APOSTILA DE REDAO OFICIAL

Prof. Paulino

Redao Oficial

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INTRODUO

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As comunicaes oficiais devem ser sempre formais, isto , obedecerem a certas regras de forma. Ao longo dos anos, por parte do governo federal, so editadas normas especificas para a Redao Oficial. Desde 1937 at a atual que Manual da Redao da Presidncia da Repblica editado pela primeira vez em 1991 (DOU de 15.1.91) com a edio da instruo normativa n 4 de 06-03-92 e teve uma segunda edio (revista e atualizada) em 2002. No podemos esquecer que no lei, e sim uma norma, mas que seguida em todo o Brasil. obtido por essas normas, a clareza do texto, possibilitando imediata compreenso pelo leitor, o uso de papis uniformes e a correta diagramao so indispensveis para a padronizao das comunicaes oficiais. O texto deve ser conciso, transmitindo um mximo de informaes com um mnimo de palavras. A elaborao de correspondncias e atos oficiais deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padro culto da linguagem, clareza, conciso, formalidade e uniformidade So redaes tcnicas de documentos que esto a servio dos rgos oficiais e possuem uma linguagem prpria, padronizada, funcional e objetiva. O Manual de Redao da Presidncia da Repblica destaca a necessidade de se uniformizar a elaborao dos atos, pois, na redao oficial, h um nico comunicador (emissor), o Poder Pblico; o que se comunica sempre algum assunto relativo s atribuies do rgo ou entidade que comunica enquanto os receptores (destinatrios) so os cidados ou o conjunto de cidados, as instituies e o prprio servio pblico. A redao oficial deve ser isenta de interferncia da individualidade de quem a elabora

GOVERNO

GOVERNO (Adm. Pblica)

Instituies Privadas Particulares (Cidado)

Conceito

A redao oficial a maneira de redigir as correspondncias, processos edocumentos afetos administrao pblica. a tcnica usada na escritura das correspondncias, dos processos e documentos gerados a maneira dena rotina do servio pblico, ou seja, a maneira pela qual o Poder Pblico se comunica redigir prpria da Administrao Pblica. formalmente com rgos e servidores pblicos, e com particulares. Suas caractersticas bsicas so impessoalidade, uso do padro culto de linguagem, clareza, conciso, formalidade e uniformidade. 2 ASPECTOS GERAIS DA REDAO OFICIAL 2.1 Tipos de Correspondncia

Podemos definir ento, que temos 02 (dois) tipos de correspondncia, a Informal e a Formal: 2.1.1 - Correspondncia Informal a) Particular, familiar ou social. So os bilhetes, cartas, cartes quando trocados entre particulares sobre assuntos pessoais, ntimos, de amor, de amizade, de cortesia, de psames, etc..
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Nesse tipo de correspondncia a linguagem usada mais literria ou coloquial. 2.1.2 - Correspondncia Formal Possui uma linguagem tcnica, pois precisa ser rpida e exata para poupar tempo. So elas: a) Comercial (empresarial): quando ela se ocupa com qualquer transao comercial ou industrial. b) Oficial: aquela enviada por rgos do servio pblico para se manterem relaes de servio de administrao pblica. 3QUANTO A NATUREZA, CLASSIFICAM-SE EM:

3.1 Quanto ao mbito: a) Interno : Correspondncia que mantm, entre si, diversas autoridades, bem como seus respectivos subordinados no mbito de determinado rgo administrativo, sobre qualquer assunto de servio. b) Externa : Correspondncia que se efetua entre autoridade geral e outra autoridade da Administrao Pblica e demais autoridades, fora do mbito de sua atuao, bem como a particular. 3.2 Quanto ao Grau de Sigilo: a) Ultra-secreto; b) Secreto; c) Confidencial d) Reservado

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CARACTERSTICAS DA REDAO OFICIAL

