XIII SIMPEP - Bauru, SP, Brasil, 6 a 8 de Novembro de 2006

Implementao do programa 5S, como elemento do lean

administrativo, no almoxarifado da FCM/UNICAMP
Adalberto da Cruz Lima (UFPA) aclima@fem.unicamp.br
Paulo Corra Lima (UNICAMP) plima@fem.unicamp.br

Resumo: Este trabalho apresenta a implementao da filosofia do 5S no almoxarifado da

Faculdade de Cincias Mdicas (FCM) da UNICAMP com objetivo de reduzir o tempo de
resposta aos pedidos solicitados pelos usurios do almoxarifado na Diviso de Suprimentos
da FCM. A metodologia de implementao consistiu da aplicao dos cinco senso, dos
elementos do Sistema de Produo Enxuta e de workshop para treinamento dos funcionrios,
de forma a integr-los no projeto de implementao e criar time de melhoria no
almoxarifado. Seguindo a etapa anterior, desenvolve-se o cronograma para implementao
utilizando as ferramentas 5W2H, com objetivo de dar transparncia ao processo de melhoria.
Os resultados da pesquisa demonstram que a implementao desta filosofia trouxe maior
velocidade nas entregas, melhoria do layout e no fluxo interno de coleta de materiais com
reduo significante no tempo de entrega e no ressuprimento.
Palavras Chave: Lean Administrativo; Gesto da Produo; 5S.
1. Introduo
O Sistema de Produo Enxuta tem sua origem datada da dcada de 50 no Japo e foi
desenvolvida por Taiichi Ohno na Toyota, conforme descrito por Womack e Jones (1998),
para resolver problemas de alta variao nos processos, eliminao dos desperdcios e reduo
dos custos operacionais.
O lean Administrativo tratado no ambiente prestador de sevios, especificamente na
Faculdade de Cincias Mdicas tem os mesmos princpios do Sistema Toyota de Produo
porm, na implementao da filosofia 5S somente alguns elementos do STP so aplicados
para melhoria do processo interno no almoxarifado da FCM.
Para George (2004), a meta do Sistema de Produo Enxuta acelerar a velocidade de
qualquer processo atravs da reduo de desperdcio em todas as suas formas. Os conceitos do
Lean Administrativo seguem os mesmos princpios do STP, ou seja, a abordagem para este
ambiente no poderia ser diferente uma vez que tambm desenvolvem produtos que geram
desperdcios atravs da prestao de servios.
A criao do fluxo de processo contnuo deve contemplar a eficcia no processo para
fazer fluir de forma contnua na separao e dispensao de materiais desde a emisso do
pedido at a entrega do produto nas mos dos clientes. Para tanto, necessrio que o foco do
processo seja atender as necessidades dos clientes, portanto, as empresas prestadoras de
servio tambm devem se adequar s modernas formas de gerenciar seus negcios para
eliminar os desperdcios, reduzir custos e atender seus clientes com qualidade, eficcia e
respostas rpidas. Segundo Liker (2005), criar fluxo significa reunir operaes que de outro
modo estariam separados. Destaca ainda que, quando as operaes so conectadas, h mais
trabalho em equipe, rpido feedback quanto a problemas de qualidade precedentes, controle
sobre o processo e presso direta das pessoas para solucionar problemas, pensar e
desenvolver-se.
Com o objetivo de reduzir o tempo de processamento no almoxarifado da FCM, como
extenso da aplicao do Lean Administrativo na Diviso de Suprimentos detectou-se que o
almoxarifado um setor gargalo para a cadeia, portanto, requerendo um tratamento de

