Manual de Elaboracao Da Tabela Temporalidade Versao ParaPDF

ARQUIVO PBLICO DO ESTADO Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP
MTREINAMENTOorao de Planos de Classificao anual de Elab

Sistema de de Temporalida de de Paulo mentos e TabelasArquivos do Estadode So Docu- SAESP da
Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-Fim
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Manual de elaborao de Planos de Classificao e Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-Fim
Ieda Pimenta Bernardes (Coordenao) Hilda Delatorre Camila Brandi de Souza Eliana Martinelli Marcelo Carlos Cunha Breganhola
Governo do Estado de So Paulo So Paulo 2008
GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO
Jos Serra
Governador
CASA CIVIL Aloysio Nunes Ferreira Filho

Secretrio Chefe
ARQUIVO PBLICO DO ESTADO Carlos de Almeida Prado Bacellar

Coordenador
DEPARTAMENTO DE GESTO DO SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO DE SO PAULO - SAESP Ieda Pimenta Bernardes
Diretora Tcnica
FICHA CATALOGRFICA
______________________________________________________________________________________________________________________
Ieda Pimenta Bernardes (Coordenao) Manual de elaborao de planos de classificao e tabelas de temporalidade de documentos da administrao pblica do Estado de So Paulo: atividades-fim / Ieda Pimenta Bernardes, Hilda Delatorre, Camila Brandi de Souza, Eliana Martinelli e Marcelo Carlos Cunha Breganhola. So Paulo: Arquivo Pblico do Estado de So Paulo, 2008 107 p. ISBN: 978-85-61599-00-3 1. Arquivologia 2. Arquivos pblicos So Paulo (Estado) 3. Gesto documental 4. Plano de classificao 5. Tabela de temporalidade 6. Documentos Pblicos So Paulo (Estado) I. Ttulo ______________________________________________________________________________ Copyright 2008 by Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP Rua Voluntrios da Ptria, 596, 02010-000, So Paulo-SP Fone: (0xx11) 2221-3990 saesp@arquivoestado.sp.gov.br www.saesp.sp.gov.br Arquivo Pblico do Estado www.arquivoestado.sp.gov.br
Manual de elaborao de Planos de Classificao e Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-Fim
Este manual foi preparado pela equipe de tcnicos do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP para subsidiar o treinamento Como elaborar Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos: AtividadesFim, oferecido pelo Arquivo do Estado, na condio de rgo central do SAESP, s Comisses de Avaliao de Documentos institudas nos rgos, entidades e empresas da administrao estadual. parte integrante deste manual o aplicativo desenvolvido pelo SAESP, em Microsoft Access, denominado Proposta de Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Fim.
ndice
I NTRODUO MDULO 1 Mobilizao das reas Envolvidas para o Desenvolvimento do Trabalho Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo Metodologia Participativa Estratgias para o Desenvolvimento do Trabalho 3.1 Projeto para a Elaborao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Fim 3.2 Reunies com os Agentes Envolvidos 3.3 Grupos de Trabalho MDULO 2 Como Elaborar o Plano de Classificao de Documentos: Atividades-Fim Momento 1: ESTUDANDO A ESTRUTURA
ADMINISTRATIVA E O FUNCIONAMENTO DO RGO/ENTIDADE
Momento 2: PESQUISANDO A TEMPORALIDADE

Considerando a Legislao Especfica Considerando as Necessidades Administrativas
50 50 50 53 53 54 56 56 57
7 7 8 8
Momento 3: DEFININDO OS PRAZOS DE GUARDA Unidade Produtora Unidade com Atribuies de Arquivo (Prazos de Prescrio e Precauo) Momento 4: DEFININDO A DESTINAO Guarda Permanente
8 9 9
Eliminao Momento 5: PREENCHENDO O CAMPO OBSERVAES
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MDULO 4 Consistncia, Anlise, Aprovao e Oficializao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Fim
Momento 1: CONSISTNCIA
61 61 62 62
12 13 14 17 22 28 30 32 34 44 45
Momento 2: ANLISE JURDICA Momento 3: ANLISE TCNICO-ARQUIVISTICA Momento 4: OFICIALIZAO DO PLANO DE CLASSIFICAO E DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS: ATIVIDADES-FIM
Momento 2: LEVANTANDO A LEGISLAO Momento 3: IDENTIFICANDO E DETALHANDO A

ESTRUTURA ATUALIZADA DO RGO/ENTIDADE Momento 4: TRANSFERINDO A ESTRUTURA ATUALIZADA DO RGO/ENTIDADE PARA UM QUADRO Momento 5: DETALHANDO A ESTRUTURA E LEVANTANDO AS ATRIBUIES DAS REAS-FIM Momento 6: AGRUPANDO AS ATRIBUIES IDNTICAS E SEMELHANTES POR DEPARTAMENTO Momento 7: AGRUPANDO AS ATRIBUIES IDNTICAS E SEMELHANTES ENTRE OS DEPARTAMENTOS Momento 8: PADRONIZANDO O NOME DAS ATRIBUIES Momento 9: DETERMINANDO AS FUNES, SUBFUNES E ATIVIDADES Momento 10: IDENTIFICANDO OS DOCUMENTOS GERADOS EM CADA ATIVIDADE Momento 11: ATRIBUINDO CDIGOS A CADA SRIE DOCUMENTAL IDENTIFICADA
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MDULO 5 Aplicativo Proposta de Plano de Classificao e de Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Fim GLOSSRI O ANEXO I Fundamentos Legais e Tcnicos do Trabalho Arquivstico
Lei Federal n 8.159/1991 Decreto n 22.789/1984 Decreto n 29.838/1989 Decreto n 48.897/2004 Decreto n 48.898/2004
65 66
70 70 72 74 76 81
MDULO 3 Como elaborar Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Fim Momento 1: AVALIANDO OS DOCUMENTOS Identificar Valores Analisar o Ciclo de Vida dos Documentos Destinao Final
47 48 48 48 49
ANEXO I I Modelo de Projeto para a elaborao de Plano de Classificao e de Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Fim ANEXO I I I Manual de Instrues do Aplicativo Proposta de Plano de Classificao e de Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Fim
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INTRODUO
Arquivo do Estado de So Paulo, rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, institudo pelo Decreto n 22.789/84, responsvel pela
coordenao geral da implantao de uma poltica arquivstica na administrao pblica estadual, propondo normas e procedimentos de organizao de arquivos, autorizando eliminaes de documentos e prestando orientao tcnica aos rgos integrantes do Sistema. Nesse sentido, o SAESP vem desenvolvendo um conjunto de aes que, uma vez implementadas, abonar ao Estado de So Paulo um efetivo Sistema de Gesto Documental, em conformidade com os fundamentos legais e tcnicos que orientam o trabalho arquivstico. Entre as aes, destaca-se o treinamento das Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo para a elaborao de planos de classificao e tabelas de temporalidade de documentos das atividades-fim dos rgos e entidades estaduais. Os Treinamentos iniciados em novembro de 2004 com o curso Aplicao do Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Meio tm como objetivo oferecer fundamentos tcnicos e legais indispensveis ao cumprimento das determinaes previstas no Decreto n 48.897/2004, bem como em atendimento a um dos requisitos estabelecidos no Plano de Trabalho do Grupo Tcnico, institudo junto ao Comit de Qualidade da Gesto Pblica CQGP, presidido pelo Secretrio Chefe da Casa Civil, por meio da Resoluo CC-10, de 25 de janeiro de 2005. Portanto, indiscutivelmente, a capacitao dos recursos humanos envolvidos nesse processo imprescindvel ao sucesso da implantao de um programa de gesto documental. A correta aplicao dos instrumentos oficializados e a elaborao de instrumentos de gesto dos documentos das atividades-fim, dependem da existncia de profissionais com conhecimentos em arquivstica, aptos a orientarem e realizarem as atividades pertinentes Gesto Documental junto aos rgos, e que sejam capazes de observar rigorosamente os padres legais e tcnicos que a rea exige.
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Mdulo
MOBILIZAO DAS REAS ENVOLVIDAS PARA O DESENVOLVIMENTO DO TRABALHO

1. COMISSES DE AVALIAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO -
CADA
As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo so grupos permanentes e multidisciplinares institudos nos rgos da Administrao Pblica Estadual nos termos do artigo 2 do Decreto n 28.838/89 e entre suas atribuies est a elaborao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-fim de seus respectivos rgos ou entidades, de acordo com o artigo 37 do Decreto n 48.897/2004. importante lembrar que a realizao desse trabalho pelas Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo est em plena conformidade com as determinaes legais (ANEXO I) que dispem sobre as responsabilidades do Poder Pblico em relao gesto e proteo especial aos documentos de arquivo, bem como com as disposies sobre a responsabilidade do agente pblico pela preservao adequada dos documentos produzidos, recebidos e acumulados no exerccio de seu cargo ou funo, ou deles decorrente.
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2. METODOLOGIA P ARTICIP ATIVA

A elaborao desses instrumentos de gesto documental essencialmente um trabalho participativo, por isso h a necessidade de promover a integrao entre os membros das Comisses, responsveis pela coordenao do trabalho de avaliao, e os responsveis pelas reas produtoras/acumuladoras de documentos das atividades-fim envolvidas no processo. Nesse processo, imprescindvel o apoio das Diretorias/Gerncias dessas reas especficas para a eficaz execuo do trabalho.
3. ESTRATGIAS PARA O DESENVOLVIMENTO DO TRABALHO

3.1. Projeto para a Elaborao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Fim Encaminhar um Projeto para a Elaborao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade dos Documentos: Atividades-Fim (ANEXO II) ao dirigente do rgo ou entidade, com cpia ao Chefe de Gabinete e aos seus superiores imediatos, com o intuito de sensibiliz-los e conscientiz-los da necessidade de apoiarem o trabalho para fortalecer o relacionamento da CADA com as reas envolvidas no trabalho.
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3.2. Reunies com os agentes envolvidos Realizar reunies com os agentes das reas que produzem documentos relativos s atividades-fim onde o trabalho ser executado a fim de oferecer informaes a respeito da importncia da gesto documental, da legislao que dispe sobre documentos pblicos e sobre a metodologia a ser adotada pela Comisso para executar o trabalho, repassando as orientaes emanadas pelo Arquivo do Estado, rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP, sem perder de vista a dinmica do funcionamento do rgo ou entidade.
3.3. Grupos de Trabalho Instituir Grupos de Trabalho, designados pelo titular da pasta, junto s reas envolvidas, para auxiliar na identificao e anlise dos tipos documentais relacionados s atividades-fim do rgo ou entidade, de acordo com o artigo 4 do Decreto n 29.838/89.
OBSERVAO : TERCEIRIZAO DA GUARDA DE DOCUMENTOS OU DE SERVIOS ARQUIVSTICOS

Lembramos que os Servios Arquivsticos Terceirizados contratados devero atuar sempre sob a superviso das Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo e de acordo com os critrios tcnicos estabelecidos pela legislao arquivstica em vigor, em especial as disposies do Decreto Estadual n 48.897/2004 e do Decreto Estadual n 48.898/2004, bem como com as orientaes tcnicas do Arquivo do Estado/ SAESP.
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OBSERVAO : TERCEIRIZAO DA GUARDA DE DOCUMENTOS OU DE SERVIOS ARQUIVSTICOS
Resoluo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) n 6, artigos 2 e 3 A guarda dos documentos pblicos exclusiva dos rgos e entidades do Poder Pblico, visando garantir o acesso e a democratizao da informao, sem nus, para a Administrao e para o cidado. Podero ser contratados servios para a execuo de atividades tcnicas auxiliares, desde que planejados, supervisionados e controlados por agentes pblicos pertencentes aos rgos e entidades produtores e acumuladores dos documentos.
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Orientao Tcnica SAESP

A equipe tcnica do SAESP encontra-se disposio das Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo para prestar orientao no telefone/fax (11) 6221-3990 e no endereo eletrnico saesp@arquivoestado.sp.gov.br Visite www.saesp.sp.gov.br
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C O M O E L A B O R A R P L A N O D E C L A S S I F I C A O E T T D A T I V I D A D E S - F I M
COMO ELABORAR O PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DAS ATIVIDADES-FIM

O Plano de Classificao de Documentos o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo (Decreto n. 48.897/2004, art. 10)
ntende-se por classificao dos documentos a seqncia das operaes tcnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao
rgo produtor, funo, subfuno e atividade responsvel por sua produo e acumulao. (Decreto n. 48.897/2004, art. 10, pargrafo nico) A classificao possibilita a recuperao do contexto original de produo dos documentos, ou seja, a identificao da atividade que determinou a sua existncia, bem como a padronizao da denominao dos documentos, conferindo assim, maior agilidade no acesso aos documentos e s informaes neles registradas. A elaborao do Plano de Classificao passa por etapas que exigem estudos sobre a estrutura e o funcionamento do rgo ou entidade, alm do comprometimento por parte dos envolvidos diretamente e indiretamente na execuo do trabalho.
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Momento 1: ESTUDANDO A ESTRUTURA ADMINISTRATIVA E O FUNCIONAMENTO DO RGO OU ENTIDADE O rgo produtor a instituio ou entidade juridicamente constituda e organizada responsvel pela execuo de funes do Estado (Decreto n. 48.897, art. 14). Para o cumprimento de seus objetivos finalsticos, ou seja, a finalidade pela qual foi criado, o rgo produtor executa inmeras atribuies que lhes so conferidas legalmente e que no Plano de Classificao denominamos de funo, subfuno e atividade. A identificao das funes, subfunes e atividades relativas ao exerccio das atividades-fim primordial para a elaborao do Plano. Este trabalho deve ter incio com o estudo do organograma e dos textos legais que criam, reorganizam e regulamentam os rgos e entidades, estabelecendo as suas atribuies (leis, decretos, regimentos, regulamentos, estatutos, etc). ONDE PESQUISAR OS TEXTOS LEGAIS E ORGANOGRAMAS Perfil da Administrao Pblica Paulista
NO SITE DA FUNDAO DO DESENVOLVIMENTO ADMINISTRATIVO FUNDAP
www.fundap.sp.gov.br
O Perfil da Administrao Pblica Paulista rene informaes sobre o histrico do surgimento e evoluo do rgo/entidade, estrutura (organograma), competncia (atribuies) e legislao de todas as Secretarias de Estado e seus rgos vinculados (Administrao Indireta).
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importante lembrar que o objetivo do Perfil, da FUNDAP, consolidar o panorama da organizao do Estado de So Paulo. Entretanto, algumas alteraes recentes podem ainda no estar includas na ltima verso deste instrumento. Recomendamos consultar a assessoria jurdica do rgo/entidade para completar o levantamento da legislao.
Momento 2: LEVANTANDO A LEGISLAO O objetivo de consultar a legislao, reiteramos, encontrar o conjunto de atribuies de cada rgo/entidade para, a partir delas, identificar as funes/subfunes e atividades nas quais os documentos so produzidos. Estas atribuies apresentam-se distribudas entre suas diversas unidades (Departamentos, Divises, Centros, Setores) e so definidas por meio de um Decreto que organiza e regulamenta o funcionamento do rgo/entidade. Entretanto a administrao pblica, a fim de atender s demandas polticas, econmicas e funcionais, sofre, muitas vezes, constantes mudanas na sua estrutura organizacional, por meio da criao, fuso, e/ou extino de, por exemplo, atribuies, departamentos, divises e setores. Tais mudanas, que alteram o Decreto de organizao e regulamentao do rgo/entidade, so, geralmente, oficializadas de duas maneiras: ou por meio de um decreto que consolida o conjunto de alteraes no rgo/entidade (Decreto de reorganizao); ou por meio de vrios decretos que alteram dispositivos do Decreto que organizou ou reorganizou o rgo/entidade.
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Considerando, portanto, essa dinmica da administrao que recomendamos a elaborao do trabalho a partir da estrutura vigente e de toda legislao atualizada de cada rgo/entidade apresentada e consolidada no Perfil da Administrao Pblica Paulista.
Momento 3: IDENTIFICANDO E DETALHANDO A ESTRUTURA ATUALIZADA DO RGO/ENTIDADE A partir desta etapa comearemos a estruturar o Plano de Classificao. O primeiro passo identificar no Perfil da Administrao o campo ESTRUTURA, que traz a forma como cada rgo/entidade est atualmente organizado. Lembramos que o Plano de Classificao de Documentos deve buscar o critrio funcional, ou seja, atrelar o documento funo/subfuno/atividade, e no ao setor ou departamento que o gerou. Entretanto, para chegar s atribuies e destas s funes/subfunes/atividades precisamos partir da estrutura, pois para cada parte da estrutura que a legislao descreve as atribuies. Para exemplificar o processo de elaborao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade de Documentos, vamos trabalhar com a Secretaria de Estado da Cultura.
Exemplo:
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ESTRUTURA Administrao Direta

