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gUIa EXECUTIVo para dECIsEs EsTraTgICas

EXECUTIVE
POr que

Em busca de excelncia e competitividade, cresce o nmero de empresas de diferentes portes que descobriram as vantagens de uma gesto mais inteligente, apoiada em Business Process Management

bpm?
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Introduo Captulo 1

Como uma luva

Captulo 2

Ajustes finos ou afinados

Captulo 3

Integrao BPM e BI
Captulo 4 7

Retorno garantido

Os sistemas de BPM - um conjunto de metodologias, indicadores e mapas que engloba aes de planejamento, oramento, relatrios, estratgia e custos -, atraem pela promessa de melhoria dos processos de negcios e resultados. Saiba como desfrutar das vantagens dessa tecnologia neste Executive Briefing do COMPuterwOrld.
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Por que BPM?

Introduo

Garantir o bom andamento dos negcios o grande trunfo do BPM, mas a importncia dessas ferramentas vai alm desse fator, na medida em que trata da gesto orientada aos processos. um projeto de BPM bem implementado pode garantir uma evoluo contnua para a companhia ao estabelecer indicadores e fazer mensuraes das aes de negcios a serem tomadas, principalmente em um momento de crise, pelo qual o mundo est atravessando. tempo de cortar gorduras, rever investimentos, processos e estratgias, e a ferramenta indicada o BPM. Com uma gesto mais inteligente, possvel checar o fluxo de aes, sua real necessidade e se as regras de negcios esto em consonncia com os objetivos corporativos. Outro fator importante que resulta da adoo dessas ferramentas que se pode evitar frustraes com falhas de integrao ou adequao demanda da companhia, tendo em vista que as paradas preventivas
Por que BPM?

m tempo de crise, o Business Process Management (BPM) ajuda a identificar o que relevante para a sade da empresa e a agir de forma preventiva na conduo da empresa em sua totalidade, seja na rea financeira, de manufatura ou de recursos humanos.

para reviso, otimizao e adequao dos aplicativos s novas necessidades da empresa sero extintas. Na esfera global, esse mercado que contm as siglas CPM, ePM e demais variantes de PM deve girar uS$ 2,5 bilhes neste ano e uS$ 6,5 bilhes em 2011, sendo que apenas trs anos atrs o segmento registrou volume de uS$ 500 milhes. esse crescimento pode ser justificado pelo fato de as empresas terem investido pesado em sistemas de CrM, Supply Chain e erP e precisavam integrar os processos de negcios. O avano a ser registrado ainda neste ano - BPM se sobressai no crescimento em software - pode ser creditado em parte crise econmica atual, j que empresas de todo porte tero de estudar muito bem antes de contratar atualizaes tecnolgicas, lanar produtos, abrir escritrios, realizar aquisies e fuses. As aquisies de companhias efetuadas pelas gigantes do mercado nos ltimos anos denotam a importncia de ferramentas de gesto de negcios: em 2007 a IBM, por exemplo, adquiriu a Cognos, que trouxe no pacote a Applix, especializada em ferramentas para gerenciamento de desempenho de negcios ou PM (Performance Management). A SAP comprou a Business Objects

(BO), companhia de BI que acabara de comprar a Cartesis, pequena empresa voltada especificamente para Performance Management. Para completar o portflio nesse campo, a companhia alem de erP j havia incorporado a OutlookSoft, cujo foco era em ferramentas financeiras voltadas para PM, governana, risco e conformidade s legislaes e normas.Por sua vez, a Oracle que j possua no portflio uma srie de ferramentas de BI e uma poltica forte em ePM (enterprise Performance Management), adquiriu a Hyperion, outra grande no campo de BI e com ferramentas de PM.

por dentro da tecnologia

BPM pode representar um conjunto de metodologias, indicadores e mapas estratgicos que engloba aes de planejamento,

oramento, consolidao financeira, relatrios, estratgia, e custeio ABC (custos baseados em atividades), ligado montagem de custo de produtos. Fazem parte desse conjunto tambm o Balanced Scorecard (BSC) e Seis Sigma, ambos focados na melhoria dos processos de negcios. necessrio entender o significado do P (Performance ou Process), j que o foco muda da performance para os processos e, ainda, entender como as variantes de solues e metodologias podem ser utilizadas no campo corporativo, especialmente no segmento das pequenas e mdias empresas (PMes). Na viso do Forrester Institute, o termo ideal a ser usado BPS (Business Performance Solutions), o qual conteria as ramificaes BPM (Business Process Management), CPM (Corporate Performance

