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DOI 10.

5433/1981-8920v16n1p1

O PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS


DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS: UMA
ANLISE CRTICA
EL PLAN DE CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL
CONSEJO NACIONAL DE ARCHIVOS: UN
ANLISIS CRTICO

Eliezer Monteiro Pinho tc.pinho@gmail.com


Arquivista na Agncia Nacional de Telecomunicaes (ANATEL).

Resumo
Tendo por base o plano de classificao de documentos proposto pelo Conarq, e
tomando como corte de anlise a subclasse 080 Pessoal Militar, o presente estudo
traa um panorama das imprecises e limitaes do instrumento, ao mesmo tempo em
que sugere novas perspectivas na aplicao da classificao enquanto funo
arquivstica. O texto tambm propicia um vislumbre dos desafios de raciocnio envolvidos
na prtica da temtica abordada, bem como sugere outra metodologia de classificao,
diferente da que ora utilizada pelo Conarq.
Palavras-chave
Recuperao da informao. Plano de classificao de documentos. Tratamento
arquivstico. Gesto de documentos.

INTRODUO

A classificao um procedimento matricial na organizao dos


documentos de arquivo. Todos os demais aspectos de um programa de gesto de
documentos de arquivo dependem da classificao. A verificao da prescrio
dos valores primrios e a anlise da existncia do valor secundrio em conjuntos
documentais, por exemplo, exigem a satisfao desse pr-requisito sendo,
portanto, considerados insuficientes como forma de identificao, avaliao e
acesso apenas o nmero de registro e a data do documento (INDOLFO, 2008,
p.160).
O documento, e mais tarde o arquivo, nasce no momento em que se inicia
uma tarefa, um trabalho ou um registro. O plano de classificao destina-se a

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representar, sob o ponto de vista intelectual, as informaes arquivsticas


decorrentes do exerccio de tais funes e atividades de uma organizao ou
pessoa fsica. Quanto mais a estrutura do arquivo e dos documentos que o
constituem forem uma representao das suas funes, melhor e mais rpida
ser a recuperao da informao desejada (THOMASSEM, 2006, p. 7).
No entanto, a representao das informaes contidas em documentos de
arquivo como um problema para a Arquivstica recente e, por isso, ainda pouco
estudada (RODRIGUES, 2003, p. 213). Segundo Ribeiro (1996, p. 9), no campo
da Biblioteconomia as tcnicas de tratamento documental esto suficientemente
estudadas e tm uma aplicao generalizada. No campo da Arquivstica, porm,
as tcnicas de tratamento documental no esto devidamente aprofundadas, nem
as normas que existem tm aplicao consensual.
Esta realidade corroborada por outros autores, dentre os quais Orr (2006,
p. 29):
T.R. Schellenberg, arquivista norte-americano dos anos 50,
manifestou a viso de que a classificao bsica para a gesto
de documentos correntes. Na mesma poca, na Austrlia, Ian
MacLean, que mais tarde iria influenciar fortemente o
desenvolvimento da moderna arquivstica australiana, escreveu
que a classificao a base do estudo da administrao dos
documentos modernos. No entanto, at a relativamente pouco
tempo, a classificao teve quase nenhuma abordagem na
literatura referente gesto de documentos1 (Traduo nossa).

No Brasil, o desenvolvimento da classificao de documentos de arquivo


se deu a partir de maro de 1996, com a publicao da Resoluo n 4 do
Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), a qual tornou o seu uso obrigatrio nos
arquivos referentes s atividades-meio da Administrao Pblica Federal. O plano
de classificao nasceu na Secretaria de Planejamento da Presidncia da
Repblica (Seplan), nos anos 80, aps a identificao de que at aquele
momento no havia nenhuma iniciativa de sistematizao das metodologias de
tratamento dos arquivos (SOUSA et al., 2006, p. 4).
Tendo sofrido sua terceira modificao em agosto de 2004, a essncia
metodolgica de aplicao do Plano de Classificao permaneceu inalterada. O
estudo de Sousa e colaboradores (2006, p. 5) trazem luz acerca dos reflexos
dessa trajetria, mediante algumas percepes dos usurios:
Quanto s dificuldades em aplicar o Cdigo, a maioria (86%)
afirmou possuir dvidas na aplicao, enquanto somente 14% no
tiveram dificuldade em utilizar o instrumento. Entre as dificuldades
relatadas esto: entendimento do Cdigo (por desconhecimento e
falta de clareza do instrumento), possibilidade de classificar em
mais de um cdigo (mltiplas interpretaes), defasagem do
Cdigo, no contemplando todas as funes e atividades
desenvolvidas pelos rgos.
1

T.R. Schellenberg, US National Archivist in the 1950s, expressed the view that classification is basic to the management
of current records. In Australia in the same year, Ian MacLean, who was later to strongly influence the development of
modern Australian recordkeeping, wrote that classification is the foundation of the study of modern records administration
(). However, until relatively recently, classification received scant coverage in the records management literature.

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Andresa Castro, uma das colaboradoras na elaborao do Plano de


Classificao, reconhece que o instrumento tem problemas, os quais, a nosso ver,
constituem motivo suficiente para a sua reviso por parte do Conarq, mediante a
participao da comunidade arquivstica nacional:
Andresa Castro considera um fator positivo o Cdigo de
Classificao de Documentos do Conarq possuir critrios de
classificao baseados em espcies, funes, atividades e
assuntos, simultaneamente. Para ela, isso no dificulta o
entendimento, pelo contrrio, d uma abrangncia maior,
facilitando o trabalho do classificador. No entanto, ela considera
que o Cdigo no autoexplicativo, de difcil entendimento,
devido s muitas tcnicas e a metodologia, sendo necessrio o
acompanhamento de um arquivista para utiliz-lo (SOUSA et al.,
2006, p. 5).

