UNIVERSIDADE FEDERAL DE SO PAULO

ESCOLA PAULISTA DE POLTICA, ECONOMIA E NEGCIOS

CAMPUS OSASCO

COTAO DE LIVROS SOLICITADOS POR DOCENTES DA UNIFESP

OSASCO

Trabalho desenvolvido para a disciplina de

Pensamento Sistmico e Dinmica de
Negcio como requisito para concluso da
mesma.

Discentes:
Bruna Barbieri
Bruna Marconato
Guilherme Paiva
Julia Prado
Vitor Girotto

Docente: Prof. Joo Arantes Amaral

OSASCO
2016

SUMRIO
1.

DADOS DA EQUIPE ................................................................................. 3

2.

QUESTIONRIOS DE APRENDIZAGEM ................................................. 4

3.

2.1

Sobre a aprendizagem .............................................................. 4

2.2

Sobre o projeto .......................................................................... 5

2.3

Questes discursivas ............................................................... 6

PLANO DE GERNCIA DO PROJETO .................................................. 11

3.1

Termo de Abertura .................................................................. 11

3.1.1 Objetivos ............................................................................. 11

3.1.2 Premissas ........................................................................... 11
3.1.3 Riscos ................................................................................. 12
3.1.4 Cronograma ........................................................................ 12

4.

3.2

WBS .......................................................................................... 13

3.3

Rede de atividades .................................................................. 13

3.4

Matriz de responsabilidades .................................................. 13

3.5

Plano de comunicao............................................................ 14

3.6

Plano de risco .......................................................................... 15

PROPOSTA DE INTERVENO SISTMICA ...................................... 15

1. DADOS DA EQUIPE

Bruna Barbieri
23 anos
b.rubarbieri@hotmail.com
Escola Paulista de Economia, Poltica e Negcios
Cincias Econmicas
7 Termo

Bruna Marconato de Castro

22 anos
bruna.marconato.castro@gmail.com
Escola Paulista de Economia, Poltica e Negcios
Cincias Econmicas
7 Termo

Guilherme dos Anjos Pessoa Paiva

22 anos
gui.ppaiva@gmail.com
Escola Paulista de Economia, Poltica e Negcios
Cincias Econmicas
7 Termo

Julia Prado
22 anos
juliaprado1208@gmail.com
Escola Paulista de Economia, Poltica e Negcios
Cincias Econmicas
7 Termo

Vitor Guidorzzi Girotto

30 anos
vitorgirotto@hotmail.com
Escola Paulista de Economia, Poltica e Negcios
Cincias Econmicas
7 Termo

2. QUESTIONRIOS DE APRENDIZAGEM

2.1 Sobre a aprendizagem

1. Vocs leram as leituras sugeridas, semana a semana?

( ) Sim, lemos todas.
( ) No, nenhuma.
(x) Lemos algumas, nem todas.

2. Vocs assistiram s video aulas sugeridas, semana a semana?

( ) Sim, todas.
( ) No, nenhuma.
(X) Assistimos algumas, nem todas.

3. Em relao afirmao a seguir, responda se concorda ou discorda e em que grau:

As leituras recomendadas foram teis para o meu aprendizado:

( ) Concordo totalmente.
(x) Concordo.
( ) Neutro.
( ) Discordo.
( ) Discordo totalmente.

4. Em relao afirmao a seguir, responda se concorda ou discorda e em que grau:

As vdeo-aulas recomendadas foram teis para o meu aprendizado:

( ) Concordo totalmente.
(x) Concordo.
( ) Neutro.
( ) Discordo.
( ) Discordo totalmente.

5. Em relao afirmao a seguir, responda se concorda ou discorda e em que grau:

4

As aulas presenciais foram teis para o meu aprendizado:

( ) Concordo totalmente.
( ) Concordo.
(x) Neutro.
( ) Discordo.
( ) Discordo totalmente.