Os benefcios
Solues de BPM auxiliam profissionais e executivos a enxergar de forma transparente os processos de negcio e tem indicadores para auxiliar o controle e conseqentes alteraes no fluxo de trabalho. Confira abaixo alguns dos benefcios que podem ser conquistados. ROI imediato (retorno de investimento); Reduo do TCO ( custo total de propriedade); Auxilia a estar em conformidade com normas e leis; Reduo de margem de erros nos processos; Agilidade, mudanas e inovaes nos processos; Reteno de clientes; Agilidade de processos; Respostas rpidas e claras para a tomada de deciso.

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Management) e ePM (enterprise Performance Management). Na prtica, o BPS a camada que fica entre os repositrios de dados e as aplicaes como datawarehouse, erP e CrM com a interface dos usurios, que pode ser representado por dashboards, portais e demais ferramentas de anlise, como Business Intelligence (BI). Para o Gartner, que investiga e criou boa parte das mtricas ligadas ao BPM, o termo definido como solues, tecnologias e plataformas que ajudam as organizaes a agregar valor informao e que a utilizam como instrumento para a tomada de decises

e otimizao dos negcios. O resultado a obteno de benefcios reais como aumento do faturamento e dos lucros. Mas no para por a a criao de conceitos e siglas. Ainda de acordo com o Gartner, existem dois conceitos que podem fazer a diviso entre o PM e o BI. O CPM, no caso, contempla o planejamento de longo prazo, que tem o intuito de visualizar vrios cenrios, para depois traduzir as opes em estratgia, estabelecendo objetivos e aes para, depois, atacar o oramento e a execuo das aes para levar as informaes para a empresa de forma gerencial. J o

segundo conceito o BI Platform, que a entrega de dados para o usurio final.

...desvendando o mistrio

preciso, no entanto, estar atento na hora de escolher a soluo mais adequada e saber que BPM, CPM, ePM ou qualquer outra variante de PM uma mera formalidade para caracterizar e distinguir os produtos de cada fornecedor. uma ponte para disseminar a prpria cultura e conquistar clientes. Por mais que haja discordncia no que diz respeito nomenclatura, h um consenso: as solues de gesto do

desempenho corporativo representam uma excelente oportunidade de crescimento para seus fornecedores, que at pouco tempo atrs vendiam BI. de forma resumida, existem duas tradues para PM: quando se fala em Performance Management, trata-se do planejamento de processos incluindo o financeiro; o Process Management voltado apenas para processos. O PM uma disciplina de gesto empresarial que integra profissionais, contedo, sistemas e aplicaes, mesclando aes centradas em processos e em equipes de departamentos diversos.

Por que BPM?

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Cap. 1

AvAlIAO

Como uma luva

Antes de escolher entre as opes de mercado e iniciar um projeto de Performance ou Process Management, o CIO deve identificar quais so os reais problemas e avaliar se deve realmente investir e implementar essas tecnologias e metodologias. Saiba como
ntes de tudo, o Gartner aconselha a buscar o auxlio de consultores externos, tanto de tI como de negcios para melhor radiografar o ambiente. Implementaes eficientes de CPM geralmente requerem a reengenharia dos processos de negcios, incluindo o desenvolvimento de mtricas e metodologias de planejamento. Se faltam recursos e habilidades para a corporao, preciso contratar um provedor de servios apropriado, defendem os consultores John e. Van decker e Alex Soejarto no estudo Selecting Professional Services for Corporate Performance Management, divulgado pelo Gartner em 2008.

interessante, ainda, escolher o prestador de servios que vai entregar o projeto o mais prximo do ideal e, se necessrio, realizar pequenos complementos, desde que integrados. Vale ressaltar que uma PMe deve ser ainda mais cautelosa e ir implementando aos poucos.

