Procedimentos Para Visita e/ou Entrada-Sada de Equipamentos ao Housing Intelig Telecom

1. OBJETIVO Este documento tem como objetivo descrever a metodologia para o Controle de Acesso, Entrada e Sada de Clientes Dentro ou Fora do Ambiente Housing., bem como a metodologia para o recebimento e identificao de Materiais e Equipamentos de Terceiros, de modo a prevenir possveis problemas fiscais, evitar nus para a empresa, atender a legislao federal e estadual e, aperfeioar os controles internos. 2. Procedimentos de Acesso de Pessoal 2.1. Pedido de Acesso para Atividades No Emergenciais 2.1.1. Autorizao de Acesso s reas de Housing 1. Cliente recebe o formulrio Relao de Credenciados do Cliente que Podem ter Acesso ao Housing via e-mail. 2. Preenche com os dados de sua empresa no campo Dados do Cliente. Neste campo se encontra uma linha com o nome de Palavra Chave. Esta palavra dever ser utilizada pelo cliente toda vez que desejar fazer um pedido de autorizao de acesso ou solicitada pela rea de Segurana da Intelig. 3. Define dois Responsveis pelo Housing no campo Dados do Responsvel Tcnico. Existiro dois responsveis Tecnicos, pois caso um entre de frias ou no possa enviar as solicitaes existir um substituto para o mesmo. Estes responsveis devero ter Status de Coordenador ou cargo Superior e ficar com total responsabilidade pela autorizao do acesso as dependncias de seus equipamentos dentro da rea definida para o Housing. 4. Preenche no campo Dados das Pessoas Autorizadas a Acessar o Housing, os dados das pessoas que tero acesso a rea destinada ao Housing. Estas pessoas no tem autorizao para trabalharem fora do ambiente Housing sem um prvio agendamento de visita. 5. O Cliente dever enviar o formulrio preenchido por e-mail para o Coordenador da Unidade, copiar o CSS Local e enviar duas cpias assinadas para Intelig, no qual 1 ficar de posse da Intelig e outra ser devolvida assinada pela mesma. 6. Caso necessite de adicionar, excluir ou alterar alguma informao do formulrio, esta somente poder ser feito pelo Responsvel Tcnico. Estas modificaes devero ser enviadas pelo e-mail do Responsvel Tcnico, conforme item anterior. No poder ser pedido qualquer alterao no formulrio de Relao de Credenciados pelo telefone ou e-mail de qualquer outra pessoa que no seja o prprio Responsvel Tcnico. 7. O cliente dever enviar o formulrio de Relao de Credenciados para a Intelig toda vez que houver alguma modificao e a cada 90 dias. 8. O Cliente dever estar atento ao prazo de validade da Relao de Credenciados. Pois caso sua Relao estiver vencida os Funcionrios cadastrados no tero