AS FUNES E ATIVIDADES COMO VIAS DE SENTIDO PARA A


CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS

As propostas de classificao do Conarq utilizam, indistintamente, nas


subdivises das subclasses, os critrios assunto, funo, espcie documental
ou tipologia documental (normalmente para apontar o assunto) e atividade (s
vezes empregada no nvel de funo, ou vice-versa).
Conforme Gonalves (1998, p. 23), o emprego do termo assunto, no
mbito arquivstico, gera inmeras confuses, sendo ora entendido como
atividade, ora como tema. Seria conveniente que o uso do termo assunto
fosse evitado, pois se refere, mais propriamente, ao contedo estrito de um
documento. Assim, um relatrio sobre as atividades de alunos e professores de
uma escola municipal nas comemoraes do Dia 7 de Setembro estar associado
atividade desenvolvimento de tarefas pedaggicas (ou outra similar), mas
poder ser remetido a assuntos ou temas diversos (ensino, civismo,
nacionalismo, etc.).
Para melhor compreenso deste tpico, cumpre que se estabelea o
referencial terico de distino entre os elementos de significado aqui tratados,
quais sejam:
a) Funo - o conjunto das atividades que a organizao exerce para a
consecuo de seus objetivos. Tais atividades devem ser similares e conexas ou
interdependentes, de execuo contnua e de carter duradouro e sem trmino
previsto (SOUSA, 2009, p. 29).
b) Atividade - segundo a Norma Internacional para Descrio de Funes
(ISDF), editada pelo Conselho Internacional de Arquivos, atividades so as
tarefas desempenhadas por uma entidade coletiva para realizar cada uma de
suas funes. Normalmente h mais de uma atividade associada a cada funo.
Assim, cada funo est desdobrada em atividades, que so um conjunto
de procedimentos necessrios para a execuo de um processo de trabalho. Das
atividades resultam os documentos, que so o resultado de toda essa vinculao.

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Por isso preciso que a classificao reflita a priori as funes e as atividades do


rgo que produziu ou recebeu os documentos. A tipologia documental Folha de
Respostas, por exemplo, pode estar relacionada atividade Exame Vestibular,
que relacionada subfuno Admisso de Discentes, que por sua vez est
inserida na funo Graduao (CONCEIO, 2008, p.12).
c) Espcie Documental a diviso de gnero documental que rene tipos
documentais por suas caractersticas comuns de estruturao da informao. So
exemplos de espcies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, fotografia,
memorando, ofcio (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 77). Tipo ou Tipologia
documental, por sua vez, a configurao que assume uma espcie documental,
de acordo com a atividade que a gerou. Por exemplo: boletim (de ocorrncia,
escolar, mdico), certido (de casamento, de nada consta), relatrio (de
atividades, de impacto ambiental). Cumpre destacar que normalmente o tipo
documental que preside a srie arquivstica.
Aps esta rpida tomada terica, podemos afirmar que o emprego
indiscriminado de parmetros com significado e natureza diversos tem tornado a
aplicao do instrumento do Conarq bastante confusa, ainda mais quando ocorre
este conflito no mesmo nvel de classificao, aparecendo juntos, por exemplo,
assunto e atividade, assunto e tipologia documental. Um breve corte da
subclasse 080 (Pessoal Militar), com as devidas observaes, permite melhor
visualizao dessa disparidade de critrios:
Cdigo

Contedo

Observaes

080.1

LEGISLAO
Incluem-se atos normativos internos, tais como:
normas, avisos, portarias (de carter geral), bem
como os boletins (administrativo, de pessoal e de
servio), diretrizes, procedimentos, pareceres, estudos
e/ou decises de carter geral.

LEGISLAO assunto

080.2

IDENTIFICAO MILITAR

IDENTIFICAO
funo2.

080.21

IDENTIDADE MILITAR. CARTEIRA. CARTO


Incluem-se documentos referentes produo da
identificao militar: guia de remessa de material de
identificao; mapa mensal do material tcnico; ficha
de identidade grande; ficha individual datiloscpica;
carto ndice; identidade provisria; ficha de dados
cadastrais.

1. Identidade Militar tipologia


documental.
2. Carteira e Carto so espcies
documentais.

080.22

CONCESSO DE PASSAPORTE: DIPLOMTICO


E/OU OFICIAL

1.

080.3

ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS. CADASTRO


Incluem-se folhas de alteraes; caderneta registro
cadastro; caderneta sanitria; declarao/cadastro de
dependentes; declarao/alterao de beneficirios;
ficha de apresentao; ficha individual; ficha padro
PASEP; termo de opo ou de retificao da licena
especial; ficha de cdigo de especialidade e termo de

1.

MILITAR

CONCESSO
DE
PASSAPORTE atividade.

ASSENTAMENTOS
INDIVIDUAIS
podem
ser
assunto
ou
espcie
documental.
2. CADASTRO atividade, cujo
fim manter atualizados os
registros
funcionais
dos

2 A funo Identificao dos militares e pensionistas da corporao quando vista de relance pode parecer se tratar de
uma atividade. Numa anlise mais cuidadosa, se pode verificar que de fato funo, pois compreende atividades tais
como: Emisso de carteiras de identidade funcional, Identificao datiloscpica dos militares e pensionistas da
corporao, Controle e destinao final de carteiras de identidade funcional no mbito da corporao.

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renncia de penso militar, bem como os documentos


referentes contagem de tempo de servio e
concesso e cessao de porte de arma.

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servidores
de
uma
organizao.
3. Embora sendo atividade, este
cdigo est no nvel de uma
funo.

081

INGRESSO NAS FORAS ARMADAS

assunto.

081.1

RECRUTAMENTO. SELEO.
Incluem-se documentos produzidos em fases
anteriores a incorporao: edital de concursos e
orientaes especficas; inscrio para concurso;
questionrio biogrfico simplificado; seleo e
designao
para
incorporao
e
matrcula;
cronograma de realizao de provas; material de
divulgao; controle da aplicao das provas;
nomeao e termo de compromisso de banca de
provas; lista de candidatos; relatrios e atas dos
processos seletivos; provas escritas, prticas e orais
(exemplares nicos); gabaritos; resultados das provas;
relao dos candidatos aprovados; recursos;
instrues complementares de convocao e de
sistema de servio militar; seleo para ingresso na
carreira militar: testes, provas de ttulos, cartes
respostas de testes ou provas do candidato.

