Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Texto 26 Nocoes Basicas de Arquivologia
Texto 26 Nocoes Basicas de Arquivologia
FUTURO EM PREPARAO.
Resumo de Arquivologia
Assunto:
NOES BSICAS DE
ARQUIVOLOGIA
Autor:
ANDAR,
SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR
FUTURO EM PREPARAO.
ANDAR,
SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR
FUTURO EM PREPARAO.
ANDAR,
SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR
FUTURO EM PREPARAO.
1. INTRODUO
1.1.CONCEITO E PRTICA DE GESTO DE DOCUMENTOS
Desde o desenvolvimento da Arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do sculo
XIX, talvez nada tenha sido to revolucionrio quanto o desenvolvimento da concepo terica e
dos desdobramentos prticos da gesto.
A gesto de documentos uma operao arquivstica, "o processo de reduzir seletivamente a
propores manipulveis a massa de documentos, que caracterstica da civilizao moderna, de
forma a conservar permanentemente os que tm um valor cultural futuro, sem menosprezar a
integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.
Embora sua concepo terica e prtica tenha se desenvolvido aps a Segunda Guerra Mundial,
a partir dos E.U.A. e do Canad, a gesto de documentos teve suas razes no final do sculo XIX,
em funo dos problemas detectados nas administraes pblicas destes dois pases, referentes
ao uso e guarda da documentao.
Na primeira metade do sculo XX criaram-se comisses que visavam tornar mais eficiente o uso
dos documentos por parte da administrao pblica.
Vale ressaltar que durante esse perodo, as instituies arquivsticas (pblicas) caracterizavam-se
pela funo de rgos estritamente de apoio pesquisa, comprometidas com a conservao e o
acesso aos documentos considerados de valor histrico.
Paralelamente iniciava-se a era da chamada administrao "cientfica", que procurava mostrar
aos administradores como racionalizar o processo administrativo, desenvolvendo suas atividades
de forma menos dispendiosa, melhor e mais rpida. A palavra-chave das administraes dos
pases desenvolvidos - sobretudo gesto de documentos os E. U. A. - , passou a ser eficincia.
A aplicao dos princpios da administrao cientfica para a soluo dos problemas documentais
gerou o conjunto de princpios da gesto de documentos, os quais resultam, sobretudo, na
necessidade de se racionalizar e modernizar as administraes. No se tratava de uma demanda
setorizada, produzida a partir das prprias instituies arquivsticas. A gesto de documentos veio
a contribuir para as funes arquivsticas sob diversos aspectos:
ANDAR,
SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR
FUTURO EM PREPARAO.
2.1.1.1. Caractersticas
Eis as caractersticas do sistema recomendado pela Taft Comission:
AV. TREZE DE MAIO, 23 / 4
ANDAR,
SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR
FUTURO EM PREPARAO.
segundo o sistema, conservavam-se duas sries principais de documentos: uma srie com
os documentos originais recebidos e outra com todas as cpias dos documentos
expedidos;
usavam-se registradores para as sries recebidas e expedidas freqentemente;
fazia-se, tambm, o uso de livros-ndices.
ANDAR,
SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR
FUTURO EM PREPARAO.
B. Caractersticas
Este sistema pressupunha a manuteno de trs arquivos a saber:
um arquivo de documentos, constando dos documentos recebidos e das cpias dos
expedidos, organizados em pacotes dobrados, com resumos e numerados;
um arquivo das fichas dos documentos ordenadas numericamente e contendo os resumos
dos documentos recebidos e os resumos ou as cpias dos documentos expedidos;
um arquivo ndice em fichas, compreendendo as fichas com os nomes dos autores dos
documentos recebidos e fichas remissivas a outros nomes ou assuntos mencionados.
ANDAR,
SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR
FUTURO EM PREPARAO.
ANDAR,
SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR
FUTURO EM PREPARAO.
C. Arquivos de assuntos:
Nmeros atribudos a diversos cabealhos de assuntos, conforme a ordem em que eram
selecionados, sem considerao da ordem alfabtica.
