Projeto de modernizao do sistema de automao das bibliotecas da Universidade

Federal Fluminense: uma questo de oportunidade...

Sandra Lopes Coelho

(UFF. SDC. Coordenadora de Bibliotecas)

1 INTRODUO
O processo de automao das rotinas e servios nas bibliotecas da
Universidade Federal Fluminense (UFF) teve incio no final da dcada de 90, com a
adoo do software Biblioteca Argonauta, que alm da sistematizao do
processamento tcnico, propiciou ao sistema a implantao de um catlogo nico do
acervo; a formao de um cadastro de usurios unificado e o controle global dos
emprstimos realizados.
O ciclo de vida de um sistema informatizado relativamente breve e as
mudanas, tanto no ambiente quanto na tecnologia, contribuem para a deteriorao e
a substituio dos sistemas. Nos ltimos anos, surgiram diversos softwares para uso
em unidades de informao, incentivando a livre concorrncia e disponibilizando no
mercado sistemas com qualidade e suporte cada vez mais eficientes (SILVA, 2005).

2 MOTIVAO
Em junho de 2011, recebemos um questionamento da rea tcnica da
Superintendncia de Tecnologia da Informao (STI) da UFF sobre a possibilidade de
adotarmos o Gnuteca (um software livre) para gesto dos nossos processos de
trabalho. Para estudar a questo foi formado um Grupo de Trabalho, formado por trs
bibliotecrias e um analista de sistemas.
Dentro desse contexto o estudo para modernizao do processo de automao
do Sistema de Bibliotecas da UFF considerou duas possibilidades: a adoo de um
software livre e a aquisio de um software proprietrio.

3 METODOLOGIA
Os projetos ligados introduo ou substituio de sistemas devem, em geral,
fazer um estudo formal a fim de investigar a natureza e o potencial dos novos sistemas
disponveis, bem como a elaborao de documentao especfica para subsidiar o
processo de aquisio propriamente dito. (ROWLEY, 2002, p.132).

O processo de avaliao foi dividido em trs etapas e foram avaliados 5

softwares:

Gnuteca - desenvolvido pela Solis Cooperativa de Solues Livres

Aleph - desenvolvido pela Ex-Libris

BNWeb - desenvolvido pela Contempory

Pergamum - desenvolvido pela PUC-PR

Sophia - desenvolvido pela Prima Informtica

1. Levantamento dos produtos existentes no mercado atravs de: reviso da

literatura; visitas a outras bibliotecas; demonstrao de sistemas, etc.
2. Delineamento dos requisitos relacionados aos mdulos do sistema de
gerenciamento, de acordo com nossas necessidades.
3. Avaliao tcnica e comercial dos provveis fornecedores de software.

3.1 AVALIAO TCNICA E COMERCIAL DOS SOFTWARES

Para a avaliao tcnica o Grupo de Trabalho elaborou uma planilha em Excel
onde foram relacionados 111 requisitos necessrios para cada mdulo do sistema. O
quadro abaixo apresenta os mdulos de avaliao e o nmero de critrios contidos em
cada uma deles:
Quadro 1 Requisitos por mdulo do Sistema

MDULOS DO SISTEMA
Aquisio/Inventrio
Tratamento da Informao
Catlogo Eletrnico
DSI
Circulao
Plataforma Tecnolgica
Relatrios Gerenciais e Estatsticos
TOTAL

N DE
REQUISITOS
5
22
23
3
28
21
9
111

Estas planilhas foram enviadas por e-mail para que todos os fornecedores
fizessem uma auto-avaliao do seu produto, preenchendo cada requisito com 1 (um)
(se o software apresentasse o requisito) ou 0 (zero) (se o software no apresentasse).

Para consolidao dos resultados desta auto-avaliao foram estabelecidos

trs pesos para cada requisito:

Indispensvel coeficiente (1). Este peso foi atribudo a um critrio

imprescindvel.

Importante coeficiente (2). Este peso atribudo a um critrio que

pode ser interessante para a biblioteca.