para acertar no alvo

prudente que o projeto no seja amplo, total e irrestrito. Ao contrrio, deve-se com a ajuda de consultoria externa ou no , analisar os processos, estudar o que pode ser feito, sem pensar somente no mbito tecnolgico. Alm disso, preciso evitar tecnologias muito heterogneas, que tornem o ambiente complexo. tenha sempre em mente que tecnologia alguma responde a 100% das necessidades. Aspectos como uma maior transparncia nos negcios podem ser decisivos na hora de investir. um conselho da consultoria IdC Brasil para as empresas que abriram capital e precisaram seguir vrias regras, tendo de se adequar usando governana: o BPM pode ajudar nesse campo, diz reinaldo roveri, analista snior de Infra-estrutura e Armazenamento da IdC.

uma infra-estrutura eficiente e uma boa base de dados so pr-requisitos para uma empresa iniciar uma implementao de PM e usar as metodologias mais indicadas para gerenciar e implementar a estratgia da empresa no mdio e curto prazos. Alm disso, imperativo o envolvimento do corpo diretivo no projeto, e de um gestor para acompanhar os indicadores. Como podem ocorrer

mudanas estruturais, todas as reas devem estar dispostas e atuando em conjunto. esse envolvimento pode ser conquistado com o incentivo e o patrocnio da alta direo da empresa. esse compromisso fundamental para que o projeto saia do papel. uma forma de envolver a todos no processo de aculturamento trabalhar com o rH e, em alguns casos, atrelar resultados a bnus financeiros. do lado tecnolgico, um ambiente com diferentes sistemas acaba sendo hostil. Portanto, a padronizao do software e a centralizao de repositrios de dados distintos recomendvel. essa postura vale tambm para as empresas de mdio e pequeno portes

Por onde comear?

Como j citado, o primeiro passo avaliar o cenrio, mas especificamente, no primeiro momento, integrar a colaborao e a comunicao unificada, tornando o custo e o gerenciamento mais eficientes. J a gesto de projeto sazonal e depende da vertical. Uma dica utilizar o BI com a viso de gesto de performance. Um dos calcanhares de Aquiles o controle do oramento em longo prazo. Diante disso, a questo de produtividade passa a ser mandatria e a viso dos negcios precisa ser mais abrangente. A idia de investimento depende muito da situao da empresa. No pode se perder de vista que implementar solues e metodologias tem um custo, e os projetos no trazem um retorno to imediato. Mesmo o BI, que mais disseminado, sofre os mesmos problemas, seja pelo uso errado do conceito que suporta, seja pela subutilizao dos recursos.

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Cap. 2

PROCessOs

Ajustes finos ou afinados

escalada do BPM nas empresas de menor porte est se iniciando, assim como a viso de que as variaes de PM, independentemente se Performance ou se Process Management, comea a ser melhor percebida por companhias com esse perfil. Com a acomodao da indstria (hoje so 27 fornecedores de BPM frente aos 150 de 2006) e a simplificao das solues, percebe-se a intensificao do uso.
esse aumento da demanda, acaba por provocar combinaes de BPM com sistemas de colaborao, portais, Ged e SOA, alm de BI. um exemplo do que a indstria vem promovendo de maneira mais intensa o incentivo combinao de BPM e SOA. usurios que conjugaram as duas iniciativas obtiveram

Melhores prticas, combinao de sistemas e gesto de desempenho so algumas aes necessrias para a obteno de resultados mais consistentes para as empresas
resultados mais consistentes do que empresas que adotaram apenas o BPM. O conceito est sendo usado para gesto de processos que envolvem vrios sistemas. H estudo no mercado apontando que 65% dos projetos integraram trs ou mais sistemas, e 60% foram implementados em menos de seis meses. Na busca pelo aprimoramento dos processos, as corporaes precisam trabalhar a metodologia em conjunto com as solues, mas nem sempre esse procedimento fcil ou rpido. Juntar o conceitual com o ferramental um desafio que ganha maiores propores em projetos de BPM e afins. diante de tantos conceitos, raro detectar um grau elevado de maturidade quanto ao tema junto s PMes, tendo em vista que

