Prof.

ngelo Alvarez

INFORMAO
Para McGee e Prusak, a informao so dados
coletados, processados, organizados e
ordenados aos quais so atribudos
significados e contexto. Sos dados em uso, o
que pressupe a participao de usurios para
manipul-los no seu contexto geral,
independente da forma em que se apresentem.


(Do livro Gerenciamento Estratgico da Informao)
NECESSIDADE DE INFORMAO
O que leva uma pessoa a procurar
informao?
1. Resoluo de problemas.
2. Objetivos especficos.
3. Necessidade de ampliar o
conhecimento.
Arquivo
Conjunto de documentos naturalmente
acumulados por pessoas ou instituio, fruto
de sua atividade laboral, social, cultural,
intelectual etc.
So nicos em sua criao e recepo,
descrevem e provam acontecimentos de
uma determinada poca.
Se isolado, o documento perde o seu valor.
O que arquivologia?
o ramo da cincia destinada ao estudo da
natureza dos arquivos, das teorias, dos
mtodos e tcnicas a serem observados na
implantao, organizao, desenvolvimento
e utilizao dos documentos e das
informaes.
Finalidade
Servir a sociedade;
Promover a cidadania;
Ser prova material histria;
Perpetuar e preservar as fontes
histricas;
Auxiliar e servir de fonte primria para
o desenvolvimento cientfico.

Funo
Conservar, preservar, disponibilizar e
divulgar a informao;
Possibilitar e investir em pesquisa que vise o
resgate histrico e o desenvolvimento social;
Desenvolver polticas de acesso e
perpetuao da informao e assegurar a
proteo do seu suporte;
Auxiliar o processo decisrio.
Caractersticas dos arquivos
Pblicos
Institucionais
Pessoais

Acervo:
ESPCIE DOCUMENTAL
X
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Espcie Documental Funo
Tipologia
Documental
Ofcio Inscrio em curso Ofcio de solicitao
Formulrio
Adquirir material de
consumo
Formulrio de
aquisio - PIM
Ata Registrar assemblia Ata de assemblia
Contrato Prestao de servio
Contrato de prestao
de servio
Carta Proposta de patrocnio
Carta de apresentao
de proposta de
patrocnio
O valor da informao pode ser classificado nos seguintes
tipos:

valor de uso: baseia-se na utilizao final que se far com a
informao;

valor de troca: aquele que o usurio est preparado para
pagar e variar de acordo com as leis de oferta e demanda,
podendo tambm ser denominado de valor de mercado;
valor de propriedade, que reflete o custo substitutivo de um
bem;

valor de restrio, que surge no caso de informao secreta
ou de interesse comercial, quando o uso fica restrito apenas
a algumas pessoas.
Classificao dos documentos:

NATUREZA COMERCIAL: quando a documentao
principalmente organizada e utilizada pelas empresas e
destina-se a fins extremamente comerciais.

NATUREZA CIENTFICA: a documentao est presente
quando seu objetivo principal o de proporcionar
informaes cientificas ou mesmo didticas, sem visar
diretamente o lucro.

NATUREZA OFICIAL: quando sua organizao e utilizao
tm por finalidade auxiliar e assessorar a administrao
pblica atual e futura, pressupondo a coleta e a
classificao de documentos oficiais, como por exemplo:
leis, decretos, portarias e demais atos normativos prprios
da administrao, Federal, Estadual ou Municipal.
1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e
o modo como foi confeccionado:
Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira
de microfilme, mapa.

2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a
disposio e a natureza das informaes nesse contidas.
Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento,
organograma)

3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de
signos utilizado na comunicao de seu contedo.
Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico (obras de arte,
fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma
forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnticos/informticos
(disquetes, cd-rom)

4. Tipo de documento: a configurao que assume um documento de acordo com
a atividade que a gerou.
Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento de
Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia,
Pronturio Mdico,
NVEIS DA DOCUMENTAO NA ORGANIZAO

comum considerarmos trs nveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o
estratgico, o ttico e o operacional.

