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Versão 1.0
Manual de Utilização
Março de 2016
ÍNDICE
Este documento tem como objetivo fornecer as instruções para a instalação e utilização do
programa Enes2016, que se destina aos estabelecimentos de ensino secundário que inscrevem e
certificam exames nacionais do ensino secundário em 2016.
Este manual de utilização contém as instruções básicas para a utilização da versão inicial do
programa. Destina-se a todos os utilizadores do Enes2016 e descreve as funções de utilização
comum, disponíveis para os utilizadores com permissões de alteração aos dados (não
administradores). Contém também algumas instruções para administração e configuração do
programa, que se destinam aos responsáveis técnicos pelo programa Enes2016 (aqueles que têm
acesso à utilização do programa através da conta de administração Adm).
Durante o período de utilização do programa Enes2016 poderá obter ajuda técnica contactando o
responsável técnico do agrupamento de exames a que pertence a sua escola, ou através do
endereço de correio eletrónico suporte@programa-enes.org.
A principal tarefa a realizar com a versão inicial do programa consiste na recolha da identificação
dos alunos que irão realizar os exames finais nacionais e as provas de equivalência à frequência
do ensino secundário.
4. Recolha dos boletins de inscrição da 1ª fase de 2016 e dos pedidos de senha para a
candidatura online;
(ver secção 4.1)
O programa Enes2016 destina-se a ser utilizado em ambientes Windows (XP SP2 ou superior) e é
distribuído pela Internet. Depois de obter o ficheiro ZIP (Enes2016_v10.zip) que contém o
instalador, deverá executar o ficheiro Setup_Enes2016_v10.exe nele contido para iniciar a
instalação.
Assim que premir o botão Seguinte desta janela, o programa de instalação irá apresentar uma
sequência de janelas nas quais deve especificar a informação necessária para proceder à
instalação do Enes2016, começando pelas diretorias de instalação:
Instalação do programa e dados num único computador - Neste caso as duas diretorias
pedidas devem ser iguais e corresponder a uma localização no disco local do computador.
Instalação do programa com os dados num servidor da rede - Neste caso a diretoria de dados
deve corresponder a uma diretoria partilhada no servidor e a diretoria de programa a uma
localização no disco local do computador.
Em caso de dúvida deve aceitar as sugestões que lhe são feitas pelo programa e premir o botão
Seguinte.
Quando clicar no botão Seguinte da janela acima o instalador começa a cópia de ficheiros.
Primeiro o programa apresenta uma caixa de diálogo de boas-vindas e em que informa que irá ser
inicializada a senha do utilizador Adm.
Por uma questão de segurança a senha de entrada introduzida pelo utilizador não é apresentada
no ecrã pelo que o programa pede ao utilizador para a inserir duas vezes para confirmação.
Nesta janela o utilizador pode escrever diretamente o código da escola local ou, se não souber o
código, procurar a escola por nome na caixa da direita. Para consultar a lista de códigos de
escolas existentes pode usar a tecla F4 ou fazer clique nas pequenas setas existentes no lado
direito das caixas. Na caixa da esquerda as escolas estão ordenadas por código e na da direita
por nome. Uma vez aberta a lista o utilizador pode fazer um clique sobre a escola pretendida para
a selecionar diretamente.
Na parte inferior da janela deve ser introduzida a senha de instalação correspondente à escola
escolhida, que deverá ter sido recebida pelo correio.
Para efeitos de teste poderá ser usada a escola de código 9999 (Escola de Teste) com a senha
de instalação 1111-2222-3333.
Depois de escolher o código e introduzir a senha de instalação prima a tecla Enter para passar
para o botão OK. Faça clique no botão OK ou prima a tecla Enter para confirmar as suas
escolhas e terminar a instalação.
Se desejar instalar o Enes2016 num servidor duma rede local, o procedimento a seguir deve ser:
1. Criar uma pasta a partilhar no servidor, por exemplo ENES2016, de preferência num disco que
não seja comum ao sistema operativo.
2. Partilhar a pasta do seguinte modo: share= enes2016$ (o símbolo $ garante que a pasta não é
vista na rede depois de partilhada).
3. Dar permissões de leitura/escrita/criação de ficheiros aos utilizadores autorizados a utilizar o
Enes2016.
4. Fazer a instalação do Enes2016 no servidor com a indicação da diretoria de programa
sugerida (C:\JNE\Enes2016) e a diretoria de dados a apontar para a pasta partilhada
anteriormente, que seria: \\servidor\enes2016$ (onde "servidor" indica o nome do servidor).