Sua finalidade bsica possibilitar a elaborao de comunicaes e atos normativos oficiais claros e impessoais, pois o objetivo transmitir a mensagem com eficcia, permitindo entendimento imediato. A redao oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padro culto de linguagem, clareza, conciso, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituio, que dispe, no artigo 37: A administrao pblica direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios obedecer aos princpios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia (...). Sendo a publicidade e a impessoalidade princpios fundamentais de toda administrao pblica, claro est que devem igualmente nortear a elaborao dos atos e comunicaes oficiais. Assim, a correta redao dos atos administrativos necessria e algumas caractersticas devem ser observadas na elaborao dos textos oficiais. Tais como: Impessoalidade Formalidade e Padronizao Conciso e Clareza
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Impessoalidade A finalidade pblica est sempre presente na redao oficial, da a necessidade de ser ela isenta de interferncia da individualidade de quem a elabora. O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos constantes das comunicaes oficiais decorre: a) da ausncia de impresses individuais da pessoa que comunica: independentemente de quem assina um expediente, a comunicao sempre feita em nome do servio pblico; b) da impessoalidade de quem recebe a comunicao: seja um cidado, seja um rgo pblico, o destinatrio sempre considerado de forma homognea e impessoal; c) do carter impessoal do prprio assunto tratado: as comunicaes oficiais restringem-se a questes referentes ao interesse pblico; no cabe nelas, portanto, qualquer tom particular ou pessoal. Desse modo, no h lugar na redao oficial para impresses pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um amigo, ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de um texto literrio. Formalidade e Padronizao A formalidade consiste na observncia das normas de tratamento usuais na correspondncia oficial. No se trata somente da eterna dvida quanto ao correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma autoridade de certo nvel (Pronomes pessoais, em especial a parte que trata do uso dos pronomes de tratamento); mais do que isso, a formalidade diz respeito polidez, civilidade no tratamento do assunto do qual cuida a comunicao. importante salientar que a formalidade de tratamento vincula-se, tambm, necessria uniformidade das comunicaes. Ora, se a Administrao Pblica (municipal, estadual, distrital e federal) una, natural que suas comunicaes sigam um mesmo padro. O estabelecimento desse padro exige ateno a todas as caractersticas da redao oficial e cuidado com a apresentao dos textos. O uso de papis uniformes e a correta diagramao do texto so indispensveis para a padronizao das comunicaes oficiais. Conciso e Clareza A conciso consiste em expressar com um mnimo de palavras um mximo de informaes, desde que no se abuse da sntese a tal ponto que a idia se torne incompreensvel. Afinal, o tempo precioso, e quanto menos se rechear a frase com adjetivos, imagens, pormenores desnecessrios ou perfrases (rodeios de palavras), mais o leitor se sentir respeitado. Para que se redija um texto conciso, fundamental que se tenha, alm de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve o tempo necessrio para revis-lo depois de pronto. (Isso no significa fazer breves todas s frases, nem evitar todo o detalhe, nem tratar os temas apenas na superfcie; significa, apenas que cada palavra importante). A clareza deve ser a qualidade bsica de todo texto oficial. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreenso pelo leitor. No entanto a clareza no algo que se atinja por si s: ela depende estritamente das demais caractersticas da redao oficial. Para ela concorrem: a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretaes que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto; b) o uso do padro culto de linguagem, em princpio, de entendimento geral e por definio avesso a vocbulos de circulao restrita, como a gria e o jargo; c) a formalidade e a padronizao, que possibilitam a imprescindvel uniformidade dos textos;
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d) a conciso, que faz desaparecer do texto os excessos lingsticos que nada lhe acrescentam. pela correta observao dessas caractersticas que se redige com clareza. Contribuir, ainda, a indispensvel releitura de todo texto redigido. A ocorrncia, em textos oficiais, de trechos obscuros e de erros gramaticais provm principalmente da falta da releitura que torna possvel sua correo. Correo gramatical a utilizao do padro culto de linguagem, ou seja, escrever sem desrespeitar os fatos particulares da lngua e as regras apropriadas para o seu perfeito uso. As incorrees gramaticais desmerecem o redator e pem em dvida sua autoridade para falar sobre qualquer assunto. Polidez: O texto polido revela civilidade, cortesia. A finalidade, especialmente nas correspondncias oficiais, impressionar o destinatrio de forma favorvel, evitando frases grosseiras ou insultuosas, expressando respeito sem rebaixamento prprio. Correspondncia contato humano e, como tal, deve ser pautada pelos mesmos princpios de convivncia pacfica da vida social.

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DAS NORMAS DA REDAO OFICIAL 5.1 Formas de Cortesia

So expresses utilizadas para o encerramento de uma correspondncia dirigida a uma autoridade. Sua finalidade a de saudar o destinatrio e marcar o fim do texto. As formas de cortesia atualmente em vigor foram reguladas pela Instruo Normativa N. 4/92, de 6 de maro de 1992, da Presidncia da Repblica e revisada em 2002. 5.1.1 - Formas de Cortesia utilizadas no Fecho da Correspondncia Oficial De acordo com a referida instruo normativa acima, existem atualmente, dois tipos de fecho para todas as modalidades de comunicao oficial: Respeitosamente, para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica. Atenciosamente, para autoridades da mesma hierarquia ou de hierarquia inferior. 5.2 Formas de Tratamento (Pronome de Tratamento)

Nas Correspondncias Oficiais, voc j deve ter percebido que o remetente modifica a forma de tratamento de acordo com a funo de maior ou menor importncia que o destinatrio ocupa na hierarquia estabelecida pela sociedade. Assim, quando voc for escrever, convm sempre verificar qual o pronome de tratamento mais adequado pessoa a quem voc se dirige. No tratamento, alm de observar a quem voc se dirige, importante tambm cuidar das abreviaturas correspondentes e do vocativo (abertura da carta). Mas afinal, o que Pronome de Tratamento?
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Os pronomes de tratamento representam forma de tratar as pessoas com quem se fala ou a quem se dirige a comunicao. a maneira formal para se dirigir com reverncia a determinadas pessoas

