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Procedimentos
GGAF
2014
Ficha Tcnica
Diretoria
Diretor Presidente: Marcelo Pacho dos Guaranys
Diretor de Aeronavegabilidade: Cludio Passos Simo
Diretor de Regulao Econmica: Ricardo Srgio Maia Bezerra
Gerncia geral de ao fiscal
Gerente Geral: Cludio Beschizza Ianelli
Assessor Tcnico: Jos Vieira de Souza Neto
Equipe Responsvel
Chiara Karla Galvao Lima
Jaqueline Rocha de Melo
Mayrlla Lorrane Andrade de Arajo
Natasha Pereira Gomes
Vivian Terciotti Coser
Sumrio
Introduo .......................................................................................... 4
Cadastro de documentos no SIGAD .................................................. 5
Digitalizao de documentos ........................................................... 11
Rotinas de recebimento ................................................................... 12
Rotina de expedio ........................................................................ 14
Rotina de pesquisa de documento................................................... 17
Rotina de processo .......................................................................... 18
Rotina de tramitao ........................................................................ 30
Rotina de arquivamento ................................................................... 34
Pastas da rede da GGAF ................................................................. 36
Introduo
A Gerncia Geral de Ao Fiscal apresenta este Manual de procedimentos
visando a padronizao da gesto de documentos no mbito da GGAF, o que
possibilitar aos usurios maior eficincia no tratamento das informaes.
Essa padronizao abrange os atos praticados na Gerncia Geral de
Ao Fiscal - GGAF, Gerncia de Operaes GEOP, Gerncia de
Planejamento e Inteligncia GPIN, Gerncia Tcnica das Unidades
Administrativas Regionais GTREG, Ncleo de Atendimento Tcnico
Operacional - NAT, Representao Regional da Gerncia Geral de Ao Fiscal
de So Paulo e dos Ncleos Regionais de Aviao Civil, de forma a assegurar
a difuso do conhecimento para que todos possam reconhecer o impacto de
suas aes no desempenho organizacional.
Nesse contexto, a Gerncia Geral de Ao Fiscal desenvolve-se um
trabalho observando a padronizao e a uniformidade de procedimentos que
facilitam as informaes documentais. A correta execuo dos seus
procedimentos evita o retrabalho e garante a celeridade no processamento das
informaes. Baseadas preceitos de Segurana e Qualidade da informao, as
aes desta Gerncia Geral busca garantir que a informao seja utilizada
como fonte para tomada de deciso, objetivo maior de sua gesto.
Desta forma, o presente manual surge como uma ferramenta de
organizao em consonncia com a reviso do Regimento da ANAC e demais
normativos que tratam do assunto.
No primeiro momento, recomenda-se fazer a leitura deste manual de
forma objetiva e voltada para a rotina de trabalho no mbito da GGAF.
Em se tratando de um manual orientado para a prtica de melhorias, ideias
e sugestes so bem vindas, podendo ser encaminhadas para ggaf@anac.gov.br.
Boa leitura.
Gerncia Geral de Ao Fiscal GGAF
2.
AUTORIDADE
CLASSIFICADORA:
DESCLASSIFICAO EM
_____/_____/_______
RECLASSIFICAO EM
______/_____/________
REDUO DE PRAZO EM
____/_____/________
Nome:
Cargo:
Matrcula:
Nome:
Cargo:
Matrcula:
Nome:
Cargo:
Matrcula:
Nome:
Cargo:
Matrcula:
___________________________________________________________________
Assinatura da Autoridade Classificadora
____________________________________________________________________
Assinatura da Autoridade Responsvel pela Desclassificao
____________________________________________________________________
Assinatura da Autoridade Responsvel pela Reclassificao
______________________________________________________________________
Assinatura da Autoridade Responsvel pela Reduo do Prazo
Categorias cdigo
Numrico
01
02
03
04
Defesa e segurana
05
Economia e finanas
06
Educao
07
Governo e poltica
08
09
Indstria
10
Justia e legislao
11
Meio ambiente
12
13
Relaes internacionais
14
Sade
15
Trabalho
16
Transportes e trnsito
17
10
Digitalizao de documentos
A digitalizao visa facilitar a busca, armazenagem no processamento de
documentos. Deve garantir o mnimo de qualidade entre o arquivo digital
gerado e o documento original, levando em considerao suas caractersticas
fsicas e finalidade de uso do arquivo digital.
A digitalizao ser realizada de todos os documentos e seus anexos de
entrada e sada dentro da Gerncia Geral de Ao Fiscal.
Em caso de processo, ser digitalizada a capa do processo juntamente
com os demais documentos.
As configuraes bsicas para digitalizao recomendadas pela ANAC so:
11
Rotinas de recebimento
1. O recebimento de documento dever ocorrer no sistema SIGAD, da
seguinte maneira: Documentos/ barra de rolagem opo receber
tramitao/ informar o documento/ receber.
