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eSocial: Sistema de escriturao digital das obrigaes fiscais e

previdencirios e trabalhistas
Mariano Yoshitake
Elisangela Perez
Francisco Santos Ventura
Gerson Barroso Camargo
Luciana Alves Alpio
Resumo
O eSocial a escriturao digital da folha de pagamento e das obrigaes
trabalhistas, previdencirias, tributrias e fiscais relativas a todo e qualquer vnculo
trabalhista, seja ele com ou sem vnculo empregatcio. Visando unificar as informaes
prestadas aos rgos envolvidos: Ministrio do Trabalho e Emprego, Receita Federal,
Previdncia Social e Caixa Econmica Federal (FGTS). O principal objetivo o de
diminuir o nmero de divergncias entre os dados repassados a estes rgos.
Palavras-Chave: eSocial.Sistema de Escriturao Fiscal Digital das Obrigaes
Fiscais Previdencirias e Trabalhistas.
1.

Introduo

1.1

Contextualizao

No final de 2013 e comeo de 2014, comeamos a ver um assunto relevante para

nossa futura rotina, o eSocial.
Voc j deve ter ouvido falar do eSocial, se ainda no ouviu, certamente ouvir,
e continuar a t-lo como tema cada vez mais constante.
O Sistema de Escriturao Fiscal Digital das Obrigaes Fiscais, Previdencirias
e Trabalhistas, tambm conhecido como eSocial, faz parte do Sistema Pblico de
Escriturao Digital (SPED), criado atravs do Decreto n 6.022/2007 como parte do
Programa de Acelerao do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010).
O eSocial, assim como os demais braos do SPED, promove uma completa
mudana comportamental na gesto das informaes das empresas, alterando assim a
fiscalizao, ou seja, no mais o auditor fiscal que vai at o contribuinte em busca das
informaes e documentos: agora a empresa que vai at o rgo de fiscalizao
quando transmite os seus arquivos digitais via SPED, cujo canal de comunicao para
as questes trabalhistas e previdencirias o eSocial.
Uma fiscalizao superficial j feita hoje com as GFIP's mensais, em que se
confessam os dbitos previdencirios e de FGTS, para que posteriormente o Governo
possa confrontar tais dados com seus respectivos pagamentos, e, caso sejam verificadas
divergncias, travam-se as emisses de CND. Temos tambm os CAGED's mensais e a
RAIS anual entregues ao Ministrio de Trabalho com as informaes sobre vnculos
empregatcios.
Entretanto, como veremos, o eSocial vai muito alm e ser uma janela de
observao, permitindo aos diversos rgos a ele relacionados examinar bem de perto o
dia-a-dia das empresas.
1.2

Justificativa

um projeto do Governo Federal que vai coletar as informaes trabalhistas,

previdencirias, tributrias, fiscais e do FGTS, relativas a contratao e utilizao de
mo de obra onerosa, com ou sem vnculo empregatcio, armazenando-as no ambiente
Nacional do eSocial.
Quem ir participar: O Ministrio do Trabalho e Emprego, o Ministrio da
Previdncia Social MPS, o Instituto Nacional do Seguro Social INSS, a Secretaria
da Receita Federal do Brasil RFB e a Caixa Econmica Federal, representando o
Conselho Curador do FGTS.
A nova obrigao abrange todos os contribuintes, desde o empregador domstico
e o microempreendedor individual (MEI), passando pelas micro, pequenas e mdias
empresas com ou sem empregados, at as grandes corporaes.
1.3 Objetivo
1.3.1 Objetivo Geral
Atualmente as empresas so obrigadas a preencher diversas declaraes e
documentos que possuem basicamente as mesmas finalidades, o eSocial servir para
unificar as informaes contidas nestes locais.
Garantir os direitos dos trabalhadores, simplificar o cumprimento das obrigaes
pelos empregadores reduzindo custos e a informalidades e qualificar as informaes
prestadas ao Estado.