Para introduzir a diretoria de dados deverá clicar no botão “Procurar” e introduzir diretamente
o caminho para a pasta partilhada:
5. Instalar da mesma forma nos terminais, apontando sempre a diretoria de programa para
“C:\JNE\Enes2016” e a diretoria de dados para servidor\enes2016$. Na instalação em cada
posto adicional deverá aparecer uma mensagem a indicar que já existe a base de dados:
Em certas versões do Windows (por exemplo, Vista) poderão surgir dificuldades na introdução da
diretoria de dados do servidor - a diretoria é considerada inválida apesar de ser acessível através
do Explorador do Windows. Nesses casos poderá instalar o programa localmente, com a diretoria
de dados a apontar para C:\JNE\Enes2016, e, após a instalação, editar o ficheiro de configuração
“Enes2016.ini” existente na diretoria do programa, com o Notepad ou outro editor de texto, para
indicar o caminho para a base de dados no servidor.
O programa Enes2016 utiliza o Microsoft Access 2007 Runtime (Português), que é instalado na
diretoria “C:\Programas\Access2007Runtime”. Após a instalação, as atualizações desta versão do
Microsoft Access são aplicadas automaticamente através do Windows Update.
Atalhos para iniciar o programa - O programa de instalação cria um atalho na área de trabalho
que será a forma normal de iniciar o programa. Além disso é ainda criado um grupo de programa
“Enes2016”, acedido através do menu Iniciar -> Todos os programas do Windows, com atalhos
adicionais:
Visita Acede ao programa mas apenas com permissões de leitura. Não pode inserir, alterar ou
remover dados do programa. Não pode alterar a senha de entrada (nula por defeito). Na
versão inicial do programa encontra-se com o acesso desativado.
Neste capítulo encontrará as instruções para a entrada no programa e utilização do menu inicial.
Nos capítulos seguintes serão apresentadas as funções existentes em cada um dos submenus
principais do programa.
A interface com o utilizador adotada pelo programa baseia-se no sistema operativo Microsoft
Windows. Este sistema tem ampla divulgação, pelo que se assume neste documento que o leitor
já possui os conhecimentos básicos de utilização de programas para este ambiente de trabalho.
No entanto, e porque o programa funciona sobre a base de dados e linguagem Microsoft Access,
de menor divulgação, serão sucintamente documentadas as regras de utilização e elementos
gráficos padrão existentes em programas para Microsoft Access.
As imagens de ecrãs apresentadas neste manual foram produzidas num sistema utilizando o
Windows 7. Se instalar o programa em versões diferentes do Windows, o aspeto das janelas
poderá diferir ligeiramente do apresentado.
Para iniciar o programa Enes2016 pode fazer duplo-clique no atalho que ficou na área de
trabalho, com o símbolo:
Alternativamente pode usar o atalho “Enes2016” no menu do Windows: Iniciar -> Todos os
programas -> Enes2016.
Nesta janela deve preencher o seu nome de utilizador no campo “Nome” e premir a tecla Tab para
passar ao campo “Palavra-passe”.
Se é o administrador
A senha de entrada do utilizador Adm foi definida na fase final do processo de instalação.
Se a instalação não pediu para definir a senha de entrada do Adm (problema que ocorre
quando por algum motivo o instalador não consegue iniciar o Access), então é porque a
senha ainda está em branco. Introduza “Adm” no campo de cima e deixe em branco (vazio)
o campo de baixo.
Se não é o administrador
O mais provável é que na primeira vez que entrar no programa a sua senha não esteja
atribuída, o que significa que deverá deixar o campo “Password” em branco. O programa
pedirá então que defina a senha de entrada que deverá usar nas utilizações posteriores do
programa.
Após a correta identificação do utilizador no ecrã de “Início de sessão” aparece o menu inicial do
programa:
O menu inicial faz uma primeira divisão das funcionalidades disponíveis no programa através dos
quatro botões na parte superior da janela, correspondentes aos seguintes menus:
Para selecionar cada um destes quatro grupos de opções (menus) poderá usar o rato e fazer
clique sobre o botão correspondente, ou usar o teclado e premir simultaneamente a tecla Alt e a
letra sublinhada no nome do botão (por exemplo, Alt+D seleciona o menu de Disciplinas).
Na parte central da janela encontra-se a lista de opções disponíveis em cada grupo. Para
executar uma opção da lista poderá usar o rato e fazer duplo-clique sobre a linha correspondente,
ou usar as teclas com setas para selecionar a linha e em seguida premir a tecla Enter.
Na parte inferior da janela do menu inicial indica-se o nome do utilizador que iniciou o programa e
o código e nome da escola local.
As primeiras quatro opções do menu de exames serão as mais utilizadas com a versão inicial do
programa:
1. Alunos e inscrições para exame - Opção para recolha dos boletins de inscrição para exame.
2. Listagens de inscrições - Opção para produção de listagens com a contagem de inscrições
em cada exame/fase e para conferência dos dados introduzidos.
3. Estatísticas de inscrições - Opção para produção de estatísticas de inscrições, por alunos ou
por exames, só para uma escola de inscrição ou agregando todas as escolas da base local.
