Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
837 - Analise Interna de Uma IES
837 - Analise Interna de Uma IES
A busca pela eficincia na execuo de projetos visando uma maior competitividade tem levado gestores, cada vez mais, a desenvolver programas e planejamentos estratgicos que atendam as necessidades da empresa. No entanto, uma grande dificuldade na elaborao desses planejamentos o auto-diagnstico, ou seja, da anlise do ambiente interno da organizao, destacando seus pontos fortes e pontos fracos. Este trabalho apresenta uma ferramenta capaz de auxiliar na elaborao dessa anlise os 10ms do auto-diagnstico que abrange as principais reas consideradas pontos chaves na organizao, tendo como foco de estudo uma instituio de ensino superior. Palavras-chaves: Estratgia, ambiente interno, auto diagnstico.
1. INTRODUO
A busca pela competitividade empresarial tem levado empresrios de diversas reas tomarem decises ousadas em busca de melhores resultados. Entre outras coisas, almejam a excelncia na produo de seus produtos/servios, um dos fatores necessrio para conquistarem mercados ou, at mesmos, permanecerem neles. Racionalizar tem sido um dos termos mais empregados para sensibilizar colaboradores das organizaes que a reduo dos gastos e custos extremamente importante para alcanarem os objetivos estabelecidos. No entanto, nem sempre a simples racionalizao traz os resultados esperados. Nos dias de hoje, fala-se muito um planejamento estratgico e uma das etapas para o desenvolvimento e elaborao desses a auto-avaliao de empresas. A autoavaliao tem como base as reas internas da organizao tais como: marketing, mo-de-obra, mquinas, entre outras, totalizando dez reas tratadas, definidas por Costa (2005) como os 10 ms do auto-diagnstico. Esse diagnstico realizado em cada uma dessas reas fornece dados importantes que auxiliam na identificao dos pontos fortes, pontos fracos e pontos a melhorar e de ameaas e oportunidades em relao aos concorrentes. O resultado do diagnstico permite com que a empresa/organizao direcione seus esforos para aquelas reas que apresentaram ou tem grandes possibilidades de apresentarem falhas buscando corrigi-las antes que se tornem problemas crticos dentro da organizao.
Este trabalho se prope a realizar o diagnstico do ambiente interno de uma instituio de ensino superior, destacando seus pontos fortes e pontos fracos, apresentar os resultados de forma pictrica atravs do grfico radar proposto por Costa (2005) e propor melhorias no processo.
2. METODOLOGIA
Para elaborao desse artigo foram realizadas pesquisas bibliogrficas em livros sobre estratgia empresarial, com o intuito de obter embasamentos terico sobre o assunto abordado. A coleta de dados foi feita atravs de entrevista de roteiro estruturado, com questes abertas e direcionadas para os gestores da instituio. Para interpretao e anlise dos dados foi desenvolvido um grfico radar, indicando os resultados obtidos.
Em sua evoluo a estratgia teve vrias fases e significados, partindo de um conjunto de manobras e aes militares para uma disciplina do conhecimento administrativo, a Administrao Estratgica, abrangendo contedos, conceitos e razes prticas, e que vem conquistando espao tanto no mbito acadmico como no empresarial.
A administrao estratgica teve uma constituio tardia em relao a outras disciplinas tradicionais do conhecimento administrativo. No incio, sofreu influncias da sociologia e da economia. A partir da dcada de 1950 passou a receber maior ateno dos meios acadmico e empresarial e nos anos 60 e 70, alavancou seu desempenho notadamente. At os anos 50, a preocupao dos empresrios se restringia aos fatores internos s empresas, como melhoria da eficincia dos mecanismos de produo, uma vez que ainda no existia um ambiente de hostilidade competitiva, o mercado no era muito diversificado e oferecia oportunidades de crescimento rpido e no muito complexo. A partir dos anos 50, catalisada pelos esforos da guerra, a complexidade do mundo empresarial aumentou, passando a exigir um perfil gerencial mais empreendedor, respostas rpidas e corretas ao dos concorrentes, uma redefinio do papel social e econmico das empresas e uma melhor adequao nova postura assumida pelos consumidores. O crescimento da Administrao Estratgica est associado ao desenvolvimento ocorrido aps a II Guerra Mundial, quando ento surgiram as grandes empresas, de administrao mais complexas, configurando um cenrio de mercado mais competitivo e dinmico. Tais mudanas exigiam cada vez mais conhecimentos especficos dos administradores, que, passaram a se profissionalizarem para enfrentarem este desafio e desempenhar um papel fundamental no contexto empresarial (GHEMAWAT,2000).