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melhorias que possam eliminar as perdas geradas no processo de compras. Neste sentido
percebe-se melhorias substanciais na Cadeia de Suprimentos da FCM com introduo da
filosofia 5S gerando reflexo em outras reas, clientes deste setor da faculdade.
Neste estudo so utilizados alguns elementos do Sistema da Produo Enxuta descrito
por Pyzdek (2000) que so: Controle Visual, Operao Padro, Fluxo de Produo e
Manuteno e Segurana, elementos estes que complementam a filosofia 5S.
2. Justificativa da Pesquisa
A Faculdade de Cincias Mdicas da UNICAMP preocupada com os resultados dos
seus segmentos administrativos, busca atravs de ferramentas gerenciais otimizar os processos
de compras de forma eficaz com objetivo de reduzir os custos de aquisio. Porm se deparou
com gargalos e desperdcios localizados em alguns setores como o almoxarifado. A
dificuldade de atender a todos os clientes internos o grande problema, porm custos com
desperdcios tambm notrio dentro do setor, custos estes gerados por estoques excessivos,
produtos fora do prazo de validade e retrabalho no processo de entrega de materiais
solicitados e ainda, sistema informao truncada, sem confiabilidade.
Por outro lado, o nmero de pedidos alto dificultando o atendendimento no prazo
exigido pelos clientes e gerando um lead time longo o que leva a um descrdito no processo,
implicando em custos adicionais para a Diviso de Suprimentos e reclamaes junto
Direo da faculdade. Partindo desta premcia, necessrio uma interveno no almoxarifado
para que se consiga responder com eficincia e eficcia s atribuies para o qual o setor
justifica sua existncia dentro da estrutura organizacional.
Partindo desta problemtica foi aplicado a fiosofia 5S, como elemento do lean
administrativo, no amoxarifado para solucionar o incmodo gerado pela ineficincia do setor,
e detectado no Mapeamento da Cadeia de Valor realizado na Diviso de Suprimentos da
FCM.
3. Definio e metodologia de implementao
O 5S trata de uma ferramenta bsica da Qualidade Total que mobiliza esforos em
prol da melhoria constante dos locais de trabalho atravs da utilizao, da ordenao, da
limpeza, da padronizao e da disciplina.
Os conceitos so descritos por vrios estudiosos, porm para Frana (2003), uma
forma simples de definir 5S : Atividades que praticadas por todos, com determinao e
mtodos, resultaro em um ambiente (casa, local de trabalho, clube ou mesmo cidade)
agradvel e seguro.
Para Lee (2006), 5S um procedimento que organiza os locais de trabalho ou
departamento, cujo objetivo aumentar a eficincia do macro nvel, tornando o local de
trabalho arrumado, ordenado e acessvel gerando um impacto visual drstico e tambm
aumentando o orgulho e o moral da equipe.
Os cinco sensos, so a porta de entrada de uma eficaz implementao do Lean
Administrativo e de Gesto da Qualidade Total. Este fato percebido pelo grande
envolvimento dos funcionrios e pela motivao dos membros da equipe de melhoria uma vez
que os resultados so rpidos e de fcil visualizao. Para Frana (2003), na verdade a
essncia dos 5S outra: mudar atitudes e comportamento. Sua prtica contnua e insistente
leva, inevitavelmente, a uma mudana interior que resultar, ao final, em uma disposio
mental para a prtica de um programa onde os resultados, so de mdio ou longo prazo. O 5S
ento um processo educativo que possibilita a mudana comportamental e cultural das
pessoas na organizao.
Com a implementao do programa 5S a faculdade pode: eliminar desperdcio, reduzir
risco de acidente de trabalho, reduzir o tempo de respostas aos clientes do setor, reduzir e
melhorar o ndice e o giro de estoque de materiais, entre outras vantagens da implementao.

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Para tanto, aplicou-se no almoxarifado os cinco sensos de melhoria, descritos abaixo,

que consiste de etapas definidas atravs de planejamento para implementao.
Seiri consiste na seleo de materiais desnecessrio e que devem ser descartado aps
criteriosa avaliao de sua utilizao.
Seiton processo para ordenao, arrumao e organizao da rea estudada, com
identificao dos locais certos para cada material utilizado.
Seiso consiste em estabelecer cronograma de limpeza e manuteno do ambiente.
Seiketsu Definio e padronizao dos processos de trabalho, abordando a qualidade de
vida do usurio do processo.
Shitsuke a preparao para o auto-gerenciamento, auto disciplina para manuteno da
ordem.
A implementao da filosofia 5S, uma trilha que pode e deve ser adaptada de acordo
com as caractersticas e necessidades de cada empresa, tendo o cuidado de no entrar em
choque com a cultura local. Cada passo tem que ser muito bem entendido, e o porque da sua
execuo tem de ser sempre levado em conta. Sabendo-se qual o objetivo a ser atingido ser
mais fcil desdobr-lo para dentro da organizao. Para tanto, foi aplicado o modelo de sete
passos (FRANA, 2003).
1 Passo Comprometimento da Alta Direo
Para dar incio ao 5S importante a participao e o comprometimento da Alta Direo na
liderana das atividades, demonstrando o comprometimento oficial da empresa na conduo
do Programa.
2 Passo Criao do Time do 5S (Facilitadores)
A formao de uma equipe de apoio ao projeto o chamado Time do 5S ser responsvel
pela realizao de todas as aes necessrias para a implementao do programa.
3 Passo Diagnstico
O diagnostico uma auditoria informal, feito pelo Time do 5S que deve fazer registros de
como a empresa se encontra com relao ao acmulo de materiais desnecessrios para a
realizao das tarefas, organizao e limpeza dos setores antes do inicio da implementao
dos 5S. O registro feito por meio de fotos e filmagem da situao atual, principalmente dos
locais considerados crticos.
4 Passo Disseminao dos conceitos do 5S
O 5S, acima de tudo, um processo educacional. Os colaboradores devem ser capacitados nos
seus fundamentos e na sua prtica. Esses fundamentos so adquiridos em cursos e literaturas
especficas.
5 Passo Preparativos para o Dia D
O Dia D ou dia da limpeza deve ser planejado e programado as atividades (infra-estrutura e
eventos) com antecedncia, e fazendo a divulgao, principalmente criando a expectativa para
o Dia da Limpeza, tomando-se o cuidado para garantir a eficcia deste dia. Agendar o Dia
D, uma vez que neste dia as atividades de rotina sero suspensas, portanto, deve-se escolher
um dia que no provoque transtorno para a empresa, empregados, fornecedores e clientes.
6 Passo O Dia da Limpeza
Estando tudo planejado com antecedncia, o Dia D transcorrer sem problemas. Este dia
considerado o grande marco da implantao do 5S. o dia em que todos iro se dedicar
exclusivamente limpeza e a organizao do local de trabalho, seguindo a metodologia do
5S.
7 Passo A Arrumao
Depois de ficar na seo com apenas o necessrio para a execuo das tarefas chegou a hora
de arrumar tudo. Um arranjo simples que facilite e que permita a realizao das tarefas com