4. Validação de inscrições - Opção para deteção de situações anómalas e para a verificação da
coerência das inscrições.
5. Pautas de chamada - Opção para a preparação da distribuição dos alunos pelas salas de
realização de exames e a posterior produção das pautas de chamada.
6. Correção de Provas - Opção que dá acesso ao menu de correção de provas, com opções a
utilizar para troca de informação com os agrupamentos durante o período de correção.
7. Registo de classificações e faltas - Opção para o registo das faltas e classificações de
exame.
8. Pautas de classificações - Opção para a produção de listagens de classificações e pautas de
classificações de exame.
9. Códigos de exames, Calendário, Provas de Ingresso - Opções que permitem a consulta (o
utilizador Adm poderá em certos casos alterar) das tabelas de configuração do programa.
Selecionando a opção 1 do menu de exames terá acesso ao ecrã de recolha dos elementos do
boletim de inscrição para exame:
Na parte inferior poderá surgir uma de seis subpáginas com informação adicional respeitante ao
aluno, selecionáveis através dos botões no centro da janela (Exames, Disciplinas, etc.).
1. Número D.I – (Item 1.2 do boletim de inscrição) Número do documento de identificação (bilhete
de identidade ou cartão de cidadão) que irá ser usado pelo aluno para o identificar durante o
processo de exames e de acesso ao ensino superior. Na grande maioria dos casos este
número será o número de identificação civil que consta no bilhete de identidade ou cartão de
cidadão nacional, não incluindo os dígitos de controlo.
2. Emissão BI – (Item 1.3) Indica o tipo de documento de identidade ou entidade emissora. Para
os casos em que o aluno não dispõe de documento de identificação será emitido pela escola
um nº de identificação interno, preenchendo-se este campo com o valor “Nº Interno”.
3. Nome – (Item 1.1) Nome completo do aluno tal como consta no bilhete de identidade. O nome
deverá incluir todas as partículas (de, da, etc.) e incluir caracteres acentuados e cedilhas, se
aplicável. O programa converte automaticamente todas as letras para maiúsculas.
4. Sexo – (Item 1.4) M para Masculino ou F para Feminino.
5. Data de nascimento – (Item 1.5) Data de nascimento no formato dia/mês/ano.
6. Candidato – (Item 2.3) Intenção de candidatura ao ensino superior, preenchido com S ou 1
para Sim, ou N ou 0 para Não.
7. Ano – (cabeçalho do boletim) Último ano em que o aluno se inscreveu para exame na escola.
Este campo é mantido automaticamente pelo programa e será necessariamente o ano atual se
o aluno tiver algum registo de inscrição para exame.
8. Código curso – (Item 2.2) Código do curso de ensino secundário que o aluno frequenta ou
frequentou, e que constitui a habilitação precedente com que o aluno realiza a inscrição para
exame. Poderá preencher o campo digitando diretamente o código ou escolher o curso de uma
lista de valores possíveis. Para abrir a caixa de valores possíveis use a tecla F4 (na parte
superior do teclado) ou faça clique com o rato na seta cinzenta no lado direito da caixa. Os
códigos utilizados são os constantes da tabela C do Guia Geral de Exames.
9. Escola realização – (Item 2.1) Código da escola de realização de exames. Este código será
obrigatoriamente o código da escola de inscrição local.
10. Só ficha - (Item 4.) Indica se o aluno se inscreve apenas para obter a ficha ENES, já tendo
realizado os exames necessários para conclusão do curso e provas de ingresso em anos
anteriores.
11. ASE - (Item 5.) Indica se o aluno beneficia de ação social escolar, preenchido com S ou 1 para
Sim, ou N ou 0 para Não.
Se houver necessidade de retroceder poderá usar as teclas com setas ou fazer clique
diretamente no campo a que pretende aceder.
Quando digita o número de identificação de uma nova inscrição o programa verifica se a base
local já contém algum aluno com o número de identificação introduzido. Se o aluno da nova
inscrição já tiver realizado exames nesta escola em ano anterior, surge seguinte mensagem "Nº
de BI já existe no ano de 2014. Quer aceder ao registo com esse BI?", com as hipóteses de
resposta "Sim", "Não" ou "Cancelar".
Alguns campos, por serem preenchidos por defeito com o valor mais comum e terem utilização
pouco frequente, só são acessíveis fazendo clique no campo ou premindo a tecla Alt e a letra
sublinhada no seu nome (por exemplo, Alt+E permite aceder ao campo “Emissão BI”).
Após o preenchimento do campo da “Escola realiz.” o programa grava os dados do aluno e passa
para a parte inferior da janela para iniciar a recolha dos exames em que o aluno se inscreve.
A recolha de um exame inicia-se com a digitação do código de exame (item 3.1 do boletim).