a gesto estratgica do segmento acaba olhando o mdio e longo prazos em outro momento. As mdias empresas esto se profissionalizando rapidamente, j que ter uma viso dos recursos e analisar a rentabilidade fundamental. trazer os conceitos de PM para o mundo real e estabelecer essa conexo o grande desafio. Obter lucratividade a meta de todos, por isso, os mecanismos para gerir uma empresa so os mesmos, mas com dimenses diferentes, claro. essa diferena provoca uma outra forma de planejamento. H pequenos usurios que aplicam as melhores prticas, mas no tm gesto de desempenho, por exemplo.

Por outro lado, como parte da soluo de BPM tcnica, mas outra organizacional, podem ocorrer falhas nesse ponto. Mais que produtos, esses projetos precisam de maturidade organizacional, alm de um olhar sobre processos de negcios. Por conta disso, h mais dois desafios a serem enfrentados: justificar o investimento e fazer com que a idia seja comprada pelas reas de negcios, inclusive. em suma, ponto-chave entender que barreiras precisam ser derrubadas para que o BPM cumpra a funo plenamente e em sua totalidade. Vale reforar que os desafios envolvidos na implementao esto mais calcados em pessoas e processos do que em tecnologia.

Dicas para ampliar desempenho em BPM

Documente os processos BPM gerenciamento de processos de negcios, no um aplicativo. Entender os processos crticos o primeiro passo para qualquer implementao, por isso bom investir algum tempo entendendo o fluxo de informaes na empresa; Busque ajuda companhias de classe mundial sabem que consultores de gerenciamento so fundamentais para ampliar os negcios. H recomendaes para que uma consultoria seja includa desde o incio do projeto e participe da escolha das ferramentas; Planeje a convergncia corporativa se j utiliza solues isoladas, a recomendao de especialistas que busque os meios de junt-las em um sistema integrado.

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Cap. 3

IntegRAO BPM e BI

Laos estreitos

ps definir todos os itens do projeto suas bases, gestores, oramento e recursos disponveis , hora de colocar a mo na massa e o primeiro ingrediente integrar as bases de dados. preciso estabelecer a interoperabilidade entre todos os bancos de dados existentes e ferramentas de BI, at os sistemas de gesto (os erPs) e aplicativos que permitem a integrao e a troca das informaes.
A integrao promovida por um projeto de PM tem como finalidade fazer com que os sistemas gerem informaes padronizadas. Fica o alerta de que esse processo complexo, tendo em vista que cada um deles se desenvolve ao mesmo tempo e a partir de diferentes necessidades. Mas, ao final, o resultado que o BI proporciona dados mais analticos do que, por exemplo, um erP.

Obter dados uniformes e confiveis o que objetiva a integrao de ferramentas PM com BI que, juntas, iro viabilizar o investimento no projeto
em suma, a concluso no ser satisfatria se a integrao das informaes no se estabelecer. um projeto de ePM relacionase questo da qualidade da informao, ou seja, no se trata apenas do processo de extrao, mas de como garantir que ela esteja correta. sabido que o crescimento do volume de dados gerados astronmico. Alm de aumentar de forma exponencial, os dados vm adquirindo novos perfis, como o aumento das informaes no estruturadas, que chegam via e-mails,vdeo e voz. essas informaes em larga escala nas empresas , devem ser armazenadas e disponibilizadas de forma clara, rpida e confivel, principalmente a partir dos conceitos de web 2.0 que vm ganhando adeptos em sites corporativos. diante desse quadro, surge a questo: como usar as informaes no estruturadas frente

