CLASSIFICAÇÃO E CODIFICAÇÃO DE MATERIAIS DE ESTOQUES

HOSPITALARES: ANÁLISE E PROPOSIÇÃO

Maehler*, A. E. ¹; Cassanego Jr., P. V. ² Santos, E.G ³.

¹ Administrador (UFPel), mestrando em Administração (PGA/UFSM).

alissonadm@yahoo.com.br
² Administrador (UNIFRA), mestrando em Administração (PGA/UFSM).
paulo.cass@bol.com.br
³ Professora do departamento de Administração (UFPel).
enialeg@bol.com.br

1. INTRODUÇÃO

Pensar em almoxarifado hospitalar e sistemas de armazenagem sem pensar

em classificação e codificação de materiais é sem dúvida, uma abordagem
incompleta. Um bom sistema de classificação e codificação de materiais é essencial
para um bom gerenciamento desse setor, e torna-se necessário que esta
codificação seja profissional e atenda aos objetivos da administração do hospital.
O presente artigo visa retratar um caso real de classificação e codificação
encontrado em um hospital de grande porte da região sul do Rio Grande do Sul,
inadequado perante as necessidades, e apresentar um modelo que foi proposto à
alta administração da entidade. Dessa forma, objetiva-se apresentar soluções aos
problemas encontrados, neste caso, muito comuns em organizações hospitalares,
mesmo as de grande porte, que necessitam, tal como empresas, de uma gestão
profissional-empresarial para serem bem sucedidas (GONÇALVES & ACHE, 1999)
[5]. Os estoques, dessa forma, constituem-se de parcela importante dos ativos da
empresa (BORBA, 2001) [2], requerendo atenção cuidadosa dos gestores.

2. MATERIAL E MÉTODOS

O presente trabalho baseia-se em um estudo de caso, ou seja, um

questionamento empírico que visa investigar um fenômeno contemporâneo dentro
do seu contexto real de vida, quando os limites entre fenômeno e contexto não são
claramente evidentes, e nos quais múltiplas fontes de evidência são usadas [11]. A
pesquisa deu-se em um almoxarifado geral de um hospital de grande porte, da
região sul do estado do Rio Grande do Sul (resolveu-se omitir o nome e a cidade o
da instituição). A coleta e análise dos dados deram-se no mês de junho de 2003.
A parte inicial da pesquisa consistiu em uma revisão bibliográfica sobre o
tema em questão, com vista a levantar subsídios que embasassem a escolha do
método de classificação e codificação a ser adotado [1] [7] [3]. Através da
compilação (reunião sistemática de material contido em livros, revistas publicações
avulsas entre outros), como descreve Lakatos e Marconi (2003) [6], obteve-se um
conhecimento mais adequado do problema encontrado e das possíveis soluções.
Após a revisão bibliográfica, buscaram-se dados sobre o sistema de
classificação e codificação adotado pelo departamento de materiais do hospital
pesquisado. Como instrumento de coleta de dados utilizou-se a análise documental,
por ser esta “o exame de materiais de natureza diversa, que ainda não receberam
um tratamento analítico, ou que podem ser reexaminados, buscando-se novas e/ou
interpretações complementares” (GODOY, 1995, p.21) [4].
 Em nosso caso, a pesquisa documental envolveu o relatório de movimentação
de materiais do estoque, gerado por um sistema computadorizado de gestão
empresarial, utilizado pelo departamento de materiais do hospital. Este relatório
descreve o consumo de materiais, em unidades, em ordem alfabética, pelo
almoxarifado geral do Hospital. A partir deste relatório, onde consta a nomenclatura
e códigos exatos dos materiais de uso geral (ou seja, que não incluem remédios),
obteve-se os dados para análise da codificação e classificação usados pelo
departamento de materiais do hospital.
O almoxarifado é o reduto onde se encontram os “insumos” materiais
necessários ao processo produtivo, seja ele de bens ou serviços A importância
atribuída aos almoxarifados vem sendo sentida atualmente, tanto no que diz respeito
ao seu planejamento quanto na escolha de seu gestor e do pessoal auxiliar [8].
Os objetivos do almoxarifado, entre outros, são de ter o material certo, na
hora certa, na quantidade correta, no local certo e a custos econômicos. Equilibrar
estas variáveis não é, portanto uma tarefa fácil [9].
O almoxarifado hospitalar de nosso case é um almoxarifado geral, abrigando
uma série de produtos de classes diferentes, tais como material elétrico, hidráulico,
material de escritório, de limpeza etc., o que faz com que a codificação tenha que
ser bem abrangente e possibilitar a inclusão de novos itens com o passar do tempo.

