GERENCIAMENTO DE RECURSOS MATERIAIS EM UNIDADES DE SADE

ADMINISTRATION OF MATERIAL RESOURCES IN HEALTH UNITS

Aylton Paulus Jnior1

Docente da Universidade Estadual do Paran Campus Apucarana. Economista da Universidade Estadual de Londrina. Endereo para correspondncia: Rua Cndido Betoni, 199, apto 702 86060-590 Londrina, PR. E-mail: paulus@sercomtel.com.br

Resumo Este texto foi produzido para subsidiar interessados em estudar os princpios de Administrao de Materiais aplicados em unidades que ofertam servios de sade. Inicia-se com a apresentao dos conceitos bsicos relacionados e apresenta em forma de reviso, as funes da Administrao de Materiais. O texto aborda compras, compras pblicas, recebimento e conferncia, transporte e distribuio, armazenagem e sistemas de controle de estoque. Descritores: Administrao de materiais; Compras hospitalares.

Abstract This text was produced to subsidize interested people in studying the principles of Administration of Materials applied in units that offer health services. It initiates with the presentation of the related basic concepts and presents in revision form, the functions of the Administration of Materials. The text approaches public purchases, purchases, act of receiving and conference, transport and distribution, storage and systems of supply control. Keywords: Materials management; Purchasing hospital.

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INTRODUO Este texto foi produzido para subsidiar interessados em estudar os princpios de Administrao de Materiais aplicados a unidades que ofertam servios de sade. Inicia com a apresentao de alguns conceitos bsicos relacionados Administrao de Materiais. O desenvolvimento do trabalho est ordenado pelas atividades fundamentais da Administrao de Materiais quais sejam: compras, recebimento e conferncia, transporte e distribuio, armazenagem, e controle de estoques. H autores como Francischini e Gurgel1 que incluem nas funes da Administrao de Materiais o controle dos equipamentos e a alienao. As funes citadas por eles so: a) classificao de materiais; b) gerenciamento de estoque; c) aquisio de materiais; d) armazenamento; e) alienao de materiais; f) controle dos equipamentos. De fato, existem instituies que tratam do gerenciamento de materiais junto com o gerenciamento de equipamentos e demais itens patrimoniais. Entretanto, o mais apropriado o subsistema de manuteno de equipamentos e controle patrimonial ser tratado de forma distinta do gerenciamento de materiais. So subsistemas independentes, com mtodos prprios. O trabalho de Vecina e Reinhart2 apresenta o sistema de materiais na unidade de sade como quatro subsistemas: normalizao, controle, aquisio e finalmente, armazenamento e distribuio. Neste texto, optamos expor o tema segundo as funes habitualmente encontradas na literatura. CONCEITOS INICIAIS As unidades Hospitalares so percebidas pelos administradores como complexas porque nelas podemos encontrar diversas atividades que por si s caracterizam processos produtivos distintos. Eles requerem ateno e controle especializados quanto ao fluxo de materiais, ou seja, na unidade hospitalar, alm do servio de sade, temos um restaurante, um hotel, um laboratrio clnico, um servio de manuteno e reparos de equipamentos, uma marcenaria, uma farmcia, um hemocentro, um banco de leite e outros que dependem de suprimentos. O gerenciamento de um grande nmero de itens em processos de produo distintos

obriga as instituies a trabalharem com estoques. Em termos econmicos, estes tm o mesmo sentido de dinheiro guardado nas prateleiras, com o agravante de ocuparem espao, consumirem energias de conservao, terem seus prazos de validade vencidos, ficarem obsoletos, desaparecerem sem explicaes e outros riscos. Este dinheiro parado em prateleiras poderia estar sendo aplicado na ampliao de mais uma unidade, ou na compra de mais um equipamento, ou mesmo estar sendo aplicado em atividade mais compensatria. Os itens de materiais, medicamentos, reagentes, alimentos e outros que no podem ser prontamente comprados e utilizados so formadores dos estoques das unidades de sade. A questo provocativa : porque devemos gerenciar materiais e medicamentos nas unidades de sade? O resultado de uma atividade, em seu sentido econmico, deve ser mensurado pelos benefcios obtidos com os recursos disponveis, ou seja, esperamos que a produtividade dos recursos aplicados seja mxima para obteno do menor custo unitrio e do maior lucro ou benefcio possvel. A unidade hospitalar consome recursos materiais e de medicamentos que integram o conceito de capital de giro da instituio. O capital de giro, combinado com o capital fixo, as instalaes e os equipamentos constitui o investimento total realizado. Assim, para maximizar a relao benefcios por investimentos (B/I) conveniente que o denominador seja o menor possvel, ou seja, pretende-se o uso da menor quantidade de capital. Com o aprimoramento do gerenciamento dos recursos materiais podemos reduzir o capital de giro necessrio e com isso reduzir o investimento total(I) na unidade de sade o que implicar em aumento da eficincia econmica do capital aplicado. Busca-se a otimizao organizacional que reduza as necessidades de estoques. No limite, a situao ideal a do estoque zero. Neste sentido a Administrao de Materiais objetiva a otimizao do atendimento aos servios com os mnimos custos de aquisio, de armazenamento e distribuio, com qualidade, conformidade e continuidade. Citando Paterno3 e na seqncia Francischini e Gurgel1, temos o seguinte conceito:
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"A Administrao de Materiais tem por finalidade assegurar o contnuo abastecimento dos materiais necessrios e capazes de atender demanda, bem como cuidar de todos os problemas relacionados a materiais, fiscalizando, zelando e controlando, no sentido de garantir quantidade e qualidade no abastecimento e padro no atendimento" 3. "A Administrao de Materiais atividade que planeja, executa e controla, nas condies mais eficientes e econmicas, o fluxo de material, partindo das especificaes dos artigos a comprar at a entrega do produto" 1. As tcnicas de gerenciamento de materiais foram estudadas e desenvolvidas para o processo produtivo industrial at porque as empresas so mais antigas que os hospitais. Estes, inicialmente no visavam resultados econmicos. Entretanto, o consenso atual o da busca da eficiente alocao econmica, qualquer que seja a atividade. As empresas, incluindo as unidades hospitalares e de sade, ao organizarem seu processo produtivo, so levadas a estocarem insumos de forma a garantir a no interrupo do processo de produo. Em resumo, podemos dizer que os objetivos de uma unidade de gerenciamento de materiais em hospitais e unidades de sade visam a garantir: a) a continuidade da oferta dos servios de sade; b) baixos custos de aquisio, de realizao do pedido e de manuteno dos estoques; c) alta rotatividade dos estoques; d) qualidade no atendimento; e) qualidade dos materiais; f) bom relacionamento com os fornecedores; g) controles cadastrais e conhecimento do mercado e dos fornecedores; h) obter o mximo retorno; i) centralizar controles mesmo com descentralizao de atividades; j) padronizar o uso de materiais. COMPRAS A abrangncia do processo de compras extrapola o departamento de compras, ou seja, uma funo ampla que envolve outros departamentos da empresa, a comear pelo setor usurio do bem ou servio a ser adquirido. Obter o produto certo, nas quantidades certas, nos prazos e locais estabelecidos, com o preo correto o grande desafio para a funo de compras 4.