Os códigos dos exames finais nacionais constam na tabela A do Guia Geral de Exames 2016 e
estão disponíveis para todos os alunos. Com base no código do curso do aluno o programa
Depois de digitar o código de exame e de premir a tecla Enter ou Tab (ou de escolher o exame da
lista), o programa preenche automaticamente os campos da fase (todas as inscrições nesta altura
serão para a 1ª fase), do nome do exame e dos campos “Interno”, “p/Aprovação”, “p/Melhoria” e
“p/P.E.”, que constituem os objetivos da inscrição para exame, com os valores mais prováveis
determinados com base no tipo de curso de inscrição do aluno e no código do exame:
Deverá em seguida confirmar os valores por defeito, a partir dos itens 3.4 a 3.8 do boletim,
escrevendo para cada um a letra S para indicar “Sim” ou a letra N para indicar “Não”. Para facilitar
a digitação e limitá-la à zona do teclado numérico (zona separada no lado direito do teclado)
poderá ainda usar as teclas 1 para indicar “Sim” e 0 para indicar “Não”.
O campo “Interno” indica se o aluno realiza o exame como interno. Para tal é necessário que o
aluno esteja matriculado na disciplina no ano atual e obtenha uma CIF igual ou superior a 10
valores e que a disciplina seja de prova final obrigatória. Nestes casos a classificação final da
disciplina (CFD) é posteriormente calculada como uma média ponderada da CIF (70%) e do
exame (30%).
O campo “p/Aprov.” indica se o aluno realiza o exame para aprovação na disciplina. Deve ser
preenchido com “Não” se o aluno já aprovou na disciplina por frequência ou em fase ou ano
anterior.
O campo “p/P.E.” corresponde ao item 3.7 do boletim de inscrição e indica se o aluno pretende
realizar o exame para efeitos de prosseguimento de estudos. Só pode ser preenchido com “Sim”
se o curso do aluno estiver sujeito à realização de exames para prosseguimento de estudos
(cursos do ensino recorrente, artísticos especializados, profissionais e científico-tecnológicos, ao
abrigo do Decreto-Lei nº 139/2012).
O campo “Pauta” é preenchido automaticamente pelo programa, não pode ser alterado
diretamente, e indica para que fase de candidatura do ano atual é que o resultado do exame será
válido, quer como prova de ingresso quer para efeitos de cálculo da média do curso.
1. O exame não tem disciplina correspondente no curso do aluno. Por exemplo, qualquer exame
realizado por um aluno com um curso de uma escola profissional.
2. O exame corresponde a uma disciplina do curso do aluno mas não há plano de disciplinas do
curso registado na base de dados local.
3. O exame corresponde a uma disciplina de um curso com plano definido no programa mas o
aluno já realiza na mesma fase um outro exame para essa mesma disciplina ou para uma
equivalente.
4. O aluno não pode realizar a disciplina associada ao exame, por violar outras regras do plano
do curso. Por exemplo, no caso de um aluno do curso C61 Ciências Socioeconómicas que
tenha realizado a disciplina de Inglês na componente de formação geral e que se inscreva no
exame 550 Inglês para efeitos de prova de ingresso, o campo da disciplina não pode ser
preenchido pois o aluno não pode realizar a disciplina de Inglês na componente de formação
específica.
O preenchimento do campo “Disciplina” é obrigatório porque, para efeito do cálculo da média final
do curso para acesso ao ensino superior, os exames funcionam sempre como melhoria, ao
contrário do que sucede para efeito de diploma de ensino secundário, em que a melhoria só é
possível no ano da conclusão e no ano seguinte.
Uma vez que o programa irá recalcular sempre a classificação da disciplina para efeitos da média
para acesso, é necessário manter a indicação da disciplina que irá ser afetada pela classificação
obtida em exame.
Quando premir a tecla Tab ou Enter no último campo do registo, o programa grava a inscrição no
exame e muda para a linha seguinte para iniciar a recolha do próximo exame:
Depois de introduzir todos os exames de um aluno poderá iniciar a recolha de um novo aluno
usando o rato e fazendo clique no botão ou premindo as teclas Alt+N. O programa limpa
então todos os campos e coloca o cursor no campo “Número BI” para começar a introdução do
próximo boletim de inscrição.
No caso de o aluno ter entregue um pedido de atribuição de senha para a candidatura online
deverá ser registado, no separador “Diversos”, o código de validação desse pedido:
Alteração de inscrições
Em caso de engano no código de exame ou fase de uma inscrição para exame que já foi gravada
na base de dados (já desapareceu o lápis do seletor de registo), o registo não poderá ser
retificado. A única forma de corrigir o engano consiste em remover o exame errado e criar um
novo registo com o código e fase corretos.
Todos os outros campos da inscrição para exame podem ser alterados, digitando no campo em
causa um novo valor e gravando o registo.
