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8186 36095 2 PB
8186 36095 2 PB
5433/1981-8920v16n1p1
Resumo
Tendo por base o plano de classificao de documentos proposto pelo Conarq, e
tomando como corte de anlise a subclasse 080 Pessoal Militar, o presente estudo
traa um panorama das imprecises e limitaes do instrumento, ao mesmo tempo em
que sugere novas perspectivas na aplicao da classificao enquanto funo
arquivstica. O texto tambm propicia um vislumbre dos desafios de raciocnio envolvidos
na prtica da temtica abordada, bem como sugere outra metodologia de classificao,
diferente da que ora utilizada pelo Conarq.
Palavras-chave
Recuperao da informao. Plano de classificao de documentos. Tratamento
arquivstico. Gesto de documentos.
INTRODUO
T.R. Schellenberg, US National Archivist in the 1950s, expressed the view that classification is basic to the management
of current records. In Australia in the same year, Ian MacLean, who was later to strongly influence the development of
modern Australian recordkeeping, wrote that classification is the foundation of the study of modern records administration
(). However, until relatively recently, classification received scant coverage in the records management literature.
Contedo
Observaes
080.1
LEGISLAO
Incluem-se atos normativos internos, tais como:
normas, avisos, portarias (de carter geral), bem
como os boletins (administrativo, de pessoal e de
servio), diretrizes, procedimentos, pareceres, estudos
e/ou decises de carter geral.
LEGISLAO assunto
080.2
IDENTIFICAO MILITAR
IDENTIFICAO
funo2.
080.21
080.22
1.
080.3
1.
MILITAR
CONCESSO
DE
PASSAPORTE atividade.
ASSENTAMENTOS
INDIVIDUAIS
podem
ser
assunto
ou
espcie
documental.
2. CADASTRO atividade, cujo
fim manter atualizados os
registros
funcionais
dos
2 A funo Identificao dos militares e pensionistas da corporao quando vista de relance pode parecer se tratar de
uma atividade. Numa anlise mais cuidadosa, se pode verificar que de fato funo, pois compreende atividades tais
como: Emisso de carteiras de identidade funcional, Identificao datiloscpica dos militares e pensionistas da
corporao, Controle e destinao final de carteiras de identidade funcional no mbito da corporao.
servidores
de
uma
organizao.
3. Embora sendo atividade, este
cdigo est no nvel de uma
funo.
081
assunto.
081.1
RECRUTAMENTO. SELEO.
Incluem-se documentos produzidos em fases
anteriores a incorporao: edital de concursos e
orientaes especficas; inscrio para concurso;
questionrio biogrfico simplificado; seleo e
designao
para
incorporao
e
matrcula;
cronograma de realizao de provas; material de
divulgao; controle da aplicao das provas;
nomeao e termo de compromisso de banca de
provas; lista de candidatos; relatrios e atas dos
processos seletivos; provas escritas, prticas e orais
(exemplares nicos); gabaritos; resultados das provas;
relao dos candidatos aprovados; recursos;
instrues complementares de convocao e de
sistema de servio militar; seleo para ingresso na
carreira militar: testes, provas de ttulos, cartes
respostas de testes ou provas do candidato.
RECRUTAMENTO
e
SELEO funo, pois inclui
as atividades investigao
social
de
candida-tos,
inscrio
para
concurso,
controle da aplicao de
provas,
designao
para
incorporao e matrcula, e
seleo para ingres-so na
carreira militar.
081.2
INCORPORAO
Incluem-se documentos referentes a ingresso do
convocado ou voluntrio, militar da reserva ou civil,
em uma organizao militar (OM) a qual fique
vinculado de modo permanente, independente de
horrio, e com os encargos inerentes referida
organizao: convocao incorporao para prestar
o servio militar obrigatrio, seja o servio militar
inicial ou outras formas posteriores; atos de
convocao incorporao; alistamento; dispensa ou
iseno do servio militar; estgios.
- Quanto aos atos normativos referentes ao plano
geral
de
convocao
e
s
instrues
complementares, classificar em 080.1.
- Quanto designao para o servio ativo, classificar
em 086.13.
1. INCORPORAO atividade.
2. Contudo est classificada no
nvel de uma funo.
081.3
MATRCULA
Incluem-se documentos referentes admisso do
convocado ou voluntrio em qualquer escola, centro,
curso de formao de militar da ativa, ou em rgo de
formao da reserva.