O preo pago o resumo do negcio e nele que o comprador, uma vez atendido as exigncias de qualidade, deve concentrar sua ateno. Na prtica pode ocorrer que em funo da necessidade de um prazo de entrega menor ou de outras condicionantes o preo realizado na compra no seja o menor do mercado; entretanto, em condies normais o menor preo de compra deve ser a orientao principal do comprador. Espera-se do profissional de compras eficincia e eficcia nos procedimentos de comprar. Para isso necessrio o comprometimento da pessoa responsvel com os objetivos da empresa. Isso significa que no basta ser eficiente na ritualstica do processo, necessrio eficcia econmica e sintonia com a oferta de servios de sade. As variveis envolvidas no processo de compras so: o preo, a qualidade, o prazo de entrega, quando fazer o pedido e qual quantidade pedir. A qualidade mnima esperada dos itens comprados, o momento que devem estar disponveis para uso no hospital e a quantidade a ser adquirida so variveis exgenas ao sistema de compras, ou seja, so informaes determinadas externamente em outros subsistemas, mas fundamentais para o sucesso das operaes de compras. Observe que o limite superior para o varivel preo dado pelo sistema de oramento. 1. O CICLO DE COMPRAS O ciclo de compras deve comear com a elaborao do pedido do suprimento e terminar com o seu respectivo pagamento. Os autores, a exemplo de Paterno3 e Arnold4 elaboram propostas semelhantes para desenhar o ciclo de compras. O ciclo inicia fora do setor de compras a partir da identificao de necessidade do bem ou servio a ser adquirido. O ciclo pode ser ilustrado, com nossa adaptao, nos seguintes passos:

1. Elaborao e colocao do pedido de suprimento; 2. Anlise do pedido de suprimento (planejamento da compra); 3. Seleo dos provveis fornecedores; 4. Avaliao do preo de mercado; 5. Escolha do fornecedor; 6. Acompanhamento dos prazos de entrega; 7. Recebimento, conferncia e pagamento.

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O incio do ciclo de compras com a elaborao do pedido de suprimento assume fundamental importncia para o sucesso da operao. Um pedido mal especificado tem grande chance de resultar em uma compra equivocada com desperdcio de dinheiro para a unidade de sade. Observe que geralmente quem elabora o pedido no a mesma pessoa quem realiza a operao de compra. Pessoas com nveis de conhecimento e informaes diferentes tm diferentes entendimentos sobre o que vem e pensam, ou seja, pode ocorrer de ser bvio e trivial para quem est usando o material e solicitando a aquisio e ser ininteligvel para quem est comprando. Assim, o resultado das negociaes de compras envolvendo itens com especificaes incompletas, pode levar a aquisio de um objeto intil para o setor requisitante. A Padronizao dos itens de uso freqente reduz os problemas decorrentes da especificao incompleta. 2. OS DISTRIBUIDORES O exerccio da funo de comprador na rea de sade, invariavelmente encontra os distribuidores como alternativa de fornecimento. Cabe observar que os distribuidores no so inimigos que abusam dos compradores por geralmente apresentarem preos superiores. Eles apenas disponibilizam produtos em menor escala em lugares onde o fabricante no atende a pequenas quantidades. As compras devem ocorrer de forma programada. Entretanto, nas emergncias decorrentes de aumento inesperado de consumo ou mesmo de falta de planejamento da unidade responsvel pelo controle dos estoques, o comprador obrigado a pagar preos superiores por imposio das circunstncias do risco de descontinuidade. Neste caso deve o prudente comprador adquirir somente a quantidade necessria e suficiente para cobrir a emergncia enquanto nova compra em condies mais favorveis pode ser realizada. O distribuidor, por estar acessvel, pode ser um parceiro interessante no atendimento de emergncias. Observe-se que o interesse do fornecedor vender bem, muito e sempre. Outra possibilidade a ser explorada em caso de ruptura de estoque o emprstimo do material em outras unidades hospitalares e de sade, prtica que merece controles especiais para devolver o material emprestado de mesma quantidade e qualidade. Unidades de

sade de uma mesma cidade poderiam realizar um convnio, visando o socorro mtuo em emergncias. O convnio, que poderia ser estendido a equipamentos, estabeleceria um protocolo de emprstimo e formas de controle para o acerto. 3. CONTROLE DE PREOS A anlise dos preos e sua compatibilidade com o mercado so funes bsicas do profissional de compras. Caso os distribuidores percebam a pouca referncia de preos por parte do comprador eles iro tender a apresentarem seus preos mximos de vendas como se fossem finais. A demonstrao de conhecimento do mercado por parte do comprador dar novo sentido para as negociaes. A consulta via Internet dos preos em outros mercados, inclusive internacionais resultar em mais segurana ao comprador e manter os distribuidores locais dentro de margens de comercializao razoveis. Um abuso nos preos poder resultar at na deciso de importao, principalmente em pocas de real valorizado. O Ministrio da Sade mantm um banco de preos em sua pgina da Internet de endereo eletrnico http://www.saude.gov.br, com o objetivo de divulgar os preos praticados na venda de insumos relacionados aos servios de sade. 4. A QUALIDADE EM FUNO DO USO O bom senso a palavra mgica que resolve muitos problemas na gesto de materiais. A orientao da qualidade deve ser dada pelo uso pretendido com o material. No possvel usar micropore como esparadrapo e nem uma super-fotocopiadora para tirar poucas cpias. Apesar de estes exemplos parecerem exagerados, se fizermos uma reflexo dos usos dos materiais nos hospitais e em outras unidades de sade, provavelmente encontraremos situaes semelhantes. Um padro mnimo de qualidade pode ser estabelecido e supervisionado por uma comisso avaliadora. A compra definida entre os itens de qualidade aceitvel em que se escolhe o produto de menor preo ou de maior rendimento por unidade de dinheiro aplicado. Algumas instituies optam por criar um comit permanente de avaliao tcnica de materiais e medicamentos com a participao de usurios finais ou representantes destes.
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5. COMPRAS CENTRALIZADAS E PROFISSIONALIZADAS As compras devem ser realizadas de forma profissional e com controles centralizados. A descentralizao extrema seria cada profissional da unidade de sade adquirir o material que necessita para o seu trabalho, encaminhando a fatura para o financeiro. Provavelmente, essa instituio teria uma vida muito curta. razovel esperar um melhor resultado nas compras quando estas forem realizadas por pessoas que acumulam conhecimentos tanto de tcnicas de negociao e de pesquisa de preos quanto de conhecimento das empresas que atuam em determinados mercados. Assim, possvel que pela freqncia de compras o comprador profissional possa aprofundar suas informaes e descobrir formas e fontes mais eficientes de atendimento aos pedidos de suprimentos. Eventualmente pequenas compras de valores pouco significativos podem ser realizadas decentralizadamente em unidades avanadas, distantes da matriz, mas com os controles centralizados. 6. A BUROCRACIA NECESSRIA EM COMPRAS Observe que pelo menos quatro atores precisam de informaes sobre a operao de compras realizada: 1) quem comprou; 2) o fornecedor; 3) quem vai receber e 4) quem vai pagar. Naturalmente em sistemas no informatizados isso gera papis e fluxos a serem seguidos. Temos que separar a burocracia necessria da burocracia patolgica. Novamente o bom senso deve prevalecer. Operaes de compras de pequenos valores podero ser realizadas com menos formalidade que as de grandes valores. 7. LOCALIZAO DA REA DE COMPRAS Sempre que possvel conveniente limitar o acesso das pessoas ao corpo do hospital por medida de segurana. Quanto menos estranhos em circulao menor as possibilidades de eventos que possam trazer prejuzo ao hospital ou aos seus usurios. Assim, localizando a unidade de recepo dos fornecedores em pontos perifricos estaremos racionalizando espacialmente o relacionamento fsico com os fornecedores. 8. SISTEMA DE COMPRAS DE EMERGNCIA