Os pronomes de tratamento representam forma de tratar as pessoas com quem se fala ou a quem se dirige a comunicao. Para facilitar esse trabalho mostramos, voc ver adiante, um quadro para que voc faa um exame atencioso das formas de tratamento mais usadas. Formas de Tratamento e Endereamento Nas comunicaes oficiais deve-se observar a utilizao adequada dos pronomes de tratamento, considerando-se no somente a rea de atuao da autoridade (civil, militar, etc.), mas tambm a posio hierrquica do cargo que ocupa. O quadro a seguir apresenta uma sntese das formas de tratamento: 5.2.1 Emprego dos Pronomes de Tratamento Conforme o Manual de Redao da Presidncia da repblica de 1991 e de acordo com o decreto n 468/92 e com a Instruo Normativa N. 04, de 6 de maro de 1992, da Secretaria da Administrao Federal, estabelece que o emprego dos pronomes de tratamento deve obedecer aos seguintes princpios: Vossa Excelncia, em comunicaes dirigidas s seguintes autoridades: a) do Poder Executivo: Presidente da Repblica; Vice-Presidente da Repblica; Ministros de Estado; Secretrio-Geral da Presidncia da Repblica; Consultor-Geral da Repblica; Chefe do Estado-Maior da Presidncia da Repblica; Chefe do Gabinete Pessoal do Presidente da Repblica; ProcuradorGeral da Repblica; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Chefes de Estado-Maior das Trs Armas; Oficiais-Generais das Foras Armadas; Embaixadores; Secretrio Executivo e Secretrio Nacional de Ministrios; Secretrios de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municpios; Procurador Geral do Estado; Membros do Ministrio Pblico e da Defensoria Pblica; b) do Poder Legislativo: Presidente, Vice-Presidente e Membros da Cmara dos Deputados e do Senado Federal; Presidente e Membros do Tribunal de Contas da Unio; Presidente e Membros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes e Membros das Assemblias Legislativas Estaduais; Presidentes das Cmaras Municipais; c) do Poder Judicirio: Presidente e Membros do Supremo Tribunal Federal; Presidente e Membros do Superior Tribunal de Justia; Presidente e Membros do Superior Tribunal Militar, Presidente e Membros do Tribunal Superior Eleitoral; Presidente e Membros do Tribunal Superior do
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Trabalho; Presidente e Membros dos Tribunais de Justia; Presidente e Membros dos Tribunais Regionais Federais; Presidente e Membros dos Tribunais Regionais Eleitorais; Presidente e Membros dos Tribunais Regionais do Trabalho; Juizes e Desembargadores; Auditores da Justia Militar. * Acrescenta-se que doutor no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico. No deve ser usado indiscriminadamente. Seu emprego deve restringir-se apenas s comunicaes dirigidas a pessoas que tenham tal grau terem concludo curso universitrio de doutorado. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade s comunicaes. Fica abolido o uso do tratamento Dignssimo as autoridades arroladas acima. A dignidade pressuposto para que se ocupe qualquer cargo pblico, sendo desnecessria a sua repetida evocao. Fica dispensado o emprego do superlativo Ilustrssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e particulares. suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. Vossa Senhoria empregado para as demais autoridades e para os particulares. Mencionamos, ainda, a forma Vossa Magnificncia, utilizado em comunicaes dirigidas a reitores de universidades. Corresponde-lhe o vocativo: Magnfico Reitor. Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesistica, so: Vossa Santidade, em comunicaes dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente : Santssimo Padre. Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima, em comunicaes aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentssimo Senhor Cardeal, ou Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal. Vossa Excelncia Reverendssima usado em comunicaes dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima empregado para sacerdotes, clrigos e demais religiosos.

Vocativo ou Invocao a saudao de cortesia que se dirige ao destinatrio antes de entrar no assunto propriamente dito do expediente. a expresso pela qual se chama a ateno da pessoa a quem se escreve ou o qualificativo que indica a expresso de tratamento a ser empregada no texto do expediente. Ex.: ver tabela de vocativos abaixo. a expresso pela qual se chama a ateno da pessoa a quem se escreve ou o qualificativo que indica a expresso de tratamento a ser empregada no texto do expediente. No se abrevia o vocativo na correspondncia dirigida aos trs Chefes de Poder, grafando-se: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal Obs.: Alguns redatores tambm no abreviam o vocativo em correspondncias para Ministros, Governadores de Estado, Desembargadores, Prefeitos Municipais e autoridades eclesisticas de maior nvel hierrquico. Usa-se o vocativo Senhor seguido do cargo respectivo. Ex.: Senhor Vice-Presidente Senhor Ministro
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CURSO DE REDAO OFICIAL Senhor Presidente do Senado Federal Senhor Governador Senhor Prefeito Superlativos

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So qualificativos especficos, empregados antes do vocativo, s vezes usados como vocativos. Ex.: Excelncia: Eminncia : Juiz : Excelentssimo Eminentssimo Meritssimo

Bem como qualificativos apropriados a determinadas instituies ou funes, tais como: Egrgio, Colendo e Venerado: significa distinto, admirvel; tratamento forense dispensado aos tribunais superiores. Nobre para Deputados e Senadores

OBS.: 1- Voc vai usar a forma Vossa ( Excelncia, Senhoria, etc.) quando se dirigir diretamente ( mesmo atravs de correspondncia ) pessoa com quem fala. Voc est falando com ela. - quando estabelece o dilogo com a pessoa: - Vim falar a Vossa Excelncia Tenho a honra de convidar Vossa Excelncia para... Comunicamos a Vossa Senhoria que.... OBS.: 2 Use Sua ( Excelncia, Senhoria, etc. ) quando fizer referncia a ela, isto , quando falar dela a outra pessoa. Voc estar falando dela ou de coisas relacionadas a ela. - quando indica a pessoa de quem se fala: Estou chegando de uma conversa com Sua Excelncia. A placa comemorativa foi descerrada por Sua Excelncia o Senhor Governador do Estado; Em audincia concedida a um grupo de turistas gachos, Sua Santidade o Papa manifestou o desejo de visitar o Brasil