Dispensvel coeficiente (3). Este peso atribudo a um critrio que

considerado desnecessrio para a biblioteca.
Quadro 2 - Consolidao das auto-avaliaes

GNUTECA SOPHIA PERGAMUM BNWEB ALEPH

MDULO
Aquisio
4
6
6
6
6
Tratamento I
21
24
25
24
25
Circulao
27
28
29
28
29
Catlogo E
22
26
24
24
28
DSI
3
3
3
3
3
Plataforma T
27
34
34
25
31
Relatrios
11
11
8
11
11
TOTAL
115
132
129
121
133

A avaliao comercial foi baseada em propostas enviadas pelos fornecedores

com dados relativos aos custos de cada etapa a ser realizada para implantao efetiva
do software, desde a licena at o suporte.
Quadro 3 Avaliao comercial dos softwares
SERVIO
GNUTECA SOPHIA PERGAMUM BNWEB ALEPH
Licena
70.000 73.333 179.834
0 44.742
Implantao
2.000 44.742
73.333
5.400
Capacitao
10.000 44.742
73.333
9.000
Suporte
6.000 93.600
18.000 137.280 75.744
Total
18.000 227.826
88.000 357.279 269.978

4 CONCLUSO
Caf, Santos e Macedo (2001, p.71) alertam preciso tomar cuidado com
decises baseadas em ideologias, modismos e expectativas pessoais ou ainda em
argumentos feitos de acordo com situaes especficas, sem observar a biblioteca
como um todo. Para tanto, devem ser privilegiadas as anlises sistemticas de fatos
reais baseadas em mtodos comparativos. Neste sentido o Grupo de Trabalho
procurou construir um instrumento simples, de fcil utilizao e ao mesmo tempo o
mais completo possvel, sem perder de vista as necessidades do Sistema de
Bibliotecas da UFF.
Para Grossi (2013) o software livre uma alternativa aos softwares
proprietrios para a realidade das bibliotecas universitrias federais brasileiras pois
alm da motivao financeira para se utilizar um software livre e gratuito, grande o
estmulo ao processo de criao e a possibilidade de adaptao do programa s
necessidades de cada biblioteca.

No entanto, o embora seja uma alternativa ao

mercado comercial, no sinnimo de facilidades, mas de liberdade de uso. Requer

investimento de tempo e treinamento no domnio das operaes, manuteno e
aprimoramento.
Baseado no resultado consolidado da auto-avaliao realizada pelos
fornecedores e na avaliao comercial, o Grupo de Trabalho concluiu que: para a UFF
a opo pelo Gnuteca daria maior flexibilidade no atendimento s demandas
especficas da Instituio, entretanto as dificuldades de formar equipe especializada
com

dedicao

exclusiva

para

customizao

de

um

software

livre,

desenvolvimento e a manuteno evolutiva, preventiva e corretiva do sistema, de certa

forma contribuiriam para inviabilizar sua continuidade.
A adoo de um software comercial, de certo modo, garantiria a atualizao
permanente do Sistema, acompanhando os avanos tecnolgicos, sem acarretar
prejuzos base de dados disponveis e aos recursos j previstos.

REFERNCIAS
CAF, Lgia; SANTOS, Christophe dos; MACEDO, Flvia. Proposta de um mtodo para
escolha de software de automao de bibliotecas. Cincia da Informao, Braslia, v.30, n.2,
p. 70-79, maio/ago. 2001.
GROSSI, Mrcia Gorett Ribeiro. Estudo das caractersticas de software e implementao de
um software livre para o sistema de gerenciamento de bibliotecas universitrias federais
brasileiras. Perspectivas em Cincia da Informao, Belo Horizonte, v. 13, n. 2, Aug.
2008.
Disponvel
em
<http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S141399362008000200015&lng=en&nrm=iso>. Acesso em 02 jun. 2012
ROWLEY, Jennifer. A biblioteca eletrnica. Braslia: Briquet de Lemos/ Livros, 2002.
SILVA, COUTO, Fabiano; FAVARETTO, Betanea. Uso de softwares para o gerenciamento de
bibliotecas: um estudo de caso da migrao do sistema Aleph para o sistema Pergamum na
Universidade de Santa Cruz do Sul. Cincia da Informao, Braslia, v. 34, n. 2, p. 105-111,
maio/ago. 2005.