SECRETRIO ADJUNTO GABINETE DO SECRETRIO Seo de Expediente Consultoria Jurdica Comisso Processante Permanente (Esta Comisso aparece tambm relacionada entre os rgos colegiados) A maior parte Grupo de Planejamento Setorial (Este Grupo aparece tambm relacionado entre os rgos colegiados) desta estrutura Diviso de Administrao realiza atividades Centro de Recursos Humanos administrativas, Centro de Convivncia Infantil ou seja, Trs Oficinas Temticas ATIVIDADES Conselho de Desenvolvimento Cultural (Este Conselho aparece tambm relacionado entre os rgos colegiados) MEIO Ouvidoria Grupo de Tecnologia da Informao e Comunicao - GSTIC Grupo de Orientao do Acervo Artstico-Cultural dos Palcios do Governo ASSESSORIA TCNICA Corpo Tcnico DEPARTAMENTO DE ARTES E CINCIAS HUMANAS - DACH Diretoria Casa de Espetculos Centro Cultural Athos Pagano Sala de Concertos "So Paulo" DEPARTAMENTO DE ATIVIDADES REGIONAIS DA CULTURA - DARC Diretoria Quatorze Delegacias Regionais da Cultura Diviso de Bibliotecas Banco de Cultura DEPARTAMENTO DE MUSEUS E ARQUIVOS - DEMA Diretoria Diviso de Arquivos do Estado Diviso de Bibliotecas Pinacoteca do Estado Pao das Artes Museus (Arte Sacra de So Paulo, Casa Brasileira, Imagem e do Som de So Paulo, Literatura, Esculturas "Felcia Leirner") Conselho de Orientao dos Sistemas de Museus do Estado de So Paulo Grupo Tcnico de Coordenao do Sistema de Museus do Estado de So Paulo Memorial do Imigrante Memorial da Liberdade Casa das Rosas Museu do Imaginrio do Povo Brasileiro Centro de Estudos e Memria do Teatro Paulista Museu de Artes Grficas DEPARTAMENTO DE FORMAO CULTURAL Diretoria Oficina Cultural Regional "Carlos Gomes" de Limeira Oficina Cultural da Terceira Idade CENTRO DE ESTUDOS MUSICAIS " TOM JOBIM - MAESTRO ANTONIO CARLOS BRASILEIRO DE ALMEIDA JOBIM" Conselho Superior Diretoria Corpo Tcnico Centro de Iniciao Corpos Experimentais Corpos Semiprofissionais Corpo Profissional Movimento Coral do Estado de So Paulo Conservatrio Dramtico e Musical "Doutor Carlos de Campos", de Tatu Servio de Administrao Servio de Finanas BIBLIOTECA PBLICA DO ESTADO ACADEMIA DE MSICA DE SO PAULO Conselho Superior Corpo Tcnico
rgos Colegiados
CONSELHO ESTADUAL DA CULTURA CONDEPHAAT CONSELHO PAULISTA DE CINEMA (...)
Fundaes
FUNDAO MEMORIAL DA AMRICA LATINA FUNDAO PADRE ANCHIETA - CENTRO PAULISTA DE RDIO E TV EDUCATIVA
Administrao Indireta
ESTRUTURA DA SECRETARIA DA CULTURA PERFIL DA ADMINISTRAO PBLICA PAULISTA
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importante observar que a estrutura de um rgo/entidade compreende tanto as unidades responsveis por desenvolver as atividades administrativas (meio), quanto as atividades tcnicas (fim). Portanto, ser necessrio destacar na estrutura, bem como, na legislao que dispe sobre a organizao, regulamentao, funcionamento e reestruturao dos rgos/entidades, apenas as atribuies das reas tcnicas, devendo ficar excludas as atribuies administrativas, j contempladas no Plano de Classificao e na Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Meio, oficializados pelo Decreto n. 48.898/2004.
Na Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Meio foram identificadas 7 funes correspondentes s grandes reas-meio de atuao do Governo Paulista, a saber: 01 Organizao Administrativa 02 Comunicao Institucional 03 Gesto de Recursos Humanos 04 Gesto de Bens Materiais e Patrimoniais 05 Gesto Oramentria e Financeira 06 Gesto de Documentos e Informaes 07 Gesto de Atividades Complementares Para melhor compreender estas atribuies consultar o Decreto n. 48.897/2004 e o Decreto n. 48.898/2004.
Ressaltamos que administrao direta no dever trabalhar com os seus rgos vinculados, pois caber a cada entidade da Administrao Indireta elaborar a sua Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim.
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Momento 4: TRANSFERINDO A ESTRUTURA ATUALIZADA DO RGO/ENTIDADE PARA UM QUADRO
Depois de identificada, a estrutura atual do rgo/entidade dever ser reproduzida em um QUADRO, com as seguintes colunas:
ESTRUTURA DIVISES DA ESTRUTURA SUBDIVISES DA ESTRUTURA ATRIBUICES
ESTRUTURA neste campo devero ser relacionados os grandes segmentos do rgo/entidade, ou seja, os departamentos e a estrutura bsica. Exemplo:
Organograma da Secretaria da Cultura
ORGANOGRAMA DA SECRETARIA DA CULTURA PERFIL DA ADMINISTRAO PBLICA PAULISTA
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DIVISES DA ESTRUTURA - neste campo devero ser relacionadas, quando houver, as subdivises subordinadas a cada segmento da ESTRUTURA.
SUBDIVISES DA ESTRUTURA - neste campo devero ser relacionadas, quando houver, as subdivises subordinadas a cada segmento identificado na coluna DIVISES DA ESTRUTURA.
ATRIBUICES - neste campo devero ser relacionadas, para cada unidade detalhada da estrutura, todas as suas respectivas atribuies listadas na legislao que regula o funcionamento do rgo/entidade. Nesta etapa do trabalho fundamental respeitar a redao da legislao e indicar sua referncia.
Exemplo:
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ESTRUTURA
DEPARTAMENTO DE ARTES E CINCIAS HUMANAS - DACH
DIVISES DA ESTRUTURA
Diretoria Casa de Espetculos Centro Cultural Athos Pagano Sala de Concertos "So Paulo" Diretoria Quatorze Delegacias Regionais da Cultura Diviso de Bibliotecas Banco de Cultura Diretoria Diviso de Bibliotecas Pinacoteca do Estado Pao das Artes Museu de Arte Sacra de So Paulo Museu da Casa Brasileira Museu da Imagem e do Som de So Paulo Museu da Literatura Museu de Esculturas "Felcia Leirner", em Campos do Jordo Conselho de Orientao dos Sistemas de Museus do Estado de So Paulo Grupo Tcnico de Coordenao do Sistema de Museus do Estado de So Paulo Memorial do Imigrante Memorial da Liberdade Casa das Rosas Museu do Imaginrio do Povo Brasileiro Centro de Estudos e Memria do Teatro Paulista Museu de Artes Grficas Diretoria Oficina Cultural Regional "Carlos Gomes" de Limeira Oficina Cultural da Terceira Idade Conselho Superior Diretoria Corpo Tcnico Centro de Iniciao Corpos Experimentais Corpos Semiprofissionais Corpo Profissional Movimento Coral do Estado de So Paulo Conservatrio Dramtico e Musical "Doutor Carlos de Campos", de Tatu Servio de Administrao Servio de Finanas
SUB DIVISES DA ESTRUTURA
ATRIBUICES
DEPARTAMENTO DE ATIVIDADES REGIONAIS DA CULTURA - DARC DEPARTAMENTO DE MUSEUS E ARQUIVOS - DEMA
DEPARTAMENTO DE FORMAO CULTURAL CENTRO DE ESTUDOS MUSICAIS " TOM JOBIM MAESTRO ANTONIO CARLOS BRASILEIRO DE ALMEIDA JOBIM"
BIBLIOTECA PBLICA DO ESTADO ACADEMIA DE MSICA DE SO PAULO
rgos Colegiados
Conselho Superior Corpo Tcnico CONSELHO ESTADUAL DA CULTURA CONSELHO DE DEFESA DO PATRIMNIO HISTRICO, ARQUEOLGICO, ARTSTICO E TURSTICO DO ESTADO - CONDEPHAAT CONSELHO DE DESENVOLVIMENTO CULTURAL CONSELHO PAULISTA DE CINEMA CONSELHO CONSULTIVO DA ORQUESTRA SINFNICA DO ESTADO DE SO PAULO (OSESP) COMISSO PROCESSANTE PERMANENTE GRUPO DE PLANEJAMENTO SETORIAL CONSELHO CONSULTIVO DA COLEO ADONIRAN BARBOSA
SECRETARIA DA CULTURA PERFIL DA ADMINISTRAO PBLICA PAULISTA
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A referncia da legislao que dispe sobre o rgo/entidade, especificamente, os artigos que tratam de cada rea tcnica em particular, pode ser obtida tambm no Perfil da Administrao Pblica Paulista. Para tanto, basta clicar, no campo ESTRUTURA, na rea tcnica que desejar pesquisar. Para efeito de exemplificao didtica, e considerando que a estrutura da Secretaria de Estado da Cultura muito extensa e suas atribuies tcnicas so inmeras, iremos focalizar, prioritariamente, o Centro de Estudos Musicais Tom Jobim Maestro Antnio Carlos Brasileiro de Almeida Jobim.
Exemplo:
CENTRO DE ESTUDOS MUSICAIS "TOM JOBIM - MAESTRO ANTONIO CARLOS BRASILEIRO DE ALMEIDA JOBIM" ESTRUTURA
Conselho Superior Diretoria Corpo Tcnico Centro de Iniciao Corpos Experimentais Corpos Semiprofissionais Corpo Profissional Movimento Coral do Estado de So Paulo Conservatrio Dramtico e Musical "Dr. Carlos de Campos", de Tatu Servio de Administrao Servio de Finanas
DEC n 20.955 de 1/6/1983 ART 15-B DEC n 30.551 de 3/10/1989 ART 1 DEC n 46.506 de 21/1/2002 ART 1 COMPETNCIA
Formar e aperfeioar crianas, jovens e adultos na rea de msica, em todos os nveis. Promover e difundir a msica em todas as suas modalidades. Organizar e manter um arquivo musical e um banco de partituras. Desenvolver projetos e programas de pesquisa, integrando a msica com outras reas. Criar espaos para debates e discusses, visando ao aperfeioamento dos profissionais da rea de msica.
DEC n 20.955 de 1/6/1983 ART 81-A DEC n 30.551 de 3/10/1989 ART 1
ESTRUTURA DETALHADA DO CENTRO DE ESTUDOS MUSICAIS TOM JOBIM PERFIL DA ADMINISTRAO PBLICA PAULISTA
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O prximo passo transferir a referncia da legislao para o QUADRO.
Exemplo:
ESTRUTURA DIVISES DA ESTRUTURA SUB DIVISES DA ESTRUTURA ATRIBUICES
CENTRO DE ESTUDOS MUSICAIS " TOM JOBIM - MAESTRO ANTONIO CARLOS BRASILEIRO DE ALMEIDA JOBIM" ESTRUTURA DEC n 20.955 de 1/6/1983 ART 15-B DEC n 30.551 de 3/10/1989 ART 1 DEC n 46.506 de 21/1/2002 ART 1 COMPETNCIA DEC n 20.955 de 1/6/1983 ART 81-A DEC n 30.551 de 3/10/1989 ART 1
Conselho Superior Diretoria Corpo Tcnico Centro de Iniciao Corpos Experimentais Corpos Semiprofissionais Corpo Profissional Movimento Coral do Estado de So Paulo Conservatrio Dramtico e Musical "Doutor Carlos de Campos", de Tatu Servio de Administrao Servio de Finanas
Para garantir a agilidade no desenvolvimento do trabalho as Comisses de Avaliao, responsveis pela consolidao dos dados, podero solicitar aos responsveis/dirigentes das reas tcnicas que designem representantes para compor um grupo de trabalho que ir auxiliar na elaborao da parte do Plano de Classificao relativa a sua rea de atuao.
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Esse grupo de trabalho est previsto no Projeto para a Elaborao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade dos Documentos: Atividades-Fim (ANEXO II) e dever ser composto por um ou mais representantes de cada uma das reas tcnicas do rgo/entidade, considerando-se que quem melhor conhece uma rea de atuao, suas normas, procedimentos, trmites e rotinas, o servidor/funcionrio que nela trabalha. A CADA dever dividir por rea tcnica o referido QUADRO, pois o representante dever receber apenas a parte do QUADRO referente a sua esfera de atuao. Os produtos finais desta etapa do trabalho so tantos QUADROS, com a estrutura e a referncia da legislao, quantas forem as reas tcnicas do rgo/entidade.
Momento 5: DETALHANDO A ESTRUTURA E LEVANTANDO AS ATRIBUIES DAS REAS-FIM Para detalhar a estrutura atualizada do rgo/entidade e levantar suas atribuies o representante de cada rea tcnica dever buscar a legislao citada no QUADRO que recebeu da CADA. Cabe lembrar que no site do Perfil da Administrao Pblica Paulista tambm possvel obter o texto legal na ntegra.
Exemplo:
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ESTRUTURA
ATRIBUICES formar e aperfeioar crianas, jovens e adultos na rea de msica, em todos os nveis promover e difundir a msica em todas as suas modalidades organizar e manter um arquivo musical e um banco de partituras desenvolver projetos e programas de pesquisa, integrando a msica com outras reas criar espaos para debates e discusses, visando ao aperfeioamento dos profissionais da rea de msica conceder bolsas de estudos e promover intercmbio tcnico, artstico e cultural com instituies nacionais e estrangeiras * Devero ser retiradas, pois, observando suas atribuies na legislao, fica claro que estas sees so responsveis por desempenhar funes administrativas, ou seja atividades-meio.
CENTRO DE ESTUDOS MUSICAIS " TOM JOBIM MAESTRO ANTONIO CARLOS BRASILEIRO DE ALMEIDA JOBIM"
ESTRUTURA
DEC n 20.955 de 1/6/1983 ART 15-B DEC n 30.551 de 3/10/1989 ART 1 DEC n 46.506 de 21/1/2002 ART 1
Diretoria
Assistncia Tcnica Seo de Expediente
Corpos Semiprofissionais
COMPETNCIA (atribuies)
DEC n 20.955 de 1/6/1983 ART 81-A DEC n 30.551 de 3/10/1989 ART 1
Corpo Profissional
Orquestra Sinfnica Juvenil do Estado de So Paulo Orquestra Sinfnica Juvenil do Litoral Banda Sinfnica Juvenil do Estado de So Paulo Coral do Estado de So Paulo Orquestra Sinfnica do Estado de So Paulo Banda Sinfnica do Estado de So Paulo Orquestra - Jazz Sinfnica do Estado de So Paulo
Movimento Coral do Estado de So Paulo Conservatrio Dramtico e Musical "Doutor Carlos de Campos", de Tatu
Diretoria Conselho TcnicoAdministrativo CTA Congregao Seo de Expediente e arquivo Seo de Finanas Seo de Biblioteca, Museu e Fonoteca Seo de Atividades Complementares Secretaria Diretoria Seo de Expediente Seo de Comunicaes Administrativas Seo de Reprografia Diretoria Seo de Oramento e Custos Seo de Despesa Seo de Programao Financeira e Pagamentos
transmitir pelo ensino conhecimentos de arte musical e arte dramtica aplicada msica formar tcnicos e profissionais de msica, desenvolvendo e aprimorando vocaes artsticas promover e estimular a difuso da msica, inclusive preservando o desenvolvimento da msica brasileira
Servio de Administrao
Servio de Finanas
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Observe no quadro acima que no foram encontradas as atribuies de todas as unidades previstas legalmente na estrutura do Centro Tom Jobim. Analisando a referncia da legislao citada no Perfil, ou seja, o artigo indicado, identificamos apenas as atribuies gerais do Centro Tom Jobim e as do Conservatrio Dramtico e Musical "Doutor Carlos de Campos". Entretanto, para dar continuidade ao trabalho ser necessrio identificar as atribuies que esto faltando. Sempre que este tipo de lacuna no levantamento das atribuies ocorrer, recomendamos a anlise de duas partes especficas do Decreto que organiza ou, se houver, do Decreto que reorganiza o rgo/entidade, a saber: o TTULO DA ESTRUTURA E DAS RELAES HIERRQUICAS e o TTULO DAS ATRIBUIES
Isto porque a legislao que justifica a estrutura atual do rgo/entidade altera dispositivos do Decreto que o organiza/reorganiza. Ao criar uma nova unidade, mudar a estrutura de um Departamento/Diviso/Seo/Setor ou sua subordinao/vinculao duas situaes podem ocorrer: 1) a criao de uma nova atribuio para o rgo/entidade que dever estar descrita no prprio decreto que introduziu a alterao; 2) ou a alterao na estrutura, mudando apenas a unidade que estar executando uma atribuio j prevista no Decreto que organiza/reorganiza o rgo/entidade.
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No caso do nosso exemplo, o Centro Tom Jobim um Departamento novo, ou seja, no previsto na estrutura original da Secretaria de Cultura. Foi criado com atribuies especficas, mas tambm absorveu algumas unidades antes vinculadas ao Departamento de Artes e Cincias Humanas DACH, que j tinham suas atribuies descritas no decreto que reestruturou a Secretaria. Sempre que ocorrer casos semelhantes ao exemplo citado, recomendamos consultar legislao anterior que disponha sobre a estrutura e as atribuies do rgo/entidade.
Outra ao importante, neste momento de reviso, excluir todas as atribuies relativas ao desempenho de funes administrativas, ou seja, atividades-meio. Pode ocorrer de todas as atribuies de uma diviso, seo ou setor, por exemplo, serem apagadas. Neste caso, esse segmento da estrutura do rgo/entidade dever tambm ser excludo do QUADRO. Podemos observar esta ocorrncia em algumas sees do Centro Tom Jobim.
Exemplo:
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ESTRUTURA
ATRIBUICES
CENTRO DE ESTUDOS MUSICAIS " TOM JOBIM MAESTRO ANTONIO CARLOS BRASILEIRO DE ALMEIDA JOBIM"
Corpos Semiprofissionais
Orquestra Sinfnica Juvenil do Estado de So Paulo Decreto n 20.955/83, art. 43
ESTRUTURA DEC n 20.955 de 1/6/1983 ART 15-B DEC n 30.551 de 3/10/1989 ART 1 DEC n 46.506 de 21/1/2002 ART 1 COMPETNCIA DEC n 20.955 de 1/6/1983 ART 81-A DEC n 30.551 de 3/10/1989 ART 1
Orquestra Sinfnica Juvenil do Litoral Decreto n 20.955/83, art. 44
formar e aperfeioar crianas, jovens e adultos na rea de msica, em todos os nveis promover e difundir a msica em todas as suas modalidades organizar e manter um arquivo musical e um banco de partituras desenvolver projetos e programas de pesquisa, integrando a msica com outras reas criar espaos para debates e discusses, visando ao aperfeioamento dos profissionais da rea de msica conceder bolsas de estudos e promover intercmbio tcnico, artstico e cultural com instituies nacionais e estrangeiras promover e difundir a msica, sobretudo a brasileira preparar e formar crianas e jovens estudantes de msica, sejam eles instrumentistas, cantores, regentes, compositores ou arranjadores executar sistematicamente programas sinfnicos ou de variadas formaes musicais, baseadas nos seus quadros, dando prioridade s atividades culturais e educativas propiciar o desenvolvimento de novas propostas na rea de msica, principalmente integrando suas atividades as demais reas culturais como teatro, dana, televiso. artes plsticas e outras praticar intercmbio musical, educativo e cultural com organizaes congneres e outras instituies promover e difundir a msica, sobretudo a brasileira, principalmente no Litoral do Estado de So Paulo executar sistematicamente programas sinfnicos ou de variadas formaes musicais, baseadas nos seus quadros, dando prioridades s atividades culturais e educativas, visando o desenvolvimento da atividade musical regional preparar e formar crianas e jovens estudantes de msica, sejam eles instrumentistas, cantores, regentes, compositores ou arranjadores propiciar o desenvolvimento de novas propostas na rea de msica, principalmente integrando suas atividades s demais reas culturais como teatro, dana, televiso, artes plsticas e outras praticar intercmbio musical, educativo e cultural com organizaes congneres e outras instituies.
Banda Sinfnica Juvenil do Estado de So Paulo
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Coral do Estado de So Paulo
Decreto n 20.955/83, art. 46
Corpo Profissional
Orquestra Sinfnica do Estado de So Paulo Decreto n 20.955/83, art. 42
promover e difundir a msica, sobretudo a brasileira; executar sistematicamente programas de msica vocal, podendo admitir formaes com outros conjuntos musicais; preparar e formar cantores, bem como msicos de outras categorias sejam eles instrumentistas, regentes, compositores ou arranjadores, que possam apoiar a estrutura musical do coral propiciar o desenvolvimento de novas propostas na rea de coral, principalmente integrando suas atividades s demais reas culturais como teatro, dana, televiso, artes plsticas e outras praticar o intercmbio musical, educativo e cultural com organizaes congneres e outras instituies Realizar concertos em todo territrio do Estado Difundir o gosto pela msica, mediante divulgao dos grandes compositores, principalmente os nacionais promover e difundir a msica, sobretudo a brasileira executar sistematicamente programas musicais de Banda ou de variadas formaes musicais, baseadas nos seus quadros, dando prioridade s atividades culturais e educativas preparar e formar msicos, sejam eles instrumentistas, cantores, regentes, compositores ou arranjadores propiciar o desenvolvimento de novas propostas nas reas de msica, principalmente integrando suas atividades s demais reas culturais como teatro, danas, televiso, artes plsticas e outras praticar intercmbio musical, educativo e cultural com organizaes congneres e outras instituies
Banda Sinfnica do Estado de So Paulo Decreto n 20.955/83, art. 45
Orquestra - Jazz Sinfnica do Estado de So Paulo Movimento Coral do Estado de So Paulo Decreto n 20.955/83, art. 47 promover e difundir a msica, sobretudo a brasileira promover o preparo e a formao de professores e educadores na rea da msica, visando um trabalho de educao musical na rede Estadual do Ensino incrementar programaes musicais, com as mais variadas formaes, dando prioridade s atividades culturais e educativas propiciar o desenvolvimento de novas propostas na rea de msica, principalmente integrando suas atividades s demais reas culturais como teatro, dana, televiso, artes plsticas e outras praticar intercmbio musical, educativo e cultural com organizaes congneres e outras instituies transmitir pelo ensino conhecimentos de arte musical e arte dramtica aplicada msica formar tcnicos e profissionais de msica, desenvolvendo e aprimorando vocaes artsticas promover e estimular a difuso da msica, inclusive preservando o desenvolvimento da msica brasileira
Conservatrio Dramtico e Musical "Doutor Carlos de Campos", de Tatu Decreto n 20.955/83, art. 57
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Ao final desta etapa do trabalho cada rea-fim ter como produto o seu QUADRO, contendo toda a estrutura detalhada da sua unidade, bem como suas respectivas atribuies.
Momento 6: AGRUPANDO AS ATRIBUIES IDNTICAS E SEMELHANTES POR DEPARTAMENTO Ao elaborar o QUADRO (Momento 4) possvel notar que muitas atribuies se repetem nas diversas divises, sees e setores, portanto, o prximo passo agrupar dentro de cada departamento as atribuies que so idnticas ou semelhantes. Exemplo: Centro de Estudos Musicais Tom Jobim
Realizar concertos em todo o territrio do Estado Orquestra Sinfnica do Estado de So Paulo Difundir o gosto pela msica, mediante divulgao dos grandes compositores, principalmente os nacionais Promover e difundir a msica, sobretudo a brasileira Promover e difundir a msica, sobretudo a brasileira, principalmente no Litoral do Estado de So Paulo Promover e difundir a msica, sobretudo a brasileira Promover e difundir a msica, sobretudo a brasileira Promover e difundir a msica, sobretudo a brasileira
Orquestra Sinfnica Juvenil do Estado de So Paulo Orquestra Sinfnica Juvenil do Litoral Banda Sinfnica do Estado de So Paulo Coral do Estado de So Paulo Movimento Coral do Estado de So Paulo
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Para facilitar o agrupamento das atribuies idnticas ou semelhantes, iremos excluir as colunas ESTRUTURA, DIVISES DA ESTRUTURA e SUBDIVISES DA ESTRUTURA. Ao fazer isso, comearemos a nos desligar da estrutura e a buscar a induo das funes/subfunes/atividades. Exemplo:
ATRIBUIES AGRUPADAS DO CENTRO DE ESTUDOS MUSICAIS TOM JOBIM - formar e aperfeioar crianas, jovens e adultos na rea de msica, em todos os nveis - preparar e formar crianas e jovens estudantes de msica, sejam eles instrumentistas, cantores, regentes, compositores ou arranjadores - preparar e formar msicos, sejam eles instrumentistas, cantores, regentes, compositores ou arranjadores - preparar e formar cantores, bem como msicos de outras categorias sejam eles instrumentistas, regentes, compositores ou arranjadores, que possam apoiar a estrutura musical do coral - transmitir pelo ensino conhecimentos de arte musical e arte dramtica aplicada msica - formar tcnicos e profissionais de msica, desenvolvendo e aprimorando vocaes artsticas - promover o preparo e a formao de professores e educadores na rea da msica, visando um trabalho de educao musical na rede Estadual do Ensino - promover e difundir a msica em todas as suas modalidades - promover e difundir a msica, sobretudo a brasileira - promover e difundir a msica, sobretudo a brasileira, principalmente no Litoral do Estado de So Paulo - Difundir o gosto pela msica, mediante divulgao dos grandes compositores, principalmente os nacionais - promover e estimular a difuso da msica, inclusive preservando o desenvolvimento da msica brasileira - executar sistematicamente programas sinfnicos ou de variadas formaes musicais, baseadas nos seus quadros, dando prioridade s atividades culturais e educativas - executar sistematicamente programas sinfnicos ou de variadas formaes musicais, baseadas nos seus quadros, dando prioridades s atividades culturais e educativas, visando o desenvolvimento da atividade musical regional - executar sistematicamente programas de msica vocal, podendo admitir formaes com outros conjuntos musicais - executar sistematicamente programas musicais de Banda ou de variadas formaes musicais, baseadas nos seus quadros, dando prioridade s atividades culturais e educativas - Realizar concertos em todo territrio do Estado - propiciar o desenvolvimento de novas propostas na rea de msica, principalmente integrando suas atividades as demais reas culturais como teatro, dana, televiso. artes plsticas e outras - praticar intercmbio musical, educativo e cultural com organizaes congneres e outras instituies - organizar e manter um arquivo musical e um banco de partituras - desenvolver projetos e programas de pesquisa, integrando a msica com outras reas - criar espaos para debates e discusses, visando ao aperfeioamento dos profissionais da rea de msica - conceder bolsas de estudos e promover intercmbio tcnico, artstico e cultural com instituies nacionais e estrangeiras - incrementar programaes musicais, com as mais variadas formaes, dando prioridade s atividades culturais e educativas
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OBSERVAO: AGRUPANDO AS ATRIBUIES

