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COMUNICAO EMPRESARIAL E SUA INFLUNCIA NO COTIDIANO DAS ORGANIZAES

SILVA, L. L. DA1; REIS, A. C. G.2 Graduando do Curso de Secretariado Executivo Trilngue, UFV - Universidade Federal de Viosa, Av. PH Rolfs, s/n CEP 36570-000, Viosa MG, e-mail: laralucia15@hotmail.com; 2 Profa. Auxiliar II do Curso de Secretariado Executivo Trilngue, UFV - Universidade Federal de Viosa, Tv. Felcio Brandi, 40/602, Centro CEP 36570-000, Viosa MG, e-mail: carolinareis@ufv.br. RESUMO: A comunicao empresarial um processo de troca de informaes que tem como objetivo a formao de um sistema de aperfeioamento das relaes entre cargos/funes administrativas com o intuito de aprimorar o desempenho das aes realizadas no contexto organizacional. O presente estudo, de natureza descritiva, visa verificar a importncia de uma comunicao empresarial eficaz para a execuo de atividades organizacionais e, consequentemente, para o alcance das metas pr-estabelecidas na corporao. Por meio de uma reviso de literatura, cuja abordagem enfoca autores que explanam sobre a relevncia da comunicao nas empresas, foi possvel entender a influncia que a eficiente troca de mensagens entre membros de uma organizao exerce na realizao de tarefas, no cumprimento de metas e, por conseguinte, no alcance de novos mercados. PALAVRAS-CHAVE: Comunicao empresarial; Comunicao interna; Execuo de tarefas. BUSINESS COMUNICATION AND YOUR INFLUENCE IN THE LIFES ORGANIZATION ABSTRACT: The communication in a company is a process of exchanging information which aims to build up a system to improve the relations between posts and administrative functions and to become better the tasks performance carried out in a business context. The purpose of this descriptive study is to verify the importance of an effective business communication and to point out how it may help in the accomplishment of organization activities and, consequently, in the achievement of the organization set targets. Through the review of the literature of authors who account for the importance of effective communication, we can understand the influence that the efficient exchange of messages between members of an organization has to accomplish tasks, to meet goals and therefore the reach new markets. KEYWORDS: Business communication; Internal communication; Taskss execution.
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INTRODUO O processo de comunicao ocorre no momento em que o emissor (codificador) emite uma mensagem ao receptor (ou decodificador), por intermedio de um meio, denominado canal. O receptor decodificar a mensagemque pode chegar at ele com algum rudo (bloqueio, filtragem) e, ento, a partir da, produzir o feedback, a resposta quilo que lhe chegou. (PINHO, 2006). Emissores e receptores criaram, com o passar do tempo, obstculos para a efetiva comunicao em diversos contextos, sendo um deles o empresarial. Dentre essas limitaes, menciona-se a dificuldade de o decodificador ter um adequado entendimento da mensagem recebida. Sendo ele a figura quem se dirige a mensagem, considerado o protagonista no processo de comunicao, segundo a afirmao de Medeiros (2007). Assim, as dificuldades encontradas na comunicao empresarial podem ser percebidas na no obteno, por parte do emissor, de uma resposta pretendida quilo que transmitiu ao seu destinatrio. Em virtude da necessidade de se agir tendo como meta a qualidade total e a otimizao dos procedimentos e

padres utilizados no dia-a-dia corporativo, emergiu a necessidade de uma comunicao precisa e sem duplicidade de sentindo, tendo tambm como finalidade a diminuio do retrabalho e a acelerao de tempo entre fatos e aes (PINHO, 2006). Em outras palavras, uma comunicao pouco precisa contribui para a ineficincia do processo administrativo. De acordo com a descrio de Medeiros (2007), a preocupao em relao comunicao empresarial ocorreu no final dos anos 70, em um contexto econmico no qual o mercado se mostrava muito competitivo e seletivo. Com o passar dos anos, foram ocorrendo avanos na estrutura da linguagem oral e escrita no mbito do processo administrativo, desse modo, demandava-se um sistema de informao eficiente, com o intuito de se otimizar a troca de mensagens, a fim de viabilizar a tomada de deciso nas organizaes. Segundo o mesmo autor, o desempenho de uma empresa depende da capacidade de seu sistema de informao de transformar dados sensoriais em unidades de informao consumveis e processveis; dessa forma, a comunicao s ser eficaz se houver o processamento adequado da informao, no apenas de transmisso de dados.

