Resumo de Auditoria

Assunto:

AUDITORIA OPERACIONAL

AUDITORIA OPERACIONAL

I - CONCEITO
Auditoria Operacional consiste em avaliar as aes gerenciais e os procedimentos
relacionados ao processo operacional, ou parte dele, dos rgos ou Entidades da
Administrao Pblica Federal, programas de governo, atividades, ou segmentos destes,
com a finalidade de emitir uma opinio sobre a gesto quanto aos aspectos da eficincia,
eficcia, economicidade, efetividade e qualidade, procurando auxiliar a administrao na
gerncia e nos resultados, por meio de recomendaes que visem aprimorar os
procedimentos, melhorar os controles e aumentar a responsabilidade gerencial.
II - OBJETIVOS
1.Comprovar a conformidade s diretrizes, polticas, estratgias e ao universo normativo;
2. Avaliar os controles internos;
3. Identificar procedimentos desnecessrios ou em duplicidade e recomendar sua correo;
4. Identificar as reas crticas e riscos potenciais e proporcionar as bases para sua soluo;
5. Melhorar o desempenho e aumentar o xito das organizaes por meio de
recomendaes oportunas e factveis;
6. Avaliar as medidas adotadas para a preservao dos ativos e do patrimnio e para evitar
o desperdcio de recursos;
7. Aferir a confiabilidade, segurana, fidedignidade e a consistncia dos sistemas
administrativos, gerenciais e de informaes;
8. Avaliar o alcance dos objetivos e metas identificando as causas de desvio do seu
atingimento, quando houver;
9. Identificar reas que concorrem para aumento e/ou diminuio de custos e/ou receitas;
10. Recomendar e assessorar a implantao de mudanas.
III - METODOLOGIA DE ABORDAGEM PARA TRABALHOS
OPERACIONAL

DE

AUDITORIA

A presente metodologia para abordagem de trabalhos de Auditoria Operacional prev

pelo menos nove etapas, e diversos passos em cada uma, para a sua realizao e leva em
conta que h a necessidade de se hierarquizarem as prioridades ao longo do tempo em
funo da materialidade, riscos e mudanas de cenrio tendo em vista que os recursos
disponveis so escassos e os custos elevados.
Na realidade atual do Sistema de Controle Interno - SCI, onde estes trabalhos sero
desenvolvidos em rgos ou Entidades j do conhecimento do Sistema, alguns passos
podero ser eliminados, bem como outros a critrio de quem planejar a abordagem, podero
ser adicionados.
As nove etapas so:
I - ANLISE DE RISCO DAS UNIDADES
II - HIERARQUIZAO E PRIORIZAO DAS UNIDADES
III - PLANEJAMENTO DE LONGO PRAZO E IDENTIFICAO DE CICLOS DE
AUDITORIA
IV - LEVANTAMENTOS PRELIMINARES
V- PLANEJAMENTO DO TRABALHO DA UNIDADE SELECIONADA E ELABORAO
DE PROGRAMA ESPECFICO
VI - EXECUO DOS TRABALHOS DE CAMPO
VII - ELABORAO DO RELATRIO COM RECOMENDAES
VIII - ACOMPANHAMENTO DA IMPLEMENTAO DAS RECOMENDAES.
IX - REALIMENTAO DO SISTEMA DE INFORMAES GERENCIAIS COM OS
NOVOS ELEMENTOS COLHIDOS DURANTE A AUDITORIA

I - ANLISE DE RISCO DAS UNIDADES

De posse de informaes coletadas ao longo do exerccio, tais como balanos

oramentrios e financeiros, denncias, notcias de jornais, relatrio de atividades, relatrios
e pareceres de auditoria interno e externo, diligncias das reas de contabilidade analtica,
pessoal e fiscalizao, relatrios de acompanhamento de programas de governo, convnios,
contratos, processos administrativos, sindicncias, etc, a unidade de auditoria elabora a
Composio de Criticidade que representa o conjunto de indcios e constataes relevantes
passveis de exames auditoriais. Trata-se da composio dos problemas efetivos ou
potenciais identificados, por unidade, em determinado perodo de tempo.
Em funo desses elementos monta-se uma Matriz de Risco, levando-se em
considerao tambm as melhorias implantadas pela unidade e as economias obtidas que
so elementos de diminuio de riscos. As principais variveis que compem a Matriz so a
Materialidade, Relevncia e Criticidade.