RECRUTAMENTO
e
SELEO funo, pois inclui
as atividades investigao
social
de
candida-tos,
inscrio
para
concurso,
controle da aplicao de
provas,
designao
para
incorporao e matrcula, e
seleo para ingres-so na
carreira militar.

081.2

INCORPORAO
Incluem-se documentos referentes a ingresso do
convocado ou voluntrio, militar da reserva ou civil,
em uma organizao militar (OM) a qual fique
vinculado de modo permanente, independente de
horrio, e com os encargos inerentes referida
organizao: convocao incorporao para prestar
o servio militar obrigatrio, seja o servio militar
inicial ou outras formas posteriores; atos de
convocao incorporao; alistamento; dispensa ou
iseno do servio militar; estgios.
- Quanto aos atos normativos referentes ao plano
geral
de
convocao
e
s
instrues
complementares, classificar em 080.1.
- Quanto designao para o servio ativo, classificar
em 086.13.

1. INCORPORAO atividade.
2. Contudo est classificada no
nvel de uma funo.

081.3

MATRCULA
Incluem-se documentos referentes admisso do
convocado ou voluntrio em qualquer escola, centro,
curso de formao de militar da ativa, ou em rgo de
formao da reserva.

1. MATRCULA atividade.
2. Foi colocada no nvel no de
uma atividade, mas de uma
funo.

081.4

NOMEAO
Incluem-se documentos referentes ao ato pelo qual o
convocado ou voluntrio, aps a sua formao e/ou
preparao, ingressa nos corpos e / ou quadros de
carreira de oficiais, nos postos iniciais ou nos corpos /
quadros de oficiais da reserva.

1. NOMEAO atividade.
2. Contudo est colocada no nvel
de uma funo.

081.5

EXERCCIOS DE MOBILIZAO /APRESENTAO


Incluem-se documentos referentes s campanhas de
convocao; mapas de encargos de mobilizao;
relatrios sobre o exerccio de apresentao da
reserva; controle de efetivo de militares temporrios
(mdicos, farmacuticos, dentistas, veterinrios); tiros
de guerra.

O texto refere-se a uma funo,


pois
inclui
as
atividades
organizao de campanhas de
convocao, controle de efetivo
de
militares
temporrios,
e
exerccio de apresentao da
reserva.

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081.9

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A INGRESSO


NAS FORAS ARMADAS

O uso de outros e miscelneas


ruim
na
classificao
de
documentos de arquivo.

082

PLANO DE CARREIRA

PLANO DE CARREIRA tipologia


documental, aqui empregada como
assunto.

082.1

PROMOO
Incluem-se documentos referentes aos trabalhos das
Comisses de Promoo, tais como: contagem de
antigidade; propostas de posicionamento no quadro
de acesso; faixa de cogitao; cogitao /incluso no
quadro de acesso; lista de escolha; ato de promoo;
ressarcimento e reconsiderao de ato; recontagem
de pontos; correo de posio hierrquica; retificao
de promoo; lista de mritos relativos; informaes
sobre a existncia de inquritos e aes judiciais
envolvendo os avaliados; promoo post-mortem e
por motivo de justia.

PROMOO funo, pois abarca


as atividades aplicao de cota
compulsria,
instruo
de
processos
de
promoo,
organizao de quadros de
acesso, assessoramento CPO3
e CPP4, elaborao e proposio
de propostas de reduo de
interstcio, dentre outras.

082.2

CURSOS
Incluem-se documentos referentes habilitao do
militar para a promoo.

1.

082.21

FORMAO. ADAPTAO
Incluem-se documentos referentes designao,
matrcula, concluso, cancelamento, trancamento e/ou
desligamento dos cursos.

1. Este nvel, bem como os outros


trs abaixo, so subsries do
anterior (082.2).
2. Ambos foram classificados como
se fora uma atividade.

082.22

APERFEIOAMENTO. ESPECIALIZAO
Incluem-se documentos referentes designao,
matrcula, concluso, cancelamento, trancamento e/ou
desligamento dos cursos.

Idem

A palavra CURSOS est


colocada aqui como assunto.
2. Seu enunciado prprio de uma
srie documental5 relativa
atividade Instruo de Processos
de Promoo, contudo figura
como uma funo.

A utilizao do critrio assunto na classificao de documentos, de


acordo com Schellenberg (2005, p. 92), vai ocorrer apenas em relao ao material
no arquivstico, isto , quando a informao for no-orgnica. Tais documentos
no provm da ao governamental positiva ou no esto a ela vinculados, mas
podem ser importantes como fontes de informao para pesquisa, referncia e
similares.
Como pressuposto fundamental, podemos entender que a classificao de
documentos de arquivo , antes de tudo, lgica. Schellenberg (2005) aborda este
importante aspecto, e deixa evidente que na hierarquia dos nveis de
classificao que o Plano de Classificao de Documentos se impe como
instrumento e esquema til gesto de documentos, no tocante a remet-los ao
vnculo de sentido com o seu contexto de produo e acumulao.

3 CPO Comisso de Promoo de Oficiais.


4 CPP Comisso de Promoo de Praas.
5 Srie Documental, conforme o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, o conjunto de documentos relativos
mesma funo, atividade, tipo documental ou assunto.

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importante que haja consistncia quanto aos sucessivos nveis


de subdiviso de um sistema de classificao. Assim, se a
subdiviso primria pelas funes, todos os cabealhos neste
nvel devem ser funes; se a diviso secundria por atividades,
todos os cabealhos naquele nvel devem corresponder a
atividades (SCHELLENBERG, 2005, p.96).

Sousa (2006, p. 130) corrobora este aspecto doutrinrio e, ao mesmo


tempo, assinala outra vertente do problema a lacuna de significado:
Uma das principais dificuldades que os arquivistas encontram no
a multiplicidade de termos utilizados para designar os nveis de
classificao, mas a falta de consenso sobre o significado desses
termos. As palavras categoria, classe, diviso e subdiviso por um
lado, e srie, subsrie (...) de doutro, dizem respeito, muitas
vezes, a realidades diferentes. (...) Trabalha-se com classificao
esvaziando-a dos elementos de representao que ela encerra.

