INSTRUMENTO INSTRUMENTO DE DE APOIO APOIO GERENCIAL GERENCIAL 04

IDENTIFICAO: Ttulo: REGRAS BSICAS PARA COMPRAR BEM Atributo: ESPECIFICAO CORRETA DOS PEDIDOS Processo: PLANEJAMENTO DAS COMPRAS

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ORIENTAES SOBRE O INSTRUMENTO:

O QUE : Documento que trata da importncia do planejamento de compras, apresentando as regras bsicas para comprar bem, alm de oferecer informaes relevantes para se evitar os erros mais comuns na operao de compras. PARA QUE SERVE: O instrumento apresenta uma rotina bsica de compras baseada na experincia de empresrios de pequeno porte que atingiram certo grau de desenvolvimento. Esta rotina deve ser encarada somente como sugesto. Voc poder adapt-la ao tamanho e s caractersticas de sua empresa. COMO SE UTILIZA: Ao se aproximar da poca prevista para as compras, suas atividades devem seguir uma rotina que pode ser dividida nas seguintes etapas: 1. Preparar a previso de vendas. 2. Ajustar a previso s possibilidades da empresa. 3. Decidir o que vai comprar. 4. Elaborar oramento para as compras previstas durante um perodo. 5. Elaborar oramento de mercadorias por seo. 6. Efetivar as compras. 7. Acompanhar os pedidos. Vamos procurar entender cada uma dessas etapas, a m de melhor organizar a sua rotina de compras. 1. Preparar a previso de vendas. A previso de vendas, normalmente, feita para um determinado perodo, de acordo com as necessidades de cada empresa. Uma empresa do ramo do vesturio ou calado, por exemplo, faz previso de vendas para seis meses, aproveitando-se a conjugao das estaes primavera/vero e outono/inverno. Nada impede, entretanto, que se faam previses para perodos maiores ou menores.

Em muitas empresas, a preparao da previso est ligada ao setor de compras. Esta, contudo, no parece ser a melhor soluo. Se a preparao da previso ca por conta do setor de compras, o setor de vendas que , em ltima anlise, o maior interessado, entra na elaborao da previso como um simples informante, no assumindo a responsabilidade por ela. Assim, parece que o mais acertado fazer com que a previso de vendas seja um trabalho conjunto dos setores de compras e de vendas. Tambm aconselhvel que se faa uma previso para cada seo da empresa. Para isso, as sees devem ser consideradas individualmente e, s mais tarde, reunidas em uma s, para ns de planejamento. Dessa forma, orientado pelas previses, o setor de compras ter condies de estabelecer a relao estoque/venda para atender s vendas previstas. 2. Ajustamento da previso s possibilidades da empresa. Preparadas as previses de vendas, por setor ou departamento, e consolidadas na previso global para o perodo, elas devem ser checadas e discutidas em reunies. Dessas reunies, alm do empresrio, devem tomar parte os encarregados dos setores de compras, de vendas e nanceiro da empresa. muito importante a participao do encarregado do setor nanceiro, pois ele funcionar nas reunies como advogado do diabo, pois ele que conhece a real situao nanceira do estabelecimento, suas limitaes e possibilidades. Anal, quando se discute o que se pretende vender e, por conseqncia, aquilo que se pretende comprar, o controle nanceiro quem dita a ltima palavra. Vejamos o caso de um estabelecimento de vendas de mveis. Uma srie de caractersticas do mercado atingido por essa empresa demonstra que os consumidores pretendem adquirir razoveis quantidades desses produtos. Mesmo que o encarregado de vendas tenha bons argumentos para justicar a compra de grande quantidade de conjuntos de estofados, por exemplo, s o encarregado do setor nanceiro poder dizer se a empresa pode ou no dispor do capital necessrio. Certamente ele ir demonstrar que de nada adiantam mirabolantes projetos se a empresa no tiver condies de suportar as despesas decorrentes dessas compras. Neste caso, as limitaes impostas pela situao vivida pela empresa podem modicar a previso de vendas feitas pelos departamentos de compras e de vendas. 3. Decidir o que vai comprar. Com base na previso de vendas j ajustada, o setor de compras toma a deciso do que vai comprar, levando em considerao o plano de desembolso mensal. O setor nanceiro, levando em conta a relao estoque/venda fornecida pelo setor de compras, vai planejar os desembolsos mensais necessrios para as compras, alm de indicar como e onde buscar, se necessrios, os recursos para complementar o capital de giro da empresa.

5. Oramento das mercadorias por seo. Aps a elaborao do oramento que atende s aquisies de mercadorias previstas para um determinado perodo, necessrio detalhar o oramento para cada uma das sees da empresa. Esse oramento s poder ser feito a partir do momento em que a empresa estiver de posse da previso de vendas aprovada; do oramento que vai dispor para o perodo considerado; do conhecimento das mercadorias necessrias complementao do estoque e de saber, com preciso, o que ser necessrio adquirir na parte que se refere a novidades. Com esses dados, o encarregado do setor de compras tem condies de organizar um oramento de mercadorias para cada seo da empresa. Ao elaborar esse oramento, o encarregado de compras estabelece as cotas de compras mensais, de acordo com o cronograma geral recebido. 6. Efetivao das compras. Quando tudo est organizado, esta etapa muito fcil de ser cumprida. Com certeza o setor de compras de sua empresa j tem todos os seus tradicionais fornecedores cadastrados. Assim, ele poder fazer as encomendas de forma a atender s limitaes ditadas pelo cronograma de desembolso mensal. medida que o setor de compras vai providenciando as aquisies, tanto o setor de vendas quanto o setor nanceiro devem ser simultaneamente informados sobre as mercadorias que foram adquiridas e as datas previstas para a chegada delas. O setor nanceiro, por sua vez, deve ser permanentemente informado sobre: recebimento e a aceitao dos produtos/mercadorias/servios comprados; produtos/mercadorias/servios que, por qualquer motivo, foram rejeitados; e cancelamento de pedidos. No recebimento das mercadorias/produtos/servios necessrio que o setor de compras faa o controle de qualidade. Esse controle implica na vericao dos artigos recebidos. Em alguns casos, quando impossvel analisar artigo por artigo, como o caso de sacos de feijo ou de arroz, por exemplo, o controle pode ser feito por amostragem, que consiste na retirada e exame acurado de amostras representativas do lote recebido. 7. Acompanhamento dos pedidos. Esta uma etapa muito importante. fundamental que o encarregado das compras acompanhe os pedidos em trnsito, ou seja, aqueles que foram feitos, mas ainda no foram atendidos. Com agir para que esta ltima etapa se realize a contento? simples: Acompanhe permanentemente os pedidos, telefonando para os fornecedores e insistindo para que as entregas se processem conforme o combinado. Lembre-se: se isso no acontecer, o planejamento ca prejudicado, especialmente no que se refere a mercadorias que dependem de moda ou poca. Verique o acmulo de encomendas no entregues, pois na poca da efetivao dos pedidos, as mesmas se avolumam nas fbricas, isto porque as empresas organizadas fazem seus pedidos mais ou menos no mesmo perodo.
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