NOES BSICAS PARA ORGANIZAO DE ARQUIVOS FSICOS Janeiro / 2010

SUMRIO

1. APRESENTAO. ....................................................................................................... 3 2. NOES BSICAS SOBRE O ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS. .................................... 4 2.1. Organizao de documentos. ............................................................................ 4 2.1.1 Classificao de Documentos ...................................................................... 5 2.1.2 Plano de Classificao................................................................................. 6 2.1.2.1. Critrio da freqncia de utilizao. ..................................................... 6 2.1.2.2. Critrio da separao por tipos. ........................................................... 6 2.1.3 A tcnica de arquivamento das pastas vazias. ............................................ 6 3. ELIMINAO DE DOCUMENTOS E GUARDA NO ARQUIVO PERMANENTE. .......................... 9 3.1. Eliminao de documentos................................................................................ 9 3.2. Guarda no arquivo permanente. .......................................................................10 4. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS.................................................................................11 ANEXO - TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS ................................................12 rea Administrativa .................................................................................................12 rea Financeira .......................................................................................................22 rea Planejamento..................................................................................................24

1. APRESENTAO. Organizar documentos a mesma coisa que organizar a empresa, sem exageros. Um erro comum nas administraes o de tratar o arquivo da empresa como um mero depsito de documentos, quando na verdade o arquivo um centro ativo de informaes.

Um arquivo bem pensado e organizado serve para:

Revelar o que j foi feito e os resultados obtidos Revelar o que est para ser feito Diminuir a duplicidade de trabalho Evitar repeties desnecessrias de experincias Evitar improvisos e inadequaes Encontrar bons parceiros e fornecedores Transmitir ordens e ensinar como fazer

No devemos cometer o erro de menosprezar nossos arquivos. Ele a fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e ajuda muito na tomada decises.

Porm, antes de conseguir fazer do arquivo um trunfo administrativo, preciso conhecer pelo menos uma tcnica simples de arquivamento.

Ademais, antes de iniciar-se qualquer processo de arquivamento em unidades menores de organizaes complexas, recomendvel proceder-se a identificao das normas internas que regem o tema, para, encontrando-as, ajustar a rotina local de arquivamento de documentos s diretrizes e regras da organizao.

2. NOES BSICAS SOBRE O ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS. As empresas so como organismos vivos. A administrao pode ser comparada ao crebro que mantm tudo coordenado e crescendo. Seguindo tal raciocnio, o arquivo de documentos seria ento a memria nesse crebro administrativo. Onde tudo que aprendido, tudo que foi feito e ser feito deve ficar armazenado.

Se permitirmos que algum ou ns mesmos guardemos para si essa memria, sem que a mesma seja documentada de alguma forma, toda a organizao corre o risco de ficar vagando sem rumo, caso essa pessoa se ausente.

Os arquivos existem basicamente por dois bons motivos:

As exigncias da legislao pblica. Organizao interna da empresa.

Os princpios bsicos para comear arquivar so:

A classificao dos tipos de documentos. A codificao, que pode ser alfabtica ou numrica.

Tudo que feito durante o trabalho gera algum tipo documento, se no gerar provavelmente alguma coisa est faltando.

2.1. Organizao de documentos. interessante que a sua unidade ou rea de trabalho tenha um processo de organizao e um plano de classificao para que voc possa guardar adequadamente os documentos dentro dos dossis ou pastas certas.

2.1.1 Classificao de Documentos Todas as unidades da organizao devem possuir planos de classificao de documentos. Cada rea identifica as suas pastas, caixas e etc. do modo como conhecem. Mas, interessante entender como a sistemtica para se montar um plano que facilite o trabalho de arquivamento, acesso e destinao dos documentos.