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um mnimo de esforo. O Time do 5S deve incentivar e cobrar de cada colaborador

individualmente sua participao na realizao dos demais Sensos.
O processo de implementao poder ser dado como concludo quando o padro de
avaliao for superior 90%, por trs meses consecutivos, partindo-se ento para a
manuteno e melhoramento.
4. Resultados e Anlises
A implementao do programa 5S um resultado da implementao do Lean
Administrativo na Diviso de Suprimento onde a Diretoria percebeu a necessidade de atuar no
almoxarifado, uma vez que este apresentou-se como um gargalo para o processo de compras.
Seguindo os passos descritos acima, a aplicao da metodologia teve como atividade inicial o
treinamento e preparao para as mudanas necessrias que ocorreriam em funo da nova
forma de tratar os processos internos.
Aps reunio do Time de melhoria da Diviso de Suprimentos, foi eleita o Time de
5S para o setor e definido o incio da implementao no almoxarifado para depois se
estender para toda a diviso.
Para definio da data inical para implementao, foram realizadas vrias reunies
preliminares para definio de local para descarte, transporte, classificao dos materiais, etc..
e o cronograma de implementao definida pela ferramenta 5W2H, onde ficou definido os
responsveis para gerar os resultados esperados neste primeiro momento.
Na aplicao do senso de descarte, adotou-se o critrio de avaliao do processo de
ao para descarte mostrado na Tabela 1, combinado com a metodologia para anlise de
descarte apresentado na Figura 1.
TABELA 1 Metodologia para anlise do material a ser descartado
ANLISE

Quando
usado?

FREQUNCIA

AO TOMADA

Constantemente

Acondicionar no posto de
trabalho ou prximo dele

Ocasionalmente

Manter um pouco afastado do

posto de trabalho

Pouco (necessrio)

Acondicionar no local de
depsito

Nunca (freqncia muito longa) Destino = Descarte

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Destinatrio
(quem ir utilizar)

SIM

Bom para
Comercializao

SIM

DESCARTE

NO

TIL?

CONSERVADO?

NO

Comercializao
de material
reciclvel

NO

RECUPERVEL
?

SIM

Planejar para
reparo

NO

NO

LIXO?

SIM

Jogar fora

(REAVALIAO
DO PROCESSO)

Figura 1 Fluxograma para o processo de ao para o descarte

Observa-se neste primeiro momento, que o local de trabalho no apresenta segurana
para os funcionrios uma vez que h muitos atropelos no fluxo dentro do ambiente sendo
observado ainda que os materiais no possuem um local definido para armazenamento
causando um tempo excessivo para encontr-los.
A Figura 2, mostra o diagnstico do ambiente interno no almoxarifado, onde observase materiais dispostos no cho causando perda na qualidade de alguns produtos, e desordem
existente com materias de vrios tipos misturados e vrias caixas sobre as prateleiras com
risco de acidente, no momento da retirada das mesmas.

FIGURA 2 Foto mostrando o diagnstico no almoxarifado

Aps avaliao do diagnstico no almoxarifado foi marcado o Dia D para
implementao do primeiro senso, foi realizado a avaliao utilizando o modelo da Figura 1 e
Tabela 1, o que resultou no descarte de materiais inservveis, fora de validade, e sem uso para
a FCM. Neste instante, o custo do descarte foi assustador para a Diretoria da faculdade, uma
vez que o valor descartado corresponde a 28% do custo total do almoxarifado, o que revela a
ineficincia do setor.
Seguindo a etapa de descarte, o Time do 5S passou ento a ordenar e organizar o
ambiente de trabalho, sendo que esta fase foi realizada em dois instantes, primeiro utilizando
os mveis existentes e depois quando da aquisio dos novos mveis, resultado do projeto de
melhoria da rea. O resultado desta fase mostrado na Figura 3.

