Conceitos fundamentais de arquivologia

O arquivo da instituio funcionar como o guardio das informaes ali existentes. Assim, para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer trs conceitos bsicos que integram a rea: informao, suporte e documento. Informao: Pode ser definida como idia ou conhecimento. Suporte: Meio no qual a informao registrada. Documento: Qualquer informao registrada em um suporte. Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informao. O papel hoje o suporte mais utilizado, mas no o nico. No passado, tivemos o pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com o avano de novas tecnologias ligadas informtica, cada vez maior o nmero de instrumentos capazes de servir de suporte para a informao. Dentre os meios mais utilizados, podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita VHS. No momento em que o homem registra sua idia em um suporte, d origem a um documento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem tcnicas que permitissem organizar esta massa documental de forma a permitir sua imediata localizao quando necessria. A partir de ento surgiram os primeiros arquivos.

Conceituao Moderna
Quanto conceituao moderna, Solon Buck, arquivista dos EUA assim definiu: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros". Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo como sendo a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando a utilidade que podero oferecer no futuro". Helosa Almeida Prado define ainda arquivo como sendo "a reunio de documentos conservados, visando utilidade que podero oferecer futuramente", destacando que, "para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes ao setores" e que "para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe ser entregue" .

Desse conceito importante destacar: 1 - Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem tambm ser recebidos pela mesma; 2 - Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vrios tipos (textual, iconogrfico, audiovisual...), ao contrrio da idia bsica de que documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e em suporte papel; 1

3 - Ao se produzir documento no decorrer de suas atividades pode destacar que os documentos de arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criado em funo de uma atividade realizada pela instituio, de forma que o mesmo servir de prova das transaes realizadas pela organizao. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma idia clara das atividades realizadas por aquele rgo. O termo arquivo pode tambm ser usado para designar: Conjunto de documentos; mvel para guarda de documentos;

local onde o acervo documental dever ser conservado; rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentao

Importncia do arquivo
A importncia do arquivo para a instituio est ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a mesma se utiliza no exerccio de suas atividades a necessidade de se estabelecerem critrios de guarda e de eliminao de documentos, quando estes j no so mais teis para a organizao. A adoo de tcnicas arquivsticas adequadas permite no apenas a localizao eficiente da informao desejada, mas tambm a economia de recursos para a instituio.

Finalidade do arquivo
Podemos destacar como finalidades do arquivo: 1 - Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente; 2 - Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; 3 - Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente demanda pelas informaes ali depositadas; Alem destas funes principais podemos destacar outras, de relativa importncia, como a expedio da correspondncia, criao dos modelos para documentos e criao das normas de gesto documental da instituio. Para alcanar estes objetivos necessrio que o arquivo disponha dos seguintes requisitos: contar com pessoal qualificado e em nmero suficiente; Estar instalado em local apropriado; dispor de instalaes e materiais adequados; utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivstica moderna; contar com normas de funcionamento; 2

contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em Arquivologia.

Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade dos arquivos servir a administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria". Destaca ainda que a "funo bsica do arquivo tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda".

Distino entre arquivo, museu e biblioteca

Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar documentos), seus objetivos so diferentes, tendo em vista os tipos documentais de que cada instituio trata. Poderamos assim definir cada instituio: Arquivo - o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituio ou pessoa, no exerccio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo de seus objetivos. Biblioteca - o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzido pela instituio em que est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente constituda de colees temticas e seus documentos so adquiridos atravs de compra ou doao, diferentemente dos arquivos, cujos documentos so produzidos ou recebidos pela prpria instituio Museu - uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural. Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade das bibliotecas e dos museus essencialmente cultural, embora o arquivo tambm possa adquirir, como o tempo, carter cultural, a partir do carter histrico que alguns de seus documentos podem adquirir. Destaca-se, ainda que os documentos de arquivo so produzidos em uma nica via ou em limitado nmero de cpias, enquanto que os documentos das bibliotecas so produzidos em numerosos exemplares, de forma a atender suas necessidades .

Diviso de documentao por natureza

Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhec-los: NATUREZA COMERCIAL: quando a documentao principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais. NATUREZA CIENTFICA: a documentao est presente quando seu objetivo principal o de proporcionar informaes cientificas ou mesmo didticas, sem visar diretamente o lucro. 3

NATUREZA OFICIAL: quando sua organizao e utilizao tm por finalidade auxiliar e assessorar a administrao pblica atual e futura, pressupondo a coleta e a classificao de documentos oficiais, como por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos prprios da administrao, Federal, Estadual ou Municipal. 1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa. 2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nesse contidas. Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma. 3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnticos/informticos (disquetes, cd-rom) 4. Tipo de documento: a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio Mdico, Tabela Salarial.

Classificao dos arquivos

Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem ser classificados segundo: as entidades mantenedoras (pblicos ou privados); a natureza dos documentos (especial ou especializado); aos estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente) ; a extenso de sua atuao (setorial e central).

Classificao segundo as entidades mantenedoras Os arquivos podem ser classificados segundo a instituio em que estejam inseridos da seguinte forma: Arquivos pblicos: so aqueles mantidos por entidades de carter pblico, seja na esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeiturade So Paulo e arquivo do Senado Federal. Arquivos privados: so aqueles mantidos por instituies de carter particular. Ex.: arquivo do 4

Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo. Classificao segundo a natureza dos Documentos Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos - iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais - ou de suportes especficos - documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme - e que, por esta razo, merece tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao etc.. Arquivo especializado aquele que guarda documentos de determinado assunto especfico, independentemente da forma fsica que apresentam, como, por exemplo, os arquivos mdicos, os arquivos jornalsticos e os arquivos de engenharia. Classificao segundo natureza do assunto Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser: OSTENSIVO - cuja divulgao no prejudica a administrao. Exemplos: notas fiscais de uma loja; escala de planto de uma imobiliria. SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgao e custdia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias, tendo em vista o grau necessrio de sigilo e at onde eles podem circular. ULTRA-SECRETO - seu assunto requer excepcional grau de segurana que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: documentos relacionados poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado (descobertas e experincias de grande valor cientfico; negociaes para alianas militares e polticas; planos de guerra; informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel). SECRETO - seu assunto exige alto grau de segurana, mas pode ser cio conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal, ainda que no estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extrados de matria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso (planos ou detalhes de operaes militares); planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras; projetos de aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros, e tambm, os meios e processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos (escritos em cifras ou cdigos) importantes e sem classificao anterior. CONFIDENCIAL - seu assunto, embora no requeira alto grau de segurana, s deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas, para no prejudicar um indivduo ou criar embaraos administrativos. Exemplos: informaes relativas a pessoal, finanas e material de uma entidade ou um indivduo, cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes; rdio-freqncia de importncia especial ou aquelas que so usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes para a segurana nacional. RESERVADO - seu assunto no deve ser do conhecimento do pblico, em geral. Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execuo; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes. Classificao segundo os Estgios de Sua Evoluo 5

A Arquivologia adota a chamada Teoria das trs idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os estgios ou fases por que passam os documentos dentro da instituio. Este com certeza o assunto mais presente em provas de concursos pblicos, destacadamente os promovidos pelo Cespe-UnB, que exige do candidato o entendimento de como esta teoria aplicada na prtica. Essas fases so definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as trs idades dos arquivos: corrente, intermediria e permanente, e so assim descritas: 1. "Arquivo de primeira idade ou corrente, constitudo de documentos em curso ou consultados freqentemente, conserva dos nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso" . Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados 2. "Arquivo de segunda idade ou intermedirio, constitudo de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los , para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. So por isso tambm chamados de limbo ou purgatrio", sendo estes termos adotados na Gr-Bretanha para designar esta fase . 3. "Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo . Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos so arquivados de forma definitiva". Estas fases so complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma organizao adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas, catlogos etc.), adotadas na fase corrente sero substitudas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediria, que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase permanente. Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-se necessrio compreender alguns termos tcnicos da Arquivologia, como a valorao, prazo de guarda e destinao final dos documentos.

Valorao dos Documentos

Os documentos apresentam duas espcies de valores inerentes: VALOR PRIMRIO - estabelecido em funo do grau de importncia que o documento a entidade que o acumulou e; VALOR SECUNDRIO - estabelecido em funo do grau de importncia que o documento possui para outras entidades e pesquisadores. O VALOR PRIMRIO de um documento manifesta-se sob trs diferentes tipos, ou seja: 1. Valor Administrativo - documentos que envolvem poltica e mtodos e que so necessrios para a execuo das atividades do rgo. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatrios etc; 2. Valor Jurdico ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do 6

Governo ou dos cidados, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convnios etc; 3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operaes financeiras e comprovao de receitas e despesa geradas para atender s exigncias governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc. O VALOR SECUNDRIO subdivide-se em: 1. Valor Histrico Probatrio - documentos que retratam a origem, organizao, reforma e histria de uma administrao. Ex: Atos Normativos, Exposio de Motivos etc; 2. Valor Histrico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma determinada entidade em funo de suas atividades, so valiosos pelas informaes que contm retratando pessoas, fatos ou pocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Servio Militar, ndices de Preos, Indicadores Econmicos etc..