Vamos apresentar um modelo denominado estrutural / funcional que se baseia nas estruturas e funes da instituio, pode ser utilizado por qualquer unidade. Siga as etapas abaixo sugeridas:

a) Identifique as atribuies e atividades da instituio e da rea em que voc trabalha. Poderemos encontrar essas informaes pesquisando nos atos legais que s vezes so portarias, deliberaes, estatuto, outras vezes, voc encontra essas informaes nas primeiras atas e relatrios da sua rea. Em ltimo caso, analise as atividades desenvolvidas e descreva-as.

b) Relacione e organize o que foi levantado. Dica: aproveite e organize uma pasta com os atos relativos implantao de sua rea ou rgo, bem como, se for o caso, o que voc conseguiu descrever.

c) Identifique os tipos de documentos que nascem a partir do cumprimento das atividades identificadas. Relacione-os abaixo das respectivas atividades que foram levantadas.

2.1.2 Plano de Classificao Pode-se organizar os documentos com base nos critrios da freqncia de utilizao ou conforme os tipos. Nada impede que os critrios sejam combinados. A classificao deve manter coerncia com as outras reas da instituio.

2.1.2.1. Critrio da freqncia de utilizao. Com base no critrio de freqncia de utilizao podemos separar os documentos em trs categorias de arquivos:

Arquivo corrente, para guarda dos documentos de uso freqente. Arquivo intermedirio, para guarda dos documentos que quase nunca so procurados.

Arquivo permanente, para a guarda de documentos de valor histrico ou por determinao legal. Quando a organizao grande, como o caso de rgos de estado, Estes documentos so guardados em um arquivo central.

2.1.2.2. Critrio da separao por tipos. Os documentos podem ser separados por tipos, caso das comunicaes, quando se poderia arquivar em pastas para ofcios, comunicaes internas, avisos, etc.

2.1.3 A tcnica de arquivamento das pastas vazias. Na tcnica de arquivamento das pastas vazias, cada nmero pode ser considerado como uma pasta que deve ser criada em seu arquivo, mesmo que de incio ela fique vazia.

A execuo simples, bastando imprimir e colar um ndice descritivo (nmero e contedo correspondente) das pastas, do lado de exterior ao arquivo e colocar apenas os nmeros nas pastas (codificao numrica).

Adiante apresenta-se um modelo para a implantao de uma codificao numrica, adaptado para uma unidade ou organizao pblica, advertindo-se que se deve avaliar a adoo daquelas que venham a receber documentos arquivveis em meio eletrnico:

01.00 - Identidade organizacional. Pasta onde sero arquivados os documentos que informam a misso, viso, valores, regimento, mapas de negcio, mapa dos processos, dentre outros, na medida da necessidade de tais documentos para uma unidade ou organizao.

02.00 - Atividades operacionais. Pasta onde sero arquivados os projetos, os documentos dos processos - fluxogramas, os padres e formulrios que mostram como so e como devero ser feitas as tarefas relacionadas produo e prestao de servios que a organizao ou unidade pratica, bem como os correspondentes registros da execuo. Contemplam-se aqui pastas para documentao da gesto de contratos e convnios.

03.00 - Produtos. Dados como prazos, custos e outras informaes atualizadas sobre os produtos da unidade ou organizao devem ficar nesta pasta.

04.00 - Comunicao. Onde ficaro guardados os mecanismos criados para comunicao com o pblico alvo e a comunicao oficial, recebida e expedida pela unidade.

05.00 - Clientes. Dados como nome, telefone, endereo, e-mail, dentre outros, devem ficar nesta pasta. Se a unidade j tem um sistema informatizado para isso, a pasta deve ser usada para informaes mais gerais ou mesmo no criada.

06.00 - Fornecedores. Dados como nome, telefone, endereo, e-mail, cpias de empenhos, dentre outros, devem ficar nesta pasta. Se a unidade j tem um sistema informatizado para isso, a pasta deve ser usada para informaes mais gerais ou mesmo no criada.

07.00 - Oramento. Pasta onde devem ser guardadas as propostas de oramento, os oramentos definidos, os documentos da execuo oramentria e documentos afins.

08.00 - TI. Para guardar informaes sobre os equipamentos de informtica - tipos, quantidades, tombos, etc. - e sobre o planejamento da aquisio de novos equipamentos e softwares.

09.00 - Recursos humanos. Para guardar os dados pessoais dos servidores (nome, matrcula, endereo, etc.), plano de carreira e de cargos, currculos, dentre outros.

10.00 - Atas de reunies. Para guardar os resultados e atas de reunies.