1. MATRCULA atividade.
2. Foi colocada no nvel no de
uma atividade, mas de uma
funo.
081.4
NOMEAO
Incluem-se documentos referentes ao ato pelo qual o
convocado ou voluntrio, aps a sua formao e/ou
preparao, ingressa nos corpos e / ou quadros de
carreira de oficiais, nos postos iniciais ou nos corpos /
quadros de oficiais da reserva.
1. NOMEAO atividade.
2. Contudo est colocada no nvel
de uma funo.
081.5
081.9
082
PLANO DE CARREIRA
082.1
PROMOO
Incluem-se documentos referentes aos trabalhos das
Comisses de Promoo, tais como: contagem de
antigidade; propostas de posicionamento no quadro
de acesso; faixa de cogitao; cogitao /incluso no
quadro de acesso; lista de escolha; ato de promoo;
ressarcimento e reconsiderao de ato; recontagem
de pontos; correo de posio hierrquica; retificao
de promoo; lista de mritos relativos; informaes
sobre a existncia de inquritos e aes judiciais
envolvendo os avaliados; promoo post-mortem e
por motivo de justia.
082.2
CURSOS
Incluem-se documentos referentes habilitao do
militar para a promoo.
1.
082.21
FORMAO. ADAPTAO
Incluem-se documentos referentes designao,
matrcula, concluso, cancelamento, trancamento e/ou
desligamento dos cursos.
082.22
APERFEIOAMENTO. ESPECIALIZAO
Incluem-se documentos referentes designao,
matrcula, concluso, cancelamento, trancamento e/ou
desligamento dos cursos.
Idem
Deste modo, pelo corte hipottico acima fica notrio ao leitor o grau de
desdobramentos e cognio que podem estar envolvidos no desenvolvimento de
uma nica linha do instrumento do Conarq, que no caso presente o nvel de
cdigo 080.1.
4
Subfuno
Promoo e difuso
cultural
Promoo, difuso,
formao e
aperfeioamento cultural
Formao e
aperfeioamento cultural
Atividades
Elaborao de obras para a difuso do conhecimento
cultural
Realizao de eventos culturais
Realizao de intercmbio tcnico-cultural
Realizao de estudos e pesquisas
Concesso de bolsa de estudo
Realizao de concursos culturais
Realizao de cursos
Poder existir uma funo sem subfuno, mas nunca uma funo com
apenas uma subfuno. O mesmo se aplica aos demais nveis da classificao,
os quais devem ser totalmente exaustivos quanto ao nvel de origem. O recorte a
seguir (Quadro 2) obtido do instrumento de classificao de documentos de
arquivo do Ministrio pblico do Estado de So Paulo, nos ajuda a melhor
entender este princpio.
Toda a complexidade que envolve o processo classificatrio vai estar
subjacente na notao. Da, uma das funes primordiais do arquivista permitir
a sntese, ou seja, tornar simples o que complexo.
Quadro 2 - Exemplo do desdobramento do nvel funo no contexto da classificao de
documentos de arquivo.
SUBFUNO
02.02 Cerimonial
e Relaes
Pblicas
02.03 Propaganda e Marketing
02
Comunicao Institucional
02.01
Assessoria de Imprensa
FUNO
ATIVIDADES
02.01.01 - Compilao de
notcias
02.01.02 - Divulgao das
aes de governo
02.01.03 - Editorao e
programao visual
02.01.04 - Produo de
registros de imagem e som
02.02.01 - Elaborao de
normas para recepes
oficiais
02.02.02 - Apoio logstico
02.03.01 - Elaborao da
identidade visual
02.03.02 - Contratao de
agncias de publicidade
02.03.03 - Planejamento e
controle de atividades de
publicidade
SRIE DOCUMENTAL
02.01.01.01
Clipping
02.01.02.01
02.01.02.02
02.01.02.03
02.01.02.04
02.01.03.01
02.01.04.01
02.01.04.02
02.01.04.03
02.02.01.01
02.02.02.01
02.02.02.02
02.02.02.03
02.03.01.01
02.03.02.01
02.03.02.02
02.03.02.03
02.03.03.01
02.03.03.02
02.03.03.03
02.03.03.04
Fonte http://www.mp.sp.gov.br/portal/page/portal/diretoria_geral2/dg_estudos_e_programas/ep_
gestao/ep_do cumental/doc_tabela_de_temporalidade
10
7 The classification of business activities acts as a powerful tool to assist the conduct of business and in many of the
processes involved in the management of records, including: a) (), b) ensuring records are named in a consistent
manner over time. () Classification systems and indexes may be supported by vocabulary controls that are suited to the
complexity of the records of an organization. Such vocabulary controls should explain organization-specific definitions or
usage of terms.