QUADRO DE EXPRESSES DE TRATAMENTO E VOCATIVOS

FORMA DE TRATAMENTO 8 ABREVIATURA SINGULAR PLURAL

AUTORIDADES

VOCATIVO

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Presidente da Repblica, Presidente do Congresso Nacional, Presidente do Supremo Tribunal Federal. Vice-Presidente; Ministros de Estado; Chefe do Gabinete de Segurana Institucional; AdvogadoGeral da Unio; Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica; Chefe da Corregedoria Geral da Unio; Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; Governadores e ViceGovernadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Foras Armadas; Embaixadores; Secretrios-Executivos de Ministrios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretrios de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais; Deputados Federais e Senadores; Membros de Tribunais; Ministro do Tribunal de Contas da Unio; Deputados Estaduais e Distritais; Presidentes das Cmaras Legislativas e Municipais; Juzes; Auditores da Justia Militar; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Ministros dos Tribunais Superiores. Demais autoridades e particulares Reitores de Universidade

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Vossa ou Sua Excelncia POR EXTENSO

Excelentssimo Senhor Presidente

Vossa ou Sua Excelncia

V.Exa. S.Exa.

V.Exas. S.Exa. (s)

Senhor (+Ttulo)

Vossa ou Sua Senhoria Vossa Magnificncia Vossa

V.Sa. S. Sa. V.Maga. S.Maga.

V. Sas. S.Sas.

Senhor (+Ttulo)

V.Maga. (s) Magnfico Reitor S.Maga.(s)

Papa

ou Sua Santidade

V.S. S.S.

Santssimo Padre

Cardeais

Vossa ou Sua Eminncia V. Ema. V. Emas.

Eminentssimo Senhor Cardeal ou Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal Excelncia Reverendssima

Bispos e Arcebispos

Vossa ou Sua Excelncia Vossa ou Sua Reverendssima

V.Exa. S. Exa. V. Revma.

V.Exas. S. Exas.

Sacerdotes em Geral (todos os cleros)

V. Revmas. Reverendo

5.3 -

Endereamento e Envelope de Correspondncia Oficial

No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s autoridades obedece aos seguintes padres; Forma e estrutura
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Os envelopes para a correspondncia externa, ou daquela entre setores internos dos rgos pblicos situados em localidades diversas a do remetente, devero conter os seguintes elementos: 1. Forma de tratamento. 2. Nome do destinatrio, sempre que possvel, ou do rgo ao qual se destinar. 3. Designao do cargo do destinatrio se houver. 4. Rua, nmero, e bairro ou caixa postal, quando existir. 5. Cdigo de endereamento postal, localidade e Estado. 6. Nome do rgo remetente, por extenso e respectivo endereo, no rodap do verso do envelope. Observaes 1. Para a remessa da correspondncia sero utilizados envelopes adequados a cada tipo de documento.

Frente

70150-900

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Verso

70598-900 Destinatrio Presidentes da Repblica, do Congresso Nacional e do Supremo Tribunal Federal: Envelope: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica (nome do Presidente) Palcio do Planalto Praa dos Trs Poderes 70100-000 Braslia DF 6 O PADRO OFICIO Envelope: Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional (nome do Senador ou Deputado Presidente) Senado Federal Praa dos Trs Poderes 70100-000 Braslia DF

H trs tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofcio, o aviso e o memorando. Com o fito de uniformiz-los, pode-se adotar uma diagramao nica, que siga o que chamamos de padro ofcio. As peculiaridades de cada um sero tratadas adiante; por ora busquemos as suas semelhanas. Para uniformiz-los, a Instruo Normativa n. 4/92, de 6 de maro de 1992, da Presidncia da Repblica e revisada em 2002, adotou uma diagramao nica denominada padro ofcio , contendo as seguintes partes: 6.1. Partes do documento no Padro Ofcio O aviso, exposio de motivos, ofcio e o memorando devem conter as seguintes partes:

a) Tipo e nmero do expediente, seguido da sigla do rgo que o expede:

b) Local e data c) Destinatrio/Endereamento: d) Assunto: e) Vocativo

f) Texto: g) Fecho;
h) Assinatura/Identificao do Signatrio Exemplos:
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a) tipo e nmero do expediente, seguido da sigla do rgo que o expede: Mem. 123-MF Aviso 123-SG Of. 123-MME

b) local e data em que foi assinado o expediente, digitado extenso, c/ alinhamento a direita. Exemplo: Braslia, 23 de janeiro de 2007 ou Braslia, em 23 de janeiro de 2007. As datas devem ser grafadas por extenso, sem o numeral zero esquerda. Exemplo: 4 de maro de 1998, 1 de maio de 1998. Na ementa, no prembulo, na primeira remisso e na clusula de revogao a data do ato normativo deve ser grafada por extenso. Exemplo: Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Nas demais remisses, a citao deve ser feita de forma reduzida. Exemplo: Lei n 8112, de 1990. A identificao do ano no deve conter ponto entre a classe do milhar e a da centena. EXEMPLO: CERTO 2005 ERRADO 2.005

Convm que as dcadas sejam grafadas em algarismos arbicos, e com a especificao do sculo, para que no haja ambigidades: dcada de 1920; dcada de 1870.

c) Destinatrio/Endereamento: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida comunicao.