necessidade de interao em projetos de Performance Management? especialistas do setor respondem que ferramentas para consolidar e padronizar esse tipo de informao esto disponveis no mercado. Inclusive com atributos que entendem o perfil de comportamento da mensagem, ou seja, se positiva ou negativa para a empresa. esse tipo de soluo pode apontar, entre outros eventos, qual foi o momento em que o internauta saiu do Web site; formas de se estabelecer perfis de clientes e possibilidade de cruzar essas informaes com dados estruturados. em um projeto de Performance Management (ePM, BPM ou xPM, de acordo com o critrio do fornecedor de soluo e metodologia), as ferramentas de Business Intelligence so as grandes estrelas, j que so as molas propulsoras para que o investimento seja vivel. Para alguns analistas de mercado, os sistemas de Business Intelligence so sinnimo de Performance Management no momento de confrontar objetivos e metas em um projeto. Com base nessa afirmao, um ponto a ser ressaltado o fato de, em algumas aplicaes de ePM, os frontends serem os mesmos mdulos de BI, sendo assim, uma anlise

as musas do xpM

oramentria pode levar a uma aplicao de BI. Vale ressaltar tambm que preciso ter uma boa infraestrutura, ferramental, pessoas e equipamentos, mas o BI que apia e agiliza um projeto de PM, de forma particular o BI analtico, que garante melhor previso das informaes. Com ele, possvel redirecionar planejamentos, aes e investimentos com base em novas informaes. O fator que confere o sucesso ao BI a funo do coletor de informaes, que puxa dados tanto de bancos de dados, como do erP, com a funcionalidade de anlise. Como nem tudo um mar de rosas, algumas situaes podem ofuscar o brilho da estrela dos projetos de PM. Ao contrrio das mdias empresas, na maioria das corporaes, vrios departamentos contam com sistemas de BI especficos, que geram vises distintas e parciais das informaes dos negcios. Isso prejudica o andamento e os resultados de um projeto de Performance Management. O ideal, conforme especialistas, manter apenas um sistema. As alternativas para resolver uma situao como essa, de diversidade de BI, so a consolidao e o uso de apenas uma ferramenta, no estilo Pervasive BI, ou a integrao e a filtragem das vrias ferramentas, unificando os dados.

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Cap. 4

teCnOlOgIA e negCIOs

Retorno garantido

A melhoria dos processos de negcios almejada por todo tipo e porte de empresa que tem no BI apoio para conquistar esse objetivo, como o caso da Elster e da Armco
analticos, precisos e claros da formulao dos dados para todos os processos da empresa. Por sua vez, a Armco, especializada na laminao do ao, investiu em Balanced Scorecard, suportado por uma soluo de BI, com um completo pacote de solues de um nico fornecedor. tudo comeou quando a equipe interna da elster percebeu que era imperativo para a sade da empresa acompanhar a evoluo financeira das despesas. Pesquisou e contratou a soluo de Business Intelligence, da Microstrategy, ferramenta que tem operao simples e fcil, e funciona totalmente em ambiente web. ela confere aos gestores o poder de exercer o gerenciamento das despesas corporativas de forma dinmica. Os resultados foram obtidos em um curto perodo e de tal ordem que motivaram a expanso para outros departamentos da elster, como financeiro, estoques e rH. Acreditamos que haver ainda mais

Com a adoo de BI, a elster desenhou uma nova conduta de trabalho, resultado da agilidade na gerao de relatrios
Por que BPM?

ada vez mais empresas de diversas atividades econmicas recorrem aos sistemas de Business Intelligence (BI), seja para gerenciar despesas de forma dinmica, tornar o acompanhamento de indicadores automatizado ou analisar dados. Na busca pela melhoria dos processos de gesto, cresce o interesse por conhecer as solues de BI e quais so os resultados conquistados por quem j as utiliza. dois casos de sucesso vm de atividades econmicas distintas: o primeiro o da elster, indstria de medidores de energia, e o outro exemplo vem da Armco, empresa que manufatura ao. Ambas tm planos de extrair ao mximo toda a potencialidade do BI, indo alm do resultado j alcanado.

