Avaliao Qualitativa na Administrao de Contratos

Juliano Augusto Dillenburg (PETROBRAS) dill@petrobras.com.br Carlos Emilio Cafure (TECNOSOLO) carlos.tecnosolo@petrobras.com.br Moiss Otvio de Carvalho (PETROBRAS) moisescarvalho@petrobras.com.br

Resumo
A Administrao de Contratos um dos Processos de Execuo definidos no PMBOK(2000), sendo fundamental para o sucesso dos projetos que esto fundamentados na contratao de empresas prestadoras de servios (com ou sem fornecimento de materiais). Para o acompanhamento destes projetos deve-se realizar periodicamente a avaliao do desempenho da Contratada e dos produtos parciais que esto sendo entregues por esta. Para tanto, necessrio assegurar a identificao dos pontos de melhoria nos contratos e nas Contratadas, cujo instrumento de avaliao qualitativa consiste no estabelecimento de indicadores de desempenho. Estes indicadores resultantes da atividade de Administrao de Contratos servem tambm como elementos do processo de Seleo e Desenvolvimento de Fornecedores. Um dos processos que permite a avaliao do contrato e da Contratada a aplicao de Listas de Verificao (LV), que resultam em indicadores de desempenho geral e especifico (qualidade, segurana, meio-ambiente, etc.). Sendo que as eventuais pendncias e no-conformidades detectadas devem ser acompanhadas, tratadas e registradas. A utilizao das Listas de Verificao (LVs) um instrumento fundamental para a implementao de um Sistema de Gesto Integrada (SGI) que envolva as normas NBR ISO 9001:2000 (ABNT, 2002), NBR ISO 14001:2004(ABNT,2004) e OHSAS 18001:1999 (BSI,1999), e que seja aplicado ao gerenciamento de aquisies de um projeto. Palavras-chave: Administrao de Contratos; Listas de Verificao; Sistema de Gesto Integrada.

1. Introduo
O gerenciamento de contratos envolve por parte da Contratante uma avaliao do andamento do contrato e do desempenho da Contratada. A avaliao do desempenho da Contratada e da forma como ela executa suas atividades so to importantes quanto qualidade dos produtos entregues. A necessidade do acompanhamento de como so realizadas as atividades e no somente do resultado do que feito, vm aumentando nos ltimos anos em funo da mudana do conceito de valores da prpria sociedade. Por exemplo, empresas que comprovam possuir uma preocupao ambiental possuem um valor de mercado maior na Bolsa de Valores. O acompanhamento dos aspectos qualitativos de desempenho de Contratadas pode ser realizado atravs da aplicao de Listas de Verificao Padro, classificadas por especialidades: Qualidade; Segurana; Sade; Meio-Ambiente; Legais; Contratuais; e Tcnicas. As especialidades ainda podem ser divididas em sub-especialidades como, por exemplo, no caso da Especialidade Tcnica: Soldagem; Projeto; Planejamento; etc. A Aplicao destas listas ir resultar em indicadores que permitem quantificar e estipular metas de desempenho para cada especialidade e/ou subespecialidade. Alm dos indicadores, a aplicao das listas resulta na identificao de Pendncias e No-Conformidades, que devem ser tratadas e sanadas pela Contratada ou pela Contratante, nos prazos limites que forem estabelecidos.

2. Avaliaes Qualitativas de Contratos e Contratadas

As avaliaes qualitativas de contratos e Contratadas so motivadas entre outros aspectos pela responsabilidade solidria prevista em lei, da empresa contratante sobre a conduta da empresa contratada na conduo do contrato. A responsabilidade solidria se da, por exemplo, com relao s

obrigaes trabalhistas, em que a responsabilidade pela quitao de dividas com funcionrios pode ser transferida para a empresa Contratante. Outro fator relevante o valor percebido pelo mercado com relao preocupao e as aes tomadas por uma empresa em relao aos aspectos ambientais, de segurana e de responsabilidade social. Esta percepo do mercado tambm transferida para os fornecedores da empresa Contratante, formando um circulo de exigncia de responsabilidade e desempenho. De modo a garantir com que os valores da Contratante sejam praticados pela Contratada, importante para a Contratante verificar por amostragem ao longo do contrato o desempenho no somente dos produtos entregues pela Contratada mas tambm a forma com que ela conduz as atividades contratuais.

