ARQUIVOLOGIA

Prof Heron Duarte

AULA 1 CONCEITOS FUNDAMENTAIS

Arquivo
Funciona como guardio das informaes de uma organizao.

Informao: Ideia ou conhecimento Suporte: Meio no qual a informao registrada para gravar a informao. Documento: Toda a informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta, estudo, prova ou pesquisa. Comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem em determinado lugar.

Conceitos - Documento
Suporte
Informao

Base Material papel, Cd

Conted o

CONCEITUAO MODERNA
Arquivo o conjunto de documentos especialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros (Buck, 1950).

Assim, pode-se concluir que:

Os

documentos de arquivos, alm de serem produzidos pela instituio, podem tambm ser recebidos por ela; Os documentos de arquivos podem estar registrados em vrios suportes. Alguns tm seu suporte alterado para garantir a permanncia das informaes depositadas.

O termo Arquivo tambm designa:

Conjunto de documentos Mvel para a guarda de documentos Local onde o acervo documental dever ser conservado rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar a documentao Ttulos de peridicos, geralmente no plural, devido s influncias inglesa e francesa.

IMPORTNCIA DO volume de ARQUIVO Com o aumento expressivo do

documentos, necessrio estabelecer critrios de guarda e eliminao de documentos, caso no mais sejam teis. Facilita a localizao e economiza recursos.

Finalidades e Funo
Servir administrao Guarda de documentos que circulam na organizao e garantia da preservao de documentos atravs de formas adequadas de acondicionamento. Servem histria atravs do atendimento s consultas.
Administrativa

Outras finalidades
Expedio

de correspondncia; Criao dos modelos para documentao Criao das normas para gesto documental da instituio.

O arquivo dever ter:

Pessoal em nmero e qualificao suficientes; Instalado em local apropriado Instalaes e materiais adequados; Utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivstica moderna; Contar com normas de funcionamento; Contar com dirigente qualificado. Se possvel formado em Arquivologia.

ARQUIVO X BIBLIOTECA
Arquivo

o conjunto de documentos criados ou recebidos por uma instituio ou pessoa, no exerccio de sua atividade, preservado para garantir a consecuo de seus objetivos; Biblioteca o conjunto material, em sua maioria impresso, e no produzido pela instituio, de forma temtica para pesquisa e consulta.

Em resumo, O Arquivo tem finalidade funcional, A Biblioteca essencialmente cultural.

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

Segundo as entidades mantenedoras (Lei 8159/91)

Arquivos

pblicos: Mantidos por entidades de carter pblico ou, ainda, por instituies privadas encarregadas da execuo de servios pblicos, seja na esfera federal, estadual ou municipal. Arquivos privados: Mantidos por instituies de carter particular.

Classificao dos arquivos

PAES (2004) classifica como: Pblicos. Quando mantidos por um rgo pblico Institucionais: Mantidos por associaes, igrejas ou entidades sem fins lucrativos; Comerciais: Mantidos por firmas, empresas ou indstrias. Pessoais ou familiares. Mantidos por pessoas fsicas.

Segundo a natureza dos documentos

Arquivos

especiais: Mantm documentos em formas fsicas variadas e que exigem cuidados especiais em sua guarda e conservao; documentos digitais, fotografias, fitas de vdeo, microfilmes. Arquivos especializados: Mantm sob a sua guarda documentos de determinada rea do conhecimento. Ex. Arquivos mdicos, jornalsticos, de engenharia.

Segundo os estgios de sua evoluo

Correntes:

Documentos mais novos e mais utilizados na organizao; Intermedirios: Guardam os documentos menos utilizados na instituio, mas que podem utilizados para fins administrativos; Permanentes: Arquivos que j cumpriram a sua funo administrativa. Conservados pelo valor histrico para a instituio.