O RIGOR INTELECTUAL ENVOLVIDO NA ELABORAO DO


INSTRUMENTO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Uma vez que as tipologias documentais se consubstanciam quando


precisadas as atividades que geraram os documentos, estas se tornam de pouco
valor se compreendidas fora da classificao. Isto porque s o plano de
classificao pode lhes conferir o sentido necessrio do seu uso (LOPES, 1996,
p. 95). Assim, no h como se conceber a idia de sries documentais genricas,
pois sempre sero o resultado natural da funo e atividade que lhes deram
causa.
Lopez (1999, p. 21), ao afirmar que o estabelecimento de tipologias
documentais se impe como tarefa de importncia premente para a gesto de
documentos, tambm nos permite um vislumbre do rigor intelectual envolvido no
trabalho de se estabelecer a adequada relao de vnculo entre a srie
documental e a respectiva funo e atividade:
Um panfleto eleitoral que representa o candidato e suas idias,
o partido e seu programa e no final pede o voto do eleitor estava
sendo relacionado funo de angariar votos para eleio,
enquanto por outro seria associado a agitao e propaganda.
Para solucionar o problema dessa dupla funo, passei a
distinguir objetivo de funo. O primeiro refere-se ao objetivo
imediato do documento: angariar votos. A segunda diz respeito
funo do documento em uma perspectiva mais ampla (funo
mediata): agitao e propaganda. (...) Assim, alm de novas
funes terem sido includas, as j existentes foram redefinidas,
agregadas ou separadas. O tratamento diferenciado entre
objetivo e funo possibilitou a elaborao das sries
documentais (LOPEZ, 1999, p. 82).

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De fato, uma das dificuldades da elaborao do Plano inclui o adequado


manejo das funes e atividades do rgo produtor dos documentos. Segundo
Lopes (1996, p. 92), no Brasil e em muitos pases comum o abismo entre
funes e atividades. A primeira abstrata, definida na formalidade dos
documentos de uma organizao. A segunda concreta; conhece-se uma
organizao pelo que efetivamente realiza. Tais entes de significado, se ausentes
ou mal utilizados na classificao, vo atentar contra a qualidade do instrumento e
obstruir o bom xito da sua utilizao. Ainda grande o desconhecimento, por
parte das pessoas que atuam nas organizaes, acerca dos conceitos de funo
e atividade. Segundo Silva e Severino (2009, p. 6), muitas vezes ningum, e
nem mesmo um pequeno grupo de pessoas, conhece profundamente todas as
etapas do processo que realizam.
O corte abaixo, tomado do cdigo 080.1 sob uma perspectiva hipottica
das funes e atividades que deram causa aos documentos, se comparado com o
do Conarq vai nos permitir visualizar com alguma clareza o quo rdua pode ser a
tarefa de se elaborar um instrumento de classificao de documentos de arquivo.
Contudo, para melhor compreenso deste corte, vejamos antes o conceito de
macrofuno.
Segundo Miranda (2006, p. 73), macrofuno a competncia
organizacional que envolve o exerccio de mais de uma funo na estrutura
organizacional, e a sua operao tem impacto significativo no modo como a
organizao funciona.
Macrofuno 080 Gesto de Pessoal Militar
Funo
080.1 Formulao da doutrina normativo/legal da gesto de pessoal militar
Atividade
080.11 Normatizao de recrutamento e seleo
Srie Documental
080.111 Edital de concurso externo
080.112 Edital de concurso interno
080.113 Edital de reincluso voluntria
080.12 Elaborao de normatizao para o funcionamento de sistemas de
gesto do pessoal militar
080.121 Sistema GEPES (Gesto de Pessoal Militar)
080.122 Sistema Mapa da Fora6
080.123 Sistema de controle de movimentao militar
080.13 Edio de convnios, contratos e ajustes relativos ao emprego de
pessoal militar
080.131 Normas de auditoria de efetivos militares
080.132 Normas de agregao e reverso de pessoal militar
080.14 Planejamento de frias da Fora (ou corporao)
080.141 Calendrio de frias da Fora
080.142 Legislao pertinente ao planejamento de frias da Fora
080.15 Normatizao da aplicao de direitos e prerrogativas do pessoal
militar
6 Mapa da Fora o documento elaborado semanalmente pelas unidades de polcia militar (quartis) destinado a informar
ao Estado-Maior da Corporao a situao da tropa em quantitativos, discriminando baixados, em frias, realizando
curso, dentre outros. O Mapa da Fora tambm discrimina o pessoal militar em termos de seu emprego (servio interno,
patrulhamento a p, em motocicletas, areo, lacustre, rdio patrulhamento, etc.) e se h excedentes ou claros de
pessoal, entre postos (oficiais) e graduaes (praas).

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080.151 Reduo de interstcio de Oficiais


080.152 Reduo de interstcio de Praas
080.153 Normas de aplicao da cota compulsria para Oficiais
080.154 Normas de aplicao da cota compulsria para Praas
080.155 Normas de promoo de Oficiais
Subsrie Documental
080.1551 Ato de promoo de Oficial
080.156 Normas de promoo de Praas
080.1561 Ato de promoo de Praa
080.157 Normas de condecoraes
080.158 Normas de avaliao do desempenho funcional do pessoal militar
080.159 Normas de justia e disciplina militar

Deste modo, pelo corte hipottico acima fica notrio ao leitor o grau de
desdobramentos e cognio que podem estar envolvidos no desenvolvimento de
uma nica linha do instrumento do Conarq, que no caso presente o nvel de
cdigo 080.1.
4

TRAAR RUMOS SEM ENGESSAR (UMA ALUSO QUANTIDADE DE


NVEIS DE CLASSIFICAO)