11.00 - Contatos diversos. Para guardar folhetos, prospectos, propostas comerciais, cartes de visitas de contatos relevantes para a unidade ou organizao.

Uma vez adotado o modelo apresentado, dever ser observado que a quantidade de pastas vai crescer continuamente, pois para cada categoria de pastas criada devero ser criadas pastas especficas. Por exemplo, surgindo um projeto novo, dever ser criada uma pasta exclusiva, numerada seqenciadamente como 02.01, 02.02 e assim por diante.

3. ELIMINAO DE DOCUMENTOS E GUARDA NO ARQUIVO PERMANENTE. 3.1. Eliminao de documentos. Periodicamente, as organizaes devem eliminar aqueles documentos de baixa ou nenhuma utilizao, desde que por fora de norma no devam ser encaminhados para o arquivo permanente.

A forma mais segura de proceder ao descarte definindo e aplicando regras especficas baseadas no tipo de documento e no tempo de existncia do mesmo, geralmente condensadas nas denominadas Tabelas de

temporalidade. Em anexo a este manual apresentada uma tabela de temporalidade, elaborada pela SAEB e disponibilizada na intranet. Esta tabela dever ser usada pelos rgos da Administrao Pblica da Bahia, pois um instrumento validado legalmente. aconselhvel que o rgo enxugue a tabela de acordo com os documentos gerados em suas atividades e, caso possua outros documentos que no constem na tabela, dever utilizar critrios legais para a sua eliminao e acrescent-los tabela prpria.

Os documentos por serem eliminados segundo os critrios definidos pela unidade ou organizao podem separados em caixas com etiquetas de fcil identificao, devendo ser preenchido um termo de eliminao contendo a lista dos documentos eliminados. As caixas devem ser guardadas em local reservado at ser obtida autorizao para que se proceda eliminao.

3.2. Guarda no arquivo permanente. No arquivo permanente devem ser conservados documentos de notrio e relevante valor fiscal, administrativo, contbil, legal ou histrico.

Os documentos tcnicos, tais como estudos, pesquisas, projetos e publicaes produzidas tambm podem ser guardados no arquivo permanente.

Ao efetuar-se a guarda em um arquivo permanente no se deve esquecer de retirarem-se os grampos, clips, durex ou outros apetrechos utilizados para prender papis, pois os mesmos enferrujam-se ou deterioram-se com o tempo danificando os documentos.

Por fim, lembremos que o tipo de caixa ou pasta utilizada para arquivar os documentos no arquivo permanente e o local do arquivamento devem ser escolhidos de modo a facilitar-se o acesso aos documentos, quando necessrio, e a sua peridica higienizao.

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4. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS. Casa Civil. Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001: Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades Meio. Disponvel em <http://www.siga.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm>. Acesso em 29/12/2009. Departamento Estadual de Arquivo Pblico do Estado do Paran. Manual de gesto de documentos do Estado do Paran, 3 edio, revista e ampliada. Curitiba: O Arquivo, 2007. 115 p. Disponvel em <http://www.arquivopublico.pr.gov.br/arquivos/File/pdf/gestao.pdf>. Acesso em 29/01/2009. MARTINS - Neire de Rossio. Noes Bsicas Para Organizao de Arquivos Ativos e Semi-ativados. Arquivo Central do Sistema de Arquivos - UNICAMP. Campinas, 1998. SAEB. Temporalidade de Documentos. Disponvel em <http://sistemadegestao.saebti.intranet> - Instrumentos de Gesto. Acesso em 08/01/2010.

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ANEXO - TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS rea Administrativa

