Manual de Procedimentos

Biblioteca Escolar/CRE

Escola EB 2/3 de Gueifes
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Manual de Procedimentos



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NDICE
INTRODUO ..3
1. Seleco/Aquisio do Fundo Documental ...4
2. Tratamento tcnico do acervo: procedimentos ..5
2.1-Carimbagem .....5
2.1.1-Documentos impressos: monografias .6
2.1.2-Documentos impressos: publicaes peridicas ....6
2.1.3-Material no livro: CD-UDIO, CD-ROM, DVD, VHS ..6
2.2-Registo ..7
2.3-Catalogao, classificao e indexao ..7
2.4-Cotao e arrumao nas estantes .8
2.4.1-Atribuio de cotas ...8
Material Livro ..8
Material no-livro ....9
2.4.2-Colocao das etiquetas de cotas ...10
2.4.3-Colocao/arrumao dos livros nas estantes ..11
3. Dossis temticos (organizao da informao) .....12
4. Maletas pedaggicas e/ou itinerantes ......13
5. Emprstimo (procedimentos e documentos de registo) ............14
6. Anexos ..15

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Introduo

O manual de Procedimentos permite uniformizar e dar continuidade a algumas decises
tcnicas e critrios adoptados, na BE/CRE. Contudo, trata-se de um documento em aberto, o que
possibilita a sua constante reestruturao e actualizao. Enquanto documento, contm todo um
conjunto de medidas tcnicas, relativas ao circuito do documento na Biblioteca Escolar/CRE,
concretamente no que diz respeito ao tratamento documental nas suas vrias componentes.
Desse circuito, fazem parte as seguintes fases (ver anexo 1):
Seleco
Aquisio
Registo
Carimbagem
Catalogao
Classificao
Indexao
Cotao
Arrumao nas estantes

Assim, as linhas de orientao referidas neste documento, relacionam-se com:

1. Seleco/Aquisio do Fundo Documental
2. Tratamento tcnico do acervo (carimbagem, atribuio das cotas, catalogao )
3. Dossis temticos (Organizao da informao)
4. Maletas Pedaggicas
5. Emprstimo (procedimentos e documentos de registo)
6. Anexos (Poltica de Desenvolvimento da Coleco; Tabela da CDU abreviada para as
caractersticas da BE/CRE; Thesaurus-documento de aferio dos critrios de
indexao/listagem dos termos de indexao usados)
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5. Seleco/Aquisio do Fundo Documental

A seleco e aquisio do fundo documental, nos seus vrios suportes, tenta responder ao
interesse e curiosidade dos utilizadores e especificidade das diferentes reas Curriculares
Disciplinares e no Disciplinares.
Deste modo, a seleco , essencialmente, concretizada a partir das sugestes dos
utilizadores. De seguida, faz-se a aquisio do fundo considerado prioritrio, de acordo com as
normas/critrios que constam do documento: Poltica de Desenvolvimento da Coleco.

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6. Tratamento tcnico do acervo: procedimentos
Num primeiro momento, antes de iniciar-se o tratamento, deve verificar-se o estado de
conservao do documento: procurar folhas brancas ou rasgadas, verificar o estado da capa e da
contracapa, ou qualquer outra danificao.
Caso o documento se encontre em perfeito estado de conservao, seguem-se as seguintes
etapas:

2.1-Carimbagem

Os documentos devem ser carimbados da seguinte forma:
Aposio do carimbo de posse/carimbo da instituio (carimbo pequeno), que
tem o nome da Escola e o da Biblioteca Escolar.



Aposio do carimbo de registo (carimbo maior), na pgina de rosto (canto
inferior direito), no qual inscrito o nmero definitivo de inventrio.






NOTAS: nunca o carimbo deve ser colocado em cima de uma imagem ou em pgina que
possa lesar ou ofender a mancha de informao. Os referidos carimbos so apostos em todos os
documentos. Devem respeitar-se as zonas especficas ou recomendadas para a carimbagem.
No caso dos audiovisuais, obras com folhas plastificadas ou material em que a tinta no
adere, o carimbo efectuado numa etiqueta autocolante que colocada no local estabelecido para
carimbar.

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BIBLIOTECA/C.R.E.
N. Inv.__________________
Cota____________________
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2.1.1-Documentos impressos: monografias

So carimbadas todas as obras com o carimbo da instituio nas pginas 5, 25 e
ltima do texto. Colocam-se no canto inferior direito da pgina.
So carimbadas todas as obras com o carimbo de registo na pgina de rosto, no
canto inferior direito.

2.1.2-Documentos impressos: publicaes peridicas

So carimbados apenas com o carimbo da instituio: as revistas, na pgina do
sumrio e em duas outras pginas do interior; os jornais, junto ao ttulo.