Documentao de Nvel Estratgico

a documentao que retrata as preocupaes de longo prazo, de mais alto nvel
e que deve conter as informaes mais gerais e abrangentes da organizao, cujos
efeitos so direcionados aos nveis hierrquicos da alta gerncia.

Documentao de Nvel Ttico

a documentao de nvel intermedirio, tanto em termos hierrquicos, quanto em
termos de gesto da organizao. Estes documentos determinam "como, quem,
quando e onde" para cada grande atividade determinante da organizao (por
exemplo: compras, treinamento etc).

Documentao de Nvel Operacional

a documentao de nvel mais baixo, onde esto as preocupaes imediatas, do
curto prazo. Ela contm todos os detalhes e informaes tcnicas, padres,
especificaes, tabelas etc, para a operao segura dos processos de trabalho.

VALORES DOS DOCUMENTOS

Os documentos apresentam duas espcies de valores inerentes:

VALOR PRIMRIO - estabelecido em funo do grau de importncia que o
documento a entidade que o acumulou e;

1. Valor Administrativo - documentos que envolvem poltica e mtodos e que so
necessrios para a execuo das atividades do rgo. Ex: Planos, Programas de
Trabalho, Relatrios etc;

2. Valor Jurdico ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo
prazo do Governo ou dos cidados, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex:
Acordos, Contratos, Convnios etc;

3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operaes financeiras e
comprovao de receitas e despesa geradas para atender s exigncias
governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc
VALOR SECUNDRIO - estabelecido em funo do grau de importncia que o
documento possui para outras entidades e pesquisadores.

1. Valor Histrico Probatrio - documentos que retratam a origem, organizao,
reforma e histria de uma administrao.

Ex: Atos Normativos, Exposio de Motivos etc;

2. Valor Histrico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma
determinada entidade em funo de suas atividades, so valiosos pelas informaes
que contm retratando pessoas, fatos ou pocas.

Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Servio Militar, ndices de Preos,
Indicadores Econmicos etc.
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS


Classificados em quatro grupos, de acordo com:


- a natureza da entidade que os criou;

- os estgios de sua evoluo;

- a extenso da sua ateno;

- a natureza dos seus documentos.


Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo,
ele se classifica em:


PBLICO - arquivo de instituies governamentais de mbito federal (central ou
regional) ou estadual ou municipal.

Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de sade ou da prefeitura de um
municpio.

INSTITUCIONAL - est relacionado, por exemplo, s instituies educacionais,
igrejas, corporaes no-lucrativas, sociedades e associaes.
Exemplos: o arquivo de um centro de educao experimental ou de um sindicato.

COMERCIAL- arquivo de firmas, corporaes e companhias.
Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritrio de engenharia ou de um banco.

FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares
ou por pessoas,
Quando levamos em conta o tempo de existncia de um
arquivo, ele pode pertencer a um destes trs estgios:


ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a
documentao mais atual e freqentemente consultada. Pode
ser mantido em local de fcil acesso para facilitar a consulta.
Somente os funcionrios da instituio tm competncia sobre
o seu trato, classificao e utilizao. O arquivo corrente
tambm conhecido como arquivo de movimento.

Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa
de exportao, contendo as requisies de material do ano em
curso.

ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIRIO -
inclui documentos que vieram do arquivo corrente, porque
deixaram de ser usados com freqncia. Mas eles ainda
podem ser consultados pelos rgos que os produziram e
os receberam, se surgir uma situao idntica quela que
os gerou.

Exemplo: o arquivo dos cinco ltimos anos da
documentao de pessoal de uma empresa.

ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE -
nele se encontram os documentos que perderam o valor
administrativo e cujo uso deixou de ser freqente,
espordico. Eles so conservados somente por causa de
seu valor histrico, informativo para comprovar algo para
fins de pesquisa em geral, permitindo que se conhea como
os fatos evoluram. Esse tipo de arquivo o que
denominamos arquivo propriamente dito.

Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os
planos de governo do incio do sculo.
De acordo com a extenso os arquivos se dividem em:

ARQUIVO SETORIAL - estabelecido junto aos rgos
operacionais, cumprindo as funes de um arquivo
corrente.

Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa
comercial.

ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os
documentos correntes provenientes dos diversos rgos
que integram a estrutura de uma instituio. Nesse caso,
portanto, as atividades de arquivo corrente so
centralizadas.

Exemplo: o arquivo nico das diversas faculdades de uma
universidade.
Quanto natureza de seus documentos:

ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas fsicas
como discos, fitas, disquetes, fotografias, microformas (fichas
microfilmadas), slides, filmes, entre outros. Eles merecem tratamento
adequado no apenas quanto ao armazenamento das peas, mas
tambm quanto ao registro,acondicionamento, controle e conservao.

Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituio financeira ou os
disquetes de uma firma de advocacia.

ARQUIVO ESPECIALIZADO - tem sob sua guarda os documentos de
um determinado assunto, de um campo especfico, como o hospitalar, o
da medicina, engenharia, imprensa, entre outros. So chamados,
inadequadamente, de arquivos tcnicos.

Exemplo: o arquivo de peas como ossos, dentes e fetos de uma
escola de enfermagem.

Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas,
contedo e formas diferentes. Da eles serem classificados em
dois grupos:


Quanto ao gnero

Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual,
sonoro, isto , o gnero dos
documentos de um arquivo
Quanto natureza do assunto


Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado
em um documento, ele pode ser:

OSTENSIVO - cuja divulgao no prejudica a
administrao. Exemplos: notas fiscais de uma loja; escala
de planto de uma imobiliria.

SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso,
requer medidas especiais de salvaguarda para sua
divulgao e custdia. Os documentos sigilosos ainda se
subdividem em outras quatro categorias, tendo em vista o
grau necessrio de sigilo e at onde eles podem circular.
ULTRA-SECRETO -seu assunto requer excepcional grau de
segurana que deve ser apenas do conhecimento de pessoas
intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

Exemplos: documentos relacionados poltica governamental
de alto nvel e segredos de Estado (descobertas e
experincias de grande valor cientfico; negociaes para
alianas militares e polticas; planos de guerra; informaes
sobre poltica estrangeira de alto nvel).

SECRETO -seu assunto exige alto grau de segurana, mas
pode ser cio conhecimento de pessoas funcionalmente
autorizadas para tal, ainda que no estejam intimamente
ligadas ao seu estudo ou manuseio.

Exemplos: planos ou detalhes de operaes militares; planos
ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras;
materiais criptogrficos (escritos em cifras ou cdigos)
importantes e sem classificao anterior.
CONFIDENCIAL - seu assunto, embora no requeira alto grau
de segurana, s deve ser do conhecimento de pessoas
autorizadas, para no prejudicar um indivduo ou criar
embaraos administrativos.

Exemplos: informaes relativas a pessoal, finanas e material
de uma entidade ou um indivduo, cujo sigilo deve ser mantido
por interesse das partes; cartas, fotografias areas e negativos
que indiquem instalaes importantes para a segurana
nacional.

RESERVADO -seu assunto no deve ser do conhecimento do
pblico, em geral.

Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas
respectivas ordens e execuo;
O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da
sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de
30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo
esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual
perodo.