3. RESULTADOS E DISCUSSÃO
3.1 Situação encontrada
O sistema de codificação dos materiais do almoxarifado do hospital
pesquisado é bastante recente e surgiu junto com a implantação de sistemas
informatizados de gerenciamento de materiais. Analisando o sistema informatizando,
bem como a rotina do almoxarifado, percebe-se que a codificação dos materiais esta
assim definida atualmente: São 8 dígitos, assim expressos:

Quadro 1 - Classificação e codificação de materiais atual, tipo “Mista”.

XX.XX.XXXX

Cód. do material (4 dígitos, sem relação entre cód. e material codificado).

Tipo de material (elétrico, hidráulico, escritório etc.)

Setor do material (almoxarifado, farmácia etc.)

Fonte: pesquisa dos autores (2003).

Este sistema chama-se Princípio Simbólico, pois há relação entre os grupos e

o material que representam. O primeiro grupo é composto por dezenas exatas, como
10, 20,30 etc. O almoxarifado geral, que é nosso foco neste estudo, é representado
pelo número 10. O segundo grupo é formado por unidades, de 01 a 11, assim
representado (no caso, materiais de almoxarifado):
 Classificador (materiais de escrit?rio)
10.01.XXXX = mat. deDiferenciador
expediente de estocagem (almoxarifado)
10.02.XXXX = mat. elétrico
10.03.XXXX = mat. hidráulico
Diferenciador de estocagem (almoxarifado)
10.04.XXXX = mat. limpeza
10.05.XXXX = mat. manutenção
10.06.XXXX = mats. diversos (mat. consumo)
10.08.XXXX = sem estoque
10.09.XXXX = mat. desativado
10.10.XXXX = mat. usado
10.11.XXXX = mat. plano de saúde do hospital

O terceiro grupo é composto por 4 dígitos, que vão de 4000 a 9999 (os quatro
mil primeiros números são da farmácia). Este último grupo não possui relação entre
o código aplicado e o material codificado. Este sistema é um sistema de Princípio
Arbitrário, caracterizado pela expressão acima [10]. À medida que novos materiais
foram sendo incorporados ao sistema eles vão sendo codificados, em seqüência,
através de forma numérica, independente de qualquer análise quanto à suas
características. É um sistema simples, de custo reduzido e que não necessita de
pessoal especializado na sua implantação. No entanto, ele não permite
agrupamento de materiais de características semelhantes, dificulta o planejamento
de rotinas dos órgãos de compras, almoxarifado e não estabelece relações entre o
código aplicado e o material codificado. Como se pode perceber, a codificação atual
é mista, sendo simbólico decimal nas 4 primeiras casas (onde cada grupo
representa uma classe, usando números), e arbitrário nos 4 últimos dígitos, o que
gera um sistema confuso e inadequado.
3.2 Situação Proposta
Tendo em vista a grande variedade de materiais em estoque, e com intenção
de adotar um método mais moderno e usado de codificação, propôs-se a adoção do
Princípio Simbólico em todo ó código, com vista principalmente a agrupar com
códigos semelhantes, materiais com características comuns e devido à perspectiva
futura de se implantar o sistema de código de barras, onde a codificação terá que
ser toda numérica facilitando a codificação de uma grande quantidade de itens.
Observou-se pela bibliografia que a maioria dos sistemas de codificação
atuais possui de 6 a 7 dígitos, e o início se dá na classificação geral do material, no
caso começando na divisão entre, por exemplo, matéria-prima, materiais de
escritório, material de limpeza etc., e não no tipo de local de armazenamento, como
atualmente o hospital adota (10 para almoxarifado, 20 para farmácia....). Porém,
para se aproveitar o sistema existente, propõe-se apenas a mudança nos 4 últimos
dígitos do código, que passaria a ser subdividida também, da seguinte forma:

Quadro 2 - Classificação de materiais proposta, Sistema Americano.