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acesso ao Site. Tendo que aguardar ao lado de fora do Site at que seja enviada a lista atualizada conforme os itens 5 e 6. 9. A Segurana da Intelig Telecom dever estar atenta ao prazo se validade da Relao de Credenciados. Caso ocorra do prazo estar vencido dever imediatamente comunicar ao Coordenador de sua Unidade Regional para que tome as medidas necessrias. Mantendo o Cliente ao aguardo no lado de fora do Site. 2.1.2. 1. Autorizao de Acesso s Instalaes da Intelig ou de Terceiros ao Ambiente Housing Este formulrio dever ser preenchido caso o cliente deseje realizar alguma operao fora do ambiente Housing (Ex.: passagem de cabo) ou caso o cliente deseje autorizar o acesso dentro do ambiente do Housing de alguma pessoa que no esteja relacionada no Formulrio Relao de Credenciados do Cliente que Podem ter Acesso ao Housing. 2. Para agendamento de visita, o Cliente, Responsvel Tcnico, dever enviar o formulrio preenchido por e-mail para o Coordenador da e copiar o CSS Local com dois dias teis de antecedncia, para que possa ser avaliado conforme o processo Controle de Entrada e Sada de Clientes Fora do Ambiente Housing Agendamento de Visita. 3. Para solicitao de autorizao de acesso dentro do ambiente do Housing de alguma pessoa que no esteja relacionada no Formulrio Relao de Credenciados do Cliente que Podem ter Acesso ao Housing, o Cliente, Responsvel Tcnico, dever enviar o formulrio preenchido por e-mail para o Coordenador da Unidade e copiar o CSS Local, com dois dias de antecedncia, para que possa ser avaliado e entregue a portaria para a liberao do acesso. 4. Estas solicitaes somente podero ser enviadas pelo e-mail do Responsvel Tcnico. O e-mail enviado dever estar constando o Nome Completo, RG, CPF do Responsvel Tcnico, motivo do acesso ao Site e a palavra chave e sero validas somente pelo perodo descrito na solicitao. Caso o perodo expire ser necessria a emisso de uma nova solicitao. No poder ser solicitada qualquer autorizao de acesso pelo telefone ou e-mail de qualquer outra pessoa que no seja o prprio Responsvel Tcnico. 2.2. Pedido de Acesso para Atividades Emergenciais 1. Em caso de urgncia de acesso Intelig Telecom de empregado e/ou subcontratado do cliente externo que no foi previamente solicitada, essa solicitao poder ser feita por telefone, ligando para o CSS Local. Caso necessrio o CSS dever informar o Coordenador da Unidade Regional. 2. Estas solicitaes somente podero ser feitas pelo Responsvel Tcnico. O Responsvel Tcnico ao ligar dever informar o nome completo, RG, CPF do prprio e a palavra chave. Dever informar:

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Nome de funcionrios que iro ao site Intelig Telecom ; Nmero de suas Carteiras de Identidade; Hora prevista de incio da atividade; Hora prevista de fim da atividade; Atividade a ser executada e seu impacto para a Intelig Telecom;

3. No poder ser pedido qualquer autorizao de acesso pelo e-mail ou telefone de qualquer outra pessoa que no seja o prprio Responsvel Tcnico. 4. Caso o cliente chegue no Site sem ter agendado a visita, a Segurana dever acionar o Coordenador do Site para que resolva o caso, mantendo o cliente aguardando ao lado de fora do Site. 5. A deciso tomada pelo Coordenador da Unidade em relao a entrada ao Site ser de sua inteira responsabilidade. A Segurana dever ser comunicada e treinada sobre o Procedimento. Nota: Confidencialidade Os empregados e/ou sub-contratado que tiverem acesso a qualquer informao contida nas instalaes da Intelig Telecom (prprias e/ou compartilhadas) estaro sujeitos s disposies dos Termos de Confidencialidade, acordados entre as empresas. 2.3. Procedimento de Acompanhamento dos Clientes no Ambiente Housing 1. O cliente ter acesso livre, sem a necessidade de acompanhamento, ao ambiente reservado a ele tanto no horrio comercial quanto fora do horrio desde de que esteja cadastrado de acordo com o item 2.1.1 2. A Segurana dever registrar no Controle de Acesso, a entrada e sada do Cliente e verificar se o mesmo possui algum material e/ou equipamento. Caso possua, dever atuar conforme o Procedimento de Entrada e Sada de Materiais Equipamento de Terceiros. 2.4. Poltica de Acesso aos Sites Intelig Telecom expressamente proibido o acesso de pessoas portando Armas de fogo de qualquer espcie; com exceo de autoridade policial em misso oficial; Equipamento fotogrfico ou de filmagem, com exceo de pessoas em visitas institucionais ou quando autorizadas pelo setor de segurana patrimonial - matriz ou ainda pelo gerente da unidade ou seu preposto; Aparelhos celulares com cmeras fotogrficas, s podero ser utilizados mediante a autorizao prvia de um funcionrio da Intelig Telecom ou seu representante; Bebidas alcolicas ou drogas ilcitas; Material txico ou explosivo; Objetos ou produtos que possam representar risco para as pessoas e instalaes; Animais; Trajes inadequados: short, bikini, mai, sunga, ou similares. Todas as pessoas que ingressarem na unidade devem portar crach de identificao oficial da Intelig. Os tipos de crach existentes so: Crach de funcionrio (tarja vermelha)

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Crach de terceirizado (tarja azul) Crach de visitante SP Possui crach especficos para os Clientes do IDC e Collocations.

