O QUE SO ROTINAS ADMINISTRATIVAS?

Todo escritrio, comrcio ou empresa exige um profissional

que conhea bem as diversas rotinas administrativas.
Exigindo assim um profissional capaz de atender
prontamente com habilidade e competncia qualquer
departamento da empresa.
As Rotinas administrativas so formadas por vrios
processos que acontecem de forma sistemtica e que
requerem conhecimento tcnico, cientfico e domnio de
tecnologias.
Conhecimento tcnico - o conhecimento adquirido sobre
determinada coisa, bem especfica. Esse conhecimento
geralmente no adquirido em nenhuma instituio, apenas se tem com os anos de experincia.
Conhecimento
cientfico
conhecimento
adquirido
academicamente ou atravs do que se estudou na escola,
cursos etc.
Domnio de tecnologias est relacionado ao uso de
computadores, tablets, celulares, smartphones, internet etc.
As aes de planejamento, organizao, controle e direo
representam as principais atividades que envolvem o processo
administrativo. Cabe aos profissionais dessa rea implementlas de forma adequada para garantir que os recursos disponveis
sejam utilizados de forma harmnica e proliferem em lucros para
a organizao.
Essa afirmao ratificada por Chiavenato, 2006, quando afirma
que a administrao o processo de planejar, dirigir e controlar
o uso dos recursos e de competncias organizacionais para
alcanar determinados objetivos de maneira eficiente e eficaz por meio de um arranjo integrado e
convergente.

A arte de gerir ou administrar um desafio constante e que pode garantir

o sucesso ou fracasso de qualquer organizao.
preciso ter em mente que o assistente administrativo parte de um processo que visa garantir que os
1

resultados finais estimados sejam alcanados. Porm, a nfase dada aos componentes do processo pode
variar de acordo com os interesses e as necessidades.

J
no

novidade que
os assistentes administrativos so aqueles que assessoram os processos rotineiros da organizao, tendo
sob responsabilidade a gesto de diferentes situaes, como:

Alm das questes apresentadas, no desempenho das atividades que envolvem as rotinas de uma
empresa, existe uma gama de atribuies que precisam ser conduzidas por um profissional preparado.
A autonomia diante dos processos e o risco frente a tomada de decises varia dependendo do tamanho da
organizao.
Nesse contexto, podemos destacar como atribuies de um assistente administrativo, atividades como:
Compras
Pagamentos
Gesto de servios terceirizados ou no, como portaria, limpeza, telefonia, office boy,
Folha de pagamento
Controle de pessoal
Ajudar na recepo se necessrio.
Elaborar oramentos e relao de estoque
Pagar contas, faturas bancrias e fazer faturamento
Manter organizado o escritrio e com bom layout
Sugerir e implementar novos mtodos de trabalho
Contratar e treinar novos auxiliares de escritrio
Conscientizar os funcionrios para os procedimentos de segurana
Digitar cartas, relatrios, memorandos, atas de reunio e outros documentos
Preparar apresentaes e planilhas
Organizar apresentaes, jantares e outros eventos
Manter organizado os arquivos da empresa ou setor
Solicitar mveis, papis, formulrios e outros materiais usados no escritrio
Agora, veja algumas possveis reas de atuao e tente imaginar como funcionamento dos processos
em cada uma dessas reas:

Em multinacionais, atuando nos mais diversos nveis da organizao como gerencias, diretorias e
presidenciais
Escritrios de advocacia
Consultrios mdicos e odontolgicos
Escritrios de contabilidade, imobilirias
Instituies de Ensino
Instituies Pblicas
3

fato que a competncia tcnica requisito bsico para atuar em qualquer profisso.
Um mdico que no sabe aplicar uma injeo, um dentista que no sabe extrair um dente, um engenheiro
que no sabe interpretar uma planta, so situaes inconcebveis.
Porm, s isso no basta. preciso investir nas atitudes comportamentais.
Eu posso ser um excelente mdico, dominar as mais modernas tcnicas de cirurgia, mas se eu no
souber ouvir o meu paciente, olhar para ele, ser emptico situao apresentada, certamente no terei
xito na minha profisso.
Por isso, um assistente administrativo, alm de corresponder aos requisitos tcnicos precisa ter
competncias comportamentais.

E quais so as qualidades pessoais bsicas de um assistente administrativo?

Ter iniciativa.
Bem organizado.
Paciente.
Diplomtico.
Habilidade de relacionar-se com pessoas diferentes.
Saber adaptar-se a novas tarefas.