Prazo de Guarda dos Documentos

Prazo de guarda o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermedirio. O prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores: freqncia de uso das informaes contidas nos documentos; existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos (prazos prescricionais); existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos); necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas (prazos precaucionais). O perodo em que o documento dever ficar arquivado na fase corrente ser chamado, tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o perodo definido para o mesmo na fase intermediria ser o prazo de guarda na fase intermediria. O termo prazo de guarda, quando no houver explicitao de fase ser, portanto, a soma das duas fases em questo. Destinao final dos Documentos Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado sua destinao final, que ocorrer no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinao final do documento poder ser: eliminao ou guarda permanente . Eliminao: quando o documento no tiver valor histrico; Guarda permanente: quando o documento tiver valor histrico. natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informaes, se pergunte: Quanto tempo um documento dever permanecer na fase corrente? Quando o documento sair da fase corrente para a fase intermediria? - Como saber se o documento tem ou no valor histrico?

Tabela de Temporalidade 7

 o instrumento resultante da etapa de Avaliao dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediria (perodo em que o mesmo ser guardado nestas fases), bem como sua destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). A Tabela de Temporalidade ser elaborada por uma Comisso chamada de Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de documentos e ser aprovada por autoridade do rgo para que possa ser aplicada na instituio. Cada instituio criar a sua tabela, que dever contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma. Uma vez concluda e aplicada a Tabela de Temporalidade, eventuais alteraes ou incluses devero ser submetidas Comisso que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada documento ter seu prprio prazo para as fases correntes e intermediria, bem como a destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). Portanto, no h prazo de guarda padro nem mximo para os documentos nas fases corrente e intermediria; cada documento ter seu prprio prazo, de acordo com o estabelecido pela Comisso de Anlise quando da elaborao da tabela.

Tipos de arquivos correntes

Os arquivos setoriais so aqueles localizados nos prprios setores que produzem ou recebem os documentos, guardando documentos muito utilizados por estes, ou seja, so, essencialmente, arquivos correntes. Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos setores que integram a estrutura de uma instituio, funcionando como extenso daqueles. Seleo de Documentos E realizada no mbito dos arquivos correntes e intermedirios por tcnicos previamente orientados, seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou nos relatrios de avaliao. A seleo a separao fsica dos documentos de acordo com a sua destinao: eliminao: trata-se da destruio dos documentos cuja operacionalizao e pender de seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou atravs de trituradoras. transferncia: envio dos documentos para o arquivo intermedirio, acompanhados de listagem, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final; recolhimento: envio dos documentos para o arquivo permanente. Nesta fase, o arquivo deve elaborar instrumentos de recuperao da informao com vistas sua guarda permanente e seu acesso pblico.

Mtodos de arquivamento
Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O mtodo de arquivamento corresponder forma em que os documentos sero armazenados, visando sua localizao futura. 8

Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado. Sistema indireto aquele em que, para,se localizar o documento, necessita-se antes consultar um ndice ou um cdigo. E o caso da utilizao de fichrios. Podemos identificar como os mtodos mais comumente utilizados para se organizar arquivos ou fichrios os seguintes mtodos: a) mtodo alfabtico simples (organiza a partir de nomes); b) mtodo, numrico, que se divide em: numrico simples (organiza por um numero relativo ao documento), cronolgico (organiza por data) ou dgito-termimal ; c) mtodo geogrfico (pelo local de produo); d) ordem ideogrfica (pelo assunto do documento).

Mtodo Alfabtico
o mtodo que utiliza um nome existente no documento para organiz-lo de forma alfabtica. Em geral, o mtodo alfabtico mais simples e barato, se comparado aos demais, alm de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos for grande. No entanto, organizar um arquivo em ordem alfabtica pode no ser to simples quanto parece. Quando as palavras chaves forem termos comuns, no h qualquer mistrio, devendo-se simplesmente aplicar a ordenao alfabtica simples dos termos apresentados, ocorre que, quando as palavras chaves apresentadas estiverem representadas por nomes de pessoas, instituies ou eventos, h uma srie de regras a serem consideradas, que, eventualmente, so objetos de questes aplicadas pelo Cespe, como veremos adiante. Regras de Alfabetao O arquivamento de nomes obedece a algumas, chamadas regras de alfabetao, e que so as seguintes: 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.

Exemplo: Frank Menezes, Edson Pereira dos Santos, Marcos Roberto Arajo da Silva Arquivam-se: Menezes, Frank Santos, Edson Pereira dos Silva, Marcos Roberto Arajo da Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Exemplo: Carmem Miranda-Fbio Miranda-Luciano Miranda-Veneza Miranda Arquivam-se: 9

Miranda, Carmem Miranda, Fbio Miranda, Luciano Miranda, Veneza

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam, quando transpostos para o incio. Exemplo: Joaquim da Boa Morte-Camilo Castelo Branco-Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Boa Morte, Joaquim da Castelo Branco, Camilo Villa-Lobos, Heitor 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, quando transpostos, devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem. Exemplo: Ricardo Santa Rita /Joo do Santo Cristo / Jos Carlos So Paulo Arquivam-se: Santa Rita, Ricardo Santo Cristo, Joo do So Paulo, Jos Carlos 4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplo: E. Silva /Estevo Silva / Everaldo Silva Arquivam-se: Silva, E Silva, Estevo Silva, Everaldo 5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d', da, do, e, um, uma, no so considerados. Exemplo: Pedro de Almeida /Ricardo d'Andrade/ Lcia de Cmara /Arnaldo do Couto Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d' Cmara, Lcia da Couto, Arnaldo do Ou ainda, Jos Ferreira Silva /Jos dos Santos Silva 10

Arquivam-se: Silva, Jos Ferreira Silva, Jos dos Santos Observe que a partcula dos no foi considerada no momento em que os nomes foram organizados.

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Quando existirem, devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecedem. Exemplo: Edison Miranda Jnior /Osrio Miranda Neto/ Mrcio Cerqueira Sobrinho Arquivam-se: Cerqueira Sobrinho, Mrcio Miranda Jnior, Edison Miranda Neto, Osrio 7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplo: Ministro Jorge Cardoso/ Professor Carlos Fernandes /Coronel Emrson Pontes /Doutor Raimundo Torres Arquivam-se: Cardoso, Jorge (Ministro) Fernandes, Carlos (Professor) Pontes, Emrson (Coronel) Torres, Raimundo (Doutor) 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras 10 e 11). Exemplos: George Walker Bush /Charles Chaplin /Adolf Hitler Arquivam-se: Bush, George Walker Chaplin, Charles Hitler, Adolf 9. Os nomes espanhis ou hispnicos (pases de lngua espanhola) so registrados pelo penltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Exemplo: Enrico Gutierrez Salazar/ Maria Pereira de la Fuente/ Pablo Puentes Hernandez Arquivam-se: Gutierrez Salazar, Enrico Pereira de la Fuente, Maria 11

Puentes Hernandez, Pablo 10. Os nomes orientais - japoneses chineses e rabes - so registrados como se apresentam. Exemplo: Li Yutang (chins) Osama Bin Laden (rabe) Sasazaki Yonoyama (japons) Arquivam-se: Li Yutang Osama Bin Laden Sasazaki Yonoyama 11. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome. Exemplo: Embratel /Antonio Silva & Cia./ Fundao Bradesco /A Tentao /The Washington Post /Companhia Petrolfera Nacional/ Associao dos Jornalistas /Associao Educacional do DF/ El Pas Arquivam-se: Antonio Silva & Cia. Associao Educacional do DF Associao dos Jornalistas Companhia Petrolfera Nacional Embratel Fundao Bradesco Pas (El) Tentao (A) Washington Post (The) 12. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: II Encontro Nacional de Arquivistas/ Quinto Congresso de Biblioteconomia/ 3. Curso de Cincias Contbeis Arquivam-se: Congresso de Biblioteconomia (Quinto) Curso de Cincias Contbeis (3.) Encontro Nacional de Arquivistas (II)

Mtodo Numrico Simples

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o seu NUMERO, a escolha deve recair sobre o mtodo numrico simples. 12

Mtodo Numrico-cronolgico
Neste mtodo, os documentos sero organizados tomando-se por base uma data, que, em geral, a data de produo do documento ou o perodo a que este se refere. E o mtodo ideal para se arquivar, por exemplo, documentos contbeis (balanos, balancetes, dirios) e contas a pagar/a receber depois que estas j foram agrupadas por credor/devedor.