Segundo a sua extenso

Setoriais:

instalados nos prprios setores que utilizam os documentos no dia a dia; Centrais/gerais: Esto localizados fora dos setores de trabalho e acumulam, em um nico local, documentos provenientes de diversos setores da organizao, de forma centralizada.
CENTRAL FINANCEIRO RH

PRINCPIOS ARQUIVSTICOS

Organicidade. Diz respeito relao natural entre documentos de um arquivo, em decorrncia das atividades da entidade que o acumulou. Ex. Compra com carto de crdito; Pagar a apostila do curso. Unicidade. Documentos de arquivo de funo nica. Ex. Comprovante da compra via carto de crdito (cada via tem funo nica)

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

Provenincia. (respeito aos fundos) Qual a origem do documento. No se podem misturar documentos de entidades diferentes. Esse princpio permite que sejam mantidos os valores de provas dos documentos. No se misturam arquivos correntes, intermedirios e permanentes. No se misturam documentos de duas origens. o princpio fundamental da Arquivologia.

 Reversibilidade.

Princpio que preconiza que todo procedimento arquivstico pode ser revisto e revertido, se necessrio. Cumulatividade. O arquivo uma formao orgnica, progressiva e natural.

 Respeito

ordem original. Conservar a ordenao original dada na origem do documento. Pertinncia. Documentos deveriam ser reclassificados sem ter em conta a provenincia (origem) desses documentos e, sim, por assunto.

Quanto ao Gnero
Relacionado ao seu aspecto externo; manuscrito, impresso, sonoro, audiovisual etc Escritos/Textuais As informaes esto dispostas de forma escrita, textual ou impressa, como o suporte de papel. Ex: documentos manuscritos, datilografados, impressos, contratos, atas, relatrios, certides etc. Audiovisuais Possuem o suporte com imagem em movimento e com udio. Ex: filmes, fotografias, microfilmes, discos, fitas magnticas etc. Filmogrficos: Cuja informao esteja em forma de imagem em movimento, com ou sem som. Ex: pelculas filmogrficas, filmagens, vdeos, etc.

Cartogrficos Formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas ou arquitetnicas; representam, de forma reduzida, uma rea maior. Ex: mapas, plantas, etc. Iconogrficos Possuem o suporte esttico com o formato de imagens estticas. Ex: fotografias, diapositivos (slides), desenhos, gravuras, etc. Microgrficos Documentos em microformas, microrreproduo de imagens usando tcnicas especficas. Ex: microfilmes, microfichas, etc.

Informticos/Digitais Produzidos, tratados e armazenados em computador; gravados em meio digital e que necessitam de equipamentos eletrnicos para ter acesso informao. Ex: arquivo magntico, em mp3, Word, Excel etc. Sonoros Informao em forma de som, udio. Ex: gravaes em fita cassete de reunio, escuta telefnica.

Quanto Espcie e a Tipologia Documental

Esta classificao est ligada a dois conceitos distintos, mas relacionados entre si, que so: Espcie: a denominao que se d ao aspecto formal de um documento. As instituies possuem diversas espcies. Ex: ofcio, memorando, declarao, certido. Tipologia documental: a denominao que se d quando se rene uma espcie funo ou atividade que o documento ir exercer. Ex: Declarao de Imposto de Renda, Certido de Nascimento.

Espcie Documental Ofcio

Funo

Tipologia Documental

Inscrio em curso Ofcio de solicitao Adquirir material de consumo Registrar assembleia Prestao de servio

Formulrio

Formulrio de aquisio

Ata

Ata de assembleia
Contrato de prestao de servio

Contrato Proposta de patrocnio Carta de apresentao de proposta de patrocnio

Carta

Espcies de documentos com a sua

respectiva funo.

Mensagem correspondncia trocada entre os trs Poderes. Ofcio correspondncia de carter oficial, equivalente carta, trocada entre autoridades. Circular ofcio, carta ou telegrama impresso, mimeografado ou copiado, enviados, simultaneamente, a vrios destinatrios. Relatrio documento em que se expe autoridade superior o desenvolvimento de trabalhos relativos a certos servios especiais ou num determinado perodo.

Requerimento documento de certa forma legal, em que se faz pedido autoridade competente. Despacho manifestaes escritas de autoridades, sobre assuntos de sua competncia. Exposio de motivos documento em que os ministros de Estado e dirigentes de rgos subordinados ao Presidente da Repblica a ele se dirigem. Aviso correspondncia entre Ministros de Estado ou de Governadores de Estados. Notas correspondncias trocadas entre o Ministrio das Relaes Exteriores e as Representaes Diplomticas. Carta forma de correspondncia pela qual as empresas e instituies se dirigem aos particulares em geral.