Quadro 1: www.silvestrin.com.br
1.3.2 Objetivo Especfico
A partir do eSocial os prazos para informar cadastros, as movimentaes e
eventos trabalhistas no sistema passaro a ser assim:
Na admisso: os dados e documentos referentes s admisses de empregados
devero ser encaminhados com antecedncia, pois a comunicao no eSocial dever
ocorrer at a data de incio do empregado, ou seja, a prpria data de admisso, no
sendo mais possvel a admisso de empregados por ocasio do fechamento da folha com

data retroativa; esse procedimento acarretar num aviso do sistema, confessando a

informao do registro fora do prazo, sujeito s penalidades.
No caso do afastamento temporrio: todas as ocorrncias que envolvam
afastamento, seja por doena ou licena-maternidade, devem ter comunicao imediata
no eSocial., elas devero ser informadas imediatamente, para que seja possvel cumprir
o prazo legal de insero desses registros no eSocial, e com isso preparar toda
documentao necessria para que o empregado possa requerer o benefcio junto ao
INSS, caso o afastamento se prorrogue por mais de 15 dias, ou ao iniciar o perodo de
licena-maternidade.
ASO - Atestado de Sade Ocupacional: os cadastros do sistema eSocial possuem
campos especficos para o preenchimento das datas atualizadas dos exames
admissionais, peridicos, de retorno funo e demissionais. Se a empresa ainda no
mantm regularmente atualizada, alm das demais obrigaes referentes sade e
segurana do trabalho, de acordo com seu CNAE e grau de risco, chegada a hora de
regularizar essa situao para viabilizar a manuteno das informaes atualizadas no
eSocial.
CAT - Comunicao de Acidente do Trabalho: os acidentes de trabalho devem
ter comunicao imediata no eSocial, pois a informao dessa ocorrncia dever ser
imediata, para que seja possvel cumprir o prazo legal de insero do registro do
acidente de trabalho no eSocial, e preparar toda documentao necessria para que o
empregado acidentado possa requerer o benefcio junto ao INSS, caso o afastamento se
prorrogue por mais de 15 dias.
Desligamento e Aviso Prvio: no ser possvel fazer desligamentos retroativos,
pois a informao referente sada do empregado deve ser comunicada no eSocial no
prazo de pagamento de rescises: at 10 dias corridos no caso de aviso indenizado ou
ausncia de aviso no pedido de demisso, e at o dia seguinte ao trmino do aviso
trabalhado, sendo assim o impacto se dar com relao informao sobre o
desligamento, pois o eSocial dever ser alimentado no prazo legal e para tanto a
movimentao dever sempre ser informada com antecedncia.
Estagirios: pela primeira vez os estagirios faro parte de uma declarao
trabalhista. Tambm devero fazer parte dos Programas de Sade e Segurana do
Trabalho, quem mantiver estagirios em desacordo com o previsto na legislao dever
repensar a prtica e adequar os contratos de estgios conforme a Lei especfica, ou partir
para a contratao CLT.
Frias: as frias devem sempre ser pagas com no mnimo dois dias teis de
antecedncia; porm, o aviso de frias, comunicando ao empregado seu perodo de
descanso de acordo com o perodo aquisitivo completado, deve ter data de 30 dias de
antecedncia ao incio do perodo de gozo das frias, as informaes devem ser
enviadas com o prazo legal de 30 dias de antecedncia. aconselhvel programar com
antecedncia as frias que sero concedidas ao longo do ano, o que pode ser feito com
um relatrio mensal de frias que contenha as informaes bsicas sobre perodos
aquisitivos dos empregados. Com essa prtica, ser possvel cumprir o prazo legal para
informao.
Alguns poucos exemplos, que no esgotam as situaes, so: PAT atualizado
(Programa de Alimentao do Trabalho); contratao de aprendizes por empresas no
optantes do SIMPLES com mais de sete empregados; contratao obrigatria de
deficientes por empresas com mais de 100 empregados; quantidade de horas extras
dentro do limite previsto (proibido exceder 10 horas de jornada de trabalho); dentre
diversos outros temas, por isso ser necessrio providenciar a atualizao dos cadastros

de empregados nos sistemas de folha de pagamento com informaes sobre ASO,

estabilidades, atividades desempenhadas pelo trabalhador, escala de frias e outras.