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Na Administrao, assim como na Comunicao, para analisar se a organizao est desempenhando seupapel com xito ou se h algo que deve ser mudado necessrio entender os conceitos de eficincia e eficcia.Conforme salietam Megginson, Mosley e Pietri (1998), a eficincia a capacidade de obter bons produtos utilizando a menor quantidade de recursos possveis. J a eficcia a capacidade de fazer aquilo que preciso, o que certo para se alcanar determinado objetivo. Nessa perspectiva, este trabalho visa demonstrar, por meio de reviso literria, como uma eficaz comunicao empresarial est relacionada eficiente veiculao de mensagens, fazendo com que haja a melhoria das tarefas realizadas e o alcance dos objetivos das partes interessadas (funcionrios, administradores, clientes, fornecedores e acionistas). Tem-se ainda como objetivo verificar a relao entre o desempenho da empresa e seu processo interno de comunicao, atravs da anlise de relatos e esclarecimentos de autores sobre a estreita ligao entre a decodificao da mensagem transmitida e a execuo das atividades, ou seja, a transformao de dados em informaes inerentes aos processos administrativos da organizao. Em outros termos, buscar averiguar a habilidade de transmitir as mensagens no desempenho das funes ligadas execuo de tarefas administrativas. MATERIAL E MTODOS O desenvolvimento deste estudo constituiu-se de uma reviso de literatura, que buscou examinar as abordagens dos autores Argenti (2006), Medeiros (2007), Pinho (2006) e Rego (1996) acerca da importncia de uma comunicao eficiente dentro das organizaes. De acordo com a definio de Cervo e Bervian (2006), mtodos como estes so empregados com o intuito de se recolher informaes e conhecimentos j publicados acerca de determinado assunto. De natureza descritiva, o presente trabalho buscou registrar os fatos/fenmenos, sem manipul-los. RESULTADOS E DISCUSSO Conforme afirma Pinho (2006), a comunicao empresarial deve ser vista como uma ferramenta relacionada a uma funo estratgica com diversas facetas. A estrutura de uma comunicao se assemelha de uma empresa, uma vez que ambas so formadas por sistemas abertos que possibilitam ordenar e cumprir metas e objetivos. Assim, enquanto uma organizao usa de funes administrativas (planejar, organizar, dirigir, controlar, assessorar e informar) para alcanar o lucro, a comunicao utiliza-se de recursos, como a linguagem objetiva, para alcanar o receptor e transmitir uma mensagem passvel de decodificao e, conseqentemente, de entendimento. A comunicao tem, conforme descreve Richmond e McCroskey (1992), dentre outras, duas funes bsicas. A primeira funo que a comunicao exerce no contexto organizacional a de integrao, quando possvel o

estabelecimento de normas, ordens, sugestes e objetivos da empresa. Esta organiza o recebimento de mensagens, ou seja, o processamento de dados, transformando-os em informaes e buscando promover um melhor desenvolvimento por meio de atividades que sero comunicadas pelos administradores aos funcionrios. Nesse sentido, a comunicao capaz de fornecer uma ligao no microssistema interno, proporcionado uma troca de informaes entre os responsveis por designar a tarefa e os que iro desempenh-las. Para que isso ocorra de acordo com Rego (1996, p.18) os bons administradores so aqueles que conseguem produzir significaes, tanto quanto dinheiro. Conforme postula esse mesmo autor, para o adequado funcionamento dos processos administrativos as significaes (aes que so transmitidas em forma de mensagens) so, ento, indispensveis para o alcance da eficcia das tarefas que sero desenvolvidas. Logo, dentro de uma empresa, independente do ramo no qual esta atua, preciso que se estabelea um foco essencial: produzir aceitao e compreenso das mensagens transmitidas. Segundo Argenti (2006), uma pesquisa realizada mundialmente pela Watson Wyatt, empresa de consultoria integrada de capital humano e de gesto financeira, mostrou que as empresas com misso clara, definida e aceita pelos funcionrios tinham lucratividade 30% maior do que as concorrentes que no conseguiam transmitir para os seus membros uma mensagem passvel de entendimento. Isso ocorre pelo fato de que, se a mensagem no for decodificada de forma correta, a ao a ser realizada no ser compatvel com os interesses da empresa e, com isso, ocorrer perda de tempo ao repetir a tarefa e, por sua vez, a desacelerao da produtividade. Rego (1996) afirma que existem trs tipos de comunicao organizacional. A primeira a Comunicao Tcnica, geralmente pouco atrativa; a segunda a Comunicao Cognitiva, que intrnseca ao comportamento humano; e, por ltimo, a Comunicao Normativa, que orientada para transmitir normas e valores a serem desempenhados pelos funcionrios. A combinao dessas diferentes comunicaes pode proporcionar aos colaboradores um maior entendimento do que transmitido, ocasionado, assim, um maior envolvimento do funcionrio com os objetivos e valores da empresa. Definir o ambiente mais apropriado para a transmisso de determinada mensagem contribui, tambm, para uma aceitabilidade do contedo; colabora, inclusive, com o fator persuasivo da comunicao que processada no interior do sistema organizacional e que atinge os que trabalham na instituio. Outra funo da comunicao empresarial a persuaso dos participantes internos da empresa. A persuaso pode ser caracterizada como poder expressivo da comunicao, pois se relaciona com o fato de influenciar os responsveis por executar atividades que sejam coerentes com os objetivos da organizao, proporcionando melhorias na produtividade e promovendo