Assuntos Alteraes e Ocorrncias Relativas s Folhas de Pagamento Apostila de enquadramento Vigncia Atestado mdico Atestado mdico referente estagirio Atos (decretos, portarias e resolues) funcionais Atos Institucionais Atos Referentes acordos firmados para a realizao de um contrato Autorizao de sada de material permanente Auxlio Transporte Auxlio transporte referente estagirio Avisos e Notificaes de frias Balancetes Fsicos e financeiros de bens/materiais de consumo Balancetes Fsicos e Financeiros de bens materias permanentes Boletins de Ocorrncia Cartas Certides de carter declaratrio Certides de carter punitivo Certides de Ocorrncia Certides de queixas Fase corrente 1 ano Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia 1 ano Vigncia Vigncia Vigncia 2 anos 2 anos 2 ano Exerccio de expedio e recebimento 2 anos 2 anos 2 anos 2 anos Fase intermediria 100 anos 70 anos 5 anos 70 anos 70 anos 10 anos 5 anos 70 anos 5 anos 70 anos 6 anos 6 anos 6 anos 6 anos 6 anos Destinao final Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Recolhimento ao arquivo em fase permanente (APEB) Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Destinao final Devem ser microfilmados Devem ficar no arquivo em fase corrente at a fiscalizao e aprovao do TCE Devem ficar no arquivo em fase corrente at a fiscalizao e aprovao do TCE Devem ser avaliados pelos responsveis das unidades administrativas, que determinaro sua: eliminao; ou guarda em arquivo de fase intermediria por 5 anos. -

12

Certides(Casamento, tempo de servio, etc) Certides e boletins Cesso de Uso

Vigncia 2 ano Vigncia

70 anos 6 anos 5 anos

Eliminao Eliminao Eliminao

Devem ser avaliados pelos responsveis das unidades administrativas, que determinaro sua: eliminao; ou recolhimento ao arquivo permanente Devem ser avaliados pelos responsveis das unidades administrativas, que determinaro sua: eliminao; ou guarda em arquivo de fase intermediria por 5 anos. Devem ser avaliados pelos responsveis das unidades administrativas, que determinaro sua: eliminao; ou guarda em arquivo de fase intermediria por 5 anos. Devem ser avaliados pelos responsveis das unidades administrativas, que determinaro sua: eliminao; ou recolhimento ao arquivo permanente Devem ser avaliados pelos responsveis das unidades administrativas, que determinaro sua: eliminao; ou recolhimento ao arquivo permanente

Ciculares

Exerccio de expedio e recebimento Vigncia Exerccio de expedio e recebimento Vigncia Vigncia

Comprovante de residncia referente estagirio

5 anos

Eliminao

Comunicao Interna - CI Comunicaes de freqncia Contrato e termo de resciso referente a estagirio Contratos

70 anos 5 anos

Eliminao Eliminao

Vigncias

5 anos

Contratos Comerciais

Vigncia

5 anos

Devem ser avaliados pelos responsveis das unidades administrativas, que determinaro sua: eliminao; ou recolhimento ao arquivo permanente

Contratos de cesso de uso

Vigncia

5 anos

13

Contratos de comodato Contratos de trabalho Controle de entrada e sada de documentos e fichas Controle de entrada e sada de livros Controle de entrada e sada de malotes e postagem Controle de freqncia de estgios e aprendizes Controles de freqncia de trabalhadores temporrios(REDA) Controles de material e servios

Vigncia Vigncia 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano 3 anos

5 anos 70 anos -

Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao

Devem ser avaliados pelos responsveis das unidades administrativas, que determinaro sua: eliminao; ou recolhimento ao arquivo permanente Aps o encerramento do contrato, emitir a Certido de Tempo de Servio e Contribuio para ficar no Pronturio Devem ficar arquivados no arquivo em fase intermediria at a fiscalizao e aprovao do TCE Devem ficar no arquivo em fase corrente at a fiscalizao e aprovao do TCE, e, s ento, transferidos para o arquivo em fase intermediria -

2 anos

Eliminao

Controle gerenciais

1 ano

1 ano

Eliminao Recolhimento ao arquivo em fase permanente (APEB) Eliminao

Convnios e ajustes Correspondncias e comunicados diversos a servidores/empregados pblicos Correspondncias expedidas e recebidas Currculo de estagirios Currculo de servidores/empregados

Vigncia

5 anos

Vingncia Exerccio de expedio e recebimento Vigncia Vigncia

70 anos

Devem ser avaliados pelos responsveis das unidades administrativas, que determinaro sua: eliminao; ou guarda em arquivo de fase intermediria por 5 anos. -