1. Quando as atribuies forem idnticas, mencionar no QUADRO apenas uma vez. 2. As atribuies devem ser consideradas semelhantes quando apenas o objeto de sua ao varia. Para ficar mais claro, observe o exemplo: - executar sistematicamente programas de msica sinfnica - executar sistematicamente programas musicais de Banda - executar sistematicamente programas de msica vocal 3. Desconsiderar a argumentao, explicaes e os valores que aparecem atrelados s atribuies no texto legal. Exemplo: . . . - executar os servios relativos promoo e difuso das atividades artsticas e das cincias humanas, de conformidade com a poltica cultural do Estado e das.Propostas das Comisses Especializadas e do Conselho Estadual de Artes e Cincias Humanas, aprovadas pelo Secretrio
O produto final desta etapa ser, portanto, uma lista de atribuies agrupadas por identidade e semelhana para cada Departamento do rgo/entidade.
Momento 7: AGRUPANDO AS ATRIBUIES IDNTICAS E SEMELHANTES ENTRE OS DEPARTAMENTOS Nessa etapa do trabalho a Comisso de Avaliao em conjunto com o Grupo de Trabalho institudo promover o agrupamento das atribuies idnticas e semelhantes de todos os departamentos do rgo/entidade.
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Utilizando o exemplo da Secretaria da Cultura, mostramos abaixo alguns departamentos que tm as mesmas atribuies: Exemplo:
CENTRO DE ESTUDOS MUSICAIS TOM JOBIM promover e difundir a msica em todas as suas modalidades promover e difundir a msica, sobretudo a brasileira promover e difundir a msica, sobretudo a brasileira, principalmente no Litoral do Estado de So Paulo Difundir o gosto pela msica, mediante divulgao dos grandes compositores, principalmente os nacionais promover e estimular a difuso da msica, inclusive preservando o desenvolvimento da msica brasileira Promover e divulgar as artes em geral Promover exposies e apresentaes artsticas-culturais, bem como a atividades ligadas cultura, cincia e educao Promover e estimular a difuso da msica, inclusive preservando o desenvolvimento da msica brasileira ao Abrigar e promover manifestaes culturais diversas Promover e estimular a difuso da msica, inclusive preservando o desenvolvimento da msica brasileira
DEPARTAMENTO DE ARTES E CINCIAS HUMANAS - DACH DEPARTAMENTO DE ATIVIDADES REGIONAIS DA CULTURA - DARC
O passo seguinte reunir num nico QUADRO todas as atribuies idnticas e semelhantes do rgo/entidade.
Exemplo:
- promover e difundir a msica em todas as suas modalidades - promover e difundir a msica, sobretudo a brasileira - promover e difundir a msica, sobretudo a brasileira, principalmente no Litoral do Estado de So Paulo Promover e estimular a difuso da msica, inclusive preservando o desenvolvimento da msica brasileira - Difundir o gosto pela msica, mediante divulgao dos grandes compositores, principalmente os nacionais - promover e estimular a difuso da msica, inclusive preservando o desenvolvimento da msica brasileira - Promover e divulgar as artes em geral - Promover exposies e apresentaes artsticas-culturais, bem como a atividades ligadas cultura, cincia e educao - Abrigar e promover manifestaes culturais diversas - Promover e estimular a difuso da msica, inclusive preservando o desenvolvimento da msica brasileira
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Momento 8: PADRONIZANDO O NOME DAS ATRIBUIES Com as atribuies agrupadas o trabalho seguinte ser definir uma proposta de redao que represente cada conjunto de atribuies idnticas ou semelhantes
Exemplo:
promover e difundir a msica em todas as suas modalidades promover e difundir a msica, sobretudo a brasileira promover e difundir a msica, sobretudo a brasileira, principalmente no Litoral do Estado de So Paulo Difundir o gosto pela msica, mediante divulgao dos grandes compositores, principalmente os nacionais promover e estimular a difuso da msica, inclusive preservando o desenvolvimento da msica brasileira Promover e divulgar as artes em geral Promover exposies e apresentaes artsticas-culturais, bem como a atividades ligadas cultura, cincia e educao Abrigar e promover manifestaes culturais diversas Promover e estimular a difuso da msica, inclusive preservando o desenvolvimento da msica brasileira
Promover e difundir a cultura
A padronizao deve buscar uma expresso que contemple toda a diversidade e especificidade das atribuies de cada departamento. No exemplo adotado, a Secretaria da Cultura atua na promoo e difuso da msica, teatro, cinema, artes plsticas, assim, optamos pela denominao cultural, capaz de abranger todas essas manifestaes. Repetindo esse procedimento com as atribuies de todos os departamentos, o produto final ser uma lista de atribuies mais abrangente e padronizada do rgo/entidade. Lembramos que a esta lista devero ser includas todas atribuies, mesmo as que no so comuns a todas as unidades e, neste momento, a denominao no dever ser alterada.
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Exemplo: Lista com algumas atribuies da Cultura

q q q q q q q q q q q q q q
selecionar, conferir, examinar cadastrar, classificar, catalogar, numerar,etiquetar, registrar, organizar (banco
de partituras), inventariar e conservar o patrimnio cultural; solicitar tratamento imunolgico executar os trabalhos de microfilmagem de documentos executar fotografias e slides reproduzir documentos limpar, desinfetar e imunizar o acervo do Arquivo do Estado restaurar e preparar documentos orientar e executar servios de encadernao organizar e manter fichrios, catlogos e inventrios aquisio mediante compra, doaes, legados ou emprstimos; recolher a documentao produzida pelos rgos da Administrao Pblica Centralizada e Descentralizada. providenciar termo de recolhimento organizar e manter cadastro de arquivos estaduais e municipais, pblicos e privados Realizar exposies do patrimnio cultural (material iconogrfico e sonoro em geral, objetos de valor histrico, sociolgico ou artstico, ligados cultura brasileira, em especial mveis, alfaias, talhas, trajes, jias, elementos iconogrficos, demolgicos e etnolgicos de torutica, artesanato, documentos, livros, obras de arte sacra) preservar o acervo, mediante conservao, preservao, restaurao; fornecer certides e autenticar reproduo de documentos referentes documentao de seu acervo, mediante apresentao de requerimento e de emolumentos exigidos por lei . auxiliar e orientar consulentes e pesquisadores fiscalizar a consulta da documentos e fichrios manter monitores para acompanhar grupos de visitantes de suas exposies permanentes ou temporrias; treinar monitora artstica para acompanhar visitantes, quer nas exposies permanentes, quer nas temporrias; programar o roteiro anual de publicaes editar livros, revistas e outras publicaes, dedicadas a temas de sua especialidade; realizar eventos culturais (congressos, simpsios, seminrios, conferncias, concertos) promover a divulgao das atividades culturais promover cursos regulares ou peridicos de difuso , extenso e de treinamento, divulgar sistematicamente o acervo cultural promover o estmulo e o desenvolvimento das vrias formas literrias atravs de cursos, seminrios, palestra, audies, concursos, publicaes, pesquisas, exposies e outras atividades; realizar estudos, pesquisas, investigaes cientficas e culturais sobre o patrimnio cultural promover e estimular a realizao de estudos monogrficos e bibliogrficos e pesquisas sobre matrias referentes ao patrimnio cultural efetuar intercmbio com entidades culturais e congneres, mediante acordo de divulgao de suas atividades e das peas que constituem seu acervo; promover intercmbio artstico e cultural, com entidades culturais, instituies congneres nacionais, internacionais, inclusive mediante acordos de cooperao, visando divulgao de suas atividades e do seu patrimnio cultural. atribuir prmios a autores de estudos, pesquisas, monografias, obras de artes plsticas instituir e conceder bolsas de estudos para artistas, estudantes e pesquisadores das diversas reas culturais Preparao, formao e aperfeioamento em atividades culturais criar espaos para debates e discusses, visando ao aperfeioamento dos profissionais das reas culturais executar sistematicamente programas culturais Propiciar o desenvolvimento de novas propostas, projetos e programas de pesquisa entre as diversas reas culturais (msica, teatro, cinema, dana, televiso, artes plsticas) incrementar programaes dando prioridade s atividades culturais e educativas
q q q q q q q q q q q q q q q q q
q q q q q q q
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Momento 9: DETERMINANDO AS FUNES, SUBFUNES E ATIVIDADES O produto final do momento anterior uma lista sintetizada de atribuies retiradas da legislao. O prximo passo ser ordenar estas atribuies a fim de recuperar o contexto de produo dos documentos. Mas o que significa recuperar o contexto de produo dos documentos? Significa identificar qual ATIVIDADE especfica exigiu a produo do documento e qual o papel desta ao em um contexto mais amplo das aes do rgo/entidade.
ATIVIDADE: considera-se atividade a ao, o encargo ou o servio decorrente do exerccio de uma funo (...) Decreto n. 48.897/2004, art. 17
O Governo do Estado para conseguir realizar todas as suas atribuies, subdivide-se em reas de ao governamental. Cada rgo/entidade criado para executar uma ou mais destas reas de ao do governo. A rea de atuao ser a ATIVIDADE-FIM do rgo/entidade. Exemplo:
RGO PRODUTOR
q
REAS DE ATUAO
ATIVIDADES-FIM
Secretaria de Estado da Cultura Secretaria de Estado da Cincia, Tecnologia e Desenvolvimento Econmico
cultura
CULTURA
cincia tecnologia desenvolvimento econmico
CINCIA TECNOLOGIA DESENVOLVIMENTO ECONMICO
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Para conseguir analisar a produo documental devemos identificar para cada atividade-fim, para a qual cada rgo/entidade foi criado, alguns conjuntos de atribuies que representam suas grandes FUNES.
FUNO: considera-se funo o conjunto de atividades que o Estado exerce para a consecuo de seus objetivos (...) Decreto n. 48.897/2004, art. 15
Para a execuo dessas FUNES os rgos e entidades realizam uma srie de atividades. Observando estas atividades podemos identificar afinidade entre algumas. O agrupamento das atividades afins configura uma SUBFUNO.
SUBFUNO: considera-se subfuno o agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfuno a uma modalidade da respectiva funo. Decreto n. 48.897/2004, art. 16
Portanto, identificar o contexto de produo dos documentos significa ordenar as atribuies listadas em funes, subfunes e atividades no Plano de Classificao onde os documentos sero inseridos:
FUNO
SUBFUNO
ATIVIDADE
SRIE DOCUMENTAL
Para tanto, o primeiro passo agrupar as atribuies listadas por afinidade, como mostra o exemplo:
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Atribuies listadas selecionar , conferir, examinar cadastrar, classificar, catalogar, numerar,etiquetar, registrar, organizar (banco de partituras), inventariar e conservar o patrimnio cultural promover a divulgao das atividades culturais promover cursos regulares ou peridicos de difuso , extenso e de treinamento, programar o roteiro anual de publicaes solicitar tratamento imunolgico realizar estudos, pesquisas, investigaes cientficas e culturais sobre o patrimnio cultural promover e estimular a realizao de estudos monogrficos e bibliogrficos e pesquisas sobre matrias referentes ao patrimnio cultural editar livros, revistas e outras publicaes, dedicadas a temas de sua especialidade; executar os trabalhos de microfilmagem de documentos efetuar intercmbio com entidades culturais e congneres, mediante acordo de divulgao de suas atividades e das peas que constituem seu acervo; executar fotografias e slides realizar eventos culturais (congressos, simpsios, seminrios, conferncias, concertos) promover o estmulo e o desenvolvimento das vrias formas literrias atravs de cursos, seminrios, palestra, audies, concursos, publicaes, pesquisas, exposies e outras atividades; reproduzir documentos limpar, desinfetar e imunizar o acervo do Arquivo do Estado divulgar sistematicamente o acervo cultural restaurar e preparar documentos promover e difundir a cultura atribuir prmios a autores de estudos, pesquisas, monografias, obras de artes plsticas instituir e conceder bolsas de estudos para artistas, estudantes e pesquisadores das diversas reas culturais preparao, formao e aperfeioamento em atividades culturais criar espaos para debates e discusses, visando ao aperfeioamento dos profissionais das reas culturais Atribuies agrupadas por afinidade
Grupo 1 selecionar , conferir, examinar cadastrar, classificar, catalogar, numerar,etiquetar, registrar, organizar (banco de partituras), inventariar e conservar o patrimnio cultural programar o roteiro anual de publicaes solicitar tratamento imunolgico executar os trabalhos de microfilmagem de documentos executar fotografias e slides reproduzir documentos limpar, desinfetar e imunizar o acervo do Arquivo do Estado restaurar e preparar documentos
Grupo 2 editar livros, revistas publicaes, dedicadas a temas de sua especialidade realizar eventos culturais (congressos, simpsios, seminrios, conferncias, concertos) promover a divulgao das atividades culturais promover cursos regulares ou peridicos de difuso , extenso e de treinamento divulgar sistematicamente o acervo cultural promover o estmulo e o desenvolvimento das vrias formas literrias atravs de cursos, seminrios, palestra, audies, concursos, publicaes, pesquisas, exposies e outras atividades promover e difundir a cultura realizar estudos, pesquisas, investigaes cientficas e culturais sobre o patrimnio cultural promover e estimular a realizao de estudos monogrficos e bibliogrficos e pesquisas sobre matrias referentes ao patrimnio cultural efetuar intercmbio com entidades culturais e congneres, mediante acordo de divulgao de suas atividades e das peas que constituem seu acervo atribuir prmios a autores de estudos, pesquisas, monografias, obras de artes plsticas instituir e conceder bolsas de estudos para artistas, estudantes e pesquisadores das diversas reas culturais Preparao, formao e aperfeioamento em atividades culturais criar espaos para debates e discusses, visando ao aperfeioamento dos profissionais das reas culturais
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Devemos agora analisar separadamente cada agrupamento de atribuies afins com o objetivo de observar:
quais atribuies so to amplas, que para se efetivarem exigem mais de uma subfuno. As atribuies que possurem esta caracterstica sero colocadas na coluna FUNES.
quais atribuies que para sua execuo exigem a realizao de uma ou mais atividades distintas. As atribuies que possurem esta caracterstica sero colocadas na coluna SUBFUNES, atreladas sua respectiva funo.
quais atribuies so to especficas que a sua execuo produz diretamente os documentos. As atribuies que possurem esta caracterstica sero colocadas na coluna ATIVIDADES, atreladas a uma funo/subfuno.
Exemplo:
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FUNO
SUBFUNO promover a divulgao das atividades culturais
ATIVIDADES
SRIE DOCUMENTAL
editar livros, revistas e outras publicaes, dedicadas a temas de sua especialidade realizar eventos culturais (congressos, simpsios, seminrios, conferncias, divulgar sistematicamente o concertos) acervo cultural efetuar intercmbio com entidades culturais e congneres, mediante acordo de divulgao de suas atividades e das peas que constituem seu acervo; promover o estmulo e o criar espaos para debates e desenvolvimento das vrias discusses, visando ao formas literrias atravs de aperfeioamento dos profissionais cursos, seminrios, palestra, das reas culturais audies, concursos, promover e estimular a realizao de publicaes, pesquisas, estudos monogrficos, bibliogrficos, exposies e outras pesquisas, investigaes cientficas e atividades; culturais sobre matrias referentes ao patrimnio cultural instituir e conceder bolsas de estudos Preparao, formao e para artistas, estudantes e aperfeioamento em pesquisadores das diversas reas atividades culturais culturais atribuir prmios a autores de estudos, pesquisas, monografias, obras de artes plsticas promover cursos regulares ou peridicos de difuso , extenso e de treinamento,
OBSERVAO:
Em uma mesma atribuio retirada do texto legal pode haver duas ou mais atribuies distintas. Exemplo: . - coletar, classificar, catalogar, conservar, restaurar e expor visitao pblica objetos, alfaias e documentos considerados de valor histrico ou artstico
Neste caso, em uma mesma atribuio, temos 6 ATIVIDADES distintas.
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importante lembrar que em uma mesma atividade-fim pode, e provavelmente haver, mais de uma funo. Se a denominao da funo no for encontrada na lista de atribuies, dever ser definida pela Comisso de Avaliao em parceria com o Grupo de Trabalho, com o intuito de abranger duas ou mais subfunes. Ressaltamos que poder existir uma funo sem subfunes, mas nunca uma funo com apenas uma subfuno. Neste caso as atividades devero ficar diretamente atreladas funo. Um exemplo desta ocorrncia a Funo 7 Atividades Complementares da Tabela de Temporalidade das atividades-meio. Normalmente, um dos primeiros artigos dos decretos que organizam e regulamentam o funcionamento do rgo/entidade traz o campo funcional, que estabelece em linhas gerais suas principais funes. Portanto, analisar o campo funcional poder auxiliar na definio das FUNES. A etapa seguinte ser trabalhar a redao das atribuies de modo a definir a denominao das funes, subfunes e atividades. Recomendamos a utilizao de substantivos para indicar a ao que ser realizada, ao invs do infinitivo (como normalmente aparece na atribuio legal).
INFINITIVO Realizar eventos culturais
SUBSTANTIVO Realizao de eventos culturais
Exemplo:
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FUNO
SUBFUNO
ATIVIDADES
SRIE DOCUMENTAL
promover a divulgao das Promoo, difuso, formao e atividades culturais aperfeioamento cultural
editar livros, revistas e outras publicaes, dedicadas a temas de sua especialidade Elaborao de obras para a difuso do conhecimento cultural divulgar sistematicamente o realizar eventos culturais acervo cultural (congressos, simpsios, seminrios, conferncias, concertos) Promoo e difuso Realizao de eventos cultural culturais efetuar intercmbio com entidades culturais e congneres, mediante acordo de divulgao de suas atividades e das peas que constituem seu acervo Realizao de intercmbio tcnico-cultural promover o estmulo e o realizar estudos, pesquisas, desenvolvimento das vrias investigaes cientficas e culturais formas literrias atravs de sobre o patrimnio cultural cursos, seminrios, palestra, Realizao estudos e audies, concursos, pesquisas publicaes, pesquisas, promover e estimular a realizao de exposies e outras estudos monogrficos e atividades bibliogrficos e pesquisas sobre matrias referentes ao patrimnio Preparao, formao e cultural aperfeioamento em Realizao estudos e atividades culturais pesquisas instituir e conceder bolsas de estudos Formao e para artistas, estudantes e aperfeioamento cultural pesquisadores das diversas reas culturais Concesso de bolsa de estudo atribuir prmios a autores de estudos, pesquisas, monografias, obras de artes plsticas Realizao de concursos culturais promover cursos regulares ou peridicos de difuso , extenso e de treinamento Realizao de cursos
Analisando, por exemplo, Promoo e difuso cultural e Formao e aperfeioamento cultural podemos perceber que essas subfunes esto contidas numa funo maior da Secretaria da Cultura, Promoo, difuso, formao e
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aperfeioamento cultural, denominao esta resultante do prprio texto legal. Tambm uma opo, trabalhar a denominao da funo, no sentido de promover uma abstrao do texto legal e encontrar um termo mais sinttico que incorpore as subfunes. No referido exemplo, sugerimos Fomento cultura que significa o ato de promover, difundir, formar e aperfeioar para a cultura. Ou seja, podemos dizer que as subfunes Promoo e difuso cultural e Formao e aperfeioamento cultural esto contidas em Fomento cultura que passar a figurar no Plano de Classificao como uma FUNO.
Exemplo:
FUNO Promoo, difuso, formao e aperfeioamento cultural OU Fomento cultura SUBFUNO Promoo e difuso cultural ATIVIDADES Elaborao de obras para a difuso do conhecimento cultural Realizao de eventos culturais Realizao de intercmbio tcnico-cultural Realizao estudos e pesquisas Concesso de bolsa de estudo Realizao de concursos culturais Realizao de cursos SRIE DOCUMENTAL
Formao e aperfeioamento cultural
Na lista de atribuies dever aparecer algumas atividades, mas dificilmente encontraremos todas as atividades de uma funo/subfuno. O passo seguinte para completar o levantamento das atividades perguntar para cada subfuno: para executar esta subfuno quais atividades sero realizadas?. Mais uma vez, a colaborao dos produtores/acumuladores dos documentos de cada rea envolvida fundamental. Sero eles que sabero nos informar se todas as atividades foram identificadas ou se alguma ainda est faltando.
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Portanto, a Comisso de Avaliao dever submeter o Plano de Classificao anlise das pessoas das reas produtoras e acumuladoras de documentos para que elas se identifiquem com o referido instrumento e observem os seguintes aspectos:
Se o Plano de Classificao contempla todas as atividades que realizam rotineiramente; A pertinncia dos conjuntos de atividades inseridos em cada uma das funes/ subfunes; A adequao do agrupamento de subfunes como modalidades de uma mesma funo; e A adequao da redao adotada para nomear as funes/subfunes/atividades.
Essa colaborao direta das pessoas das reas envolvidas essencial para o enriquecimento e depurao do trabalho, porque possibilita a identificao de outras funes ou atividades que no esto explcitas no texto legal, mas so realizadas e implicam na produo e acumulao de documentos. Com o Plano de Classificao estruturado, dever ser definida a ordem de apresentao das funes, subfunes e atividades. So exemplos de critrios que podero ser utilizados: Alfabtico Rotina de trabalho (critrio que buscamos adotar na TTD: Atividades-Meio)
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q q
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Exemplo:
FUNO:
Gesto do patrimnio cultural
Critrio alfabtico
SUBFUNO Atendimento ao pblico ATIVIDADE Cadastramento de usurios Fornecimento de cpias, certides e transcries referentes ao acervo Registro de consulta ao acervo Controle dos bens culturais Catalogao do acervo Classificao do acervo Descrio de acervos Identificao e cadastramento de bens culturais Normalizao tcnico-legal Organizao de acervos Garantir o acesso aos bens culturais Preservao dos bens culturais Elaborao de instrumentos de pesquisa Conservao e restauro do acervo Reproduo do acervo
Critrio da rotina de trabalho