Memorando forma de correspondncia interna de um rgo. Edital ordem oficial ou translado de postura afixado nos lugares pblicos. Certido documento emanado de autoridade pblica mediante o qual se atesta que algo se verificou de acordo com o que se encontrava j registrado em algum outro documento ou registro. Ata exposio do que ocorreu durante uma reunio ou sesso. Regimento conjunto de princpios e de normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de cada repartio.

Regulamento conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execuo de uma lei. Ordem de servio documento autorizando a execuo de algum servio. Lei norma jurdica escrita, emanada do poder competente, com carter de obrigatoriedade; cria, extingue ou modifica direito. Decreto ato de natureza legislativa que pode ser expedido pelo Judicirio, Executivo ou Legislativo. Portaria ato escrito por meio do qual se determina providncias de carter administrativo. Decreto-lei decreto com forma de lei.

QUANTO FORMA
Refere-se ao seu estgio de preparao: Rascunho ou minuta Original ou cpia

QUANTO AO FORMATO
Refere-se ao seu aspecto fsico e no ao seu contedo. Ficha, livro, caderno, carto, folder etc.

QUANTO NATUREZA DO ASSUNTO

Ostensivo

Sigiloso

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS 3 IDADES)

Primeira Idade ou Corrente:
Documentos em curso ou que sejam frequentemente consultados, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso

Segunda Idade, ou Intermedirios.

Documentos que deixam de ser frequentemente consultados. Os rgos que os receberam ou produziram podem solicit-los para tratar de assunto idntico ou de retomada de um problema novamente focalizado. Desnecessria a proximidade dos escritrios e sua permanncia transitria. Em alguns pases so denominados Limbo ou Purgatrio.

Terceira Idade, ou Permanente.

Documentos que perderam a sua natureza administrativa, mas que se conservam pelo seu valor histrico ou documental, a fim de se conhecer o passado e sua evoluo. So os arquivos propriamente ditos, pois sero arquivados de forma definitiva.

So classificados como permanentes os documentos: Que revelam a origem e constituio da organizao; Que mostram como a organizao funcionou ao longo do tempo; Considerados como normas e regulamentos; Demais documentos histricos.

VALOR DOS DOCUMENTOS

Primrio ou administrativo :
Documentos que do suporte s atividades que realiza no dia a dia. Relacionado ao motivo pelo qual o documento foi criado. um valor temporrio, enquanto o documento no for prescrito.

Histrico, ou secundrio.
Uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram criados. Passa a ser de pesquisa e informao para terceiros, e para a organizao. Aps perder o seu valor administrativo um documento pode ou no adquirir valor histrico. Tendo-o adquirido, jamais o perder.

PRAZO DE GUARDA DE DOCUMENTOS

o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermedirios. Deve-se aos fatores: Frequncia de uso das informaes nele contidas; Existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos; Existncia de outras fontes de informao Necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude de prticas administrativas.

DESTINAO FINAL DOS DOCUMENTOS

Ocorre quando o documento perde o seu valor administrativo. Pode ser: Eliminao ou Guarda Permanente.

TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento resultante da etapa de avaliao dos documentos e que determina o prazo de sua guarda nas fases corrente e intermediria, bem como de sua destinao final. Elaborada por uma Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso de Analise de Documentos e ser aprovada pela autoridade competente do rgo.

PRAZOS DE GUARDA

DESTINAO FINAL

CODIGO ASSUNTO CORRENTE INTERMEDIRIA Planos, Programas e projetos de Guarda 002 trabalho Cinco anos Nove anos Permanente Legislao de Enqto Guarda 020.1 Pessoal Vigorar Permanente Guarda 020.4 Sindicatos Cinco anos Cinco anos Permanente Guarda 022.11 Cursos Internos Cinco anos Permanente 023.11 Admisso Cinco anos 47 anos Eliminao Folha de 024.1 pagamento Cinco anos 95 anos Eliminao
024.2 026.13 Escala de Frias Aposentadoria Sete anos Cinco anos 95 anos Eliminao Eliminao

LOCALIZAO DOS ARQUIVOS CORRENTES

Esto prximos aos setores em que foram produzidos ou recebidos. A instituio optar pela centralizao ou no de acordo com as caractersticas de funcionamento da empresa. Independentemente da centralizao ou no, as normas e atividades de controle e orientao devem ser centralizadas, necessariamente, a fim de aplicao de critrios diferentes no modo onde funcionaro os arquivos da instituio. (...)

