadamente suas responsabilidades;
6. Distribuir pautas antecipadamente
7. Seguir a pauta;
8. Colocar as pessoas certas juntas;
9. Determinar entregas e tempo limite;
10.Documentar e publicar reuniões.
 Boas práticas em reuniões

Lembre-se de que as pessoas lembram de:

* 10% daquilo que ESCUTAM;

* 30% daquilo que VÊEM;
* 50% daquilo que VÊEM E ESCUTAM;
* 70% daquilo que FAZEM;
* 90% daquilo que ESCUTAM, VÊEM E FAZEM.
 Gerenciamento da Qualidade

O nível de satisfação alcançado por determinado

produto, no atendimento aos objetivos do usuário
durante o seu uso, é conhecido como “adequação
ao uso”. Esse conceito de adequação ao uso,
chamado por alguns nomes tais como “qualidade”,
é um conceito universal, aplicável a quaisquer
tipos de bens e serviços. (Juran, J.M.)

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 Gerenciamento da Qualidade

Qualidade deve ser definida como cumprimento de

requisitos. (Crosby, P.B.)
Produto ou serviço de qualidade é aquele que atende
perfeitamente, de forma confiável, acessível,
segura e no tempo certo, as necessidades do
cliente. (Campos, V.F.)
Grau no qual um conjunto de características
inerentes satisfaz a requisitos. (ISO 9000)

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 Política da Qualidade

Intenções e diretrizes globais de uma organização

relativas à qualidade, formalmente expressas pela
alta administração
Geralmente é consistente com a política geral da
organização e fornece uma estrutura para se
estabelecer os objetivos da qualidade

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 Gerenciamento da Qualidade

Princípios da Gestão da Qualidade

Foco no cliente
Organizações dependem de clientes e, portanto, é recomendável
que atendam às necessidades atuais e futuras do cliente e dos
seus requisitos, e procurem exceder às suas expectativas
Liderança
Líderes estabelecem uma unidade de propósito e o rumo da
organização. Convém que eles criem e mantenham o ambiente
interno, no qual as pessoas possam ficar totalmente envolvidas
no propósito de alcançar os objetivos da organização

50
 Gerenciamento da Qualidade

Princípios da Gestão da Qualidade

Abordagem de processo
Um resultado desejado é alcançado mais eficientemente quando
as atividades e os recursos relacionados são gerenciados como
um processo
Melhoria contínua
Melhoria contínua do desempenho global da organização
Tomada de decisão baseada em fatos
Decisões eficazes são baseadas na análise de dados e
informações

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 Gerenciamento da Qualidade

Valor da documentação
Documentação permite a comunicação do propósito e a
consistência da ação. Seu uso contribui para:
Atingir a conformidade com requisitos do cliente e a melhoria da
qualidade
Prover treinamento apropriado
Avaliar a eficácia e a contínua adequação do sistema de
qualidade

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 Gerenciamento da Qualidade

Inspeção
Inclui atividades como medir, examinar e testar para
determinar se os resultados atendem aos requisitos
Pode ser realizada pela gerência, por parceiros, por
centros de competências internos e externos
Pode ser programada ou eventual, total ou por
amostragem

53
 Gerenciamento da Qualidade

Processos (PMBOK):
Planejamento da qualidade: Identificar os padrões de
qualidade relevantes para o projeto e determinar como
atingí-los. O planejamento da qualidade é feito em
paralelo com outros planejamentos do projeto.
(planejamento)
Garantia da qualidade: Avaliação periódica do processo
para proporcionar a confiança de que o projeto irá
satisfazer os padrões de qualidade relevantes
(execução)

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 Gerenciamento da Qualidade

Processos (PMBOK):
Controle da qualidade: Monitoramento dos resultados
específicos do projeto para determinar se eles cumprem
os padrões de qualidade relevantes e identificar formas
de eliminar causas de desempenho insatisfatórios
(controle)

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 Gerenciamento da Qualidade

Principais causas na falha da qualidade

Falta de suporte gerencial
Falta de envolvimento do usuário
Falta de um líder de projeto
Falta de medidas de desempenho

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 Gerenciamento da Qualidade

Conclusão
As organizações modernas não podem deixar de
desenvolver processos de produção alinhados com os
modelos de gestão da era da informação, com os
objetivos de negócio da organização e que sejam
capazes de permitir o desenvolvimento dos seus
produtos e projetos com rapidez e qualidade.

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Seja Organizado

Baseado na apresentação de M. Dratowski

 Escolha a ferramenta mais
adequada para cada situação,..

Atrasado

Bêbado

Marca de
Batom
....mas quando não tiver todas, utilize bem os que você
tem.

Mas não se esqueça....

É saber que o que serve para um
cliente pode não servir para o
próximo
Assistir corridas não irá torná-lo um piloto:
tem que praticar.
 Saiba negociar

Pelo amor de Deus!

Pense na sua mulher e
no seu filho.
E o mais importante...

Valorize e proteja
a sua equipe
Fundamentos em Gerenciamento de Projetos

Dúvidas ?