futuro tende a ser diferente do passado e, ainda, um processo contnuo, um exerccio mental que executado pela empresa independentemente da vontade especfica de seus executivos. Para Amadio (2002), a inteno de um planejamento estratgico moldar o futuro da organizao, de forma total ou parcial, desenvolvendo planos operacionais que determinam como o negcio ou departamento funcionar dia a dia. Com o planejamento estratgico a empresa espera (OLIVEIRA, 2004): Conhecer e melhor utilizar seus pontos fortes; Conhecer e eliminar ou adequar seus pontos fracos; Conhecer e usufruir as oportunidades externas; Conhecer e evitar as ameaas externas; Ter um efetivo plano de trabalho para a realizao de todo processo.
A elaborao de um planejamento estratgico de responsabilidade dos nveis mais altos da empresa que respondem tanto pela formulao de objetivos quanto seleo dos cursos de ao a serem seguidos para sua consecuo, levando em conta as condies internas e externas empresa (Oliveira, 2004).
A anlise interna tem por finalidade colocar em evidncia as deficincias avaliadas da empresa que est sendo avaliada (OLIVEIRA, 2004) e, deve basear-se nas atividades que espera que a organizao desenvolva, confrontadas com as que atualmente desenvolve, para atingir sua viso e cumprir sua misso (TAVARES, 2002). Corresponde ao diagnstico da situao atual da empresa, com o propsito de conhecer seus pontos fortes e fracos por meio da avaliao dos recursos e capacidades da empresa e dos resultados do seu desempenho atual. Entretanto, h uma certa dificuldade em realizar esse diagnstico. Aspectos culturais da organizao e paradigmas pr-estabelecidos so barreiras essenciais que devem ser rompidas para que a realizao do diagnstico seja realizada com sucesso. Segundo Costa (2005), a primeira tarefa para anlise do ambiente interno elaborar uma lista ampla, geral e irrestrita de pontos fortes, fracos e os que precisam ser melhorados, ou seja, aqueles que favorecem ou prejudicam a instituio. Para uma descrio correta necessrio entender o que representa cada ponto: Pontos fortes: so as caractersticas positivas de destaque, na instituio, que favorecem no cumprimento de seu propsito; Pontos fracos: so as caractersticas negativas, os pontos que apresentam falhas e prejudicam instituio no cumprimento de seu propsito; Pontos a melhorar: so as caractersticas positivas na instituio, porm em menor grau, as quais no chegam a contribuir efetivamente com o cumprimento de seu propsito. Alguns fatores a serem considerados na anlise interna so: (OLIVEIRA, 2004) produtos e servios atuais; novos produtos e servios; promoo; imagem institucional; comercializao; sistema de informaes; estrutura organizacional; tecnologia; suprimentos; recursos humanos; parque industrial; estilo de administrao; resultados empresariais;
Costa (2005), recomenda que, a elaborao da anlise seja feita atravs de um brainstorning efetivo, de forma livre, com a participao de pessoas de fora, sem nenhum roteiro especfico e que, para um melhor resultado seja utilizado um benchmarking, mostrando a posio comparativa da instituio contra os melhores processos conhecidos. Para facilitar o diagnstico interno da instituio Costa (2005), prope a utilizao de uma ferramenta de anlise conhecida como os 10-Ms do Auto-diagnstico, o qual ser abordado de maneira mais profunda no decorrer deste trabalho.
4 OS 10-Ms DO AUTODIAGNSTICO
Aps listados os pontos fortes, pontos fracos e pontos a melhorar, deve-se classificlos em grandes categorias, o que possibilitar uma viso ampliada da instituio. Os 10-Ms do Autodiagnstico, proposto por Costa (2005), uma uma extenso dos famosos 4-Ms (mo-de-obra, mquinas, materiais e mtodos) definidos por Ishikawa. Representam reas internas, todas designadas por palavras comeadas pela letra M, porm trs delas acabaram ficando em ingls: management, money e marketing a fim de preservarem o carter da lista. A ordem em que ser apresentados os 10-Ms, no significa que h nenhuma hierarquia entre elas que so: Management; Mo-de-obra; Mquinas; Marketing; Materiais; Meio ambiente; Meio fsico; Mensagens; Mtodos; Money
Segundo Costa (2005), essas dez reas de concentrao e foco da organizao cobrem, praticamente, quase todos os pontos internos relevantes de qualquer instituio.