Botões de navegação
Servem para mudar para o registo
anterior ou seguinte e para verificar o total
de registos em ficheiro. De notar que o
ecrã de alunos tem dois conjuntos de
botões de navegação: os inferiores dizem
respeito à tabela de alunos e os
superiores pertencem à tabela que estiver
selecionada na subpágina (por exemplo,
à tabela de inscrições em exames).
Seletores de registo
Servem para indicar qual o
registo atual e se há ou não
alterações pendentes. São
também usados para selecionar
um ou mais registos para
posteriormente lhes aplicar
alguma operação (por exemplo,
para os remover).
Assim, para remover um registo
de exame deverá primeiro
selecionar o registo fazendo
clique no seletor e em seguida
premir a tecla Delete ou
Ctrl+X.
Quando se inicia uma alteração
de registo aparece um lápis no seletor, para indicar que há alterações pendentes que ainda não
foram gravadas. Para gravar as alterações basta mover o cursor para fora do registo (para o
registo seguinte, anterior, ou para outra janela), ou fazer clique no botão de gravação de registo,
existente na barra de ferramentas , ou premir as teclas Shift-Enter.
Barra de ferramentas
Sempre que muda de campo ou seleciona algum botão aparece na barra de mensagens uma
curta descrição do campo ou função do botão.
Procurar Alunos
Permite procurar alunos inscritos por nome, nº de BI ou nº de processo. Fazendo clique
neste botão, ou premindo as teclas Alt+P, surge a janela:
Para procurar um aluno deve primeiro escolher o tipo de busca, por nº de BI, Nome ou nº de
processo, e em seguida escrever o valor a procurar na caixa inferior.
Se existir pelo menos um aluno com os dados pedidos (nº de BI igual ao pedido, ou Nome
contendo a palavra pedida) a janela fecha-se e o ecrã de alunos ficará a mostrar o aluno
encontrado.
Fazendo clique neste botão ou premindo as teclas Alt+N o programa limpa os campos do ecrã e
prepara-se para a recolha de uma nova inscrição.
Na zona central do ecrã, a separar o registo de aluno dos registos de inscrição em exames, existe
num grupo de 6 botões para selecionar a subpágina a visualizar.
O botão correspondente à subpágina visível em cada momento distingue-se por aparecer “para
dentro”. Cada botão pode ser acionado fazendo clique com o rato ou premindo as teclas Alt+1 a
Alt+6.
A opção 2 do menu de exames permite produzir listagens para conferência de inscrições para
exame por aluno, listagens de boletins de inscrição e extratos de classificação por aluno.
Na parte central da janela aparece a imagem reduzida da primeira página da listagem elaborada.
Na área superior da janela está disponível uma barra de ferramentas própria para as listagens e
que inclui os seguintes botões:
Para ampliar partes da listagem deve fazer clique no botão Zoom ou fazer clique na zona da
listagem que pretende ampliar. Para voltar à visualização da página completa basta repetir o
clique.
A parte inferior da janela apresenta um conjunto de botões de navegação, que servem para
visualizar as páginas anteriores e seguintes.
Para enviar a listagem para a impressora deverá fazer clique no botão Imprimir.
Numa primeira janela é possível selecionar os dados a imprimir por curso, e definir as fases de
exames a incluir em cada boletim:
Com a opção de pré-visualização de listagem ativada poderá, como foi descrito no ponto anterior,
visualizar o aspeto final da listagem antes de a enviar para a impressora.
Numa primeira janela é possível selecionar os dados a imprimir por curso ou turma:
Com a opção de pré-visualização de listagem ativada poderá, como foi descrito no ponto anterior,
visualizar o aspeto final da listagem antes de a enviar para a impressora.
Deve começar por indicar as escolas da base local a considerar para a estatística, na parte
superior da janela.
Sempre que a base local só contém uma escola de realização esta escolha tem pouca utilidade.
No entanto, ao nível dos agrupamentos ou das escolas de inscrição que processem mais de uma
escola de realização, pode ser útil ver o todo e as partes separadamente, recorrendo à opção “Só
a escola de realização...” ou "Todas ... uma a uma".
As duas últimas estatísticas do menu, por pressuporem a agregação dos dados de várias escolas,
só estão disponíveis quando seleciona “Todas as escolas de realização da base local”.
O fator de correção que deve ser aplicado aos números em bruto, fornecidos pelo programa, terá
de ser determinado por cada escola, baseando-se em fatores como o nº médio de alunos por sala
vs. nº de pontos por saco, historial de inscrições de última hora verificado em anos anteriores, etc.
Se pretender trabalhar os dados com o MS Excel, poderá copiá-los para este formato fazendo a
pré-visualização da listagem, selecionando no menu “File” a opção “Exportar para...” e “Excel
*.xls”, e fornecendo em seguida o nome do ficheiro Excel que deverá ser criado com os dados.