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FIGURA 3 Fotos mostrando as etapas de arrumao e ordenao no almoxarifado

Neste mesmo instante, foi realizado o senso de limpeza o que fez com que o programa
de implementao avanasse em direo dos objetivos traados.
O prximo passo foi a implementao do senso de padronizao, o que resultou em
boas discusses para que se chegasse a resultados que pudessem atender aos objetivos da
faculdade desdobrados para a Diviso de Suprimento.
Neste sentido, fez-se uma avaliao no fluxo interno do almoxarifado para que a
distribuio das estantes pudesse dar maior velocidade na busca e seleo dos materiais, bem
como na identificao do local do armazenamento e ressuprimento. Ainda nesta fase de
implementao, definiu-se as instrues de trabalho para atendimento interno no
almoxarifado, ou seja, ficou definido: o tempo de solicitao de ressuprimento; data para os
usurios solicitarem material; informatizao dos pedidos; local para expedio de materiais;
entrega programada aos clientes e reduo do lead time no processo de coleta interna.
A Figura 4 apresenta o resultado da implementao do senso de padronizao no
almoxarifado mostrando os dois ambientes aps definio do novo fluxo.

FIGURA 4 Foto mostrando novo layout e padronizao do almoxarifado

Aps definio do layout para a rea, que gerou melhor fluxo interno, o prximo passo
criar operaes-padro que garantam o bom desempenho do almoxarifado reduzindo as
variaes existentes no armazenamento e na dispensao dos materiais. Para isso, definiu-se a
identificao dos materiais nas prateleiras, local para aramazenamento de produtos perigosos,
local de material para expedio, de material em trnsito, etc.
Os resultados encontrados com a implementao da filosofia 5S na Faculadade de
Cincias Mdicas vem apresentando ganhos muito signigficativo na Diviso de Suprimento,
Almoxarifado e na Manuteno de Servios Auxiliares. Porm, o programa avanou mais
rapidamente no almoxarifado, uma vez que, este setor vinha apresentando baixo desempenho,
sendo avaliado como setor gargalo da faculdade.
Os resultados alcanados so apresentados na Tabela 2 e comparados com padres de
melhoria j consolidada em alguns segmentos (LEE, 2006).
Outros resultados encontrados foram:
- reduo do lead time na entrega dos pedidos de 121 dias para 12 dias. 90%
- eliminao dos desperdcios gerados pela perda de validade de produtos em 69%.

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custo de estoque reduzido em 38%.

utilizao de espao fsico ganho de 28% de rea til.
gesto visual de todos os processos internos recebimento, armazenamento e
dispensao.
pedidos de materiais on line reduzindo em 69% o tempo de ciclo do processo de separao
dos materiais.
TABELA 2 Resultados alcanados e comparados com outros padres
BENEFCIO
SEGURANA

COMENTRIOS
Reduo de risco de acidente em funo da
organizao e padonizao

PADRO

ALM/FCM

Reduo <
70%

85%

ESPAO

Espao maior apreveitado na melhoria do

layout interno

Reduo entre
5% - 60%

28%

PRODUTIVIDADE

Aumento de produtividade interna no

almoxarifado percebido pelos clientes

Aumento de
15% a +50%

80%

MORAL DA EQUIPE

O moral percebido pelo envolvimento e

comprometimento com a melhoria

Melhoria
significante

Bons
resultados

MOVIMENTAO

A movimentao excessiva foi eliminada

com a organizao e padronizao

Reduo de
20% - 50%

45%

MELHORIAS

A disciplina o ponto mximo para a busca

de novas melhorias

Alto nmero
de sugesto

Tomadas de
deciso

Adaptado: Lee (2006)

5. Concluso
A implementao dos conceitos do Sistema de Produo Enxuta, neste trabalho,
chamado de lean Administrativo uma nova forma de gerenciar processos dentro do
ambiente em estudo, gerando resultados surpreendentes para a alta direo da faculdade,
porm o sucesso do projeto de melhoria reflexo do comprometimento dos diretores e do
envolvimento de todos os funcionrios e clientes da Diviso de Suprimentos.
O passo seguinte na implementao, consiste na manuteno das operaes-padro
estabelecidos, na eliminao de desperdcios ainda no detectados e atendimento dos pedidos
com lead time menor que 10 dias, utilizando o conceito (PEPS), ou seja, primeiro que entra,
primeiro que sai.
Este trabalho quebra um paradigma existente de que, em ambientes administrativos
pblicos no possvel atingir padres de excelncia com modernas ferramentas gerenciais.
Os resultados alcanados mostram sim que possvel, desde que o ambiente seja preparado e
as pessoas estejam motivadas para as mudanas advindas da implementao desta ferramenta.
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