Mtodo Geogrfico
Neste mtodo, os documentos sero de acordo com o local ou setor em que foram produzidos (procedncia). E o caso, por exemplo, de uma instituio que possua diversas filiais e que, em seu arquivo intermedirio, organize os documentos separando-os por filial. Neste caso, estar sendo utilizado o mtodo geogrfico.

Mtodo Ideogrfico (Por Assunto)

O mtodo ideogrfico aquele que separa os documentos por assunto. No existem na Arquivologia esquemas padronizados de classificao por assunto, como ocorre em relao Biblioteconomia Classificao Decimal de Dewey (CDD) e Classificao Decimal Universal (CDU). Assim, cada instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu prprio plano de classificao, onde os, assuntos devem ser grupados sob ttulos principais e estes subdivididos em titulos especficos, partindo-se sempre dos conceitos gerais para os particulares. A elaborao do plano de classificao exigir um estudo completo da organizao (suas finalidades, funcionamento etc.), alm de um levantamento minucioso da documentao arquivada por esta. Tomemos como exemplo alguns cdigos de classificao com respectivos assuntos constantes no plano de classificao desenvolvido pelo CONARQ e sugerido as instituies pblicas do poder Executivo Federal: Campanhas institucionais Cursos promovidos pela instituio Salrio-famlia Apurao de Responsabilidade Controle de estoque Manuteno de Veculos

Este Plano de Classificao servir de base para a Tabela de Temporalidade, que indicar os prazos de guarda e a destinao final de cada documento. Desta forma, a ordenao ideogrfica, quando combinada com a cronolgica, facilitar a etapa de eliminao, transferncia ou recolhimento dos documentos, uma vez que estes estaro organizados por assunto, e cada assunto estar com sua temporalidade definida na Tabela em questo. Na prtica, os documentos sero classificados de acordo com o assunto, devendo ser anotado nos mesmos seus cdigos de classificao (a lpis), que servira para identificar o prazo de guarda e a destinao final de cada um.

Como determinar o mtodo a ser aplicado?

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Apesar de existirem vrias formas de se organizar documentos, no possvel identificar determinado sistema como sendo o mais adequado, sem antes conhecer a documentao a ser tratada. Em suma, o melhor mtodo de arquivamento depender exclusivamente das caractersticas dos documentos em questo. Determinados tipos de documentos, se organizados com mtodos inadequados, dificilmente sero localizados no futuro. O mtodo de arquivamento determinado, portanto, pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, podendo a instituio adotar quantos mtodos forem necessrios para bem organizar seus documentos. Tome como exemplo o arquivamento de Notas Fiscais por uma grande rede de supermercados. Se o arquivista tomasse por base apenas o documento, indicaria talvez o mtodo numrico simples como soluo para o bom acondicionamento destes documentos. Ocorre que, ao se levar em considerao a estrutura da entidade, poder-se-ia separar as referidas notas por unidade que produziu o documento (mtodo geogrfico); dentro de cada unidade, estas notas poderiam ser separadas por tipo de produto (mtodo ideogrfico) e ainda, dentro de cada produto, por fornecedor (mtodo alfabtico simples) e pela data de expedio da referida nota (mtodo numrico cronolgico). Observe que a instituio pode adotar quantos mtodos forem necessrios para bem ordenar seus documentos, podendo inclusive combinar os mtodos entre si, procurando melhor organizar sua documentao. A utilizao da guia-fora, quando da busca do documento, facilitar ainda o controle de sada dos documentos que, porventura, tenham sido emprestados. Por guia-fora entende-se um formulrio onde o profissional de arquivo anota os dados do documento e a data de sada do mesmo, colocando-o no local do documento emprestado, de forma a identificar a sada do mesmo. Quando do retorno do documento ao seu local, tal guia ser inutilizada ou destinada a servir de base para um levantamento estatstico das atividades do Arquivo.

Gesto de documentos
A Lei 8.159/91, em seu pargrafo 3o define gesto de documentos como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente . Assim, podemos entender que qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existente na instituio, de forma a assegurar a eficincia das atividades administrativas, estar inserida na gesto de documentos. A gesto de documentos atingida atravs do planejamento, organizao, controle, coordenao dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental. A gesto de documentos tem os seguintes objetivos: assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos; garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja necessria ao governo e aos cidados; 14

 assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa cientfica; assegurar o uso adequado da micro grfica, processamento automatizado de dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao; contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente por seus valores histrico e cientfico.

Fases da Gesto de documentos

As trs fases bsicas da gesto de documentos so: produo, utilizao e destinao. 1a Fase (Produo) Refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criao de documentos, evitando- se a produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automao. Recomenda-se, nesta fase, evitar a reproduo desnecessria de documentos, pois o acmulo desordenado de papis implicar em maior dificuldade do controle das informaes no arquivo . 2 Fase (Utilizao) Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite. Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao. O arquivamento tambm ser controlado nesta etapa. Desenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de sistemas de arquivo e de recuperao da informao. 3a Fase (Avaliao e Destinao) Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados permanentemente.

Diagnsticos
a anlise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituio, de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoo de medidas que visem aumentar a eficincia do mesmo. O diagnstico proporciona informaes como: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. instalaes fsicas (infiltraes, goteiras, poeira, luz solar, etc.); condies ambientais (temperatura, umidade, luminosidade); condies de armazenamento; estado de conservao do documento; espao fsico ocupado; volume documental; controle de emprstimos (freqncia de consultas); recursos humanos (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao profissional); acesso informao; gnero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartogrficos, iconogrficos, 15

micro grficos e informticos); 11. arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados); 12. tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados, etc.). De posse dos dados acima citados, o Arquivista est habilitado a analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo, e fazer seu diagnstico para propor as alteraes e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado.

Gesto de documentos correntes

O estabelecimento de normas para o tratamento de documentos em fase corrente permite aproveitar ao mximo a informao disponvel e necessria tomada de decises, bem como os recursos humanos e materiais existentes. Essas normas visam aumentar a eficcia administrativa, facilitar a recuperao mais rpida dos documentos e/ou informaes neles contidas e racionalizar sua guarda e conservao. O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituio e, por conseqncia, os procedimentos realizados para a sua classificao, registro, autuao e controle da tramitao, expedio, e arquivamento tm por objetivo facilitar o acesso s informaes neles contidas. Esse conjunto de operaes tcnicas caracteriza os servios de gesto dos documentos correntes. Nas administraes pblica e privada, as unidades responsveis por tais servios so intituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicaes administrativas, servio de comunicaes etc.

Gesto de Documentos Intermedirios

Encerrado o perodo de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados imediatamente, desde que assim definidos na Tabela de Temporalidade da instituio, mas uma parte relativamente importante destes dever ser conservada por um perodo mais longo em funo de razes legais ou administrativas. Neste caso, no se justifica a sua guarda junto aos organismos que os produziram, pois estes documentos ocupariam um espao em locais onde o metro quadrado extremamente caro. Os depsitos de armazenagem temporria constituem uma alternativa cujo objetivo principal minimizar o custo pblico da guarda de documentos intermedirios, racionalizando espao fsico, equipamentos e recuperao da informao. Responsveis pela guarda fsica dos documentos de uso pouco freqente, os arquivos intermedirios: atendem s consultas feitas pelos rgos depositantes; coordenam as transferncias de novos documentos aos seus depsitos; procedem aplicao de tabelas de temporalidade atravs de seleo de documentos para eliminao ou recolhimento; coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de terceira idade. Os documentos s devem ser aceitos para guarda intermediria quando for conhecido o seu contedo, o prazo de guarda e a data de eliminao ou recolhimento. A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo intermedirio conserva seus direitos sobre os mesmos, podendo consult-los ou tom-los por emprstimo. O atendimento s consultas e emprstimos deve ser rpido e preciso. A consulta por parte de terceiros s permitida 16

com a autorizao da unidade administrativa que transferiu os documentos. Geralmente, os depsitos de arquivamento intermedirio esto localizados fora dos centros urbanos (terrenos mais baratos), mas em locais de acesso fcil e rpido. A construo e os equipamentos so simples mas devem permitir a conservao adequada do acervo documental, contra elementos que possam danific-los, como incndios, inundaes, poluio atmosfrica, excesso de umidade e de luz solar.

PROTOCOLO
Entende-se por protocolo o conjunto de operaes visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso informao.