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a aceitabilidade do que a empresa deseja transmitir para seus funcionrios. Para Argenti (2006), a comunicao exerce forte influncia no processo administrativo. Ela permite que o ato de administrar no se transforme em uma relao mecanicista entre as posies hierrquicas, ou seja, em uma situao na qual o administrador delega funes e o funcionrio obedece, independentemente do grau de entendimento ou aceitao. Nesse sentindo a comunicao deve ser vista como um ato de relacionamento socivel para promover o aperfeioamento de tcnicas e atividades. H que se considerar, tambm, as mensagens que so transmitidas para o mercado, visando conquistar novos clientes e obter o reconhecimento perante os mesmos. Porm, s se consegue a satisfao do cliente, ou seja, a receptividade do mercado, a partir do momento em que a relao da corporao com o funcionrio for priorizada, pois, assim, a empresa conseguir transmitir para os consumidores-alvos seus propsitos por meio de seus prprios colaboradores. Dessa forma, todas as modalidades comunicativas devem ser ajustadas, integradas, buscando promover o desenvolvimento holstico da empresa. Os colaboradores baseiam-se na confiana, na integridade da organizao e em sua poltica de atuao, que lhe so transmitidas por meio do processo de troca de informaes. Esse processo permite que a empresa alcance o funcionrio e tenha cumpridas suas metas. Alm disso, a eficaz comunicao empresarial interna contribui para o desenvolvimento do trabalho em equipe, criando e otimizando mtodos de integrao que promovem uma performance profissional adequada aos preceitos e propsitos da corporao. Richmond e Mccroskey (1992) afirmam que a comunicao direcionada para que as pessoas trabalhem juntas e tenham tarefas coordenadas com preciso, de forma que um profissional (ou um grupo de profissionais) complemente, com o seu trabalho, o trabalho do outro. Nesse sentindo, para que uma empresa alcance com eficcia as metas traadas, necessrio estabelecer uma adequada comunicao interna entre o administrador e o funcionrio, a fim de conquistar a confiana e a fidelidade dos envolvidos no processo administrativo. Na anlise de Argenti (2006), outro estudo realizado pelas organizaes Watson Wyatt verificou que as empresas que tinham uma melhor comunicao interna apresentavam aos acionistas um retorno total de 26% sobre os investimentos nelas feitos de 1998 a 2002, em comparao com um retorno de 15% dado pelas empresas que se comunicavam de forma menos eficiente e consequentemente menos eficaz. Dessa forma, fica claro que no contexto empresarial a comunicao passa a ser no s um processo de transmisso de informaes, mas passa a configurar rentveis investimentos para a organizao. Tendo em vista a qualidade das atividades a serem realizadas, as empresas tm modificado a forma de transmitir as informaes, objetivando proporcionar ao receptor total clareza dos contedos transmitidos como forma de aprimorar a compreenso das decises. A comunicao dirige-se a um pblico certo, impe resposta