5 anos 70 anos

Eliminao Eliminao

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Decises Jurdicas

Devem ser avaliados pelos responsveis das unidades administrativas, que determinaro sua: eliminao; ou guarda em arquivo de fase intermediria por 5 anos. Devem ser avaliados pelos responsveis das unidades administrativas, que determinaro sua: eliminao; ou guarda em arquivo de fase intermediria por 5 anos. Permanece no arquivo em fase corrente durante toda a vida til do veculo -

Decises tcnicas

Declarao de imposto de renda retido na fonte Declarao de opo de FGTS Diplomas e certificados Documentos de registro e licenciamento de veculos Documentos institucionais

Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia

70 anos 70 anos 70 anos -

Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Recolhimento ao arquivo em fase permanente (APEB) Recolhimento ao arquivo em fase permanente (APEB) Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao -

Vigncia

10 anos

Documentos referentes a acordos firmados a realizao de um contrato Documentos relacionados a veculos Documentos relativos a frias Escala de frias Expedio de documentos Fac-smile

Vigncia

5 anos

Permanece no arquivo em fase corrente durante toda a vida til do veculo Devem ser avaliados pelos responsveis das unidades administrativas, que determinaro sua: eliminao; ou guarda em arquivo de fase intermediria por 5 anos. Devem ser avaliados pelos responsveis das unidades administrativas, que determinaro sua: eliminao; ou guarda em arquivo de fase intermediria por 5 anos. -

Vigncia 1 ano 2 anos 1 ano Exerccio de expedio e recebimento Exerccio de expedio e recebimento Vigncia

FAX Ficha cadastral

70 anos

Eliminao

15

Ficha cadastral de estagirios Folhas de pagamento Fundo de garantia por tempo de servio Guias de recolhimento do FGTS emitidas pela caixa econmica federal Guias de remessa Imposto sobre veculos auto-motores Informe de rendimentos de imposto de renda na fonte Institucionais

Vigncia 1 ano 1 ano Vigncia -

5 anos 100 anos 30 anos 30 anos 4 anos 30 anos

Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Recolhimento ao arquivo em fase permanente (APEB) Eliminao

Devem ser microfilmados Estes documentos no so mais emitidos Estes documentos no so mais emitidos Permanece no arquivo em fase corrente durante toda a vida til do veculo Estes documentos no so mais emitidos

Vigncia

10 anos

Devem ficar no arquivo em fase corrente at a fiscalizao e aprovao do TCE

Inventrios de bens/ materiais de consumo

2 ano Perodo de vigncia 5 anos 2 anos 2 anos Vigncia Vigncia 1 ano Exerccio de expedio e recebimento

Inventrios de bens/materiais permanentes Jornal de movimentao Levantamentos relativos a bens / materiais de consumo Levantamentos relativos a bens / materiais permanentes Licenas Licenas referentes a estagirios Listas e livros de ponto de servidores / empregados Mensagens Eletrnicas e Expressas

10 anos 45 anos 70 anos 5 anos 15 anos

Recolhimento ao Devem ficar no arquivo em fase corrente at a arquivo em fase fiscalizao e aprovao do TCE permanente (APEB) Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Devem ficar no arquivo em fase corrente at a fiscalizao e aprovao do TCE Devem ficar no arquivo em fase corrente at a fiscalizao e aprovao do TCE Devem ser avaliados pelos responsveis das unidades administrativas, que determinaro sua: eliminao; ou guarda em arquivo de fase intermediria por 5 anos.

Eliminao

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Normas de funcionamento

Vigncia

10 anos

Recolhimento ao arquivo em fase permanente (APEB) Recolhimento ao arquivo em fase permanente (APEB) Eliminao Eliminao

Normas de procedimento Normas organizacionais Ocorrncias e justificativas relativas freqncia

Vigncia Vigncia 1 ano Exerccio de expedio e recebimento

10 anos 70 anos -

Devem ser avaliados pelos responsveis das unidades administrativas, que determinaro sua: eliminao; ou guarda em arquivo de fase intermediria por 5 anos. Devem ser avaliados pelos responsveis das unidades administrativas, que determinaro sua: eliminao; ou guarda em arquivo de fase intermediria por 5 anos. Devem ser avaliados pelos responsveis das unidades administrativas, que determinaro sua: eliminao; ou guarda em arquivo de fase intermediria por 5 anos. Devem ser avaliados pelos responsveis das unidades administrativas, que determinaro sua: eliminao; ou guarda em arquivo de fase intermediria por 5 anos. Devem ficar arquivados no arquivo em fase intermediria at a fiscalizao e aprovao do TCE Devem ficar arquivados no arquivo em fase intermediria at a fiscalizao e aprovao do TCE

