Arquivos

Arquivologia o estudo, cincia e arte dos arquivos. Sendo assim, esse resumo est contido na descrio de arquivologia. Conceito Resumindo, arquivo pode ser considerado como um conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos ao longo de uma atividade realizada por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados. Sua principal finalidade facilitar a consulta aos documentos pelo usurio Objetivos Armazenar adequadamente os documentos e transmitir com preciso as informaes contidas nos mesmos. Obs. Tambm pode ser descrito como uma entidade ou rgo administrativo responsvel por cuidar (custdia, tratamento e utilizao) de arquivos e ainda, como o mvel que guarda os documentos. Classificao de arquivos Os arquivos podem ser classificados de acordo com: 1. Sua instituio criador/mantenedora. Pblicos Arquivos da esfera federal, estadual, municipal; Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes); Comerciais (empresas, corporaes, companhias); e: Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos etc)

Obs. Os ltimos 3 so privados. 2. A natureza dos documentos Arquivos especiais: Denominado assim, pois, guarda ou organiza documentos que esto registrados em suportes diferentes de papel (discos, filmes, fitas...); Arquivos especializados: Aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especficas (Arquivos mdicos, literrios, de engenharia...).

3. A extenso de sua atuao Setoriais: Localizados junto aos rgos operacionais; Centrais ou gerais: recebem os documentos correntes oriundos de vrios rgos da instituio.

Por isso podemos dizer que arquivos descentralizados so aqueles que, obviamente, no possui um arquivo central, sendo assim setorial. J os centralizados, possuem um arquivo central. Um exemplo de arquivo centralizado so os arquivos intermedirios e arquivos correntes gerais.

Obs. Os documentos dentro do gnero escrito, classificados segundo sua procedncia e destino, podem ser classificados como Interno e Esterno.

Documentos
Documento: o registro de uma informao produzida em decorrncia do cumprimento de uma ATIVIDADE, independente da natureza do suporte (material fsico no qual a informao registrada) que a contm. Existe um ponto importante que a diferena entre documentos de arquivos e documentos de biblioteca: I. Documento de arquivos: so produzidos e conservados com fins informativos, probatrios e culturais (histricos); II. Documentos de biblioteca: documentos produzidos e conservados para apenas fins culturais.

Os documentos podem ser caracterizados segundo: 1. Gnero: O gnero definidos segundo o aspecto de sua representao, segundo seu suporte. Suporte Textual: Suporte Cartogrfico: documentos em formatos variveis contendo representaes geogrfica, arquitetnicas ou de engenharia. Ex. planta baixa, mapa... Suporte Iconogrfico: Ex. fotografias, desenhos, gravuras... Suporte Filmogrfico: documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagem, contendo imagens em movimento.

Suporte Sonoro: discos, fitas; Suporte Informtico: disquete, disco rgido;

2. Espcie: Caracterizado segundo a natureza formal da atividade que deu origem ao que est contido nele, sendo assim, a natureza do que lhe gerou. Atos normativos: Ditam regras e normas (medida provisria, decreto, estatuto...). Atos enunciativos: Emitem uma opinio (parecer, relatrio...). Atos comprobatrios: Comprovam decises (certido, atestado); Atos de ajuste: representam acordos firmados (convnio, contrato, tratado); Atos de correspondncia: A fim de os atos normativos serem executados (edital, aviso, memorando, telegrama); Atos de assentamento: Formados por registros, firmando fatos ou ocorrncias (ata, auto de infrao).

3. Natureza do assunto: Aqui, os documentos so caracterizados em sigilosos ou ostensivos: Sigilosos: Documentos que, devido o seu contedo, devam ser de conhecimento restrito e precisem de medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao. Eles podem ser: Ostensivos ou ordinrio: Documentos cujo sua divulgao no prejudica a instituio, podendo ser de domnio pblico.

Grau de sigilo Ultra-secreto

Anos/prorrogao Mximo de 30 anos

Acesso indevido Acarreta dano excepcional grave segurana da sociedade e do estado

Secreto Confidencial Reservado

Mximo de 20 anos Mximo de 10 anos Mximo de 5 anos

Acarreta dano grave a segurana da sociedade e do estado Acarreta dano grave a segurana da sociedade e do estado. Pode compromete planos, operaes ou objetivos neles previstos ou feridos.

Vale salientar que, por lei, os prazos de classificao podero ser prorrogados uma vez por igual perodo pela autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matria.