O acesso aos documentos sigilosos referente honra e
imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de
100 (cem) anos, a contar da sua data de produo.
Centralizao

Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se
no apenas a reunio da documentao em um nico local,
como tambm a concentrao de todas as atividades de
controle - recebimento, registro, distribuio, movimentao
e expedio - de documentos de uso corrente em um nico
rgo da estrutura organizacional, freqentemente
designado de Protocolo e Arquivo, Comunicaes e
Arquivo, ou outra denominado similar.
A descentralizao dos arquivos correntes obedece
basicamente a dois critrios:


- centralizao das atividades de controle (protocolo) e
descentralizao dos arquivos;

- descentralizao das atividades de controle (protocolo) e
dos arquivos.
Sistema de arquivamento

Tecnicamente, o sistema de arquivamento o conjunto de
princpios coordenados entre si com a finalidade de definir a
forma de consulta do arquivo, que pode ser:

Direta: quando a informao recuperada diretamente no
local em que se encontra arquivada.

Indireta: quando a localizao de uma informao feita
inicialmente atravs da consulta a um ndice e
posteriormente no local arquivado.

Semi-indireta: quando a localizao de uma informao
arquivada orientada pela consulta a uma tabela.
Mtodos de uso mais comum so:

Alfabtico.

Geogrfico.

Numrico (simples, cronolgico, decimal...)

Por assuntos.

Uniformizar as entradas de nomes no arquivo,
padronizando critrios que facilitem o arquivamento e a
consulta.

Proporcionar maior coerncia estrutura do arquivo,
evitando entradas mltiplas e a conseqente perda de
informaes.

Regras

Os nomes
Exemplos:

Barbosa, Anibal
Corra, Antnio

As partculas estrangeiras (D', Da, De, Del, Des, Di, Du,
Fitz, La, Le, Les, Mac, Mc, O', Van, Vanden, Van der, Von,
Vonder etc.), se escritas com inicial maiscula, so
consideradas como parte integrante do nome.

Exemplos:

Von Johnson, Erick
Vonder Blun, Eduardo


Os nomes compostos de um substantivo e um adjetivo,
ligados ou no por hfen, no so separados.

Exemplos:
Castelo Branco, Srgio
Villa-Lobos, Heitor

Os nomes como Santo, Santa ou So seguem a regra
anterior. Exemplos:
Santa Rita, Vlter
Santo lncio, Ana

Os nomes que exprimem grau de parentesco, Exemplos:
Freitas Jr., Ary
Ribeiro Neto, Henrique
Vasconcelos Sobrinho, Alcides




Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo nome,
que corresponde ao da famlia do pai.
Exemplos:
Cervantes y Saavedra, Miguel de
Hemandes Xavier, Jos

Os nomes orientais, japoneses, chineses, rabes etc. so
registrados na ordem em que se apresentam. Exemplos:
Al Ben Abib
Li Yutang

Os nomes de empresas devem ser registrados conforme se
apresentam.
Exemplos:
lvaro Costa & Cia
Barbosa Souza Ltda






Os nomes de instituies e rgos governamentais
brasileiros so considerados como se apresentam.
Exemplos:
Banco Central do Brasil
Fundao Getlio Vargas

Os nomes de rgos governamentais ou instituies de
pases estrangeiros devem ser precedidos do nome do
pas, em lngua portuguesa. Exemplos:
Estados Unidos - The Library of Congress
Inglaterra - Red Cross

Nos ttulos de congressos, conferncias, simpsios etc
Exemplos:
Conferncia Latino-americana de Pediatras (II).
Seminrio Francs de Patologia (13).






ORGANIZAO


A organizao de arquivos, como de qualquer outro setor de
uma instituio, pressupe o desenvolvimento de vrias
etapas de trabalho, Estas fases so :

- levantamento de dados;
- anlise dos dados coletados;
- planejamento;
- implantao e acompanhamento.





Escolha das instalaes e equipamentos



De igual importncia para o bom desempenho das
atividades de arquivo a escolha do local adequado, quer
pelas condies fsicas que apresente - iluminao,
limpeza, ndices de umidade, temperatura, quer pela
extenso de sua rea, capaz de conter o acervo e permitir
ampliaes futuras.