2.1 Listas de Verificao

Uma forma organizada e padronizada de verificao do desempenho da Contratada atravs da aplicao de Listas de Verificao (LVs). A Lista de Verificao prevista na norma NBR ISO 19011 (ABNT, 2002) como um dos instrumentos de auditoria. E a fiscalizao exercida na administrao de contratos se caracteriza por ser um processo de auditoria. As Listas de Verificao (LVs) Padro, nada mais so que uma lista de perguntas objetivas, que quando respondidas (aplicadas) e pontuadas, geram uma avaliao sobre um determinado escopo (Qualidade, Segurana, etc.). De maneira resumida a aplicao das LVs tem por objetivo: a) Auxiliar no controle de atividades e processos. b) Fornecer um script para a equipe de fiscalizao da Contratante. c) Propiciar o registro das observaes e evidncias das pendncias ou no-conformidades detectadas. d) Fornecer um passo a passo sobre o que deve ser verificado. e) Garantir que todos os pontos crticos sejam verificados. f) Gerar indicadores de conformidade e de encerramento das pendncias ou noconformidades detectadas.

g) Gerar um boletim com indicao de desempenho da Contratada a ser utilizado em contrataes futuras. O fluxograma apresentado na Figura 1 descreve o funcionamento de um sistema de aplicao de LVs por parte da Contratante. Neste fluxograma esto definidas aes da Contratada e da Contratante. O ponto inicial um cronograma de aplicao das LVs, cuja aplicao realizada em campo atravs de LVs em meio papel ou atravs de computadores de mo cujos resultados so transferidos para um software de controle, aqui denominado Sistema. Ao cadastrar os resultados, o Sistema gera o indicador ICALV associado LV aplicada e nos casos em que uma determinada pergunta no estiver sendo atendida ser gerada ou uma Pendncia ou uma No-Conformidade. A Pendncia possui um trmite mais simplificado cujo encerramento se d quando a pergunta constante da LV possa ser respondida de forma afirmativa. A No-Conformidade gerada quando a pergunta no atendida : a) um requisito legal; b) um item do Sistema de Gesto de QSMS; c) um item no qual a Contratada tenha sido deficiente e reincidente durante a aplicao de LVs durante o contrato. Para o tratamento da No-Conformidade requerida a elaborao de um Plano de Ao Corretiva pela Contratada que evite a reincidncia das No-Conformidades.

Ao Contratante

INCIO Cronograma de Aplicao de LVs LV aplicada

Ao Contratada

Aplicar LV

Cadastrar Resultados Clculo do ICALV

Verificar existncia de no atendimento a um requisito legal, requisito da LV de QSMS ou reincidncia de pendncia num mesmo item da LV

Registrar noconformidades no sistema

Existe?

Registrar pendncias no sistema

NO

Enviar Plano de Ao para Tratamento das noconformidades

Registrar Correo e Prazo para tratamento das pendncias

Verificar adequao do Plano de Ao

Verificar adequao da correo

NO
Adequado?

NO
Adequado?

Realizar a correo e inspeo da correo

SIM
Acompanhar Tratamento das pendncias

Verificar adequao da Correo

NO
Adequada?

Adotar recursos visando o atendimento aos Comentrios

SIM
Implementar Ao Corretiva

NO

Comentrios/prazos Atendidos?

SIM

Verificar adequao e eficcia da Ao Corretiva

SIM
Adequada? Clculo do INCE

NO

Clculo do IPEN Encerrar pendncias da LV

FIM

Figura 1 Fluxograma de Aplicao de Listas de Verificao na Administrao de Contratos.

Como parte resultante do processo de aplicao de LVs, apresentado na Figura 1, so gerados trs indicadores: a) O ICALV: ndice de Conformidade na Aplicao de Listas de Verificao. Este indicador calculado dividindo-se o nmero de pontos possveis pelo nmero de pontos obtidos com a aplicao das LVs e calculando-se a mdia do resultado das Listas aplicadas. b) O IPEN: ndice de Pendncias Encerradas. Este indicador calculado dividindo-se o nmero de pendncias encerradas pelo total de pendncias detectadas pela aplicao das LVs. c) O INCE: ndice de No-Conformidades Encerradas. Este indicador calculado dividindo-se o nmero de no-conformidades encerradas pelo total de no-conformidades detectadas pela aplicao das LVs. Estes indicadores podem ser estratificados por LV aplicada, sub-especialidade, especialidade e contrato, sendo estabelecidas metas mensais para o atendimento por parte da Contratada. A Figura 2 apresenta um grfico de acompanhamento das metas distribudas por especialidade para uma contratada.
ICALV Contratada - JAN 2006
ICALV 105%