A Matriz de Risco oferece um primeiro indicativo de prioridades que serviro de

suporte tomada de deciso sobre que aes deveriam ser priorizadas. Evidentemente,
como o perfil de informaes de cada unidade varivel a Matriz de Risco apenas mais
um elemento de anlise. Cabe s chefias de auditoria analisarem estas informaes e luz
da experincia e viso de conjunto do universo de unidades sob sua jurisdio proporem
uma hierarquizao programtica.

II - HIERARQUIZAO E PRIORIZAO DAS UNIDADES

Montada a Matriz de Risco, considerando as diretrizes estabelecidas pelo rgo

Central da SFC, considerando as atividades legalmente dispostas por prazos, considerando
as demandas especficas provenientes do Ministrio Supervisor e outros clientes, e a
sensibilidade dos gerentes da unidade de controle quanto a aspectos estratgicos da
administrao pblica a unidade de auditoria estabelece uma hierarquizao dos assuntos e
fixa uma prioridade de atuao.
III - PLANEJAMENTO DE LONGO PRAZO E IDENTIFICAO DE CICLO DE AUDITORIA

 claro que dentro de cada unidade gestora existe uma gama de atividades
importantes a serem auditadas que no permitem serem tratadas apenas como um momento
dada a quantidade de unidades a serem permanentemente acompanhadas. Isso induz a que
cada um desses aspectos seja tratado individualmente ao longo de chamados ciclos de
auditoria (varivel para cada tipo de unidade).
Cabe chefia estabelecer a seqncia dos trabalhos fixando os ciclos por cada
unidade.

IV - LEVANTAMENTOS PRELIMINARES
A abordagem desta etapa
compreende um amplo diagnstico levantando-se
pormenorizadamente o que faz a organizao e como realiza suas operaes, obtendo os
dados necessrios ao conhecimento do rgo, Entidade ou Programa analisado.
Sinteticamente, busca-se nesta etapa a familiarizao com o ambiente a auditar.
O enfoque do levantamento preliminar o de conhecer a unidade a ser auditada,
identificando as principais reas e atividades, levantando os principais fluxos operacionais,
identificando os principais controles e procedimentos da unidade.
A razo desse
procedimento se justifica medida que se procuram reas em que os riscos sejam mais
elevados, os benefcios possam ser maximizados, os custos reduzidos e os processos
melhorados.
Os resultados do levantamento preliminar devem ser registrados e relatados para
utilizao no planejamento e execuo dos trabalhos de auditoria.
A seguir so apresentados os principais passos desta etapa:
1. Conhecer a legislao, as normas internas e disciplinamentos inerente ao rgo
ou Entidade, e as atividades e ambiente externo;
2. Conhecer as diretrizes governamentais e a que casos se encontram subordinado o
rgo ou Entidade;
3. Conhecer a misso ou tipo de negcio que o rgo ou Entidade se dedica com
nfase nos produtos ou servios principais;
4. Relacionar as autoridades com
Entidade ou programa;

responsabilidades de conduo

do rgo,

5. Levantar o histrico e antecedentes das atividades do rgo ou Entidade ou

Programa, inclusive com relao aos rgos de controle externo, unidades de auditoria
interna e auditorias independentes, quando houver;
6. Conhecer o segmento empresarial e governamental em que a unidade atua;
7. Levantar informaes veiculadas nos meios de comunicao a respeito do rgo
ou Entidade;
8. Visitar as instalaes que, alm de proporcionar seu conhecimento fsico, visa
obter informaes sobre:
8.1. a situao econmico-financeira e patrimonial do rgo ou Entidade;
8.2. a estrutura do rgo ou Entidade;
8.3. a infra-estrutura empresarial especfica do rgo ou Entidade em questo
(planejamento, organizao, direo, controle etc);
8.4. os mtodos de operao do rgo ou Entidade (manuais, rotinas etc);
8.5. as fontes e montante de recursos que so geridos pelo rgo ou
Entidade;
8.6. a auditoria interna, da auditoria independente e de consultores, sobre
possveis deficincias no rgo ou Entidade;
8.7. os controles internos do rgo ou Entidade;
8.8. as avaliaes dos dirigentes e outros atores quanto s
fraquezas existentes no rgo ou Entidade.