6. Em relao afirmao a seguir, responda se concorda ou discorda e em que grau:

Os exerccios semanas (questionrios eletrnicos) foram teis para o meu

aprendizado:
( ) Concordo totalmente
( ) Concordo
(x) Neutro
( ) Discordo
( ) Discordo totalmente

2.2 Sobre o projeto

7. Em relao afirmao a seguir, responda se concorda ou discorda e em que grau:

Trabalhar em um projeto real, com um cliente real foi uma experincia motivadora.
( ) Concordo totalmente
(x) Concordo
( ) Neutro
( ) Discordo
( ) Discordo totalmente

8. Em relao afirmao a seguir, responda se concorda ou discorda e em que grau:

Trabalhar em grupo me ajudou a aprender melhor.

( ) Concordo totalmente
(x) Concordo
5

( ) Neutro
( ) Discordo
( ) Discordo totalmente

8. Em relao afirmao a seguir, responda se concorda ou discorda e em que grau:

Acessar os blogs dos projetos dos outros grupos foi til para a conduo do meu
projeto.
( ) Concordo totalmente
(x) Concordo
( ) Neutro
( ) Discordo
( ) Discordo totalmente

2.3 Questes discursivas

1. Qual foi a instituio cliente que vocs escolheram? O que motivou nessa escolha?

A instituio escolhida foi a Biblioteca da Unifesp e a escolha se deu por ser a

nica instituio disponvel dentre os temas de projetos propostos para a disciplina em
questo.

2. Qual o escopo do projeto?

O escopo do projeto consiste em: (1) cotar o preo de livros solicitados pelos
docentes da Unifesp, (2) mapear o fluxo atual de compra de livros realizado pela
biblioteca, e (3) avaliar possveis melhorias no processo para otimizao do processo.

3. Como vocs se organizaram como time (papis e responsabilidades)?

Aps definir o escopo, ns dividimos igualmente o nmero de livros que devem

ser cotados entre todos os membros do grupo. Alm disso, definimos um Gerente de
Projeto (Vitor Girotto) e uma Gerente de Comunicaes (Bruna Marconato). O
6

mapeamento do fluxo de compras de livros ficou sob responsabilidade de Guilherme

Paiva, Bruna Barbieri e da Jlia Prado. As intervenes sistmicas que sero discutidas
por todo o grupo.

4. O seu projeto envolveu captao de recursos? Se sim, qual (ou quais) estratgias
para capt-los? Se no, como vocs se organizaram para realizar as tarefas do
projeto?

No houve captao de recursos para o projeto em questo. Para a realizao das

tarefas, o grupo dividiu as cotaes em parcelas iguais para cada membro e a parte terica
foi realizada por todos os membros da equipe.

5. Quais foram os principais problemas enfrentados durante o projeto? Quais foram

as formas que vocs usaram para resolver os problemas?

O principal problema encontrado no curso do projeto foi o fato de que houve uma
solicitao pontual feita por um docente fora do prazo estipulado. Isso demandou um
pequeno realinhamento de tarefas.
Um problema secundrio encontrado que impacta o resultado final do projeto a
indisponibilidade de alguns livros solicitados nas lojas onde foram feitas as cotaes.

6. Quais foram as principais lies aprendidas no projeto (aspectos positivos e

negativos)?

As principais lies aprendidas foram as tcnicas para gerenciamento de projetos

e a elaborao de documentos que suportam a sua execuo. Aprendemos tambm que
atravs de intervenes sistmicas alguns processos podem ser melhorados,
economizando tempo e dinheiro.

7. Como vocs gerenciaram os conflitos?

Os conflitos foram gerenciados atravs de comunicao entre os membros da

equipe e definio de responsabilidades especficas.

8. O que vocs fariam de modo diferente, se fosse fazer novamente o mesmo

projeto?

Ns faramos os documentos se suporte ao projeto com mais rapidez e tambm

definiramos o escopo do projeto com mais preciso.

9. Registro fotogrfico: apresente ao menos 3 fotos que mostre: a) equipe do projeto

(apontando nome/funo) b) produto ou servio criado c) reunio com o cliente.

