MATRCULA DE ALUNO NOVATO

POP-COAC-03 EMISSO: 08/11/12 REV. 05 PAG. 1/17 Ass. Ass. Ass.

Elaborao: Marx Diego de Melo Gestor de TI Verificao: Assessoria da Qualidade Aprovao: Alberico Ferreira Coordenador Acadmico

CONTROLE DE REVISES REVISO 00 DATA 01/09/04 ITEM 5.1 5.2 5.3 5.4 9 02 03 04 05 02/07/07 25/07/07 18/12/07 14/06/10 6 6 Todos 6.15 Todos NATUREZA DAS ALTERAES Emisso Inicial A responsabilidade pela matrcula foi alterada para o Secretrio Geral. Includa definio sobre acesso ao sistema de matrcula A indicao dos funcionrios realizada pelo Secretrio Geral. Todas as responsabilidades do setor de informtica foram relacionadas neste item. As figuras constantes nos Anexos foram colocadas em seus respectivos itens. Todas as imagens colocadas no item 6 foram atualizadas. As figuras e a seqncia delas foram atualizadas Reviso Geral Indicao da janela de matrcula rpida Reviso Geral

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1 OBJETIVO Possibilitar o acesso ao sistema informatizado RM Classis Ensino Superior para a realizao de matrcula de novatos. 2 CAMPO DE APLICAO Aplica-se na matrcula de todos os cursos de graduao da FANESE 3 DOCUMENTOS DE REFERNCIA 3.1 POP-COAC-01 Estruturao para Matrcula de Aluno Novato 3.2 POP-COAC-05 - Avaliao de Matrcula dos Alunos 4 DEFINIES No se aplica. 5 RESPONSABILIDADES 5.1 A Secretria Geral responsvel pelo gerenciamento de todo sistema de matrcula. 5.2 Os funcionrios selecionados e autorizados para a realizao da matrcula so os responsveis pelo acesso ao sistema de matrcula para a realizao da matrcula dos alunos novatos. 5.3 A Secretria Geral a responsvel pela indicao dos funcionrios autorizados a acessar o sistema, bem como as funes permitidas e pelo gerenciamento de todo o sistema. As informaes devem ser passadas ao responsvel pelo sistema Acadmico. 5.4 de responsabilidade do Gestor de TI: Cadastramento de senhas; Treinamento de pessoal; Resoluo de qualquer problema de informtica durante a realizao do processo; Emisso de boletos de pagamento aps a realizao da matrcula; Realizao do Backup do sistema. 5.5 Compete Coordenao Acadmica implementar Aes Corretivas pertinentes, para a melhoria do sistema.

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6 PROCEDIMENTO 6.1 - Clicar no cone Sistemas na sua rea de trabalho, a tela de Login se abrir. (Figura 1).

Figura 1. 6.2 - Informar o nome e a senha de acesso e clicar em OK, 6.3 Na tela principal, clicar em Cadastros (no menu principal) em seguida clicar em Alunos. (Figura 2).

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Figura 2. 6.4 Solicitar a ficha cadastral do aluno com os documentos em anexo, e na tela Pesquisa de Alunos clicar em Novo para iniciar uma nova matrcula de aluno (Figura 3).

Pesquisa de Alunos

Aparece essa nova tela. Click em NOVO para cadastrar novo aluno.

Figura 3. 6.5 Na tela Matrcula de Alunos por Curso (Figura 4), preencher todos os campos aps a confirmao da aprovao do aluno no processo seletivo. Todas as informaes solicitadas estaro na FICHA DO ALUNO.

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CPF Obrigatrio.

Turno do Aluno

A grade sempre ser a maior. O status dever ser Matriculado.

Figura 4. 6.5.1 Caso o aluno j exista no sistema, dever copiar seus dados (Figura 5 e 6).
Caso j exista o cadastro do aluno, voc dever copiar os dados clicando em Sim.

Figura 5.

Copiar os dados para a nova matricula.

Figura 6.

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6.5 Na Aba Identificao do aluno (Figura 7) preencher todos os campos, clicar em Salvar e ir para a aba Endereo.

ATENO! Para preenchimento correto do EMAIL.

Aps preenchimento de todos os campos, salvar e v para esta ABA.

Figura 7.

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6.6 Nesta tela (Figura 8) devero ser preenchidos todos os campos comeando pelo CEP, o sistema preencher automaticamente os campos: Logradouro, Bairro, Cidade, UF e Pas, depois preencher os demais campos. Obs. Todos os campos dessa aba so de vital importncia para um bom relacionamento da instituio com o aluno.

Prximo item. Comear preenchendo por este campo

Comear preenchendo por este campo

Figura 8.

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6.7 Preencher todos os documentos, menos Passaporte e Registro Acadmico, e se o aluno for do sexo feminino no preencher Situao Militar.

O campo SOLICITADOS/ENTREGUES preenchido os documentos que esto faltando.

Figura 9.

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Clicar nesse boto para adicionar o documento que est faltando.

Preencher o documento que est faltando, com prazo para entrega. Avisar ao aluno depois desta data o aluno estar irregular.