No caso do ofcio deve ser includo tambm o endereo.

d) Assunto: resumo do teor do documento

Exemplos: Assunto: Produtividade do rgo em 2002. Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores.

e) Vocativo que invoca o destinatrio, deve ser seguido de vrgula. Exemplo:

Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica, Senhor Ministro, Senhor Prefeito,

f) texto: nos casos em que no for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve
conter a seguinte estrutura:

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introduo, que se confunde com o pargrafo de abertura, na qual apresentado o assunto que motiva a comunicao. Evite o uso das formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que, empregue a forma direta; desenvolvimento, no qual o assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos, o que confere maior clareza exposio; concluso, em que reafirmada ou simplesmente reapresentada a posio recomendada sobre o assunto. Os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou ttulos e subttulos.

g) fecho;
Fecho: Para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica, usa-se Respeitosamente, para autoridades da mesma hierarquia (ou de hierarquia inferior) usa-se Atenciosamente, para autoridades estrangeiras, frmulas prprias e tradicionais da diplomacia.

h) Assinatura/Identificao do Signatrio do autor da comunicao;

Assinatura e Identificao do Signatrio: Todas as comunicaes oficiais, excludas as assinadas pelo Presidente da Repblica, devem trazer digitado nome e o cargo da autoridade que as expede, o nome em caixa alta e o cargo da autoridade que as expede em caixa baixa,, logo abaixo do local de sua assinatura. Esse procedimento facilita em muito a identificao da a origem das comunicaes.: Veja o exemplo:

EXEMPLO: (espao para assinatura) FULANO DE TAL Diretor-Presidente Observao: para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do documento. Transfira para essa pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho. Sugere-se transferir para a ltima pgina ao menos o ltimo pargrafo do documento.

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3.2.

Forma de diagramao
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Os documentos do Padro Ofcio devem obedecer seguinte forma de apresentao:

a) Deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citaes,
e 10 nas notas de rodap;

b) Para smbolos no existentes na fonte Times New Roman poder-se- utilizar as fontes Symbol e
Wingdings;

c) obrigatrio constar a partir da segunda pgina o nmero da pgina; d) Os ofcios, memorandos e anexos destes podero ser impressos em ambas as faces do papel.
Neste caso, as margens esquerda e direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho); e) O incio de cada pargrafo do texto deve ter 2,5 cm de distncia da margem esquerda; f) O campo destinado margem lateral esquerda ter, no mnimo, 3,0 cm de largura; g) O campo destinado margem lateral direita ter 1,5 cm; h) Nas margens superior e inferior deve-se escolher 3,0 cm no item Superior e 3,0 cm no item Inferior.

i) Deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas e de 6 pontos aps cada pargrafo, ou, se
o editor de texto utilizado no comportar tal recurso, de uma linha em branco;

j) No deve haver abuso no uso de negrito, itlico, sublinhado, letras maisculas, sombreado,
sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatao que afete a elegncia e a sobriedade do documento;

k) A impresso dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impresso colorida deve
ser usada apenas para grficos e ilustraes;

l) Todos os tipos de documentos do Padro Ofcio devem ser impressos em papel de tamanho A-4,
ou seja, 29,7 x 21,0 cm;

m) Deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto; n) Dentro do possvel, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado
para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos anlogos;

o) Para facilitar a localizao, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira:
tipo do documento + nmero do documento + palavras-chaves do contedo Ex.: Of. 123 - relatrio produtividade ano 2002 3.3. Aviso, Exposio de motivos e Ofcio 3.3.1. Definio e Finalidade Aviso, exposio de motivos e ofcio so modalidades de comunicao oficial praticamente idnticas. A nica diferena entre eles que o aviso expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofcio expedido para e pelas demais autoridades. Ambos tm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao Pblica entre si e, no caso do ofcio, tambm com particulares. 3.3.2. Forma e Estrutura Quanto a sua forma, aviso e ofcio seguem o modelo do padro ofcio, com acrscimo do vocativo, que invoca o destinatrio (Pronomes de Tratamento), seguido de vrgula. Exemplos:
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CURSO DE REDAO OFICIAL Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica Senhora Ministra Senhor Chefe de Gabinete

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Devem constar do cabealho ou do rodap do ofcio as seguintes informaes do remetente: nome do rgo ou setor; endereo postal; telefone e endereo de correio eletrnico.

Exposio de Motivos Definio e Finalidade Exposio de motivos o expediente dirigido ao Presidente da Repblica ou ao Vice-Presidente para: a) inform-lo de determinado assunto; b) propor alguma medida; ou c) submeter a sua considerao projeto de ato normativo. Em regra, a exposio de motivos dirigida ao Presidente da Repblica por um Ministro de Estado. Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministrio, a exposio de motivos dever ser assinada por todos os Ministros envolvidos, sendo, por essa razo, chamada de interministerial. Forma e Estrutura Formalmente, a exposio de motivos tem a apresentao do padro ofcio. O anexo que acompanha a exposio de motivos que proponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo. A exposio de motivos, de acordo com sua finalidade, apresenta duas formas bsicas de estrutura: uma para aquela que tenha carter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo. No primeiro caso, o da exposio de motivos que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento do Presidente da Repblica, sua estrutura segue o modelo antes referido para o padro ofcio.