vantagens e

V - PLANEJAMENTO DO TRABALHO DA UNIDADE SELECIONADA E ELABORAO DE

PROGRAMAS ESPECFICOS
A etapa de planejamento dos trabalhos tem como alvo abordar a unidade frente aos
pontos fracos e fortes identificando na fase de levantamentos preliminares no rgo ou
Entidade, buscando permitir delimitar o escopo dos trabalhos de campo, definir objetivos a
serem atingidos e procedimentos para a execuo dos mesmos.
A seguir so apresentadas duas fases desta etapa e os principais passos:
FASE I

Esta fase ser normalmente executada pelo chefe ou coordenador de auditoria ou

auditor designado para efetuar o planejamento, e compreender os seguintes passos:
1. Diagnstico a respeito do rgo ou Entidade efetuado com base nos dados obtidos
nos levantamentos preliminares;
2. Pr-planejamento geral, onde o responsvel pelo trabalho, com base nos estudos
efetuados com dados da etapa de levantamentos preliminares, procurar delimitar reas ou
sistemas no rgo ou Entidade, que nesta fase e com as informaes que se dispe
evidenciem a existncia de riscos;
2.1. Com base em Sistema de Anlise de Riscos da Unidade de
Auditoria, estabelecer ranking decrescente das reas ou sistemas que lhe
paream apresentar riscos potenciais;
2.2. Com base no ranking, estabelecer um Ciclo de Auditoria inicial e
sugerir o primeiro trabalho de auditoria operacional a ser realizado no rgo
ou Entidade sob anlise;
3. Relativamente a este primeiro trabalho definir:
3.1. Objetivos;
3.2. Equipe, em quantidade e qualificao dos auditores;
3.3. Durao dos trabalhos.
FASE II
Esta fase ser executada j pela equipe de auditoria convocada pelo dirigente e
compreender os seguintes passos:
1. Planejamento em si, onde a equipe aps estudar os dados sua disposio (neste
passo, de uma maneira mais profunda) delimitar as reas ou sistemas que ofeream riscos
potenciais);
NOTA: Estas reas ou sistemas podero ser diversos das anteriormente
definidas pela gerncia, coordenao ou auditor designado.
2. A equipe definir critrios especficos de riscos, para o rgo ou Entidade em
questo, com a finalidade de estabelecer ranking decrescente das reas ou sistemas que
apresentem riscos potenciais.
NOTA: Estas reas ou sistemas podero ser diversos das anteriormente
definidos pela gerncia, coordenao ou auditor designado.

3. Com base no ranking, proposto a equipe estabelecer um Ciclo de Auditorias a ser

aplicado no rgo ou Entidade e confirmar ou redefinir o primeiro trabalho de Auditoria
Operacional a ser realizado no rgo ou Entidade sob anlise;
3.1 Caso ocorram dvidas na determinao das reas ou sistemas a abordar, uma
nova visita s instalaes pode se tornar necessria;
NOTA: Havendo modificao nas reas ou sistemas a abordar, a equipe, os
objetivos e a durao dos trabalhos podero ser modificados.
4. A equipe definir os objetivos da auditoria e o alcance de cada um e o que se
pretende obter em cada rea exame neste primeiro trabalho de Auditoria Operacional a ser
desenvolvido no rgo ou Entidade;
5. A equipe far a determinao precisa do escopo.
NOTA: Numa auditoria operacional, escopo quer dizer determinao da
atividade ou atividades a serem examinadas e mtodos gerais ou de reviso a serem
aplicados no exame, podendo se aplicar a toda a organizao, dependendo do porte,
ou somente a algumas de suas atividades, isoladamente ou combinadas.
extremamente importante estabelecer o escopo a um nvel capaz de resultar uma
auditoria significativa e um trabalho passvel de ser feito dentro de um prazo
realisticamente aceitvel.
6. A equipe desenvolver o Programa de Auditoria Operacional especfico para o
primeiro trabalho de auditoria, compreendendo:
6.1. Objetivos;
6.2. Procedimentos;
6.3 Critrios de Auditoria e os Padres de Desempenho associados
cada critrio;
6.4. Papis de Trabalho.
NOTA: Convm salientar que somente neste passo, onde j esto definidas as
reas ou sistemas a auditar, as presumveis deficincias e o que exatamente se quer
melhorar, que pode ser desenvolvido o Programa de Auditoria para esta situao
especfica, pois no tem sentido um Programa de Auditoria Operacional genrico.
7. Determinao final dos recursos necessrios realizao do trabalho, incluindo os
financeiros, materiais, logsticos e humanos.