Ofcios

Pareceres

Pareceres Jurdicos

Pareceres Tcnicos

Pedidos de material de consumo expedidos pelas unidades usurias Pedidos de material de material de consumo recebidos pela unidade responsvel pelo almoxarifado

1 ano

Eliminao

2 anos

Eliminao

17

Prestao de contas

1 ano

10 anos

Recolhimento ao arquivo em fase permanente (APEB) Recolhimento ao arquivo em fase permanente (APEB) Recolhimento ao arquivo em fase permanente (APEB) Recolhimento ao arquivo em fase permanente (APEB) Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Recolhimento ao arquivo em fase permanente (APEB) Recolhimento ao arquivo em fase permanente (APEB)

Processos Administrativos

Vigncia (at o encerramento)

5 anos

Processos Administrativos Relativos doao de Vigncia (at o bens encerramento)

10 anos

Processos Administrativos Relativos obras pblicas (ampliao, construo e reforma)

Vigncia (at o encerramento) Vigncia (at o encerramento) Vigncia Vigncia Vigncia (at o encerramento) Vigncia Vigncia

10 anos

Processos administrativos relativos a pessoal Processos de advertncia disciplinar Processos de demisso voluntria Processos de expediente Processos de insalubridade / periculosidades pessoal Processos de pagamento de descontos e vantagens Processos de Prestao de Contas de ao TCE

70 anos 70 anos 70 anos 5 anos 70 anos 70 anos

1 ano

10 anos

Processos de Prestao de Contas de Adiantamento

1 ano

10 anos

18

Processos de Prestao de Contas de Bens Processos disciplinar Processos Licitatrios

1 ano Vigncia Vigncia (at o encerramento) Vigncia (at o encerramento) Vigncia (at o encerramento) Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia 1 ano 1 ano

10 anos 70 anos 5 anos

Recolhimento ao arquivo em fase permanente (APEB) Eliminao Eliminao

Processos para editar julgamento

5 anos

Eliminao

Processos para tomada de deciso Processos relativos a inquritos Processos relativos a sindicncias administrativas Processos trabalhistas Pronturios de estagirios Pronturios de servidor / empregado pblico ativo, inativo ou temporrio Protocolo Quadros demonstrativos e relaes de controles gerenciais de concesso e comprovao de dirias Quadros demonstrativos de relaes de controles gerenciais de distribuio de vales refeies Quadros demonstrativos de relaes de controles gerenciais de material de consumo e patrimonial Quadros demonstrativos e relaes de controles gerenciais de reprografia

5 anos 70 anos 70 anos 70 anos 5 anos 70 anos 1 ano

Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao

Devem ficar no arquivo em fase corrente at a fiscalizao e aprovao do TCE, e, s ento, transferidos para o arquivo em fase intermediria Devem ficar no arquivo em fase corrente at a fiscalizao e aprovao do TCE, e, s ento, transferidos para o arquivo em fase intermediria Devem ficar no arquivo em fase corrente at a fiscalizao e aprovao do TCE, e, s ento, transferidos para o arquivo em fase intermediria Devem ficar no arquivo em fase corrente at a fiscalizao e aprovao do TCE, e, s ento, transferidos para o arquivo em fase intermediria

1 ano

4 anos

Eliminao

1 ano

1 ano

Eliminao

1 ano

1 ano

Eliminao

19

Qual demonstrativos e relaes de controles gerenciais de uso de veculos Quadros demonstrativos e relaes de controles gerenciais de visitantes Relaes anuais de informaes sociais de servidores e empregados pblicos Recebimento de documentos Relao de distribuio de contra-cheques Relaes de empregados emitidas pela caixa econmica federal Relatrios de abastecimento Relatrios de atividade para efeito de auditorias