A atividade de protocolo tpica da fase corrente, pois nesta idade que os documentos tramitam bastante. O protocolo realiza as seguintes atividades: Recebimento Registro e Autuao Classificao Expedio / Distribuio Controle/ Movimentaao Recebimento: Os documentos a serem tramitados pela instituio devem ser apresentados ao protocolo para que este passe a controlar tal atividade. E a etapa de recebimento dos documentos, tanto os produzidos internamente quanto os encaminhados instituio por outras empresas. Registro e Autuao o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um numero de acompanhamento (autuao ou protocolizao). Classificao Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuar anlise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os cdigos existentes na Tabela de Temporalidade da instituio. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, devero ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificao dos mesmos, desde que no sejam particulares (documentos no endereados instituio, e sim a um funcionrio em particular) ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) devero ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatrios, sem a necessidade de serem classificados, pois tmacesso restrito. Apenas os destinatrios podero abrir estes documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) devero ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatrios. Expedio / Distribuio 17

 a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatrio. Chama-se distribuio quando interna, e expedio quando direcionada a outra instituio. Controle da tramitao / Movimentao a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os documentos, de forma a recuper-lo com rapidez, quando necessrio, bem como identificar possveis atrasos na tramitao destes.

AVALIAO DE DOCUMENTOS
o processo em que so estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, bem como a destinao final dos documentos da instituio (eliminao ou guarda permanente). Na prtica, o ato de se criar a Tabela de Temporalidade, realizado pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. A complexidade e abrangncia de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliao de documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de critrios de valor, a participao de pessoas ligadas a diversas reas profissionais. Como justificativa para esta exigncia, verifica-se a necessidade de se identificar a utilidade das informaes contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes tcnicas integradas por profissionais que conheam a estrutura e o funcionamento da instituio: arquivista ou responsvel pela guarda dos documentos; autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do rgo a que esteja subordinado o setor responsvel pela guarda dos documentos; profissionais da rea jurdica; profissional da rea financeira; profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata os documentos, objeto de avaliao (historiador, economista, engenehiro, socilogo, mdico, estatstico etc.). Com base na teoria das trs idades, a aplicao dos critrios de avaliao efetiva-se na fase correne, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminao sumria) daqueles de valor informativo ou probatrio. Deve-se evitar a transferencia para arquivo intermdiario de documentos que no tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliao e seleo nesta fase de arquivamento extremamente oneroso do ponto de vista tecnico e gerencial.

CONSERVAO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS

Preservao: um conjunto de medidas e estratgias de ordem administrativa, poltica e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservao da integridade dos materiais. Conservao: um conjunto de aes estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradao de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos especficos (higienizao, reparos e acondicionamento). Restaurao: um conjunto de medidas que objetivam a estabilizao ou a reverso de danos fsicos ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a no comprometer sua integridade e seu carter histrico. 18

FATORES DE DETERIORAO EM ACERVOS DE ARQUIVOS Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais esto expostos, torna-se bastante fcil detectar elementos nocivos e traar polticas de conservao para minimiz-los. Os acervos de bibliotecas e arquivos so em geral constitudos de livros, mapas, fotografias, obras de arte, revistas, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informao, alm de tintas das mais diversas composies. O papel, por mais variada que possa ser sua com posio, formado basicamente por fibras de celulose provenientes de diferentes origens. Cabe-nos, portanto, encontrar solues que permitam oferecer o melhor conforto e estabilidade ao suporte da maioria dos documentos, que o papel. A degradao da celulose ocorre quando agentes nocivos atacam as ligaes celulsicas, rompendo-as ou fazendo com que se agreguem a elas novos componentes que, uma vez instalados na molcula, desencadeiam reaes qumicas que levam ao rompimento das cadeias celulsicas. A acidez e a oxidao so os maiores processos de deteriorao qumica da celulose. Tambm h os agentes fsicos de deteriorao, responsveis pelos danos mecnicos dos documentos. Os mais freqentes so os insetos, os roedores e o prprio homem. Resumindo, podemos dizer que consideramos agentes de deteriorao dos acervos de bibliotecas e arquivos aqueles que levam os documentos a um estado de instabilidade fsica ou qumica, com comprometimento de sua integridade e existncia. Embora, com muita freqncia, no possamos eliminar totalmente as causas do processo de deteriorao dos documentos, com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, atravs de cuidados com o ambiente, o manuseio, as intervenes e a higiene, entre outros. Antes de citar os principais fatores de degradao, torna-se indispensvel dizer que existe estreita ligao entre eles, o que faz com que o processo de deteriorao tome propores devastadoras. Para facilitar a compreenso dos efeitos nocivos nos acervos podemos classificar os agentes de deteriorao em Fatores Ambientais, Fatores Biolgicos, Intervenes Imprprias, Agentes Biolgicos, Furtos e Vandalismo. 1. Fatores ambientais Os agentes ambientais so exatamente aqueles que existem no ambiente fsico do acervo: Temperatura, Umidade Relativa do Ar, Radiao da Luz, Qualidade do Ar. Num levantamento cuidadoso das condies de conservao dos documentos de um acervo, possvel identificar facilmente as conseqncias desses fatores, quando no controlados dentro de uma margem de valores aceitvel. Todos fazem parte do ambiente e atuam em conjunto. Sem a pretenso de aprofundar as explicaes cientficas de tais fatores, podemos resumir suas aes da seguinte forma: 1.1 Temperatura e umidade relativa O calor e a umidade contribuem significativamente para a destruio dos documentos, principalmente quando em suporte-papel. O desequilbrio de um interfere no equilbrio do outro. O calor acelera a deteriorao. A velocidade de muitas reaes qumicas, inclusive as de deteriorao, dobrada a cada aumento de 10C. A umidade relativa alta proporciona as condies necessrias para desencadear intensas reaes qumicas nos materiais. 19

Evidncias de temperatura e umidade relativa altas so detectadas com a presena de colnias de fungos nos documentos, sejam estes em papel, couro, tecido ou outros materiais. Umidade relativa do ar e temperatura muito baixas transparecem em documentos distorcidos e ressecados. As flutuaes de temperatura e umidade relativa do ar so muito mais nocivas do que os ndices superiores aos considerados ideais, desde que estveis e constantes. Todos os materiais encontrados nos acervos so higroscpicos, isto , absorvem e liberam umidade muito facilmente e, portanto, se expandem e se contraem com as variaes de temperatura e umidade relativa do ar. Essas variaes dimensionais aceleram o processo de deteriorao e provocam danos visveis aos documentos, ocasionando o craquelamento de tintas, ondulaes nos papis e nos materiais de revestimento de livros, danos nas emulses de fotos etc. O mais recomendado manter a temperatura o mais prximo possvel de 20C e a umidade relativa de 45% a 50%, evitando-se de todas as formas as oscilaes de 3C de temperatura e 10% de umidade relativa. O monitoramento, que nos d as diretrizes para qualquer projeto de mudana, feito atravs do termo-higrmetro (aparelho medidor da umidade e temperatura simultaneamente). A circulao do ar ambiente representa um fator bastante importante para amenizar os efeitos da temperatura e umidade relativa elevadas. 1.2 Radiao da luz Toda fonte de luz, seja ela natural ou artificial, emite radiao nociva aos materiais de acervos, provocando considerveis danos atravs da oxidao. O papel se torna frgil, quebradio, amarelecido, escurecido. As tintas desbotam ou mudam de cor, alterando a legibilidade dos documentos textuais, dos iconogrficos e das encadernaes. O componente da luz que mais merece ateno a radiao ultravioleta (UV). Qualquer exposio luz, mesmo que por pouco tempo, nociva e o dano cumulativo e irreversvel. A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial, proveniente de lmpadas incandescentes (tungstnio) e fluorescentes (vapor de mercrio). Deve-se evitar a luz natural e as lmpadas fluorescentes, que so fontes geradoras de UV. A intensidade da luz medida atravs de um aparelho denominado luxmetro ou fotmetro. Algumas medidas podem ser tomadas para proteo dos acervos: As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que bloqueiem totalmente o sol; essa medida tambm ajuda no controle de temperatura, minimizando a gerao de calor durante o dia. Filtros feitos de filmes especiais tambm ajudam no controle da radiao UV, tanto nos vidros de janelas quanto em lmpadas fluorescentes (esses filmes tm prazo de vida limitado). Cuidados especiais devem ser considerados em exposies de curto, mdio e longo tempo: no expor um objeto valioso por muito tempo; manter o nvel de luz o mais baixo possvel; no colocar lmpadas dentro de vitrines; proteger objetos com filtros especiais; certificar-se de que as vitrines sejam feitas de materiais que no danifiquem os documentos.