SUBFUNO Controle dos bens culturais ATIVIDADE Normalizao tcnico-legal Identificao e cadastramento de bens culturais Classificao do acervo Catalogao do acervo Organizao de acervos Descrio de acervos Preservao dos bens culturais Garantir o acesso aos bens culturais Atendimento ao pblico Conservao e restauro do acervo Reproduo do acervo Elaborao de instrumentos de pesquisa Cadastramento de usurios Fornecimento de cpias, certides e transcries referentes ao acervo Registro de consulta ao acervo
OBSERVAO:
A lista de atribuies, alm de fornecer informaes que nos permitem definir as funes, subfunes e atividades, indica tambm a produo/acumulao de alguns DOCUMENTOS.
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Momento 10: IDENTIFICANDO OS DOCUMENTOS GERADOS EM CADA ATIVIDADE Com o Plano de Classificao j revisado, o prximo passo a identificao dos documentos. Para tanto, a Comisso de Avaliao dispe de duas estratgias:
q
encaminhar o Plano de Classificao s pessoas das reas envolvidas para que elas insiram, em cada uma das atividades que executam, os documentos gerados/acumulados. realizar entrevistas com as pessoas das reas envolvidas para que elas informem os documentos gerados/acumulados em cada uma de suas atividades.
O mais importante neste momento identificar a SRIE DOCUMENTAL e no o assunto, ou seja, a ao ou o objeto de que trata o documento. Exemplo:
Trabalhar com as Sries Documentais ser fundamental definio da temporalidade, isto porque no possvel identificar ou atribuir valores a assuntos ou objetos de uma ao, como veremos no prximo mdulo.
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Srie documental: o conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido por um mesmo rgo, em decorrncia do exerccio da mesma funo, subfuno e atividade e que resultam de idntica forma de produo e tramitao e obedecem mesma temporalidade e destinao. Decreto n 48.897/2004, artigo 12
Momento 11: ATRIBUINDO O CDIGO A CADA SRIE DOCUMENTAL IDENTIFICADA Com a proposta de Plano de Classificao contendo a produo documental relacionada atividadefim do rgo ou entidade e sua respectiva codificao, a etapa seguinte do trabalho atribuir um cdigo numrico s funes, subfunes, atividades e sries documentais.
Exemplo:
O cdigo de classificao a referncia numrica que a associa ao seu contexto de produo, e composto das seguintes unidades de informao: I rgo produtor; II
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funo; III subfuno; IV atividade; V srie documental. (Decreto n 48.897/2004, artigo 13) O DOCUMENTO atrelado ATIVIDADE/SUBFUNO/FUNO/ REAFIM / RGO PRODUTOR que o gerou d origem srie documental.
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Mdulo
COMO ELABORAR A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DAS ATIVIDADES-FIM

A Tabela de Temporalidade de Documentos o instrumento resultante da avaliao documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinao de cada srie documental. (Decreto n. 48.897/2004, art.19)
ntende-se por avaliao documental o processo de anlise que permite a identificao dos valores dos documentos, para fins da definio de seus
prazos de guarda e de sua destinao. (Decreto n. 48.897/2004, art.19, pargrafo nico) A Tabela de Temporalidade de Documentos um importante instrumento de gesto documental que consolida o estudo dos valores de cada tipo documental produzido, recebido ou acumulado pelo rgo ou entidade no exerccio de suas atividades e que, uma vez devidamente oficializada, permitir ao rgo ou entidade preservar os documentos que possuam valor probatrio, informativo ou histrico e que sejam considerados de guarda permanente, ou ainda, eliminar com segurana e dentro da legalidade documentos pblicos que sejam desprovidos de valor, sem que haja prejuzo Administrao ou memria paulista.
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Momento 1: AVALIANDO OS DOCUMENTOS As informaes necessrias para preencher os campos da Tabela de Temporalidade sero obtidas por meio da avaliao de documentos. Trata-se de um trabalho multidisciplinar que consiste em identificar valores (primrio e secundrio) para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer sua temporalidade e destinao final que poder ser guarda permanente ou eliminao. Para compreender melhor o que a avaliao de documentos vamos a seguir analisar cada uma dessas aes:
IDENTIFICAR VALORES Valor primrio: O valor primrio decorre da razo pela qual o documento foi gerado pela instituio, no exerccio de suas atividades, destacando-se o valor administrativo, fiscal e legal. Valor secundrio: Alguns documentos, mesmo depois de esgotado seu valor primrio continuam tendo relevncia probatria, informativa, ou histrica e, portanto tornam-se importantes fontes de pesquisa, tanto para a administrao quanto para a comunidade.
ANALISAR O CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS Analisar as etapas do documento desde a sua criao at a sua destinao final. Esta anlise consiste em definir, de acordo com os valores identificados, o tempo
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em que o documento dever permanecer na unidade produtora (arquivo corrente) e na unidade com atribuies de arquivo (arquivo intermedirio ou Central), bem como se a sua destinao ser a guarda permanente (arquivo permanente) ou a eliminao.
CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS

1. Idade ARQUIVO CORRENTE 2. Idade ARQUIVO INTERMEDIRIO e/ou CENTRAL 3. Idade ARQUIVO PERMANENTE
q q
Documentos vigentes, freqentemente consultados.
Documentos que aguardam prazos longos de prescrio ou precauo, raramente consultados. Aguardam a destinao final: eliminao ou guarda permanente Documentos que cumpriram a vigncia, bem como os prazos de prescrio ou precauo, porm so atribudos de valor secundrio (histrico-cultural).
DESTINAO FINAL A destinao final indica o que ser feito com o documento depois de cumpridos os prazos de guarda na unidade produtora e na unidade com atribuies de arquivo. Se ao documento tiver sido atribudo valor secundrio, ele dever ser destinado guarda permanente, caso contrrio, poder ser eliminado. Portanto, da mesma forma que a classificao documental possibilitou a elaborao do Plano de Classificao, com as funes, subfunes, atividades e documentos logicamente organizados, a avaliao de cada srie documental constante do Plano de Classificao possibilitar a elaborao da Tabela de Temporalidade de Documentos, com os prazos de guarda e a destinao final.
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Exemplo:
Resultados da Classificao
Resultados da Avaliao
PRAZOS DE GUARDA (em anos) FUNO SUBFUNO ATIVIDADE SRIE DOCUMENTAL
DESTINAO
Unidade Produtora
Unidade com atribuies de arquivo
Eliminao
Guarda Permanente
OBSERVAES
Momento 2: PESQUISANDO A TEMPORALIDADE CONSIDERANDO A LEGISLAO ESPECFICA O objetivo desta etapa de trabalho identificar o prazo de guarda do documento definido na legislao (prescrio). Para tanto, o primeiro passo o levantamento da legislao que determina eventuais prazos de prescrio dos documentos produzidos/acumulados nas reasfim. Essas Leis, Decretos, Resolues, Portarias e outros atos normativos podero ser encontrados no Perfil da Administrao Pblica Paulista, campo LEGISLAO, e tambm na Assessoria Jurdica do rgo/entidade.
CONSIDERANDO AS NECESSIDADES ADMINISTRATIVAS Para os documentos cujos prazos de guarda no so regulamentados por legislao especfica devero ser consideradas as necessidades administrativas
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(precauo) do rgo/entidade, a fim de se definir os prazos de guarda e a destinao dos documentos. Este trabalho dever contar com a colaborao dos representantes das reas envolvidas, pois so eles que, como produtores ou acumuladores dos documentos, melhor conhecem sua rea de atuao, suas normas, procedimentos, trmites e rotinas. Aps identificar os prazos de prescrio constantes nos textos legais e considerar as necessidades administrativas, os representantes das reas envolvidas devero inserir para cada srie documental as seguintes informaes no campo OBSERVAES da Tabela:
A indicao do texto legal que dispe sobre o prazo prescricional.
Os prazos provenientes das reais necessidades administrativas devidamente fundamentados pelos produtores/acumuladores do documento.
Exemplo:
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PRAZOS DE GUARDA (em anos) ATIVIDADES DOCUMENTOS
DESTINAO
Unidade Produtora
Eliminao
Guarda Permanente
OBSERVAES
05.02.11 Controle da Contabilidade
05.02.11.10 Guia de Recolhimento do FINSOCIAL
Indicao da legislao sobre temporalidade Decreto-Lei Federal n. 2.049/1983 Art. 9. - A ao para cobrana das contribuies devidas ao FINSOCIAL prescrever no prazo de dez anos, contados a partir da data prevista para seu recolhimento.
03.03.08 Recolhimento de encargos sociais e contribuies
03.03.08.05 Relao Anual de Informaes Sociais RAIS
Indicao da legislao sobre denominao do srie documental CLT Consolidao das Leis do Trabalho DL N. 5.452/1943 , Seo II, Das Relaes Anuais de Empregados, Art. 360. Toda empresa compreendida na enumerao do Art. 352, 1, (p. nas autarquias, empresas pblicas, sociedades de economia mista e demais rgos da Administrao Pblica, direta ou indireta, por empregados sujeitos ao regime da CLT.)deste Captulo, qualquer que seja o nmero de seus empregados, deve apresentar anualmente s reparties competentes do Ministrio do Trabalho, de 2 de maio a 30 de junho, uma relao, em 3(trs) vias, de todos os seus empregados, segundo o modelo que for expedido. Decreto Federal N. 76.900/1975 institui a Relao Anual de Informaes Sociais RAIS
06.01.06 Avaliao e destinao de documentos
06.01.06.02 Tabela de temporalidade de documentos
Necessidades administrativas sobre temporalidade Fica na unidade enquanto estiver vigente e no elimina. Algum pode reclamar que uma eliminao no respeitou os prazos da tabela e na verdade foram respeitados os prazos da tabela vlida na poca da eliminao e no da atual. Informado pelo produtor/acumulador do documento.
Lembramos que ao pesquisar a legislao especfica em busca da temporalidade, possvel encontrar tambm a denominao legal da srie documental, o que contribui para a padronizao da denominao do documento.
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Momento 3: DEFININDO OS PRAZOS DE GUARDA Realizada a pesquisa na legislao e o estudo das necessidades administrativas podemos agora comear a preencher o campo PRAZOS DE GUARDA na Tabela.
PRAZOS DE GUARDA (em anos) - com fundamento em legislao especfica ou nas demandas administrativas para cada srie documental dever ser indicado o correspondente prazo de guarda, ou seja, o tempo de permanncia de cada conjunto documental na unidade produtora e na unidade com atribuies de arquivo. Decreto n 48.897/2004, artigo 21
Para ficar mais claro, vamos explicar detalhadamente as informaes que devero ser preenchidas em cada um de seus subcampos. UNIDADE PRODUTORA: deve ser indicado o nmero de anos em que o documento dever permanecer no arquivo corrente, cumprindo a finalidade para a qual foi produzido. (Decreto n 48.897/2004, artigo 21, inciso I) Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que se conservam junto s unidades produtoras em razo de sua vigncia e da freqncia com que so por elas consultados (Decreto n 48.897/2004, artigo 4, inciso I) Quando utilizamos o conceito vigncia, na unidade produtora, estamos nos referindo ao intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produo. Este intervalo de tempo dever, sempre que possvel, ser definido em anos e quando no for possvel, recomendamos o uso da palavra VIGNCIA. O registro da informao que explica o trmino da VIGNCIA dever ser inserido no campo OBSERVAES.
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Exemplo:
PRAZOS DE GUARDA (em anos) ATIVIDADES DOCUMENTOS DESTINAO
Unidade Produtora
Eliminao
Guarda Permanente
OBSERVAES
04.05.08 Controle da guarda e do uso de veculos 04.05.09 Controle do consumo de combustvel
04.05.08.15 Processo relativo ao uso irregular de veiculo oficial 04.05.09.05 Quadro demonstrativo mensal de consumo de combustvel 1 vigncia
A vigncia esgota-se com o trmino da apurao ou com a prescrio criminal.
UNIDADE COM ATRIBUIES DE ARQUIVO DE CADA RGO OU ENTIDADE: deve ser indicado o nmero de anos em que o documento dever permanecer na unidade com atribuies de arquivo cumprindo prazos prescricionais ou precaucionais (documentos intermedirios). (Decreto n 48.897/2004, artigo 21, inciso II) Consideram-se documentos intermedirios aqueles com uso pouco freqente que aguardam prazos de prescrio e precauo nas unidades que tenham atribuies de arquivo (Decreto n 48.897/2004, artigo 4, inciso II). Os prazos considerados para a definio do tempo de guarda na Unidade com atribuies de arquivo so os seguintes:
Prazo de prescrio intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do Poder Judicirio para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos documentos ser dilatado sempre que ocorrer a interrupo ou suspenso da prescrio, em conformidade com a legislao vigente. (Decreto n 48.897/2004, artigo 22, inciso II)
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Exemplo:
Recorte da Legislao Lei federal n. 8.306, de 11 de maio de 1990 Dispe sobre o Fundo de Garantia do Tempo de Servio. Artigo 23. Competir ao Ministrio do Trabalho e da Previdncia Social, a verificao em nome da Caixa Econmica Federal, do cumprimento do disposto nesta lei, especialmente quanto apurao dos dbitos e das infraes praticadas pelos empregadores ou tomadores de servio, notificando-os para efetuarem e comprovarem os depsitos correspondentes e cumprirem as demais determinaes legais, podendo, para tanto, contar com o concurso de outros rgos do Governo Federal, na forma que vier a ser regulamentada. 5. O processo de fiscalizao, de autuao e de imposio de multas reger-se- pelo disposto no Titulo VII da CLT, respeitado o privilgio do FGTS prescrio trintenria.
DESTINAO
Unidade Produtora
Unidade com atribuies de arquivo 30
Eliminao
Guarda Permanente
OBSERVAES
05.02.11 Controle da contabilidade
05.02.11.09 Guia de Recolhimento de FGTS 1 Lei Federal n. 8.036/90, art. 23, 5.
Prazo de Precauo intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por precauo, antes de elimin-lo ou encaminh-lo para guarda permanente. (Decreto n 48.897/2004, artigo 22, inciso III)
Exemplo:
PRAZOS DE GUARDA (em anos) ATIVIDADES DOCUMENTOS DESTINAO
Unidade Produtora
Eliminao
Guarda Permanente
OBSERVAES
04.02.04 Registro da movimentao de bens patrimoniais
04.02.04.04 Processo de transferncia de bens patrimoniais 1 5
As informaes esto contidas no documento Inventrio fsico de bens patrimoniais mas por precauo o processo deve ser guardado por mais 5 anos. Caso haja alguma irregularidade no Inventrio quando analisado pelo Tribunal de Contas, as informaes do processo podero auxiliar na elucidao dos problemas.
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O prazo de guarda do documento na unidade com atribuies de arquivo, freqentemente, coincide com o seu prazo prescricional e precaucional e deve ser contado a partir do cumprimento do prazo de vigncia na Unidade Produtora. importante considerar que estes prazos podem ser interrompidos quando instaurada uma ao judicial ou por qualquer ato inequvoco ainda que extrajudicial, passando a se contar o prazo, novamente, a partir da data da deciso ou resoluo do ato que a interrompeu. Entretanto, uma simples consulta ao documento no interrompe a contagem do prazo previsto na Unidade com Atribuies de Arquivo.
Momento 4: DEFININDO A DESTINAO O ltimo passo da avaliao definir, em razo de seus valores, se a DESTINAO de cada um das sries documentais a guarda permanente ou a eliminao.
DESTINAO entende-se por destinao a deciso decorrente da avaliao documental, que determina o seu encaminhamento. Decreto n 48.897/2004, artigo 20, pargrafo 1
Esclarecendo, vamos explicar detalhadamente as informaes que devero ser preenchidas em cada um de seus subcampos. GUARDA PERMANENTE: Os documentos destinados guarda permanente so aqueles cujas informaes so consideradas imprescindveis ao rgo produtor e para a comunidade. Esses documentos, alm dos valores administrativo, legal e fiscal, agregam tambm os valores histrico, probatrio e
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informativo que lhes so atribudos, portanto, devem ser definitivamente preservados a fim de comprovar direitos e servir como fonte de pesquisa. So exemplos de documentos de guarda permanente os constitutivos e extintivos de direitos, os que encerram orientaes normativas, os que refletem a evoluo social, econmica e administrativa da instituio, os que emanam da direo superior, como planos, projetos, programas e relatrios anuais, os que tratam de poltica de pessoal, dentre outros.
Documentos de guarda permanente so aqueles que, esgotados os prazos de guarda previstos no inciso I deste artigo, devem ser preservados, por fora das informaes neles contidas, para a eficcia da ao administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa. Decreto n 48.897/2004, artigo 5, inciso II
Exemplo:
DESTINAO
Unidade Produtora
Eliminao
Guarda Permanente
OBSERVAES
01.02.02 Execuo, acompanhamento e avaliao de atividades
01.02.02. 06 Relatrio anual de atividades do rgo, entidade ou empresa 5 5 b O documento importante para a preservao da memria institucional.
ELIMINAO: Os documentos destinados eliminao so aqueles que j cumpriram seus prazos de guarda na unidade produtora e na unidade com atribuies de arquivo e no apresentam valor secundrio que justifique a sua guarda.
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Documentos de guarda temporria: so aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades que tenham atribuies de arquivo (...), podem ser eliminados sem prejuzo para a coletividade ou memria da Administrao Pblica Estadual. Decreto n 48.897/2004, artigo 5, inciso I
Exemplo:
DESTINAO
Unidade Produtora
Eliminao
Guarda Permanente
OBSERVAES
04.02.02 Defesa de bens patrimoniais 04.02.04 Registro da movimentao dos bens patrimoniais
04.02.02.01 Certificado de garantia vigncia b
Justifica-se a guarda somente durante o prazo de validade do certificado.
04.02.04.04 Processo de transferncia de bens patrimoniais 1 5 b As informaes esto contidas no Inventrio fsico de bens patrimoniais.
importante lembrar que dos conjuntos documentais destinados eliminao dever ser retida uma amostra representativa, com base no interesse que os mesmos apresentam para a pesquisa. Para isso, as Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo devero propor critrios para orientar a seleo de amostragens dos documentos destinados eliminao. (Decreto n 48.897/2004, artigo 35, pargrafo nico)
Amostragem - dos documentos destinados eliminao sero selecionadas amostragens para guarda permanente. Considera-se amostragem documental o fragmento representativo de um conjunto de documentos destinado eliminao, selecionado por meio de critrios qualitativos e quantitativos. Decreto n 48.897/2004, artigo 29, pargrafo nico
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Momento 5: PREENCHENDO O CAMPO OBSERVAES Este campo da Tabela reservado para o registro de informaes sobre cada um dos tipos documentais, tais como: legislao que determina a prescrio e a produo do documento, a explicao da utilizao do termo vigncia quando no for possvel estabelecer o prazo em anos, a justificativa do prazo de guarda decorrente das necessidades administrativas, dentre outras.
OBSERVAES para cada srie documental mencionada nas Tabelas de Temporalidade de Documentos devero ser registrados, a ttulo de observaes, os atos legais e as razes de natureza administrativa que fundamentaram a indicao dos prazos propostos ou ainda informaes relevantes sobre a produo, guarda ou contedo do documento. Decreto n 48.897/2004, artigo 20, pargrafo 4
Exemplo:
OBSERVAES
A vigncia esgota-se com a elaborao de um novo manual. A vigncia esgota-se com o trmino das fases recursal e executria. As informaes constam da Relao de adiantamentos concedidos, encaminhada ao TCESP. Lei Complementar Estadual n. 709/93, art. 41, 1. Lei Federal n. 8.212/91, art. 46 O documento importante para a preservao da memria institucional. O documento integra o Processo de contratao de agencia de publicidade. Trata-se de cpia pois o documento integra o processo e deve obedecer ao seu prazo de guarda e destinao. A eliminao est condicionada inexistncia de outros fatores determinantes de sua guarda.
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Ilustrao da Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-meio
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Mdulo
CONSISTNCIA, ANLISE, APROVAO E OFICIALIZAO DO PLANO DE CLASSIFICAO E DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS: ATIVIDADES-FIM
Momento 1: CONSISTNCIA Uma etapa importante que deve ser realizada no rgo ou entidade o momento da consistncia tcnica e jurdica do trabalho como um todo. Verificar a lgica estabelecida internamente para funes, subfunes e atividades dentro do Plano de Classificao. Verificar a padronizao da denominao dos tipos documentais identificados. Conferir se todos os campos referentes a prazos de guarda e destinao esto devidamente preenchidos para cada srie documental. Conferir se no campo OBSERVAES a referncia legal est anotada corretamente. Padronizar o modo de escrever as observaes.
Verificar se a codificao est correta.