8 TBTEx (Tabela Bsica de Temporalidade do Exrcito Brasileiro).
11
12
13
Para
obter
mais
informaes
sobre
o
Sistema
Bloco
http://www.pws.gov.nt.ca/publications/Records/ ARCSTraining/module3.pdf
Numrico
acesse
site
14
(Primria)
(Secundria)
(Secundria)
(Secundria)
(Terciria)
(Terciria)
CONSIDERAES FINAIS
Burke (1985, p. 4), soube traduzir bem o esprito que nos move ao escrever
este artigo:
No momento em que pegou pela primeira vez uma pedra ou um
galho para usar como instrumento, o homem alterou
irrevogavelmente o equilbrio entre ele e seu meio... Enquanto o
nmero desses instrumentos permaneceu pequeno, seus efeitos
demoraram muito para causar mudanas. Mas medida que
aumentou, o mesmo aconteceu com seus efeitos. Quanto mais
instrumentos, mais rpido o ritmo das mudanas.
15
16
REFERNCIAS
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conarq. Cmara Tcnica de Documentos
Eletrnicos. Modelo de requerimentos para sistemas informatizados de gesto
arquivstica de documentos. 2006.
______. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional, 2005. 232p. Disponvel em: <www.conarq.arquivonacional.gov.br
/.../dicionrio_de_terminologia_arquivstica.pdf> Acesso em: 17 nov. 2009.
BERNARDES, Ieda Pimenta (Coord.). Manual de elaborao de planos de
classificao e tabelas de temporalidade de documentos da administrao pblica
do estado de So Paulo: atividades-fim. So Paulo: Arquivo Pblico do Estado de
So Paulo, 2008. 107 p.
BURKE, James. Connections. Boston: Little, Brown, & Co., 1985.
CONCEIO, Inaldo Nascimento. Padronizao de instrumentos de classificao
de documentos arquivsticos: uma proposta para as instituies federais de
ensino superior e tecnolgico do Ministrio da Educao. In: CONGRESSO
BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA, 15., 2008, Goinia. Anais... Goinia:
Associao dos Arquivistas Brasileiros; Associao de Arquivologia do Estado de
Gois, 2008. 16 p. Disponvel em: <http://www.aag.org.br/anaisxvcba/conteudo/
resumos/comunicacoes_livres/inaldo.pdf > Acesso em: 20 out. 2009.
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informao em arquivstica:
Internacional de Descrio
LOPES, Ilza Leite (Org.).
perspectiva da Cincia da
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Title
The Filing Plan Guidelines from the National Archives Council: a critical analysis
Abstract
Based on the filing plan proposed by the National Archives Council (Conarq), and taking
as analysis section the subclass 080 Military Personnel, this study provides an overview
of the inaccuracies and limitations of the instrument and at the same time suggests new
perspectives in implementing the classification as an archival function. The paper also
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gives a glimpse about the in applying the classification scheme proposed on this topic and
suggests a filing plan methodology different from the one which is currently used by
Conarq.
Key-Words
Information retrieval. Filing plan. Records management. Document Management.
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Titulo
El Plan de Clasificacin de los Documentos del Consejo Nacional de Archivos: un anlisis
crtico
Resumen
En el artculo, se presenta una visin general de las imprecisiones y las limitaciones de el
plan de clasificacin de documentos propuesto por CONARQ utilizando como anlisis un
corte de subclase 080 - Personal Militar, al tiempo que sugiere nuevas perspectivas en la
aplicacin de la clasificacin mientras que una funcin de archivo. El texto tambin da
una idea de los retos de razonamiento involucrados en la prctica de la temtica y
sugiere otra metodologa de clasificacin, diferente de lo que ahora es utilizado por
CONARQ.
Palabras clave
Recuperacin de la informacin, Plan de organizacin de documentos, Tratamiento
archivstico.
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