2.
12
13
Rotina de expedio
Os documentos expedidos devero ser encaminhados conforme abaixo:
1.
2.
14
15
Data:
26/06/2013
Autorizo:
16
17
Rotina de processo
Incluso de processo no sistema:
1. Incluir o documento no sistema, conforme orientaes do Manual de
Procedimentos referente a cadastramento de documentos.
2. Clicar na opo alterar / autuar processo / incluir, conforme passo a
passo abaixo:
18
3.
19
TERMO DE AUTUAO
CONFERIDO
Processo autuado sob o n 00058.095345/2014-81 que trata constitudo
inicialmente com 03 folhas, devidamente numeradas e rubricadas:
01 - Solicitao de Abertura de Processo;
02 - Memorando n288/2014/GTREG/GEOP/GGAF
20
Sigla
Unidade:
GTREG
da
UF
do
Interessado:
BSB
Informaes complementares:
____________________________________
Assinatura do solicitante
PREENCHIMENTO EXCLUSIVO PELO PROTOCOLO
N do Processo: 00058.0953452014-81
21
22
23
24
25
____________________________________
Carimbo e assinatura do servidor
26
27
28
______________________________
29
Rotina de tramitao
Documento
1.
2.
30
5.
31
32
Processo
1.
33
Rotina de arquivamento
Documento
1. O arquivamento de documento ir dar-se pelo atendimento do
cumprimento das providncias decorrentes e mediante ao despacho da
chefia hierrquica.
2. O documento externo recebido dever ser arquivado no SIGAD e na
pasta de arquivo aps o encerramento do assunto.
3. O documento s ser arquivado, depois da anlise e despacho do
chefe imediato. O despacho ser feito atrs do prprio documento.
4. Como proceder: visualizar o documento/ arquivar/ informar o armrio/
informar a pasta/ motivo-despacho/arquivar. Os demais campos devero
conter 01.
34
Processo
1.
35
DOCUMENTOS:
RECEBIDOS
ANO 2012
ANO 2013
ANO 2014
- AUTOS
- CARTAS
- DESPACHOS
- DEMANDAS MINISTERIO PUBLICO
- DIVERSOS
- FOLHA DE ENCAMINHAMENTO
- MEMORANDO CIRCULAR
- MEMORANDO
- NOTA TECNICA
- OFICIO CIRCULAR
- OFICIO
- PARECER
- PORTARIA
- PROCESSOS
- RELATRIOS DE FISCALIZAO
ENVIADOS
ANO 2012
ANO 2013
ANO 2014
- AUTOS
WORD
JANEIRO
FEVEREIRO
MARO
DIGITAL
JANEIRO
FEVEREIRO
MARO
36
2.
3.
4.
37
CARTAS
DESPACHOS
DIVERSOS
FOLHA DE ENCAMINHAMENTO
MEMORANDO
MEMORANDO CIRCULAR
NOTA TECNICA
OFICIO
OFICIO CIRCULAR
PARECER
PLANO DE TRABALHO
PORTARIA
PROJETOS BASICOS
PROCESSOS
RELATRIOS DE FISCALIZAO
ADMINISTRATIVO
MODELOS
- AUTORIZAO PARA EXPEDIO DE DOCUMENTOS
URGENTES
- CERTIFICAO DE VISTA DE PROCESSO
- ETIQUETAS
- FORMULRIO DE ABERTURA DE PROCESSO
- TERMO DE ATUAO
- TERMO DE ENCERRAMENTO
- TERMO DE ABERTURA DE VOLUME (PROCESSO)
- TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
- REQUISIO DE VEICULO OFICIAL
- REQUISIO DE MATERIAL DE CONSUMO
MPR
- MPR
APRESENTAES
PESSOAL
BANCO DE CURRICULOS
CAUTELAS
CERTIFICADOS
CONTROLE DE FOLGAS
ESTAGIRIOS
FRIAS
PROCESSOS DE CAPACITAO
PROCESSOS DE REMOO
REGISTRO DE FREQUENCIA
TREINAMENTO
5.
SCDP:
VIAGENS NACIONAIS
- FORMULARIOS DE SCDP
- GRU
- PRESTAO DE CONTAS
JANEIRO
FEVEREIRO
MARO
Exemplo1: n PCDP/ Comprovante de embarque/ nome do servidor
Exemplo2: n PCDP/ Relatrio de viagem/ nome do servidor
- OPERAES (CRIARIA SUBPASTAS COM OS NOMES
DAS OPERAES)
VIAGENS INTERNACIONAIS
JANEIRO
FEVEREIRO
MARO
ORAMENTO
6.
7.
PROCESSOS GFIS
8.
REUNIES
GT COPA
GERENCIAMENTO DE CRISE
GT OLIMPADAS E PARALIMPADAS
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