Da esquerda para a direita: Guilherme Paiva Cotaes/acompanhamento das

cotaes; Julia Prado Cotaes/atualizao do blog; Vitor Girotto
Cotaes/gerente

de

projetos;

Rosa

Cliente;

Bruna

Barbieri

Cotaes/elaborao de documentos; Bruna Marconato Cotaes/contato com

o cliente.

10. Relate o que vocs aprenderam trabalhando um projeto real, com clientes reais.
Relate que tcnicas que voc aprendeu no curso foram utilizadas no projeto.

Foram utilizadas nos projetos todas as tcnicas aprendidas em sala de aula, como
o WBS, Rede de Atividades e Plano de Riscos. Essas ferramentas nos permitiram ter
viso ampla e completa do projeto, aumento sua eficincia.
Alm disso, tambm foram utilizadas tcnicas para intervenes sistmicas, com
a definio dos ciclos do processo de aquisio de livros pela biblioteca, e
consequentemente as sugestes de melhorias.

11. Que dicas vocs dariam a uma prxima turma que trabalhasse em um projeto
similar?

Tratando-se de um projeto estritamente operacional que corresponde a apenas uma

etapa de um projeto maior, a dica seria analisar o processo como um todo para que possa
entender o projeto em sua totalidade. Com isso, o trabalho aparentar ser mais dinmico.

12. Quantas horas semanais vocs se dedicaram ao projeto?

De duas a trs horas semanais.

13. O que mais vocs gostariam de relatar?

A realizao do projeto foi de grande contribuio para os bibliotecrios, visto que

se tratou de um importante apoio operacional.

14. Como foi o relacionamento com o cliente?

Agradvel, enriquecedor e de parceria.

15. O projeto foi entregue no prazo? Se no, o que levou a atrasos?

Sim, o projeto foi entregue no prazo

16. Avaliao do cliente: solicitar ao cliente que escreva um pargrafo avaliando o

projeto. Essa avaliao deve ser entregue ao professor, neste relatrio.

"O grupo foi muito comprometido com o projeto, a comunicao entre a biblioteca
e o grupo fluiu muito bem e os prazos foram cumpridos. A ajuda do grupo para realizar
as cotaes de livros agilizar sobremaneira todo o processo de aquisio, necessrio para
o enriquecimento do nosso acervo, bem como proporcionou-lhes conhecimento das
etapas de um processo de compra de livros para uma biblioteca universitria."

10

3. PLANO DE GERNCIA DO PROJETO

3.1 Termo de Abertura

Anualmente, os professores e coordenadores da Escola Paulista de Poltica,

Economia e Negcios (EPPEN) solicitam a compra de exemplares de livros que compe
a bibliografia bsica e complementar dos cursos de graduao do campus Osasco da
Universidade Federal de So Paulo (Unifesp).
No processo vigente, os professores tem um perodo limite para enviar biblioteca
a relao de ttulos sugerida. Em seguida, os bibliotecrios iniciam um processo de
avaliao conforme critrios padres do setor como, por exemplo, definir o nmero de
exemplares a serem adquiridos por alunos, sempre visando aumentar a nota de
classificao da biblioteca nas avaliaes do MEC.
Findada a anlise, inicia-se o processo de licitao para compra dos itens e so
feitas cotaes com diversos fornecedores para avaliar a melhor oferta para aquisio dos
itens. A partir dos valores cotados, inicia-se um processo de compra pela prpria equipe
da biblioteca, visto que a rea de Procurement da instituio no atua nesse processo.
Aps a compra, os itens so catalogados para compor o patrimnio da instituio e, ento,
disponibilizados para consulta e/ou emprstimo aos alunos.

3.1.1

Objetivos

Realizar as cotaes dos livros encaminhados pela Biblioteca da Unifesp;

Mapear o fluxo do processo de compra vigente;

Avaliar possveis intervenes sistmicas para otimizar o fluxo vigente.