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Momento 2: ANLISE JURDICA Solicitar consultoria/assessoria jurdica do rgo/entidade e ao representante da rea jurdica que integra a Comisso a anlise dos prazos de guarda definidos para cada srie documental com base na legislao e nas necessidades administrativas.
Solicitar consultoria/assessoria jurdica do rgo/entidade a averiguao da pertinncia e adequao da legislao citada na Tabela de Temporalidade.
Momento 3: ANLISE TCNICO-ARQUIVSTICA As Comisses devero encaminhar ao Arquivo do Estado, rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, relatrio propondo o Plano e a Tabela a serem institudos, de acordo com o Decreto n 29.838/89, artigo 7, para que a equipe tcnica analise os instrumentos e verifique a consistncia tcnico-arquivstica do trabalho realizado. Os coordenadores das Comisses devero anexar ao material a ser enviado, o parecer emitido pela consultoria/assessoria jurdica do rgo/entidade aprovando a temporalidade e destinao dos documentos, bem como a pertinncia das referncias legais constantes da Tabela.
A equipe tcnica do SAESP, aps apreciao do Plano e da Tabela, encaminhar s Comisses parecer onde constaro eventuais correes ou sugestes de aperfeioamento tcnico na rea arquivstica.
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Momento 4: OFICIALIZAO DO PLANO DE CLASSIFICAO E DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS A verso revista do Plano e da Tabela dever ser encaminhada oficialmente ao Arquivo do Estado, rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP, para aprovao, nos termos do Decreto n 48.897/2004, artigo 37, pargrafo 1.
As propostas de Plano de Classificao e de Tabelas de Temporalidade de Documentos relativos s suas atividades-fim dos rgos da Administrao Pblica Estadual devero ser encaminhadas ao Arquivo do Estado para aprovao e posteriormente oficializadas, nos termos do Decreto n. 29.838, de 18 de abril de 1989. Decreto n. 48.897/2004, art. 37, 1
Em seguida, o relatrio elaborado pela Comisso propondo a tabela de temporalidade a ser instituda, aprovado pelo Arquivo do Estado, dever ser submetido ao Titular da Pasta para homologao e publicao no Dirio Oficial do Estado de So Paulo, nos termos do Decreto n 29.838/89, artigos 7 ao 9.
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OBSERVAO : OFICIALIZAO DO PLANO DE CLASSIFICAO E DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
Decreto 29.838/89 Artigo 7 - Concludos os trabalhos, a Comisso elaborar relatrio propondo a tabela de temporalidade a ser instituda, o qual, apreciado pelo rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, ser submetido ao Titular da Pasta. Pargrafo nico - Acolhida a proposta, a tabela de temporalidade ser publicada no Dirio Oficial do Estado por 3 (trs) dias consecutivos. Artigo 8 - Qualquer impugnao aos critrios de valorao adotados na tabela de temporalidade dever ser dirigida ao Titular da Pasta, no prazo de 15 (quinze) dias, a contar da ltima publicao. 1 - A impugnao ser encaminhada, previamente, Comisso e ao rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, que devero se manifestar, sucessivamente, no prazo de 10 (dez) dias cada um, o primeiro deles, contado da data do protocolamento da impugnao. 2 - A deciso da impugnao ser irrecorrvel e dever ser publicada no prazo de 30 (trinta) dias a contar da data do protocolamento da impugnao. Artigo 9 - A homologao da tabela de temporalidade pelo Titular da Pasta ser publicada no Dirio Oficial do Estado.
.Dv
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Mdulo
APLICATIVO PROPOSTA DE PLANO DE CLASSIFICAO E TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS: ATIVIDADES-FIM
oi desenvolvido pelo Arquivo do Estado, rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP, um Aplicativo a partir do
Microsoft ACCESS para auxiliar na elaborao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Fim. Esse Aplicativo destinado a todos os rgos/entidades integrantes do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP, e tem como objetivo facilitar o trabalho de consolidao de todas as informaes levantadas, necessrias elaborao dos referidos instrumentos. Acompanha O Aplicativo Proposta de Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade: Atividades-Fim um Manual de Instrues (ANEXO III) que explica desde como instalar o Aplicativo at o cadastramento das funes, subfunes, atividades, tipos documentais, prazos de guarda, destinao e o registro de informaes no campo Observaes. O programa de instalao do Aplicativo est disponvel no Cd-rom que acompanha este Manual de Treinamento. O Aplicativo Proposta de Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade: Atividades-Fim e o Manual de Instrues so partes integrantes deste manual.
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Glossrio
GLOSSRIO
A rquivos Pblicos
Entende-se por Arquivos Pblicos os conjuntos de documentos produzidos, recebidos e acumulados por rgos pblicos, autarquias, fundaes institudas ou mantidas pelo Poder Pblico, empresas pblicas, sociedades de economia mista, entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos e organizaes sociais, no exerccio de suas funes e atividades. (Decreto n 48.897/2004, artigo 1) Atividade Considera-se como atividade a ao, o encargo ou o servio decorrente do exerccio de uma funo que pode ser identificada como atividade-meio e atividade-fim. (Decreto n 48.897/2004, artigo 17) Atividade-Fim Ao, encargo ou servio que um rgo leva a efeito para o efetivo desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na produo e acumulao de documentos de carter substantivo e essencial para o seu funcionamento. (Decreto n 48.897/2004, art. 17, II) Atividade-Meio Ao, encargo ou servio que um rgo leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na produo e acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio. (Decreto n 48.897/2004, art. 17,I) Avaliao de Documentos Entende-se por avaliao de documentos o processo de anlise que permite a identificao dos valores dos documentos, para fins de definio de seus prazos de guarda e destinao, seja para eliminao ou para guarda permanente. O instrumento resultante da avaliao a Tabela de Temporalidade de Documentos. (Decreto n 48.897/2004, artigo 19, pargrafo nico)
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C lassificao de Documentos
Entende-se por classificao de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao rgo produtor, funo, subfuno e atividade responsvel por sua produo ou acumulao. O instrumento resultante da classificao o Plano de Classificao de Documentos. (Decreto n 48.897/2004, artigo 10, pargrafo nico) Cdigo de Classificao O cdigo de classificao da srie documental a referncia numrica que a associa ao seu contexto de produo, e composto das seguintes unidades de informaes: rgo produtor, funo, subfuno, atividade e srie documental. (Decreto n 48.897/2004, artigo 13)
Documentos de Arquivo
So documentos de arquivo todos os registros de informao, em qualquer suporte, inclusive o magntico ou ptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual. Os documentos de arquivo so identificados como correntes, intermedirios e permanente. Os documentos de arquivo, em razo de seus valores, podem ter guarda temporria ou guarda permanente. (Decreto n 48.897/2004, artigo 3 , 4 e 5) Documentos de Arquivo Correntes Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que se conservam junto s unidades produtoras em razo de sua vigncia e da freqncia com que so por elas consultados. (Decreto n 48.897/2004, artigo 4, inciso I) Documentos de Arquivo de Guarda Permanente So documentos de guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de guarda previstos no inciso I deste artigo, devem ser preservados, por fora das informaes neles contidas, para a eficcia da ao administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa. (Decreto n 48.897/2004, artigo 5, inciso II) Documentos de Arquivo de Guarda Temporria So documentos de guarda temporria aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades que tenham atribuies de arquivo nas Secretarias de Estado, ou na Seo Tcnica de Arquivo Intermedirio, do Arquivo do Estado, podem ser eliminados sem prejuzo para a coletividade ou memria da Administrao Pblica Estadual. (Decreto n 48.897/2004, artigo 5, inciso I)
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Documentos de Arquivo Intermedirios Consideram-se documentos intermedirios aqueles com uso pouco freqente que aguardam prazos de prescrio e precauo nas unidades que tenham atribuies de arquivo nas Secretarias de Estado, ou na Seo Tcnica de Arquivo Intermedirio, do Arquivo do Estado. (Decreto n 48.897/2004, artigo 4, inciso II) Documentos de Arquivo Permanentes Consideram-se documentos permanentes aqueles com valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. (Decreto n 48.897/2004, artigo 4, inciso III)
E spcie Documental
Configurao que assume um documento, de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Exemplos: Boletim, Certido, Declarao, Relatrio, e outros. (Dicionrio de Terminologia Arquivstica Camargo, Ana Maria de Almeida; Bellotto, Heloisa Liberalli)
F uno
Considera-se funo o conjunto de atividades que o Estado exerce para a consecuo de seus objetivos, que pode ser identificada como direta ou essencial (atividade-fim) e indireta ou auxiliar (atividade-meio). (Decreto n 48.897/2004, artigo 15)
Gesto de Documentos de Arquivo

Considera-se Gesto de Documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, classificao, avaliao, tramitao, uso, arquivamento e reproduo, que assegura a racionalizao e a eficincia dos arquivos. (Decreto n 48.897/2004, art. 8)
rgo Produtor
a instituio ou entidade juridicamente constituda e organizada responsvel pela execuo de funes do Estado. (Decreto n 48.897/2004, artigo 14)
P lano de Classificao de Documentos

o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo. (Decreto n 48.897/2004, art. 10)
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Prazo de Precauo Intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por precauo, antes de elimina-lo ou encaminh-lo para guarda permanente. (Decreto n 48.897/2004, art. 22, III) Prazo de Prescrio Intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do Poder Judicirio para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos documentos ser dilatado sempre que ocorrer a interrupo ou a suspenso da prescrio, em conformidade com a legislao vigente. (Decreto n 48.897/2004, art. 22, II) Prazo de Vigncia Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produo. (Decreto n 48.897/2004, art. 22, I)
S rie Documental
o conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido por um mesmo rgo, em decorrncia do exerccio da mesma funo, subfuno e atividade e que resultam de idntica forma de produo e tramitao e obedecem mesma temporalidade e destinao. (Decreto n 48.897/2004, art. 12) Subfuno Considera-se subfuno o agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfuno a uma modalidade da respectiva funo. (Decreto n 48.897/2004, artigo 16)
Tabela de Temporalidade de Documentos

o instrumento resultante da avaliao documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinao de cada srie documental. (Decreto n 48.897/2004, artigo 19) Tipo Documental Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Boletim de Ocorrncia, Certido de Nascimento, Declarao de Bens, Relatrio de Atividades, e outros. (Dicionrio de Terminologia Arquivstica Camargo, Ana Maria de Almeida; Bellotto, Heloisa Liberalli)
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Anexo
FUNDAMENTOS LEGAIS E TCNICOS DO TRABALHO ARQUIVSTICO
Lei Federal 8.159, de 8 de janeiro de 1991

Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias CAPTULO I Disposies Gerais Artigo 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Artigo 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Artigo 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Artigo 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos, informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Artigo 5 - A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta lei. Artigo 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II Dos Arquivos Pblicos Artigo 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privado encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 - A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Artigo 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas freqentes. 2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
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3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Artigo 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Artigo 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. CAPTULO III Dos Arquivos Privados Artigo 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Artigo 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Artigo 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Artigo 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Artigo 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Artigo 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. CAPTULO IV Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas Artigo 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional, os do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 - So Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica. Artigo 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Artigo 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Artigo 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Artigo 21 - Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta lei. CAPTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos Artigo 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.
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Artigo 23 - Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. 2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 - O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo. Artigo 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposies Finais Artigo 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Artigo 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). 1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 - A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Artigo 27 - Esta lei entra em vigor na data de sua publicao. Artigo 28 - Revogam-se as disposies em contrrio.
Decreto n 22.789, de 19 de outubro de 1984 Institui o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP
FRANCO MONTORO, Governador do Estado de So Paulo, no uso de suas atribuies legais, com fundamento no artigo 89, da lei n 9.717, de 30 de janeiro de 1967, Considerando que todos os documentos arquivsticos gerados pela atuao do Governo do Estado de So Paulo constituem parte integrante de seu patrimnio arquivstico; Considerando que o patrimnio arquivstico um bem pblico cuja integridade cabe ao Estado assegurar; Considerando que a destruio indiscriminada de documentos efetuada sem critrios pode acarretar prejuzos irrecuperveis Administrao e Histria; Considerando que as atividades de administrao dos documentos arquivsticos compem-se de diversas fases que devem ser desenvolvidas de modo harmnico e integrado, respeitando-se as especialidades de cada rgo gerador de documentao; Considerando que as concluses apresentadas pela Comisso Especial de Estudos instituda por Despacho de 10, publicado no Dirio Oficial do Estado de 11 de novembro de 1983, com a finalidade de realizar estudos relativos organizao organizao de um Sistema Estadual de Arquivos; e Considerando finalmente que, a exposio de motivos apresentada pelo Secretrio Extraordinrio da Cultura, Decreta: Artigo 1 - Fica institudo, nos termos deste decreto, o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP. Artigo 2 - O Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP tem como objetivos principais: assegurar a proteo e apresentao dos documentos do Poder Pblico Estadual, tendo em vista o seu valor administrativo e histrico e os interesses da comunidade;
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harmonizar as diversas fases da administrao dos documentos arquivsticos, atendendo s peculiaridades dos rgos geradores da documentao; facilitar o acesso ao patrimnio arquivstico pblico de acordo com as necessidades da comunidade. Artigo 3 - Para os fins deste decreto consideram-se integrantes do patrimnio arquivstico pblico todos os documentos, de qualquer tipo e natureza, gerados e acumulados no decurso das atividades de cada rgo da Administrao do Estado de So Paulo, que se distribuem em: arquivos correntes, constitudos pelos conjuntos de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes; arquivos intermedirios, constitudos pelos conjuntos de documentos procedentes de arquivos correntes e que aguardam destinao final em depsitos de armazenagem temporria; arquivos permanente, constitudos pelos conjuntos de documentos que assumem valor cultural, de testemunho, extrapolando a finalidade especfica de sua criao e aos que devem ser assegurados a preservao e o acesso pblico. Artigo 4 - O Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP conta com: rgo central: Diviso de Arquivo do Estado, do Departamento de Museus e Arquivos, da Secretaria da Cultura; rgos regionais: Delegacias Regionais da Cultura, do Departamento de Atividades Regionais da Cultura, da Secretaria da Cultura; rgos setoriais: 1 (um) em cada Secretaria do Estado e Autarquia. Pargrafo nico - A definio dos rgos setoriais previstos no inciso III deste artigo ser objeto de decretos especficos e recair em unidade tcnica j existente na estrutura organizacional de cada Secretaria de Estado e Autarquia. Artigo 5 - Podero, tambm, participar do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, mediante celebrao de convnios com o Governo do Estado, por sua Secretaria da Cultura, aps prvia autorizao e observada a legislao pertinente, rgos dos Poderes Legislativo e Judicirio estaduais, das Administraes municipais, as Fundaes institudas pelo Poder Pblico, as Empresas nas quais o Estado tenha participao majoritria e demais Entidades de Direito Privado. Artigo 6 - A Diviso de Arquivo do Estado, do Departamento de Museus e Arquivos, como rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo e alm de suas atribuies normais, cabe: estabelecer a articulao com os rgos integrantes do SAESP e com unidades afins; elaborar princpios, diretrizes, normas e mtodos sobre organizao e funcionamento das atividades de arquivo; prestar orientao tcnica aos rgos integrantes do Sistema e a unidades responsveis pela guarda de documentos arquivsticos; orientar e controlar a elaborao dos planos de destinao de documento; controlar o encaminhamento obrigatrio aos arquivos competentes dos documentos acumulados nas unidades responsveis pela guarda dos arquivos intermedirios e correntes; providenciar a celebrao de convnios entre o Governo do Estado, por sua Secretaria da Cultura, e entidades, pblicas e privadas, municipais, estaduais, nacionais ou internacionais, visando atingir os objetivos do Sistema; administrar os convnios de que trata o inciso anterior e fiscalizar as correspondentes prestaes de contas; manter cadastro geral atualizado das unidades responsveis pela guarda de documentos arquivsticos; produzir textos de interesse para o SAESP; elaborar programas de divulgao do Sistema e dos acervos disposio do pblico; desenvolver estudos visando instalao de arquivos intermedirios ou permanentes; propor a poltica de acesso aos documentos pblicos; promover a organizao de eventos culturais relacionados ao Sistema; promover a realizao de cursos para o desenvolvimento dos recursos humanos do Sistema. Artigo 7 - As Delegacias Regionais da Cultura, do Departamento de Atividades Regionais da Cultura, alm de suas atribuies normais, tm, como rgos regionais do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo, em suas respectivas reas de atuao, as seguintes atribuies: manter contatos com autoridades pblicas e com responsveis pela guarda de documentos arquivsticos, com a finalidade de divulgar o Sistema; promover a articulao entre as unidades responsveis pela guarda de documentos arquivsticos; colaborar com o rgo central do Sistema no desempenho de suas atribuies, especialmente: na orientao e no controle da elaborao dos planos de destinao de documentos; no controle do encaminhamento aos arquivos competentes dos documentos acumulados nas unidades responsveis pela guarda de arquivos intermedirios e correntes; em estudos visando instalao de arquivos intermedirios ou permanentes;
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na coleta de dados necessrios elaborao de programas e projetos; na promoo de eventos relacionados ao Sistema. Artigo 8 - Os rgos setoriais do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo tm as seguintes atribuies: assistir as autoridades das Secretarias de Estado ou das Autarquias a que pertencem, nos assuntos relacionados com o Sistema; planejar e acompanhar a execuo, no mbito das Secretarias de Estado ou Autarquias a que pertencerem, dos programas, diretrizes e normas emanadas do rgo central do Sistema; elaborar, em conformidade com as diretrizes emanadas do rgo central, o conjunto de normas disciplinadoras da recepo, produo, tramitao, arquivamento, preservao e transferncia dos documentos gerados em seus respectivos mbitos de atuao; prestar orientao tcnica, controlar e, quando for o caso, executar as atividades arquivsticas, em seus respectivos mbitos de atuao; manter cadastro das unidades pertencentes s suas estruturas organizacionais, responsveis por atividades de arquivo, bem como das relaes de sries documentais que essas unidades mantm sob custdia e que fazem parte de seus arquivos correntes; prestar ao rgo central informaes sobre suas atividades; apresentar sugestes para o aprimoramento do Sistema. Artigo 9 - Ao Diretor da Diviso de Arquivo do Estado, enquanto dirigente de unidade de despesa, cabe exercer as competncias previstas nos artigos 92 e 105 do DECRETO n 20.955, de 1 de junho de 1983. Artigo 10 - Fica instituda, junto ao rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo, a Comisso Estadual de Arquivo. Artigo 11 - A Comisso Estadual de Arquivo cabe: prestar, ao rgo central do SAESP, assessoramento de ordem tcnica e histrico-cultural; manifestar-se sobre instrues normativas emanadas do rgo central ou dos rgos setoriais do SAESP; propor modificaes aprimoradoras do Sistema; propor medidas para o inter-relacionamento das atividades dos arquivos correntes e dos arquivos intermedirios e permanentes; propor a constituio de comisses ou grupos de trabalho para tratar de assuntos especficos; elaborar seu regimento interno. Artigo 12 - A Comisso Estadual de Arquivo tem a seguinte composio: 2 (dois) membros escolhidos pelo Secretrio da Cultura; Diretor da Diviso de Arquivo do Estado, do Departamento de Museus e Arquivos, da Secretaria da Cultura; 1 (um) representante da Fundao do Desenvolvimento Administrativo - FUNDAP; 1 (um) representante do Curso de Arquivo ou do Curso de Histria de cada Universidade Estadual; 1 (um) representante da Associao dos Arquivistas Brasileiros - ncleo do Estado de So Paulo. 1 - Os Membros da Comisso Estadual de Arquivo sero designados pelo Secretrio da Cultura para um mandato de 2 (dois) anos, permitida a reconduo, sendo, no caso dos representantes previstos nos incisos III a V deste artigo, mediante indicao dos respectivos rgos de origem. 2 - No caso de vaga em data anterior do trmino do mandato, o Secretrio da Cultura designar novo membro para o perodo restante. 3 - O Presidente ser indicado pelos membros da Comisso, dentre seus pares, em lista trplice apresentada ao Secretrio da Cultura, que o designar. 4 - O Presidente, alm do voto de membro da Comisso, ter o voto de desempate. Artigo 13 - Fica vedada a eliminao de documentos integrantes do patrimnio arquivstico pblico, sem prvia consulta ao rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo. Artigo 14 - A implantao do Sistema institudo por este decreto ser feita gradativamente, de acordo com as disponibilidades oramentrias e financeiras. Artigo 15 - Este decreto entrar em vigor na data de sua publicao.
Decreto N 29.838, de 18 de abril de 1989 Dispe sobre a constituio de Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo nas Secretarias de Estado e d outras providncias
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ORESTES QURCIA, Governador do Estado de So Paulo, no uso de suas atribuies legais, e Considerando as disposies do DECRETO n 22.789, de 19 de outubro de 1984, que criou o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo -SAESP; Considerando a responsabilidade dos rgos da Administrao do Estado na proteo e conservao dos documentos de valor probatrio, informativo, cultural e histrico; Considerando a necessidade de reduzir ao mnimo essencial a documentao acumulada nos arquivos das Secretarias de Estado, sem prejuzo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintitos de direito, das informaes indispensveis ao processo decisrio e preservao da memria histrica, Decreta: Artigo 1 - Em cada Secretaria de Estado dever ser constituda, dentro de 45 (quarenta e cinco) dias, a contar da publicao deste decreto, uma Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo visando elaborao de tabela de temporalidade dos documentos mantidos nos arquivos da respectiva Pasta. Artigo 2 - A Comisso de que trata o artigo anterior dever ser integrada, necessariamente, por funcionrios e/ou servidores representantes das reas jurdica, de administrao geral, de administrao financeira e de arquivo e por representantes das reas especficas da documentao a ser avaliada. Pargrafo nico - A Comisso dever ser composta por 5 (cinco), 7 (sete) ou 9 (nove) membros, designados pelo Titular da Pasta. Artigo 3 - A Comisso ser assessorada por funcionrio ou servidor ligado rea de Histria, indicado pelo rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo-SAESP. Artigo 4 - Para proceder identificao dos conjuntos documentais a serem analisados pela Comisso, ser designada uma equipe de funcionrios e/ou servidores pelo Titular da Pasta. Artigo 5 - Os trabalhos a que se referem os artigos 2, 3 e 4 deste decreto no sero remunerados e sero prestados sem prejuzo das atribuies prprias dos cargos ou funes e considerados como de servio pblico relevante. Artigo 6 - Para o atendimento do estabelecido no artigo 1, deste decreto, caber Comisso: I - escolher, dentre seus membros, o responsvel pela coordenao dos trabalhos; II - indicar a equipe que proceder identificao dos conjuntos documentais a serem analisados; III - propor os prazos de reteno e eliminao dos conjuntos documentais identificados. Artigo 7 - Concludos os trabalhos, a Comisso elaborar relatrio propondo a tabela de temporalidade a ser instituda, o qual, apreciado pelo rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, ser submetido ao Titular da Pasta. Pargrafo nico - Acolhida a proposta, a tabela de temporalidade ser publicada no Dirio Oficial do Estado por 3 (trs) dias consecutivos. Artigo 8 - Qualquer impugnao aos critrios de valorao adotados na tabela de temporalidade dever ser dirigida ao Titular da Pasta, no prazo de 15 (quinze) dias, a contar da ltima publicao. 1 - A impugnao ser encaminhada, previamente, Comisso e ao rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, que devero se manifestar, sucessivamente, no prazo de 10 (dez) dias cada um, o primeiro deles, contado da data do protocolamento da impugnao. 2 - A deciso da impugnao ser irrecorrvel e dever ser publicada no prazo de 30 (trinta) dias a contar da data do protocolamento da impugnao. Artigo 9 - A homologao da tabela de temporalidade pelo Titular da Pasta ser publicada no Dirio Oficial do Estado. Artigo 10 - A execuo das determinaes fixadas na tabela de temporalidade caber s unidades responsveis pelos arquivos de cada Secretaria de Estado. Artigo 11 - Ao rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP caber o reexame, a qualquer tempo, das tabelas de temporalidade e a prestao de orientao tcnica necessria ao fiel cumprimento deste decreto. Artigo 12 - Este decreto entrar em vigor na data de sua publicao. Palcio dos Bandeirantes, 18 de abril de 1989. ORESTES QURCIA Fernando Gomes de Moraes, Secretrio da Cultura Roberto Valle Rollemberg, Secretrio do Governo Publicado na Secretaria de Estado do Governo, aos 18 de abril de 1989.
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Decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004 Dispe sobre os Arquivos Pblicos, os documentos de arquivo e sua gesto, os Planos de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo, define normas para a avaliao, guarda e eliminao de documentos de arquivo e d providncias correlatas.
GERALDO ALCKMIN, GOVERNADOR DO ESTADO DE SO PAULO, no uso de suas atribuies legais, com base na manifestao da Secretria da Cultura, e Considerando que dever do Poder Pblico promover a gesto dos documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso s informaes neles contidas, de acordo com o 2 do artigo 216 da Constituio Federal e com o artigo 1 da Lei federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991; Considerando que ao Estado cabe a definio dos critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais, bem como a gesto e o acesso aos documentos de arquivo, de acordo com o artigo 21 da Lei federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991; Considerando as disposies do Decreto n 22.789, de 19 de outubro de 1984, que instituiu o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP e do Decreto n 29.838, de 18 de abril de 1989, que determinou a instituio de Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo; Considerando a necessidade urgente de se definirem critrios para reduzir ao essencial os documentos acumulados nos arquivos da Administrao Estadual, sem prejuzo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direitos, das informaes indispensveis ao processo decisrio e preservao da memria institucional; e Considerando, finalmente, a proposta apresentada pelo Arquivo do Estado, na condio de rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP elaborada em parceria com as Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo D e c r e t a: SEO I Dos Arquivos Pblicos Artigo 1 - Entende-se por arquivos pblicos os conjuntos de documentos produzidos, recebidos e acumulados por rgos pblicos, autarquias, fundaes institudas ou mantidas pelo Poder Pblico, empresas pblicas, sociedades de economia mista, entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos e organizaes sociais, definidas como tal pela Lei Complementar n 846, de 4 de junho de 1998, no exerccio de suas funes e atividades. 1 - A sujeio das organizaes sociais s normas arquivsticas do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP constar dos contratos de gesto com o Poder Pblico. 2 - A cessao de atividade dos entes referidos no caput implica o recolhimento de seus documentos de guarda permanente ao Arquivo do Estado. 3 - Os documentos de valor permanente das empresas em processo de desestatizao, parcial ou total, sero recolhidos ao Arquivo do Estado, devendo constar tal recolhimento em clusula especfica de edital nos processos de desestatizao. Artigo 2 - A Administrao Pblica Estadual garantir acesso aos documentos de arquivos, nos termos da legislao vigente. SEO II Dos Documentos de Arquivo Artigo 3 - So documentos de arquivo todos os registros de informao, em qualquer suporte, inclusive o magntico ou ptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelos rgos e entidades referidos no artigo 1 deste decreto. Artigo 4 - Os documentos de arquivo so identificados como correntes, intermedirios e permanentes, na seguinte conformidade: I - consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que se conservam junto s unidades produtoras em razo de sua vigncia e da freqncia com que so por elas consultados;
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II - consideram-se documentos intermedirios aqueles com uso pouco freqente que aguardam prazos de prescrio e precauo nas unidades que tenham atribuies de arquivo nas Secretarias de Estado, ou na Seo Tcnica de Arquivo Intermedirio, do Arquivo do Estado; II - consideram-se documentos permanentes aqueles com valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Artigo 5 - Os documentos de arquivo, em razo de seus valores, podem ter guarda temporria ou guarda permanente, observados os seguintes critrios: I - so documentos de guarda temporria aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades que tenham atribuies de arquivo nas Secretarias de Estado, ou na Seo Tcnica de Arquivo Intermedirio, do Arquivo do Estado, podem ser eliminados sem prejuzo para a coletividade ou memria da Administrao Pblica Estadual; II - so documentos de guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de guarda previstos no inciso I deste artigo, devem ser preservados, por fora das informaes neles contidas, para a eficcia da ao administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa. Artigo 6 - As unidades de guarda dos documentos produzidos em cada Secretaria de Estado so as previstas na estrutura organizacional de cada Secretaria de Estado, definida de acordo com a legislao que lhe aplicada. SEO III Da Gesto de Documentos de Arquivo Artigo 7 - Cabe ao Arquivo do Estado, rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP, alm de suas atribuies normais e das previstas no artigo 6 do Decreto n 22.789, de 19 de outubro de 1984, propor a poltica estadual de gesto de documentos. Artigo 8 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, classificao, avaliao, tramitao, uso, arquivamento e reproduo, que assegura a racionalizao e a eficincia dos arquivos. Pargrafo nico - dever dos rgos da Administrao Pblica Estadual a gesto de documentos como instrumento de apoio administrao, cultura e ao desenvolvimento cientfico. Artigo 9 - So instrumentos bsicos da gesto de documentos os Planos de Classificao de Documentos e as Tabelas de Temporalidade de Documentos. SEO IV Dos Planos de Classificao de Documentos Artigo 10 - O Plano de Classificao de Documentos o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo. Pargrafo nico - Entende-se por classificao de documentos a seqncia das operaes tcnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao rgo produtor, funo, subfuno e atividade responsvel por sua produo ou acumulao. Artigo 11 - Os Planos de Classificao de Documentos das atividades-meio e das atividades-fim dos rgos da Administrao Pblica Estadual devero apresentar os cdigos de classificao das sries documentais com a indicao dos rgos produtores, das funes, subfunes e atividades responsveis por sua produo ou acumulao. Artigo 12 - Srie documental o conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido por um mesmo rgo, em decorrncia do exerccio da mesma funo, subfuno e atividade e que resultam de idntica forma de produo e tramitao e obedecem mesma temporalidade e destinao. Artigo 13 - O cdigo de classificao da srie documental a referncia numrica que a associa ao seu contexto de produo, e composto das seguintes unidades de informao: I - rgo produtor; II - funo; III - subfuno; IV - atividade; V - srie documental. Artigo 14 - O rgo produtor a instituio ou entidade juridicamente constituda e organizada responsvel pela execuo de funes do Estado. Artigo 15 - Considera-se funo o conjunto de atividades que o Estado exerce para a consecuo de seus objetivos, que pode ser identificada como: I - direta ou essencial, quando corresponde s razes pelas quais foram criados os diferentes rgos, entidades ou empresas, caracterizando as reas especficas nas quais atuam;
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II - indireta ou auxiliar, quando a que possibilita a infra-estrutura administrativa necessria ao desempenho concreto e eficaz de funo essencial. Pargrafo nico - A funes indiretas ou auxiliares na Administrao Pblica Estadual so: 1. organizao administrativa; 2. comunicao institucional; 3. gesto de recursos humanos; 4. gesto de bens materiais e patrimoniais; 5. gesto oramentria e financeira; 6. gesto de documentos e informaes; e 7. gesto de atividades complementares. Artigo 16 - Considera-se subfuno o agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfuno a uma modalidade da respectiva funo. Artigo 17 - Considera-se como atividade a ao, o encargo ou o servio decorrente do exerccio de uma funo, que pode ser identificada como: I - atividade-meio, quando se refere a ao, encargo ou servio que um rgo leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na produo e acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio; II - atividade-fim, quando se refere a ao, encargo ou servio que um rgo leva a efeito para o efetivo desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na produo e acumulao de documentos de carter substantivo e essencial para o seu funcionamento. Artigo 18 - Caber aos rgos da Administrao Pblica Estadual elaborar e atualizar os Planos de Classificao de Documentos relativos s suas atividades-fim, os quais devero ser aprovados pelo Arquivo do Estado, antes de sua oficializao. SEO V Das Tabelas de Temporalidade de Documentos Artigo 19 - A Tabela de Temporalidade de Documentos o instrumento resultante da avaliao documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinao de cada srie documental. Pargrafo nico - Entende-se por avaliao documental o processo de anlise que permite a identificao dos valores dos documentos, para fins da definio de seus prazos de guarda e de sua destinao. Artigo 20 - As Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades-meio e das atividades-fim dos rgos da Administrao Pblica Estadual devero indicar os rgos produtores, as sries documentais, os prazos de guarda e a destinao dos documentos, bem como sua fundamentao jurdica ou administrativa, quando houver. 1 - Entende-se por destinao a deciso decorrente da avaliao documental, que determina o seu encaminhamento. 2 - Ser destinado para eliminao, aps o cumprimento dos respectivos prazos de guarda, o documento que no apresentar valor que justifique sua guarda permanente. 3 - Ser destinado para guarda permanente o documento que for considerado de valor histrico, probatrio e informativo. 4 - Para cada srie documental mencionada nas Tabelas de Temporalidade de Documentos devero ser registrados, a ttulo de observaes, os atos legais e as razes de natureza administrativa que fundamentaram a indicao dos prazos propostos ou ainda informaes relevantes sobre a produo, guarda ou contedo do documento. Artigo 21 - Para cada srie documental dever ser indicado o correspondente prazo de guarda, ou seja, o tempo de permanncia de cada conjunto documental nos lugares indicados, a saber: I - unidade produtora: deve ser indicado o nmero de anos em que o documento dever permanecer no arquivo corrente, cumprindo a finalidade para a qual foi produzido; II - unidade com atribuies de arquivo de cada Secretaria: deve ser indicado o nmero de anos em que o documento dever permanecer na unidade com atribuies de arquivo de cada Secretaria cumprindo prazos prescricionais ou precaucionais. Pargrafo nico - Esgotada a vigncia do documento, fica autorizada a sua eliminao, desde que cumprido o prazo de guarda previsto na unidade produtora e na unidade com atribuies de arquivo de cada Secretaria. Artigo 22 - Os prazos considerados para a definio do tempo de guarda na unidade produtora ou na unidade com atribuies de arquivo de cada Secretaria so os seguintes: I - prazo de vigncia: intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produo.
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II - prazo de prescrio: intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do Poder Judicirio para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos documentos ser dilatado sempre que ocorrer a interrupo ou suspenso da prescrio, em conformidade com a legislao vigente. III - prazo de precauo: intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por precauo, antes de elimin-lo ou encaminh-lo para guarda permanente. Artigo 23 - Caber aos rgos da Administrao Pblica Estadual elaborar e atualizar as Tabelas de Temporalidade de Documentos relativas s suas atividades-fim, as quais devero ser aprovadas pelo Arquivo do Estado, antes de sua oficializao. SEO VI Da Eliminao de Documentos de Guarda Temporria Artigo 24 - A eliminao de documentos nos rgos da Administrao Pblica Estadual decorrente do trabalho de avaliao documental conduzido pelas respectivas Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo e dever ser executada de acordo com os procedimentos estabelecidos neste decreto. Artigo 25 - Toda e qualquer eliminao de documentos pblicos que no constem da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio, ou das Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades-fim dos rgos da Administrao Pblica Estadual, ser realizada mediante autorizao do Arquivo do Estado. Artigo 26 - O registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por meio de Relao de Eliminao de Documentos, conforme modelo constante do Anexo I, que faz parte integrante deste decreto. Pargrafo nico - Os rgos da Administrao Pblica Estadual, que ainda no oficializaram sua Tabela de Temporalidade de Documento - atividades-fim e pretendam proceder eliminao destes documentos, devero encaminhar a respectiva Relao de Eliminao de Documentos ao Arquivo do Estado, para aprovao. Artigo 27 - As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo, em decorrncia da aplicao das Tabelas de Temporalidade de Documentos, faro publicar no Dirio Oficial do Estado os Editais de Cincia de Eliminao de Documentos, conforme modelo constante do ANEXO II, que faz parte integrante deste decreto. 1 - O Edital de Cincia de Eliminao de Documentos tem por objetivo dar publicidade ao ato de eliminao de documentos, devendo conter informaes sobre os documentos a serem eliminados e sobre o rgo por eles responsvel. 2 - O Edital de Cincia de Eliminao de Documentos dever consignar um prazo de 30 (trinta) dias para possveis manifestaes ou, quando for o caso, possibilitar s partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cpias de peas de processos ou expedientes. Artigo 28 - O registro das informaes relativas execuo da eliminao dever ser efetuado por meio do Termo de Eliminao de Documentos, preenchido conforme modelo constante do ANEXO III, que faz parte integrante deste decreto. Pargrafo nico - Uma cpia de cada Termo de Eliminao de Documentos ser encaminhada ao Arquivo do Estado para a consolidao de dados e a realizao de estudos tcnicos na rea de gesto de documentos. Artigos 29 - Dos documentos destinados eliminao sero selecionadas amostragens para guarda permanente. Pargrafo nico - Considera-se amostragem documental o fragmento representativo de um conjunto de documentos destinado eliminao, selecionado por meio de critrios qualitativos e quantitativos. Artigo 30 - A eliminao de documentos pblicos sem valor para guarda permanente ser efetuada por meio da fragmentao manual ou mecnica dos suportes de registro das informaes. Pargrafo nico - Os documentos em suporte-papel sero doados nos termos da legislao vigente. SEO VII Da Guarda Permanente de Documentos Artigo 31 - So considerados documentos de guarda permanente: I - os indicados nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, que sero definitivamente preservados; II - os de arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas declarados de interesse pblico e social, nos termos da lei; III- todos os processos, expedientes e demais documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos rgos da Administrao Pblica Estadual at o ano de 1940. Artigo 32 - Os documentos de guarda permanente no podero ser eliminados aps a microfilmagem, digitalizao ou qualquer outra forma de reproduo, devendo ser preservados pelo prprio rgo produtor ou recolhidos ao Arquivo do Estado.
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Pargrafo nico Os documentos de guarda permanente, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo do Estado, devero estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao, acesso e controle. Artigo 33 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente. SEO VIII Das Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo Artigo 34 - As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo so grupos permanentes e multidisciplinares institudos nos rgos da Administrao Pblica Estadual nos termos do artigo 2 do Decreto n 29.838, de 18 de abril de 1989, responsveis pela elaborao e aplicao de Planos de Classificao e de Tabelas de Temporalidade de Documentos. Pargrafo nico - Os rgos que ainda no instituram suas Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo devero faz-lo dentro de 15 (quinze) dias, a contar da publicao deste decreto. Artigo 35 - As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo faro aplicar, em suas respectivas reas de atuao, os Planos de Classificao e as Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo. Pargrafo nico - As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo devero propor critrios para orientar a seleo de amostragens dos documentos destinados eliminao, conforme o disposto no artigo 29, pargrafo nico deste decreto. Artigo 36 - s Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo caber consultar, em caso de dvida, a Procuradoria Geral do Estado acerca das aes judiciais encerradas ou em curso nas quais a Fazenda Estadual figure como autora ou r, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos. Artigo 37 - s Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo cabe a elaborao e atualizao de Planos de Classificao de Documentos e de Tabelas de Temporalidade de Documentos decorrentes do exerccio das atividades-fim de seus respectivos rgos. 1- As propostas de Planos de Classificao e de Tabelas de Temporalidade de Documentos relativos s atividades-fim dos rgos da Administrao Pblica Estadual devero ser encaminhadas ao Arquivo do Estado para aprovao e posteriormente oficializadas, nos termos do Decreto n 29.838, de 18 de abril de 1989. 2- Ao Arquivo do Estado, na condio de rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo, caber o reexame, a qualquer tempo, das Tabelas de Temporalidade de Documentos. Artigo 38 - Para garantir a efetiva aplicao dos Planos de Classificao e das Tabelas de Temporalidade de Documentos, as Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo devero solicitar as providncias necessrias para sua incluso nos sistemas informatizados utilizados nos protocolos e arquivos de seus respectivos rgos. SEO IX Disposies Finais Artigo 39 - Ao Arquivo do Estado de So Paulo compete, sempre que solicitado, dar orientao tcnica na rea arquivstica s Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo para elaborao e aplicao de Planos de Classificao e de Tabelas de Temporalidade de Documentos. Artigo 40 - Ao Arquivo do Estado caber decidir sobre a convenincia e a oportunidade de transferncias e recolhimentos de documentos ao seu acervo. Pargrafo nico - As transferncias e os recolhimentos devero obedecer aos cronogramas definidos pelo prprio Arquivo do Estado. Artigo 41 - As disposies deste decreto aplicam-se tambm aos documentos arquivsticos eletrnicos, nos termos da lei. Artigo 42 - As disposies deste decreto aplicam-se, no que couber, s autarquias estaduais, s fundaes institudas ou mantidas pelo Poder Pblico, s empresas pblicas, sociedades de economia mista, entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos, e s organizaes sociais, definidas como tal pela Lei Complementar n 846, de 4 de junho de 1998, no exerccio de suas funes e atividades. Artigo 43 - Este decreto entra em vigor na data de sua publicao. PALCIO DOS BANDEIRANTES, 27 de agosto de 2004 GERALDO ALCKMIN
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Decreto n 48.898, de 27 de agosto de 2004 Aprova o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-Meio e d providncias correlatas.
GERALDO ALCKMIN, GOVERNADOR DO ESTADO DE SO PAULO, no uso de suas atribuies legais, com base na manifestao da Secretria da Cultura e na proposta apresentada pelo Arquivo do Estado, na condio de rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, e Considerando que dever do Poder Pblico promover a gesto dos documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso s informaes neles contidas, de acordo com o 2 do artigo 216 da Constituio Federal e com o artigo 1 da Lei federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991; Considerando que ao Estado cabe a definio dos critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais, bem como a gesto e o acesso aos documentos de arquivo, de acordo com o artigo 21 da Lei federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991; Considerando as disposies do Decreto n 22.789, de 19 de outubro de 1984, que instituiu o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP e do Decreto n 29.838, de 18 de abril de 1989, que determinou a instituio de Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo; Considerando os critrios e conceitos adotados no Estado para a gesto de documentos, aplicados para as atividades meio, D e c r e t a: SEO I DO PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAO PBLICA DO ESTADO DE SO PAULO: ATIVIDADES - MEIO Artigo 1 - Fica aprovado o Plano de Classificao de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades - Meio, constante do Anexo I, que faz parte integrante deste decreto, como modelo a ser adotado nos rgos da Administrao Pblica Estadual. Artigo 2 - O Plano de Classificao de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades - Meio apresenta um ndice, constante do Anexo II, que faz parte integrante deste decreto. Pargrafo nico - O ndice de que trata este artigo um instrumento complementar do Plano de Classificao que relaciona alfabeticamente e de forma permutada, todos os tipos documentais, funes, subfunes e atividades, bem como os termos e expresses utilizados com maior freqncia para a recuperao dos documentos, a partir das variantes do seu contedo e das modalidades de sua produo. SEO II DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAO PBLICA DO ESTADO DE SO PAULO: ATIVIDADES - MEIO Artigo 3 - Fica aprovada a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado do So Paulo: Atividades - Meio, como modelo a ser adotado nos rgos da Administrao Pblica Estadual constante do Anexo III, que faz parte integrante deste decreto. Pargrafo nico - A tabela referida no caput indica todos os documentos de arquivo produzidos pela Administrao Pblica Estadual no exerccio de suas atividades - meio, nos seguintes suportes: 1. papel; 2. magntico; 3. ptico; 4. filme; 5. fita. SEO III DAS COMISSOES DE AVALIACAO DE DOCUMENTOS DE ARQU1VO Artigo 4 - As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo faro aplicar, em suas respectivas reas de atuao, o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades - Meio, aprovados por este decreto. Pargrafo nico - As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo devero propor critrios para orientar a seleo de amostragens dos documentos destinados eliminao. Artigo 5 - Caber s Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo comunicar ao Arquivo do Estado a eventual existncia de outros documentos de arquivo produzidos em decorrncia do exerccio de atividades81
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meio no indicados no Plano de Classificao e na Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades - Meio, para sua incorporao. Pargrafo nico - A comunicao dever ser obrigatoriamente acompanhada de proposta de temporalidade, devidamente justificada. Artigo 6 - Este decreto entra em vigor na data de sua publicao. PALCIO DOS BANDEIRANTES, em 27 de agosto de 2004 GERALDO ALCKMIN
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Anexo
MODELO DE PROJETO
Projeto para a elaborao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade dos Documentos: atividades-fim, da __________________________ (nome do rgo/entidade).
I- INTRODUO: A implantao de uma Poltica de Gesto de Documentos vem atender aos anseios da Administrao Pblica Estadual de simplificar os procedimentos de gesto pblica, de imprimir maior qualidade e produtividade aos servios pblicos (Decreto n. 40.536/95), de assegurar condies para o planejamento, o controle e a transparncia nas finanas pblicas (Lei Complementar n. 101/2000), de assegurar o direito bsico do usurio do servio pblico que o acesso informao (artigo 5. da CF e artigo 22 da Lei Federal n. 8.159/91), bem como de zelar pela proteo e defesa do usurio do servio pblico do Estado de So Paulo (Lei n. 10.249/99). A Gesto de Documentos se apresenta como condio necessria para a implementao do Protocolo nico da Administrao Direta do Estado de So Paulo, que vem sendo desenvolvido pelo Grupo Tcnico, institudo junto ao Comit de Qualidade da Gesto Pblica CQGP, presidido pelo Secretrio Chefe da Casa Civil, por meio da Resoluo CC-10 de 25 de janeiro de 2005. O Grupo Tcnico est desenvolvendo estudos e procedimentos administrativos e de tecnologia da informao com as finalidades de promover a comunicao administrativa e a integrao dos rgos da Administrao Direta do Estado por meio da visualizao dos dados identificadores, acompanhamento, tramitao, arquivamento e destinao de documentos; assegurar condies de conservao, proteo e acesso ao patrimnio documental; e prover acesso sociedade da tramitao dos processos de seu interesse.
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As autarquias estaduais, as fundaes institudas ou mantidas pelo Poder Pblico, as empresas pblicas, sociedades de economia mista e entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos, que manifestarem interesse, podero fazer uso, por meio de termo de adeso, do Sistema de Protocolo nico que est sendo desenvolvido para a Administrao Direta. O Grupo tcnico elaborou um Plano de Trabalho, aprovado pelo CQGP em 02/05/2005, onde uma das atividades a elaborao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade dos Documentos: Atividades-Fim. O Decreto n. 48.897/2004 definiu a responsabilidade dos rgos da administrao estadual pela gesto de seus documentos e das Comisses de Avaliao de Documentos de elaborar o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade dos Documentos: Atividades-Fim. Essa atividade a ser desenvolvida pela Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo instituda nesse rgo, por ser essencialmente participativa, necessita da integrao dos responsveis de todas as reas envolvidas, devidamente sensibilizados e conscientizados da importncia e dos benefcios que a elaborao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade das atividades-fim agregar rotina da administrao. Cabe lembrar que a tarefa de implantar a gesto documental no rgo ou entidade trata-se de um esforo coletivo e o apoio das diretorias/gerncias das reas envolvidas fundamental para a execuo do trabalho, pois implica em mudanas na cultura administrativa atravs da construo de novos valores associados prtica arquivstica, tais como a eficincia, a agilidade e a confiabilidade. II- COMISSO DE AVALIAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo so grupos permanentes e multidisciplinares institudos nos rgos da Administrao Pblica Estadual nos termos do artigo 2 do Decreto n 28.838/89 e entre suas atribuies est a elaborao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-fim de seus respectivos rgos ou entidades, de acordo com o artigo 37 do Decreto n 48.897/2004. Integrantes: A Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo instituda neste rgo/entidade por meio da _______________(Resoluo/Portaria/Ato do Presidente) n_______ de ________, composta pelos seguintes integrantes _____________________.
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III- OBJETIVOS: Elaborao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Fim, atendendo ao disposto no artigo 37 do Decreto n 48.897/2004 e ao requisito estabelecido no Plano de Trabalho do Grupo Tcnico para implementao do Protocolo nico da Administrao Pblica do Estado de So Paulo, aprovado em 2 de maio de 2005. IV- ESTRATGIAS PARA O DESENVOLVIMENTO DO TRABALHO: 1. disseminar informaes aos agentes das reas envolvidas por meio de reunies, afim de conscientiz-los da importncia e dos benefcios da elaborao dos instrumentos de gesto documental e explicar o trabalho que ser desenvolvido; 2. criar Grupos de Trabalho, designados pelo titular da pasta, junto s reas envolvidas, para auxiliar na identificao e anlise dos tipos documentais relacionados s atividades-fim do rgo; 2. reunir-se com os Diretores das reas envolvidas, para checar se todas as funes, subfunes e atividades de suas reas esto contempladas. V- ATIVIDADES PARA O DESENVOLVIMENTO DO TRABALHO: 1. estudar a estrutura administrativa do rgo e analisar as competncias, funes e atividades de cada uma de suas unidades por meio da legislao que dispe sobre sua organizao e funcionamento para gerar o quadro de atribuies de cada rea fim; 2. montar o Plano de Classificao dos Documentos: Atividades-Fim e inseri-lo no TabSoft, fornecido pelo SAESP, para a incluso dos documentos levantados pelas reas fim; 3. padronizar as tipologias documentais geradas no exerccio da mesma funo; 4. atribuir os cdigos de classificao aos documentos; 5. montar a Tabela de Temporalidade dos Documentos: Atividades-Fim a partir do Plano de Classificao; 6. identificar os valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo, legal, fiscal, tcnico, histrico, fundamentando com a legislao especfica, quando houver ; 7. definir os prazos de guarda em cada local de arquivamento, bem como sua destinao final: guarda definitiva ou eliminao dos documentos de arquivo, em conformidade com a legislao em vigor, respeitados os prazos de vigncia, prescrio e precauo;
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8. estudar os atos legais ou as razes de natureza administrativa que fundamentam, para cada tipo de documento mencionado, a indicao da temporalidade e a destinao proposta; 9. submeter o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade anlise da Assessoria Jurdica; 10. encaminhar o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade ao Arquivo do Estado para consistncia tcnica arquivstica, atendendo ao cronograma que ser estabelecido pelo Grupo Tcnico institudo pelo CQGP. VI- GRUPO DE TRABALHO: Integrantes: VII- AGENTES DAS REAS ESPECFICAS: Integrantes: VIII- PRODUTOS GERADOS PELO PROJETO: Plano de Classificao de Documentos Tabela de Temporalidade de Documentos
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Anexo
MANUAL DE INSTRUES DO APLICATIVO PROPOSTAS DE PLANO DE CLASSIFICAO E TTD ATIVIDADES-FIM