 Arquivos

setores que produzem ou recebem documentos, mantendo aqueles que so muito utilizados. So arquivos correntes. Arquivos gerais ou centrais Destinados a receber os documentos correntes provenientes dos diversos setores da organizao, como uma extenso daqueles. Medidas especiais devem ser tomadas, como identificao dos funcionrios solicitantes, setores de trabalho e a data de emprstimo dos documentos.

setoriais Llocalizados nos prprios

SELEO DOS DOCUMENTOS

Realizada no mbito dos arquivos correntes e intermedirios por meio de tcnicos previamente orientados, segundo os critrios da Tabela de Temporalidade, ou nos relatrios de avaliao. a separao fsica dos documentos de acordo com a sua destinao para Eliminao. Transferncia Recolhimento:

 Eliminao.

Destruio dos documentos; Transferncia: envio dos documentos para o arquivo intermedirio, acompanhado de listagem, para aguardar o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final; Recolhimento: Envio dos documentos para o arquivo permanente. O arquivo dever instrumentos de recuperao da informao com vistas guarda permanente e ao acesso pblico.

AVALIAO DE DOCUMENTOS

 o processo em que so estabelecidos os prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, bem como a destinao final dos documentos da instituio. a confeco da Tabela de Temporalidade.

 preciso identificar a utilidade das informaes contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, devem ser constitudas equipes tcnicas integradas por profissionais que conheam a estrutura e o funcionamento da instituio:

 Arquivista

ou responsvel pela guarda dos documentos; Autoridade administrativa a que esteja subordinado o setor responsvel pela guarda dos documentos; Profissionais da rea jurdica; Profissional da rea financeira; Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de avaliao.

Deve-se evitar transferir ao arquivo intermedirio documentos que ainda no tenham sido avaliados. Avali-los nessa fase oneroso do ponto de vista tcnico e gerencial.

Vantagens da Avaliao para a instituio:

Possibilita a eliminao de documentos destitudos de valor primrio e secundrio, trazendo ganho de espao fsico; Diminui os gastos com RH e material, j que no sero conservados documentos inteis. Facilidade de recuperao nas informaes contidas no arquivo, visto ser o menor o seu volume.

ORGANIZAO DO ARQUIVO
Incialmente

deve-se fazer uma campanha de sensibilizao que atinja os funcionrios em todos os nveis hierrquicos, para que todos se envolvam no projeto.

1. LEVANTAMENTO DE DADOS
Examinar estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas, e conhecer os dados relativos documentao que circula no rgo. Conhecer e analisar dados como: Gnero da documentao (textual, sonoro...); Espcies mais frequentes (ofcios, relatrios...); Os modelos e formulrios em uso; Quantidade e estado de conservao do acervo; Mtodos de arquivamento adotados para os documentos; A existncia de registros e protocolos;

mdia de arquivamentos dirios; O controle de emprstimos de documentos; A existncia de normas ou manuais de arquivos. Ainda, O nmero de funcionrios encarregados do arquivo, escolaridade e formao; A quantidade de equipamento existente, modelo e estado de conservao; A situao fsica do arquivo extenso da rea ocupada, condies de iluminao e umidade, estado de conservao das instalaes e tipo de proteo contra incndio.

ANLISE DOS DADOS COLETADOS

Aps cumprir a etapa anterior, analisar e verificar a situao real dos servios de arquivo do rgo, fazendo o seu diagnstico. Ento, propor as modificaes necessrias ao sistema a ser implantado. O diagnstico deve apontar os pontos de atrito, falhas ou lacunas no complexo administrativo onde o arquivo est sendo organizado.

3. PLANEJAMENTO
Elaborao do Plano Arquivstico, que dever considerar: A posio do arquivo na estrutura da organizao; A centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo; A escolha de mtodos de arquivamento adequados; O estabelecimento de normas de funcionamento (Manual de Arquivo); ...

qualificao dos recursos humanos; A escolha das instalaes e equipamentos; A constituio de arquivos intermedirio e permanente; Os recursos financeiros disponveis e necessrios.

4. Implementao e Controle
Verificar se os resultados esto de acordo com o planejamento. Estudar modificaes caso no estejam.