O nmero de itens em estoque e outros possveis de surgirem como necessidade em uma unidade de sade pode passar de 6.000 para material cirrgico, medicamentos e materiais em geral. As possibilidades de ruptura de estoque ou a ocorrncia de compra de algum material especial est presente no dia-dia da unidade de sade. Quando ocorre a ruptura de estoque por aumento de consumo, falha na entrega ou mesmo equvocos de dimensionamento e a comunidade do hospital no confia nas imediatas providncias para o restabelecimento da normalidade, comum cada supervisor de unidade tender a criar seu prprio estoque de segurana, fora dos controles institucionais. Estes subestoques, pela falta de controle, nem sempre sero usados nas finalidades da unidade. A existncia de um profissional de compras com a especial tarefa de cuidar das rupturas de estoques e de outras compras de urgncia poder aumentar a confiana da comunidade no sistema e, eventualmente, eliminar parte dos subestoques podendo at influir para a reduo dos estoques de segurana do sistema oficial. 9. IMPORTAO DE BENS PARA USO DE UNIDADES DE SADE A importao de equipamentos que concentram tecnologia para unidades de sade ocorre com relativa freqncia por conta do hiato tecnolgico entre os pases mais desenvolvidos e o Brasil. Geralmente, os equipamentos de alta tecnologia comeam a ser produzidos nacionalmente aps uma considervel defasagem de tempo. A razo mais de ordem de domnio da tecnologia do que uma relao de vantagem cambial ou comparativa. Na aquisio de equipamentos importados passa a ser relevante a exigncia de indicao de um representante no Brasil da empresa que vendeu o equipamento para efeitos de garantias e de manuteno. Com relao aos insumos de menor concentrao tecnolgica, a existncia de vantagens comparativas pode levar o administrador a optar por aquisies de materiais e medicamentos importados. Especialmente em pocas de valorizao cambial, a avaliao econmica, aps considerar os preos CIF (Entregues no Almoxarifado da Unidade) ou FOB (frete e seguro por conta do comprador), pode concluir pela importao de lotes, mesmo

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considerando a irregularidade temporal e as incertezas do processo de importao. Neste caso fundamental a anlise previa junto ao Ministrio da Sade Vigilncia Sanitria para a liberao do item importado em uso domstico. De qualquer forma, o processo de importao exige acompanhamento de suas diversas fases sendo til a assessoria de um despachante aduaneiro. 10. CONSIGNAO/COMODATOS As compras de materiais deixados em consignao representam uma diminuio do capital de giro necessrio ao funcionamento da unidade de sade. um dinheiro que no precisa sair do caixa para ficar nas prateleiras dos almoxarifados. O item em consignao fica disponvel, como se estivesse nos estoques regulares da unidade, mas somente gerar custos e ser pago se for usado. O uso deste sistema de vendas tem sido freqente para as rteses e prteses. Naturalmente cuidados especiais devem ser adotados como a negociao dos termos de consignao por preo justo. H tambm a necessidade da importao de rgidos controles no uso porque pode haver uma tendncia a consumir mais determinado item somente porque est disponvel ao uso. Os fornecedores do item consignado geraro informaes para o consumo. Os comodatos inicialmente surgiram como uma soluo para atualizao de alguns equipamentos em unidades de sade. Esta operao consiste na empresa fornecedora colocar a disposio equipamento de sua propriedade para uso da unidade de sade, cuidando inclusive de sua manuteno por um preo ajustado mediante contrato de comodato. Alguns comodatos tm a opo de compra no final e so denominados de leasing. Eventualmente o equipamento colocado sem nus para a unidade de sade. Entretanto, o funcionamento deste exige insumos especiais que somente o fabricante tem. O uso do equipamento fica vinculado compra dos insumos do fabricante porque somente estes so compatveis com o equipamento. Na realizao de comodatos, importante que o foco do contrato deixe de ser o equipamento e passe a ser o servio que o equipamento realiza, ou seja, o que se busca o menor preo unitrio pelo servio realizado. O equipamento apenas um meio. 11. NEGOCIAO EM COMPRAS

A aquisio de bens e servios de forma sistemtica e com eficincia exige tambm conhecimento de psicologia aplicada ao comrcio. O conhecimento do mercado, por maior que seja o grau de profissionalizao, no limite, no pleno. Tambm difcil o pleno conhecimento das condies que fixaram o preo de reserva do vendedor. Negociar trabalhar com expectativas. Primeiro, a expectativa que mais ajuda a do vendedor quando est em ambiente de competio. Depois vem a expectativa de quem comprou quanto qualidade e a prazos de entrega. Finalmente, quem vendeu fica, tambm, na expectativa do pagamento. Alguns livros de Administrao de Materiais tratam tambm de negociao 5. A importncia da observao dos comportamentos em negociaes pode ser percebida pela crescente oferta de treinamentos especficos. De qualquer forma, destacamos alguns princpios exemplificativos parafraseados de Dias5 : Coloque-se no lugar do fornecedor, conhea seus objetivos; Permita que o fornecedor fale de seu produto; Deixe sempre uma sada honrosa para o fornecedor; Evite colocaes definitivas e radicais; Fale com a pessoa certa; Negocie por partes; No precipite a negociao. COMPRAS PBLICAS As compras pblicas exigem um formalismo maior dado a previso legal que o administrador pblico deve seguir. Ou seja, o princpio da legalidade vincula as aes do administrador s formalidades da Lei. O estatuto das compras pblicas concentra-se na Lei 8.666 de 21 de junho de 1993, alterada pelas Leis 8.883/94, 9.032/95 e 9.648/98. Mais recentemente a Lei 10.520/02 introduz a modalidade de compras atravs do prego. A formalidade do processo entendida como um mal necessrio. Um processo de compra de 50 itens pode ter aproximadamente 250 pginas, leva um mnimo de 60 dias, tem cerca de 300 assinaturas. O objetivo geral da licitao a busca da proposta mais vantajosa para a administrao pblica, observando alguns princpios fixados em lei.