APLICATIVO PROPOSTAS DE PLANO DE CLASSIFICAO E TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS: ATIVIDADES-FIM MANUAL DE INSTRUES
O aplicativo Propostas de Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Fim foi desenvolvido pelo SAESP inicialmente com o propsito de viabilizar a elaborao de planos de classificao e de tabelas de temporalidade, instrumentos fundamentais para que se d cumprimento destinao dos documentos produzidos pelo Governo do Estado de So Paulo no exerccio de suas atividades. O aplicativo foi concebido a partir do Microsoft ACCESS a fim de simplificar seu uso e seu estudo para eventuais adaptaes previstas no Contrato de Licena de Usurio Final. Seus comandos so objeto das instrues que se seguem. INSTALAO O aplicativo Propostas de Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Fim utiliza a verso 97 ou superior do MS ACCESS, requisito essencial para que possa ser instalado. O aplicativo est disponibilizado no endereo www.saesp.sp.gov.br/ttdfim.exe com o nome TTDFim.exe. Aps salvo no computador ou em disquete, basta clicar 2 vezes sobre este arquivo, para inicializar a tela de instalao, como visto na Figura 1.
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Figura 1
Na tela de inicializao, acione o boto Setup, para que o aplicativo seja instalado automaticamente na pasta C:\SAESPTAB, criando tambm o cone correspondente na rea de trabalho. Na verso Windows XP no ser criado um atalho na rea de trabalho automaticamente, sendo necessrio cri-lo manuamente. Para iniciar o uso do programa, basta acionar seu cone ou o arquivo Temporalidade.mdb, existente na pasta C:\SAESPTAB. Caso a verso do MS ACCESS seja superior a verso 97, ser aberta uma tela solicitando a abertura ou converso do banco de dados, como visto na Figura 2. Selecione a opo Abrir banco de dados e em seguida o boto OK.
Figura 2
PLANO DE CLASSIFICAO - CADASTRO DE FUNO E SUBFUNO A tela principal do aplicativo, vista na Figura 3, solicita a escolha da Funo e Subfuno, que formaro a estrutura funcional do PLANO DE CLASSIFICAO gerado. Esta tela fornece tambm a opo Relatrios para a gerao de relatrios.
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Figura 3
Antes da escolha da funo e subfuno desejadas, ser necessrio seu cadastro. Para isto, utilize os botes de cor cinza imediatamente direita dos respectivos campos, como vistos na Figura 4.
Figura 4
Aps acionado o respectivo boto, a tela de cadastro ser aberta. Cadastre primeiramente as Funes; seu nome e o nmero de ordem que ser utilizado para a confeco do PLANO DE CLASSIFICAO. Ambos os campos so de preenchimento obrigatrio. A tela Cadastro de Funo pode ser vista na Figura 5.
Figura 5
Aps o cadastro das Funes, escolha na tela principal de Funes e Subfunes, uma das Funes cadastradas e em seguida acione a tela de Cadastro de Subfuno. Cadastre as Subfunes relacionadas a Funo escolhida; seu nome, e o nmero de ordem que ser utilizado
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para a confeco do PLANO DE CLASSIFICAO. Ambos os campos so de preenchimento obrigatrio. A tela Cadastro de Subfuno pode ser vista na Figura 6.
Figura 6
PLANO DE CLASSIFICAO - CADASTRO DE ATIVIDADES Aps o cadastro das Subfunes, escolha na tela principal de Funes e Subfunes, uma das subfunes cadastradas relacionadas Funo escolhida previamente e em seguida acione o boto OK, para acesso a tela Propostas de Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Fim (Figura 7), para cadastro das Atividades e Documentos. Caso haja a necessidade de alterao do nome ou da ordem das Funes e Subfunes, basta clicar duas vezes sobre seus respectivos nomes na tela principal de Funes e Subfunes, e sero abertas as telas de Cadastro de Funo e de Cadastro de Subfuno, com os nomes e ordens atuais, sendo permitida a alterao ou excluso dos mesmos. Para um exemplo prtico, foi cadastrada uma Funo para exemplo, a Gesto de Recursos Humanos e a Subfuno relacionada Pagamento de pessoal. O nome da Funo escolhida pode ser visto abaixo do ttulo da tela Propostas de Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Fim. Logo abaixo est o campo com a Subfuno relacionada.
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Figura 7
O prximo passo para a confeco do PLANO DE CLASSIFICAO a escolha da Atividade relacionada com a Subfuno. Para o cadastro de Atividades, utiliza-se o boto cinza imediatamente direita do campo Atividade, que aciona a tela de Cadastro de Atividade, vista na Figura 8. O cadastro de Atividades feito da mesma forma que o de Funes e Subfunes.
Figura 8
Caso haja a necessidade de alterao do nome ou da ordem das Atividades, basta clicar duas vezes sobre o nome da Atividade na tela Propostas de Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Fim e ser aberta a tela de Cadastro de Atividades, com o nome e ordem atuais, sendo permitida a alterao ou excluso dos mesmos. PLANO DE CLASSIFICAO - CADASTRO DE DOCUMENTOS Uma vez escolhida a Atividade, procede-se ao cadastro de seus Documentos, vistos em detalhes na Figura 9.
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Figura 9
Documentos - Nesse campo devem ser digitados os nomes de todos os tipos de documentos, incluindo os processos, produzidos, recebidos ou acumulados no exerccio da Atividade. Cada tipo de documento ocupa uma linha distinta, podendo-se utilizar tantas linhas quantas forem necessrias. Automaticamente, os documentos so colocados em ordem alfabtica.
a - Nesse campo, digitado o nmero de ordem do documento para a formao do PLANO DE CLASSIFICAO. b - Esse campo assinalado para destacar o documento, fazendo com que ele seja visto primeiro que os demais ordenados em ordem alfabtica tanto na tela, como nos relatrios.
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS CADASTRO DE TEMPORALIDADE
Prazos de guarda (em anos) - Com base em legislao especfica ou nas demandas administrativas, registra-se nesse campo o tempo de permanncia de cada tipo de documento nos lugares indicados, a saber:
Unidade produtora: o campo deve indicar o nmero de anos em que o documento dever permanecer no arquivo corrente, cumprindo a finalidade para a qual foi produzido (fase corrente). Unidade com atribuies de arquivo de cada rgo ou entidade: este campo deve indicar o nmero de anos em que o documento dever permanecer na unidade com atribuies de arquivo cumprindo prazos prescricionais ou precaucionais (fase intermediria).
Destinao - Nesse campo est registrado o resultado da avaliao de cada tipo de documento, a partir da qual se define se o documento deve ser eliminado ou encaminhado para guarda permanente.
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Eliminao - este campo indica quando o documento ser destinado para eliminao, aps o cumprimento dos respectivos prazos de guarda, o documento que no apresentar valor que justifique sua guarda permanente. Guarda permanente - ser destinado para guarda permanente o documento que for considerado de valor histrico, probatrio informativo (fase permanente). Observaes - Toda legislao consultada e demais razes de natureza administrativa que fundamentam os prazos de guarda propostos para cada srie documental ou ainda, informaes relevantes sobre sua produo, guarda ou contedo, devero constar no campo Observaes da tabela de temporalidade. Ao clicar duas vezes sobre o campo ser aberta a tela Consulta de Observaes (Figura 10), onde podem ser visualizadas todas as observaes j feitas anteriormente ou impressas, atravs do boto Relatrio.
Figura 10
Adicionar Registro
A cada novo documento introduzido, deve-se acionar o boto Adicionar Registro.
Excluir Registro
Se houver necessidade de suprimir toda a linha correspondente identificao do documento e s informaes que lhe so complementares (prazos de guarda, destinao e observaes), aciona-se o boto Excluir Registro.
ALTERAO DA ATIVIDADE E SUBFUNO DE UM DOCUMENTO Ao clicar duas vezes sobre o campo do Nome do Documento ser aberta a tela Alterao da Atividade do Documento (Figura 11), onde pode ser alterada a Atividade que gera o Documento, inclusive podendo ser essa atividade de outra subfuno, sempre dentro de uma mesma Funo.
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Figura 11
O NDICE DOS DOCUMENTOS O Aplicativo tambm capaz de produzir um ndice dos Documentos, sendo necessrio o cadastro dos termos similares ao Documento proposto. Para esse cadastro, basta clicar duas vezes sobre o campo a e ser aberta a tela ndice dos Documentos (Figura 12). Nesta tela sero cadastrados os termos similares referentes ao Documento, tantos quanto forem necessrios, que formaro os relatrios ndice por Ordem Alfabtica ou ndice por Ordem de Classificao do Documento.
CADASTRANDO OUTRAS FUNES E SUBFUNES Terminado o cadastro de Documentos de uma determinada Atividade, pode-se iniciar o cadastro de outra Funo ou Subfuno, bastando acionar o Boto Alterar Subfuno. O Aplicativo permite o cadastro simultneo atravs de rede de diferentes Funes, Subfunes e Atividades.
Figura 12
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RELATRIOS Acionado o boto Relatrios, presente nas telas de Funes e Subfunes e Propostas de Tabela de Temporalidade, aberta a tela Relatrios (Figura 13). Deve-se escolher a Funo desejada e em seguida acionar o boto correspondente ao Relatrio pretendido.
Figura 13
Proposta de temporalidade (paisagem) Relatrio detalhado com informaes sobre Funo, Subfuno, Atividade, Documentos, Prazos de guarda, Destinao e Observaes separados em pginas por Atividade. (Figura 14)
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Figura 14
Proposta de temporalidade (retrato) - Relatrio detalhado com informaes sobre Funo, Subfuno, Atividade, Documentos, Prazos de guarda, Destinao e Observaes organizados de forma contnua para impresso rpida e com utilizao de menos papel. (Figura 15)
Figura 15
Estrutura das funes - Relatrio resumido com informaes sobre Funo e suas Subfunes e Atividades. (Figura 16)
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Figura 16
Quadro demonstrativo - Relatrio resumido com informaes sobre Funo, Subfuno, Atividades e seus Documentos. (Figura 17)
Figura 17
Plano de classificao - Relatrio resumido com informaes sobre Funo, Subfuno, Atividades e seus Documentos, alm de seus respectivos Cdigos de Classificao. (Figura 18)
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Figura 18
Documentos da proposta de temporalidade - Relatrio detalhado com informaes sobre todos os Documentos e seus Prazos de guarda, Destinao, Observaes e Cdigos de Classificao, organizados em ordem alfabtica e independente das Funes, Subfunes e Atividades. Esse Relatrio mostra o total de Documentos cadastrados no Aplicativo, e dispensa a escolha de uma Funo antes de ser acionado. (Figura 19)
Figura 19
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ndice - Relatrio detalhado com informaes sobre todos os ndices das Funes, Subfunes, Atividades e Documentos, com seus respectivos Cdigos de Classificao. Pode ser selecionado o ndice por Ordem Alfabtica ou, ainda, o ndice por Ordem dos Cdigos de Classificao. Esse Relatrio dispensa a escolha de uma Funo antes de ser acionado. (Figura 20)
Figura 20
EXPORTAO DOS DADOS Aps a escolha de uma Funo na tela Relatrios, aciona-se o boto Exportar, que abre a tela Exportar para Excel (Figura 21). Nessa tela possvel escolher, ainda, a Subfuno a ser exportada. Aps acionado o boto Gravar, todos os dados a respeito dos Documentos da Subfuno escolhida sero gravados no arquivo c:\tabelasaesp.xls, do MS EXCEL da Microsoft, no diretrio raiz do terminal (C:\). Caso no seja escolhida uma Subfuno e o campo fique em branco, sero exportados os Documentos de todas as Subfunes da Funo escolhida.
Figura 21 99
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O ndice tambm pode ser exportado para o formato texto RTF e dispensa a escolha de uma Funo antes de ser acionado. Para isso, basta acionar o boto ndice e todos os termos constantes do ndice sero gravados no arquivo c:\indicesaesp.rtf, no diretrio raiz do terminal (C:\). Esse arquivo pode ser aberto pelo MS WORD da Microsoft .
CADASTROS E LICENA No menu superior do Aplicativo, podem ser vistas as funes Cadastros e Licena. (Figura 22)
Figura 22
Cadastros O Cadastro compreende uma srie de funes adicionais do Aplicativo.
Logotipo - Ao acionar essa funo, ser aberta a tela Logotipo da Instituio (Figura 23), onde poder ser inserido o logotipo da Instituio que utiliza o Aplicativo. Esse logotipo ser impresso em todos os relatrios emitidos.
Figura 23
Destino - Ao acionar essa funo, ser aberta a tela Cadastro de Destino (Figura 24), onde podero ser alterados ou inseridos os destinos do campo Destinao da tela Propostas de Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Fim.
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Figura 24
ndice - Ao acionar essa funo, ser aberta a tela Consulta do ndice (figura 25), que mostra todos os termos do ndice de Documentos em ordem alfabtica, sendo permitido, se necessrio, alteraes ou excluses.
Figura 25
ndice (Atividades) - Ao acionar essa funo, ser aberta a tela Cadastro de ndices de Funes e Atividades (Figura 26), para cadastro dos termos do ndice de Funes, Subfunes e Atividades que, com os termos do ndice dos Documentos formaro o ndice, que pode ser impresso na tela Relatrios.
O Cadastro dos termos feito atravs da escolha dos Cdigos de Classificao das Funes, Subfunes e Atividades. Caso o Cdigo de Classificao seja alterado, o Aplicativo o atualiza automaticamente. Nessa tela h uma opo para imprimir relatrios do ndice por Ordem Alfabtica ou ndice por Ordem dos Cdigos de Classificao, apenas dos termos das Funes, Subfunes e Atividades.
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Figura 26
Observaes - Ao acionar essa funo, ser aberta a tela Consulta de Observaes (Figura 27), onde podem ser vistas, em ordem alfabtica, todas as observaes j feitas. Nessa tela, as observaes podem ser alteradas, o que exige que o Aplicativo trabalhe em modo exclusivo, ou seja, fique indisponvel para uso em rede. As observaes podem tambm ser impressas atravs do boto Relatrio.
Figura 27
Licena A Licena compreende a funo Contrato de Licena de Uso (Figura 28), com o CONTRATO DE LICENA DE USURIO FINAL, que deve ser aceito integralmente para a utilizao do Aplicativo e, tambm, a funo SAESP (Figura 29), com o endereo para contato com o SAESP.
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Figura 28
Figura 29
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RECOMENDAES FINAIS Os erros de digitao percebidos em quaisquer dos campos dos formulrios podem ser retificados mediante os dispositivos comumente utilizados: Backspace e Delete. As funes Copiar, Recortar, Colar, Imprimir, Localizar e Substituir, do MS OFFICE, da Microsoft podem ser utilizadas comumente no aplicativo. Se os erros envolverem a supresso de toda a linha correspondente identificao dos documentos e aos registros que lhes so complementares (prazos de guarda, destinao e observaes), aciona-se o boto esquerda da linha dos documentos [ u ] e, em seguida, o boto Delete ou, ainda a funo Arquivo Excluir Dados. Na verso 97 do MS ACCESS, para imprimir apenas parte dos relatrios gerados pelo Programa de Gesto de Documentos, utilize o comando CTRL+D antes de iniciar a opo Imprimir o Intervalo. Na verso 2000 do MS ACCESS, os relatrios gerados pelo Aplicativo podem estar desconfigurados, fora de sua formatao original (Exemplo: Modo Paisagem). Para corrig-los, utilize a opo Arquivo Configurar Pgina e ajuste, se necessrio, os Relatrios para Paisagem. Em seguida altere os limites de todas as margens para 15 mm.
CONTRATO DE LICENA DE USURIO FINAL Este Contrato de Licena de Usurio Final do Aplicativo Propostas de Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Fim, desenvolvido pelo Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP um acordo legal entre voc, pessoa fsica ou jurdica, e o Arquivo do Estado de So Paulo o qual incluem software, suas verses de atualizao, verses modificadas e poder incluir meios fsicos associados, materiais impressos, relatrios e documentao on-line ou eletrnica aqui chamada simplesmente "SOFTWARE". Ao instalar, copiar ou de qualquer outra forma utilizar o SOFTWARE, voc est concordando plenamente com os termos deste Contrato. Caso voc no esteja de acordo com os termos do Contrato, voc no poder utilizar o SOFTWARE.
Concesso de Licena Este um contrato de licena de autorizao de uso. O Arquivo do Estado de So Paulo continua a ser proprietrio desta cpia do SOFTWARE, e de qualquer cpia dele produzida. A partir da sua aceitao deste Contrato, o Arquivo do Estado de So Paulo garante-lhe uma licena gratuita no exclusiva de utilizao do SOFTWARE, respeitados os termos deste Contrato.
Utilizao do SOFTWARE O SOFTWARE pode ser instalado livremente em qualquer meio, para fins de utilizao, inclusive em rede, no desenvolvimento de Planos de Classificao e Tabelas de Temporalidade para Documentos. As cpias do SOFTWARE e a distribuio destas so livres, excluindo cpias para distribuio comercial, o que terminantemente proibido, ainda que a ttulo de cobertura de custos envolvidos na produo da cpia.
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So permitidas a Engenharia Reversa, Descompilao e Desmontagem do SOFTWARE, desde que unicamente com a finalidade de atender necessidades especficas do usurio no desenvolvimento de Tabelas de Temporalidade para Documentos, respaldado os direitos de autoria do SOFTWARE. Os direitos de autoria do SOFTWARE devem ser obrigatoriamente visveis no interior do SOFTWARE, inclusive aqueles que sofreram modificaes devidas Engenharia Reversa, Descompilao e Desmontagem para adequao do SOFTWARE s necessidades especficas do usurio.
Direitos Autorais Toda a titularidade e direitos autorais relativos ao SOFTWARE so de propriedade do Arquivo do Estado de So Paulo. Este SOFTWARE protegido por leis de Direito Autoral e Tratados Internacionais relativos a Direitos Autorais, bem como por outros dispositivos legais e Tratados sobre Propriedade Intelectual.
Iseno de Garantias Se o SOFTWARE for considerado aceito por voc, o Arquivo do Estado de So Paulo isenta-se expressamente de qualquer garantia. O SOFTWARE e qualquer documentao correlata so fornecidos no estado em que se encontram, sem garantia de qualquer espcie, seja expressa ou implcita, incluindo, sem limitao, as adequaes decorrentes da Engenharia Reversa, Descompilao e Desmontagem. O Arquivo do Estado de So Paulo, ainda, no oferece nenhum suporte tcnico, no garante nem faz qualquer declarao com relao ao uso ou aos resultados do uso das informaes contidas no presente referentes sua correo, preciso, confiabilidade ou outra. Nenhuma informao ou aconselhamento verbal ou escrito fornecidos pelo Arquivo do Estado de So Paulo ou quaisquer outros representantes autorizados criaro uma garantia, nem de qualquer forma diminuir o mbito desta iseno de garantia. Voc assume todo o risco decorrente do uso ou desempenho do SOFTWARE e da documentao.
Iseno de Responsabilidade por Danos Na extenso mxima permitida pela legislao aplicvel, em nenhuma hiptese, o Arquivo do Estado de So Paulo ser responsabilizado por quaisquer danos conseqnciais, incidentais, diretos, indiretos, especiais, punitivos ou quaisquer outros (incluindo, sem limitao, danos por lucros cessantes, interrupo de negcios, perda de informaes comerciais ou outras perdas financeiras) decorrentes deste Contrato ou do uso ou da incapacidade de utilizar o SOFTWARE, mesmo que o Arquivo do Estado de So Paulo tenha sido alertado sobre a possibilidade da ocorrncia de tais danos. Tendo em vista que alguns Estados/jurisdies no permitem a excluso ou limitao de responsabilidade por danos conseqnciais ou incidentais, a limitao acima pode no ser aplicvel a voc. No obstante qualquer disposio deste Contrato, em hiptese alguma o Arquivo do Estado de So Paulo ser responsabilizado por qualquer reclamao por infrao, contrato, equidade ou outra decorrente do uso deste SOFTWARE ou do desenvolvimento de suas atualizaes.
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Consideraes Finais Este o contrato final entre o Arquivo do Estado de So Paulo e o usurio no que diz respeito ao SOFTWARE, e prevalece sobre qualquer acordo, pacto, compromisso, comunicao, publicidade ou licena de utilizao anterior. SE VOC UTILIZAR ESTE SOFTWARE, ENTENDE-SE ENTO QUE ACEITOU INTEGRALMENTE AS CONDIES ACIMA ESTABELECIDAS.
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O prximo passo transferir a referncia da legislao para o QUADRO.