1.3 Qualidade do ar O controle da qualidade do ar essencial num programa de conservao de acervos. Os poluentes contribuem pesadamente para a deteriorao de materiais de bibliotecas e arquivos. H dois tipos de poluentes os gases e as partculas slidas que podem ter duas origens: os que vm do ambiente 20

externo e os gerados no prprio ambiente. Os poluentes externos so principalmente o dixido de enxofre (SO2), xidos de nitrognio (NO e NO2) e o Oznio (O3). So gases que provocam reaes qumicas, com formao de cidos que causam danos srios e irreversveis aos materiais. O papel fica quebradio e descolorido; o couro perde a pele e deteriora. As partculas slidas, alm de carregarem gases poluentes, agem como abrasivos e desfiguram os documentos. Agentes poluentes podem ter origem no prprio ambiente do acervo, como no caso de aplicao de vernizes, madeiras, adesivos, tintas etc., que podem liberar gases prejudiciais conservao de todos os materiais. 2. Agentes biolgicos Os agentes biolgicos de deteriorao de acervos so, entre outros, os insetos (baratas, brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja presena depende quase que exclusivamente das condies ambientais reinantes nas dependncias onde se encontram os documentos. Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto ambiental e alimentao. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos est basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas, pouca circulao de ar, falta de higiene etc. 2.1 Fungos Os fungos representam um grupo grande de organismos. So conhecidos mais de 100.000 tipos que atuam em diferentes ambientes, atacando diversos substratos. No caso dos acervos de bibliotecas e arquivos, so mais comuns aqueles que vivem dos nutrientes encontrados nos documentos. Os fungos so organismos que se reproduzem atravs de esporos e de forma muito intensa e rpida dentro de determinadas condies. Como qualquer outro ser vivo, necessitam de alimento e umidade para sobreviver e proliferar. O alimento provm dos papis, amidos (colas), couros, pigmentos, tecidos etc. A umidade fator indispensvel para o metabolismo dos nutrientes e para sua proliferao. Essa umidade encontrada na atmosfera local, nos materiais atacados e na prpria colnia de fungos. Alm da umidade e nutrientes, outras condies contribuem para o crescimento das colnias: temperatura elevada, falta de circulao de ar e falta de higiene. Os fungos, alm de atacarem o substrato, fragilizando o suporte, causam manchas de colorao diversas e intensas de difcil remoo. A proliferao se d atravs dos esporos que, em circunstncias propcias, se reproduzem de forma abundante e rpida. Se as condies, entretanto, forem adversas, esses esporos se tornam dormentes. A dormncia ocorre quando as condies ambientais se tornam desfavorveis, como, por exemplo, a umidade relativa do ar com ndices baixos. Quando dormentes, os esporos ficam inativos e, portanto, no se reproduzem nem atacam os documentos. Esse estado, porm, reversvel; se as condies forem ideais, os esporos revivem e voltam a crescer e agir, mesmo que tenham sido submetidos a congelamento ou secagem. Os esporos ativos ou dormentes esto presentes em todos os lugares, em todas as salas, em cada pea do acervo e em todas as pessoas, mas no to difcil control-los. As medidas a serem adotadas para manter os acervos sob controle de infestao de fungos so: estabelecer poltica de controle ambiental, principalmente temperatura, umidade relativa e ar circulante, mantendo os ndices o mais prximo possvel do ideal e evitando oscilaes acentuadas; praticar a higienizao tanto do local quanto dos documentos, com metodologia e tcnicas adequadas; instruir o usurio e os funcionrios com relao ao manuseio dos documentos e regras de higiene do local; x manter vigilncia constante dos documentos contra acidentes com gua, secando-os imediatamente caso ocorram. 21

Observaes importantes: O uso de fungicidas no recomendado; os danos causados superam em muito a eficincia dos produtos sobre os documentos. Caso se detecte situao de infestao, chamar profissionais especializados em conservao de acervos. No limpar o ambiente com gua, pois esta, ao secar, eleva a umidade relativa do ar, favorecendo a proliferao de colnias de fungos. Na higienizao do ambiente, recomendado o uso de aspirador. Alguns conselhos para limpeza de material com fungos: Usar proteo pessoal: luvas de ltex, mscaras, aventais, toucas e culos de proteo (nos casos de sensibilidade alrgica). Luvas, toucas e mscaras devem ser descartveis. 2.2 Roedores A presena de roedores em recintos de bibliotecas e arquivos ocorre pelos mesmos motivos citados acima. Tentar obstruir as possveis entradas para os ambientes dos acervos um comeo. As iscas so vlidas, mas para que surtam efeito devem ser definidas por especialistas em zoonose. O produto deve ser eficiente, desde que no provoque a morte dos roedores no recinto. A profilaxia se faz nos mesmos moldes citados acima: temperatura e umidade relativa controladas, alm de higiene peridica. 2.3 Ataques de insetos Baratas Esses insetos atacam tanto papel quanto revestimentos. A variedade tambm grande. O ataque tem caractersticas bem prprias, revelando-se principalmente por perdas de superfcie e manchas de excrementos. As baratas se reproduzem no prprio local e se tornam infestao muito rapidamente, caso no sejam combatidas. So atradas pelos mesmos fatores j mencionados: temperatura e umidade elevadas, resduos de alimentos, falta de higiene no ambiente e no acervo. Existem iscas para combater as baratas, mas, uma vez instalada a infestao, devemos buscar a orientao de profissionais. Brocas (Anobdios) So insetos que causam danos imensos em acervos, principalmente em livros. A sua presena se d principalmente por falta de programa de higienizao das colees e do ambiente e ocorre muitas vezes por contato com material contaminado, cujo ingresso no acervo no foi objeto de controle. Exigem vigilncia constante, devido ao tipo de ataque que exercem. Os sintomas desse ataque so claros e inconfundveis. Para combat-lo se torna necessrio conhecer sua natureza e comportamento. As brocas tm um ciclo de vida em 4 fases: ovos larva pupa adulta. A fase de ataque ao acervo a de larva. Esse inseto se reproduz por acasalamento, que ocorre no prprio acervo. Uma vez instalado, ataca no s o papel e seus derivados, como tambm a madeira do mobilirio, portas, pisos e todos os materiais base de celulose. O ataque causa perda de suporte. A larva digere os materiais para chegar fase adulta. Na fase adulta, acasala e pe ovos. Os ovos eclodem e o ciclo se repete. As brocas precisam encontrar condies especiais que, como todos os outros agentes biolgicos, so temperatura e umidade relativa elevadas, falta de ar circulante e falta de higienizao peridica no local e no acervo. A caracterstica do ataque o p que se encontra na estante em contato com o documento. Este p contm saliva, excrementos, ovos e resduos de cola, papel etc. Em geral as brocas vo em busca do adesivo de amido, instalando-se nos papeles das capas, no miolo e no suporte do miolo dos livros. 22

As perdas so em forma de orifcios bem redondinhos. A higienizao metdica a nica forma de se fazer o controle das condies de conservao dos documentos e, assim, detectar a presena dos insetos. Uma medida que deve ser obedecida sempre a higienizao e separao de todo exemplar que for incorporado ao acervo, seja ele originrio de doao, aquisio ou recolhimento. Quando o ataque se torna uma infestao, preciso buscar a ajuda de um profissional especializado. A providncia a ser tomada identificar o documento atacado e, se possvel, isol-lo at tratamento. A higienizao de documentos infestados por brocas deve ser feita em lugar distante, devido ao risco de espalhar ovos ou muitas larvas pelo ambiente. Estes insetos precisam ser muito bem controlados: por mais que se higienize o ambiente e se removam as larvas e resduos, corre-se o risco de no eliminar totalmente os ovos. Portanto, aps a higienizao, os documentos devem ser revistos de tempos em tempos. Todo tratamento mais agressivo deve ser feito por profissionais especializados, pois o uso de qualquer produto qumico pode acarretar danos intensos aos documentos. Cupins (Trmitas) Os cupins representam risco no s para as colees como para o prdio em si. Vivem em sociedades muito bem organizadas, reproduzem-se em ninhos e a ao devastadora onde quer que ataquem. Na grande maioria das vezes, sua presena s detectada depois de terem causado grandes danos. Os cupins percorrem reas internas de alvenaria, tubulaes, condutes de instalaes eltricas, rodaps, batentes de portas e janelas etc., muitas vezes fora do alcance dos nossos olhos. Chegam aos acervos em ataques massivos, atravs de estantes coladas s paredes, caixas de interruptores de luz, assoalhos etc. Os ninhos no precisam obrigatoriamente estar dentro dos edifcios das bibliotecas e arquivos. Podem estar a muitos metros de distncia, inclusive na base de rvores ou outros prdios. Com muita freqncia, quando os cupins atacam o acervo, j esto instalados em todo o prdio. Da mesma forma que os outros agentes citados anteriormente, os cupins se instalam em ambientes com ndices de temperatura e umidade relativa elevados, ausncia de boa circulao de ar, falta de higienizao e pouco manuseio dos documentos. No caso de ataque de cupim, no h como solucionar o problema sozinho. O ideal buscar auxlio com um profissional especializado na rea de conservao de acervos para cuidar dos documentos atacados e outro profissional capacitado para cuidar do extermnio dos cupins que esto na parte fsica do prdio. O tratamento recomendado para o extermnio dos cupins ou para preveno contra novos ataques feito mediante barreiras qumicas adequadamente projetadas. 3. Intervenes inadequadas nos acervos Chamamos de intervenes inadequadas todos os procedimentos de conservao que realizamos em um conjunto de documentos com o objetivo de interromper ou melhorar seu estado de degradao. Muitas vezes, com a boa inteno de proteg-los, fazemos intervenes que resultam em danos ainda maiores. Nos acervos formados por livros, fotografias, documentos impressos, documentos manuscritos, mapas, plantas de arquitetura, obras de arte etc., preciso ver que, segundo sua natureza, cada um apresenta suportes, tintas, pigmentos, estruturas etc. completamente diferentes. Qualquer tratamento que se queira aplicar exige um conhecimento das caractersticas individuais dos documentos e dos materiais a serem empregados no processo de conservao. Todos os profissionais de bibliotecas e arquivos devem ter noes bsicas de conservao dos documentos com que lidam, seja para efetivamente execut-la, seja para escolher os tcnicos capazes de faz-lo, controlando seu trabalho. Os conhecimentos de conservao ajudam a manter equipes de controle ambiental, controle de infestaes, higienizao do ambiente e dos documentos, melhorando as condies do acervo. Pequenos reparos e acondicionamentos simples podem ser realizados por aqueles que tenham sido treinados nas tcnicas e critrios bsicos de interveno. 23

