MINISTRIO DA FAZENDA

SECRETARIA EXECUTIVA
SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO E ADMINISTRAO
COORDENAO-GERAL DE RECURSOS LOGSTICOS

Cartilha

Procedimentos para
Eliminao de Documentos
Pblicos

Ministro da Fazenda
JOAQUIM LEVY
Secretrio-Executivo
PAULO ROGRIO CAFFARELLI
Subsecretrio de Planejamento, Oramento e Administrao
MANUEL AUGUSTO ALVES SILVA
Coordenadora-Geral de Recursos Logsticos
ALEXANDRA MENDES LEO RIBEIRO
Coordenadora de Documentao e Sistemas de Logstica - Substituta
AMANDA FREITAS GOMES
Equipe Tcnica
AMANDA FREITAS GOMES
DANIELE CRISTINA BASSO UNO
GABRIELA MACHADO DE SOUZA
EDUARDO FERNANDES AUGUSTO
Diagramao
DANIELE CRISTINA BASSO UNO
Reviso
VALDINEA PEREIRA DA SILVA

BRASIL. Ministrio da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de Planejamento, Oramento e Administrao.

Coordenao-Geral de Recursos Logsticos. Cartilha procedimentos para eliminao de documentos pblicos.
- 2. ed. - Braslia, 2015. 20 p.
Impresso no Brasil/ Printed in Brazil
livre a reproduo exclusivamente para fins no comerciais, desde que a fonte seja citada.

MINISTRIO DA FAZENDA
SECRETARIA EXECUTIVA
SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO E ADMINISTRAO
COORDENAO-GERAL DE RECURSOS LOGSTICOS

Cartilha

Procedimentos
para Eliminao de
Documentos Pblicos

2 edio

Braslia-DF
Janeiro/2015

MINISTRIO DA FAZENDA
Secretaria Executiva
Subsecretaria de Planejamento, Oramento e Administrao
Coordenao-Geral de Recursos Logsticos
SAS Quadra 6 - Bloco O - Ed. rgos Centrais - 8 andar
CEP 70070-917 - Braslia - Distrito Federal - Brasil
Fone: 55 (61) 3412-5801
cogrl.df.spoa@fazenda.gov.br
http://www.fazenda.gov.br/
2015, COORDENAO-GERAL DE RECURSOS LOGSTICOS (COGRL)

Brasil. Ministrio da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de

Planejamento, Oramento e Administrao. Coordenao-Geral de
Recursos Logsticos.
Cartilha Procedimentos para Eliminao de Documentos Pblicos :
- 2. ed. - Braslia : MF/SE/SPOA/COGRL, 2015.
20 p. : il. ; 21 cm.

1. Documentos - Eliminao. 2. Arquivos e arquivamento

(Documentos). 3. Documentos - Gesto. 4. Brasil. Ministrio da Fazenda. I.
Ttulo.
CDD - 025.17

Registre sua manifestao no

Servio de Ouvidoria do Ministrio da Fazenda.
http://portal.ouvidoria.fazenda.gov.br/ouvidoria/
Telefone: 0800 702 1111
E-mail: ouvidormf@fazenda.gov.br
A SPOA agradece!

APRESENTAO
A Lei n. 8159, de 8 de janeiro de 1991, conhecida tambm como Lei de
Arquivos e que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados,
define no Art. 1 que:
dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio
administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e
como elementos de prova e informao.

Assim, a cartilha apresenta o passo a passo dos procedimentos a serem

seguidos para a eliminao de documentos pblicos, com base no que foi
estabelecido pela Resoluo n. 40, de 9 de dezembro de 2014, do Conselho
Nacional de Arquivos (CONARQ).

