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Mdulo Contbil e Fiscal

Controle Patrimonial

Objetivo O objetivo deste artigo dar uma viso geral sobre o Mdulo Contbil e Fiscal Controle Patrimonial. Todas informaes aqui disponibilizadas foram retiradas no todo ou em partes do material informado nas Referncias.
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Introduo Dentro do escopo de gesto patrimonial, de grande relevncia a importncia do correto controle patrimonial dos bens da empresa. Este controle sendo tanto de aspecto fsico quanto contbil, evita empecilhos de extravios de ativos imobilizados, e problemas com balano patrimonial. Assim sendo, importante perante o aspecto de gesto financeira, a correta contabilizao dos valores de seu patrimnio, sendo estes sempre atualizados, alm de monetariamente controlados. O controle patrimonial envolve a implantao de normas e procedimentos, reviso de toda a contabilidade relativa ao patrimnio, o inventrio e identificao de todos os bens. A administrao patrimonial compreende uma seqncia de atividades que tem o seu incio na aquisio e termina quando o bem for retirado do patrimnio da empresa. Ao longo dessa trajetria so adotados inmeros procedimentos fsicos e contbeis.

Definies Veremos agora algumas definies em relao ao controle patrimonial. possvel que algumas empresas no utilizem as definies descritas abaixo ou que utilizem termos similares. Responsabilidade Patrimonial a responsabilidade do responsvel pela empresa, ou por determinado rgo ou filial. Este dever assinar um Termo de Responsabilidade, onde estar responsvel, a partir de ento, sobre todos os bens da unidade. Entenda-se por unidade: empresa, rgo, departamento, filial, gerncia etc.

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Incorporao Incluso de um bem no acervo patrimonial da empresa e a adio do seu valor conta do Ativo Imobilizado. A incorporao de bens permanentes ocorre atravs de alguns fatos geradores, descritos a seguir: Compra: incorporao de um bem atravs de aquisio direta; Permuta: incorporao de um bem atravs da troca por outro bem; Doao: incorporao de um bem atravs de doao; Apropriao: incorporao de um bem fabricado pela prpria empresa; Locao: incorporao temporria de um bem, atravs de aluguel ou arrendamento; Comodato: incorporao temporria de um bem, atravs de um emprstimo; Leasing: incorporao de bens atravs de arrendamento mercantil; Transferncia: incorporao de bens movimentados de um setor para outro, ou de uma filial para outra, etc.

A seguir podemos observar as etapas da incorporao de um bem: Recebimento: o ato pelo qual o material solicitado recepcionado; Aceite: o bem inspecionado e caso esteja de acordo o funcionrio responsvel deve dar um aceite na nota fiscal ou outro documento legal; Vistoria: conjunto de procedimentos realizados para a verificao das condies fsicas de um bem a ser incorporado, aplicvel em todos os casos de incorporao; Marcao: marcar o bem, em muitos casos atravs da fixao de plaquetas, de preferncia com cdigo de barras;

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Fixao de plaquetas

Movimentao o conjunto de procedimentos relativos distribuio, remanejamento, sada provisria, emprstimo, e arrendamento a que os mesmos esto sujeitos, no perodo decorrido entre sua incorporao e desincorporao. Distribuio A entrega do bem ao responsvel, mediante assinatura do termo de responsabilidade. Remanejamento Movimentao de bens entre unidades. Sada Provisria Movimentao de bens patrimoniais para fora da unidade onde esto localizados, em decorrncia da necessidade de conserto, manuteno ou da sua utilizao temporria por outra unidade, quando devidamente autorizado.

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Emprstimo Movimentao dos bens entre unidades, ou entre estas e terceiros, por um perodo de tempo determinado. Arrendamento Envolve arrendar o bem a outra unidade ou a um terceiro envolvendo uma transao financeira.

Controle Fsico Conjunto de procedimentos voltado verificao da localizao, do estado de conservao, bem como do prazo de validade do contrato de seguros dos bens patrimoniais. Controle de Localizao Verificao sistemtica do local onde est situado o bem, bem como da unidade que o detm, para que exista determinao fiel das informaes existentes no cadastro dessa localizao; Controle do Estado de Conservao Acompanhamento sistemtico do estado de conservao dos bens patrimoniais, com o objetivo de manter sua integridade fsica. Os bens podem ser classificados com as seguintes condies de conservao: Novo: bem comprado e que se encontra com menos de um ano de uso; Bom: bem que, embora com mais de um ano de adquirido, est em plena atividade, sendo utilizado de acordo com as suas especificaes tcnicas e capacidade operacional; Recupervel: bem que est avariado, sendo vivel economicamente a sua recuperao, ou seja, o valor de sua recuperao no ultrapassa 50% de seu valor de mercado;

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Inservvel: bem que est avariado, no sendo recomendado, sob o ponto de vista econmico, a sua recuperao.

Controle de Garantia e Manuteno Acompanhamento do vencimento dos prazos de garantia e dos contratos de manuteno, observando rigorosamente o seu prazo de vencimento, bem como a data de expirao da garantia. Controle dos Seguros Consiste no acompanhamento dos prazos de vencimento dos contratos de aplices de seguro.

Inventrio Fsico dos Bens Patrimoniais Instrumento de controle para a verificao dos equipamentos e materiais permanentes, em uso na empresa, que ir permitir: O ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentaes dos estoques com saldo fsico real das instalaes; A anlise do desempenho das atividades do encarregado do controle atravs dos resultados obtidos no levantamento fsico; O levantamento da situao dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das suas necessidades de manuteno e reparos; A constatao de que o bem mvel no necessrio naquela unidade.

Segue abaixo os tipos de inventrios fsicos: Anual - destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade, existente em 31 de dezembro de cada exerccio - constitudo do inventrio anterior e das variaes patrimoniais ocorridas durante o exerccio; Inicial - realizado quando da criao de uma unidade, para identificao e registro dos bens sob sua responsabilidade;

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Transferncia de responsabilidade - realizado na mudana do dirigente de uma unidade; Extino ou transformao - realizado na extino ou transformao da unidade; Eventual - realizado em qualquer poca, por iniciativa do dirigente da unidade ou de rgo fiscalizador.

Depreciao Um controle importante a ser feito o da depreciao, que pode ser definida como desvalorizao por desgaste durante o perodo de vida til do bem ativo. Fluxograma Na imagem abaixo podemos ver um exemplo de fluxograma para o controle patrimonial.

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T2Ti ERP O ERP construdo para o Projeto T2Ti implementar um sistema de controle de patrimnio com as seguintes caractersticas: Controle fsico dos bens por funcionrios e localizao fsica (unidades/departamentos/setores); Controle da documentao dos bens por meio da digitalizao de imagens; Clculo de depreciao e amortizao dirios; Controle de baixas; Controle por cdigo de barras, com inventrio feito atravs de coletor de dados com leitor tico; Controle de bens de pequeno valor; Controle das aplices de seguro; Integrao com os demais mdulos do T2Ti ERP;

Concluso Controlar o patrimnio no se resume apenas a evidenciar o bem e atribuir-lhe o devido valor. Existe a questo de saber sua vida til, seu estado de conservao, sua possvel manuteno ou troca, e outros detalhes, como vimos no decorrer do artigo. Um controle patrimonial adequado permite empresa conduzir suas atividades sem que haja imprevistos, por falta ou quebra do bem. Mais um mdulo de extrema importncia para o Projeto T2Ti ERP.

Referncias
Manual de Administrao de Bens Moveis www.gestao.ac.gov.br Wikipedia http://pt.wikipedia.org/

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