O nmero de nveis de classificao vai variar de acordo com o rgo ou


entidade, em funo de fatores como a complexidade de sua estrutura
organizacional, as tecnologias utilizadas e a natureza das atividades
desenvolvidas (ARQUIVO NACIONAL, 2006, p. 38).
A subclasse 080, proposta pelo Conarq, est desdobrada em quatro nveis.
Partindo-se da premissa de que os quatro nveis primordiais correspondem
macrofuno, funes, atividades e s sries documentais, nesta ordem,
restaria ainda a possibilidade de se alocar a informao arquivstica ao nvel da
subfuno e da subsrie para melhor identificar o contexto de criao dos
documentos. Considera-se subfuno o agrupamento de atribuies afins,
correspondendo cada subfuno a uma modalidade da respectiva funo
(BERNARDES, 2008, p.35).
Este quadro de Bernardes (2008, p. 41), exemplifica bem a idia da
subfuno:
Quadro 1 Exemplo da subfuno no detalhamento da funo e o respectivo
ordenamento das atividades.
Funo

Subfuno
Promoo e difuso
cultural

Promoo, difuso,
formao e
aperfeioamento cultural
Formao e
aperfeioamento cultural

Atividades
Elaborao de obras para a difuso do conhecimento
cultural
Realizao de eventos culturais
Realizao de intercmbio tcnico-cultural
Realizao de estudos e pesquisas
Concesso de bolsa de estudo
Realizao de concursos culturais
Realizao de cursos

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Fonte: Bernardes (2008, p. 41)

Poder existir uma funo sem subfuno, mas nunca uma funo com
apenas uma subfuno. O mesmo se aplica aos demais nveis da classificao,
os quais devem ser totalmente exaustivos quanto ao nvel de origem. O recorte a
seguir (Quadro 2) obtido do instrumento de classificao de documentos de
arquivo do Ministrio pblico do Estado de So Paulo, nos ajuda a melhor
entender este princpio.
Toda a complexidade que envolve o processo classificatrio vai estar
subjacente na notao. Da, uma das funes primordiais do arquivista permitir
a sntese, ou seja, tornar simples o que complexo.
Quadro 2 - Exemplo do desdobramento do nvel funo no contexto da classificao de
documentos de arquivo.
SUBFUNO

02.02 Cerimonial
e Relaes
Pblicas
02.03 Propaganda e Marketing

02
Comunicao Institucional

02.01
Assessoria de Imprensa

FUNO

ATIVIDADES
02.01.01 - Compilao de
notcias
02.01.02 - Divulgao das
aes de governo
02.01.03 - Editorao e
programao visual
02.01.04 - Produo de
registros de imagem e som
02.02.01 - Elaborao de
normas para recepes
oficiais
02.02.02 - Apoio logstico

02.03.01 - Elaborao da
identidade visual

02.03.02 - Contratao de
agncias de publicidade

02.03.03 - Planejamento e
controle de atividades de
publicidade

SRIE DOCUMENTAL
02.01.01.01

Clipping

02.01.02.01
02.01.02.02
02.01.02.03
02.01.02.04
02.01.03.01
02.01.04.01
02.01.04.02
02.01.04.03
02.02.01.01

Artigo, nota e notcia


Credencial de jornalista
Release e sinopse
Site institucional
Diagramao para matrias de site
institucional
Registro fotogrfico
Registro sonoro
Vdeo institucional
Norma do Cerimonial Pblico

02.02.02.01
02.02.02.02
02.02.02.03

Comunicado de instruo de servio


Solicitao de contingente
Requisio de veculo

02.03.01.01

Projeto executivo de identidade


visual
Briefing de licitao
Edital de contratao de agncia de
publicidade
Processo de contratao de agncia
de publicidade
Briefing de campanha
Cadastro de despesas com
comunicao
Cadastro dos meios de comunicao
Pedido de campanha de publicidade

02.03.02.01
02.03.02.02
02.03.02.03
02.03.03.01
02.03.03.02
02.03.03.03
02.03.03.04

Fonte http://www.mp.sp.gov.br/portal/page/portal/diretoria_geral2/dg_estudos_e_programas/ep_
gestao/ep_do cumental/doc_tabela_de_temporalidade

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O plano de classificao de documentos do Conarq

Eliezer Monteiro Pinho

A CLASSIFICAO NO PAPEL DE REFERNCIA COMUM


COMPARTILHADA DE UM VOCABULRIO CONTROLADO

A organizao fsica dos documentos, ditada pelo cdigo de classificao,


embora feita de forma rigorosa, no ser suficiente para garantir a recuperao
da informao via emprego da informtica se no houver consenso no
vocabulrio organizacional. necessrio lembrar que, alm da notao numrica,
a representao da informao tambm precisa ter nome.
Na elaborao de planos de classificao a preocupao com o controle de
vocabulrio deve estar presente na nomeao das funes, atividades, sries
documentais e demais nveis de representao da informao, alcanando os
documentos. A ISO 15489-1, referente gesto de documentos de arquivo,
enftica quanto ao cuidado com a padronizao de vocabulrio em instrumentos
de classificao:
A classificao de atividades funcionais (de negcios) atua como
uma poderosa ferramenta para auxiliar a conduo dos negcios
e muitos dos processos envolvidos na gesto de documentos,
incluindo: a) (...); b) assegurando que os documentos so
nominados de uma forma (maneira) consistente (nica) no tempo.
(...) Sistemas de classificao e ndices devem ser apoiados em
vocabulrio controlado que sejam adequados complexidade dos
registros de uma organizao. Tais controles de vocabulrio
devem explicar as definies especficas da organizao ou o uso
de termos (Traduo nossa)7.

A este respeito, Smit e Kobashi (2003, p. 15) apontam que as rotinas


atinentes gesto dos arquivos correntes incluem, ou deveriam incluir, o devido
cuidado com o controle de vocabulrio ao se nomear, por exemplo, as funes,
atividades e sries documentais no contexto dos instrumentos de gesto
documental, os itens de listas de assuntos para emprego nas atividades de
protocolo, bem como na hora de se atribuir ttulo a formulrios.
Uma vez que os processos organizacionais so os espaos de uso da
informao, as funes e atividades so domnios especficos do labor
arquivstico, cujo componente disciplinador fundamental o controle de
vocabulrio. Ao se nomear uma funo, por exemplo, h que se ter presente que
esta se refere a mais de uma atividade. De igual modo, a frase que designa uma
atividade deve contemplar a totalidade de suas sries documentais, e assim com
todos os nveis de classificao do instrumento. Tomemos como exemplo o nvel
089.1 do Conarq, onde notrio que o nome Servios de Escala quase que se
confunde com a tipologia a ser nele alocada (a Escala de Servio), que por sinal
se torna fato concreto e verificvel pela TBTEx8.