Exemplo:
1. Educao
2. Comunicaes
3. Contas
4. Pessoal
5. Material
6. Organizao, etc.
B. Arquivos de assuntos:
Os assuntos so dispostos em ordem alfabtica, sem qualquer considerao s relaes
existentes entre eles. Porm, podem ser divididos, caso haja a necessidade, conforme abaixo:
Comunicaes
Comunicaes - Correio
AV. TREZE DE MAIO, 23 / 4
ANDAR,
SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR
FUTURO EM PREPARAO.
ANDAR,
SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR
FUTURO EM PREPARAO.
Utiliza uma combinao de letras que remete memria do assunto, conforme o exemplo abaixo:
A ADMINISTRAO
Ae Administrao de edifcios e terrenos
Ag Administrao geral
Agl Administrao geral, legislativa
Ap Administrao do pessoal
C. Sistema Orgnico:
Utiliza smbolos derivados das unidades organizacionais para relacionar os cabealhos de
assunto.
Exemplo:
E ELECTRICAL DIVISION (Diviso de eletricidade)
ER Resistance Measurements Section (Seo de Medidas de Resistncia)
EE Electrical Instruments Section ( Seo de Instrumentos Eltricos)
ANDAR,
SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR
FUTURO EM PREPARAO.
se fez sentir pela conseqente enunciao da teoria das trs idades, onde os arquivos correntes e
intermedirios so comparados em status, ao arquivo histrico.
A lio do modelo norte-americano significativa: centralizao administrativa, descentralizao
regional dos depsitos federais e independncia dos arquivos estaduais em relao estrutura do
governo federal. A legislao dos estados, por sua vez, inteiramente independente da do
governo federal.
5. CONCLUSO
Ao estudarmos a evoluo arquivstica dos Estados Unidos da Amrica, podemos observar
alguns pontos muitos importantes: a influncia anglo-francesa no incio desta evoluo, a
criatividade americana no que se refere aos sistemas de classificao e a importncia desta
evoluo no mundo, constituindo, de certa forma, um elo de ligao entre o passado europeu e a
maior de todas as evolues, o Canad.
Melvin Dewey, j no sculo passado, mostrou toda a sua inspirao ao organizar o Bureau
Library, atravs de seu Sistema Decimal de Classificao.
Ainsworth tambm teve muita engenhosidade, antes de Dewey, ao organizar suas fichas-registro.
H outros nomes, mas o mais importante observar que, atravs da influncia do passado
arquivstico europeu, os EUA desenvolveram um padro excelente de organizao e gesto
documental. Atravs da criatividade de seus documentalistas, os americanos desenvolveram uma
grande diversidade de sistemas classificatrios e, apesar de terem histrias paralelas - mesmo
AV. TREZE DE MAIO, 23 / 4
ANDAR,
SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR
FUTURO EM PREPARAO.
com um certo atraso canadense em relao aos americanos - , os Estados Unidos foram um dos
principais sustentculos tericos do padro canadense de arquivamento.
Assim, observamos grande qualidade no estudo realizado sobre a arquivstica norte-americana,
lembrando que, por sermos seres humanos, muitas outras formas de evoluo ainda sero
produzidas por toda a humanidade, inclusive pela parcela desta representada por ns - cientistas
da informao e documentalistas.
APNDICES
APNDICE 1: DISSEMINAO SELETIVA DA INFORMAO
ANDAR,
SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR
FUTURO EM PREPARAO.
ANDAR,
SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR
FUTURO EM PREPARAO.
ANDAR,
SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR
FUTURO EM PREPARAO.
para evitar que esse tipo de sobressalto que grandes bibliotecas devem fazer constantes
atualizaes de seus arquivos e ainda copi-los em servidores da internet. Ironicamente, alguns
projetos no setor de informtica parecem uma volta ao passado. A empresa de software
Coblestone criou um sistema chamado paperdisk que usa papel para imprimir cdigos de
AV. TREZE DE MAIO, 23 / 4
ANDAR,
SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR
FUTURO EM PREPARAO.
arquivos. O produto, anuncia a empresa, tem vida til de 100 anos e condies de resistir a calor,
frio e choques magnticos. Exatamente como o velho papel.
Memria frgil - Veja em quanto tempo comeam a se perder informaes guardadas em cada
tipo de arquivo, segundo pesquisa do National Media Lab dos Estados Unidos:
ANDAR,
SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR
FUTURO EM PREPARAO.