Teoria das trs idades dos documentos

De acordo com essa teoria, os arquivos (conjuntos de documentos) passam por trs estgios de arquivamentos, que se caracterizam segundo o uso que se faz desses documentos. So eles:

1. Corrente ou de 1 Idade: Documento frequentemente usado, ele est diretamente ligado ao objetivo imediato para o qual foi criado. Localizam-se junto ou prximo aos rgos produtores e de valor primrio; 2. Intermedirio ou de 2 Idade: Documento com uso reduzido, mas que ainda pode ser solicitado. Esto armazenados provisoriamente, aguardando sua destinao final, se sero excludos ou guardados permanentemente e de valor primrio; 3. Permanente ou de 3 Idade: Documentos que j cumpriram as finalidades de sua criao, mas so preservados em razo de seus valores histrico e documental, porm, no possui valor administrativo. Seu valor secundrio

Arquivos

Prazo de permanncia dos documentos nos arquivos

Idade

Valor

Local de Guarda

Corrente setorial Corrente Geral Intermedirio( um arquivo central)

1 ano

Primeira

Primrio

Junto aos rgos produtores de cada setor

5 a 10 anos

XXXX

XXXX

Em arquivos gerais dos rgos produtores

20 anos

Segunda

Primrio

Locais afastados dos rgos produtores

Permanente

25 a 30 anos

Terceira

Secundrio

No ficam mais na instituio de origem, mas sim, em bibliotecas, museu...

preciso dar ateno para o nome dado a cada processo de passagem de documentos para arquivos de idades diferentes! A passagem de um documento de arquivo setorial para um arquivo central, no possui nomenclatura prpria, apenas uma passagem de documentos. Quando um documento passa de um arquivo corrente para um intermedirio, damos o nome de transferncia. Quando, por sua vez, esse documento passa do arquivo intermedirio para um arquivo permanente, damos o nome de recolhimento. Se um documento passa do arquivo corrente direto para o intermedirio, o nome dado tambm recolhimento.

Organizao e administrao de arquivos

Passos para a organizao de documentos: 1. Levantamento de dados (atravs de questionrios sobre os arquivos): o pao inicial ao nos depararmos com documentos desorganizados; 2. Anlise dos dados coletado: para poder organizar e administrar os documentos de forma deve-se analisar as informaes coletadas anteriormente. 3. Planejamento: aqui, acontece a proposio de mtodos para eliminar os problemas encontrados na anlise. Atravs de um plano arquivstico tambm so traadas metas para alcanar os objetivos traados. Esse plano arquivstico possui algumas caractersticas, assim como, a adoo de mtodos de arquivamento: Tipos de arquivamento Vertical: documentos arrumados uns sobre os outros e arquivados em caixas ou em estantes (em arquivos permanentes ou de custdia) e em escaninhos, para documentos cartogrficos. Horizontal: Arquivos armazenados uns ao lado dos outros ou um atrs dos outros. Caractersticos de arquivos correntes, por ser de maior facilidade o acesso.

Material de arquivo

 De consumo: menor durabilidade, os chamados acessrios, como: pasta, ficha, guia divisria, tira de insero... Permanente: maior durabilidade: arquivos (sendo estes, mveis para guarda de documentos), armrio de ao, estantes, fichrio (mveis de ao para guardar fichas).

4. Execuo ou implantao e acompanhamento. Coloca-se em prtica tudo aquilo que se foi planejado e se faz um acompanhamento para saber se os objetivos esto sendo alcanados. Se no, sero feitas as modificaes necessrias para aperfeioamento e alcance dos objetivos.

Atividade dos arquivos correntes

Documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituio e por isso, a sua gesto feita para facilitar o acesso informao neles contidas.

1. Protocolo: rgo intimamente relacionado com a atividade de controle e est ligado entrada de documentos em um organismo. Recebimento e classificao: Recebe os documentos, os separam (pblico, privado, ostensivo, sigiloso) e encaminham aos seus destinos; Registro e movimentao: Distribuio e redistribuio de documentos;

2. Expedio: Uma das atividades de protocolo so as sadas de documentos e demais correspondncias; 3. Arquivamento: composto pela inspeo (examinar documentos), anlise (classifica-lo, atravs da leitura e interpretao de cada documento), ordenao (disposio do documento, aps t-lo classificado) e arquivamento (guarda de documento em local designado) 4. Emprstimo e consulta: Ao emprestar um documento, o requisitante deve assinar um recibo e seu prazo de emprstimo de 10 dias, podendo ser renovado.

Mtodos de arquivamento
O mtodo de arquivamento o tipo de ordenao que ser empregado aos documentos. Esse mtodo deve se valer pela caracterstica que esses arquivos so mais comumente consultados. Quer dizer, os arquivos devem ser separados pelo seu elemento principal, para que na hora da procura (recuperao), eles possam ser mais facilmente achados. Os mtodos de arquivamento so divididos em duas classes: Bsico e padronizado. Essas duas classes fazem parte de dois sistemas distintos: Direto e indireto.