Exemplo de Ofcio
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Vocativo

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5 cm

[Ministrio] [Secretaria/Departamento/Setor/Entidade] [Endereo para correspondncia]. [Endereo - continuao] [Telefone e Endereo de Correio Eletrnico]

Ofcio no 524/1991/SG-PR Braslia, 27 de maio de 1991. 1,5 cm A Sua Excelncia o Senhor Deputado [Nome] Cmara dos Deputados 70160-900 Braslia DF 1,5 cm Assunto: Demarcao de terras indgenas 1,5 cm Senhor Deputado, 2,5 cm 1. Em complemento s observaes transmitidas pelo telegrama no 154, de 24 de abril ltimo, informo Vossa Excelncia de que as medidas mencionadas em sua carta no 6708, dirigida ao Senhor Presidente da Repblica, esto amparadas pelo procedimento administrativo de demarcao de terras indgenas institudo pelo Decreto no 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cpia anexa). 2. Em sua comunicao, Vossa Excelncia ressalva a necessidade de que na definio e demarcao das terras indgenas fossem levadas em considerao as caractersticas scio-econmicas regionais. 3. Nos termos do Decreto no 22, a demarcao de terras indgenas dever ser precedida de estudos e levantamentos tcnicos que atendam ao disposto no art. 231, 1o, da Constituio Federal. Os estudos devero incluir os aspectos etno-histricos, sociolgicos, cartogrficos e fundirios. O exame deste ltimo aspecto dever ser feito conjuntamente com o rgo federal ou estadual competente.

4. Os rgos pblicos federais, estaduais e municipais devero encaminhar as informaes que julgarem pertinentes sobre a rea em estudo. igualmente assegurada a manifestao de entidades representativas da sociedade civil.

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1,5 cm

5. Os estudos tcnicos elaborados pelo rgo federal de proteo ao ndio sero publicados juntamente com as informaes recebidas dos rgos pblicos e das entidades civis acima mencionadas.

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3,5 cm

6. Como Vossa Excelncia pode verificar, o procedimento estabelecido assegura que a deciso a ser baixada pelo Ministro de Estado da Justia sobre os limites e a demarcao de terras indgenas seja informada de todos os elementos necessrios, inclusive daqueles assinalados em sua carta, com a necessria transparncia e agilidade. 1,5 cm Atenciosamente,

2,5 cm (Nome em maisculas) (cargo do signatrio com iniciais em maisculas)

(297 x 210mm)

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CURSO DE REDAO OFICIAL 3.4. Memorando 3.4.1. Definio e Finalidade

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O memorando a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicao eminentemente interna. Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de projetos, idias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do servio pblico. Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do memorando em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocrticos. Para evitar desnecessrio aumento do nmero de comunicaes, os despachos ao memorando devem ser dados no prprio documento e, no caso de falta de espao, em folha de continuao. Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado, assegurando maior transparncia tomada de decises, e permitindo que se historie o andamento da matria tratada no memorando. 3.4.2. Forma e Estrutura Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio, com a diferena de que o seu destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplos: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurdicos

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CURSO DE REDAO OFICIAL Exemplo de Memorando

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5 cm
Mem. 118/DJ Em 12 de abril de 1991

Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao Assunto: Administrao. Instalao de microcomputadores 1. Nos termos do Plano Geral de informatizao, solicito a Vossa Senhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados trs microcomputadores neste Departamento. 2 Sem descer a maiores detalhes tcnicos, acrescento, apenas, que o ideal seria que o equipamento fosse dotado de disco rgido e de monitor padro EGA. Quanto a programas, haveria necessidade de dois tipos: um processador de textos, e outro gerenciador de banco de dados. 3. O treinamento de pessoal para operao dos micros poderia ficar a cargo da Seo de Treinamento do Departamento de Modernizao, cuja chefia j manifestou seu acordo a respeito. 4. Devo mencionar, por fim, que a informatizao dos trabalhos deste Departamento ensejar racional distribuio de tarefas entre os servidores e, sobretudo, uma melhoria na qualidade dos servios prestados. 1,5 cm Atenciosamente,

3 cm

2,5 cm

(Nome em maisculas) (cargo do signatrio com iniciais em maisculas)