Quadro 02: www.contabilidadesantarita.com.br

1.4 Problemas
O Ministrio do Trabalho, a Caixa Econmica Federal, a Previdncia Social e a
Receita Federal sero os quatro rgos gestores do eSocial. Tem entre si o desafio de ter
ferramentas inteligentes para gesto de todas as informaes que esto cobrando das
empresas. Do outro lado, os empregadores tero desafios como integrao e
convergncia das informaes das reas de gesto, recursos humanos, financeira,
jurdica, mdicas e de segurana do trabalho.
A falta de conhecimento sobre a complexidade do projeto por falta do
empresariado. So mais de 2400 novas informaes para envio aos quatro rgos acima
citados. A melhor instruo at o momento que todos se preparem com antecedncia
para o eSocial, revisando arquivos e processos, revendo as regras de CLT e se
adequando ao correto cumprimento, alm de se adequar em tecnologia e treinamento de
pessoal.
Conhecidos os problemas, enfrent-los imediatamente levar, certamente, ao
saneamento antes da implantao do sistema eSocial, evitando transtornos e multas
trabalhistas vindouros.
Alguns exemplos de transtornos futuros;
a) Com a falta do programa de sade do trabalho, sem o qual no ser possvel
inserir o empregado na folha de pagamento;
b) Empregado sofre um acidente de trabalho e a empresa no emite a CAT.
este caso o MTE possa emitir uma multa eletronicamente (sem sequer comparecer na

empresa) ao empregador com base no que dispe o art. 22 da Lei 8.213/91 e art. 201 da
CLT.
c) Com a contrao de autnomo sem sua incluso na folha, sem importar com
sua documentao. Prtica que tambm dever ser abolida imediatamente.
d) Outra prtica comum, que dever ser eliminada, o empregado faltar ao
trabalho e somente vrios dias aps o afastamento comparecer a empresa e apresentar
atestado de 15 dias de afastamento.
e) Contratar empregado no incio do ms e somente no final do ms enviar a
documentao para admisso. O eSocial est programado para rejeitar esse
procedimento. Eliminar mais esse jeitinho, imediatamente, ir gerar o costume de
adotar postura correta por parte das pessoas envolvidas com admisso de empregados.
f) Conceder aumentos de salrios de empregados aps o fechamento da folha
do ms (com efeitos retroativos). O sistema eSocial somente fechar folha com os dados
de qualquer alterao cadastral inserido antes do envio do evento mensal folha de
salrios.
g) Fechamento de folha de pagamento antes do ltimo dia do ms, que
conflitante com a legislao trabalhista e facilmente ser detectado pelo sistema eSocial
No usar tal procedimento evitar multas eletrnicas.
h) comum o empregado receber salrio no 5 dia til e, imediatamente, ficar
sabendo que est entrando de frias. Ora, o aviso de frias deve ser dado ao empregado
30 dias antes do incio do perodo a ser gozado como frias. Tal prtica deve acabar
para evitar as multas eletrnicas. O sistema eSocial detectar qualquer prtica usual
contrria legislao em vigor.
O evento eSocial marcante, porm envolve apenas burocracia porque no cria
direitos trabalhistas. Trata-se da organizao das informaes trabalhistas num nico
endereo: O portal do eSocial.
Com o novo cronograma do eSocial citado pela RFB em aviso recente, assim
ficou as novas datas estimadas e divulgado recentemente:
1 - Disponibilizao do aplicativo para qualificao do cadastro dos
trabalhadores existentes nas empresas - consulta de CPF, PIS/NIT e data de nascimento
na base do sistema do Cadastro Nacional de Informaes Sociais (CNIS): maro 2014.
2 - Manual de especificao tcnica do XML (layouts) e conexo WebService:
abril 2014.
3 - Ambiente de testes para conexo WebService e recepo dos eventos iniciais
(pr-produo): maio 2014, prorrogados para 2015.
4 - Ambiente de testes para conexo WebService e recepo do cadastramento
inicial dos trabalhadores: julho 2014, prorrogados para 2015.
5 - Obrigatoriedade de prestar a informao via eSocial, mdulo empregador
domstica: 120 dias aps a publicao da regulamentao da Emenda Constitucional
72/2013 (a antiga PEC das domsticas), prorrogados para 2015.
6 - Implantao do eSocial por fases para as empresas de lucro real:
cadastramento inicial at 31 de outubro de 2014; envio dos eventos mensais de folha e
apurao dos tributos a partir da competncia relativa a outubro de 2014; substituio da