4. Problemas no manuseio de livros e documentos O manuseio inadequado dos documentos um fator de degradao muito freqente em qualquer tipo de acervo. O manuseio abrange todas as aes de tocar no documento, sejam elas durante a higienizao pelos funcionrios da instituio, na remoo das estantes ou arquivos para uso do pesquisador, nas foto-reprodues, na pesquisa pelo usurio etc. O suporte-papel tem uma resistncia determinada pelo seu estado de conservao. Os critrios para higienizao, por exemplo, devem ser formulados mediante avaliao do estado de degradao do documento. Os limites devem ser obedecidos. H documentos que, por mais que necessitem de limpeza, no podem ser manipulados durante um procedimento de higienizao, porque o tratamento seria muito mais nocivo sua integridade, que o item mais importante a preservar, do que a eliminao da sujidade. 4. 1 Furto e vandalismo Um volume muito grande de documentos em nossos acervos vtima de furtos e vandalismo. A falta de segurana e nenhuma poltica de controle so a causa desse desastre. Alm do furto, o vandalismo muito freqente. A quantidade de documentos mutilados aumenta dia a dia. Esse o tipo de dano que, muitas vezes, s se constata muito tempo depois. necessrio implantar uma poltica de proteo, mesmo que seja atravs de um sistema de segurana simples. Durante o perodo de fechamento das instituies, a melhor proteo feita com alarmes e detectores internos. O problema durante o horrio de funcionamento, que quando os fatos acontecem. O recomendado que se tenha uma s porta de entrada e sada das instalaes onde se encontra o acervo, para ser usada tanto pelos consulentes/pesquisadores quanto pelos funcionrios. As janelas devem ser mantidas fechadas e trancadas. Nas reas destinadas aos usurios, o encarregado precisa ter uma viso de todas as mesas, permanecendo no local durante todo o horrio de funcionamento. As chaves das salas de acervo e o acesso a elas devem estar disponveis apenas a um nmero restrito de funcionrios. importante que os pertences dos usurios e pesquisadores, como casacos, bolsas e livros, sejam deixados fora da rea de pesquisa. Todo pesquisador deve apresentar um documento de identidade, para controle da instituio. Um livro de entrada deve ser assinado e a requisio de documentos tambm deve ser feita por escrito.Caso o pedido compreenda vrios volumes, estes devem ser cuidadosamente contados pelo funcionrio na frente do usurio, antes e depois de consultados. Na devoluo dos documentos, preciso que o funcionrio faa uma vistoria geral em cada um. 5. Fatores de deteriorao - concluso Como podemos ver, os danos so intensos e muitos so irreversveis. Apesar de toda a problemtica dos custos de uma poltica de conservao, existem medidas que podemos tomar sem despender grandes somas de dinheiro, minimizando drasticamente os efeitos desses agentes. Alguns investimentos de baixo custo devem ser feitos, a comear por: treinamento dos profissionais na rea da conservao e preservao; atualizao desses profissionais (a conservao uma cincia em desenvolvimento constante e a cada dia novas tcnicas, materiais e equipamentos surgem para facilitar e melhorar a conservao dos documentos); monitorao do ambiente temperatura e umidade relativa em nveis aceitveis; uso de filtros e protetores contra a luz direta nos documentos; adoo de poltica de higienizao do ambiente e dos acervos; contato com profissionais experientes que possam assessorar em caso de necessidade. Conservao: critrios de interveno para a estabilizao de documentos Os documentos que sofrem algum tipo de dano apresentam um processo de deteriorao que progressivamente vai lev-los a um estado de perda total. Para evitar esse desfecho, interrompe-se o 24

processo atravs de intervenes que levam estabilizao do documento. Estabilizar um documento , portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados, atravs de procedimentos mnimos de interveno. Por exemplo: estabilizar por higienizao significa que uma limpeza mecnica corrige o processo de deteriorao. No captulo anterior, vimos os fatores de deteriorao e seus efeitos nos documentos. O segundo passo ser a interveno nesse processo de deteriorao, atravs de estabilizao dos documentos danificados. Para se fazer qualquer interveno, deve-se obedecer a critrios de prioridade estabelecidos no tratamento dos acervos: de colees gerais ou de obras raras, no caso de bibliotecas, de documentos antigos ou mais recentes, no caso de arquivos. Antes de qualquer interveno, a primeira avaliao se ns somos capazes de execut-la. Alguns de ns seremos capazes e muitos outros no. Esse o primeiro critrio a seguir. Caso no nos julguemos com conhecimentos necessrios, a soluo buscar algum especialista da rea ou acondicionar o documento enquanto aguardamos o momento oportuno de intervir. 6. Caractersticas gerais dos materiais empregados em conservao Nos projetos de conservao/preservao de acervos de bibliotecas, arquivos e museus, recomendado apenas o uso de materiais de qualidade arquivstica, isto , daqueles materiais livres de quaisquer impurezas, quimicamente estveis, resistentes, durveis. Suas caractersticas, em relao aos documentos onde so aplicados, distinguem-se pela estabilidade, neutralidade, reversibilidade e inrcia. Os materiais no enquadrados nessa classificao no podem ser usados, pois apresentam problemas de instabilidade, reagem com o tempo e decompem-se em outras substncias que vo deteriorar os documentos com os quais esto em contato. Alm disso, so de natureza irreversvel, ou seja, uma vez aplicados aos documentos no podem ser removidos. Dentro das especificaes positivas, encontramos vrios materiais: os papis e cartes alcalinos, os polisteres inertes, os adesivos alcalinos e reversveis, os papis orientais, borrachas plsticas etc., usados tanto para pequenas intervenes sobre os documentos como para acondicionamento. 7. Critrios para a escolha de tcnicas e de materiais para a conservao de acervos Como j enfatizamos anteriormente, muito importante ter conhecimentos bsicos sobre os materiais que integram nossos acervos para que no corramos o risco de lhes causar mais danos. Vrios so os procedimentos que, apesar de simples, so de grande importncia para a estabilizao dos documentos. 8. Higienizao A sujidade o agente de deteriorao que mais afeta os documentos. A sujidade no incua e, quando conjugada a condies ambientais inadequadas, provoca reaes de destruio de todos os suportes num acervo. Portanto, a higienizao das colees deve ser um hbito de rotina na manuteno de bibliotecas ou arquivos, razo por que considerada a conservao preventiva por excelncia. Durante a higienizao de documentos, procedemos tambm de forma simultnea a um levantamento de dados sobre suas condies de conservao, para efeitos de futuras intervenes. hora Durante a higienizao de documentos, procedemos tambm de forma simultnea a um levantamento de dados sobre suas condies de conservao, para efeitos de futuras intervenes. hora tambm de executar os primeiros socorros para que um processo de deteriorao em andamento seja interrompido, mesmo que no possa ser sanado no momento. 8.1 Processos de higienizao 8.1.1 Limpeza de superfcie O processo de limpeza de acervos de bibliotecas e arquivos se restringe limpeza de superfcie e, portanto, mecnica, feita a seco. A tcnica aplicada com o objetivo de reduzir poeira, partculas slidas, incrustaes, resduos de excrementos de insetos ou outros depsitos de superfcie. Nesse 25