Mtodos Bsicos: Podemos dividir os mtodos bsicos em: Geogrfico: Elemento principal de procura o Local ou procedncia Estado cidade correspondente Cidade estado correspondente Pas estado - correspondente Ideogrfico: Assunto; Alfabtico Dicionrio Enciclopdico Numrico Duplex Decimal Unitermo Numrico: Nmero Numrico simples Numrico cronolgico Numrico dgito terminal Alfabtico: Nome

Dica: Gina Mtodos Padronizados: Podemos dividir os mtodos padronizados em: (Mtodos obsoletos ou inutilizados no Brasil) Variadex: Mtodo alfabtico que acrescenta cores a segunda letra do nome de entrada do arquivo; Automtico: usado no arquivamento de nomes, para evitar acumular caixas de sobrenomes iguais. Ele faz isso, associando letras, nmeros e cores. Soundex: usado no arquivamento de nomes. Os nomes so reunidos pela semelhana da pronncia, mesmo a grafia sendo diferente; Mnemnico: Combinao de letras, como forma de codificao; Rneo

Dica: Vasm-r

Detalhamento dos Mtodos de Arquivamento Mtodos de Arquivamento Alfabtico: Fichas e arquivos em ordem alfabtica, seguindo as regras da alfabetao. um mtodo gil e barato, porm, cometer erros na hora do arquivamento mais comum. Regras de Alfabetao:

1. Nome de pessoas fsicas: considera-se o ltimo nome e depois o prenome. Mrio Barros = BARROS, Mrio Csar Almeida Cerdeira = CERDEIRA, Csar Almeida Maria Aparecida Gontijo = GONTIJO, Maria Aparecida
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.

Antnio Bonfim = BONFIM, Antnio Jorge Bonfim = BONFIM, Jorge Juca Bonfim = BONFIM, Juca

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Rinaldo Castelo Azul = CASTELO AZUL, Rinaldo Cristina Monte Rosa = MONTE ROSA, Cristina Ruth Villa-Lobos = VILLA-LOBOS, Ruth 3. Todo sobrenome formado com as palavras Santo, Santa ou So, no se separam. Cidlia Santa Rita = SANTA RITA, Cidlia Alfredo Santo Antnio = SANTO ANTNIO, Alfredo Renato So Bernardo = SO BERNARDO, Renato 4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Silva = SILVA S. Silva = SILVA, S. Samara Silva = SILVA, Samara Saulo Silva = SILVA, Saulo T. Silva = SILVA, T. 5. Os artigos e preposies: a, o, de, d', da, do, e, um, uma -> no so considerados parte integrante do ltimo sobrenome (ver regra 9). Jos de Alencar = ALENCAR, Jos de Teresa d'Almeida = ALMEIDA, Teresa d' Eduardo Lins e Silva = SILVA, Eduardo Lins e 6. Os nomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Laura Barros Neto = BARROS NETO, Laura Ricardo Barros Filho = BARROS FILHO, Ricardo Alencar Manfredo Sobrinho = MANFREDO SOBRINHO, Alencar Camila Pitanga Jnior = PITANGA JNIOR, Camila Obs.: Os graus de parentesco somente sero considerados na ordenao alfabtica quando servirem de elemento de distino. Ex.: Carolina Souza Filho = SOUZA FILHO, Carolina Carolina Souza Jnior = SOUZA JNIOR, Carolina Carolina Souza Neto = SOUZA NETO, Carolina

Ttulos no so considerados na alfabetao. So ordenados aps o nome completo, entre parnteses. Professor Tlio Abreu = ABREU, Tlio (Professor) Coronel Lucas Bonifcio = BONIFCIO, Lucas (Coronel) Dr. dson Pereira = PEREIRA, dson (Dr.) 7. Nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, excetuando-se os casos de nomes espanhis e orientais (ver regras 10 e 11). Charles Albert = ALBERT, Charles Sophia Loren = LOREN, Sophia Robert Taylor = TAYLOR, Robert 8. Partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum considerlas como parte integrante do sobrenome, quando escritas com letra maiscula. Pepino di Capri = CAPRI, Pepino di Sandra De Penedo = DE PENEDO, Sandra Antonieta Di Capri = DI CAPRI, Antonieta July O'Brien = O'BRIEN, July 9. Nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome (porque corresponde ao da famlia do pai). Emlio Camacho Guerra = CAMACHO GUERRA, Emlio Alfonso Lopez Diaz = LOPEZ DIAZ, Alfonso Oviedo Lopez Ufarte = LOPEZ UFARTE, Oviedo 10. Nomes orientais (japoneses, chineses e rabes) so ordenados (registrados) como se apresentam, na ordem direta. Ali Mohamed = ALI MOHAMED Deng Yutang = DENG YUTANG Omar Saad = OMAR SAAD

11. Nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser registrados como se apresentam (ordem direta). No entanto, os artigos e as preposies no so considerados na alfabetao. Por essa razo, admite-se colocar os artigos iniciais aps o nome, entre parnteses, a fim de facilitar a ordenao. Bonf Correia LTDA = BONF CORREIA LTDA. Fundao So Martinho = FUNDAO SO MARTINHO O Globo = GLOBO (O) The New York Times = NEW YORK TIMES (The) 12. Ttulos de congressos, conferncias, reunies, assembleias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. IX Congresso de Geografia = CONGRESSO DE GEOGRAFIA (IX) 3 Encontro de Jornalistas = ENCONTRO DE JORNALISTAS (3) Obs.: Para prestar melhor atendimento aos usurios (pesquisadores), essas regras podero sofrer alteraes. No caso de pessoas fsicas ou jurdicas, iremos registr-las pelos seus nomes mais conhecidos, fazendo as remissivas necessrias.

Edson Arantes do Nascimento = PEL Petrleo Brasileiro S/A = Petrobrs

Mtodos de Arquivamento Geogrfico Existem trs formas de ordenao: Estado Cidade Correspondente Ao ordenar por "estado", a capital desse estado deve vir primeira. Logo depois, as demais cidades so colocadas em rigorosa ordem alfabtica. Minas Gerais - Belo Horizonte - VALENTES, Mrio. Minas Gerais - Arax - VALENTINI, Renato. Minas Gerais - Varginha - COSTA, Mnica. Cidade Estado Correspondente Ao ordenar por "cidade", observa-se a ordem alfabtica das cidades (inclusive as capitais). Carapebus - Rio de Janeiro -... Quiam - Rio de Janeiro -... Rio de Janeiro - Rio de Janeiro -... Vassouras - Rio de Janeiro -... Pas Cidade Correspondente: Prioriza-se a ordem alfabtica dos pases. Ao ordenar por "pas", a capital desse pas deve vir primeira. Logo depois, as demais cidades so colocadas em rigorosa ordem alfabtica. Frana - Paris - .......... Frana - Lorena - ....... Frana - Lyon - ........... Portugal - Porto - ........

Mtodos de Arquivamento Numrico. Numrico simples: O elemento a ser considerado o numero atribudo ao documento. Numrico cronolgico: O elemento a ser considerado o nmero mais a data Numrico dgito terminal: O elemento principal tambm o nmero do documento, porm, aqui, para evitar erros, os nmeros so agrupados em pares. Ex.: Nmero do documento 983021. Numerao simples: 983021. Numerao dgito terminal: 98-30-21. Sendo: 21 - grupo primrio ou inicial (n da gaveta) 30 - grupo secundrio (n da guia) 98 - grupo tercirio (n atribudo ao documento) Obs. No memento de se arquivar, considera-se primeiro o grupo primrio, depois o secundrio e ento o primrio. Mtodos de Arquivamento Ideogrfico

Os assuntos no mtodo ideogrfico podem ser ordenados de forma alfabtica ou numrica. Por sua vez, cada um desses modos possui suas regras caractersticas,

Ordenao de modo Alfabtico (Mtodos de Arquivamento Ideogrfico) Dicionrio: Os assuntos esto em ordem alfabtica, de forma isolada. Arquivo corrente Arquivo intermedirio Arquivo permanente Documento usado com freqncia Histrico Pr-arquivo Setorial Enciclopdico: Existem mutua relao entre os assuntos, os separando, em geral e especfico. Existe uma hierarquizao. 1. ARQUIVO CORRENTE Documento usado com frequncia Setorial 2. ARQUIVO INTERMEDIRIO Pr-arquivo 3. ARQUIVO PERMANENTE Histrico

Ordenao de modo Numrico (Mtodos de Arquivamento Ideogrfico) Duplex: A construo a mesma do enciclopdico, colocando-se antes dos assuntos uma notao numrica. Os temas so divididos em classes e subclasses. 1 ARQUIVO CORRENTE 1-1 Documento usado com frequncia; 1-2 Setorial; 2 ARQUIVO INTERMEDIRIO 2-1 Pr-arquivo 3 ARQUIVO PERMANENTE 3-1 Histrico

Decimal: Menos importante; Unitermo: Menos importante tambm.