Totais gerais (alunos inscritos, exames a realizar, média etária dos alunos, etc.);
Percentagem de alunos por sexo;
Percentagem de alunos candidatos ao ensino superior;
Percentagens de alunos por objetivos de inscrição;
Percentagens de alunos por tipos de curso de inscrição;
Percentagens de alunos por cursos de inscrição.
Para cada exame a estatística tenta caracterizar o universo de alunos que nele se inscreveram,
apresentando indicadores sobre a média etária, objetivos da inscrição, etc.
A opção de validação de inscrições para exame destina-se a verificar a coerência das inscrições e
à deteção de situações anómalas.
Algumas validações foram omitidas na recolha inicial das inscrições para não tornar o processo
demasiadamente lento e no pressuposto de que esta opção é utilizada posteriormente, para assim
detetar de uma única vez todas as potenciais situações inválidas.
É fundamental para o correto funcionamento do programa que esta opção tenha sido executada, e
todos os eventuais casos solucionados, antes do início da realização dos exames.
Quando executa a opção de validação de inscrições surge o seguinte ecrã para configuração da
validação:
Para facilitar a escolha dos códigos de mensagem a incluir/excluir pode fazer clique nos botões
com 3 pontos, existentes ao lado das respetivas caixas.
Na parte superior central da janela encontra-se um botão com uma impressora que permite obter
a listagem de todas as mensagens de validação. A ordenação desta listagem depende da opção
escolhida anteriormente na janela de configuração da validação.
Logo abaixo surge uma caixa para seleção de mensagens por tipo de mensagem:
Na zona central da janela encontra-se a lista de alunos com mensagem. Os registos são
ordenados por nome e incluem o nº de BI, nome do aluno, curso de inscrição e escola a que
pertence.
Sempre que seleciona um aluno na lista de alunos, fazendo clique na linha correspondente ou
usando as teclas com setas para passar ao registo anterior ou seguinte, são mostradas na parte
inferior da janela as mensagens de validação que lhe dizem respeito.
Quando terminar a consulta/impressão use o botão Saída para fechar a janela e voltar ao menu.
Selecionando a opção 1 do menu de manutenção terá acesso a uma janela através da qual pode
configurar e efetuar cópias de segurança da base de dados da aplicação.
As cópias de segurança consistem apenas numa versão comprimida do ficheiro da base de dados
e os respetivos ficheiros têm um nome da forma “Enes2016_mmdd_hhnn.ZIP” (onde mm=mês,
dd=dia, hh=hora e nn=minuto da realização da cópia).
Neste ecrã poderá escolher uma cópia de segurança e fazer clique no botão Recuperação de
cópia para extrair o ficheiro ENESDATA.MDB correspondente para a diretoria
C:\JNE\Enes2016\XFER.
Selecionando a opção 2 do menu de manutenção terá acesso a uma janela através da qual pode
alterar a sua senha do utilizador.
Cada utilizador só pode alterar a sua própria senha (exceto o utilizador Visita), podendo no
entanto o administrador limpar a senha de qualquer outro utilizador.
Por uma questão de segurança, para alterar a senha é necessário escrever a senha anterior no
campo “Palavra-passe atual”. De seguida deve escrever a sua nova senha no campo “Nova
palavra-passe” e uma segunda vez para confirmação no campo “Verifique”.
Selecionando a opção 3 do menu de manutenção terá acesso a uma janela com as opções para
exportação e importação de dados.
As três primeiras opções são relativas à criação e leitura de remessas de dados. As restantes
opções permitem importar dados da versão anterior do ENES ou de outros programas através de
ficheiros de texto.
Se desejar efetuar uma remessa de dados para o agrupamento de exames, deve ainda
selecionar, na caixa que surge do lado direito, qual o momento do calendário a que corresponde a
exportação.
Faça clique no botão OK, após especificar o tipo de exportação pretendido, para copiar para
diretoria indicada o ficheiro (comprimido) que contém a base de dados local.
As remessas de dados não são cópias completas da base de dados mas poderão servir como
cópias de segurança de último recurso. Das cópias da base de dados produzidas são excluídos,
entre outros, todos os dados de alunos que não realizaram inscrições para exame no ano
corrente.
Depois de produzido o ficheiro da remessa de dados este deve ser enviado como anexo de uma
mensagem de correio eletrónico para o agrupamento de exames a que pertence a escola.
Embora a consolidação de dados interna na escola possa ser útil na primeira fase de trabalho de
carregamento das inscrições, o seu uso não é aconselhado nos momentos posteriores do
processo de exames, nomeadamente, na fase de lançamento de classificações e emissão de
certificados.
Quando utilizada nos agrupamentos esta opção permite consolidar os dados das várias escolas
que pertencem ao agrupamento num única base de dados.
O programa deteta as “colisões” por Nº de BI e Nome (alunos distintos em escolas diferentes com
nºs de BI iguais ou o mesmo aluno em escolas diferentes com nºs de BI diferentes). Sempre que
possível o programa tentará resolver as colisões pelo método que resultar em menor perda de
informação. Todas as situações de colisões são assinaladas no relatório de importação de dados.