mudanas na forma de gerir negcios, na medida em que incrementamos a utilizao dos indicadores do BI, afirma Marcos Fernandes Pereira, gerente de tI da elster, que contratou a dBC Company para a implementao do BI Microstrategy. Hoje, com os relatrios gerados pelos indicadores de BI, possvel estratificar a movimentao financeira, desde pagamentos at solicitaes de compras. Antes, com o controle manual, o fluxo era muito diferente: a checagem dos gastos era realizada somente ao final de cada ms, sendo que para efetivar a consolidao desses dados eram necessrios dois dias. A soluo de Business Intelligence da Microstrategy proporcionou alteraes administrativas importantes, como atualizaes dirias e economia de recursos, medida em reais. A elster, que no Brasil tem perfil de empresa de mdio porte, porm globalmente considerada uma companhia grande, modificou a forma de trabalho ao conseguir gerar relatrios analticos precisos e de fcil compreenso para todos os seus processos. Com sede no Pas na cidade de Cachoeirinha, no rio Grande do Sul, conta com 430 colaboradores e fabrica, em mdia, 70 mil medidores de energia por ms. Fornecedora de solues em medio de energia para as concessionrias em vrios pases do mundo,

a companhia foi fundada em 1848 em Berlin, Alemanha. tornou-se referncia mundial, e hoje oferece vrias categorias de produtos como medidores eletromecnicos e eletrnicos, chaves de aferio e sistemas integrados. Nos planos da elster, constam a utilizao dos benefcios do BI para obter controle rigoroso de peas de estoque, ao que vai refletir positivamente nos resultados de negcios. e, ainda, melhorar os indicadores de nveis de peas estocados, identificando itens de menor giro, comparando compras e consumo e, a partir dessas informaes, diminuir e adequar a logstica. Com isso, ser possvel firmar contratos com datas corretas de entrega e melhor atender os clientes.

Manufatura da eficincia

O mesmo grau de satisfao foi atingido pela Armco. A empresa voltada para a manufatura do ao e conta com 750 funcionrios, trs plantas em So Paulo e uma fbrica em Manaus. No demorou, portanto, surgir a necessidade de automatizar o acompanhamento dos indicadores, at ento executado de forma manual. Alm desse processo, a indstria implementou um portal, por meio do qual os dados seriam analisados com o suporte de uma soluo de Business Intelligence (BI), tambm com excelentes resultados.
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O projeto teve incio com a automao de um modelo de gesto via BSC, com base na plataforma Microsoft Office System 2003, e suportado pelo Microsoft Office Solution Accelerator for Business Scorecard. Na avaliao das equipes de tI envolvidas, a soluo e o empacotamento de ferramentas da Microsoft seria a melhor resposta por ser mais adequada e por oferecer menor custo de mercado. Outro ponto considerado foi a integrao total com a sute Office. desenvolvida ao longo de quatro meses, a implementao ficou a cargo da Setting Consultoria e da K2M Solues, que promoveram a integrao com outras ferramentas Microsoft, como o windows SharePoint Services, Microsoft Sql Server Analisys Services e Business Scorecard Accelerator. Com isso, foi viabilizada a criao de um portal completo de Scorecards, apoiado em uma soluo de BI, o que garantiu o alinhamento da gesto com a estratgia da empresa, melhorando o processo da tomada de deciso. O sistema de BSC um conjunto de ferramentas que objetiva medir o desempenho no apenas da rea financeira, mas de processos e estruturas organizacionais. em conformidade com a

metodologia Microsoft Solutions Framework (MSF), os trabalhos foram divididos em cinco etapas: viso, planejamento, desenvolvimento, estabilizao e colocao em uso. de acordo com walter Fazzolari, gerente de tI da Armco, o projeto foi realizado no tempo previsto em seu desenvolvimento, com menor custo em comparao s solues de mercado que foram cotadas. A curva de aprendizado foi curta e permitiu a transferncia de tecnologia equipe, conta Fazzolari. O resultado que todas as atualizaes passaram a ser feitas diariamente, de maneira automtica, conferindo maior agilidade na obteno dos indicadores e, conseqentemente, na anlise estratgica dos dados e tomada de deciso. tambm houve aumento da acuracidade dos dados, aponta o gerente. Por sua atividade em manufatura do ao, a empresa adquire matria-prima de grandes usinas e a beneficia para a comercializao principalmente ao setor automobilstico, um de seus maiores clientes. Para a rea de tI, destina cerca de 0,6% do faturamento e tem maior foco nas reas de planejamento, controle, custos, administrao e finanas, alm de setores tcnicos.

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