2.1.3-Material no livro: CD-UDIO, CD-ROM, DVD, VHS

O carimbo de registo coloca-se na capa (canto inferior direito) e no prprio
documento.
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2.2-Registo

Antes de se proceder ao registo, verifica-se se este pertinente, ou se se trata de
uma publicao efmera e sem interesse. Neste caso, ser suficiente o carimbo da
instituio.
Todos os documentos impressos, entrados na Biblioteca, so registados
sequencialmente no software de gesto bibliogrfica Bibteca.
Cada obra tem o seu nmero de registo.
Vrios exemplares de cada obra tm nmeros de registos diferentes.
No caso de uma obra publicada em vrios volumes, cada volume tem um nmero
de registo diferente.
Quando uma obra acompanhada por material de outro formato, este ter um
registo diferente.
Os manuais escolares tm um livro de registo diferente/especfico.
Todos os materiais em suporte no livro, so registados em tabelas Word
preparadas para o efeito.
As publicaes peridicas sero registadas em Folhas Kardex, adaptadas para o
efeito. A cada folha corresponder um ttulo.

2.3-Catalogao, classificao e indexao

Na catalogao so seguidas as Regras Portuguesas de Catalogao.
A classificao feita segundo a CDU da BN, tendo sido preparada uma tabela
adaptada/simplificada para a realidade da BE/CRE. (em anexo).
O nmero mnimo de exemplares para abrir uma subclasse de trs.
O Software utilizado pela BE/CRE o Porbase5. As decises tomadas
relativamente aos campos de preenchimento encontram-se em anexo.
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2.4-Cotao e arrumao nas estantes
Aps a classificao os documentos so cotados. A cotao a fase do tratamento
documental em que a cada documento atribudo um cdigo que permite a sua
arrumao nas estantes. Desta forma, a posterior recuperao do documento por
parte do utilizador mais fcil.

2.4.1-Atribuio de cotas
Material Livro
As cotas so criadas a partir de um plano abreviado da Classificao Decimal
Universal (CDU) definido para a biblioteca escolar.
A cota formada pelos seguintes elementos: Notao CDU (numrica) +
Componente alfabtica.
No caso da nossa Biblioteca a cota (morada do livro) composta pela notao
CDU, seguida das 3 primeiras letras do apelido do autor (maisculas), vrgula, e
depois as 3 primeiras letras do ttulo da obra (minsculas). Segue-se, ainda, o n. de
volume (se for o caso) e o n. de exemplar da obra.
Exemplo:

ANDRESEN, Sophia de Mello Breyner, A fada Oriana
821.134.3 AND, fad





No caso do livro no ter autor, a entrada faz-se pelo ttulo, usando as trs primeiras
letras, em maisculas.
No caso das obras em coleces que pela temtica tratada interessa agrupar os
ttulos, de modo a que fiquem juntos na estante, a componente alfabtica da cota
formada pelas trs primeiras letras da coleco.
Assim, um livro da coleco Clube das Chaves, ter a seguinte cota
82-93 CLU

Notao CDU
Literatura portuguesa
Apelido do autor
(maisculas)
Ttulo da obra
(minsculas)

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Para identificar as obras de referncia dentro de um ncleo temtico deve-se
acrescentar notao o auxiliar (03).

Assim, um Dicionrio de Histria, ter a cota:

94 (03)

No caso das biografias d-se preferncia temtica com a qual o biografado se
relaciona, sendo a notao constituda pela classe temtica correspondente, seguida
do nome do autor (trs iniciais do apelido em maisculas), e das trs primeiras
letras do ttulo (minsculas). Quando o biografado no se relaciona,
especificamente, com nenhuma classe opta-se pela notao 929, relativa s
biografias.
Assim, o livro Beethoven, da autora Anne Rachlin, ter a cota:

78 RAC, bee

Nota: os artigos definidos e indefinidos que aparecem no incio dos ttulos no so tidos em
conta para efeito de cota, usando-se as iniciais da palavra imediatamente a seguir.

Material no-livro

* Para o material multimdia e audiovisual so colocadas as seguintes informaes: tipo de
material, as trs primeiras letras da rea temtica (maisculas), vrgula, seguidas das trs
primeiras letras do ttulo ou autor. No CD Auto da Pimenta de Rui Veloso, a etiqueta fica
com o seguinte aspecto:






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N. Inv. 177
Cota: 086 CD-UDIO
MUS, rui
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2.4.2-Colocao das etiquetas de cotas

Depois de ter sido atribuda uma cota a cada documento (que escrita, tambm, a
lpis, na folha de rosto), aquela escreve-se numa pequena etiqueta que se cola no
documento, na lombada, a 1 cm da extremidade inferior.
As etiquetas das cotas so coloridas. A cor de cada uma identifica a rea temtica
correspondente, segundo a tabela seguinte:

Classe 0 Obras de Referncia. Enciclopdias. Publicaes peridicas.
Classe 1 Filosofia. Psicologia.
Classe 2 Religio. Teologia.
Classe 3 Cincias Sociais (direito, sociologia, educao, poltica).
Classe 4 Provisoriamente no ocupada.
C Cl la as ss se e 5 5 C Ci i n nc ci ia as s P Pu ur ra as s ( (m ma at te em m t ti ic ca a, , a as st tr ro on no om mi ia a, , q qu u m mi ic ca a, , f f s si ic ca a, , e ec co ol lo og gi ia a, , b bo ot t n ni ic ca a, ,
z zo oo ol lo og gi ia a, , b bi io ol lo og gi ia a) ). .
Classe 6 Cincias Aplicadas (medicina, engenharia, agricultura).
Classe 7 Arte. Desporto (pintura, arquitectura, desporto, msica, jogos).
Classe 8 Lingustica. Lnguas. Literaturas.
Classe 9 Geografia. Histria. Biografias.