1 ano

1 ano

Eliminao

Devem ficar no arquivo em fase corrente at a fiscalizao e aprovao do TCE, e, s ento, transferidos para o arquivo em fase intermediria Devem ficar no arquivo em fase corrente at a fiscalizao e aprovao do TCE, e, s ento, transferidos para o arquivo em fase intermediria Estes documentos no so mais emitidos -

1 ano 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano

1 ano 30 anos 30 anos 1 ano 10 anos

Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Recolhimento ao arquivo em fase permanente (APEB) Recolhimento ao arquivo em fase permanente (APEB) Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Recolhimento ao arquivo em fase permanente (APEB) Eliminao

Relatrios de auditorias Relatrios de bem/material de consumo Relatrios de controles relativos a pessoal solicitados pelo TCE Relatrios de servios reprogrficos Relatrios de veculos adquiridos Relatrios de vigilncia Relatrios gerenciais Relatrios para tomadas de contas e auditorias do TCE Relatrios patrimoniais

1 ano 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano -

10 anos 1 ano 6 anos 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano 10 anos 2 anos

20

Relatrios Tcnicos

1 ano

10 anos

Recolhimento ao arquivo em fase permanente (APEB) Eliminao

Devem ficar arquivados no arquivo em fase intermediria at a fiscalizao e aprovao do TCE Devem ficar arquivados no arquivo em fase intermediria at a fiscalizao e aprovao do TCE Devem ser avaliados pelos responsveis das unidades administrativas, que determinaro sua: eliminao; ou guarda em arquivo de fase intermediria por 5 anos. Permanece no arquivo em fase corrente durante toda a vida til do bem A eliminao no arquivo em fase corrente ser feita aps a substituio do responsvel pelo material permanente A eliminao no arquivo em fase corrente ser feita aps a substituio do responsvel pelo material permanente A eliminao no arquivo em fase corrente ser feita aps a substituio do responsvel pelo material permanente

Requisies de material de consumo e de servios Requisies de material permanente

2 anos

Exerccio de expedio e recebimento 2 anos 2 anos Vigncia

2 anos

Eliminao

Telegramas Termo de cesso de uso de bem/material permanente Termos de baixa de bem/material permanente Termos de entrega de bem/material permanente Termos de responsabilidade de bem/material permanente Termos patrimoniais

6 anos 6 anos -

Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao

Vigncia

Eliminao

Transferncia de material de permanente

Vigncia

Eliminao

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rea Financeira
Assuntos Autorizao de liberao de recursos pela secretaria da fazenda Balancetes Balancetes financeiros e demonstrativos contbeis da execuo financeira Balancetes financeiros e demonstrativos contbeis das despesas empenhadas por unidade gestora Balancetes financeiros e demonstrativos contbeis das despesas executadas Conciliao bancria Controles Documentos relativos a devoluo de valores ao tesouro estadual Documentos relativos a recebimento de valores do tesouro estadual Extratos bancrios Guias de recolhimento Levantamento de despesas/custeios Liberao de recursos inter-sistema Liberao de recursos -LR Liberaes Processos de controle tramitados, com vistas prestao de contas de processo de pagamento anterior Fase corrente Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia 2 anos Fase intermediria 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 8 anos Destinao final Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Destinao final Informaes disponveis no SICOF Informaes disponveis no SICOF Informaes disponveis no SICOF Informaes disponveis no SICOF Informaes disponveis no SICOF Informaes disponveis no SICOF Informaes disponveis no SICOF Informaes disponveis no SICOF Informaes disponveis no SICOF Informaes disponveis no SICOF Informaes disponveis no SICOF Informaes disponveis no SICOF Informaes disponveis no SICOF So processos de prestao de contas de comprovao de dirias, de comprovao de adiantamento e outros So processos de pagamento de dirias, de adiantamento, de prestao de servios e outros Neles devero constar todos os documentos que envolvem o pagamento: DEA; empenhos; notas fiscais; ordens bancrias; ordens de pagamento