VI - EXECUO DOS TRABALHOS DE CAMPO

Esta etapa compreende as anlises no campo dos aspectos definidos no
planejamento e que proporcionem o alcance do objetivo da auditoria.
Consiste em verificar as atividades em exame, com vista a avaliao dos processos
utilizados e proposio de medidas corretivas, caso sejam constatados desvios e
inconsistncias.
A seguir so apresentados os passos desta etapa:
1. Aplicar o Programa de Auditoria.
2. Sugerimos o seguinte fluxo para abordagem e anlise dos resultados.

PADRES DE
DESEMPENHO
ASSOCIADOS A CADA
CRITRIO DE AUDITORIA
DEFINIDO (ITEM 6.3)

SITUAO OBSERVADA
NO RGO OU ENTIDADE
AUDITADA

COMPARAR

SEM DIVERGNCIA

COM DIVERGNCIA
(EVIDNCIA OU ACHADO
DE AUDITORIA)

ANALISAR E DETERMINAR
CAUSA/EFEITO DAS
DIVERGNCIAS

PROPOSIA DE
SOLUES

ANOTAR PARA COMENTAR

POSITIVAMENTE NO
RELATRIO

PARA RELATRIO

NOTA: Na fase de execuo do trabalho de campo, recomenda-se que seja includa a

coleta de informaes e dados que venham a auxiliar o planejamento da prxima
auditoria do ciclo definido.
VII - ELABORAO DO RELATRIO COM RECOMENDAES

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O relatrio deve retratar o trabalho realizado de forma clara, objetiva e concisa sem
necessidade de explicaes verbais adicionais de modo a que o receptor tenha o
entendimento perfeito do propsito do auditor.
O relatrio de auditoria dever apresentar as vantagens e fraquezas, causas e
conseqncias identificadas, bem como comentrio positivo quando for o caso, servindo de
base para implementao de aes gerenciais pelo Gestor da rea auditada e conter as
recomendaes para correo dos desvios.
A seguir so apresentados os passos desta etapa:
1. Elaborao do relatrio preliminar, ainda quando a equipe estiver no campo;
2. Apresentao deste relatrio preliminar aos dirigentes do rgo ou Entidade com a
finalidade de discutir as recomendaes que faro parte do relatrio definitivo, bem como
colher a aceitao ou no quanto as evidncias apresentadas e se possvel quais as aes
que sero implementadas;
NOTA: Proceder conforme IN/SFC N 03 da SFC de 15 de agosto de 1996.
3. Elaborao do relatrio definitivo destacando os pontos levantados, as aes que o
auditado se compromete a desenvolver para correo se for o caso, suas justificativas e as
recomendaes;
Observao: essencial que sejam destacadas as aes positivas encontradas
nas reas ou sistemas que foram auditados.

VIII - ACOMPANHAMENTO DA IMPLEMENTAO DAS RECOMENDAES

A exemplo de toda e qualquer atividade de auditoria e sem interferir diretamente no
rgo ou Entidade, necessrio que a Unidade de Controle Interno responsvel pela
realizao da auditoria efetive um trabalho de acompanhamento (follow-up)da
implementao das recomendaes constantes do Relatrio Final para fins de avaliao
quanto a, dentre outros, resultados produzidos em termos monetrios e em termos
operacionais.
IX - REALIMENTAO DE SISTEMAS DE INFORMAES GERENCIAIS COM OS
NOVOS ELEMETNOS COLHIDOS DURANTE A AUDITOR
1. Registrar, em sistemas ou em qualquer metodologia adotada para
acompanhamento de achados de auditoria, as ocorrncias obtidas durante os trabalhos que
resultarem em recomendaes de auditoria.
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2. Elaborar parecer sobre o Planejamento e o Programa de Auditoria desenvolvidos

visando a subsidiar trabalhos futuros em relao correo de possveis falhas ou
procedimentos inadequados observados.

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