3.1.2

Premissas

O acompanhamento da elaborao do projeto poder ser realizado atravs do blog

http://cotacaounifesplivros.webnode.com, bem como por contato direto com os
responsveis pelo projeto.
Os fornecedores selecionados para cotao so Livraria Cultura, Livraria Saraiva
e Amazon.

11

3.1.3

Riscos

Atraso por parte dos professores para envio das listas de livros;

Indisponibilidade de ttulos nos fornecedores selecionados.

3.1.4

Cronograma

ETAPA

INCIO

TRMINO

Criao do blog

23/03/2016

23/03/2016

Definies iniciais da metodologia do projeto

28/03/2016

08/04/2016

Primeira reunio com os bibliotecrios

06/04/2016

06/04/2016

Apresentao das definies iniciais do projeto

12/04/2016

12/04/2016

Publicao da metodologia do projeto no blog

13/04/2016

15/04/2016

Segunda reunio com os bibliotecrios

12/04/2016

12/04/2016

Recebimento e consolidao da lista de livros

25/04/2016

29/04/2016

Cotao de livros

02/05/2016

29/05/2016

Atualizao do blog

16/05/2016

20/05/2016

Segunda apresentao do projeto

24/05/2016

24/05/2016

Envio da verso 1 do relatrio final do projeto

24/05/2016

26/05/2016

Validaes finais com os bibliotecrios

30/05/2016

03/06/2016

Publicaes finais no blog

06/06/2016

10/06/2016

Entrega do relatrio final do projeto

14/06/2016

Apresentao final do projeto

14/06/2016

12

3.2 WBS

Cotao de Livros

Iniciao

Planejamento

Execuo

Monitoramento

Encerramento

Escolha do Tema

Contato com o Cliente

Realizao das Cotaes

Reunies com a Equipe

Apresentao Final

Criao do Blog

Plano de Estratgia

Atualizao do Blog

Controle de Prazos

Lies Aprendidas

Definio do Escopo

Definio de
Responsabilidades

Apresentaes em Sala

Controle das Cotaes

Fluxograma do Processo
de Aquisio

Reunies com o Cliente

Anlise de Riscos

Definio de Atividades

Sugerir Intervenes

Entrega das Cotaes

3.3 Rede de atividades

Reunio inicial e
definio do escopo
1
1d
28/03/16 28/03/16

Definio de Atividades
2
5d
06/04/16
12/04/16

Anlise do Fluxo de
Compras de Livros
3
1d
27/05/16 27/05/16

Recebimento da Lista
de Livros
4
14 d
12/04/16 29/04/16

Cotaes dos Livros

5
20 d
02/05/16 27/05/16

Feedback do Cliente
6
3d
30/05/16 01/06/16

Interveno Sistmica
8
7d
02/06/16 10/06/16

Apresentao Final
7
1d
14/06/16 14/06/16

3.4 Matriz de responsabilidades

13

3.5 Plano de comunicao

Ferramentas utilizadas: e-mail e Google;

Aes: reunies presenciais e troca de e-mails;

Distribuio de informaes:

o s teras, compilamos as informaes sobre o andamento do projeto e

encaminhamos para Rosa por e-mail.

o Rosa prepara a reunio para passar novas solicitaes ou melhorias.

Cronograma:

o Reunies de Acompanhamento do projeto s teras-feiras na Biblioteca

Unifesp Osasco com todos os participantes do grupo

Procedimento para coleta de informaes:

o Semanalmente, Rosa (responsvel pela Biblioteca) solicita que Bruna e Vitor

informem sobre o andamento das cotaes.