Aps receber o crach de visitante o mesmo dever: Observar as restries quanto ao fumo dentro das dependncias da Intelig Telecom Estacionar o veculo conforme orientao da Segurana. No circular desacompanhado de funcionrio nas dependncias da Intelig Portar o crach em local visvel durante a permanncia na empresa e devolv-lo na sada Ao final de toda visita, ao passar pela portaria, crachs de visitante e prestadores de servios devero ser recolhidos pela vigilncia. O portador de crach de visitante somente poder circular dentro da empresa acompanhado por um funcionrio da Intelig. Com exceo de autoridade policial, quando em misso oficial, o setor de segurana patrimonial da matriz ou a gerncia da unidade, atravs da vigilncia poder solicitar a inspeo dos volumes transportados pelas pessoas e/ou veculos. Antes de permitir a entrada do veculo a vigilncia dever contatar o funcionrio visitado para confirmao da visita e/ou entrega. No caso de confirmao deve fazer a identificao de todos os ocupantes do veculo, atravs da planilha de controle de acesso fornecida pelo responsvel pela unidade, onde sero registrados os dados dos visitantes e a placa do veculo. Enquanto a confirmao no for dada, o veculo dever permanecer aguardando fora do site. terminantemente proibida a entrada de pessoas no autorizadas nas reas restritas das unidades, tais como: salas de operao e controle e ainda outras reas que sejam consideradas de risco. As pessoas com permisso de acesso reas restritas so diretamente responsveis por no permitir o acesso ou presena de pessoas no autorizadas nas respectivas reas. Terceiros ou funcionrios sem autorizao de acesso permanente s reas restritas, devem solicitar e portar cpia da PA (Permisso de Acesso) a ser obtida com os responsveis pelas reas. A PA (Permisso de Acesso) deve conter as seguintes informaes: Nome do autorizado Empresa Data e Hora de emisso Data e Hora da expirao da validade Restries (dias, horrios e outros) Nome, matrcula e rea do autorizante Assinatura do autorizante

Em hiptese nenhuma ser permitida a entrada de menores de idade nas reas consideradas perigosas ou de risco e reas estratgicas da empresa (subestaes eltricas, geradores, compressores, centrais de ar-condicionado, nobreak).

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A movimentao de materiais do Cliente no Site dever proceder de acordo com o Procedimento de Entrada e Sada de Materiais Equipamento de Terceiros

3. Procedimentos de Acesso de Equipamentos e Materiais 3.1. Disposies Gerais: Cliente, Prestadores de Servio ou Operadoras / Provedores que desejam entrar ou sair do site portando algum material e/ou equipamento devem seguir os procedimentos abaixo. 1. Segurana verifica se o material e/ou equipamento possui Nota Fiscal ou uma declarao em papel timbrado da empresa, constando CNPJ, Razo Social, tipo de material e/ou equipamento, modelo, n de srie e Fabricante caso o equipamento fique instalado no Site e registra em duas vias na planilha de Controle de Entrada e Sada de Materiais Equipamentos de Terceiros Anexo 3. 2. Caso os empregados e/ou prepostos do cliente externo que necessitarem entrar com algum tipo de material (ferramenta, equipamento de teste, computador, etc.) que no iro ficar permanentemente no Site, devero relacionar o material com guarda e/ou responsvel pela segurana local quando da entrada no prdio, para evitar qualquer tipo de problema na sada do referido material. A Segurana verifica os equipamentos e registra em duas vias na planilha de Controle de Entrada e Sada de Materiais Equipamentos de Terceiros. 3. Segurana entrega a primeira via para o cliente e libera o cliente para entrar ou sair do site. 4. A segunda via dever ser arquivada junto com uma cpia da Nota Fiscal ou da declarao caso necessrio. 5. A original da Nota Fiscal ou da declarao dever ser entregue para o Coordenador Responsvel pelo Site que enviar para a contabilidade. 6. Caso o cliente deseje fazer a instalao de algum equipamento e no possua nenhuma Nota Fiscal ou declarao, ou possua algum dos dois documentos porm as informaes no conferem, a segurana, dever informar a logstica, caso esta esteja presente no Site, seno no ser autorizada a entrada ou a sada do material.

4. Anexos ANEXO 1 - Relao de Credenciados do Cliente que Podem ter Acesso ao Housing ANEXO 2 Autorizao de Acesso s Instalaes da Intelig Servio Housing ANEXO 3 Controle de Entrada e Sada de Materiais Equipamentos de Terceiros

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ANEXO 1 - Relao de Credenciados do Cliente que Podem ter Acesso ao Housing
N do Contrato

RELAO DE CREDENCIADOS DO CLIENTE QUE PODEM TER ACESSO AO HOUSING

Folha N 1/2

DADOS DO CLIENTE
Razo Social Nome Comercial CNPJ Logradouro Complemento Telefone (Incluir cdigo de rea) 0-23Contato Comercial Website Bairro Ramal Cidade Inscrio Estadual Atividade Econmica Inscrio Municipal Nmero UF CEP

Fax (Incluir cdigo de rea) 0-23E-mail

Palavra Chave:

DADOS DO RESPONSVEL TCNICO 1

Nome Telefone (Incluir cdigo de rea) 0-23Celular (Incluir cdigo de rea) Ramal RG E-mail Fax (Incluir cdigo de rea) 0-23CPF

DADOS DO RESPONSVEL TCNICO 2

Nome Telefone (Incluir cdigo de rea) 0-23Celular (Incluir cdigo de rea) Ramal RG E-mail Fax (Incluir cdigo de rea) 0-23CPF

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N do Contrato Folha N 2 /2

Nome 1

DADOS DAS PESSOAS AUTORIZADAS A ACESSAR O HOUSIN E O MDULO DO CLIENTE E -mail G

Ramal RG Fax (Incluir cdigo de rea) 0 -23 CPF

Telefone (Incluir cdigo de rea) 0 -23 Celular (Incluir cdigo de rea)

Nome 2 Telefone (Incluir cdigo de rea) 0 -23 Celular (Incluir cdigo de rea) Ramal RG

E -mail Fax (Incluir cdigo de rea) 0 -23 CPF

Nome 3 Telefone (Incluir cdigo de rea) 0 -23 Celular (Incluir cdigo de rea) R amal RG

E -mail Fax (Incluir cdigo de rea) 0 -23 CPF

Nome 4 Telefone (Incluir cdigo de rea) 0 -23 Celular (Incluir cdigo de rea) Ramal RG

E -mail Fax (Incluir cdigo de rea) 0 -23 CPF

ASSINATURA S
______________________________________________ Intelig ______________________________________________ Intelig

, de

de

__________________________________________ Cliente _______ ___________________________________ Cliente

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ANEXO 2 Autorizao de Acesso s Instalaes da Intelig Servio Housing

AUTORIZAO DE ACESSO S INSTALAES DA INTELIG Servio Housing

SITE:

PERODO: HORRIO : SERVIO :

PESSOAS DE CONTATO DA INTELIG:

Nome: E-mail: Cargo: Telefone: Celular: Departamento: Tcnico Local:

RELAO DE PESSOAS CREDENCIADAS PELO CLIENTE NOME DA EMPRESA

N 1 2 3 4
5

NOME DO FUNCIONRIO

N IDENTIDADE IDENTIFICAO TELEFONE

E-MAIL

6
ATIVIDADE A SER DESEMPENHADA

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ANEXO 3 Controle de Entrada e Sada de Materiais Equipamentos de Terceiros