ROTINAS E PROCEDIMENTOS INERENTES AO SETOR DE REGISTRO E

PROTOCOLO DA REITORIA SEPROT E PROTOCOLOS DAS DEMAIS

UNIDADES COM RELAO CORRESPONDNCIA
As rotinas apresentadas a seguir foram adaptadas das rotinas sugeridas na obra
de Paes (2004, p.55-60).
Protocolo Central da Reitoria e Protocolos das demais Unidades
a) ROTINAS PARA RECEBIMENTO e CLASSIFICAO
Recebimento: Esta atividade consiste em receber os documentos e proceder a
separao dos mesmos quanto aos seguintes aspectos: oficiais; particulares; ostensivos e
sigilosos.
Classificao: A classificao corresponde s operaes tcnicas destinadas a
organizar a documentao de carter corrente, a partir anlise das funes e atividades
do organismo produtor de arquivos. (GONALVES, 1998).
PASSOS
1
2
3
4
5
6
7

8
9

ROTINAS
Receber a correspondncia remetida a Reitoria UDESC ou demais
Unidades (malotes, balco, ect).
Emitir, quando for o caso, recibo (em formulrio prprio) do recebimento
do documento. Por exemplo: documentos de licitao.
Separar a correspondncia oficial (ostensiva e sigilosa ).
Separar a correspondncia particular.
Encaminhar correspondncia sigilosa* para registro.
Distribuir a correspondncia particular.
Abrir correspondncia oficial ostensiva destinada a Reitoria UDESC ou
demais Unidades da Universidade, desde que no haja identificao
especfica de destinatrio e/ou identificao de contedo.
Verificar a quem o documento deve ser encaminhado dentro do setor.
Proceder o registro do recebimento da correspondncia no livro de
protocolo.

*A correspondncia sigilosa no ser aberta por nenhum servidor do SEPROT da UDESC. A

correspondncia ser recebida e encaminhada ao destinatrio.

b) ROTINAS PARA REGISTRO, DISTRIBUIO E TRAMITAO

Registro: a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio (no caso da
UDESC, no CPA), destinado a controlar a movimentao da correspondncia e do
processo e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais, aos interessados.
(BRASIL, Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, 2002).
Distribuio e Tramitao: Nestas etapas procede-se a entrega dos documentos aos
destinatrios, o controle de movimentao dos documentos e presta-se informao sobre
a localizao dos mesmos.
Nesta etapa efetua-se o registro do documento (da correspondncia) no CPA.

PASSOS
1
2
3

ROTINAS
Registrar o documento no caderno de protocolo, de acordo com sua
tipologia (fatura, ofcio, circula interna etc.).
Entregar os documentos aos destinatrios.
Informar sobre a movimentao e localizao inicial dos documentos.

C) ROTINAS PARA EXPEDIO

Expedio de Documentos: A expedio consiste no envio dos originais (com anexos,
se for o caso) aos destinatrios, via correio (ECT), malotes ou em mos. Faz parte ainda
do processo de expedio o envio das cpias, devidamente classificadas acompanhadas
dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivamento (ao Arquivo
propriamente dito).
CORRESPONDNCIA OFICIAL OSTENSIVA E SIGILOSA
PASSOS
1
2

ROTINAS
Receber a correspondncia para expedio. Os envelopes devem vir
fechados, com o endereamento da correspondncia correto e completo.
Expedir o documento (via malote, em mos, ou correio).

Consideraes em torno da expedio de documentos:

Para a postagem e remessa de documentos, deve-se observar o que dispe o
Decreto n 2.534, de 25 de agosto de 2009, sobre a racionalizao de gastos e
padronizao dos procedimentos para o processamento das despesas com
servios de postagem e remessa de correspondncias, no mbito dos rgos e
das entidades da administrao pblica estadual, e estabelece outras
providncias. (GOVERNO DO ESTADO SANTA CATARINA, 2009a).
Recomenda-se consultar tambm o Guia de procedimentos bsicos de controle
interno do Poder Executivo Estadual, mais especificamente o item 2.5 Servios
de Postagem e Remessa de Correspondncias. (GOVERNO DO ESTADO
SANTA CATARINA, 2009b).
Definies importantes para expedio de documentos, segundo o Guia de
procedimentos bsicos de controle interno do Poder Executivo Estadual, acerca dos
servios de postagem e remessa de correspondncias:
Mala Direta Postal: servio no urgente para envio exclusivo de
peridicos, livros, malas diretas, catlogos e materiais promocionais.
Carta Comercial: servio urgente para envio de documentos, com peso
mximo de 500g.
Malote Serca: servio de coleta, transporte e entrega de objetos reunidos
em volume, sendo utilizada para interligar todos os rgos e entidades.
Encomenda Pac: o servio de encomenda da linha econmica para o
envio exclusivo de encomendas, permitindo o acompanhamento do
trmite da encomenda, desde a postagem at a entrega.
Encomenda Sedex: o servio de remessa expressa de documentos ou
encomendas.

 Correspondncia Oficial: aquela que trata de assuntos pertinentes ao

rgo, trocada entre este e outras instituies governamentais e
particulares, constando no envelope o nome do rgo e a Diretoria.
Poder conter o nome do servidor e o cargo que exerce.
Correspondncia Particular: aquela de interesse pessoal de
servidores do rgo, constando no envelope apenas o nome do servidor,
sem indicao do cargo, do nome da instituio e/ou de seus setores ou,
ainda com indicao de PARTICULAR. (GOVERNO DO ESTADO
SANTA CATARINA, 2009b, p. 200).
d) CONSULTA E INFORMAO SOBRE DOCUMENTOS
PASSOS
ROTINAS
1
Recuperar as informaes sobre os documentos a partir da data de envio
nos livros de protocolos.
REFERNCIAS
BRASIL, Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Portaria Normativa n.05
de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos
servios de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e
entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG. Disponvel em:<
http://www.comprasnet.gov.br/legislacao/portarias/pn05_02.pdf >. Acesso em:13 set.
2009.
GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. So
Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 37 p. (Projeto como fazer, v. 2).
GOVERNO DO ESTADO SANTA CATARINA. 2009a. Decreto n 2.534, de 25 de
agosto de 2009. Dispe sobre a racionalizao de gastos e padronizao dos
procedimentos para o processamento das despesas com servios de postagem e remessa
de correspondncias, no mbito dos rgos e das entidades da administrao pblica
estadual, e estabelece outras providncias. 2009a.
Disponvel em:
<http://server03.pge.sc.gov.br/LegislacaoEstadual/2009/002534-005-0-2009-004.htm>.
Acesso em: 08/09/2009.
GOVERNO DO ESTADO SANTA CATARINA. Guia de procedimentos bsicos de
controle interno do Poder Executivo Estadual. 2009b. Disponvel em:
<www.sef.sc.gov.br/auditoria> . Acesso em: 08/09/2009.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3. ed. rev.ampl. Rio de Janeiro: FGV,
2004.