Figura 1 Os 10-Ms do Autodiagnstico. Fonte COSTA ,2005. Management: (Gesto, Superviso, Liderana): Administrao geral e processos decisrios, Gesto de tecnologias e de sistemas de informao, Gesto estratgica, Gesto setorial: marketing, comercial, operacional, de produo e de logstica, financeira, recursos humanos, ou seja, gesto de processos transfuncionais, Relacionamentos com acionistas e com stakeholders. Mo-de-obra (Recursos humanos, capacitao, motivao): Recrutamento e seleo de pessoas, capacitao, treinamento e desenvolvimento de recursos humanos, gerentes e supervisores preparados para a gesto de pessoas, motivao, envolvimento e comprometimento, remunerao, reconhecimento e recompensas, satisfao dos funcionrios e clientes. Maquinas (equipamentos, aparelhos, sistemas): Equipamentos de manuseio e transportes. Instalaes eltricas, hidrulicas, utilidades e de segurana. Manuteno de mquinas e equipamentos. Mquinas, equipamentos e sistemas de produo. Satisfao dos funcionrios e gerentes.
Marketing (Vendas, portiflio de produtos e servios): Conhecimento do mercado e dos concorrentes. Flexibilidade e negociaes. Lanamentos de produtos e campanhas. Ps-venda, garantia e assistncia tcnica. Treinamento e satisfao dos clientes. Materiais (Matria prima, suprimento, fornecedores): Desenvolvimento de parcerias com fornecedores. Cadeia de suprimento, logstica. Estoques qualitativos, quantitativo, preservado. Especificaes para aquisio e padronizao e codificao de materiais. Qualidade assegurada na aquisio. Meio ambiente (Preservao ambiental, reciclagem, energia): Gesto de proteo ambiental. Licenciamento ambiental. Programas de economia de energia, de gua e de insumos. Reciclagem de resduos. Procedimento diante de reclamaes de vizinhos, da imprensa e de autuaes. Meio fsico (Instalaes, acesso, funcionalidade, conforto): Circulao interna, fluxo internos, estacionamentos. Iluminao, limpeza, arrumao. Infra-estrutura, utilidades. Sinalizao visual, interna e externa. Mensagens (Comunicao, divulgao): Comunicao com clientes, fornecedores, governo, imprensa e pblico. Comunicao entre gerentes, supervisores e funcionrios. Comunicao escrita, circulares e quadros de aviso e comunicao verbal, informal e diagonal. Comunicaes da direo para direo: transparncia e integridade. Providncias e respostas s reclamaes e sugestes dos clientes. Mtodos (Processos, organizao): de Fluxograma por de processos produtivos e
administrativos.
Metodologia
gesto
projetos.
Metodologias
para
desenvolvimento de produtos. Normas, padres e procedimentos produtivos e administrativos. Sistemas de garantia da qualidade. Money (Finanas): Acompanhamento gerencial por centros de resultados. Fluxo de caixa, contas a pagar e contas a receber. Faturamento e recebimento. Investimentos estratgicos. Oramentos e acompanhamento oramentrio. A descriminao dos 10-Ms serve para ilustrar tpicos importantes s serem lembrados na hora de se fazer um brainstorming dos pontos fortes, fracos e a melhorar.
Management Pontos Fortes Pontos Fracos A cpula estratgica est Dificuldade de integrao do corpo sensibilizada para o docente estratgia da desenvolvimento da estratgia; organizao. Est sendo desenvolvido um plano estratgico com seriedade; Inexistncia da diviso de poder; Anlise: A instituio possui muitos pontos fortes nessa rea, porm, foi apontado ponto fraco. Ficou decidido ento que, possui muitos pontos fortes e poucos pontos fracos. Pontos Fortes Profissionais com capacitao adequada para funo; Remunerao adequada; Clima de trabalho favorvel. Mo-de-obra Pontos Fracos Deficincia no sistema de treinamento e seleo.
Anlise: Em relao a essa rea definiu-se que h alguns pontos fortes e poucos pontos fracos Mquinas Pontos Fortes Pontos Fracos Modernos equipamentos de Necessidade de novos multimdia; equipamentos de multimdia. Laboratrios de informtica modernos; Manuteno constante de mquinas e equipamentos. Anlise: Foi considerados que a instituio possui muitos pontos fortes e poucos pontos fracos. Marketing Pontos Fortes Pontos Fracos Ampla divulgao em sua rea de O site da Instituio (precisa ser atuao; reestruturado); Utilizao dos melhores recursos Falta de integrao dos de comunicao; departamentos com a rea de marketing. Profissional especializado responsvel pela rea. Anlise: H uma deficincia nesta rea, portanto, classificou-se como apresentando alguns pontos fortes e alguns pontos fracos. Pontos Fortes Ampla pesquisa para efetuar compras de materiais Materiais de qualidade. Materiais Pontos Fracos Ausncia de padronizao na compra de materiais; Por ser uma instituio de pequeno porte, as compras so feitas em quantidades pequenas.