U. S. News & World Report (U. S. N&WR), de 16 de fevereiro de 1998. Esta reportagem do U.S.
N&WR assinada por Laura Tangley recebeu o espalhafatoso ttulo "Opa, l se vai outro CDROM".
O U. S. N&WR tambm uma revista semanal. Claro, acredito que Veja mantenha acordos com
tais publicaes o que absolutamente normal. Tambm houve as "nacionalizaes" de matrias.
Veja falou da Bblia, em vez de discorrer sobre a Declarao de Independncia dos EUA. At a
tudo dentro dos parmetros editoriais internacionais. Veja at mencionou frase de um funcionrio
da Microservice.
Neste momento comeou o enorme erro. Em vez de ir buscar depoimento do cientista Alfred
Kramp, da Microservice, nossos competentes amigos, melhor teria sido checar informaes junto
ao prprio National Media Laboratory. Foi o que fez o escritrio do CENADEM nos EUA, que
contatou o Dr. John W. C. VanBogart que o "Data Preservation Scientist" do todo poderoso
National Media Laboratory, com sede em Saint Paul, MN, EUA.
O artigo declara que 'testes feitos pelo National Media Laboratory mostram que as fitas VHS de
primeira linha, armazenadas em temperatura ambiente, mantm fielmente os dados por somente
uma dcada'. uma declarao completamente falsa. Dizer que os 'CD-ROM de mdia qualidade
se tornam falveis ... de cinco anos' um absurdo. As publicaes do NML confirmam valores
bem mais altos para a expectativa de vida de fitas magnticas e CD-ROM do que os defendidos
pelo artigo da USN&WR.
O grfico da U. S. News and World Report, uma interpretao daquele feito pelo NML, est errado
e enganoso, especificamente por que:
O grfico original do NML, parte de uma srie de grficos, foi projetado para o uso conjunto
com programas de reteno de dados do governo - julgam-se os meios de armazenamento
de informaes por sua capacidade de guard-las por perodos distintos. O grfico da U. S.
N&WR apresenta a vida til das mdias dentro de uma srie contnua. O do NML mostra
que a mdia CD-ROM de primeira qualidade seria apropriada para guardar informaes por
ANDAR,
SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR
FUTURO EM PREPARAO.
50 anos, mas no cem anos. Lido corretamente, indica que a expectativa de vida desse
veculo se encontra entre 50 e 100 anos. O grfico da U.S.N&WR distorce a informao e
apresenta, para o CD-ROM, UMA EXPECTATIVA DE VIDA DE 50 ANOS.
Julgar se uma classe de mdias para armazenamento de dados apropriada para um
programa especfico de reteno de dados diferente de determinar um valor para a
expectativa de vida da mesma classe de produtos. No grfico do NML, para determinados
perodos de armazenamento, consideram-se aceitveis todos os principais fornecedores,
para guardar confiavelmente as informaes, usando-se a expectativa de vida da mdia de
mais baixa qualidade como padro do grupo. Para perodos de armazenamento mais
longos, consideram-se aceitveis somente as mdias acima da mdia, usando-se a
expectativa de vida mdia como padro do grupo. O grfico da U.S.N&WR distorce sem
motivo as informaes relacionadas aos veculos de baixssima qualidade, atribuindo-as a
'todas as principais marcas'.
O grfico da U.S.N&WR, segundo sua legenda, informa sobre 'a expectativa de vida de
alguns veculos usados para armazenar documentos governamentais e outras
informaes...' Os nmeros ridiculamente baixos do grfico, somados a essa declarao,
deixam no leitor a impresso de que os documentos do governo norte-americano no esto
sendo guardados corretamente e que as informaes importantes esto sujeitas a serem
perdidas. E d-se como fonte dessa informao o National Media Laboratory. O grfico do
NML discute a longevidade de vrios tipos de mdias sem referncia especfica a nenhum
rgo governamental, empresa ou profisso.
O grfico da U.S.N&WR mostra tipos de veculos, como o 'rolo de fita magntica de meia
polegada', que fazem parte do grfico do NML.
A informao distorcida por esse artigo foi obtida da pgina do NML na Internet (Erro! Indicador
no definido.). O NML incumbe-se principalmente de fornecer ao governo dos Estados Unidos as
melhores solues comerciais disponveis para a coleta, utilizao, disseminao e o
arquivamento de dados.