Guia de Recolhimento do FGTS e informaes Previdncia Social (GFIP) a partir da

competncia relativa a janeiro de 2015, prorrogados para 2015.
7 - Implantao do eSocial com recolhimento unificado para segurado especial e
pequeno produtor rural: a partir de 1 de maio de 2014, prorrogados para 2015.
8 - Implantao do eSocial por fases para o segundo grupo de empregadores:
empresas de lucro presumido, Simples Nacional, entidades imunes ou isentas, MEI,
produtores rurais e demais equiparados a empresas: cronograma em anlise pelos
ministrios e pela Secretaria da Micro e Pequena Empresa da Presidncia da Repblica.
9 - Entes pblicos: administrao direta, autrquica e fundacional da Unio,
Estados, Distrito Federal e Municpios: cadastramento inicial at 31 de janeiro de 2015;
entrega da primeira competncia do eSocial, relativa a janeiro de 2015, at sete de
fevereiro de 2015, prorrogados.
10 - Substituio da DIRF, RAIS, CAGED e outras informaes acessrias e
entrada do mdulo da reclamatria trabalhista: a partir de janeiro de 2015, prorrogados.
1.5 Metodologia
O eSocial no est alterando nada que j no esteja previsto na Legislao
Trabalhista. Seu impacto ser em como as empresas exercem tais obrigaes. Alm
disso, ele estar abrangendo vrias esferas do Governo Federal e possibilitando que as
informaes sejam muito mais analticas do que jamais foram at hoje. A veracidade e o
imediatismo dos eventos acompanharo tal revoluo na prestao de informaes.
Com isso, o relacionamento das empresas de contabilidade ou profissionais da
rea com os seus clientes ou empregadores ficar ainda mais estreito, pois haver a
necessidade de obter as informaes praticamente em tempo real para que seja feita a
interface entre as prticas trabalhistas dos empregadores e os rgos oficiais que
recebero as informaes referentes sua folha de pagamento e o dia-a-dia de seus
empregados. Para tanto, se faz necessrio um processo intenso de capacitao da equipe
incumbida de atender a essa mais nova obrigao.
2. Reviso da Literatura
Ser atravs do eSocial que sero comunicados todos os eventos e prticas
trabalhistas Receita Federal do Brasil, previdncia social, caixa econmica federal e
agora tambm ao Ministrio do trabalho e emprego e por fim, at justia do trabalho.
perceberam que, dessa maneira, com o eSocial e seu aliado, o DCTF-Prev, o Governo
ter sua disposio os dados necessrios para simplificar e dar maior celeridade s
fiscalizaes.
A principal observao com relao comunicao de todos os eventos
trabalhistas o mais rpido possvel, e em alguns casos, como admisses e frias, at
antes do evento, e mais uma vez, com relao a todos os atestados de sade ocupacional
e diversos laudos tcnicos que compem os Programas de Controle Mdico do
Trabalho, Programas de Riscos Ambientais e toda a documentao obrigatria referente
sade e engenharia do trabalho, preveno de acidentes, CIPA, Perfil Profissiogrfico
Previdencirio (PPP) que deve ser elaborada por empresas especializadas e
regulamentadas pelo Ministrio do Trabalho e Emprego, contratadas para este fim.
Quem j possui toda essa documentao deve se certificar de sua validade e renov-la

conforme prazos legais. Contudo, aqueles empregadores que ainda carecem de

regularizao imprescindvel que o faam urgentemente a fim de ingressar no eSocial
com a sua situao em ordem.

Estudo de Caso
A Organizao Contbil Francisca De Paula Ltda, Fundada em 08/05/1974 seu ramo de
atividade principal Contabilidade, localizada desde sua fundao na Rua Francisca de
Paula, n 868, Vila Carro, CEP 03436-000, So Paulo, sendo composta por trs scios:
Nicola Costa, Cibele Pereira Costa e Rosineide Maria Alves da Silva. Tem em seu
quadro de equipe 57 colaboradores.