Anlise: Ficou definidos que essa rea possui alguns pontos fortes e alguns pontos fracos. Meio Ambiente Pontos Fortes Pontos Fracos Existncia de um ncleo de A instituio no envolve responsabilidade social; funcionrios e professores programas sociais. Envolvimento dos alunos com programas sociais; Forte envolvimento da instituio com a comunidade. Anlise: Apesar de apresentar pontos bastantes favorveis, classificou-se como tendo alguns pontos fortes e poucos pontos fracos. Meio Fsico Pontos Fortes Pontos Fracos Instalaes novas e modernas; Lay out do campus precisa ser reestruturado; Campus amplo e arborizado; Iluminao insuficiente; Estacionamento amplo. Ausncia de sinalizao visual;
Ausncia de corredor de acesso entre os blocos. Anlise: Ficou definido como apresentando poucos pontos fortes e alguns pontos fracos. Mensagens Pontos Fortes Pontos Fracos A comunicao feita atravs de No h padronizao na forma de ofcio; comunicao. Quadro de aviso adequado; Poucos desvios de comunicao; Respostas s reclamaes/sugestes. Anlise: Essa rea apresenta alguns pontos fortes e poucos pontos fracos. Pontos Fortes A instituio est adequada s normas e padres exigidos pelo MEC. Mtodos Pontos Fracos Pouca padronizao do comportamento dos funcionrios; Necessidade de melhoria na forma de desenvolvimento de novos produtos (novos cursos).
Anlise: Considerado a rea crtica da instituio. Graduou-se como apresentando poucos pontos fortes e muitos pontos fracos. Money Pontos Fortes Pontos Fracos rea financeira equilibrada; Alta inadimplncia. Inexistncia de dvidas; Pagamentos realizados dentro dos prazos; Lucratividade favorvel ao desenvolvimento da instituio. Anlise: Definiu-se que essa rea apresenta alguns pontos fortes e poucos pontos fracos. A instituio possui as seguintes caractersticas: Nvel 1: Management, mquinas; Nvel 2: Marketing, Materiais; Nvel 3: Mo-de-obra, Meio Ambiente, Mensagens, Money; Nvel 4: Meio Fsico; Nvel 5: Mtodos
Management Money
1 2
Mo-de-obra
Mtodos
3 4 5
Mquinas
Mensagens
Marketing
Materiais
A anlise do ambiente interno da instituio permitiu identificar os pontos que necessitam de uma ateno maior por parte dos gestores, afim de corrigirem falhas e proporcionarem melhorias no processo administrativo, gerando maior desempenho e eficincia no servio prestado. A ferramenta utilizada os 10Ms do autodiagstico se mostrou eficiente e atendeu as necessidades por abranger as diversas reas consideradas estratgicas numa organizao. 7 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS A. HITT, Michael. Administrao Estratgica Competitiva e Globalizada. So Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2003. CAMARGOS, Marco Antonio de. & DIAS, Alexandre Teixeira. Estratgia, Administrao Estratgica e Estratgia Corporativa: Uma sntese terica Caderno de Pesquisas em Administrao. So Paulo, vol. 10, n 1, janeiro/maro 2003. COSTA, Eliezer Arantes da. Gesto Estratgica. So Paulo: Saraiva, 2005. 292 pg. GHEMAWAT, P. A Estratgia e o cenrio dos negcios: texto e casos. Porto Alegre: Bookman, 2000. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouas de. Planejamento estratgico: conceitos, metodologias e prticas 20 ed. So Paulo. Atlas, 2004. OLIVEIRA, Silvio Luiz de. Tratado de Metodologia Cientfica. So Paulo: Pioneira, 1999.
STINER, G. A. & MINER, J. B. Poltica e Estratgia Administrativa. Rio de Janeiro: Intercincia, 1981. THOMPSON JR, A. & STRICKLAND III, A. Planejamento estratgico: elaborao, implementao e execuo. So Paulo: Pioneira, 2000. WRIGTH, P.; KROLL, M.; PARNELL, L. Administrao Estratgica: Conceitos. So Paulo: Atlas, 2000.