(297 x 210mm)
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1,5 cm

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8. TIPOS DOCUMENTAIS Ata - o registro sucinto, em forma eminentemente narrativa, de ocorrncias, fatos, resolues e decises de uma assemblia, sesso ou reunio. Atestado Documento em que uma autoridade declara algo, diretamente do fato. Difere da certido que uma transcrio. Alvar Documento firmado por autoridade competente certificando, autorizando ou aprovando atos ou direitos). Ato Documento governamental que objetiva forma de provimento e de vacncia de cargos e funes gratificadas, alteraes de vencimentos, direitos conferidos a algum. Auto Aviso Correspondncia entre ministros de Estado ou governadores de estados. Boletim - Resenha noticiosa e atos normativos, em geral, para ser afixada. Carta Forma de correspondncia admitida pelas empresas, instituies etc. se dirigem aos particulares em geral. Certido Documento emanado de funcionrio de f pblica mediante o qual se transcreve algo j registrado em outro documento de assentamento. Certificado Documento em que uma entidade pblica ou privada certifica algo. Circular Ofcio, carta ou telegrama enviado simultaneamente a vrios destinatrios. Contrato Documento que estabelece a conveno pela qual duas ou mais partes obrigam-se a dar, fazer ou deixar de dar ou fazer alguma coisa. Convnio Ajuste entre entidades. Declarao Ato por meio do qual o servidor ou a administrao afirma a existncia ou inexistncia de um direito ou de um fato. Quando a manifestao parte do servidor, mesmo que sob demanda da instituio, a declarao pessoal. Quando a manifestao da prpria instituio, por intermdio de seus titulares, a declarao administrativa. A declarao difere do atestado apenas quanto ao objeto. Enquanto o atestado expedido a favor, a declarao feita em relao a algum, apontando ou afirmando, s vezes, coisas adversas.
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Narrao escrita pormenorizada e autenticada de um fato.

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Decreto Ato de natureza legislativa que pode ser expedido pelo judicirio, pelo executivo ou pelo legislativo. Pelo executivo, assinado pelo presidente da repblica, governadores ou prefeitos; tem por objetivo regulamentar uma lei; fixar normas administrativas; nomear, promover ou demitir funcionrios. Pelo legislativo uma resoluo sujeita promulgao do presidente do senado federal. Pelo judicirio fixar normas administrativas; nomear, promover ou demitir funcionrios. Despacho Manifestaes escritas de autoridades sobre assuntos de sua competncia, submetidos a sua apreciao em autos ou papis administrativos. Edital Ato governamental que contm determinao, aviso, postura que se publica em dirio oficial e/ou se afixa em lugares pblicos, para conhecimento de todos ou de determinada pessoa cujo destino se ignora. E-mail - O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicao para transmisso de documentos. Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha valor documental, , para que possa ser aceita como documento original, necessrio existir certificao digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. Estatuto Lei orgnica que regulamenta uma entidade pblica ou privada. Exposio de motivos Documento em que ministros de Estado e dirigentes de rgos diretamente subordinados ao presidente da repblica a ele se dirigem demonstrando motivos que justifiquem a necessidade de medidas ou providncias. Fax

- O fax (forma abreviada j consagrada de fac-simile) uma forma de comunicao que est sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento h premncia, quando no h condies de envio do documento por meio eletrnico. Quando necessrio o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe
Guia Frmula para pagamento, recolhimento, transferncia, remoo. Lei Norma jurdica, escrita, emanada do poder competente, com carter de obrigatoriedade; cria, extingue ou modifica direito. Manifesto Declarao pblica das razes que justificam um ato. Memorando Forma de correspondncia oficial utilizada na unidade organizacional ou entre unidades de um mesmo rgo para transmitir informaes, solicitar esclarecimentos ou providncias de ordem geral. Trata-se portanto de um documento no mbito interno.
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Mensagem Instrumento pelo qual o presidente da repblica e os governadores se comunicam com o poder legislativo ou judicirio ou dirigida ao povo como um todo. Notificao Documento em que se d a conhecer a uma pessoa ou a uma entidade um preceito ou uma ordem. Ofcio Correspondncia oficial externa usada pelas autoridades pblicas para tratar de assuntos de servio ou de interesse da Administrao Publica entre si e, tambm com particulares. O Ofcio Circular possui a mesma finalidade e dever ser utilizado quando a informao for dirigida, simultaneamente, a diversos destinatrios. Entidades privadas no expedem ofcio e sim carta. Petio Instrumento pelo qual se solicita algo autoridade pblica sem certeza legal ou sem segurana quanto ao despacho favorvel. Portaria - Ato escrito por meio do qual ministro de Estado ou outra alta autoridade determina providncias, d instrues sobre a execuo de atos, nomeia e designa funcionrios e aplica medidas de ordem disciplinar . Postura Deliberao municipal escrita que obriga a populao ao cumprimento de certos deveres de ordem pblica. Processo Desenvolvimento de um expediente, incluindo tipos diversos de documentos e que recebendo informaes, pareceres e despachos tramita at que se cumpra o ato administrativo que gerou sua criao. Procurao Instrumento pelo qual uma pessoa recebe de outra poderes para em nome dela praticar atos ou administrar bens. Regimento Conjunto de princpios e de normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de cada repartio. Regulamento Conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execuo de uma lei. Relatrio Documento em que se expe autoridade superior o desenvolvimento de trabalhos relativos a certos servios especiais ou num determinado perodo. Requerimento Documento de certa forma legal, em que se faz pedido ou pedidos autoridade competente, sob o amparo da lei.