7 The classification of business activities acts as a powerful tool to assist the conduct of business and in many of the
processes involved in the management of records, including: a) (), b) ensuring records are named in a consistent
manner over time. () Classification systems and indexes may be supported by vocabulary controls that are suited to the
complexity of the records of an organization. Such vocabulary controls should explain organization-specific definitions or
usage of terms.
8 TBTEx (Tabela Bsica de Temporalidade do Exrcito Brasileiro).

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O plano de classificao de documentos do Conarq

Eliezer Monteiro Pinho

A prtica do uso de vocabulrio limitante, isto , que restringe


consideravelmente a capacidade dos diversos nveis de classificao em acolher
sries documentais e tipologias irms, vai impor ao classificador a tarefa de
adequar alguns documentos remanescentes em outras funes ou atividades no
instrumento.
Na Polcia Militar do Distrito Federal, por exemplo, onde toda a tropa figura
na escala de servio semanal, inclusive o pessoal do expediente interno, o nvel
089.1 refere-se atividade Controle de Freqncia, com a srie documental
abarcando as seguintes tipologias:
- Escalas de servio (incluindo a campanha do escalante);
- Formulrio de autorizao para troca de servio;
- Formulrio de controle de pernoite de pessoal militar9;
- Documentos de justificativa de falta/atraso ao servio (inclui atestados de
doao de sangue, guias de comparecimento a delegacias de polcia e a rgos
da Justia, atestados mdicos, dispensas do servio, participao em curso, etc.);
- Mapa de controle do pessoal militar que concilia o horrio de trabalho com
os estudos;
- Livro de controle do servio voluntrio remunerado.
A organizao interna da srie se d pela separao entre uma tipologia e
outra, e estas ordenadas na seqncia crescente do nmero de identidade do
policial militar, tambm chamado de matrcula do servidor.
Assim, do todo exposto, vislumbramos o plano de classificao tambm no
papel de inventrio fiel das tipologias praticadas pela organizao (incluindo os
formulrios), e um vernculo prprio a todas as esferas de negcio que esta
venha a empreender. A informatizao, que j faz parte da realidade arquivstica
das organizaes em ampla escala, principalmente na produo dos documentos,
e em sua busca e no controle de sua tramitao, o melhor exemplo para ilustrar
a questo aqui apontada. Chamamos ateno uma possibilidade do caos se
instalar, com relativa facilidade, em operaes como a recuperao da
informao: um currculo pode estar arquivado na pasta de empregado, no
pronturio ou no dossi funcional, ou na fase da produo, com o emprego de
variadas tipologias para a mesma finalidade, dentre outros situaes em que o
vilo a falta de uma linguagem comum.
Assim, o emprego crescente da informtica nos arquivos tem tornado
obrigatrio o controle do vocabulrio a ser utilizado. Smit e Kobashi (2003, p.15),
mostram, com um exemplo simples do cotidiano, como o controle de vocabulrio
pode produzir confiana na informatizao de arquivos:
Se alguns documentos (em suporte papel ou eletrnicos) so
registrados sob a rubrica solicitao de transporte, outros sob a
rubrica pedido de transporte e ainda alguns sob a rubrica
requerimento de veculo, uma busca pelo termo carro no
produzir nenhuma resposta, e uma busca pelo termo transporte
ir gerar uma resposta incompleta, pois outros documentos, que
9 Pernoite o documento confeccionado pelos Comandantes de Subunidades, passado diariamente, que se destina
comprovao da presena das praas relacionadas para a revista do recolher (inspeo realizada antes do toque de
silncio).

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O plano de classificao de documentos do Conarq

Eliezer Monteiro Pinho

tambm deveriam ser encontrados, sero, literalmente, ignorados


pelo sistema, como se no existissem.

A SUBCLASSE 080: AT QUANDO PODER CONTINUAR SENDO A


LTIMA INCLUSO?

Nossa indagao aponta para a limitada capacidade de expanso do plano


de classificao proposto pelo Conarq. Tal instrumento foi criado com base no
Cdigo Decimal de Melvil Dewey, bibliotecrio norte-americano que, em 1876,
originariamente utilizou a idia para organizar acervos bibliogrficos. O principal
fator de restrio deste mtodo est no plano notacional, ou seja, somente nove
dgitos podem ser utilizados para representar o primeiro nvel da classificao.
A classe 000 Administrao Geral, onde so classificados os documentos
referentes s atividades-meio, tem como subclasses:
010 Organizao e Funcionamento
020 Pessoal
030 Material
040 Patrimnio
050 Oramento e Finanas
060 Documentao e Informao
070 Comunicaes
080 Pessoal Militar
090 Outros Assuntos Referentes Administrao Geral
A classe 900 Assuntos Diversos, refere-se aos documentos de carter
genrico relacionados s atividades-meio. E as demais classes (100 a 800), se
destinam aos assuntos relativos s atividades-fim, a cargo das peculiaridades de
cada organizao.
Assim, o plano de classificao do Conarq tornou-se exaurido na sua
capacidade de alocar novas subclasses, pois est limitado a apenas nove, e
todas j se encontram preenchidas. A classe 900, desde que o instrumento seja
atualizado periodicamente, no pode ser desviada de seu papel de vlvula de
escape para as miscelneas e outros documentos. O mesmo se aplica aos
ltimos grupos de cada subclasse.
Isto se justifica pela indiscutvel complexidade de um sistema de
representao da informao, pois no h como conceber uma classificao total
e to exaustiva ao ponto de englobar toda a acumulao documental de uma
organizao. A classificao, enquanto uma representao da realidade, como
tal apenas uma aproximao. O emprego deste artifcio se torna, portanto, um mal
necessrio. A este respeito, Sousa (2007, p. 115) alerta que impositivo,
entretanto, definir nveis de tolerncia quanto indeterminao, pois h que se ter
limites para essa operao.
Uma vez que o problema est estabelecido, o que resta fazer? Obviamente
que se busque uma nova metodologia, a qual permita a mais ampla capacidade