Gesto de documentos
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes aos procedimentos usuais (atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento) com os documentos em fase corrente ou intermediria, visando seu recolhimento para guarda permanente ou eliminao. Ela cobre todo o ciclo de vida dos documentos, sendo as fazes corrente e intermediria. Objetivo: Garantir a produo, administrao, manuteno e destinao dos documentos. Principio Bsico: A informao deve estar no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possvel (economia de tempo, espao e uso racional dos recursos humanos e materiais).

Fases da gesto de documentos:

1 fase PRODUO de documentos: Ato de elaborar documento devido em razo de atividade especfica. Esse fato ajuda no no acumulo de documentao desnecessria, pois somente documentos com uma finalidade especfica so elaborados.

2 fase UTILIZAO de documentos: Refere-se ao fluxo documental, ao cumprir sua funo administrativa, e tambm, sua guarda aps atingir seu objetivo (sessar seu trmite). Essa fase envolve mtodos de controle de documentao corrente e intermediria, sendo assim, so utilizados mtodos de arquivamento, para que seja possvel a recuperao da informao.

3 fase DESTINAO de documentos: Anlise, seleo e fixao de prazos de guarda para os documentos. Aqui, decidido se os documentos sero eliminados ou preservados.

Outras definies importantes: Classificao: Ato de analisar e identificar o contedo dos documentos e selecionar a categoria de assunto sobre o qual devem ser recuperados. Plano de Classificao: instrumento auxiliar (tcnicos), da gesto (permitindo o arquivamento correto dos documentos). Avaliao e Destinao de documentos Trata-se do estabelecimento de prazos para guarda (nos casos de documentos de valor primrio) e sua destinao, ou seja, eliminao ou guarda permanente. Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior que o necessrio, sendo assim, objetivo da avaliao a racionalizao do ciclo documental.

O mais importante saber que essa ao deve ser feita na faze corrente, afim de se distinguirem no s os documento que sero descartados ou de valor eventual, mas tambm, os documentos que possuam valor informativo e probatrio. Para essa avaliao, formada uma equipe tcnica, formada, basicamente, por: arquivista (ou responsvel pelo documento) e Profissionais ligados ao campo de conhecimento que se trata o acervo, entre outros profissionais. Prazo de guarda dos documentos Guarda eventual: interesse efmero, se valor administrativo para o rgo; Guarda temporria: possui valor administrativo, retido por um tempo especfico; Guarda permanente: considerados de suma importncia, possuem valor probatrio e informativo.

Instrumentos de destinao Tabela de temporalidade: Esse instrumento determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermedirios ou recolhidos aos arquivos permanentes. Pode-se dizer que ela seja o registro esquemtico do ciclo de vida documental do rgo.

Eliminao (lista): Destruio ou expurgo de documentos que no possuem valor permanente.

Os prazos so estabelecidos de acordo com o valor dos documentos em funo do contedo destes.

Atividades dos Arquivos Permanentes

Destinao Arranjo: Aqui, significa ordenar os documentos em fundos (conjunto de documentos de uma mesma provenincia), as sries dentro dos fundos e se for preciso, os itens documentais dentro das sries. As tarefas de arranjo so: Anlise documental (no que tange forma, contedo e origem funcional); Arrumao dos papis nos locais adequados;

Descrio e publicao: Sintetiza os elementos formais e contedo textual, da unidade de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se deseja criar (Facilita o acesso aos documentos); INSTRUMENTOS DE PESQUISA (bsicos) Guia: Mais abrangente dos instrumentos de pesquisa, d uma viso de conjunto dos servios arquivstico; Inventrio: Descreve a composio do fundo ou parte dele. Quando identificada de forma sucinta, classifica-se como sumrio, e o mais importante. Catlogo Repertrio

INSTRUMENTOS DE PESQUISA (auxiliares) ndice Tabela de equivalncia ou concordncia

Conservao: Refere-se aos cuidados com os documentos e os locais de sua guarda Principais operaes de conservao: Desinfestao, limpeza, alisamento e restaurao ou reparo, entre outras.

Referncia: Poltica de acesso e uso dos documentos.

Novas tecnologias
MICROFILMAGEM Processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos. Os objetivos da microfilmagem so:

Reduzir o volume documental; Garantir a sua durabilidade (expectativa de vida: 500 anos).

13 - AUTOMAO O gerenciamento eletrnico dos documentos funciona com softwares e hardwares especficos e usa, geralmente, as mdias pticas para armazenamento. A sua finalidade otimizar e racionalizar a gesto documental.