MANUAL TERICO

Iniciao ao Microsoft Access 2010

Formadora: Snia da Silva Santos

Janeiro de 2012

Iniciao ao Microsoft Access

ndice
I. Introduo ......................................................................................................................................3 II. Objetivos ........................................................................................................................................4 III. Contedos Programticos...............................................................................................................5 1. Microsoft Access Iniciao ..............................................................................................................5 1.1. Introduo ao Access ....................................................................................................................5 2. Concepo de Bases de Dados .........................................................................................................5 3. Tabelas ...........................................................................................................................................7 4. Relaes entre tabelas .....................................................................................................................9 5. Consultas ......................................................................................................................................12 6. Formulrios ..................................................................................................................................19 7. Relatrios ......................................................................................................................................23 IV. Concluses / Consideraes Finais ...............................................................................................27 V. Bibliografia Geral .........................................................................................................................28

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I.

Introduo

Este manual foi desenvolvido para a ao de iniciao s aprendizagens em Microsoft Access 2010. Apesar de estar previsto na planificao desta ao a durao de cerca de 20h, tratando-se de uma formao totalmente distncia, possibilita aos formandos uma aprendizagem de forma autnoma atravs da flexibilidade de horrios. Esta ao visa dotar os formandos de capacidades que lhes permitem dominar as ferramentas informticas mais utilizadas no contexto empresarial e administrativo. Atravs de conhecimentos que lhes permitiro relacionar, gerir e dominar esta rea fundamental da informtica. Assim como a sua utilizao no uso generalizado como a criao e manipulao de bases de dados em Microsoft Access. Com este manual sucinto e atravs de pontos numerados, visa os utilizadores do Microsoft Access conhecer as funcionalidades bsicas, para que possam tirar proveito a 100% das mesmas.

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II.

Objetivos

No final da unidade temtica Iniciao ao Microsoft Access 2010 atravs do Guio Multimdia os formandos devem ser capazes de: Compreender o conceito de um sistema de gesto de base de dados (SGBD) e o relacionamento entre tabelas; Criar, abrir e manipular ficheiros no Microsoft Access, atravs da estrutura da organizao da informao e da utilizao das ferramentas disponveis no Access; Criar, modificar e consultar Tabelas; Criar e manusear Consultas; Criar Formulrios; Criar Relatrios e visualiza-los em modo de impresso.

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III.

Contedos Programticos

1. Microsoft Access Iniciao

1.1. Introduo ao Access

Iniciar o MS-ACCESS 1. Clicar em Iniciar 2. Escolher Todos os Programas 3. Microsoft Office 4. Clicar no cone do MS-ACCESS

2. Concepo de Bases de Dados

Definio: Base de Dados a estrutura que permite armazenar informao sob a forma de um ou vrios ficheiros de dados. Esta informao dever estar relacionada entre si. O planeamento de uma base de dados permite que o armazenamento de dados seja feito de forma eficiente.

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Criar uma Base de Dados Base de Dados vazia

Exemplo: Criar a Base de Dados Teste.mdb

Os Objectos do MS-ACCESS Tabelas, Consultas, Formulrios, Relatrios, Pginas, Macros, Mdulos

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3. Tabelas
Criar uma Tabela na Vista de Estrutura

Exemplo: Criar a Tabela Alunos Alunos (CodAluno, Nome, Morada, FotoAluno)

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Tipos de Dados Numrico Texto at 255 caracteres Memo textos longos Data/Hora para armazenar data e horas Moeda valores monetrios Numerao Automtica incrementa o valor automaticamente (til para Chaves Primrias) Sim/No valores lgicos (Verdadeiro/Falso, Sim/No) Objecto OLE multimdia (imagens, fotos, vdeo, sons) Hiperligao endereo URL

Propriedades dos Campos

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Definio da Chave Primria 1. Seleccionar o(s) campo(s) 2. Clicar no cone da Chave-primria

4. Relaes entre tabelas

Definio das Relaes entre Tabelas 1. Escolher o cone que representa as Relaes, no Separador Estrutura.

2. Escolher todas as tabelas.

3. Definir as relaes, arrastando o campo que representa a Chave Externa para cima da Chave Primria da outra tabela.
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4. Impor a Integridade Referencial.

5. Clicar no boto Criar

6. Resultado desta Base de Dados

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Utilizao de Filtros:

Filtrar por Seleco:

1. Clicar no boto Filtrar por Seleco 2. Aplicar um filtro tabela

3. Para remover o Filtro, basta clicar no cone

Filtrar por Formulrio:

1. Clicar no boto Filtrar por Formulrio 2. Aplicar um filtro tabela

3. Visualizar Resultado

4. Para remover o Filtro, basta clicar no cone

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5. Consultas
Consulta (Query) uma forma de visualizar os dados de uma tabela ou de tabelas relacionadas entre si. Pode apresentar todos os registos ou efectuar uma filtragem de modo a apresentar apenas os dados que correspondem a determinada condio. No Microsoft Access, pode criar uma consulta usando o Assistente de Consultas ou na Vista de Estrutura.