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Estudar e aprender as Leis de compras pblicas interessa a qualquer cidado, especialmente se atuar profissionalmente na rea da sade. No Brasil, o Sistema de Sade nico, contando complementarmente com o setor privado, ou seja, "As instituies privadas podero participar de forma complementar do Sistema nico de Sade, segundo diretrizes deste, mediante contrato de direito pblico ou convnio, tendo preferncia as entidades filantrpicas e as sem fins lucrativos 6. So as leis de licitaes que regulamentam os contratos e convnios com instituies pblicas. A licitao pblica o instrumento legal que visa atender necessidade do interesse pblico em contratar com os demais agentes econmicos. O requisito fundamental o interesse pblico que deve ser formalmente manifestado no processo de compra. As possibilidades de operaes manifestas na Lei so: obras, servios, compras, alienaes, locaes, permisses e concesses. Observe que a Lei diferencia compra de bens da compra de servios. A regra geral sempre licitar conforme o mandamento constitucional (artigo 37, XXI e artigo 175 da Constituio Federal) admitindo algumas formas de dispensa de licitao (artigo 24 Lei 8666/93) ou de inexigibilidade (artigo 25 Lei 8.666/93). A primeira leitura da Lei de licitao pode apresentar certa dificuldade ao pronto entendimento de seus artigos, pargrafos e incisos. Entretanto, prestando ateno aos princpios que a regem, o entendimento dos seus 126 artigos ser facilitado. Alguns dos princpios so derivados da Constituio e outros foram contemplados diretamente na lei. De qualquer forma, eles se completam. Compreendendo os princpios, compreendemos a lei. Princpios Constitucionais: (Artigo 5 caput, LV e 37 da Constituio Federal) 6: igualdade, legalidade, impessoalidade moralidade, publicidade Outros princpios: (Artigo 3 da Lei 8666/93)6 probidade administrativa, vinculao convocao julgamento objetivo sigilo das propostas

1. O PROCESSO DE COMPRAS PBLICAS A administrao pblica especialmente formal. Vale o que est escrito. Os procedimentos de compras pblicas devem resultar de Processos Administrativos formais com os seguintes atributos. a) serem autuados; serem protocolados; serem numerados; conterem indicao do objeto e sua motivao; e conterem a indicao do recurso. (Artigo 38 da Lei 8.666). A motivao o quesito fundamental que sustenta a operao de compras em nome da administrao pblica. 2. PROCEDIMENTOS DE LICITAO Os procedimentos iniciam com a completa caracterizao do objeto tanto para obras e servios (Artigo 7 Lei 8.666/93) como para compras (Artigo 14 Lei 8.666/93), inclusive com a definio de oramento prvio. As possveis modalidades esto previstas no Artigo 22 Lei 8.666/93 como Concorrncia; Tomada de Preos; Convite; Concurso; Leilo e, mais recentemente, pela modalidade de Prego definida na Lei 10.520/2002. Pertence caracterizao do objeto a especificao de condio nica de pagamento, Prazo e local de entrega prestabelecido e demais condies. A regularidade fiscal dos fornecedores tambm ser avaliado durante o processo As modalidades de Convite, Tomada de Preos e Concorrncia so mais conhecidas pelo uso. Elas apresentam prazos de publicidade crescentes em funo dos valores envolvidos. Escolhida a modalidade h a necessidade da opo pelo tipo de licitao a ser realizada. As possibilidades so: menor preo, onde entre as que atendam a especificao do edital, escolhe-se a proposta de menor preo; a de melhor tcnica, onde dado o preo, escolhe-se a de melhor tcnica; a de tcnica e preo, onde temos a combinao ponderada de uma nota tcnica com o preo; e, finalmente, a de maior lance no caso de alienaes. (Artigos 45 a 47 Lei 8.666/93) O regime de execuo do objeto da licitao pode ser por 1) empreitada preo global; 2) empreitada por preo unitrio; 3) tarefa; e 4) empreitada integral. Os Artigos 6 e 10 da Lei 8.666/93 definem os possveis regimes de execuo.
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O edital da licitao o instrumento para a convocao do certame. Os artigos 40 e 42 da Lei 8.663/93 fixam os parmetros de sua elaborao bem como do desenvolvimento do processo com o recebimento das documentaes e das propostas. O artigo 43 da referida Lei trata do Julgamento, Classificao e Homologao. Nos casos do processo no resultar em homologao, as possibilidades so a de revogao ou de anulao conforme o artigo 49 da Lei de Licitao. Especificamente nestes casos, cabe o contraditrio e a ampla defesa aos participantes que julgarem prejudicados seus direitos Nestes casos cabe o contraditrio e ampla defesa.(Artigo 49 da Lei 8.663/93). A convocao do vencedor e a obrigatoriedade da realizao do contrato esto previstas nos artigos 62 e 64 da Lei de Licitaes. 3. DISPENSA OU INEXIGIBILIDADE DA LICITAO A Lei prev a existncia de diversos casos de dispensas de licitao, incluindo as compras de pequenos valores. Os artigos 17 e 24 da Lei 8666/93 tratam especificamente do assunto de dispensa. Os casos de inexigibilidade, quando houver inviabilidade de competio, esto amparados pelo artigo 25. De qualquer forma, mesmo enquadrando os itens como dispensa ou inexigibilidade, a justificativa do preo, a caracterizao do objeto e a razo da escolha sempre exigida conforme artigo 26 da Lei. Nestes casos, a ratificao da autoridade superior e a publicao so obrigatrias. 4. REGISTRO DE PREOS Com a estabilizao da economia, o sucesso de licitaes que resultem em registro de preos deve ser estimulado. O artigo 15 da Lei 8666/93 indica que esta modalidade de contrato deva ser usada sempre que possvel. Neste caso, realizamos uma nica concorrncia que substitui muitas outras. As entregas devem acontecer conforme a necessidade da unidade que est comprando, assim, h grande liberao de espaos de armazenamento e, principalmente, da exigncia de investimentos em estoques. Observe que os pagamentos ocorrem somente depois da entrega dos produtos e, estes sero solicitados na medida em que forem necessrios. O registro de preos deixa o