100%Meta ICALV 96% 91%

90%

88% 83%

85%

75%

60%

45%

30%

15%

0% Qualidade Segurana Sade Meio Ambiente Const. Montagem

Figura 2 Relatrio Mensal do Indicador ICALV por Especialidade. A freqncia de aplicao de LVs segue um cronograma de aplicao, que pode definir LVs que so aplicadas, por exemplo, somente no inicio do contrato e outras LVs que podem ter uma freqncia de aplicao semanal, quinzenal, mensal, etc. 2.2 Sistema de Aplicao de Listas de Verificao: No caso da Engenharia da Petrobras foi desenvolvido um software para a aplicao das LVs disponvel na Internet, denominado SALVWeb (2006). O fato de estar na Internet eliminou o problema da necessidade de compartilhamento de rede e deu mais flexibilidade permitindo que os prprios responsveis pela aplicao das LVs registrassem no sistema os resultados das inspees. A Figura 3 apresenta um relatrio gerado pelo sistema SALVWeb (2006), de uma LV aplicada em um contrato fictcio. Cada item desta LV possui os seguintes atributos: a) um peso; b) a definio se constitui um requisito legal; c) a descrio do item sob forma de Pergunta; d) um campo de comentrios; e) e a classificao para o atendimento ao quesito descrito na Pergunta (No, Parcial, Sim).

Figura 3 LV aplicada na especialidade de SMS, sub-especialidade EPI.

2.3 Sistema de Gesto Integrada: A implantao de Sistemas de Gesto Integrada um fator capaz de multiplicar a capacidade de produzir com melhor qualidade, a custos mais baixos e com riscos menores para o gerenciamento de projetos de uma organizao, sem descuidar da segurana e sade ocupacional dos funcionrios e da proteo ao meio ambiente. O Sistema de Gesto Integrada utiliza o planejamento estratgico da companhia, associado ao ciclo PDCA do Sistema de Gesto pela Qualidade Total e as diretrizes apresentadas nas normas NBR ISO 9001:2000 (ABNT, 2000), NBR ISO 14001:2004 (ABNT, 2004) e OHSAS 18001:1999 (BSI, 1999). A Lista de Verificao (LV) constitui uma das ferramentas relevantes para a implementao do Sistema de Gesto Integrada, tanto internamente organizao quanto externamente (Administrao de Contratos de Fornecedores).

4. Concluso
A administrao de contratos como um processo do gerenciamento de aquisies do projeto, deve incorporar as prticas do Sistema de Gesto Integrada. Isto pressupe a utilizao da avaliao sistemtica e peridica do desempenho da contratada na execuo do contrato, atravs da aplicao de Listas de Verificao (LV), estruturadas com base nas normas de Qualidade, Meio-Ambiente, Sade e Segurana, alm das especialidades tcnicas, contratuais e legais. Neste artigo foi apresentada uma metodologia que pode ser utilizada no processo de Administrao de Contratos, e que se aplicada, serve como elemento do processo de Seleo de Fornecedores, pois fornece informaes detalhadas de desempenho das Contratadas para a Contratante, propiciando com isto a melhoria deste processo.

5. Referncias Bibliogrficas
ABNT (ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS). NBR ISO 14001: sistemas da gesto ambiental: Requisitos com orientaes para uso. Rio de Janeiro, dezembro de 2004. ABNT (ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS). NBR ISO 19011: diretrizes para auditorias de sistema de gesto da qualidade e/ou ambiental. Rio de Janeiro, novembro de 2002. ABNT (ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS). NBR ISO 9001: sistemas de gesto da qualidade: requisitos. Rio de Janeiro, novembro de 2000.

BSI (BRITISH STANDARDS INSTITUTION). OHSAS 18001: occupational health and safety assessment series. Londres, 1999. PMI (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 2000. PIE (PRTICA DE IMPLEMENTAO DE EMPREENDIMENTOS). SALVWeb, http://salvweb.petrobras.com.br, 2006.

6- Autores Juliano Augusto Dillenburg, MSC, PMP (dill@petrobras.com.br):

Engenheiro Mecnico pela UFRGS/RS, Mestrado em Engenharia Mecnica pela UFRGS/RS, PMP. Professor Substituto Depto. Eng. Nuclear da UFRGS/RS (1998-1999) Engenheiro de Equipamentos na Petrobras (2001-2006). Desde 2003, como analista de desenvolvimento de softwares de gesto de empreendimentos na Petrobras.

Carlos Emilio Cafure, (carlos.tecnosolo@petrobras.com.br):

Engenheiro Eletricista/Eletrnico pela Universidade Nacional de Crdoba (Argentina) Diretor e Consultor em Gesto da Qualidade - CEQ CONSULTORIA EM QUALIDADE- 1990-2003 Consultor Snior em Gesto da Qualidade - Petrobras (2003- 2006)

Moiss Otvio de Carvalho, (moisescarvalho@petrobras.com.br):

Engenheiro Metalrgico pela PUC/RJ, MBA em Gerenciamento de Projetos, MBA em Gesto Ambiental. Bureau Veritas (1980-1987) Engenheiro de Equipamentos na Petrobras (1987-2006). Desde 2002, como Gerente de Prticas de Implementao de Empreendimentos na Petrobras.