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CURSO DE REDAO OFICIAL Modelos de Atos Oficiais ATA

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Registro sucinto de fatos, ocorrncias, resolues e decises de uma assemblia, sesso ou reunio. A ata documento de valor jurdico. ESTRUTURA TTULO: ATA, nmero de ordem da reunio em ordinal, nome da entidade e local da reunio. TEXTO: Texto sem delimitao de pargrafos, que se inicia pela enunciao da data, horrio e local de realizao da reunio, por extenso, objeto da lavratura da Ata. Escreve-se tudo seguidamente, sem rasuras, emendas ou entrelinhas, em linguagem simples, clara e concisa. Deve-se evitar as abreviaturas, e os nmeros so escritos por extenso. Verificando-se qualquer engano no momento da redao, dever ser imediatamente retificado empregando-se a palavra digo. Na hiptese de qualquer omisso ou erro depois de lavrada a Ata, far-se- uma ressalva: em tempo. Na linha................., onde se l..................leia-se..................... FECHO, seguido da assinatura de presidente e secretrio, e dos presentes, se for o caso

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CURSO DE REDAO OFICIAL

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CURSO DE REDAO OFICIAL ATESTADO

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Conceito: Documento firmado por servidor em razo do cargo que ocupa, ou funo que exerce, declarando um fato existente, mas que no consta em livros, papis ou documentos em poder da Administrao. Forma e estrutura Timbre da Instituio. ATESTADO (caixa alta, por extenso) e centralizada sobre o texto. Texto: Constante em nico pargrafo, indicando a quem se refere e o assunto do atestado. Local e data (por extenso). Validade do documento - definida pelo contedo.

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CURSO DE REDAO OFICIAL CERTIDO

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Documento oficial, com base em documento original, objetivando comprovar a existncia de ato ou assentamento de interesse de algum. Deve reproduzir fielmente, de inteiro teor ou resumidamente, atos ou fatos constantes de processo, livro ou documento que se encontre nas reparties pblicas. Sua expedio no prazo de 15 dias improrrogvel Lei n 9.051, de 18/5/95. ESTRUTURA TTULO: CERTIDO (em maiscula e centralizado sobre o texto). TEXTO: Transcrio do que foi requerido e encontrado referente ao pedido. Deve ser escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. Qualquer engano ou erro poder ser retificado, empregando-se a palavra digo ou em tempo: na linha........, onde se l.........,leia-se................. LOCAL E DATA: Por extenso. ASSINATURA: De quem lavrou a certido e visto do titular da unidade organizacional que a autorizou.

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CURSO DE REDAO OFICIAL MEMORANDO

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a correspondncia interna empregada entre as unidades administrativas de um rgo, sem restries hierrquicas e temticas. Estrutura 1. Ttulo abreviado, em minsculas, nmero de ordem e sigla do rgo de origem. 2. Data. 3. Indicao do destinatrio, cargo e sigla do rgo de destino. 4. Assunto: sntese do texto (em negrito). 5. Texto com pargrafos numerados a partir do segundo. 6. Fecho: Respeitosamente ou Atenciosamente, segundo a relao hierrquica entre os rgos.

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CURSO DE REDAO OFICIAL

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OFCIO o documento destinado comunicao oficial entre rgos da administrao pblica e de autoridades para particulares. Estrutura 1. Ttulo abreviado (Of.), nmero de ordem e sigla do rgo de origem. 2. Local e data. 3. Endereamento: forma de tratamento, cargo ou funo seguido do nome do destinatrio, instituio e endereo. 4. Vocativo: funo ou cargo. 5. Assunto: sntese do texto (em negrito). 6. Texto com pargrafos numerados a partir do segundo. 7. Fecho: Respeitosamente ou Atenciosamente, segundo a relao hierquica entre o remetente e o destinatrio. Observao Trata-se de documento formalmente semelhante ao memorando, sendo a diferena bsica o destino: enquanto o memorando uma correspondncia interna, o ofcio tem por fim a comunicao externa.

REQUERIMENTO Instrumento pelo qual o requerente se dirige a uma autoridade pblica para solicitar o reconhecimento de um direito ou concesso de algo sob o amparo da lei. ESTRUTURA VOCATIVO: Tratamento, seguido da indicao do cargo da pessoa a quem dirigido, seguido de dois pontos. TEXTO: O nome do requerente em maisculas, sua qualificao (nacionalidade, estado civil, idade, residncia, profisso etc.), o objeto do requerimento com a indicao dos respectivos fundamentos legais e finalidade do que se requer. Quando o requerimento dirigido autoridade do rgo em que o requerente exerce suas atividades, basta, por exemplo citar nome, cargo, lotao, nmero de matrcula ou registro funcional. FECHO: A frmula terminal mais usada : Nestes termos, pede deferimento.

29 2,5 espaos simples

CURSO DE REDAO OFICIAL LOCAL E DATA: Por extenso. /

Prof. Paulino ASSINATURA(s): Requerente.

CIRCULAR Correspondncia oficial, de carter interno, enviada, simultaneamente, a diversos destinatrios, com texto idntico, transmitindo informaes, instrues, ordens, recomendaes ou esclarecendo o contedo de leis, normas e regulamentos.
ESTRUTURA TTULO: CIRCULAR, nmero, ano e sigla da unidade organizacional. LOCAL E DATA: Por extenso. DESTINATRIOS: Nomes dos cargos dos destinatrios. TEXTO: Desenvolvimento do assunto tratado. ASSINATURA: Titular da unidade organizacional.

Original: Divina Felipe de Moura

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