administrador pblico em situao mais favorvel considerando que no h a obrigatoriedade da contratao conforme artigo 15, pargrafo quatro da lei. Existe sempre a possibilidade da busca de preos melhores que os registrados. Alm da reduo do estoque mdio com menos dinheiro aplicado em estoques, a unidade ter economia de rea de armazenamento com menos riscos de deteriorao com a gesto de quantidades menores. 5. PREGO Os relatos da adoo desta nova modalidade de licitao que foi introduzida na Legislao Brasileira mais recentemente pela Lei 10.520 de 17 de julho de 2002 so de sucesso. Os administradores pblicos esto conseguindo reduo nos preos e nos prazos das aquisies. A reduo nos preos ocorre pelo estabelecimento de uma competio presencial e a reduo nos prazos acontece devido as fases e os momentos de recursos serem decididos no ato pelo pregoeiro oficial. A competio presencial ocorre aps a identificao da proposta escrita de menor preo e as de at 10% superiores a esta. Para os licitantes nesta faixa de preos, dada a oportunidade da realizao de lances verbais at que se esgotem as possibilidades de abaixar o preo de aquisio. O prego admitido na administrao pblica apenas para a aquisio de bens de uso comum. Os sistemas de compras com a utilizao da Internet vm apresentando bons resultados no que se refere ao aumento da competitividade. RECEBIMENTO E CONFERNCIA O recebimento do material aps encerrado os procedimentos de compras mais uma etapa do ciclo de compras a ser cumprida. Especialmente, esta etapa representa a fronteira de responsabilidade sobre a guarda do bem adquirido entre o comprador e o vendedor. A inspeo e os cuidados no recebimento podem variar conforme o tipo de material. Podemos ter rotinas de inspeo e recebimento adequadas a cada grupo de material. Itens crticos pelo valor ou de complexidade tecnolgica, devem ter maior ateno. Outros de recebimentos mais freqentes podem ter uma lista padronizada de verificao. De qualquer forma o confronto com o pedido original, a descrio na nota
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fiscal e os volumes efetivamente entregues devem ocorrer. Preferentemente, abrir os volumes na fronteira do recebimento, ainda na presena do fornecedor. Conferir quantidades, conformidade, peso, prazo de validade, alteraes visuais, e outras verificaes adequadas ao material ou equipamento recebido. Eventualmente o recebimento pode ser atestado como provisrio at a conferncia definitiva. Observe-se que assinado o canhoto do rodap, considera-se comercialmente liquidada a transao por parte do fornecedor. (h casos em que conveniente ressalvar no canhoto que a entrega ainda est sujeita ao controle de qualidade) ARMAZENAMENTO As palavras que resolvem boa parte dos problemas de armazenamento de materiais em unidades de sade o bom senso combinado com tcnicas de armazenamento. Alguns critrios que podem ajudar so: a)Rotatividade do item estocado: se for requisitado com muita freqncia, ento conveniente que fique armazenado mais prximo recepo. b)Volume: para os materiais volumosos, melhor que fiquem em reas amplas e de fcil acesso. Os materiais menores podem ficar em prateleiras com escaninhos indexados. O armazenamento pode ser por ordem alfabtica combinado com formas de apresentao (comprimidos / injetveis.). c) Ordem de entrada/sada: usar o conceito do primeiro a entrar ser o primeiro a sair, fisicamente. Itens com prazos de validade menor devem ser os primeiros na fila de sada das prateleiras. d)Similaridade: grupos de materiais semelhantes podem ser armazenados em espaos afins como rea de sondas, de descartveis, de filmes de RX. Na farmcia podemos ter rea de injetveis, de comprimidos, solues, e outras. e)Valor: itens de alto valor e pequenos ficam mais bem estocados prximo dos olhos da chefia da unidade. De forma geral, as condies de iluminao, temperatura e umidade so de controle indispensvel por ambiente e por tipo de material. Os conceitos do programa de qualidade conhecidos como 5S so bem vindos na rea de armazenamento.

conveniente prever para a rea de armazenamento ambiente de grande altura (p direito), marquise protegendo a descarga dos materiais. Deve ter rede de combate incndio. Para efeito de segurana melhor uma nica entrada e sada. O Professor Dario Paterno3 faz recomendaes gerais quanto circulao de ar, ausncia de umidade e temperatura no superior a 25 graus. Ele tambm prope rea de 0,80 a 1,20 m2 por leito. Naturalmente o espao de armazenamento funo dos itens de estoque a serem guardados. Estes so funo da especialidade da unidade de sade e da poltica de suprimentos adotada. Folgas nos espaos de armazenagem ou previses para expanses devem ser consideradas. Outro parmetro tambm citado por Paterno3 o de que para os Almoxarifados centralizados de at 300 leitos, sugere-se no mximo um funcionrio para cada 50 leitos. Cita ainda que o custo de manuteno dos estoques por ano gira em torno de 20 a 30% do material estocado/ano3. Naturalmente estes parmetros devem ser usados com cautela e avaliados com a especializao e opo gerencial da unidade de sade. A localizao da rea de armazenamento deve ficar prxima aos locais de consumo. O uso de almoxarifados e farmcias satlites no interior do hospital so pensados como forma de disponibilizao de materiais e medicamentos mais prximo do requisitante. A maior facilidade de requisitar o medicamento ou material pela maior proximidade e a visualizao dos estoques podem aumentar o nvel de confiana evitando a tendncia da formao de sub-estoques nas unidades. O uso de fichas de prateleiras, apesar de oficialmente superadas pelos controles informatizados, tem se mostrado til no que se refere a observao quanto possvel previso de ruptura de estoque no alertada pelo sistema, mas observada pelo funcionrio que registra a baixa. Este sistema tambm pode ajudar na realizao dos inventrios peridicos. O uso das fichas pode ser restrito aos itens considerados crticos. Geralmente, em unidades hospitalares temos as seguintes grandes reas de armazenamento: materiais de manuteno materiais cirrgicos medicamentos materiais de laboratrio gneros alimentcios