Quando uma transferência tiver dado origem a erros, poderá obter a respetiva lista selecionando o
registo da transferência em causa e fazendo clique no botão Ver erros transferência.
Nos agrupamentos poderá usar o botão Listagem de controlo para obter uma lista de todas as
escolas que pertencem ao agrupamento, com a indicação daquelas para as quais já foi
consolidada uma remessa de dados relativa ao momento atual.
Na janela de configuração da importação deverá indicar onde se encontra o ficheiro com a cópia
da base de dados de 2015:
Depois de indicar o ficheiro da base de dados ou a cópia de segurança a importar faça clique no
botão OK para iniciar a importação.
São importados os dados de todos os alunos existentes na base de 2015 e que ainda não existam
na base de 2016. Não é transferida a informação relativa aos certificados para acesso ao ensino
superior e às inscrições em exames, uma vez que estes dados não terão utilidade no ano corrente
e poderiam causar erros de utilização.
Esta opção permite remover todos os dados de alunos de anos anteriores que não se tenham
inscrito para exame no corrente ano letivo.
Com esta medida pode poupar algum espaço em disco, em situações em que este for um recurso
escasso.
Poderá marcar ou desmarcar a opção “Usa novo formato” para indicar escolher o formato com ou
sem os dígitos de controlo do Cartão de Cidadão (ver secção 5.3.8).
Para efetuar a exportação deve primeiro escolher a diretoria onde pretende colocar os ficheiros de
texto. Por defeito o programa sugere como diretoria de destino com o nome 'Textos', a criar
debaixo da diretoria de instalação do programa.
Ficheiro Contém
Alunos.txt Identificação dos alunos
AluMora.txt Filiação, naturalidade e morada dos alunos
AluDisc.txt Historiais de disciplinas dos alunos
AluCurso.txt Historiais de cursos concluídos pelos alunos
AluExame.txt Inscrições para exame dos alunos
Ficheiro Contém
CodLocBI.txt Códigos de tipos de BI
CodDist.txt Códigos de distrito de naturalidade
CodConc.txt Códigos de concelho de naturalidade
CodCurso.txt Códigos de cursos de ensino secundário
CodDisc.txt Códigos de disciplinas
CodExam.txt Códigos de exames
Pode ainda escolher o ano de inscrição em exames dos alunos a exportar e o formato a utilizar na
exportação.
O registo dos boletins de inscrição (identificação dos alunos e exames em que se inscrevem) deve
ser sempre efetuado no Enes.
No final do registo dos boletins de inscrição poderá fazer uma exportação de dados para ficheiros
de texto, que definirá o universo de alunos sobre os quais interessa obter dados adicionais.
O programa de gestão de alunos poderá então produzir um outro conjunto de ficheiros de texto,
com a mesma estrutura, contendo os dados a importar.
Escolha a diretoria contendo os ficheiros a importar e clique no botão OK para iniciar a 1ª parte da
importação.
Poderá marcar ou desmarcar a opção “Usa novo formato” para indicar escolher o formato com ou
sem os dígitos de controlo do Cartão de Cidadão (ver secção 5.3.8.).
Primeiro os ficheiros serão lidos para tabelas temporárias, sendo validada a sua estrutura e
rejeitados os registos que não obedeçam às regras de validação. Em seguida é apresentado um
ecrã para escolha dos alunos a importar. Quando fizer clique no botão "Gravar" serão transferidos
os dados para as tabelas definitivas.
Ficheiro Alunos.txt
Contém os dados de identificação dos alunos.
Em 2011 foi necessário introduzir uma alteração no formato dos ficheiros de texto para permitir a recolha de um campo
para os 4 dígitos de controlo do Cartão de Cidadão ou para o dígito de controlo único do Bilhete de Identidade. As
alterações afetam apenas o ficheiro “Alunos.txt”.
Para minorar os inconvenientes da alteração, o programa ENES passou a aceitar dois formatos para o ficheiro
“Alunos.txt”: o antigo, sem dígitos de controlo, e o novo, com um campo para os dígitos de controlo logo a seguir ao nº
de identificação.
Ficheiro AluCurso.txt
Contém o historial de cursos de ensino secundário concluídos pelos alunos em anos anteriores
Ficheiro AluDiscip.txt
Contém o historial de disciplinas de ensino secundário concluídas pelos alunos em anos
anteriores
Selecionando a opção A do menu de manutenção terá acesso a uma janela que permite consultar
os dados das entidades registadas no programa Enes2016, nomeadamente as escolas na rede de
exames nacionais, os agrupamentos de exames a que pertencem e outras entidades.
Nesta janela pode ver e alterar os dados das escolas nas quais se realizam exames nacionais do
ensino secundário (escolas na rede exames) e os dados de outras escolas ou entidades.
