CAP.

IV

 estar apto para desenvolver aes que o levem a atingir objetivos esperados, que conquistar e satisfazer o cliente. Para isso deve-se utilizar os recursos humanos, materiais e financeiros das chamadas funes administrativas que so: - Planejar - Organizar - Coordenar - Controlar

Ordenar os fatos, estabelecer o objetivo

da empresa, limitando-se para atingi-lo Quantificar e qualificar os recursos utilizados; Fixar as metas para alcanar o objetivo proposto.

Colocar a casa em ordem

estabelecendo as funes de cada dia e estabelecer o estilo de organizao que ser implantado na empresa. Deve ser a base do desenvolvimento de qualquer profissional desta rea. Pode ser entendido como sistematizar tarefas por meio de racionalizao lgica, manual ou informatizada.

Procurar harmonia entre as pessoas que

trabalham as empresas para que os recursos materiais e financeiros possam ser bem aproveitados. Dar diretivas as aes conjuntas e harmnicas.

CONTROLAR Acompanhar todas as operaes desenvolvidas na empresa; Coletar dados acerca do desempenho de cada setor e avaliar esse desempenho;

 fixar correes operacionais conforme

os padres da empresa; Apurar e evitar toda forma de desperdcios, sejam de materiais, financeiros ou de mo de obra.

 No mundo de hoje temos a sensao de que o

nunca temos tempo para nada. Ma, de quanto tempo ns precisamos? Vamos analisar. No o tempo que pouco, mas a qualidade com que utilizamos o tempo disponvel que ruim. telefone tocando, recado sobre a mesa, solicitaes diversas etc. Por isso a importncia da organizao e planejamento, de priorizar e executar aquilo que deve ser feito primeiro; conseguir distinguir a importncia e a urgncia dos problemas.

O interessante mesmo fazer as coisas grandes primeiro. Caso no consiga fazer todo o resto, ter conseguindo um bom resultado. Veja como melhor organizar e planejar seu dia a dia: Separe o que para ser feito por vocs; Anote todos os afazeres em uma agenda ou folha prpria, classificando por urgncia; Faa o que mais importante e urgente e no o que mais fcil; Nunca assuma compromissos acima de sua capacidade (ver mais na apostila)

A AGENDA e os ARQUIVOS como ferramentas

para a organizao das atividades: A agenda: esteja no computador ou no onde

anotam os compromissos, atividades importantes, telefones etc. Portanto, nela que devemos anotar as tarefas do dia a dia. Os arquivos: reune e guarda os documentos da empresa ou at mesmo das pessoas. Arquivo Numrico: Seguem uma ordem numrica crescente dependem da utilizao de um ndice. Ex.: bancos Arquivo Alfanumrico: segue uma ordem alfanumrica, que contm principalmente letras, mas podem conter nmeros.

 Arquivo Ativo: so arquivados todos

os documentos e papis de uso, consultas, referncias constantes e atuais; Arquivo Inativo: para documentos e papis que no so usados ou consultados com muita freqncia. Arquivo Morto: para documentos que raramente so consultados.

 Simples:

para que todos os funcionrios encontrem os documentos com facilidade. Flexvel: com bastante espao, porque se aumentar o nmero de documentos, ele no ficar apertado. Acessvel: o arquivo tem que estar sempre em um local de fcil acesso, principalmente se for um arquivo ativo. Uniforme: organize o arquivo com bastante disciplina de modo que nenhum documento fique rasgado, cm poeiras ou mveis e gavetas quebradas.

o Alfabtico: arquivar por ordem das letras do o o o

o
o

alfabeto. Nominal: arquivar por ordem de nomes de empresa ou clientes. Por assunto: arquivar por ordem de tipo de assunto. Geogrfico: arquivar por ordem de pases, estados ou cidades. Numricos: arquivar por ordem de letras e nmeros. Alfanumricos: arquivar por ordem de letras e nmeros.