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Os equipamentos da rea de armazenamento so: estantes, armaes, estrados, pallet, engradados, cmaras frias, freezer, empilhadeiras, etc. As farmcias hospitalares geralmente esto divididas em rea de armazenamento, rea de produo, rea de distribuio e rea de fracionamento. Os medicamentos tendem a ser armazenados por similaridade, em ordem alfabtica e por data de validade. Especialmente para medicamentos h a necessidade de cuidados especiais com a temperatura, luminosidade e umidade. TRANSPORTE E DISTRIBUIO O processo de distribuio inicia com a apresentao pelo setor que necessita do material de uma requisio podendo ser em papel ou em meio eletrnico. O importante a perfeita identificao do documento para fins de encaminhamentos e de recuperao da informao. A requisio deve conter a especificao do setor requisitante, pessoa responsvel, itens solicitados, quantidades solicitadas e quantidade entregue, data, assinaturas, ou senhas registradas. Observe que para o bom controle do fluxo de materiais, somente algumas pessoas estaro autorizadas a requisitar itens, ou seja, a autorizao deve ficar restrita para os itens normalmente consumidos na unidade requisitante em decorrncia da oferta de servios de sade. O almoxarife deve avaliar cada requisio tendo como parmetros os consumos mdios habituais da unidade, evitando requisio com quantidades no explicadas. Um aumento de consumo por evento atpico deve ser acompanhado pelo almoxarife porque a quantidade extra ir alterar a mdia de consumo. Neste caso, o sistema informatizado ter a leitura que quantidades maiores tero de ser compradas quando de fato, o aumento de consumo foi pontual e deve ser excludo da para efeito de projeo futura. Este acompanhamento tambm obriga o requisitante a refletir sobre a solicitao que est realizando. De forma geral, as quantidades em medidas corretas evitam os sub-estoques e as possibilidades de uso indevido de imateriais e medicamentos. A distribuio pode ocorrer elevadores, semelhantes. dos materiais e medicamentos com o uso de carrinhos, esteiras e equipamentos conveniente uma boa

organizao do tempo para o atendimento das requisies por setores do hospital. O Almoxarifado pode propor uma agenda com dia e hora para atender as requisies e reservar um tempo para trabalho de organizao interna. As urgncias devem sempre ser atendidas. O uso de etiquetas com cdigo de barras agiliza de forma importante os procedimentos de baixa nos estoques e permite uma rastreabilidade dos itens com a identificao de lote de fabricao aumentando os controles e a segurana para os pacientes e para o gerenciamento de materiais. Alguns autores tratam da movimentao de materiais de forma mais sistemtica como Dias5, Francischini e Gurgel1 e outros. Eles propem um conjunto de princpios tais como: obedincia do fluxo de operaes; mnima distncia e manipulao; segurana e satisfao (das pessoas envolvidas no transporte de materiais); padronizao dos equipamentos de transporte; flexibilidade dos equipamentos; mxima utilizao da gravidade; mxima utilizao do espao; ter um mtodo alternativo para emergncias e menor custo total. CONTROLE DE ESTOQUE A funo de controle de estoque componente essencial da Administrao de Materiais. com as informaes do sistema de estoque que estaremos em condies de orientar o fluxo de compras em ritmo adequado s necessidades da unidade de sade. Podemos pensar no estoque na mesma lgica do funcionamento de uma caixa de gua que, com determinado nvel de consumo, aciona vlvulas que repem o lquido. Em resumo, as funes do controle de estoque so: determinar quanto e quando comprar; acionar o setor de compras; determinar o que deve permanecer estocado; controlar quantidades e valores estocados; identificar e retirar do estoque itens obsoletos ou danificados; realizar inventrios peridicos. 1. CUSTOS ENVOLVIDOS NA ADMINISTRAO MATERIAL A Administrao de Materiais envolve o conhecimento e o controle dos seguintes conceitos de custos: Custo de aquisio;
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Custo do pedido; Custo de manuteno; Custo por excesso; Custo por falta.

para o controle especial dado a uma grande quantidade consumida. A idia do economista Vilfredo Pareto que em sntese afirmou que grandes efeitos podem ter poucas causas. Na classificao ABC os materiais identificados como do grupo A representam importante parcela dos custos. Os autores no so unssonos quanto aos parmetros de classificao, mas concordam quanto aplicao dos princpios: A (20% dos itens representando mais de 60% dos custos) , B (de 20 a 30% dos itens representa de 20 a 30% dos custos), C (com 50% dos itens representando 10% do valor do estoque)3. A (5% dos itens correspondem a 80% do Valor do estoque), B(15% com 15% do valor) e C(80% dos itens com 5% do valor)2 A definio das classes A, B, e C obedece apenas a critrios de bom senso. Em geral so colocados 20% dos itens na classe A, 30% na classe B e 50 % na classe C5.

O custo de aquisio o preo pago pelo bem ou servio. O custo total de aquisio definido pelo preo(P) x quantidade(Q). O custo do pedido o de se operacionalizar o pedido, ou seja, so os salrios, taxas, impressos, comunicao, e outros dividido pelos pedidos realizados, o que resulta em um valor por pedidos realizados em um determinado momento. O custo de manuteno por perodo composto pelo custo de armazenamento como salrios, energias, vigilncia, custo de oportunidade dos ativos, custo do capital de giro, custo de desperdcios e de obsolescncia. O custo por falta decorre das possveis compras de emergncias a serem providenciadas pela ruptura de estoque, com preos superiores s compras de rotinas, o custo da interrupo da oferta do servio e o custo do prejuzo objetivo ao paciente que ficou sem o atendimento devido. Devemos lembrar que estoque dinheiro que fica parado nas prateleiras e isso deve incomodar o bom gerente porque dinheiro parado no cumpre sua funo. Como j foi afirmado, o estoque ideal o estoque zero. Entretanto, convivemos com a imprevisibilidade que apresenta maior varincia em instituies de sade do que na indstria. Nesta podemos pensar em um planejamento da produo em lotes. Na oferta de servio de sade, se tem pouco controle sobre a demanda na porta do servio. 2. CLASSIFICAO ABC til classificar os materiais por ordem de sua importncia econmica. Esta identificao permite que o administrador dispense mais cuidados e ateno aos itens que so mais caros unidade de sade. Este sistema busca identificar os itens de grande valor que exigem uma anlise mais cuidadosa com uma menor margem de erro. Em resumo, dado os valores envolvidos, so itens que merecem uma ateno especial. Observa-se que o foco principal da ateno o valor total resultante do preo X quantidade. Assim, itens de pequeno valor unitrio podem ser relevantes

Classificao ABC
% DO VALOR 100% 90% 60% C B A
20% 30%
3

% DE MATERIAIS
50%

Fonte: Adaptado de Paterno

Figura 1. Classificao ABC

Especialmente para os itens do grupo A, temse como meta a reduo dos prazos de abastecimento, a reduo dos estoques, a reduo dos estoques de reserva, o estabelecimento de controles de utilizao e a busca de melhores preos. Os passos para iniciar o ordenamento de formatao de uma classificao ABC partem da avaliao de cada item de consumo, ou seja, para cada item determina-se investimento necessrio e ordena-se do maior para o menor investimento. Calcula-se a importncia relativa dos itens como uma percentagem do custo total e acumula-se at o parmetro escolhido.