Processos de pagamento

2 anos

8 anos

22

Processos de prestao de contas

2 anos

8 anos

Eliminao

So processos de prestao de contas de comprovao de dirias, de comprovao de adiantamento e outros So processos de pagamento de dirias, de adiantamento, de prestao de servios e outros Neles devero constar todos os documentos que envolvem o pagamento: DEA; empenhos; notas fiscais; ordens bancrias; ordens de pagamento Informaes disponveis no SICOF Informaes disponveis no SICOF Informaes disponveis no SICOF -

Processos tramitados de pagamento de despesas Quadros e demonstrativos referentes s despesas do rgo/entidade Quadros e demonstrativos relativos ao custeio do rgo/entidade Quadros, demonstrativos e relatrios de contratos Quadros, demonstrativos e relatrios de controles financeiros Quadros, demonstrativos e relatrios de convnios Quadros, demonstrativos e relatrios de despesas Quadros, demonstrativos e relatrios de detalhamento de despesas Quadros, demonstrativos e relatrios de liberao de recursos Quadros, demonstrativos e relatrios de ordens bancrias Quadros, demonstrativos e relatrios de ordens de pagamento Quadros, demonstrativos e relatrios de restos a pagar Relatrios de ajuste de contas bancrias Relatrios de contas correntes emitidos por instituies bancrias

2 anos

8 anos

Eliminao

Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia Vigncias Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia Vigncia

5 anos 5 anos

Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao

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rea Planejamento
Assuntos Atos relativos descentralizao de crdito Atos relativos execuo oramentria Atos relativos oramento analtico Cadastros Controles Oramento-programa Fase corrente 2 anos 2 anos 2 anos Vigncia Vigncia Vigncia Fase intermediria 3 anos 3 anos 3 anos Destinao final Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Destinao final As portarias so publicadas no Dirio Oficial do Estado As portarias so publicadas no Dirio Oficial do Estado As portarias so publicadas no Dirio Oficial do Estado Informaes disponveis no SICOF Informaes disponveis no SIPLAN Informaes disponveis no SIPLANA programao oramentria do rgo / entidade publicada, anualmente, no Dirio Oficial de Estado Os Planos de Aplicao do rgo/entidade so publicados no Dirio Oficial do Estado As portarias so publicadas no Dirio Oficial do Estado Informaes disponveis no SIPLANA programao oramentria do rgo / entidade publicada, anualmente, no Dirio Oficial de Estado Informaes disponveis no SIPLANA programao oramentria do rgo / entidade publicada, anualmente, no Dirio Oficial de Estado Informaes disponveis no SIPLANA programao oramentria do rgo / entidade publicada, anualmente, no Dirio Oficial de Estado Os Planos de Aplicao do rgo/entidade so publicados no Dirio Oficial do Estado

Planos de aplicao Portarias relativas execuo oramentria Quadros e demonstrativos de planos do rgo / entidade (aes, projetos e atividades)

2 anos 2 anos

3 anos 3 anos

Eliminao Eliminao

Vigncia

Eliminao

Quadros e demonstrativos de programas do rgo/entidade (aes, projetos e atividades)

Vigncia

Eliminao

Quadros e demonstrativos de propostas oramentrias do rgo/entidade (aes, projetos e atividades) Quadros e demonstrativos dos planos de aplicao do oramento do rgo/entidade (aes, projetos e atividades)

Vigncia

Eliminao

2 anos

3 anos

Eliminao

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Quadros, demonstrativos e relatrios de controle de acompanhamento do rgo / entidade Quadros, demonstrativos e relatrios de controle de metas e desembolsos do rgo/entidade Quadros, demonstrativos e relatrios de controle de programao do rgo / entidade Relaes, demonstrativos e registros de acompanhamento de projetos e atividades do rgo / entidade Relaes, demonstrativos e registros de oramento de projetos e atividades do rgo / entidade Relaes, demonstrativos e registros de programao de projetos e atividades do rgo / entidade

Vigncia

Eliminao

Informaes disponveis no SIPLAN

Vigncia Vigncia Vigncia

Eliminao Eliminao Eliminao

Informaes disponveis no SIPLAN Informaes disponveis no SIPLAN Informaes disponveis no SIPLAN

Vigncia

Eliminao

Informaes disponveis no SIPLAN

Vigncia

Eliminao

Informaes disponveis no SIPLAN

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