e transmitida de modo a proporcionar total entendimento por parte do receptor (BARROS, 2001). Para que a comunicao calcada na cultura empresarial atinja os interesses e colabore com a eficcia geral da empresa, necessrio que esta atente clareza, que, segundo a teoria de Medeiros (2007, p.47) define-se como a expresso exata de um pensamento. Uma mensagem transmitida definida como clara quando passvel de entendimento por parte do receptor, sem a presena de fatores (rudos) que prejudiquem a compreenso da mesma. Logo, a comunicao empresarial deve ser composta de mensagens precisas, com a finalidade de serem eficazmente interpretadas pelos receptores organizacionais. Assim, o desenvolvimento dos trabalhos ser otimizado. A comunicao ineficiente (no clara) pode prejudicar o andamento dos processos gerencias, pois os profissionais que recebero mensagens confusas, pouco claras, dos empresrios podero sentir-se desmotivados e no realizarem adequadamente um trabalho a eles delegado. Ainda, as autoridades perdem sua credibilidade e no exercem eficazmente o seu papel de liderana. Outra conseqncia seria o retrabalho e o desperdcio de tempo em refazer a comunicao, ocasionando perda de um tempo que poderia ser utilizado para a realizao de outras aes de desenvolvimento e crescimento da organizao. De acordo com Argenti (2006), em todo o mundo o nmero de empresas que investem em comunicao tem crescido de modo expressivo. Estas organizaes visam, obviamente, lucros e, para atingir este objetivo, fazem uso da eficincia na veiculao interna de mensagens (ou seja, na clareza no trmite de informao). Segundo o mesmo autor, os gerentes devem reconhecer que, se fornecerem as informaes claras e precisas aos funcionrios, estes se envolvero com o trabalho, estaro conectados com a viso da empresa e levaro adiante as metas da organizao. CONCLUSO A Comunicao Empresarial Interna , constituda pelos processos comunicativos realizados no interior das organizaes, cujo propsito bsico fazer com que os seus membros cumpram eficiente e eficazmente as tarefas, metas e objetivos estabelecidos. A eficcia da comunicao interna nas empresas otimiza os processos laborais, fazendo com que as atividades do administrador e dos funcionrios envolvidos nesse processo sejam executadas com maior nvel de integrao. Isso colabora, tambm, para que o trabalho em equipe, ou seja, o resultado das aes, tornem-se maior, conforme a Teoria da Contingncia. Postula-se que um trabalho realizado em conjunto tem resultado superior soma dos desenvolvidos isoladamente ou por dois ou por mais profissionais. Quanto mais complexa a empresa for, mais qualificada ela deve estar para transmitir informaes para seus funcionrios. A ineficincia e a ineficcia do processo comunicativo na corporao ocasionam o desvio de objetivos estabelecidos. A comunicao calcada na clareza

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e na objetividade contribui para a confiana que a empresa deseja transmitir, ou seja, pela aceitabilidade de seu pblico, neste caso, seus funcionrios. Portanto, para que uma organizao deixe claros os seus interesses para os seus colaboradores, preciso que a mensagem a ser transmitida seja clara, pois essa objetividade da informao tornou-se um imperativo comercial, bem como intelectual. Os empresrios devem se comunicar de maneira objetiva como uma forma de transmitir a misso e os valores corporativos: aprolixidade e a ambigidade afetam o entendimento dos colaboradores e, desse modo, o desenvolvimento dos trabalhos dentro de uma organizao. Assim, a comunicao organizacional eficaz tornou-se um importante canal para administradores e funcionrios, pois, ao cumprir o seu papel de persuaso e integrao dentro da empresa, possibilita a melhor interao com o colaborador, a criao de um ambiente mais favorvel para a execuo das tarefas, o cumprimento das metas na corporao e a conquista de mercados externos; tudo isso por meio de uma linguagem capaz de transformar mensagens em aes eficientes REFERNCIAS ARGENTI, P. A. Comunicao empresarial: a construo da identidade da imagem e reputao. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006. BARROS, D. L. P. Teoria do discurso: fundamentos semiticos. So Paulo: Atual, 2001. CERVO, A. L.; BERVIAN, P. A. Metodologia cientfica. So Paulo: Pearson Prentice Hall, 2006. MEDEIROS, J. B. Redao empresarial. So Paulo: Atlas, 2007. MEGGINSON, L. C.; MOSLEY, D. C.; PIETRI, P. H. Administrao: conceitos e aplicaes. So Paulo: Harbra, 1998. PINHO, J. B. Comunicao nas organizaes. Viosa: UFV, 2006. REGO, F. G. T. DO. Comunicao empresarial, comunicao institucional: conceitos, estratgias, sistemas, estrutura, planejamento e tcnicas. So Paulo: Summus, 1996. RICHMOND, V. P.; McCROSKEY, J. C. Organizational communication for survival. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall, 1992.

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