Procedimentos para Eliminao de Documentos Pblicos

DEFINIES
Com o objetivo de entender melhor o passo a passo para a eliminao de
documentos pblicos, algumas definies de termos so importantes:
Assunto: o contedo informacional do documento. Um mesmo tipo de
documento poder ser associado a assuntos diversos. Ver tipo de documento.
Atividade-fim (ou finalstica): o conjunto de atividades que uma instituio
desenvolve para o desempenho de suas atribuies especficas, de acordo com
a misso e a viso do rgo.
Atividade-meio: a atividade que auxilia e viabiliza a atividade-fim de um
rgo; e comum a todas as organizaes. Exemplo: compra de equipamentos
e materiais, planejamento do oramento, gesto de pessoas, etc.
Avaliao de documentos: o processo que consiste em identificar valores
para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer
prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao dos
arquivos e eficincia administrativa, bem como para a preservao do
patrimnio documental.
Ciclo de vida dos documentos: a sucesso de fases por que passam os
documentos, desde o momento em que so criados (produo) at a sua
destinao final (eliminao ou guarda permanente). Tambm conhecida como
teoria das trs idades.
Classificao arquivstica: a organizao dos documentos de um arquivo, de
acordo com um plano ou cdigo de classificao. A classificao realizada a
partir da anlise e identificao do contedo dos documentos, com a seleo
da categoria de assuntos sob a qual sero classificados, arquivados e
acessados.
Cdigo de classificao de documentos: um instrumento de trabalho
utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido e recebido por
um rgo ou entidade no exerccio de suas funes e atividades.

Procedimentos para Eliminao de Documentos Pblicos

Comisso de Avaliao de Documentos (CAD): uma comisso peculiar

estrutura do Ministrio da Fazenda, instituda nos rgos que integram a
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD).
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD):1 uma comisso
regulamentada pelo Decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e tem a
responsabilidade de orientar o processo de anlise, avaliao e destinao da
documentao produzida e acumulada no MF.
Destinao de documentos: o encaminhamento dos documentos, em
decorrncia da avaliao, para a guarda permanente ou para a eliminao.
Documento: toda unidade de registro de informaes, qualquer que seja o
suporte ou formato, suscetvel de ser utilizada para consulta, estudo, prova e
pesquisa, por comprovar fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do
homem numa determinada poca ou lugar.
Eliminao de documentos: a destruio de documentos que, na avaliao,
forem considerados sem valor para guarda permanente.
Espcie documental: a configurao que assume um documento de acordo
com a disposio (forma de registro) e natureza dos atos que lhe deram
origem. Exemplos: decreto, resoluo, portaria, acrdo, parecer, relatrio,
ata, certido, atestado, contrato, convnio, ofcio, memorando, edital, alvar,
etc.
Formato: a configurao fsica de um suporte conforme a sua natureza e o
modo como foi confeccionado. Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno,
planta, etc.
Fundo: o conjunto de documentos de uma mesma provenincia.
Gnero documental: a configurao que assume um documento de acordo
com a linguagem utilizada na comunicao de seu contedo. Exemplo: textual,
audiovisual, cartogrfico, etc.

A CPAD, a CAD e a SCAD foram institudas por meio da Portaria SE/MF n. 206, de 10 de julho de 2008, alterada
pela Portaria SE/MF n. 316, de 26 de agosto de 2011. Mais informaes sobre as Comisses esto disponveis
em: <Intranet/SPOA/Recursos Logsticos>.

Coordenao-Geral de Recursos Logsticos

Processo (documento): o conjunto de documentos oficialmente reunidos no

decurso de uma ao administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de
arquivamento. Ver documento.
Processo (negcio): a organizao lgica de pessoas, energia, equipamento
e procedimentos em atividades de trabalho projetadas para produzir um
resultado final (PALL, 1987 apud FURLAN, 2011, p. 17).
Seleo de documentos: a seleo fsica dos conjuntos documentais com
vistas ao cumprimento de sua destinao.
Subcomisso de Avaliao de Documentos (SCAD): uma comisso instituda
nas unidades descentralizadas, regionais, estaduais e seccionais do Ministrio
da Fazenda. Ver Comisso Permanente de Avaliao de Documentos.
Suporte: o material no qual so registradas as informaes. Exemplos: papel,
disco magntico, etc.
Tabela de temporalidade de documentos: um instrumento de destinao,
aprovado pelo Arquivo Nacional, que determina prazos e condies de guarda,
tendo em vista a transferncia, o recolhimento ou a eliminao de
documentos.
Tipo de documento: a diviso de espcie que rene documentos por suas
caractersticas comuns no que diz respeito natureza de contedo ou tcnica
de registro. Exemplo: na espcie decreto, os tipos podem ser decreto-lei,
decreto legislativo; na espcie relatrio, os tipos podem ser relatrio de
atividades, relatrio de fiscalizao; na espcie certido, os tipos podem
ser certido de nascimento, certido de tempo de servio.

Procedimentos para Eliminao de Documentos Pblicos

Para a documentao das atividades-meio produzida, recebida ou

arquivada no Ministrio da Fazenda, deve ser aplicado o Cdigo de
Classificao e a Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de
Arquivo relativos s atividades-meio da Administrao Pblica Federal
(CONARQ, 2001).2
Para a documentao referente s atividades-fim do MF, a Secretaria da
Receita Federal do Brasil possui o Cdigo de Classificao e a Tabela de
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo3 aprovados pelo
Arquivo Nacional.4 A aplicao desses instrumentos, nas Superintendncias de
Administrao do Ministrio da Fazenda (SAMFs), deve seguir as orientaes
dadas pela COGRL/SPOA.5 Para os demais rgos e unidades do MF, os cdigos
e as tabelas especficos esto em fase de desenvolvimento e aprovao pelo
Arquivo Nacional, para posterior aplicao.

Disponvel em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf>.

Disponvel em:
<http://www.siga.arquivonacional.gov.br/media/codigos_tabelas/rfb_apres_cdigo_af_ref_legisl.pdf>.
4
Portaria AN n. 221, de 10 de novembro de 2014.
5
Disponvel em: <Intranet SPOA/Recursos Logsticos>.
3

Coordenao-Geral de Recursos Logsticos

PASSO A PASSO PARA ELIMINAO DE

DOCUMENTOS PBLICOS

O presidente da Subcomisso de Avaliao de Documentos (SCAD)

e o responsvel pela seleo dos documentos devero solicitar
uma reunio com todos os membros para dar publicidade ao incio
dos trabalhos de classificao documental.
Nessa reunio, podero ser abordados os seguintes pontos:
a) apresentao
documentos;

da

equipe

de

b) apresentao
classificao;

do

cronograma

classificao
do

trabalho

de
de

c) indicao dos conjuntos documentais que se pretende

classificar; e
d) aprovao do Plano de Trabalho por parte dos
membros da SCAD.

A equipe de classificao deve iniciar os trabalhos de classificao

documental, com base no Cdigo de Classificao de Documentos.
O trabalho deve consistir na leitura do documento para verificar a
qual assunto pertence e fazer a correspondncia dele no Cdigo de
Classificao. Aps a classificao, a equipe deve
realizar a separao dos documentos em uma
caixa-arquivo para cada cdigo. Ver Cartilha
Procedimentos para Classificao de Documentos
Arquivsticos.6

Disponvel em: <IntraSPOA/Recursos Logsticos>.

Procedimentos para Eliminao de Documentos Pblicos

Avaliar quais documentos classificados so objetos de

eliminao segundo a Tabela de Temporalidade de
Documentos.

Os membros da SCAD devem autuar o Processo Administrativo da

Subcomisso de Avaliao de Documentos e fazer constar nos
autos todos os documentos relativos aos procedimentos
legais, como as atas de reunio da Subcomisso, a Listagem de
Eliminao de Documentos, o Edital de Cincia de Eliminao de
Documentos, o Termo de Eliminao de Documentos, entre outros.

10

Separar aqueles que foram destinados eliminao e

tramit-los no sistema COMPROT para o rgo
Subcomisso de Avaliao de Documentos.

Separar aqueles que no foram destinados eliminao,

pois devem aguardar mais tempo para o descarte e
retorn-los caixa-arquivo de origem.

Coordenao-Geral de Recursos Logsticos

O responsvel pela seleo dos documentos a serem eliminados

deve elaborar uma Listagem de Eliminao de Documentos (figura
1) e encaminh-la Comisso de Avaliao de Documentos (CAD)
do respectivo rgo para aprovao.
A CAD, ento, deve encaminhar o documento
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos
(CPAD), para cincia e anlise. Aps aprovao da CPAD,
esta deve encaminhar ao Arquivo Nacional, a fim de obter
autorizao, duas vias da Listagem (assinadas e
rubricadas), por meio de correspondncia oficial.

Figura 1 Modelo de Listagem de Eliminao de Documentos

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
RGO/ENTIDADE: (indicar o nome do rgo/entidade, acompanhado
das siglas respectivas)
UNIDADE/SETOR: (indicar o nome da unidade/setor que eliminar os
documentos relacionados na listagem, acompanhado das siglas
respectivas)
No caso de eliminao de documentos de rgos/entidades extintos,
indicar o nome do produtor(a)/acumulador(a) dos documentos.
UNIDADE DE
CDIGO
DESCRITOR DATASARQUIVAMENTO
REFERENTE
CLASSIFICAO DO CDIGO LIMITE
QUANT. ESPECIFICAO

RGO/SETOR: (siglas)
LISTAGEM N: (n / ano)
FOLHA N: (n / n total)

OBSERVAES/
JUSTIFICATIVAS

MENSURAO TOTAL: (indicar, em metros lineares, o total de documentos que sero eliminados)
DATAS-LIMITE GERAIS: (indicar, em anos, o perodo dos documentos que sero eliminados)
(O quadro abaixo somente dever ser preenchido quando for necessrio, isto , quando os documentos a
serem eliminados necessitarem de aprovao das contas pelos Tribunais de Contas.)
Publicao no Dirio Oficial
Conta(s) aprovada(s) pelo Tribunal
Conta(s) do(s) exerccio(s) de:
de Contas em:
(data, seo, pgina)

(continua)

Procedimentos para Eliminao de Documentos Pblicos

11

Figura 2 Modelo de Listagem de Eliminao de Documentos (continuao)

LOCAL/DATA
______ ___/___/___
__________________
RESPONSVEL
PELA SELEO
LOCAL/DATA
______ ___/___/___

LOCAL/DATA
______ ___/___/___
______________________
PRESIDENTE DA
SUBCOMISSO DE AVALIAO
DE DOCUMENTOS

LOCAL/DATA______

___/___/___

________________________
AUTORIDADE DO RGO

_________________________________
Presidente da Comisso de Avaliao de Documentos (CAD)

LOCAL/DATA
______ ___/___/___

_________________________________
Presidente da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD)

LOCAL/DATA
______ ___/___/___
AUTORIZO:

__________________________________
Diretor-Geral do Arquivo Nacional

Fonte: Adaptado de CONARQ, 2014.

12

Aps obter a autorizao, os membros da SCAD devem elaborar a

minuta do Edital de Cincia de Eliminao de Documentos (figura
2) e encaminh-la CAD do respectivo rgo para aprovao.

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Figura 3 Modelo de Edital de Cincia de Eliminao de Documentos

(NOME DO RGO OU ENTIDADE)
EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
N ____/____ (indicar o n / ano do Edital)
O(A) Presidente da Subcomisso de Avaliao de Documentos, designado(a) pela Portaria
n _____ (indicar o n), de ___/___/___ (indicar dia, ms e ano da portaria), publicada no (indicar
o nome do peridico oficial), de ___/___/___ (indicar dia, ms e ano da portaria), de acordo com a
Listagem de Eliminao de Documentos n (indicar o n / ano da listagem), autorizada pelo titular
do (indicar o nome da instituio arquivstica pblica), por intermdio do (indicar o documento de
autorizao), faz saber a quem possa interessar que a partir do quadragsimo quinto (45) dia
subsequente a data de publicao deste Edital no (indicar o nome do peridico oficial), se no
houver oposio, o(a) (indicar a unidade responsvel pela eliminao) eliminar (indicar a
mensurao total) dos documentos relativos a (indicar as referncias gerais dos descritores dos
cdigos de classificao dos documentos a serem eliminados), do perodo de (indicar as dataslimite gerais), do(a) (indicar o nome do rgo/entidade produtor ou acumulador dos documentos
a serem eliminados).
Os interessados, no prazo citado, podero requerer, s suas expensas e mediante petio
dirigida Subcomisso de Avaliao de Documentos do(a) (indicar o nome do rgo/entidade), a
retirada ou cpias de documentos, avulsos ou processos, bem como o desentranhamento ou
cpias de folhas de um processo.
(Local e data)
(Nome e assinatura do Presidente da Subcomisso de Avaliao de Documentos)

Fonte: Adaptado de CONARQ, 2014.

Aps aprovao da minuta do Edital de Cincia de

Eliminao de Documentos pela CAD, a SCAD deve
encaminhar o documento para publicao no
Dirio Oficial da Unio (DOU). Aps a publicao,
a CAD deve encaminhar para o Arquivo Nacional
uma cpia da pgina em que o Edital foi
publicado. Aguarda-se, ento, um prazo de 45
dias
para
possveis
manifestaes
de
interessados nos documentos a serem
eliminados.
Procedimentos para Eliminao de Documentos Pblicos

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10

A eliminao de documentos pblicos dever ser

efetuada por meio de fragmentao manual ou
mecnica, com a garantia de que a
descaracterizao dos documentos no possa ser revertida, sob a
superviso de servidor designado para acompanhar o
procedimento.

11

Aps a eliminao dos documentos, os membros da SCAD

devem elaborar o Termo de Eliminao de Documentos (figura
3) e encaminh-lo para publicao em boletim interno do MF.
Aps a publicao, a CAD deve encaminhar para o Arquivo Nacional uma cpia
da pgina em que o Termo foi publicado.

Figura 4 Modelo de Termo de Eliminao de Documentos

(NOME DO RGO OU ENTIDADE)
TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
Aos ______ dias do ms de __________ do ano de _________, o(a) (indicar o nome do
rgo ou entidade responsvel pela eliminao), de acordo com o que consta da Listagem de
Eliminao de Documentos n (indicar o n / ano da listagem), aprovada pelo(a) titular do(a)
(indicar o nome da instituio arquivstica pblica), por intermdio do (indicar o documento que
autorizou a eliminao) e respectivo Edital de Cincia de Eliminao de Documentos n (indicar o
n / ano do edital), publicado no (indicar o nome do peridico oficial), de (indicar a data de
publicao do edital), procedeu eliminao de (indicar a mensurao total) dos documentos
relativos a (indicar as referncias gerais dos descritores dos cdigos de classificao dos
documentos a serem eliminados), do perodo de (indicar as datas-limite gerais), do(a) (indicar o
nome do rgo/entidade produtor ou acumulador dos documentos que foram eliminados).
(Local e data)
(Nome, assinatura e cargo do responsvel designado para supervisionar e acompanhar a
eliminao)
(Nome e assinatura do Presidente da Subcomisso de Avaliao de Documentos)

Fonte: Adaptado de CONARQ, 2014.

14

Coordenao-Geral de Recursos Logsticos

12

A SCAD deve enviar Memorando COGRL solicitando a excluso,

no sistema Comprot, dos documentos que foram tramitados
para o rgo Subcomisso de Avaliao de Documentos (passo
5). Junto com o Memorando, deve-se encaminhar o Processo Administrativo
da Subcomisso de Avaliao de Documentos (autuado no passo 4).

Para esclarecimentos adicionais, entrar em contato com a CAD de seu

rgo ou com a Presidncia da CPAD/MF Ncleo Central (representada
pela COGRL/SPOA) pelo e-mail didoc.cogrl.df@fazenda.gov.br.

Procedimentos para Eliminao de Documentos Pblicos

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REFERNCIAS
ARQUIVO NACIONAL. Gesto de documentos: curso de capacitao para os
integrantes do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da
administrao pblica federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. 98 p.
BRASIL. Lei n. 8159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Disponvel em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. Acesso em: 18 jul.
2014.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Classificao, temporalidade e
destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da
administrao pblica. Disponvel em:
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf>. Acesso
em: 18 jul. 2014.
____________. Resoluo n. 5, de 30 de setembro de 1996. Dispe sobre a
publicao de editais para Eliminao de Documentos nos Dirios Oficiais da
Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios. Disponvel em:
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoi
d=56& sid=46>. Acesso em: 26 ago. 2014.
____________. Resoluo n. 40, de de 9 de dezembro de 2014. Dispe sobre os
procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. Disponvel em:
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoi
d=1017&sid=46>. Acesso em: 17 dez. 2014.
FURLAN, Jos Davi (tutor). Introduo ao BPM e CBOK: mdulo 1: aula
inaugural. In: ELO GROUP. Curso de formao de gestores de processo. [Rio de
Janeiro]: ELO Group, 2011. p. 1 - 64. Educao distncia.

16

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APNDICE PROCESSO DE NEGCIO: ELIMINAO DE

DOCUMENTOS PBLICOS7

Disponvel tambm em: <Intranet SPOA/Recursos Logsticos>.

Procedimentos para Eliminao de Documentos Pblicos

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Procedimentos para Eliminao de Documentos Pblicos

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MINISTRIO DA FAZENDA
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COORDENAO-GERAL DE RECURSOS LOGSTICOS