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Outra anlise possvel, seguindo o mesmo princpio, mas agora tendo como parmetro a criticidade do item a classificao XYZ onde X = Materiais que possuem similares. Exemplo: antibiticos. Y = Tem similar, mas sua falta interfere na qualidade dos servios. Exemplo: fio de sutura 3.0 e 6.0. Z = No tem similar e sua falta ser crtica. Exemplo: Luva cirrgica2 . 3. CONSUMO MDIO MENSAL O principal parmetro de estruturao do controle do nvel necessrio de estoque a informao do consumo mdio mensal. Este valor pode ser buscado em algoritmos tais como: Mdia aritmtica simples: C m = (c1+c2+c3+ ..+cn)/n Mdia mvel : O consumo de cada novo ms acrescentado, eliminandose o consumo do primeiro ms utilizado. Seja: C1,C2,C3 e C4, C5 ento: Cm = (C2 +C3 + C4 + C5)/4 Mdia ponderada: Os valores de perodos mais prximos recebem pesos maiores Cm = (c1.p1 + c2.p2+...+cn.pn)/ pesos Mtodo dos mnimos quadrados: o ajustamento da funo que melhor representa os dados observados. O importante que o mtodo resulte em uma informao que reflita a tendncia do consumo e que possa ser executado de forma prtica. Com o uso de sistemas informatizados a administrao poder optar por estimativas mais sofisticadas para o consumo mdio que podem considerar at a sazonalidade do item. Observe que no basta um sistema automatizado eficiente, necessrio tambm o acompanhamento de um gerente eficiente e eficaz. A anlise e interpretao dos relatrios pelo gerente dos estoques devem avaliar eventos que no so alertados pelo sistema. Exemplo: Um estoque zerado altera a mdia do consumo do item e provavelmente elevar o consumo de outro item similar. Os estoques devem ser repostos periodicamente e, quando a reposio ocorre em perodos constantes, a representao grfica do nvel de estoque assume o formato de dente de serra. O intervalo entre uma

reposio e outra definido como perodo de consumo. A figura 2 ilustra a situao descrita:

Nveis de estoque
reposio
estoque mnimo

( t)
perodo de consumo

Fonte: Elaborao do autor, adaptado de Dias

Figura 2. Grfico dente de serra

4. ESTOQUE MNIMO O estoque mnimo ou de segurana a quantidade que deve existir em estoque para cobrir eventuais falhas de ressuprimento ou aumento repentino de demanda. O gerenciamento de estoque envolve considerar um grau de imprevisibilidade no fluxo de materiais que deve ser compensada com um estoque de segurana adequado ao risco. Quanto maior o estoque mnimo, maior segurana, menor risco de faltar material, porm, maior o custo de capital estocado, maior custo de armazenamento e maior os riscos de deteriorao, desvios ou perdas. O dimensionamento do estoque mnimo deve ser realizado preferentemente a partir do consumo mdio por perodo, geralmente mensal. Emin = C x K Frmula simples5 . C = Consumo mdio mensal K = Fator de segurana. Exemplo: Se o Consumo mdio mensal de um item 100, e queremos um fator de segurana de 0,50 ento: Emin = 100 x 0,50 = 50 unidades. Ou seja, o estoque de segurana e de apenas quinze dias. Mesmo com boas previses e com estoque de segurana alto, sempre haver a possibilidade de ruptura do estoque. Neste caso, necessrio informar as reas de consumo para que adotem outras estratgias minimizadoras do desconforto tcnico da unidade de sade e do paciente pela falta do item.

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5. ESTOQUE MXIMO E MDIO Quando somamos o lote de compras ao estoque mnimo, chegamos ao conceito do estoque mximo. Este entendido como o nvel mais alto previsto para a quantidade estocada de determinado item. O conceito de estoque mdio relevante, em especial para a valorao monetria que fica imobilizada em estoque. A quantidade apurada como estoque mdio por perodo vezes o preo do item estocado indica o montante de recursos que ficam retidos nas prateleiras dos almoxarifados por item. A figura 3 ilustra estes conceitos e indica as frmulas de clculo. 7. LOTE DE REPOSIO E LOTE ECONMICO O lote de reposio o resultado do dimensionamento do pedido. Considerando que o custo do pedido unitrio funo decrescente da quantidade e que o custo de armazenamento funo crescente, existe a possibilidade da determinao do timo destas duas funes. O resultado o lote econmico para o item. A indicao do Lote econmico inversamente proporcional ao custo de armazenagem e ao custo do capital. Itens de pequeno valor econmico tendem a ter uma indicao de lote de reposio maior (rgua, lpis). Itens com alto custo de armazenagem, ou seja, que ocupam espao ou de cuidados especiais tendem a ter uma indicao de lote econmico menor.

Estoque mximo e mdio Estoque Mximo:

Emax = LC + Emin
Estoque mximo Estoque mdio Lote de compra
Emd = LC/2 + Emin

Lote de reposio
800 500 PP Emax
Lote de compra

Emin

Estoque mdio:

Emd = LC/2 + Emin

5

LR = 700 Emin

Fonte: Adaptado de Dias

100 LR = Emax - Emin

Figura 3. Estoque mximo e mdio.

6. TEMPO DE REPOSIO E PONTO DE PEDIDO As informaes do tempo de reposio, do consumo mdio do perodo e do estoque mnimo so definidoras do momento em que o pedido de ressuprimento deve ser disparado. O tempo de reposio varivel que pode ser ajustada por grupos de produtos classificados pela demora nas aquisies. A figura 4 ilustra o conceito.
T em p o d e rep osio e ponto de ped id o
P o n to d e p e d id o (P P ) re p o si o
E m ax

LR = Emax PP + Estoque do tempo de espera

Fonte: Adaptado de Dias
5

Figura 5. Lote de reposio.

2 x Cp x D LER = Cm

LER = quantidade do lote econmico Cp = Custo do pedido D = Demanda do perodo Cm = (Custo de armazenagem + custo de capital) unitrio
E m in

T e m p o d e re p o s i o

Interva lo de re ssu prim e nto

P P = C x T R + E m in
O te m po de re po sio (T R ) po de ser d eco m p osto e m tr s p arte s: 1)E m isso d o ped id o e re aliza o d a com pra , 2 ) P rep ara o pa ra a en tre ga po r p arte d o forn ece dor 3) T ran sp orte
5

Fonte: Adaptado de Dias

Figura 4. Tempo de reposio e ponto de pedido.

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Lote Econmico
Custo
Custo total Custo de manuteno

Giro =

Consumo no perodo Estoque mdio

Custo do pedido

Lote Econmico

Quantidade

Fonte: Adaptado de Dias

Figura 6. Lote econmico de reposio

Um sistema de classificao usual o proposto por Dewey nas bibliotecas 1. um conjunto de dgitos indicando grupos e subgrupos de materiais similares. Os dgitos finais identificam o material precisamente. til tambm a adoo de dgito verificado como um algoritmo que evita enganos de digitao. A Figura 7 ilustra um sistema de codificao de materiais.

8. SISTEMAS DE REPOSIO DE ESTOQUE As possibilidades so da reposio pela quantidade indicada pelo sistema quando o nvel de estoque alcanar o ponto de pedido ou de reposio peridica combinada com liberaes oramentrias para a empresa. No primeiro caso estaremos iniciando o processo de compras somente para os itens que estiverem em seus pontos de pedido. No caso do sistema por tempo, todos os itens periodicamente entram simultaneamente em reposio, nas quantidades que complementam o seu estoque at seu ponto de mximo por item. Por quantidade (ponto de pedido) PP = C x TR + Emin LR = Emax PP + Etesp. Por tempo LR = C x T - Eatual (mensais, bimestrais, trimensais....)
PP = ponto de pedido C = Consumo Mdio mensal TR = Tempo de reposio em meses ou frao deste Emim = Estoque mnimo ou de segurana T = nmero de perodos de consumo planejado para o estoque, inclusive o de segurana.

Classificao e codificao
. XX - XX - XXX - X
Dgito verificador

Cdigo do material Classe Grupo

40- material cirrgico 40.01 agulhas 40.01.001 agulha descartvel 25/06 40.01.002 agulha descartvel 25/08 40- material cirrgico 40.07 sondas 40.07.001 sonda descartvel 25/06 40.07.002 sonda descartvel 25/08

Sistema Dewey nas bibliotecas

(Francischini&Gurgel,2002,p.118

Fonte: Adaptado de Francischini e Gurgel

Figura 7. Classificao e codificao

10. AVALIAO DE ESTOQUES Existem pelo menos quatro mtodos possveis para avaliao dos itens estocados. a)ltimo a entrar, primeiro a sair; b)primeiro a entrar, primeiro a sair; c) prximo a entrar, prximo a sair; d)custo mdio ponderado. Todos os acima citados so mtodos de valorao do estoque da unidade de sade. Valorar mais uma sada de material dos estoques implica em maior custo a ser apropriado aos servios, o que resulta em um menor lucro tributvel. Naturalmente os mtodos que valoram a sada no so aceitos pelo governo que ficaria com uma tributao menor. No Brasil a Lei 4320/69 em seu artigo 106 determina que os rgos pblicos faam uso do critrio do custo mdio ponderado. 11. INVENTRIO DE ESTOQUE As pessoas no so infalveis. Os enganos nos relatrios de entradas ou sadas, extravios

9. GIRO DE ESTOQUE o indicador de atividade ou de movimentao dos estoques. Quanto maior o giro, menor o estoque mdio e seus custos associados.

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de requisies, equvocos de classificao ou codificao, quebras, deteriorao, recebimentos apressados e mesmo desvios acontecem com importante freqncia. Estas diferenas aparecem de forma fsica e contbil no processamento do inventrio de estoque. Algumas empresas relevam pequenas diferenas de itens desde que estas ocorram normalmente distribudas favor e contra o nvel de estoque esperado. Na oportunidade do inventrio deve ser observado os itens com baixa movimentao pequena rotatividade no sentido de avaliar a pertinncia de sua manuteno como item de estoque. Eventualmente a deciso, poder ser a retirada do item do rol de produtos estocados em anlise que considere o seu pouco uso, a sua pouca importncia no processo de oferta do servio e a sua relativa facilidade de obteno quando for necessrio. O inventrio deve ter a caracterstica de ser peridico podendo ser parcial ou total. De qualquer forma, deve ser pr-planejado para ser eficiente. Uma forma de atenuar os inconvenientes do processo de inventrio incorporao de sua realizao na rotina diria, monitorando pequenos grupos de materiais de cada vez. Havendo necessidade de inventrio geral, o uso do final de semana ser mais apropriado de forma a evitar interrupes no normal fluxo de materiais para a unidade de sade. A equao geral de controle para o inventrio pode ser expressa da seguinte forma: CM = (Ei Ef) + SP CM = consumo de materiais Ei = estoque inicial Ef = Estoque final SP = suprimentos no perodo CONSIDERAES FINAIS

humanos que atuam na rea. Nem sempre eles tm a valorizao e treinamento adequado. A pouca oferta de alguns materiais mdicos e de medicamentos fazem o hospital refm de fornecedores exclusivos ou de poucos deles que combinam divises de mercado. Fazem do oligoplio um verdadeiro monoplio com conseqncia nos custos da oferta de servios de sade. As unidades de sade pblica ainda tm um complicador adicional em seu processo de abastecimento dos insumos da oferta de sade. A legislao da licitao pblica, vista como um mal necessrio, exige do administrador uma super competncia. Alm do dever da busca do eficiente uso dos recursos de forma a maximizar os resultados das unidades de sade, seja pelo maior relao benefcio/custo ou pelo menor custo unitrio do servio ofertado, deve respeitar os limites da Lei que geralmente envolvem uma burocracia complexa e demorada, e nem sempre levam a decises racionais. A gerncia de materiais, a de manuteno e outras unidades de atividades meio somente so percebidas por seus clientes quando funcionam mal. Se funcionarem, parece que elas nem existem. A informatizao traz consigo o benefcio de organizar e disciplinar o sistema de materiais. A padronizao a grande aliada da gerncia de materiais, entretanto, nem sempre encontramos profissionais com a disposio para cumprir protocolos e mesmo diretores de unidades de sade com percepo da importncia deste conceito. O aprendizado tem ocorrido pela necessidade de sobrevivncia face s dificuldades financeiras que as instituies de sade esto enfrentando. REFERNCIAS

H quem diga que na prtica a teoria outra. O grau de imprevisibilidade quando temos a necessidade do controle de muitos itens de estoque, como o caso das unidades de sade, alto. Inadimplncias e atrasos nas entregas so freqentes. Os diretores de hospitais costumam no privilegiar espaos nos hospitais para a correta estocagem de materiais e medicamentos. Alguns poucos confundem almoxarifado com depsito sem controle. O mesmo podemos comentar com relao ateno dos recursos

1. Francischini PG, Gurgel FA. Administrao de materiais e do patrimnio. So Paulo: Pioneira Thonson; 2002. 2. Vecina GN, Reinhardt, WF. Gesto de recursos materiais e de medicamentos. So Paulo: IDSNAMH/FSPUSP; 1998. 3. Paterno, DA. Administrao de materiais no hospital: compras, almoxarifado e farmcia. So Paulo: Centro So Camilo de Desenvolvimento em Administrao da Sade; 1990.

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4. Arnold, JRT. Administrao de materiais: uma introduo. So Paulo: Atlas; 1999. 5. Dias, MAP. Administrao de materiais: uma abordagem logstica. 4.ed. So Paulo: Atlas; 1993. 6. Brasil. Constituio da Repblica Federativa do Brasil. Braslia, DF; 1988.

Recebido em 02/05/2005 Aprovado em 19/09/2005

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