As etiquetas so colocadas nas lombadas dos livros sempre mesma distncia (1
cm), mesmo que isso implique a ocultao de informao.
Uma vez colocadas as etiquetas so protegidas com uma tira de pelcula
autocolante transparente, para evitar que se danifiquem.
A etiqueta da Cota toma o seguinte aspecto:






BEG
821.134.3
AND, fad
Ex.1
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2.4.3-Colocao/arrumao dos livros nas estantes

Os livros, na Biblioteca, esto organizados/arrumados nas estantes, por assuntos,
em modelo de livre acesso. Todas as estantes tm um nmero, uma cor e o assunto
principal que ele representa. Cada assunto est indicado no cimo das estantes e nas
prprias prateleiras.
Dentro de cada assunto a arrumao faz-se por ordem alfabtica dos apelidos do
autor.
Sendo do mesmo autor, os livros arrumam-se por ordem alfabtica do ttulo.
O material no-livro arrumado nas estantes, seguindo as normas do material livro.
Porm, nas estantes de livre acesso so colocadas, apenas, as caixas relativas ao
documento, devidamente cotadas. Os documentos so arquivados em malas, cujo
acesso no livre.
O material acompanhante de qualquer documento, arrumado e classificado, de
acordo com o seu suporte, na zona correspondente. Em ambos colocada uma nota
informativa, junto da cota.



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7. Dossis temticos (organizao da informao)

Uma vez que no possvel guardar todas as revistas e jornais que do entrada na
Biblioteca, depois de seguidas as normas/critrios definidas no documento: Poltica de
desenvolvimento da Coleco, so organizados Dossis Temticos, seguindo as regras:

O tratamento da informao faz-se mediante a seleco de assuntos/temas
pertinentes para o currculo, servindo os interesses dos utilizadores.
Seleccionam-se os artigos que vo surgindo em jornais, revistas ou retirados On-line
(atendendo diversidade de opinies).
Identifica-se a fonte, a data e o tema do dossi onde o documento vai ser arquivado.





Organiza-se a pasta, cronologicamente, do artigo mais antigo para o mais recente.
Prepara-se um ndice que se vai actualizando.
publicitada a listagem de dossis existentes.
Arquivam-se os dossis temticos numa estante de livre acesso, disponibilizada para
o efeito.










FONTE: Jornal Pblico
DATA: 12/12/07
TEMA: Energias
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8. Maletas pedaggicas e/ou itinerantes
As maletas pedaggicas so consideradas recursos de muita utilidade, sobretudo no apoio
actividade pedaggica, em contexto de sala de aula.
Nelas se agrupam materiais, em suportes diversificados, sob uma determinada temtica.
A sua utilizao tem as seguintes regras:

So preparadas segundo a solicitao dos utilizadores.
Nelas so colocados os materiais temporariamente (apenas durante o perodo de
tempo em que solicitada a sua utilizao).
Existe, no interior de cada maleta, o inventrio dos materiais que a compem.
A requisio das maletas para apoio sala de aula faz-se mediante o preenchimento
de uma ficha preparada para o efeito.
A maleta deve regressar BE/CRE, aps cada utilizao.
O professor requisitante responsvel pelos materiais que constam da maleta.
No caso particular das maletas que apoiam o Plano Nacional de Leitura (20 ou
mais exemplares do mesmo ttulo) e cujos documentos se destinam leitura
orientada na sala de aula, alm da ficha de requisio, existe um calendrio de
utilizao dos mesmos, onde registada a sua utilizao.
Periodicamente so preparadas maletas itinerantes que se destinam a apoiar as
Escolas EB1 do Agrupamento. A circulao destas maletas tem normas prprias.

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5. Emprstimo (procedimentos e documentos de registo)
De todos os documentos emprestados elaborado um registo. As normas so as seguintes:

O emprstimo domicilirio de qualquer documento impresso feito
electronicamente, usando para o efeito, o Software de gesto bibliogrfica
Bibteca.
O emprstimo para apoio sala de aula registado, manualmente, num livro
preparado para o efeito.
O emprstimo de todos os documentos multimdia e audiovisual, domicilirio ou
para uso em sala de aula, registado noutro livro destinado a esse fim.
Para uso/emprstimo local de documentos udio, vdeo, ou material informtico,
existem tambm documentos de registo, prprios.
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6. Anexos