SUB DIVISES DA ESTRUTURA

Assistncia Tcnica Seo de Expediente

SUB DIVISES DA ESTRUTURA

Orquestra Sinfnica Juvenil do Estado de So Paulo Decreto n 20.955/83, art. 43

Orquestra Sinfnica Juvenil do Litoral Decreto n 20.955/83, art. 44

Banda Sinfnica Juvenil do Estado de So Paulo

Coral do Estado de So Paulo

Decreto n 20.955/83, art. 46

Orquestra Sinfnica do Estado de So Paulo Decreto n 20.955/83, art. 42

Banda Sinfnica do Estado de So Paulo Decreto n 20.955/83, art. 45

OBSERVAO: AGRUPANDO AS ATRIBUIES

Promover e difundir a cultura

Exemplo: Lista com algumas atribuies da Cultura

Secretaria de Estado da Cultura Secretaria de Estado da Cincia, Tecnologia e Desenvolvimento Econmico

cincia tecnologia desenvolvimento econmico

CINCIA TECNOLOGIA DESENVOLVIMENTO ECONMICO

SUBFUNO promover a divulgao das atividades culturais

Neste caso, em uma mesma atribuio, temos 6 ATIVIDADES distintas.

INFINITIVO Realizar eventos culturais

SUBSTANTIVO Realizao de eventos culturais

Formao e aperfeioamento cultural

Gesto do patrimnio cultural

Critrio da rotina de trabalho

COMO ELABORAR A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DAS ATIVIDADES-FIM

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS

Documentos vigentes, freqentemente consultados.

PRAZOS DE GUARDA (em anos) FUNO SUBFUNO ATIVIDADE SRIE DOCUMENTAL

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A indicao do texto legal que dispe sobre o prazo prescricional.

PRAZOS DE GUARDA (em anos) ATIVIDADES DOCUMENTOS

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05.02.11 Controle da Contabilidade

05.02.11.10 Guia de Recolhimento do FINSOCIAL

03.03.08 Recolhimento de encargos sociais e contribuies

03.03.08.05 Relao Anual de Informaes Sociais RAIS

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06.01.06.02 Tabela de temporalidade de documentos

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