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O plano de classificao de documentos do Conarq

Eliezer Monteiro Pinho

possvel de desdobramento dos nveis de classificao que se fizerem


necessrio.
Segundo o nosso modesto julgamento, atualmente o Sistema Bloco
Numrico (SBN), de origem canadense, se apresenta como o mais vivel para a
soluo do problema. O SBN foi desenvolvido no ano de 1987 por arquivistas da
British Columbia University (ROSSI, 2005, p. 69). Pelo menos trs motivos o
qualificam como o mais adequado para a elaborao do instrumento
classificatrio de documentos: a) foi desenvolvido por arquivistas para uso em
arquivos; b) poca da edio da primeira verso do plano de classificao do
Conarq, em 1996, o Sistema Bloco Numrico j se encontrava na sua quarta
edio e amplamente celebrado nos pases considerados desenvolvidos (ROSSI,
2005, p. 70); e c) sua capacidade de expanso praticamente ilimitada.
O SBN10 representa as funes, atividades e grandes temas em rvore
hierrquica, de modo que estes sejam dispostos em nveis que so mais amplos
no topo e mais especficos na base. Os seis blocos ou grupos temticos, que
representam as seis funes administrativas bsicas de toda organizao, seja
ela de natureza pblica ou privada, so o mais alto nvel dessa classificao.
Cada bloco recebe uma margem de cdigo numrico, que no pode ser alterada.
1000-1999: Administrao. Abarcam atos diretivos, legislao,
comisses, comits, cooperao com outras instituies, relatrios e
estatsticas globais, delegaes de autoridade, protocolo geral, e demais
temas prprios administrao geral.
2000-2999: Patrimnio. Inclui a aquisio, construo, alterao e
reparos de edificaes prprias ou sob a responsabilidade da
organizao, bem como planos de preveno contra incndio, desastres,
a aquisio de reas de terra e demais aes relacionadas a bens
imveis e semoventes.
3000-3999: Materiais. Refere-se aquisio, estocagem, distribuio,
manuteno e demais assuntos relacionados gesto do material de
consumo e suprimentos.
4000-4999: Finanas. Cobre a formulao e acompanhamento do
oramento, a administrao dos dispndios e demais detalhes fiscais.
5000-5999: Recursos humanos. Inclui toda a documentao relacionada
gesto de pessoal, inclusive folha de pagamento, negociaes
trabalhistas e de planos de carreira, direitos e obrigaes trabalhistas,
dentre outros.
6000-6999: Servios de informao. Bloco dedicado a todas as formas
de gesto da informao organizacional, incluindo a informtica, a
comunicao social e marketing, telecomunicaes, gesto de arquivos
e bibliotecas, e demais serventias do tema.
As chamadas primrias so o prximo nvel do SBN, onde cada bloco
dividido nas respectivas funes, atividades e temas gerais, por exemplo:
5050 Pensionistas
10

Para
obter
mais
informaes
sobre
o
Sistema
Bloco
http://www.pws.gov.nt.ca/publications/Records/ ARCSTraining/module3.pdf

Numrico

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acesse

site

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O plano de classificao de documentos do Conarq

Eliezer Monteiro Pinho

5250 Pessoal civil


5450 Pessoal Militar
As primrias so arranjadas alfabeticamente. Cada primria, por sua vez,
subdividida nas chamadas secundrias, sendo que cada uma delas
obrigatoriamente ter duas em comum:
00 Poltica e procedimentos
01 Geral
As secundrias no precisam ser arranjadas alfabeticamente, devendo ser
numeradas 00, 01, 20, 25, 30, ..., com saltos de cinco para permitir folgas para
novas incluses. Quando mais de oito a dez secundrias so encontradas na
mesma primria dever ser considerada a possibilidade de subdividir esta em
duas primrias, visando melhor praticidade do cdigo.
As tercirias constituem o terceiro nvel de classificao, designadas
numericamente numa seqncia simples: 01, 02, 03,..., por exemplo:
5455 Remunerao e proventos ............
-00
Poltica e procedimentos ...
-01
Geral .................................
-20
Remunerao na ativa .......
-20-01 Adicionais .........................
-20-02 Gratificaes .....................

(Primria)
(Secundria)
(Secundria)
(Secundria)
(Terciria)
(Terciria)

Assim, contando-se com o mais alto patamar da classificao os blocos


temticos, o SBN est desdobrado em quatro nveis, ou seja, acarreta uma
notao de fcil manejo, de mesmo tamanho da que est em vigor no Conarq.
Podemos, ento, concluir este tpico guisa do bvio: a subclasse 080 do
plano em vigor no servio pblico brasileiro ocupou a ltima vaga que estava
disponvel no instrumento, sendo que, uma vez sob a configurao arquivstica do
SBN, poderia estar enquadrada no bloco pessoal sem causar o menor
problema.
7

CONSIDERAES FINAIS

Burke (1985, p. 4), soube traduzir bem o esprito que nos move ao escrever
este artigo:
No momento em que pegou pela primeira vez uma pedra ou um
galho para usar como instrumento, o homem alterou
irrevogavelmente o equilbrio entre ele e seu meio... Enquanto o
nmero desses instrumentos permaneceu pequeno, seus efeitos
demoraram muito para causar mudanas. Mas medida que
aumentou, o mesmo aconteceu com seus efeitos. Quanto mais
instrumentos, mais rpido o ritmo das mudanas.