Criao de uma Consulta com uma s Tabela Exemplo: Consulta: Listar os alunos que moram em Viseu 1. Criar a Consulta usando o Assistente de Consultas

2. Selecionar o Assistente de Consultas Simples

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3. Escolher a Tabela. Escolher os Campos

4. Guardar a Consulta

5.

Abrir a Consulta

6. Modificar a Consulta. Criar o critrio de filtragem: Viseu

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Criao de uma Consulta com vrias Tabelas Exemplo: Listar as Cadeiras por Curso e respectivo Professor 1. Escolher as Tabelas

2. Escolher os Campos

3. Ordenar

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Criao de uma Consulta com Parmetros Exemplo: Consulta: Listar os Alunos e respectiva Disciplina com Classificao superior a um determinado valor. 1. Escolher as Tabelas e respectivos Campos

2. Definir Critrio, usando []

3. Resultado

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Criao de uma Consulta com Campos Calculados Exemplo: Consulta: Listar os Alunos e respectiva Disciplina com Classificao inflacionada em mais 10%. 1. Escolher as Tabelas

2. Escolher os Campos e Inserir o Campo Calculado

Criao de uma Consulta com Agrupamentos, Contagens e outros Clculos Exemplo: Consulta: Contar o N de Alunos Por Cada Disciplina 1. Escolher as Tabelas e respectivos Campos

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2. Activar a opo de Agrupamento

3. Criar Agrupamento e escolher a respectiva Funo

Criao de uma Consulta de Aco

Vrios Tipos de Consultas de Aco: Actualizao (UPDATE) Insero/Acrscimo (APPEND) Excluso/Apagamento (DELETE)

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Exemplo: Consulta: Atualizar as notas dos alunos, acrescentando mais um valor a cada classificao, exceptuando aquelas que forem iguais a 20 valores.

1. Escolher a(s) Tabelas e respectivo(s) Campo(s)

2. Definir valor de actualizao e critrio

3. Clicar no cone Executar

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6. Formulrios
Formulrio (Form) Permite apresentar os dados de uma forma personalizada. A partir do formulrio possvel ver, inserir, eliminar e adicionar registos. possvel tambm realizar clculos e utilizar grficos. No Microsoft Access, pode criar um formulrio usando o Assistente de formulrios.

Criao de um Formulrio Simples

Exemplo: Formulrio Alunos

1. No Separador Criar Escolher Formulrios -> Criar Formulrio utilizando o assistente

2. Escolher Assistente de Formulrio

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3. Escolher a tabela Alunos e todos os campos da tabela.

4. Escolher o esquema Colunas. Escolher o estilo.

5. Guardar o Formulrio. Visualizar resultado.

6. Estrutura e Propriedades do Formulrio

7. Caixa de Ferramentas

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Criao de um Formulrio com vrias tabelas Exemplo: Formulrio que gere os professores por departamento.

1. Escolher Consulta e respectivos Campos a incluir no Formulrio

2. Escolher o Modo de Visualizao do Formulrio

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3. Escolher o esquema Folha de Dados. Escolher o estilo

4. Atribuir um Nome ao Formulrio e Sub-Formulrio 5. Visualizar e inserir dados

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7. Relatrios
Relatrio (Report) Permite ver os dados numa apresentao mais cuidada. Normalmente com intuito de imprimir esses dados. A partir do relatrio apenas possvel ver os dados, no sendo possvel a sua gesto (inserir, eliminar ou adicionar) No Microsoft Access, pode criar um relatrio usando o Assistente de relatrios.

Criao de um Relatrio Simples Exemplo: Listagem de Alunos 1. Escolher Relatrios - Criar Relatrio utilizando o assistente

2. Escolher a tabela Alunos e todos os campos da tabela.

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3. Escolher nvel de agrupamento (se for o caso). Escolher o tipo de Ordenao.

4. Escolher o esquema. Escolher o Estilo.

5. Atribuir um Ttulo ao Relatrio. 8. Mostrar e Imprimir Relatrio.

6. Alterar a Estrutura do Relatrio.

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Criao de um Relatrio com vrias tabelas Exemplo: Relatrio: Listagem de Professores Por Departamento 1. Escolher Relatrios - Criar Relatrio utilizando o assistente

2. Escolher a forma de visualizao dos dados. Escolher um nvel de agrupamento (se for o caso).

3. Escolher a ordenao dos dados. Escolher o Esquema.

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4. Mostrar e Imprimir o Relatrio.

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IV.

Concluses / Consideraes Finais

Aps a realizao desta ao de formao de Iniciao ao Microsoft Access em regime distncia os formandos ficam aptos a identificar conceitos referentes a uma Base de Dados, os seus objetos e manipular os comandos bsicos do Microsoft Access.

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V.

Bibliografia Geral

Barbot, M. (2009): Planeta das TIC. Porto Editora. Pereira, J. (1998): Tecnologia de Bases de Dados (3 Edio). FCAEditora de Informtica. Wang, W. (2007): Microsoft Office 2007 para Tots. Porto Editora.

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