14

3.6 Plano de risco

Matriz de Risco
Item

Categoria

Risco

Consequncia

Probabilidade

Impacto

Gerenciamento

Problemas
na entrega
do produto
ao
cliente

Atraso na entrega

Baixa

Mdio

Baixa

Mitigar

Externo

Cliente
cancelar o
projeto

No ter projeto

Baixa

Alto

Mdia

Aceitar

Gerenciamento

Projeto final
no agradar

No ter dar
continuidade no
processo de
cotao

Mitigar

Estabelecer
maior
comunicao
com o cliente

Mitigar

Pedir para o
cliente lembrar os
professores
sobre prazo
estabelecido

Mitigar

Lembrar sobre os
prazos e
estabelecer maior
comunicao
com o cliente

Externo

Professores
Atraso para o inicio
atrasarem o
da execuo do
envio da lista
projeto
de livros

Externo

Cliente
Atraso para o inicio
atrasar o
da execuo do
envio da lista
projeto
de cotaes

Mdia

Alta

Mdia

Alto

Mdio

Mdio

Severidade Resposta

Mdia

Alta

Mdio

4. PROPOSTA DE INTERVENO SISTMICA

4.1 INTRODUO
A sugesto de interveno sistmica ser feita a partir da criao de rotinas de
gerao e processamento de arquivos (interfaces de movimento) para que a informao
migre de um sistema para outro.
Para tal, dever ser criado um layout de arquivo, nomenclatura e formato que sirva
para todos os sistemas da Unifesp. Por conveno, esses arquivos tem o formato txt.
No layout, devero constar todos os campos obrigatrios para o processo por
completo, sendo que a obrigatoriedade do preenchimento de campos ser avaliada em
cada etapa da cadeia.
Por exemplo, a informao sobre qual semestre o livro utilizado importante
para o sistema da biblioteca, mas no tem relevncia no processo de compras. Logo, esse
campo poder ser omitido na gerao de um arquivo ou at ignorado no desenvolvimento
da rotina de processamento no sistema subsequente.

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Procedimento
Estabelecer
prazo de entregar
das cotaes
com uma
distncia maior
do prazo final

Proposta: automatizar o processo de captura de listas e insero das informaes

nos sistemas envolvidos, tendo como foco principal os processos de
responsabilidade da biblioteca apenas. Os processos referentes rea de compras
no sero considerados, visto que fogem do escopo desta proposta.

Sistemas envolvidos: Plataforma online Sistema Biblioteca Sistema

Compras.

Rotinas a serem desenvolvidas:

o Extrao de dados da plataforma online
o Rotina A: processamento do arquivo no sistema da biblioteca
o Rotina B: gerao do arquivo a partir do sistema da biblioteca
o Rotina C: processamento do arquivo no sistema de Compras

Resumo do fluxo:
Profs cadastram livros no site Site gera um arquivo Processa-se o arquivo

no sistema da biblioteca Insero dos preos Gera um novo arquivo para compras
Compras processa o novo arquivo Compra final dos itens.

4.2 DETALHAMENTO
a. Plataforma online de cadastro de livros e gerao de arquivo
Ser disponibilizada uma plataforma online simples para os professores cadastrem
as informaes dos livros na plataforma. Em seguida, a plataforma geraria um arquivo
.txt com as informaes preenchidas, seguindo um layout de arquivo pr-definido que
ser o layout padro de todos os arquivos gerados para o processo.

b. Rotinas de processamento Bibliotecas

A partir do arquivo txt, seria desenvolvida uma rotina de processamento do
arquivo gerado pela plataforma online para lanar as informaes no sistema da
biblioteca. Sero preenchidas manualmente apenas as informaes referentes aos preos
dos livros. Tambm, deve haver a opo de fazer o upload em tela de imagens ou pdFs
com as evidncias dos preos.

16

Aps a insero das informaes no sistema, a equipe da biblioteca poder gerar

um novo arquivo e disponibilizar para a equipe de compras.
A transmisso do arquivo deve ser feita seguindo os padres de segurana da
Unifesp (STCP, SFP, Neogrid, e-mail, outros).

c. Rotina de processamento 2
O arquivo com os preos ser ento processado no sistema da equipe de compras
da Unifesp, onde a automatizao do processo ser finalizada e o processo seguir o fluxo
vigente da rea de Compras.

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