A utilidade do plano de classificao de documentos envolve todo um


domnio de serventias que sempre estiveram agregados a ele de modo natural,

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O plano de classificao de documentos do Conarq

Eliezer Monteiro Pinho

enquanto infraestrutura de um modelo de governana documental, mas que, por


razes diversas, podem no estar sendo colocadas em uso prtico.
Como vocabulrio controlado de funes, atividades e tipologias
documentais de uma organizao, por exemplo, levando em conta as
terminologias propostas pelas reas administrativa, jurdica, fiscal, etc., alm das
tradies da instituio, o instrumento de classificao cumpre o papel decisivo no
desenvolvimento da complexidade dos elos organizacionais entre conhecimentos
tcitos e explcitos. Afinal de contas, comunicar bem as idias para os da mesma
confraria, com o cuidado de no fazer disso uma linguagem elitista e hermtica,
principalmente no trato com o cliente, qualidade indispensvel a todo
componente de um sistema de informao.
Sabemos que nem tudo pode ser traduzido, ou os americanos j teriam
criado uma expresso inglesa para bossa-nova. Quando fizerem isso, iremos
revidar e deixaremos de ouvir "jazz" e "blues", em troca de "msica sincopada" e
"azuis" (PERSONA, 2005).
ponto pacfico os elementos fundamentais da classificao em
arquivstica, ou seja, seu domnio (o fundo de arquivo), os objetos de classificao
(as sries documentais, e no documentos parte), o critrio funcional, (de modo
a dar testemunho das funes e atividades que deram causa s sries
documentais), e a notao (a mais simples possvel). Urge, contudo, segundo at
onde o nosso julgamento alcana, que as autoridades nacionais de arquivo se
posicionem quanto ao elemento estrutura (se mono hierrquica ou se poli
hierrquica em facetas), de modo a escolher o mtodo que melhor permita ao
instrumento acomodar todas as sries documentais existentes na realidade
organizacional considerada.
Entendemos que uma anlise crtica satisfatria da classificao proposta
pelo Conarq, a partir dos estudos disponveis, no pode prescindir da fala de
desaprovao dos usurios desta. A j citada pesquisa de Sousa e colaboradores
(2006) apontam trs no-conformidades do plano: a falta de clareza do
instrumento, a possibilidade de classificar com mais de uma notao, levando a
mltiplas interpretaes, e a defasagem do Plano de Classificao, que no
contempla todas as funes e atividades desenvolvidas pelos rgos.
Neste sentido, o Sistema Bloco Numrico Canadense mostra-se uma
opo alvissareira. Quando da elaborao da primeira proposta de um plano de
classificao para a rea meio do servio pblico, acreditamos tenha ocorrido um
lapso de assessoramento junto ao Conarq, pois, como j mencionado, j existia
uma ferramenta testada e especfica para aplicao em arquivos o citado
Sistema Bloco Numrico Canadense.
A despeito dos problemas aqui apontados em relao ao plano de
classificao editado pelo Conarq, cumpre reconhecer sua capital relevncia no
contexto arquivstico nacional.
At 1989, quando foi realizado o Cadastro Nacional de Arquivos
Federais, no havia nenhuma poltica de arquivos, isto , normas
e procedimentos que orientassem a conduo das atividades de
arquivo na Administrao Federal. E no que se refere

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O plano de classificao de documentos do Conarq

Eliezer Monteiro Pinho

classificao, a maioria dos arquivos no possua um plano ou


cdigo de classificao de documentos. A pesquisa apontou uma
mudana importante na situao arquivstica dos rgos pblicos
federais. Atualmente, mais da metade dos rgos, isto , 64%,
organizam seus arquivos a partir de um instrumento de
classificao. (...) Em mdia, dois rgos por ano adotam o
Cdigo de Classificao do Conarq (SOUSA et al., 2006, p. 11).

Cientes de que o desenvolvimento da disciplina arquivstica, como em


qualquer outra seara do conhecimento, se d em uma espiral que se sustenta nas
iniciativas imediatamente anteriores, ou seja, numa sucesso de estados onde o
estado anterior a causa do estado que o sucede, nossa alma almeja ter
despertado um novo nimo para aqueles dedicados pesquisa e prtica da
classificao da informao no mbito da Arquivologia.
E assim somos ns arquivistas; profissionais com a conscincia de que, ao
longo da jornada, poderemos at concluir tarefas, mas nossa misso ser,
todavia, inacabada. Porque trabalhar com arquivos exige estudo, solidariedade,
participao e um pouco de ousadia para enfrentar desafios e se tornar um
agente de transformaes.

REFERNCIAS
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Eletrnicos. Modelo de requerimentos para sistemas informatizados de gesto
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O plano de classificao de documentos do Conarq

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_______________________________________________________________________
Title
The Filing Plan Guidelines from the National Archives Council: a critical analysis
Abstract
Based on the filing plan proposed by the National Archives Council (Conarq), and taking
as analysis section the subclass 080 Military Personnel, this study provides an overview
of the inaccuracies and limitations of the instrument and at the same time suggests new
perspectives in implementing the classification as an archival function. The paper also

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O plano de classificao de documentos do Conarq

Eliezer Monteiro Pinho

gives a glimpse about the in applying the classification scheme proposed on this topic and
suggests a filing plan methodology different from the one which is currently used by
Conarq.
Key-Words
Information retrieval. Filing plan. Records management. Document Management.
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Titulo
El Plan de Clasificacin de los Documentos del Consejo Nacional de Archivos: un anlisis
crtico
Resumen
En el artculo, se presenta una visin general de las imprecisiones y las limitaciones de el
plan de clasificacin de documentos propuesto por CONARQ utilizando como anlisis un
corte de subclase 080 - Personal Militar, al tiempo que sugiere nuevas perspectivas en la
aplicacin de la clasificacin mientras que una funcin de archivo. El texto tambin da
una idea de los retos de razonamiento involucrados en la prctica de la temtica y
sugiere otra metodologa de clasificacin, diferente de lo que ahora es utilizado por
CONARQ.
Palabras clave
Recuperacin de la informacin, Plan de organizacin de documentos, Tratamiento
archivstico.
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Recebido em: 16/03/2011


Aceito em: 11/05/2011
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Inf. Inf., Londrina, v. 16, n.1, p. 1-20, jan./jun. 2011

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