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INSTITUTO DE ENSINO SUPERIOR DA GRANDE FPOLIS IES DISCIPLINA: PRTICAS DE GESTO E RESULTADOS PROF VERA NILSSON FASE: 3 E 4 CINCIAS SCONTBEIS

COMO EVITAR A PROCRASTINAO E ADOTAR ATITUDES ASSERTIVAS FRENTE AO PLANEJAMENTO DIRIO Maria Rita Gramigna Que causas levam um grande nmero de profissionais a lidar de forma no assertiva no planejamento de seu trabalho? comum no cotidiano empresarial, a presena de situaes onde o acumulo de tarefas leva procrastinao (hbito de deixar para amanh, o que pode ser feito hoje). Metas importantes e decisivas, ligadas ao negcio da empresa, so relegadas a segundo plano. A justificativa para tal fato, quase sempre a falta de tempo. Para alguns o dia deveria ter 26 ou 30 horas! angustiante e desgastante, para qualquer ser humano, chegar ao final da tarde e perceber que quase nada de produtivo foi realizado. Perguntas tais como O que fiz hoje? Ou O que deixei para amanh?, sempre incomodam queles

que tm como responsabilidade gerar resultados. Como transformar a procrastinao em ao? Antes de tudo, necessria uma boa dose de humildade para reconhecer que precisamos aprender e mudar. E, ainda, a conscientizao de que podemos e somos capazes de rever hbitos e atitudes. A ao de planejamento inicia com a pr-disposio e o esforo dirio na organizao e priorizao de tarefas a realizar. Uma pessoa determinada a mudar hbitos leva, pelo menos, seis meses para adquirir um novo comportamento. Pesquisas indicam que um bom percentual dos que tentam mudar vontade. acabam voltando forma anterior de pessoas que, conduta. Acredito que nada impossvel quando h Meu desafio vai para aquelas como eu, desejam parar de reagir e passar a agir frente s situaes que exigem planejamento pessoal. CRIANDO NOVOS HBITOS ETAPA IA lista abaixo contm 40 atividades que fazem parte da rotina empresarial. Dentre elas, marque as 15 que tomam mais seu tempo. 01. Atendimento a telefonemas 02. Emisso de telefonemas

03. Atendimento a profissionais de sua empresa 04. Atendimento a clientes externos 05. Redao de correspondncias internas 06. Uso do correio interno do computador 07. Emisso da fax ou e-mail 08. Pesquisas na Internet 09. Redao de propostas externos 10. Elaborao de projetos 11. Despacho de correspondncias 12. Planejamento e balanos financeiros 13. Pesquisa de preos de fornecedores 14. Oramentos para clientes 15. Organizao de seu armrio 16. Organizao de sua mesa de trabalho 17. Organizao de seu arquivo 18. Leituras tcnicas 19. Leitura de revistas e jornais peridicos 20. Criao de novos produtos 21. Criao de novos instrumentos de controle internos 22. Criao de novos servios 23. Participao em treinamentos externos 24. Participao em treinamentos internos 25. Participao em palestras 26. Controle dirio da agenda (pela manh) de negcio para clientes

27. Controle dirio da agenda (final da tarde) 28. Visitas a outros setores da empresa 29. Negociao com sindicatos 30. Negociao com sua equipe de trabalho 31. Parada para o cafezinho 32. Orientao de trabalho a colegas 33. Almoo com clientes 34. Viagens pela empresa 35. Atendimento a jornalistas (mdia em geral) 36. Permanncia em fila de Bancos ou caixa eletrnica 37. Consulta de saldo pelo telefone ou computador 38. Permanncia em consultrios mdicos ou dentrios durante o horrio comercial 39. Permanncia em oficinas mecnicas no horrio comercial 40. Reunio de pais e mestres na escola freqentada por filhos (horrio comercial). ETAPA II Priorize sua marcao, indicando os nmeros de cada item, atividade. MAIS TEMPO MENOS TEMPO de acordo com o tempo destinado a cada

ETAPA III Analise cada item priorizado, de acordo coma as categorias:

URGENTES = so aquelas atividades/tarefas que devem ser resolvidas logo pela manh ou no incio da tarde, permitindo mais tempo de dedicao s importantes.] IMPORTANTES = so aquelas ligadas s metas e ao negcio. Estas devem merecer ateno especial, pois delas depende a sobrevivncia de sua empresa no mercado. Agora, verifique como voc se posicionou nas atividades. Em quais conjuntos de tarefas voc est centrado(a)? Nas urgentes ou nas importantes? H uma tendncia em nos apegarmos quilo que mais gostamos de fazer, deixando para depois o que nos desagrada. Se voc est incorrendo nesta atitude, ela poder ser modificada se voc comear a usar um instrumento especial: a agenda. O hbito de usar controles pessoais (agenda ou outra forma especfica) indispensvel. Costumo me referir a ela como minha vida registrada em papel (ou eletronicamente conforme a disponibilidade de cada um A manh o horrio crucial para a onde organizao do dia, estabelecemos as prioridades de acordo com

urgncia e importncia. Ao final da tarde necessrio verificar o que foi cumprido e registrar o que ficou para o dia posterior.O simples ato de visualizar um trabalho realizado j traz satisfao e estimula a automotivao para a superao de metas No caso de voc perceber que

est acumulando muitas atividades, poder lanar mo de outra estratgia: a delegao. COMO DELEGAR? O processo de delegao muito confundido com repasse de responsabilidade para outras pessoas. Na realidade, necessrio estabelecer critrios e observar alguns cuidados ao delegar. Princpios bsicos servem de elementos norteadores para a delegao: 1 - Lembre-se: a responsabilidade final pelos resultados sempre de quem delegou. 2 - Verifique se a pessoa escolhida sabe fazer o que foi solicitado. Caso contrrio, ela dever ser orientada. 3 - Profissional motivado apresenta melhores resultados e maior comprometimento. Passe as tarefas em forma de metasdesafio, estimule e qualifique o potencial da pessoa escolhida. D as informaes necessrias para o bom desempenho. 4 - Coloque-se disposio para ajudar, se necessrio. 5 - Avalie os resultados e d feedback, 6 Mantenha sua equipe informada sobre o andamento das metas O trabalho voc em equipe sua uma realidade junto aos hoje. A maximizao do esforo coletivo depender da forma como forma imagem seus colaboradores O grande desafio, o desafio maior que se apresenta a todos ns, profissional na era da qualidade, diz respeito a

mudanas atitudinais. Ningum questiona a importncia do planejamento e organizao do trabalho. necessrio, sim: SAIR DO PAPEL E PARTIR PARA A PRTICA - AGIR NO LUGAR DE REAGIR.