Divergncias apontadas nos cadastros dos funcionrios

Casos de divergncia para uma contratao, que impedem o funcionrio de ser
registrado na empresa no prazo correto.
Certido de Nascimento (cartrio) erro na hora de registrar a criana;
RG (Secretaria de Segurana Social) erro na digitao, falta de informao, ou a
pessoa casou e no alterou os dados;
CPF (Receita Federal) se o RG ou outros documentos estiver com divergncia
cadastral, o mesmo tambm ter problemas;
PIS (Caixa Econmica Federal) se o cadastro estiver com divergncia no RG,
CPF, ou certido de casamento, tambm haver divergncia na entrega das obrigaes;
Titulo de Eleitor (Cartrio Eleitoral) quando o funcionrio (a) casa e no altera
seus dados.
Certificado de Alistamento Militar com divergncias cadastrais vinculados com
todos os documentos.
Certido de casamento obrigao de atualizar todos os documentos.
Carteira de Trabalho e Previdncia Social (CTPS) atualizar informaes caso o
funcionrio alterar o nome.
Endereo caso haja alterao de endereo informar a empresa para novas
atualizaes.
Certido de nascimento dos dependentes para imposto de renda, penso
alimentcias, seguro de vida, auxilio previdencirios.

Quadro 03: www.zun.com.br

4. Concluso
O eSocial no est alterando nada que j no esteja previsto na Legislao
Trabalhista. Seu impacto ser em como as empresas exercem tais obrigaes. Alm
disso, o eSocial estar abrangendo vrias esferas do Governo Federal e possibilitando
que as informaes sejam muito mais analticas do que jamais foram at hoje. A
veracidade e o imediatismo dos eventos acompanharo tal revoluo na prestao de
informaes.
Com isso, o relacionamento das empresas de contabilidade ou profissionais da
rea com os seus clientes ou empregadores ficar ainda mais estreito, pois haver a
necessidade de obter as informaes praticamente em tempo real para que seja feita a
interface entre as prticas trabalhistas dos empregadores e os rgos oficiais que
recebero as informaes referentes sua folha de pagamento e o dia-a-dia de seus
empregados. Para tanto, se faz necessrio um processo intenso de capacitao da equipe
incumbida de atender a essa mais nova obrigao.
Atravs do eSocial sero comunicados todos os eventos e prticas trabalhistas
receita federal do Brasil (RFB), previdncia social (INSS), caixa econmica federal
(FGTS) e agora tambm ao ministrio do trabalho e emprego (MTE) e, por fim, at
justia do trabalho. Percebe-se que, dessa maneira, com o eSocial e seu aliado, a dctfprev, o governo ter sua disposio os dados necessrios para simplificar e dar maior
celeridade s fiscalizaes.
A principal observao com relao comunicao de todos os eventos
trabalhistas o mais rpido possvel, e em alguns casos, como admisses e frias, at
antes do evento, e mais uma vez, com relao a todos os atestados de sade ocupacional
e diversos laudos tcnicos que compem os Programas de Controle Mdico do
Trabalho, Programas de Riscos ambientais e toda a documentao obrigatria referente
sade e engenharia do trabalho, preveno de acidentes, CIPA, Perfil Profissiogrfico
Previdencirio (PPP) que deve ser elaborada por empresas especializadas e
regulamentadas pelo Ministrio do Trabalho e Emprego, contratadas para este fim.
Quem j possui toda essa documentao deve se certificar de sua validade e renov-la
conforme prazos legais. Contudo, aqueles empregadores que ainda carecem de
regularizao imprescindvel que o faam urgentemente a fim de ingressar no eSocial
com a sua situao em ordem.
REFERNCIAS
eSocial. Disponvel em: www.esocial.gov.br Acesso em: 03/11/2014.
eSocial. Disponvel em: www.fiscosoft.com.br. Acesso em 04/11/2014.
Manual do usurio. disponvel em: www.esocial.gov.br/manualantecipado.aspx. Acesso
em 07/11/2014.

Manual do usurio. disponvel em: www.esocial.gov.br/doc/MOS-versao1_1minuta.pdf.

Acesso em 08/11/2014.