Se forem detetados erros nos dados da escola local estes podem ser corrigidos neste ecrã. As
alterações efetuadas devem ser comunicadas por email (suporte@programa-enes.org) ou por fax.
O número de horas de diferença entre a escola e Portugal continental deverá ser preenchido
pelas escolas que se encontram em fusos horários distintos do de Portugal continental. O
programa usará esta diferença horária para calcular a hora local no decorrer da impressão das
pautas e outras listagens. Internamente, nos ecrãs de consulta e alteração de dados, todas as
datas e horas são referentes a Portugal continental.
Selecionando a opção B do menu de manutenção terá acesso a uma janela que permite consultar
e alterar os parâmetros da escola onde está instalado o programa.
Na lista da esquerda pode especificar a escola local através do código e na lista da direita através
do nome da escola. Será ainda necessário indicar a senha de instalação da nova escola.
Após a alteração da escola local o programa avisa o utilizador que irá alterar os registos de todos
os dados já introduzidos, passando estes registos a pertencer à escola selecionada.
Para que um determinado conjunto de partículas não seja considerado na ordenação dos alunos
por nome, deve marcar o campo “Exclui partículas” e escrever no campo de texto “Partículas a
excluir da ordenação por nome” as partículas a excluir da ordenação separadas por vírgulas.
Nota: Quer defina ou não partículas a excluir, os nomes são ordenados independentemente
dos acentos que contenham e de as suas letras serem maiúsculas ou minúsculas.
Caso seja necessário mudar a localização da base de dados após a instalação do programa,
poderá fazê-lo movendo o ficheiro partilhado (ENESDATA.MDB) para a nova localização e
alterando manualmente os ficheiros Enes2016.INI existentes nas diretorias de instalação de cada
posto de trabalho. Através desta janela poderá consultar as diretorias que estão a ser atualmente
a ser utilizadas pelo programa.
Selecionando a opção C do menu de manutenção terá acesso a uma janela através da qual pode
criar novos utilizadores e remover utilizadores com acesso ao programa. Esta opção só está
disponível para o utilizador Adm.
Para criar um novo utilizador deve premir o botão Criar novo utilizador. Surge então uma caixa
na qual deve preencher o “Login”, o nome real abreviado, a senha de entrada do novo utilizador
(opcional) e a permissão que lhe é atribuída.
Se nesta caixa não especificar a senha de entrada, quando o novo utilizador iniciar o programa
Enes2016 ser-lhe-á solicitado que defina essa senha, sem a qual não será autorizado a
prosseguir.
Para limpar a senha de entrada de um utilizador deve selecionar a linha respetiva, fazendo clique
na linha ou utilizando as setas do teclado e premir o botão Limpar password. Não é possível
remover o utilizador Adm ou limpar a sua senha.
Para remover um utilizador deve selecionar a linha respetiva, fazendo clique na linha ou utilizando
as setas do teclado e premir o botão Remover utilizador.
Para alterar as permissões de um utilizador deve selecionar a respetiva linha fazendo clique ou
utilizando as setas do teclado, e premir o botão Alterar permissões. Não é possível alterar as
permissões dos utilizadores pré-definidos Adm e Visita.
Selecionando a opção V do menu de manutenção terá acesso a uma janela que permite visualizar
qual a versão do ENES que está a ser utilizada e alguma informação adicional sobre os recursos
do sistema.
O Access permite a cópia de um registo ou de um conjunto de registos “de um lado para outro”
bem como a eliminação de um registo ou de vários registos de uma só vez. O primeiro passo a
realizar quando se pretende realizar uma destas operações consiste em selecionar o registo ou
registos indicando assim ao Access quais os registos sobre os quais deve agir quando em
seguida for especificada a operação pretendida.
Um seletor de registo é uma pequena caixa ou barra que surge à esquerda de cada registo e
sobre a qual pode clicar para selecionar esse registo: . Quando um registo está selecionado o
seletor de registo muda de cor ficando com o seguinte aspeto: .
O Access apresenta os seguintes símbolos sobre o seletor do registo atual (o registo atual é o
registo que em cada instante recebe dados do teclado):
1. Coloque o cursor de texto (barra vertical que pisca no ponto em que pode inserir um caracter)
em qualquer um dos campos do registo que pretende selecionar;
2. Selecione a opção Selecionar da barra de ferramentas existente no topo da janela.
Nesta caixa de diálogo pode clicar o botão “Sim” para apagar efetivamente os registos ou o
botão “Não” se afinal não desejar apagar esses registos.
Desfazer alterações
Prima Para
Ctrl+Z ou Anular as ações das últimas teclas premidas.
Alt+Backspace
Esc Anular alterações no campo corrente ou no registo corrente; se ambos tiverem sido alterados,
prima Esc duas vezes para desfazer primeiro as alterações ao campo e em seguida ao registo
corrente.