10.04.00.00

Caracterizador (régua de madeira, 30 cm)

Individualizador (régua)

Fonte: Estudo dos autores (2003).

Este é um sistema americano (Federal Supply Classification), e permite uma
grande variedade de itens e a inclusão posterior de novos, sem maiores problemas.
È muito usado atualmente e possibilitará ao setor de materiais poucas mudanças e
poucos custos em sua implantação, haja visto que é apenas uma adequação do
sistema existente.
4. CONCLUSÕES

Diante da situação encontrada, da classificação e codificação de materiais do

estoque do almoxarifado geral de um grande hospital, no que tange à sua
inadequação e incapacidade de registrar novas categorias de materiais que foram
surgindo, sugeriu-se uma nova metodologia. A codificação atual é mista, sendo
simbólico decimal nas 4 primeiras casas (onde cada grupo representa uma classe,
usando números), e arbitrário nos 4 últimos dígitos, o que gera um sistema confuso
e inadequado às necessidades do hospital.
Para substitui o sistema vigente, optou-se por adotar o sistema simbólico em
todos os materiais, um sistema americano (Federal Supply Classification), que
permite uso em uma vasta quantidade e variedade de materiais, usando apenas
algarismos, passível de automatização. Embora apresente maior custo no início, em
virtude da mudança e implementação, é o sistema mais indicado, como consta na
bibliografia consultada. Além disso, a longo prazo poderá oferecer ganhos de custo
à instituição.

5. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

[1] ANVISA - AGÊNCIA NACIONAL DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA. Informações do

Setor. Disponível na internet em www.anvisa.gov.br. Acesso em Agosto de 2003.
[2] BORBA, Vanderlei. Apostila do Curso de Especialização em Gestão Empresarial
da FURG. Logística: dos Estoques à Distribuição. Rio Grande: FURG, 2001.
[3] CHERUBIN, Niversindo Antônio; SANTOS, Naírio Augusto dos. Administração
Hospitalar: Fundamentos. São Paulo: CEDAS, 1997.
[4] GODOY, Arlinda S. Pesquisa qualitativa: tipos fundamentais. (artigo). RAE-
Revista de Administração de Empresas. São Paulo: FGV. V. 35. n. 3 – Maio/ Jun.,
1995.
[5] GONÇALVES, Ernesto Lima; ACHE, Carlos A. O Hospital Empresa: do
planejamento à conquista de mercado (Artigo). RAE, Revista de Administração de
Empresas. São Paulo: v. 39, n. 1. Jan./Mar. 1999.
[6] LAKATOS, Eva M.; MARCONI, Marina de A. Fundamentos de metodologia
científica. 5º Ed. São Paulo: Atlas, 2003.
[7] MINISTÉRIO DA SAÚDE. Informações do Setor. Disponível na
internethttp://www.portal.saude.gov.br em www.portal.saude.gov.br. Acesso em
agosto de 2003.
[8] NETO, Gonzalo Vecina; FILHO, Wilson R. Gestão de recursos materiais e de
medicamentos. Disponível na internet em www.ids-saude.uol.com.br/saudecidadania
http://www.ids-saude.uol.com.br/saudecidadania Acesso em Agosto de 2003.
[ 9] PATERNO, Dario. Administração de materiais no Hospital. São Paulo: CEDAS,
1990.
[10] SILVA, Renaud B. da. Administração de Material: Teoria e Prática. Rio de
Janeiro: Associação Brasileira de Administração de Material, 1986.
[11] YIN, Robert K. Estudo de caso: planejamento e métodos. 2º Ed. Porto Alegre:
Bookman, 2001.