Figura 10. OBS: Se o aluno possuir alguma pendncia de documentos, dever ser cadastrada clicando na aba (que fica no canto esquerdo desta tela) cujo nome Solicitados e Entregues. Jamais cadastrar pendncias na aba de Anotaes. Aps cadastro dos documentos, clicar na tela Pais/Responsveis e cadastrar e editar os dados dos pais e responsvel financeiro, facilitando qualquer contato que se faa necessrio. Clicar em OK (Figura 12). Obs. Todo aluno deve ter um responsvel financeiro podendo ser ele mesmo ou no (por padro j vm o ALUNO). No cadastro do responsvel financeiro o campo CNPJ/CPF obrigatrio para que sejam gerados os lanamentos financeiros.

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Clica neste cone e aparecer uma nova tela. A tela da ME igual ao PAI.

Figura 11.

Se o aluno for maior de 18 anos s precisa preencher o NOME do pai, se for menor e se o pai for o responsvel financeiro, preencher o RG e CPF no campo DOCUMENTOS (Figura 13).

Figura 12

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Figura 13

6.8 Clicar na aba Secretaria (Figura 14 ). Na parte de Matrcula/Perodo Letivo. Clicar no boto Novo Aparecer a janela Matrcula (Figura 14) onde sero preenchidos os campos filial, Perodo Letivo, Curso Habilitao, grade, perodo, Data Matrcula e o Status.
Prximo campo SECRETARIA

Para iniciar o processo clicar no boto novo. Aparecer uma nova janela

Confere os dados e salva

Figura 14

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ATENO: quando salva aparece essa tela Clique em NO

Figura 15

6.9 Ainda na aba Secretaria cadastrar as disciplinas ofertadas para o aluno na parte de Disciplinas/Perodo Letivo. (Figura 16). Obs.: Esta tela permite cadastrar os dados da matrcula do aluno, definindo curso, perodo e disciplinas que ir cursar.
O primeiro nmero corresponde ao curso e os dois ltimos ao perodo. 1 Administrao 2 Engenharia de Produo 3 Cincias Contbeis 4 Tec. em Sistemas para Internet 5 Tec. Processos Gerenciais 6 Tec. Marketing 7 Tec. em Gesto da Tec. da Informao 15 Direito 22 - Tec. em Logstica 23 - Tec. em Recursos Humanos

Clicar em Matrcula Rpida

Clique em Matricula Rpida Boto Novo e aparecer uma nova tela.

Figura 16.

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6.10 Clicar na aba Tesouraria (Figura 17), verificar o contrato do aluno o plano de pagamento se esto corretos.

Este campo j estar preenchido de forma automtica de acordo com o nmero de disciplinas e o turno do aluno. No ser preciso alter-lo. Inclui a bolsa do aluno

Figura 17.
Caso o aluno no tenha nenhum CONVNIO ou DESCONTO incluir da seguinte forma: DESCONTO: R$15,00 TIPO: Valor Caso o aluno NO tenha nenhum CONVNIO ou DESCONTO, incluir a bolsa N10 BNUS. Se ele possuir algum CONVNIO ou DESCONTO, informar aqui. OBS: Comparar os valores com tabela entregue pelo setor Financeiro

A opo deste campo ser sempre MENSALIDADE

Inicio: data em que a matricula est foi feita Trmino: 05/01/2011

Figura 18

Clica em OK

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Gerar lanamento

Parcela inicial 1 e final 1 e clicar em Gerar para criar somente a primeira parcela. O Carn ser entregue depois ao aluno.

Figura 19

6.11 - Preencher aba vestibular

O formato deve ser como o perodo letivo Ex. 2010/2

Figura 20

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6.12 Impresso de Documentos

Imprimir 2 (duas) vias do requerimento. Uma cpia o comprovante do aluno, a outra ficar no setor financeiro.

Figura 21.

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Imprimir 2 (duas) vias do Contrato. Uma cpia deve ficar com voc devidamente assinada e a outra de posse do Aluno.

Figura 22.

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6.13 Aps a impresso do Requerimento de Matrcula e Contrato, solicitar que o aluno assine o contrato; 6.14 Fornecer ao aluno o Formulrio de pesquisa, explicar a sua importncia e indicar o local da urna que deve ser colocado. Fornecer o Guia Acadmico e o horrio das disciplinas e liberar o aluno; 6.22 Encaminhar pasta do aluno para secretaria.

7 CONSIDERAES GERAIS 7.1 A senha de acesso ao sistema bem criada de forma automtica no primeiro dia de aula. No formado DDMMAAAA (Instrues impressas no requerimento de matrcula). 7.2 Deve ser feito um simulado antes de todo processo de matrcula.

8 REGISTROS
IDENTIFICAO DO REGISTRO RESP. GUARDA LOCAL ARQUIVO MEI ENDEREO O E FT DAT TEMPO DE GUARDA (ANOS) LOCAL ARQUIVO INATIVO 20 -

DISPOSIO

Banco de Dados SQL, chamado CORPORE.

Pasta do Aluno

DTEC

DTEC

Secretaria Geral Secretaria 10 P Arquivo 5 P Geral Local Unidade ou Setor onde est localizado o arquivo; Meio E (Eletrnico), P (Papel); Endereo Eletrnico ou referencia do arquivo em caso de papel; Disposio D (Deletar), P (Picotar)

8.1 O sistema de backup realizado pelo Microsoft SQL Server (gerenciador de Banco de Dados SQL), efetuado diariamente de 30 em 30 minutos e nos perodos normais realizados uma vez por semana, em forma de FITA DATA. 8.2 As fitas permanecem no DTEC sob responsabilidade do Administrador de Redes. ANEXOS No se aplica