processo, no se usam solventes. A limpeza de superfcie uma etapa independente de qualquer tratamento mais intenso de conservao; , porm, sempre a primeira etapa a ser realizada. 8.1.2 Razes que levam a realizar a limpeza do acervo A sujidade escurece e desfigura o documento, prejudicando-o do ponto de vista esttico. As manchas ocorrem quando as partculas de poeira se umedecem, com a alta umidade relativa ou mesmo por ataque de gua, e penetram rapidamente no papel. A sujeira e outras substncias dissolvidas se depositam nas margens das reas molhadas, provocando a formao de manchas. A remoo dessas manchas requer a interveno de um restaurador. Os poluentes atmosfricos so altamente cidos e, portanto, extremamente nocivos ao papel. So rapidamente absorvidos, alterando seriamente o pH do papel. 8.1.3 Avaliao do objeto a ser limpo Cada objeto deve ser avaliado individualmente para determinar se a higienizao necessria e se pode ser realizada com segurana. No caso de termos as condies abaixo, provavelmente o tratamento no ser possvel: Fragilidade fsica do suporte Objetos com reas finas, perdas, rasgos intensos podem estar muito frgeis para limpeza. reas com manchas e reas atacadas por fungos podem no resistir limpeza: o suporte torna-se escuro, quebradio, manchado e, portanto, muito facilmente danificado. Quando o papel se degrada, at mesmo um suave contato com o p de borracha pode provocar a fragmentao do documento. Papis de textura muito porosa No se deve passar borracha nesses materiais, pois a remoo das partculas residuais com pincel se torna difcil: papel japons; papel de textura fragilizada pelo ataque de fungos (que degradam a celulose, consumindo a encolagem); papel molhado (que perde a encolagem e, aps a secagem, torna-se frgil). 8.1.4 Materiais usados para limpeza de superfcie A remoo da sujidade superficial (que est solta sobre o documento) feita atravs de pincis, flanela macia, aspirador e inmeras outras ferramentas que se adaptam tcnica. Como j foi dito anteriormente, essa etapa obrigatria e sempre se realiza como primeiro tratamento, quaisquer que sejam as outras intervenes previstas. Pincis: so muitos os tipos de pincis utilizados na limpeza mecnica, de diferentes formas, tamanhos, qualidade e tipos de cerdas (podem ser usados com carga esttica atritando as cerdas contra o nylon, material sinttico ou l); Flanela: serve para remover sujidade de encadernaes, por exemplo; Aspirador de p: sempre com proteo de bocal e com potncia de suco controlada; Outros materiais usados para a limpeza: bisturi, pina, esptula, agulha, cotonete; Materiais de apoio necessrios para limpeza mecnica: raladores de plstico ou ao inox; borrachas de vinil; fita-crepe; lpis de borracha; luvas de ltex ou algodo; mscaras; papel mata-borro; pesos; polister (mylar); folhas de papel siliconado; microscpios; cola metilcelulose 26

 lpis HB etc. 8.2 Limpeza mecnica de livros materiais recomendveis Os livros, alm do suporte-papel, exigem tambm tratamento de revestimento. Assim, o couro (inclui-se aqui o pergaminho), tecidos e plastificados fazem parte dos materiais pertencentes aos livros. Para a limpeza de livros utilizamos trinchas de diferentes tamanhos, pincis, flanelas macias, aspiradores de baixa potncia com proteo de boca, pinas, esptulas de metal, entre outros materiais. Na limpeza do couro, recomendvel somente a utilizao de pincel e flanela macia, caso o couro esteja ntegro. No se deve trat-lo com leos e solventes. A encadernao em pergaminho no necessita do mesmo tratamento do couro. Como muito sensvel umidade, o tratamento aquoso deve ser evitado. Para sua limpeza, apresenta bons resultados o uso de algodo embebido em solvente de 50% de gua e lcool. O algodo precisa estar bem enxuto, e deve-se sempre buscar trabalhar o suporte em pequenas reas de cada vez. Nessa limpeza, importante ter muito cuidado com os pergaminhos muito ressecados e distorcidos. A fragilidade intensa e o documento pode desintegrar-se. A estabilizao de pergaminhos, nesse caso, requer os servios de especialistas. H muita controvrsia no uso de Leather Dressing para a hidratao dos couros. Os componentes das diversas frmulas do produto variam muito (leos, graxas, gorduras) e, se mal aplicados, podem causar srios problemas de conservao ao couro. A frmula do British Museum a mais usada e recomendada. O uso deve ser criterioso e no indiscriminado. Em casos especficos de livros novos de colees de bibliotecas, pode ser apropriado o seu uso como parte integrante de um programa de manuteno. No caso dos revestimentos em tecido, a aplicao de trincha ou aspirador recomendvel, caso sua integridade o permita. Nas capas de livros revestidas em papel, pode ser utilizado p de borracha ou diretamente a borracha, caso a integridade do papel e das tintas no fique comprometida com essa ao. E, nos revestimentos plastificados (percalux e outros), deve-se usar apenas uma flanela seca e bem macia. Na limpeza do miolo do livro, utilizamos um pincel macio, sem aplicar borracha ou p de borracha. Alm de agredir as tintas, o resduo de borracha permanente e de difcil remoo. Os resduos agem como abrasivos e permanecero em contato com o suporte para sempre. 8.2.1 Limpeza de livros -metodologia em mesa de higienizao Encadernao (capa do livro) limpar com trincha, pincel macio, aspirador, flanela macia, conforme o estado da encadernao; Miolo (livro em si) segurar firmemente o livro pela lombada, apertando o miolo. Com uma trincha ou pincel, limpar os cortes, comeando pela cabea do livro, que a rea que est mais exposta sujidade. Quando a sujeira est muito incrustada e intensa, utilizar, primeiramente, aspirador de p de baixa potncia ou ainda um pedao de carpete sem uso; O miolo deve ser limpo com pincel folha a folha, numa primeira higienizao; Oxigenar as folhas vrias vezes. Num programa de manuteno, pode-se limpar a encadernao, cortes e aproximadamente as primeiras e ltimas 15 folhas, que so as mais sujeitas a receber sujidade, devido estrutura das encadernaes. Nos livros mais frgeis, deve-se suportar o volume em estruturas adequadas durante a operao para evitar danos na manipulao e tratamento. Todo o documento que contiver gravuras ou outra tcnica de obra de arte no seu interior necessita um cuidado redobrado. Antes de qualquer interveno com pincis, trinchas, flanelas, necessrio examinar bem o documento, pois, nesse caso, s ser recomendada a limpeza de superfcie se no houver nenhum risco de dano. No caso dos documentos impressos como os livros, existe uma grande margem de segurana na 27

resistncia das tintas em relao ao pincel. Mesmo assim, devemos escolher o pincel de maciez adequada para cada situao. Em relao s obras de arte, as tcnicas so to variadas e as tintas de composies to diversas que, de modo algum, se deve confiar na sua estabilidade frente ao do pincel ou outro material. SEMPRE TESTE TODO E QUALQUER COMPONENTE QUE SER SUBMETIDO LIMPEZA DE SUPERFCIE COM TODOS OS INSTRUMENTOS QUE DECIDA USAR. 8.3 Higienizao de documentos de arquivo Materiais arquivsticos tm os seus suportes geralmente quebradios, frgeis, distorcidos ou fragmentados. Isso se deve principalmente ao alto ndice de acidez resultante do uso de papis de baixa qualidade. As ms condies de armazenamento e o excesso de manuseio tambm contribuem para a degradao dos materiais. Tais documentos tm que ser higienizados com muito critrio e cuidado. 8.3.1 Documentos manuscritos Os mesmos cuidados para com os livros devem ser tomados em relao aos manuscritos. O exame dos documentos, testes de estabilidade de seus componentes para o uso dos materiais de limpeza mecnica e critrios de interveno devem ser cuidadosamente realizados. As tintas ferroglicas, conforme o caso, podem destruir um documento pelo seu alto ndice de acidez. Todo cuidado pouco para manusear esses documentos. As espessas tintas encontradas em partituras de msica, por exemplo, podem estar soltas ou em estado de p. Tintas, como de cpias de carbono, so fceis de borrar, ao mesmo tempo em que o tipo de papel utilizado para isso fino e quebradio, tornando o manuseio muito arriscado e a limpeza de superfcie desaconselhvel. As reas ilustradas e decorativas dos manuscritos iluminados so desenhadas com tintas base de gua que podem estar secas e pulverulentas. A limpeza mecnica, nesses casos, deve ser evitada. 8.3.2 Documentos em grande formato Desenhos de Arquitetura Os papis de arquitetura (no geral em papel vegetal) podem ser limpos com p de borracha, aps testes. Pode-se tambm usar um swob cotonete - bem enxuto e embebido em lcool. Muito sensveis gua, esses papis podem ter distores causadas pela umidade que so irreversveis ou de difcil remoo. Posters (Cartazes) As tintas e suportes de posters so muito frgeis. No se recomenda limpar a rea pictrica. Todo cuidado pouco, at mesmo na escolha de seu acondicionamento. Mapas Os mapas coloridos mo merecem uma ateno especial na limpeza. Em mapas impressos, desde que em boas condies, o p de borracha pode ser aplicado para tratar grandes reas. Os grandes mapas impressos, muitas vezes, tm vrias folhas de papel coladas entre si nas margens, visando permitir uma impresso maior. Ao fazer a limpeza de um documento desses, o cuidado com as emendas deve ser redobrado, pois nessas, geralmente, ocorrem descolamentos que podem reter resduos de borracha da limpeza, gerando degradao. Outros mapas so montados em linho ou algodo com cola de amido. O verso desses documentos retm muita sujidade. Recomendase remover o mximo com aspirador de p (munido das devidas protees em seu bocal e no documento). 8.4 Limpeza do espao fsico salas de acervo A limpeza da biblioteca ou do arquivo como espao fsico abrange especialmente o piso, as estantes e os mveis. Piso a forma mais eficiente e adequada de limpeza do piso com aspirador de p, pois remove a sujidade sem transferir parte da mesma para outras reas. Qualquer tipo de solvente ou cera no recomendado. Deve-se evitar tambm a gua, pois sua interferncia, por menor que seja, desequilibra a umidade relativa do ambiente. Normalmente, as bibliotecas e arquivos funcionam em espaos no adequados, que apresentam elevado ndice 28