Entretanto, a informao que beneficia o governo pode tambm ajudar a indstria e as instituies
educacionais. Por esse motivo, as publicaes e outras pesquisas do NML so distribudas
gratuitamente pela Internet.
Os direitos de uso da pgina do NML na Rede determinam que, quando usadas suas pesquisas:
- O NML deve ser informado de cada passo;
- No devero ser mudados o contedo ou a apresentao do arquivo original.
Uma semana antes da publicao, quando informado de que a U.S.N&WR publicaria um artigo
usando suas fontes, o NML fez alguns pedidos simples:
- Que o grfico de expectativa de vida fosse usado na totalidade, sem alteraes;
- Se fossem feitas modificaes, o NML no poderia ser citado como fonte da informao. O NML
pressups ser fcil para um leigo distorcer as informaes sobre expectativa de vida.
Os pedidos acima no foram atendidos e a U.S.N&WR foi publicada com um grfico de
expectativa de vida representando uma distoro flagrante do original do NML. A U.S.N&WR
responsvel pela difuso de informaes falsas referentes longevidade do armazenamento de
informao nos meios de comunicao.
A informao publicada na U.S.N&WR no se originou do National Media Laboratory e estamos
revoltados por nos apontarem como fonte. O NML foi colocado em uma situao constrangedora
e perdeu credibilidade. A U. S. News and World Report deve aos leitores e ao National Media
Laboratory um pedido sincero de desculpas".
O caso dos microfilmes
ANDAR,
SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR
FUTURO EM PREPARAO.
ANDAR,
SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR
FUTURO EM PREPARAO.
contbeis passados das empresas, simplesmente digita o nome do fornecedor e navega pela lista
de pagamentos apresentada, em alguns segundos, no resultado da pesquisa. Ao selecionar o
comprovante desejado, eis que o documento aparece na tela, igualzinho ao original. A, se for o
caso, basta imprimi-lo.
O fim das filas e dos arquivos perdidos
Gostou? Ainda tem mais. Quantas pessoas conseguem fazer, ao mesmo tempo, pesquisas ou
levantamentos de dados utilizando os arquivos em pastas suspensas? Pois : apenas uma.
Portanto, aguarde a sua vez - e tora para que os outros devolvam os documentos intactos, na
ordem original e no local correto...
E se voc j estivesse no mundo digital? Ah, nesse caso, os documentos poderiam estar na sua
rede local, poderiam ser consultados por quem quer que estivesse precisando consult-los e,
claro, nunca sairiam da ordem. O resto voc imagina...
Internet, de novo, o destaque
A Internet, como aconteceu em outras feiras recentes, foi a estrela das novas tendncias do setor
de imaging mostradas na AIIM 2000. O evento mostrou que a integrao das tecnologias
irreversvel, mesmo porque o GED tem papel de crescente importncia na nova economia.
Tornou-se tambm uma realidade a absoro da tecnologias de gerenciamento da imagem por
produtos de empresas de outros setores, como as de softwares de ERP (Enterprise Resource
Planning, ou planejamento de recursos empresariais). Segundo os especialistas, a
implementao de projetos envolvendo tecnologias de documentao tem migrado de uma
motivao no plano ttico (economia de custos, eficincia) para o plano estratgico (aumento do
valor, e satisfao do cliente).
Nesta perspectiva, a AIIM 2000 consolidou a conceituao do Gerenciamento de Conhecimento
(Knowledge Management - KM). Boa parte das palestras foi dedicada ao tema, que tem na
estrutura de Internet/Intranet/Extranet os mecanismos para o alcance de seus objetivos, pois
permite aos diversos pblicos o acesso, o compartilhamento e a gerao de informaes.
Como afirmou James Watson, presidente da Doculabs, grande empresa de consultoria da rea, o
importante ao discutir a tecnologia no perder o foco no problema do negcio.
BIBLIOGRAFIA GERAL
ANDAR,
SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR
FUTURO EM PREPARAO.
MUNDO DA IMAGEM, Peridico. Revista Veja errou sobre durabilidade das mdias. Artigo.
Seo: Brasil. Cenadem.
ANDAR,
SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR