Fbio Ferreira Batista e Veruska da Silva Costa

RSP

Alinhando o modelo, o mtodo de

implementao e a prtica
de gesto do conhecimento (GC): o
caso do Repositrio do Conhecimento
do Instituto de Pesquisa Econmica
Aplicada (RCIpea)
Fbio Ferreira Batista e Veruska da Silva Costa

Introduo
Entre as decises mais importantes para o xito da implementao da gesto
do conhecimento (GC) nas organizaes, encontram-se as escolhas do modelo,
do mtodo de implementao e das prticas mais adequadas para alcanar os
resultados esperados com a iniciativa.
Organizaes pblicas brasileiras vm adotando modelos distintos no momento
de implementar GC (BARBOSA, 2011 e ALVARENGA NETO e VIEIRA, 2011). O objetivo
deste artigo analisar como o Instituto de Pesquisa Econmica Aplicada (Ipea)
implementou de forma alinhada um modelo, um mtodo e uma prtica de gesto
do conhecimento (GC). O referencial terico utilizado o Modelo de Gesto do
Conhecimento para a Administrao Pblica Brasileira, construdo por um dos
autores deste trabalho aps a realizao de uma reviso sistemtica da literatura
sobre modelos de GC na administrao pblica (BATISTA, 2012).
Alm dessa introduo, este artigo composto de trs sees. Na primeira,
Modelo terico e conceitual de gesto do conhecimento (GC), definimos
Revista do Servio Pblico Braslia 64 (1): 59-76 jan/mar 2013

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Alinhando o modelo, o mtodo de implementao e a prtica de gesto do conhecimento: o caso do Repositrio do

Conhecimento do Instituto de Pesquisa Econmica Aplicada (RCIpea)

conceitos, apresentamos o referencial

terico e detalhamos o Modelo de Gesto
do Conhecimento para a Administrao
Pblica Brasileira proposto e adotado
pelo Instituto de Pesquisa Econmica
Aplicada (Ipea). Em seguida, descrevemos
o roteiro para a elaborao do plano de
GC utilizado pela instituio.
Na segunda seo, Implementao da
gesto do conhecimento no Ipea,
apresentamos o perfil organizacional do Ipea
e analisamos como a fundao elaborou e
implementou o projeto RCIpea com base
no modelo e no roteiro escolhidos.
Finalmente, na terceira e ltima seo,
Consideraes finais, destacamos os
resultados da implementao da gesto do
conhecimento para a instituio.

Modelo terico e conceitual

de gesto do conhecimento (GC)
Para uma melhor compreenso,
apresentamos, a seguir, algumas definies
de conceitos importantes adotadas neste
trabalho e extradas da literatura sobre GC:
i) Gesto do conhecimento na admi
nistrao pblica brasileira:
(...) um mtodo integrado de criar,
compartilhar e aplicar o conhecimento
para aumentar a eficincia; melhorar a
qualidade e a efetividade social; e
contribuir para a legalidade, impessoalidade, moralidade e publicidade na
administrao pblica e para o
desenvolvimento brasileiro. (BATISTA,
2012, p. 49)
ii) Conhecimento:

iii) Conhecimento tcito:

(...) altamente pessoal e difcil
de formalizar, sendo difcil de ser
comunicado ou compartilhado com
outros. Insights subjetivos, intuies
e dicas integram esta categoria de
conhecimento. Alm disso, conhecimento tcito profundamente enraizado na ao e experincia do
indivduo, assim como nos ideais,
valores ou emoes abraados por
ele ou ela. (NONAKA e TAKEUCHI,
1995, p. 8)
iv) Conhecimento explcito:
(...) pode ser expresso em palavras
e nmeros, e facilmente comunicado
e compartilhado na forma de dados,
frmulas cientficas, procedimentos
codificados ou princpios universais (...)
pode ser facilmente processado por
um computador, transmitido
eletronicamente ou armazenado em
banco de dados. (N ONAKA e
TAKEUCHI, 1995, pp. 8-9)
v) Repositrio do conhecimento:

(...) uma mistura fluida de experincia condensada, valores, informao

60

contextual e insight experimentado, a qual

proporciona uma infraestrutura para
avaliao e incorporao de novas
experincias e informaes. Ele tem
origem e aplicado na mente dos
conhecedores. Nas organizaes, ele
costuma estar embutido no s em
documentos ou repositrios, mas
tambm nas rotinas, processos, prticas
e normas organizacionais. (DAVENPORT
e PRUSAK, 1998, p. 5)

Repositrios do conhecimento
so normalmente tipos de intranets ou

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Fbio Ferreira Batista e Veruska da Silva Costa

portais que servem para preservar,

gerenciar e alavancar a memria
organizacional (...) H vrios tipos
diferentes
de
repositrios
do conhecimento utilizado hoje (...)
eles podem ser classificados de
maneiras diferentes. Em geral, um
repositrio de conhecimento conter
mais do que documentos (sistema de
gesto de documentos), dados
(banco de dados), ou registros
(sistema de gesto de registros).
Um repositrio do conhecimento
conter conhecimento valioso que
uma mistura de conhecimento
tcito e explcito, baseado nas
experincias nicas dos indivduos
que so ou foram parte daquela
companhia, assim como o Knowhow que tem sido tentado, testado
e demonstrado como bem sucedido
em situaes de trabalho. (DALKIR,
2011, pp. 213-214)
Ao realizar uma reviso sistemtica da
literatura sobre modelos de GC na obra
Modelo de GC para a Administrao
Pblica (AP) Brasileira, Batista conclui
que: i) h poucos estudos que propem
modelos especficos para a AP (SALAVATI,
S HAFEI e S HAGHAYEGH , 2010 e
MONAVVARIAN e KASAEI, 2007); ii) muito
frequente encontrar estudos de caso nos
quais os autores utilizam modelos j
existentes; iii) so escassos os trabalhos
propondo modelos de GC holsticos e
especficos para a AP; e iv) at os poucos
modelos de GC para a AP no apresentam
contribuies relevantes para a
implementao da GC na AP brasileira
(BATISTA, 2012).
luz da reviso de literatura e baseado
em modelos, instrumentos de avaliao e
roteiros de implementao da GC

RSP

utilizados na AP, Batista constri e prope

o Modelo de GC para a AP Brasileira
(SALAVATI, SHAFEI e SHAGHAYEGH, 2010;
F ONSECA , 2006; I NSTRUMENTO P ARA A
AVALIAO DA GESTO PBLICA, CICLO
2010; APO, 2009; OECD, 2003; THE KNOW
NETWORK, 2011; EUROPEAN KM FORUM,
2001; HEISIG, 2009, entre outros).
As seguintes caractersticas desse
modelo, entre outras, levaram o Ipea a
adot-lo: i) simplicidade; ii) praticidade;

... o
conhecimento
tcito pode ser
explicitado e
includo no
repositrio por
meio de vdeos
com narrativas,
compartilhamento
de lies
aprendidas e de
melhores
prticas

iii) definio clara, objetiva e contextualizada de GC para a AP; iv) slida fundamentao terica; v) relevncia e utilidade
para a AP; vi) contempla fatores crticos
de sucesso; e vi) manual de implementao de GC que acompanha a obra
(BATISTA, 2012).
Passamos, a seguir, a descrever esse
modelo.

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Alinhando o modelo, o mtodo de implementao e a prtica de gesto do conhecimento: o caso do Repositrio do

Conhecimento do Instituto de Pesquisa Econmica Aplicada (RCIpea)

Modelo de Gesto do Conhecimento para a Administrao

Pblica Brasileira
A Figura 1 mostra os seis componentes do Modelo de Gesto do Conhecimento para a Administrao Pblica
Brasileira proposto e utilizado pelo Ipea:
i) direcionadores estratgicos: viso,
misso, objetivos estratgicos, estratgias
e metas; ii) viabilizadores: liderana,
tecnologia, pessoas e processos; iii) ciclo
de GC: identificar, criar, armazenar, compartilhar e aplicar; iv) ciclo KDCA;
v) resultados de GC; e vi) partes interessadas: cidado-usurio e sociedade
(BATISTA, 2012).
O modelo foi construdo com base nos
componentes identificados na reviso da
literatura sobre modelos de GC e nos
modelos, instrumentos de avaliao e
roteiros de implementao de GC utilizados
por organizaes pblicas (BATISTA, 2012).

Os direcionadores estratgicos, isto ,

a viso de futuro, a misso institucional,
os objetivos estratgicos e as metas, so o
primeiro componente e ser vem de
fundamento para o modelo. essencial
para xito da iniciativa alinhar a Gesto do
Conhecimento (GC) com tais direcionadores. Assim, a GC servir como instrumento para alcanar os resultados
organizacionais (BATISTA, 2012).
Os fatores crticos de sucesso ou viabilizadores da GC constituem o segundo componente do modelo. So eles: i) liderana;
ii) tecnologia; iii) pessoas; e iv) processos
(BATISTA, 2012).
O terceiro componente do Modelo de
GC para a Administrao Pblica Brasileira
o processo de GC. Para mobilizar de
maneira sistemtica o conhecimento para
alcanar os objetivos organizacionais, cinco
atividades do processo de GC so
necessrias: identificar, criar, armazenar,

Fonte: BATISTA, 2012.

Figura 1: Modelo de Gesto do Conhecimento para a Administrao

Pblica Brasileira
62

Revista do Servio Pblico Braslia 64 (1): 59-76 jan/mar 2013

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compartilhar e aplicar o conhecimento.

Essas atividades devem ser colocadas em
prtica na gesto de processos e de projetos.
Para tal, deve-se utilizar o ciclo KDCA
(BATISTA, 2012).
O ciclo KDCA composto de quatro
etapas. O objetivo da primeira etapa,
Knowledge (conhecimento), elaborar o
plano de GC. Na segunda etapa, Do
(executar), a organizao deve: 1) educar e
capacitar os colaboradores; 2) executar o
plano de GC; e 3) coletar dados e
informaes. Na terceira etapa, Check
(verificar), verificado se a meta de
melhoria da qualidade foi alcanada e se o
plano de GC foi executado conforme
previsto. Finalmente, na etapa Act (corrigir
ou armazenar), caso a meta no tenha sido
atingida, a organizao corrige eventuais
erros nas atividades do processo de GC
(identificao, criao, compartilhamento
e aplicao do conhecimento). Se a meta
foi alcanada, a organizao armazena o
novo conhecimento por meio da padronizao (BATISTA, 2012).
Como se trata de um modelo de GC
com foco em resultados, o quinto
componente enfoca os resultados da
gesto do conhecimento. H dois tipos de
resultados esperados com a implementao da GC: imediatos e finais.
Os resultados imediatos so aprendizagem e inovao. Como consequncia,
h o incremento da capacidade de
realizao do indivduo, da equipe, da
organizao e da sociedade na identificao, criao, armazenamento, compartilhamento e aplicao do conhecimento
(BATISTA, 2012).
Os resultados finais destacados no
modelo so consequncia dos resultados
imediatos (aprendizagem e inovao; e
aumento da capacidade de realizao do
indivduo, das equipes, da organizao e

RSP

da sociedade) e consistem em: aumentar a

eficincia; melhorar a qualidade e a
efetividade social; contribuir para a legalidade, impessoalidade, moralidade e publicidade na administrao pblica e para o
desenvolvimento brasileiro (B ATISTA ,
2012).
Finalmente, o sexto e ltimo componente do modelo de GC para a administrao pblica so as partes interessadas, a
saber: o cidado-usurio e a sociedade.
fundamental para a organizao pblica
gerenciar o conhecimento sobre os cidadosusurios para que ela possa cumprir sua
misso e atender as necessidades e
expectativas em relao aos servios
prestados. Identificar as necessidades e
expectativas da sociedade em geral uma
tarefa relevante na gesto do conhecimento
nas organizaes pblicas. Para a GC na
administrao pblica importante abordar
temas relevantes para a sociedade, tais como:
desenvolvimento, responsabilidade pblica,
transparncia, incluso social, interao e
gesto do impacto da atuao da
organizao na sociedade (BATISTA, 2012).
Na prxima seo, apresentamos o
roteiro para a elaborao do plano de GC
utilizado pelo Ipea. Esse roteiro baseado
no Modelo de GC para a Administrao
Pblica Brasileira que acabamos de
descrever.
Roteiro para a elaborao
do plano de gesto do conhecimento (GC)
As seguintes perguntas norteiam as
etapas de elaborao do plano de gesto
do conhecimento (PGC): i) Onde estamos
agora? ii) Onde queremos estar? iii) Como
chegaremos l? iv) Quais so as mtricas
ou indicadores para avaliar o grau de
sucesso? e v) Estamos alcanando nossos
objetivos e viso de GC?

Revista do Servio Pblico Braslia 64 (1): 59-76 jan/mar 2013

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Alinhando o modelo, o mtodo de implementao e a prtica de gesto do conhecimento: o caso do Repositrio do

Conhecimento do Instituto de Pesquisa Econmica Aplicada (RCIpea)

Para responder a pergunta Onde

estamos agora? (etapa 1), a organizao
pblica deve, em primeiro lugar, realizar a
autoavaliao do grau de maturidade em
GC (passo 1). A autoavaliao baseada
em sete critrios do instrumento para a
avaliao do grau de maturidade em GC, a
saber: 1) liderana em GC; 2) processo; 3)
pessoas; 4) tecnologia; 5) processo de GC;
6) aprendizagem e inovao; e 7) resultados
da GC.
Cada um dos critrios elencados acima
constitudo de assertivas totalizando 42
que devem ser cuidadosamente analisadas
e pontuadas com base em evidncias. A
autoavaliao permite identificar o grau de
maturidade em GC da organizao, assim
como realizar benchmarking com organizaes congneres. Utilizam-se duas escalas
na aplicao do instrumento (BATISTA, 2012).
Aps a realizao da autoavaliao,
a organizao identifica seus pontos
fortes (PF) e oportunidades de melhoria
OM (passo 2). Aqui possvel identificar
o que est bom (PF) e o que precisa ser
melhorado (OM) para que ocorra a
efetiva institucionalizao da GC na
organizao.
O passo seguinte na elaborao do
PGC identificar as lacunas de conhecimento (passo 3). Uma lacuna do conhecimento a diferena entre o que a
organizao sabe e o que ela deveria saber
para alcanar seus objetivos estratgicos.
nesse ponto que ocorrer a interveno
da gesto do conhecimento. No planejamento estratgico procuram-se eliminar as
lacunas estratgicas (diferena entre o que
a organizao faz e o que ela deveria fazer
para alcanar seus objetivos estratgicos)
por meio da eliminao das lacunas do
conhecimento.
Aps identificar as lacunas do
conhecimento e para responder a pergunta
64

Onde queremos estar? (etapa 2), a

organizao define a viso de gesto do
conhecimento (passo 4), isto , a situao
futura aps a implementao da GC em
que a lacuna de conhecimento j ter sido
eliminada.
Em seguida, para responder a
pergunta Como chegaremos l? (etapa
3), a organizao deve executar os
seguintes passos: i) definio dos objetivos
e estratgia de GC (passo 5); ii) elaborao
do plano de gesto do conhecimento
(PGC) (passo 6); e iii) elaborao do plano
de melhoria do grau de maturidade em
GC (PMM) (passo 7).
O PGC mostra como a organizao
eliminar as lacunas do conhecimento,
enquanto que o PMM aponta para as aes
a serem executadas para trabalhar as
oportunidades de melhoria (OM) identificadas na autoavaliao e, consequentemente, para elevar o grau de maturidade
em GC na organizao.
Em seguida, para responder a pergunta
Quais so as mtricas para avaliar o grau
de sucesso? (etapa 4), a organizao
dever elaborar os indicadores dos resultados da estratgia (passo 8) para verificar
o sucesso na eliminao das lacunas do
conhecimento. Para avaliar se est havendo
ou no elevao no grau de maturidade em
GC, a organizao comparar a pontuao
obtida no diagnstico atual com o
diagnstico anterior (passo 9).
Finalmente, para responder a pergunta
Estamos alcanando nossos objetivos e
viso de GC (etapa 5), a organizao deve
realizar o monitoramento, avaliao e
elaborao de relatrios (passo 10).
Na prxima seo, apresentamos o
perfil organizacional do Ipea e descrevemos como a instituio elaborou seu
plano de GC com base no roteiro aqui
apresentado.

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Fbio Ferreira Batista e Veruska da Silva Costa

Implementao da gesto do
conhecimento no Ipea
Perfil organizacional
O Instituto de Pesquisa Econmica
Aplicada (Ipea) uma fundao pblica
federal vinculada Secretaria de Assuntos
Estratgicos da Presidncia da Repblica
(SAE/PR). Suas atividades de pesquisa
fornecem suporte tcnico e institucional s
aes governamentais para a formulao e
reformulao de polticas pblicas e
programas de desenvolvimento brasileiros.
Os trabalhos do Ipea chegam sociedade
por meio de inmeras publicaes,
seminrios, assessoramento tcnico, cursos
e divulgao na imprensa e, mais recentemente, via programa semanal de TV em
canal fechado.
Elaborao do plano de gesto
do conhecimento (GC) do Ipea
Seguindo o roteiro para a elaborao
do plano de gesto do conhecimento
apresentado, o Ipea iniciou a elaborao
do seu plano de GC com a realizao da
autoavaliao. O Ipea obteve uma
pontuao de 75,8 de um total de 210
pontos. Com essa pontuao, o Ipea
encontra-se ainda na primeira etapa
(reao) dos graus de maturidade em GC.
As demais etapas so: iniciao (125
pontos), introduo (expanso 146
pontos), refinamento (188 pontos), e
maturidade (210 pontos).
Na autoavaliao, o Ipea identificou
tambm os pontos fortes (PF) e as
oportunidades de melhoria (OM).
importante destacar que, no critrio 5.0
Processo de Conhecimento, o Ipea identificou
a OM inexistncia de um processo
sistematizado de armazenamento, renovao, acesso e utilizao do conhecimento produzido na instituio. Essa

RSP

OM ajudou a identificar a lacuna do

conhecimento em que a interveno de
GC deveria ocorrer.
O Ipea decidiu iniciar a implementao
da GC para eliminar a seguinte lacuna
estratgica do conhecimento: o conhecimento produzido pelo Ipea no estava
representado, organizado e armazenado de
forma estruturada e no seguia as recomendaes internacionais para a disseminao,
acesso e utilizao da informao, visando

Os
repositrios
institucionais tm
sido abordados
tanto como uma
ferramenta quanto
como uma
estratgia para
maximizar a
visibilidade da
pesquisa de uma
instituio.

a aumentar a visibilidade da pesquisa e a

interoperabilidade em rede.
A situao esperada depois da implementao da GC, isto , a viso de GC
definida pelo Ipea foi: Conhecimento
produzido pelo Ipea representado,
organizado e armazenado de forma
estruturada, seguindo as recomendaes
internacionais para a disseminao, acesso

Revista do Servio Pblico Braslia 64 (1): 59-76 jan/mar 2013

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RSP

Alinhando o modelo, o mtodo de implementao e a prtica de gesto do conhecimento: o caso do Repositrio do

Conhecimento do Instituto de Pesquisa Econmica Aplicada (RCIpea)

e utilizao da informao, permitindo,

assim, sua utilizao adequada pelo pblico
interno e externo.
Os principais objetivos definidos pelo
Ipea para alcanar a viso de GC foram:
i) aumentar a visibilidade e o acesso
pesquisa e a interoperabilidade de toda a
produo do Ipea em rede; ii) recuperar
os documentos pelo texto completo ou
por meio de busca simples e avanada e
disponibilizar informaes estatsticas de
acesso e download; iii) identificar as
publicaes mais acessadas; iv) mostrar
as relaes existentes entre as publicaes
do Ipea, em seus diversos suportes
eletrnicos.
Para isso, o instituto definiu a estratgia
de implantar processo de representao,
organizao, armazenamento, renovao,
disseminao, acesso e utilizao do
conhecimento produzido nos processos
finalsticos do Ipea.
O Ipea ainda no elaborou o plano de
melhoria do grau de maturidade em GC
(passo 7). Por isso, passamos agora para o
passo seguinte: indicadores de resultados
da estratgia.
Para monitorar se a estratgia de GC
da organizao est sendo bem-sucedida,
o Ipea decidiu adotar indicadores relativos
aos processos de representao, organizao, armazenamento/disseminao,
acesso e utilizao do conhecimento. Para
cada processo foram elaborados indicadores, a saber: i) armazenamento/disseminao, ii) acesso, e iii) utilizao.
A autoavaliao dever se repetir
anualmente. Assim, o passo 9 (pontuao
na autoavaliao) ocorrer com essa periodicidade. J o passo 10 (monitoramento,
avaliao e elaborao de relatrios) ser
executado mensalmente.
Em sntese, o Ipea seguiu o roteiro para
a elaborao do plano de gesto do
66

conhecimento apresentado para eliminar a

lacuna do conhecimento referente aos
processos de representao, organizao,
disseminao, acesso e utilizao do
conhecimento produzido.
Na prxima seo, analisamos como o
Ipea construiu o prottipo do Repositrio
do Conhecimento do Ipea (RCIpea).
Repositrio do Conhecimento
do Ipea (RCIpea)
A implementao do Repositrio do
Conhecimento do Ipea (RCIpea) teve por
finalidade, portanto, eliminar uma lacuna
estratgica do conhecimento referente aos
processos de representao, organizao,
disseminao, acesso e utilizao do
conhecimento produzido pela instituio.
O RCIpea uma iniciativa de gesto
do conhecimento porque, conforme
destaca Dalkir, um repositrio que
contm conhecimento valioso que uma
mistura de conhecimento tcito e explcito
(DALKIR, 2011). O conhecimento explcito
pode ser inserido no RCIpea na forma de
livros, artigos, imagens etc. J o conhecimento tcito pode ser explicitado e
includo no repositrio por meio de vdeos
com narrativas, compartilhamento de
lies aprendidas e de melhores prticas
(BATISTA, 2012).
O RCIpea uma prtica de GC
associada s atividades de armazenar,
compartilhar e aplicar o conhecimento no
mbito do ciclo de GC do Modelo de GC
para a AP Brasileira. Alm disso, contribui
para a melhoria do processo realizao
de estudos e pesquisas. Assim sendo, est
associado ao viabilizador processos do
modelo. O RCIpea est vinculado tambm
a todos os passos do roteiro para a elaborao do plano de GC (passo 1: autoavaliao; passo 2: soluo para uma
oportunidade de melhoria; passo 3: soluo

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para lacuna de conhecimento; e assim por

diante).
Os repositrios digitais podem ser
vistos tambm como uma prtica de GC,
ligada gesto de processos e projetos. Para
atingir esse objetivo, o conhecimento no
repositrio digital deve ser organizado de
uma maneira que a aprendizagem seja
possvel. Dessa forma, h uma preocupao
em alimentar o repositrio com informaes
teis para as equipes de projetos futuros:
1) metodologias de pesquisa empregadas;
2) lies aprendidas com erros e acertos;
3) softwares e base de dados utilizados durante
a execuo do projeto; 4) questionrios e
instrumentos de pesquisa; 5) projetos de
pesquisa semelhantes, conduzidos por
outras instituies de pesquisa etc.
Repositrios institucionais so tambm
repositrios digitais voltados para o
armazenamento,
preser vao
e
disseminao da produo intelectual de
uma instituio (COSTA & LEITE, 2006). Os
repositrios institucionais tm sido abordados tanto como uma ferramenta quanto
como uma estratgia para maximizar a
visibilidade da pesquisa de uma instituio.
Essa prtica de GC potencializa a troca de
conhecimento no seio das comunidades
tcnicas e cientficas e alimenta a preocupao com o acesso pesquisa e os
impactos causados pelo acesso aberto (Open
Access) ao conhecimento gerado por
pesquisadores de todas as reas (COSTA &
LEITE, 2006).
Como o Ipea produz conhecimento
tcnico (que serve para subsidiar aes
governamentais) e cientfico (que visa a
contribuir para o debate cientfico, em
especial na rea de economia) os pesquisadores do Ipea, inclusive, publicam
trabalhos em revistas e participam de
eventos cientficos , o RCIpea tem caractersticas tanto de repositrio do conheci-

RSP

mento (descrito na literatura de GC) quanto

de repositrio institucional (citado na
literatura sobre comunicao cientfica).
Nesse sentido, o repositrio maximiza
e acelera o impacto das pesquisas e,
consequentemente, sua produtividade,
progresso e recompensas (B RODY &
HARNAD, 2004). Resultados de pesquisas
recentes apontam para isso. Lawrence
(2001), por exemplo, apresenta resultados
de um estudo que mostrou um crescimento
de 336%, em mdia, nas citaes a artigos
disponveis online, em relao a artigos
publicados off-line, na mesma fonte. (COSTA
& LEITE, 2006).
Tendo em vista essa abordagem, tanto
como prtica quanto como estratgia, para
maximizar a visibilidade da pesquisa, os
repositrios institucionais so hoje, no
contexto brasileiro, uma realidade.
O RCIpea disponibiliza a produo
do Ipea segundo os princpios da Iniciativa
de Arquivos Abertos, ou Open Archives
Initiative (OAI). Alm da sua produo, o
RCIpea disponibilizar no futuro tambm
a produo tcnica e cientfica de
instituies parceiras, que desenvolvem e
produzem trabalhos relevantes no campo
de atuao do Ipea, nas diversas reas
relacionadas ao Desenvolvimento
Econmico e Social. Para tanto, tais
instituies tambm devem seguir as
especificaes do OAI.
A Iniciativa de Arquivos Abertos teve
incio em 1999, quando Ginspard, Luce e
Van de Sompel fizeram uma chamada para
explorar a cooperao entre arquivos de
e-prints. Isso foi possvel devido aos ideais
e conceitos estabelecidos pela OAI e
resumidos como: uso do software livre,
tambm chamado Open Source; criao de
repositrios de acesso aberto (Open Access);
uso de padres de preservao de objetos
digitais etc. (KURAMOTO, 2007).

Revista do Servio Pblico Braslia 64 (1): 59-76 jan/mar 2013

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Alinhando o modelo, o mtodo de implementao e a prtica de gesto do conhecimento: o caso do Repositrio do

Conhecimento do Instituto de Pesquisa Econmica Aplicada (RCIpea)

Nesse contexto, o termo archive

significa repositrio. O termo open
utilizado na perspectiva da arquitetura da
informao, no sentido de definir e adotar
interfaces de mquina que promovam a
disponibilidade de contedos (LAGOZE &
VAN DE SOMPEL, 2001).
Alm disso, a OAI estabeleceu o Open
Archives Initiative Protocol for Metadata
Harvesting (OAI-PMH), um protocolo de
comunicao que possibilita a coleta de
metadados a partir de determinados
provedores de dados. Esse protocolo,
juntamente com um padro de metadados, gera alto nvel de interoperabilidade entre os repositrios. Os metadados
tambm so apresentados em um padro.
O padro de metadados mais utilizado
o Dublin Core (DC), porm, o OAI
permite a adoo de outros padres de
metadados.
O Ipea, na implementao do seu
repositrio institucional, tendo em vista a
interoperabilidade com outros repositrios,
utilizou o Dspace, software Open Source;
adotou o Dublin Core (DC) como padro
de metadados e habilitou o Open Archives
Initiative Protocol for Metadata Harvesting
(OAI-PMH).
A construo do prottipo do
Repositrio do Conhecimento
do Ipea (RCIpea)
O prottipo do Repositrio do
Conhecimento do Ipea foi construdo por
um grupo de trabalho multidisciplinar.
Participaram desse grupo representantes
das seguintes reas: Gesto do Conhecimento (CGPGO); Gesto de Projetos
(DVPPI); Cincia da Informao (Biblioteca); Tecnologia da Informao e
Comunicao (CGTIC); Assessoria de
Comunicao (ASCOM) e ainda representantes das reas finalsticas do Ipea, ou seja,
68

tcnicos de planejamento e pesquisa

(pesquisadores).
O trabalho em grupo objetivou, alm
de buscar legitimidade para o projeto, a
colaborao e a participao das reas do
instituto que se relacionariam futuramente
com o repositrio. O trabalho foi enriquecido pela equipe multidisciplinar, que
representou a diversidade dos usurios do
sistema de informao em construo.
Definio das diretrizes para o
desenvolvimento do acervo
Nessa etapa buscaram-se definir as
diretrizes para o desenvolvimento do
acervo. Tais diretrizes visam a embasar o
planejamento das colees, oferecendo
parmetros de consistncia e qualidade ao
acervo e evitando o crescimento desordenado das colees. Foram definidos os
objetivos gerais do acervo e as estratgias
de prospeco, seleo, alimentao e
disponibilizao dos objetos digitais, de
acordo com: 1) os interesses e metas do
Ipea; 2) os servios de informao que
seriam disponibilizados; e 3) o perfil dos
usurios.
Instalao e customizao do
software Dspace e aplicao da
identidade visual
Aps a definio das diretrizes do
acervo, instalamos a verso mais atualizada
do software Dspace/MIT. Uma das diretrizes
definidas, na primeira etapa, foi manter o
software sem alteraes significantes em seu
cdigo-fonte. Dessa maneira, teramos
mais facilidades na atualizao das futuras
verses do Dspace, usufruindo dos aperfeioamentos propostos pela comunidade
responsvel pelo seu desenvolvimento e
manuteno. A principal alterao feita no
cdigo foi justamente para conferir uma
identidade visual ao repositrio.

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Realizao do estudo do domnio do

repositrio e definio da sua estrutura
hierrquica (arquitetura informacional)
Segundo Brascher, os sistemas de
organizao do conhecimento (SOC) so
sistemas conceituais que representam
determinado domnio do conhecimento
por meio da sistematizao dos conceitos
e das relaes semnticas existentes entre
eles. Englobam sistemas de classificao,
cabealhos de assunto, arquivos de
autoridade, tesauros, taxonomias e
ontologias.
A organizao da informao no
Repositrio do Conhecimento do Ipea
(RCIpea) foi estabelecida a partir de sete
eixos temticos e dos grandes temas da rea
de Desenvolvimento Econmico e Social.
Os eixos so utilizados pela instituio como
macrolinhas de pesquisa. So eles: 1)
insero internacional soberana, 2)
macroeconomia para o desenvolvimento, 3)
fortalecimento do Estado, das instituies
e da democracia, 4) estrutura tecnoprodutiva
integrada e regionalmente articulada, 5)
infraestrutura econmica, social e urbana,
6) proteo social, garantia dos direitos e
gerao de oportunidades, e 7)
sustentabilidade ambiental. J os grandes
temas foram extrados do estudo do domnio
do repositrio, por meio da anlise de
conceitos e das relaes semnticas do
MacroThesaurus da Organizao para a
Cooperao e Desenvolvimento Econmico
(OCDE), chamado MacroThesaurus for
Information Processing in the Field of Economic
and Social Development (Quinta Edio).
Existem diferenas na organizao da
informao em funo das ferramentas
utilizadas. No Dspace, software utilizado para
a construo do Repositrio do Conhecimento do Ipea (RCIpea), a organizao
principal est estabelecida em comunidades, subcomunidades e colees. As

RSP

comunidades representam o 1o nvel de

organizao da informao, as subcomunidades representam o 2 o nvel de
organizao da informao, e as colees
representam o 3o nvel de organizao da
informao.
O Dspace tambm apresenta organizaes secundrias, que permitem visualizar os documentos ou objetos digitais do
repositrio de diferentes maneiras. Considerou-se aqui a proposta conceitual de

A prtica
(repositrio
institucional) teve
por objetivo
eliminar uma
lacuna estratgica
de conhecimento,
assegurar a
transparncia,
melhorar o
desempenho
institucional...

Brascher e Caf, que definem a organizao

da informao (OI) mostrando os aspectos
que a diferenciam da organizao do
conhecimento (OC). Segundo as autoras,
a OI um processo que envolve a descrio
fsica e temtica dos objetos informacionais. Ela compreende a organizao de
um conjunto de objetos, para arranj-los
sistematicamente em colees, como a

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RSP

Alinhando o modelo, o mtodo de implementao e a prtica de gesto do conhecimento: o caso do Repositrio do

Conhecimento do Instituto de Pesquisa Econmica Aplicada (RCIpea)

organizao da informao em bibliotecas,

museus, arquivos, tanto tradicionais
quanto eletrnicos. A OI resulta na
representao da informao, compreendida como o conjunto de atributos que
representa determinado objeto informacional, obtido pelos processos de descrio fsica e de contedo (B RASCHER
& CAF, 2008).
Essas organizaes secundrias no
repositrio do Ipea so possveis em funo
da descrio fsica e temtica dos objetos
informacionais digitais, que compreendem
o preenchimento dos seus metadados.
Como resultado desse tratamento
informacional, no RCIpea possvel
visualizar o acervo percorrendo listas de
autores, ttulos, assuntos e tipos de objeto.
As comunidades, que representam o
1o nvel de organizao da informao, so
os sete eixos temticos para o desenvolvimento. As subcomunidades, que representam o 2 o nvel de organizao da
informao, so os grandes temas da rea
de Desenvolvimento Econmico e Social,
resultantes do estudo do domnio do
repositrio. Por fim, as colees, que
representam o 3o nvel de organizao da
informao, foram definidas a partir da
tipologia documental do acervo.
Em relao ao 1o nvel de organizao
da informao, a escolha dos sete eixos
temticos para o desenvolvimento da
organizao da informao no RCIpea
deu-se em funo da importncia deles
para a instituio. Todos os estudos,
pesquisas e demais atividades tcnicas
do Instituto de Pesquisa Econmica
Aplicada (Ipea) so desenvolvidos em
funo dos sete eixos temticos para o
desenvolvimento.
O 1o nvel de organizao da informao no RCIpea , inicialmente, fixo, ou
seja, no extensvel. No ser ampliado
70

de acordo com as necessidades das diversas

reas, mas poder ser modificado se os
eixos temticos para o desenvolvimento
assim o forem.
As subcomunidades, que so o 2 o
nvel de organizao da informao, so
os grandes temas da rea de
Desenvolvimento Econmico e Social. A
partir do estudo do domnio do RCIpea,
foram identificados inicialmente 26
grandes temas. As 26 subcomunidades
inicialmente definidas podero, alm de
ser ampliadas, conter um terceiro ou
quarto nvel temtico.
As subcomunidades so dinmicas e
flexveis, ou seja, so extensveis e
adaptveis. Podero ser ampliadas ou
alteradas, com base no estudo do domnio
do RCIpea, de acordo com a necessidade
de especificao dos assuntos das reas
tcnicas da instituio.
Definio do padro de metadados
e do formulrio de entrada de dados
O repositrio foi construdo segundo
recomendaes internacionais para
disseminao da informao, visando a
aumentar a visibilidade e o acesso da
pesquisa, bem como a interoperabilidade
de toda a produo do Ipea em rede.
O conjunto de metadados do Repositrio do Conhecimento do Ipea (RCIpea)
foi definido segundo o padro Dublin Core.
O padro Dublin Core um esquema de
metadados que visa a descrever objetos
digitais, tais como: vdeos, mapas,
animaes, softwares, sons, imagens, textos,
sites na web etc.
A Dublin Core Metadata Initiative
(DCMI) uma organizao dedicada a
promover a adoo de padres de
interoperabilidade de metadados e
desenvolver vocabulrios especializados
para descrever objetos digitais, que tornem

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Fbio Ferreira Batista e Veruska da Silva Costa

mais inteligentes os sistemas de recuperao da informao.

A qualificao dos metadados foi
necessria em funo das necessidades do
Ipea, e realizada conforme orientaes da
Dublin Core Metadata Initiative (DCMI). O
DCMI estabeleceu maneiras padronizadas
para qualificar ou refinar os elementos e
encorajar o uso de esquemas de codificao
e vocabulrio. Cada metadado Dublin Core
opcional e pode ser repetitivo. Alm disso,
no h ordem no padro Dublin Core para
apresentar ou utilizar os metadados
(elementos de dados).
O princpio orientador para a qualificao dos elementos Dublin Core afirma
que uma aplicao que no compreende o
metadado qualificado deve ser capaz de
ignorar o qualificador e tratar o valor dos
metadados, como se fosse um elemento
absoluto. Embora isso possa resultar em
alguma perda de especificidade, o valor dos
elementos restantes (sem o qualificador)
deve continuar a ser correto e til para a
recuperao da informao e para a interoperabilidade em rede.
O sistema capaz de fazer a recuperao dos documentos pelo texto completo
ou por meio de buscas simples e avanada.
No h limite em relao ao tamanho e
formato dos arquivos. Alm disso, estaro
disponveis informaes estatsticas de
acesso e downloads. Sero tambm mostradas
no repositrio as relaes existentes entre
as publicaes do Ipea, em seus diversos
suportes eletrnicos.
Definio do fluxo geral do repositrio e do fluxo de submisso dos
objetos digitais
O fluxo geral do repositrio foi definido conforme as necessidades iniciais do
prottipo, que no contempla o autoarquivamento e a reviso miditico-pedaggica.

RSP

Utilizamos uma funcionalidade do Dspace

que permite somente desabilitar algumas
etapas do fluxo, no excluindo
definitivamente as possibilidades futuras de
incluso de novos atores no fluxo.
O fluxo de submisso dos objetos
digitais foi organizado em sete passos, a
saber: 1) perguntas iniciais: 1.1 Objeto
publicado anteriormente em outra fonte?
1.2 O objeto possui ttulo alternativo?
1.3 O objeto possui mais de um arquivo?;
2) indicao da coleo, que compreende
a classificao do objeto na coleo e
mostra a localizao fsica principal do
objeto no repositrio; 3) preenchimento
dos metadados do bloco de descrio geral;
4) preenchimento dos metadados do bloco
de descrio temtica; 5) preenchimento
dos metadados do bloco de direitos
autorais; 6) Upload e 7) publicao no
RCIpea.
Definio da poltica de acesso
aberto e direitos autorais
A poltica de acesso aberto e de direitos
autorais do Repositrio do Conhecimento
do Ipea (RCIpea) visa a nortear a implementao do acesso aberto e a gesto dos
direitos autorais no RCIpea, garantindo a
no violao dos direitos autorais, de ordem
patrimonial ou moral, resguardando todos
os envolvidos de futuras implicaes legais.
Pretende-se garantir dessa maneira
o depsito, a disponibilizao e o uso dos
objetos digitais em conformidade com:
1) a legislao brasileira (Lei no 9.610/
1998); 2) os tratados internacionais sobre
o assunto; e 3) os objetivos do Instituto de
Pesquisa Econmica Aplicada (Ipea).
Alm de nortear a implementao do
acesso aberto e a gesto dos direitos
autorais no RCIpea, a poltica de acesso
aberto e direitos autorais objetiva tambm:
1) estabelecer instrumentos de negociao

Revista do Servio Pblico Braslia 64 (1): 59-76 jan/mar 2013

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Alinhando o modelo, o mtodo de implementao e a prtica de gesto do conhecimento: o caso do Repositrio do

Conhecimento do Instituto de Pesquisa Econmica Aplicada (RCIpea)

padronizados para a negociao dos

direitos autorais no Ipea; 2) especificar
quais so as permisses e restries de uso
da produo tcnica e cientfica do Ipea
no RCIpea, em qualquer suporte ou
formato eletrnico; 3) orientar, com base
na Lei Brasileira de Direitos Autorais (Lei
no 9.610 de 1998), como deve ser feita a
citao e referncia aos autores e colaboradores nos prprios objetos digitais;
4) estabelecer regras e critrios para o
preenchimento dos instrumentos de
negociao e dos metadados relacionados
aos direitos autorais e conexos, como por
exemplo: autoria (individual, coletiva,
institucional, organizadores), colaboraes
que geram direitos autorais (traduo,
dublagem, ilustrao etc), outras colaboraes, detentores de direitos autorais,
permisses e restries de uso, tipo ou
regime de negociao, validade, necessidade de registro na Biblioteca Nacional
etc.; 5) esclarecer conceitos e disponibilizar
informaes sobre diversos assuntos
relacionados aos temas acesso aberto e
direitos autorais, tais como direitos morais
e patrimoniais do autor, direitos de imagem
e conexos, sistema de licenciamento Creative
Commons, licenas comuns, termos de
cesso de direitos, cesso gratuita, cesso
parcial, cesso no exclusiva, domnio
pblico, plgio, violao de direitos
autorais, excees Lei Brasileira de
Direitos Autorais etc.
Definio das regras de preenchimento dos metadados
To importante quanto definir os
metadados, definir as regras de preenchimento para cada um deles. Por essa
razo, iniciamos os estudos que fundamentaro a definio dessas regras, que compreendem estudos relacionados catalogao e classificao (descrio fsica e
72

temtica) de diferentes tipos de objetos

digitais, garantindo assim o seu correto
preenchimento e recuperao.
No RCIpea, foi definido apenas um
formulrio de entrada de dados para todos
os tipos de objetos digitais. Foram definidos metadados obrigatrios, que so
utilizados para descrever todos os tipos de
objetos digitais, como, por exemplo, autor
e ttulo. Outros metadados so facultativos,
pois alguns objetos digitais no requerem
a utilizao de todo o conjunto de metadados para a descrio fsica e temtica.
Nesse caso, somente os metadados no
obrigatrios podero no ser utilizados na
descrio.

Consideraes finais
Com a implementao do Repositrio
do Conhecimento do Ipea (RCIpea), parte
do conhecimento tcito pode ser explicitado e, juntamente com os demais
conhecimentos explcitos da instituio,
pode hoje ser representado, organizado e
armazenado de forma estruturada. Alm
disso, tal conhecimento pode ser disseminado com base em padres internacionais
de interoperabilidade, promovendo, assim,
um acesso bem mais amplo dos pblicos
interno e externo produo tcnica e
cientfica da organizao.
Esse caso mostra a importncia da
adoo, por parte de organizaes pblicas
como o Ipea, de um modelo de GC
holstico (que considera os vrios aspectos
da GC: alinhamento estratgico, viabilizadores, ciclo de GC, ciclo KDCA,
resultados e partes interessadas). Ilustra
tambm a relevncia de se utilizar um
mtodo de implementao voltado para
eliminar lacunas estratgicas do conhecimento e que conduz a organizao a definir
uma viso de GC, objetivos, estratgia e

Revista do Servio Pblico Braslia 64 (1): 59-76 jan/mar 2013

Fbio Ferreira Batista e Veruska da Silva Costa

plano de GC, assim como indicadores para

verificar se os resultados da estratgia esto
sendo alcanados.
No se resume, como procuramos
demonstrar, a apenas uma questo de
implementar uma prtica ou ferramenta
isolada de GC. A prtica (repositrio
institucional) teve por objetivo eliminar uma
lacuna estratgica de conhecimento, assegurar
a transparncia, melhorar o desempenho

RSP

institucional e contribuir para o cumprimento

da misso do Ipea de produzir, articular e
disseminar conhecimento para aperfeioar
polticas pblicas e contribuir para o
planejamento do desenvolvimento brasileiro.
Alm disso, importante destacar que a
prtica est alinhada com o modelo de GC e
com o mtodo de implementao.
(Artigo recebido em maro de 2013. Verso
final em abril de 2013).

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Fbio Ferreira Batista e Veruska da Silva Costa

RSP

Resumo Resumen Abstract

Alinhando o modelo, o mtodo de implementao e a prtica de gesto do
conhecimento (GC): o caso do Repositrio do Conhecimento do Instituto de Pesquisa
Econmica Aplicada (RCIpea)
Fbio Ferreira Batista e Veruska da Silva Costa
O objetivo deste artigo analisar como o Instituto de Pesquisa Econmica Aplicada (Ipea)
implementou de forma alinhada um modelo, um mtodo e uma prtica de gesto do conhecimento
(GC) (repositrio do conhecimento). O referencial terico utilizado o Modelo de Gesto do
Conhecimento para a Administrao Pblica Brasileira construdo por um dos autores deste
trabalho aps a realizao de uma reviso sistemtica da literatura sobre modelos de GC na
administrao pblica (BATISTA, 2012). O trabalho iniciou-se com a escolha do modelo. Em
seguida, utilizou-se de um roteiro para elaborar o plano de GC. O foco desse plano foi a
implementao do repositrio institucional. As principais concluses deste artigo so: i) como
resultado da implementao do repositrio, parte do conhecimento tcito pode ser explicitado
(na forma de narrativas, por exemplo) e, juntamente com os demais conhecimentos explcitos,
pode hoje ser representado, organizado e armazenado de forma estruturada; ii) o Ipea
implementou no apenas uma prtica isolada de GC, mas conseguiu alinhar a prtica (repositrio)
com um modelo e mtodo de implementao de GC; e iii) a importncia da adoo, por parte de
organizaes pblicas como o Ipea, de um modelo de GC holstico, isto , com uma viso
integral de GC.
Palavras-chave: Modelo de Gesto do Conhecimento; mtodo de implementao de
gesto do conhecimento; repositrio institucional de acesso aberto
Alineando el modelo, el mtodo de implementacin y la prctica de gestin
del conocimiento (GC): el caso del Repositorio del Conocimiento del Instituto
de Pesquisa Econmica Aplicada (RCIpea)
Fbio Ferreira Batista y Veruska da Silva Costa
El propsito de este artculo es analizar cmo el Instituto de Investigao Econmica Aplicada
(Ipea) puso em prctica un modelo, un mtodo y una prctica de GC de forma integrada. El
marco terico de este trabajo es el Modelo de Gestin del Conocimiento para la Administracin
Pblica Brasilea construido por uno de los autores de este trabajo tras llevar a cabo una revisin
sistemtica de la literatura sobre modelos de GC en la administracin pblica (BATISTA, 2012).
El trabajo tuvo inicio tras la eleccin del modelo: Modelo de Gestin del Conocimiento para la
Administracin Pblica Brasilea. En seguida, se formul un guin para elaborar el Plan de GC.
El enfoque del plan fue la implementacin del repositorio con vistas a eliminar una brecha de
conocimiento. Las principales conclusiones de este artculo son: i) como resultado de la
implementacin del repositorio, parte del conocimiento tcito puede ser explicitado (en la forma
de narraciones, por ejemplo) e, junto con los otros conocimientos explcitos, ahora se puede
representar, organizar y almacenar de forma estructurada; ii) IPEA puso en ejecucin no slo
una prctica aislada GC, pero ha logrado integrar la prctica (repositorio) con un modelo y
mtodo de aplicacin GC; e iii) la importancia de la adopcin por organizaciones pblicas
como el IPEA de um modelo de GC holstico, es decir, con una visin integral de la GC.
Palabras clave: Modelo de Gestin del Conocimiento; Mtodo de Implementacin de
Gestin del Conocimiento; Repositorio Institucional de Acceso Abierto

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Alinhando o modelo, o mtodo de implementao e a prtica de gesto do conhecimento: o caso do Repositrio do

Conhecimento do Instituto de Pesquisa Econmica Aplicada (RCIpea)

Matching the model, the method of implementation and the practice of knowledge
management: the case of the Institutional Repository of the Institute for Applied
Economic Research (Ipea) in Brazil
Fbio Ferreira Batista and Veruska da Silva Costa
This paper aims to assess how the Institute for Applied Economic Research (Ipea) was able
to implement a KM framework, a KM method and a KM practice in an integrated way. The
theory behind this work is the KM Framework for the Brazilian Public Administration designed
by one of the authors of this paper after a literature review about KM frameworks in the public
administration (BATISTA, 2012). Following this decision, a KM Plan was draft based on an
implementation method designed for that purpose. The plan main focus was the implementation
of a repository to eliminate a knowledge gap and to improve organizational performance. This
article main conclusions are: i) as a result of the repository implementation, part of Ipeas tacit
knowledge (for example in the form of storytelling) can be made explicit and, together with
other explicit knowledge, can now be represented, organized and stored in a structured form;
Ipea did not implemented a single KM practice, but it was able to integrate the practice (repository)
with a KM framework and KM implementation method; and iii) the importance of the adoption
of a holistic (or systematic view) KM framework by public organizations, such as Ipea.
Keywords: Knowledge Management Framework; KM Implementation Method; Open
Access Institutional Repository

Fbio Ferreira Batista

Doutor em Cincia da Informao. Tcnico de Planejamento e Pesquisa do Instituto de Pesquisa Econmica Aplicada
(Ipea). Professor da Universidade Catlica de Braslia (UCB). Contato: fabio.batista@ipea.gov.br
Veruska da Silva Costa
Bacharel em Biblioteconomia. Gerente do Projeto Repositrio do Conhecimento do Ipea (RCIpea), no Instituto de
Pesquisa Econmica Aplicada (Ipea). Contato: veruska.costa@ipea.gov.br

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