de umidade relativa do ar e temperatura. Toda a umidade residual que entrar no ambiente vai se transformar em vapor e, desta forma, fazer subir ainda mais o ndice de umidade nas salas de acervo. Estantes as estantes tambm podem ser limpas com aspirador de p. Caso seja necessrio remover a sujidade muito intensa (incrustada) da sua superfcie pode ser usada uma soluo de gua + lcool a 50%, passada com pano muito bem torcido. Em seguida, passar outro pano seco. preciso estar atento umidade relativa do ar. No devem ser utilizados produtos qumicos, porque estes exalam vapores que geralmente so compostos de elementos de natureza cida. As estantes mais adequadas so as de metal esmaltado. A madeira no revestida ou de frmica no recomendada, pois em ambos os casos h emisso de produtos volteis cidos. O mesmo tratamento se aplica aos mveis de madeira ou metal.

9. Pequenos reparos Os pequenos reparos so diminutas intervenes que podemos executar visando interromper um processo de deteriorao em andamento. Essas pequenas intervenes devem obedecer a critrios rigorosos de tica e tcnica e tm a funo de melhorar o estado de conservao dos documentos. Caso esses critrios no sejam obedecidos, o risco de aumentar os danos muito grande e muitas vezes de carter irreversvel. Os livros raros e os documentos de arquivo mais antigos devem ser tratados por especialistas da rea. Os demais documentos permitem algumas intervenes, de simples a moderadas. Os materiais utilizados para esse fim devem ser de qualidade arquivstica e de carter reversvel. Da mesma forma, toda a interveno deve obedecer a tcnicas e procedimentos reversveis. Isso significa que, caso seja necessrio reverter o processo, no pode existir nenhum obstculo na tcnica e nos materiais utilizados. 9.1 Materiais empregados em reparos Basicamente, os materiais usados para execuo de pequenos reparos em documentos de biblioteca e de arquivo se resumem a adesivos e papis especiais. Os adesivos se restringem cola metilcelulose e cola de amido, para reparos de suporte, e mistura de metilcelulose e PVA, para reparo de encadernaes. Os papis apropriados para reparos em suportes so constitudos por fibras especiais e de natureza quimicamente neutra. Existe uma variedade enorme de papis orientais e das mais diversas gramaturas, cores e tipos de fibras. Para a encadernao de livros, os papis no precisam obrigatoriamente se enquadrar em especificaes de qualidade arquivstica. A cola metilcelulose solvel em gua e, uma vez seca, a sua reversibilidade ocorre atravs da umidade. A PVA j no to reversvel, porm pode-se preparar uma mistura com a metilcelulose e torn-la menos agressiva ao suporte onde aplicado, mais reversvel e ao mesmo tempo com poder de adeso mais alto que a metilcelulose. Os procedimentos e tcnicas para a realizao de reparos em documentos exigem os seguintes instrumentos: mesa de trabalho; pina; papel mata-borro; entretela sem cola; placa de vidro; peso de mrmore; esptula de metal; esptula de osso; 29

 pincel chato; pincel fino; filme de polister. 10. Acondicionamento O acondicionamento tem por objetivo a proteo dos documentos que no se encontram em boas condies ou a proteo daqueles j tratados e recuperados, armazenando-os de forma segura. Para cumprir sua funo, que a de proteger contra danos, o acondicionamento deve ser confeccionado com material de qualidade arquivstica e necessita ser projetado apropriadamente para o fim a que se destina. A qualidade arquivstica uma exigncia necessria para o acondicionamento, pois esse material est em contato direto com os documentos.

Os principais e mais utilizados materiais de acondicionamento so: papis e cartes neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas; papeles de diversas gramaturas; filmes de polister (marca Melinex ou marca Therfane/ Rodhia); fita adesiva dupla neutra; tiras ou cadaros de algodo; tubos de PVC; tecido de linho etc. Os acondicionamentos mais usados em acervos de bibliotecas e arquivos so: caixas, envelopes, pastas, porta-flios. Os papeles so empregados na construo de caixas, enquanto que os papis e os cartes especiais so bastante utilizados para a confeco de folders e pastas. Ilustraes 22, 23, 24 e 25. Os polisteres servem para a guarda de documentos planos (cartazes), porm em certas condies especiais seu uso deve ser restrito. O polister um material muito til pela transparncia, estabilidade e resistncia, porm tem uma propriedade fsica (a fora eletrosttica) que impede o seu contato direto com documentos que possuam suporte ou agregados (pigmentos, tintas, etc.) em estado precrio de conservao. Os livros em mau estado de conservao podem ser protegidos, conforme o caso, em caixas ou envoltos em papis ou ainda em jaquetas de polister. Cada situao requer uma anlise e depende diretamente das condies em que se apresenta o documento. H documentos que, dependendo do estado de conservao e da natureza do suporte, podem ser acondicionados entre papis, envelopes, folders, polister e caixas. Numa medida adequada, deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do documento, o tipo de suporte, o estado de conservao, as condies de uso, manuseio e o armazenamento ao qual deve ser submetido para, em seguida, definir o acondicionamento. Podemos concluir que o acondicionamento deve ser planejado com muito critrio. Ele no consiste em apenas uma embalagem do documento: parte do processo de conservao e preservao dos acervos. 11. Armazenamento O armazenamento o sistema que recebe o documento, acondicionado ou no, para ser guardado. Consiste no mobilirio das salas destinadas guarda do acervo: estantes, arquivos e armrios. Mveis imprprios para o armazenamento so amplamente encontrados nos arquivos e bibliotecas: armrios, estantes, mapotecas e arquivos confeccionados em madeira, frmica ou metal sem tratamento. Os mveis mais adequados so os de metal esmaltado. A madeira no revestida ou de frmica no recomendada, pois em ambos os casos h emisso de produtos volteis cidos. O mesmo tratamento 30

se aplica aos mveis de madeira ou ferro. Glossrio ACIDEZ Condio do suporte em que a concentrao de ons de hidrognio excede a de ons de hidroxil numa soluo aquosa. ACONDICIONAMENTO Embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio. ARMAZENAMENTO Guarda de documentos em mobilirio ou equipamentos prprios, em reas que lhes so destinadas. PAPEL NEUTRO Papel no cido ou ligeiramente alcalino e que, portanto, no se deteriora com facilidade. pH Medida da acidez ou alcalinidade de uma substncia. A escala de pH varia de pH 1 (acidez mxima) a pH 14 (alcalinidade mxima), sendo o pH 7 considerado neutro. QUALIDADE ARQUIVSTICA Conjunto das propriedades materiais dos suportes que permitem a guarda indefinida dos documentos, sob determinadas condies de controle. SUPORTE Material sobre o qual as informaes so registradas (papel, disco, fita magntica, filme, pergaminho etc.) UMIDADE RELATIVA Relao expressa em % entre a quantidade de vapor dgua contida no ar e a quantidade mxima que o ar poder conter, mesma temperatura.

Legislao
A gesto de documentos na administrao pblica regida pela Lei 8.159/91, descrita a seguir. Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Captulo 1 Disposies GERAIS Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administraao, a cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informaao. Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 - Considera~se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 - A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma da Lei. Art. 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da 31

violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II dos arquivos Pblicos Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 - A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes intermedirios epermanentes. 1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. 2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituiao arquivistica pblica, na sua especfica esfera de competencia. Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. CAPTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrencia de suas atividades. Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia 32

do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. CAPTULO IV DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES ARQUIVISTICAS PUBLICAS Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 - So arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 - So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica. Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio de suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21 - Legislao Estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestao e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituiao Federal, e nesta Lei. CAPTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23 - Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originalmente sigilosos. 2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser 33

restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 - O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e a imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produo. Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. D1SPOSIES FINAIS Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ , rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos SINAR. 1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28 - Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, em 08 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho

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Noes de Arquivologia

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